W miarę rozwoju firmy i wzrostu liczby klientów, jak utrzymać ścisłą współpracę między zespołami i różnymi narzędziami? Właśnie przed takim wyzwaniem stanęła firma DataAutomation w 2020 roku, zanim stworzyła kompleksowe rozwiązanie do pracy, które pozwala skalować wydajność dzięki ClickUp!
Historia DataAutomation
Założona w 2016 roku firma DataAutomation to platforma SaaS, która integruje oprogramowanie i automatyzuje procesy, pomagając firmom optymalizować wydajność, oszczędzać czas i eliminować błędy ludzkie.
Obecnie DataAutomation jest używane przez ponad 186 firm na całym świecie i stało się liderem w dostarczaniu rozwiązań do automatyzacji masowej i integracji aplikacji. Jego misją jest dostosowywanie i łączenie oprogramowania, aby klienci mogli skupić się na bardziej efektywnym rozwoju swojej działalności.
Wyzwanie
Rozwiązania DataAutomation wymagają starannej koordynacji między zespołami ds. wdrożeń, sprzedaży i marketingu.
Aby sprostać potrzebom swoich klientów i rosnących zespołów, firma DataAutomation potrzebowała jednej, wspólnej platformy roboczej, która usprawniłaby współpracę między działami, procesy pracy i widoczność organizacyjną.
Rozwiązanie
Wierzymy, że zastąpienie tradycyjnych cykli pracy przejrzystymi, zautomatyzowanymi procesami jest kluczem do wydajności biznesowej. Nasi klienci polegają na zaawansowanych rozwiązaniach, które wymagają ścisłej współpracy wszystkich zespołów DataAutomation. Dzięki ClickUp możemy wreszcie pracować razem w jednym miejscu, korzystając ze wspólnego zestawu narzędzi, co usprawnia procesy wewnętrzne i napędza rozwój naszej firmy. To rozwiązanie nie tylko jednoczy nasze zespoły, ale także pozwala nam znaleźć niezawodnego partnera, który podziela naszą filozofię zwiększania wydajności pracy!
Wierzymy, że zastąpienie tradycyjnych cykli pracy przejrzystymi, zautomatyzowanymi procesami jest kluczem do wydajności biznesowej. Nasi klienci polegają na zaawansowanych rozwiązaniach, które wymagają ścisłej współpracy wszystkich zespołów DataAutomation. Dzięki ClickUp możemy wreszcie pracować razem w jednym miejscu, korzystając ze wspólnego zestawu narzędzi, co usprawnia procesy wewnętrzne i napędza rozwój naszej firmy. To rozwiązanie nie tylko jednoczy nasze zespoły, ale także pozwala nam znaleźć niezawodnego partnera, który podziela naszą filozofię zwiększania wydajności pracy!
Wszystko w jednym miejscu
Renee dołączyła do DataAutomation w 2020 roku i od razu podjęła się monumentalnego zadania: przeprowadzenia audytu narzędzi i procesów zespołu wdrożeniowego pod kątem nieefektywności, a następnie stworzenia systemu, który je usprawni
Wizja Renee dotycząca przyszłości pracy w DataAutomation, którą nazywa filozofią parasola, zakłada, że każdy zespół i jego praca powinny być zgromadzone w jednym miejscu, gdzie wszyscy mogą koordynować swoje działania, niezależnie od pełnionej roli czy stosowanych technologii.
„Silosy informacyjne są główną przeszkodą w pracy międzyfunkcyjnej, zwłaszcza w środowisku zdalnym, gdzie nie można przypadkowo dowiedzieć się o inicjatywach innego działu, czekając na zaparzenie kawy” – mówi Renee.
„Za każdym razem, gdy otwierasz swoje narzędzia, aby zwiększyć widoczność i dostępność informacji, oszczędzasz czas i ograniczasz koszty alternatywne”
Konsolidacja narzędzi
Chociaż narzędzia DataAutomation wystarczały w poprzednich latach, stały się one większym obciążeniem, ponieważ rozłączne cykle pracy prowadziły do utraty wydajności i większego stresu w miarę rozwoju każdego zespołu.
W tamtym czasie zespoły Data Automation korzystały z wielu platform do wsparcia funkcji zespołów:
- Trello do zarządzania projektami
- Tettra do dokumentacji procesów (SOP)
- Streak dla CRM sprzedaży
- Dokumenty Google dla baz wiedzy
- Formularze Google do analizy projektów i formularze błędów
- Arkusze Google do baz danych
- …i nie tylko
Po okresie badań i porównaniach platform projektowych Renee, we współpracy z innymi, zdecydowała, że ClickUp jest jedynym narzędziem, które spełnia wszystkie kryteria, oferując jednocześnie przyjazny dla użytkownika i konfigurowalny interfejs użytkownika, elastyczny i dostosowany do potrzeb wszystkich, od inżynierów po sprzedawców.
Dzięki ClickUp żadne z głównych zespołów DataAutomation nie jest już oddzielone od siebie przez różne narzędzia. Wszystkie zaległe zadania, cykle pracy i inicjatywy projektowe są teraz dostępne w jednym obszarze roboczym.
Tworzenie infrastruktury wspierającej wszystkie zespoły
Pierwszym krokiem do stworzenia wydajnej organizacji pracy jest infrastruktura. Chociaż zespoły muszą współpracować, potrzebują również oddzielnych przestrzeni do organizowania swojej pracy.
DataAutomation osiąga to poprzez organizację całej firmy przy użyciu hierarchii ClickUp, która obejmuje przestrzenie, foldery, listy i zadania.
Kierownicy projektów i liderzy zespołów mogą wreszcie zobaczyć, w jaki sposób wszystkie ich prace łączą się ze sobą, przyczyniając się do realizacji celów całej firmy.
Ta pojedyncza, wspólna infrastruktura przyczynia się do kilku ważnych korzyści dla DataAutomation:
- Cała organizacja ma teraz przejrzystą strukturę opartą na przestrzeniach, folderach i listach
- Kierownicy projektów mają teraz widok z lotu ptaka na poziomie firmy, funkcje na poziomie zespołu oraz konkretne projekty i zadania na poziomie indywidualnym
- Dzięki widżetom i pulpitom zespoły mogą teraz dostrzegać problemy i wąskie gardła, czas poświęcany na błędy, aktualizacje i prace administracyjne, podwójną pracę, opóźnienia w komunikacji itp
- Pracownicy cieszą się nowym poczuciem spokoju, wiedząc, że elementy pracy nie giną i nie ma potrzeby poświęcania dodatkowych godzin każdego dnia na porządkowanie lub wyszukiwanie elementów pracy
Budowanie systemu do organizowania zadań i zaległości
Przed wdrożeniem ClickUp zespoły marketingu i wdrożeń DataAutomation korzystały z Trello jako podstawy do przechowywania wszystkich zadań (zgłoszeń), zaległości i współpracy między zespołami.
Chociaż tablice Trello były kiedyś idealnym rozwiązaniem, Renee i Addison Clearwood, jej koleżanka z działu zarządzania projektami w DataAutomation, zdały sobie sprawę, że potrzeby każdego zespołu już dawno przerosły możliwości tego narzędzia:
- Zadania często utknęły lub zagubiły się w procesach przeglądu, ponieważ nie było jasnego sposobu ich śledzenia
- Priorytetyzacja zaległych zadań była trudna ze względu na wiele sprzecznych statusów używanych przez różne zespoły
- Statusy marketingu i wdrożeń nie były zsynchronizowane z CRM, co wymagało dodatkowej pracy przy mapowaniu statusów w różnych narzędziach
- Brak podzadań oznaczało brak łatwego sposobu na podział większych projektów między członków zespołu i udostępnianie ich, co prowadziło do nieefektywności i tworzenia silosów informacji.
Dzięki ClickUp zespoły DataAutomation w końcu mają kompleksowy system zarządzania projektami, który usprawnia współpracę nad projektami (zarówno dużymi, jak i małymi) między wszystkimi zespołami.
Chociaż tablice Kanban świetnie nadają się do wizualizacji cykli pracy, istnieją inne widoki, które ułatwiają organizowanie zaległych zadań i zgłoszeń klientów.
„Wcześniej organizowaliśmy nasze zaległości w wielu systemach; najpierw na wysokim poziomie, w arkuszach kalkulacyjnych, które śledziły poziom wysiłku w porównaniu z poziomem wpływu, a następnie przenosiliśmy je do Trello, gdzie były dzielone na bardziej szczegółowe zadania. Pola niestandardowe ClickUp pozwoliły nam przenieść zaległości do jednej lokalizacji”.
„Wcześniej organizowaliśmy nasze zaległości w wielu systemach; najpierw na wysokim poziomie, w arkuszach kalkulacyjnych, które śledziły poziom wysiłku w porównaniu z poziomem wpływu, a następnie przenosiliśmy je do Trello, gdzie były dzielone na bardziej szczegółowe zadania do wykonania. Pola niestandardowe ClickUp pozwoliły nam przenieść zaległości do jednej lokalizacji”.
Zespoły DataAutomation mogą teraz wizualizować i organizować zaległości dzięki widokom listy, tabeli i kalendarza ClickUp.
Każdy widok można w dużym stopniu dostosować i wyświetlać na jednym ekranie istotne informacje (takie jak pola niestandardowe ), co ułatwia zrozumienie i ustalenie priorytetów wszelkiego rodzaju zaległych zadań.
Tworzenie własności i przejrzystości
Dzięki funkcji wielu osób przypisanych każda osoba w DataAutomation może natychmiast rozpoznać, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie. Zadanie to można udostępnić dowolnej liczbie osób za pomocą funkcji obserwujących, która pozwala wszystkim otrzymywać powiadomienia o zadaniach.
Szczegółowe uprawnienia i widoki pozwalają każdemu zespołowi organizować pracę w oddzielnych folderach, jednocześnie zapewniając wszystkim widoczność w wielu miejscach, co pomaga zapewnić przejrzystość projektów wszystkich zespołów.
Płynna komunikacja w zespole
Co więcej, każdy projekt ma teraz przejrzystą komunikację i aktualizacje postępów dzięki komentarzom i przypisanym komentarzom.
Każdy może aktualizować swoje postępy, dodając komentarze (lub przypisując je, aby nie zaginęły), aby zadania i rozmowy dotyczące pracy posuwały się naprzód. A kiedy zadania posuwają się naprzód, wszyscy pozostają zsynchronizowani z tym samym statusem na każdym poziomie przestrzeni, co daje wszystkim spójny przegląd bez zamieszania spowodowanego zbyt dużą liczbą statusów.
„Filozofia parasola pozwala każdej osobie zobaczyć cykl pracy z odpowiedniej dla siebie perspektywy: administratorzy widzą tylko to, co dzieje się we wszystkich działach, programiści mogą przejść do konkretnych zadań związanych z ich dziedziną, a obsługa klienta może przejść jeszcze dalej, do samych zgłoszeń błędów” — wyjaśnia Renee.
„Odpowiednie dopasowanie informacji ułatwia identyfikację wzorców i wąskich gardeł lub sytuacji, w których poszczególne zespoły są przeciążone”
Automatyzacja cyklu pracy za pomocą szablonów i automatyzacji
DataAutomation doskonale zna moc zautomatyzowanych procesów; jest to rozwiązanie, które dostarcza klientom, a także stanowi serce organizacji. Jako mały, ale bardzo wydajny zespół, który pracuje w wielu różnych cyklach pracy, szablony procesów są niezbędne do ograniczenia pracy ręcznej i oszczędności czasu.
Wykorzystanie szablonów pracy do widoków, list, zadań i dokumentów
DataAutomation ma teraz szablony widoków, list, zadań i dokumentów, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i ograniczyć niespójności oraz błędy na każdym poziomie obszaru roboczego.
„Szablony dla powtarzających się typów zadań, takich jak zadania CRM, są nieocenione w szybkim uruchamianiu i organizowaniu odpowiednich danych. Samo tworzenie szablonów pomaga zidentyfikować informacje, które są naprawdę istotne, a które tylko zaciemniają obraz” – mówi Renee.
Dzięki szablonom zadań ClickUp Renee i jej zespoły mają szablony dla powtarzalnych lub podobnych projektów, które mogą tworzyć w ciągu kilku sekund. Wszystko, od osób przypisanych i opisów po podzadania i zależności, można zapisać w szablonie, co zmniejsza nakład pracy wymagany do zarejestrowania nowego projektu.
Gdy pojawia się pomysł lub potrzeba klienta, każdy może w ciągu kilku sekund utworzyć zadanie, które można śledzić.
Każdy zespół może teraz sprawdzić, kto nad czym pracuje, kto jest odpowiedzialny za weryfikację i co należy zrobić, zanim zadanie zostanie oznaczone jako zakończone.
Co więcej, zespół Renee może teraz korzystać z szablonów dokumentów, co ułatwia tworzenie wewnętrznych baz wiedzy i dokumentów SOP.
Oszczędność czasu, aby skupić się na tym, co ważne dzięki automatyzacji
Jak sugeruje nazwa, DataAutomation w pełni wykorzystuje automatyzację ClickUp, aby zwolnić jak najwięcej czasu dla każdego pracownika.
Teraz zmiana statusu, osoby przypisanej lub terminu może być wykonywana automatycznie na podstawie dowolnej liczby wyzwalaczy w ClickUp.
Śledzenie za pomocą pulpitów i funkcji śledzenia czasu
Śledzenie postępów pracy i wydajności zespołu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia firmy DataAutomation.
Przed wdrożeniem ClickUp śledzenie postępów pracy było trudne, ponieważ była ona rozproszona w wielu różnych narzędziach projektowych. Teraz, gdy praca każdego zespołu odbywa się głównie w ClickUp, można tworzyć pulpity nawigacyjne do śledzenia postępów niemal wszystkich zadań.
Każdy zespół ma swój własny pulpit, na którym może sprawdzić czas otwarcia zgłoszeń, status błędów, wąskie gardła w cyklu pracy i wiele więcej — wszystko w jednym miejscu.
Zarządzanie zasobami czasu to kolejna ważna funkcja dla Renee i każdego zespołu.
Dzięki funkcji śledzenia czasu każdy pracownik (i wykonawca) może automatycznie śledzić czas potrzebny do wykonania dowolnego zadania — z dowolnego miejsca dzięki globalnemu śledzeniu czasu ClickUp. Szacowany czas jest również wykorzystywany do ustalania punktów odniesienia dla nowych zadań, co pomaga określić oczekiwania i stworzyć jasne punkty odniesienia dla podobnych zadań, których czas był śledzony.
Dzięki wdrożeniu pulpitów nawigacyjnych i funkcji śledzenia czasu w codziennych cyklach pracy firma DataAutomation ma teraz pełną widoczność postępów pracy w każdym momencie oraz możliwość lepszego zarządzania zasobami zespołu niż dotychczas.
Wyniki i kolejne kroki
Wprowadzając ClickUp w zespołach marketingu, wdrożeń i sprzedaży, firma DataAutomation przeszła od korzystania z niepołączonych narzędzi w różnych działach do jednej platformy, na której zespoły mogą współpracować w jednym miejscu.
Od momentu rozpoczęcia stopniowego wdrażania ClickUp w każdym zespółach pod koniec 2020 r. zespoły DataAutomation cieszą się następującymi korzyściami:
- Krótszy czas reakcji i lepsza komunikacja w zespole
- Większa widoczność projektów międzyfunkcyjnych i ich powiązania z celami całej firmy
- Możliwość szybkiej identyfikacji wąskich gardeł w cyklach pracy i ich optymalizacji
- Mniej stresu i wspólne poczucie spokoju
Co dalej z DataAutomation
W ciągu zaledwie kilku miesięcy Renee i jej zespół pomogli firmie DataAutomation przejść z wielu niepołączonych platform do jednej wspólnej platformy roboczej, która już przyniosła ogromne korzyści w zakresie współpracy zespołowej, wydajności i jakości życia zawodowego.
„Wprowadziliśmy wszystkie zespoły do obszaru roboczego ClickUp, w tym dział sprzedaży. W ramach ClickUp stworzyliśmy system CRM, który łączy wszystkie zadania z różnych przestrzeni. Na razie jest to pierwsza wersja, ale w miarę upływu czasu dodajemy automatyzacje i udoskonalenia” — wyjaśnia Renee.
„Dzięki ClickUp zauważyliśmy poprawę widoczności i skrócenie czasu reakcji. Obserwujemy wyraźną tendencję spadkową w trackerach „czasu w statusie”, co jasno wskazuje, że zadania rzadziej pozostają w zawieszeniu”
Chcesz dowiedzieć się więcej?