Zarządzanie zespołem freelancerów wiąże się z pewnymi wyjątkowymi wyzwaniami. Jedną z największych przeszkód jest dostosowanie harmonogramów wszystkich osób, zwłaszcza w różnych strefach czasowych. Musisz śledzić postępy wszystkich osób, w przeciwnym razie twój projekt może pozostać w tyle.
Te obowiązki sprawiają, że nieustannie żonglujesz dyspozycyjnością i terminami projektów. Rozumiemy - to dużo do zarządzania i może być przytłaczające, aby wszystko działało płynnie.
Mamy jednak dobrą wiadomość: dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom możesz szybko podkręcić swój freelancerski silnik.
W tym artykule przedstawiamy sprawdzone strategie i narzędzia do zarządzania projektami, które pozwalają zarządzać freelancerami przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad projektami i maksymalizacji produktywności.
Zanim skończysz lekturę, będziesz profesjonalistą w ustalaniu jasnych oczekiwań wobec swoich freelancerów, zarządzaniu czasem i obciążeniem pracą każdego z nich oraz udzielaniu pomocnych informacji zwrotnych.
Zarządzanie freelancerami: korzyści i wyzwania
Zalety zatrudniania freelancerów
Zatrudnianie freelancerów ma kilka wyraźnych zalet w porównaniu z pracownikami pełnoetatowymi, co czyni je atrakcyjną opcją dla wielu firm; są to m.in:
- Efektywność kosztowa: Freelancerzy mogą być opłacalni, jeśli potrzebujesz tylko zespołu do konkretnego projektu lub na krótki okres. Na przykład, w przypadku kampanii marketingowej zatrudnienie niezależnego montażysty wideo na kilka tygodni będzie tańsze niż utrzymywanie pełnoetatowego pracownika na liście płac przez cały rok
- Dostęp do specjalistycznych umiejętności: Jeśli uważasz, że twojemu obecnemu zespołowi pełnoetatowych pracowników brakuje wiedzy specjalistycznej w określonych obszarach, zatrudnienie freelancerów pozwoli ci wykorzystać ich doświadczenie, zapewniając wysokiej jakości wyniki niszowych zadań
- Elastyczność: Dzięki freelancerom możesz szybko zwiększać lub zmniejszać swój zespół, co jest idealne do obsługi szczytowych obciążeńzapobiec przeciążeniu i wypaleniu pracowników
- Zmniejszone koszty ogólne: Ponieważ freelancerzy pracują zdalnie i zarządzają swoimi narzędziami i przestrzenią roboczą, nie musisz inwestować w dodatkową przestrzeń biurową, sprzęt i inne zasoby
Zarządzanie freelancerami vs. pracownikami wewnętrznymi
Zarządzanie freelancerami różni się od zarządzania pełnoetatowymi pracownikami. Zatrudniasz freelancera do konkretnego zadania lub projektu, podczas gdy pracownicy pełnoetatowi pełnią stałą, zmieniającą się rolę.
Musisz znać różnicę między freelancerami a pracownikami pełnoetatowymi, aby budować pozytywne relacje.
Różnice między zatrudnianiem freelancerów a pracowników etatowych | Aspekt | Freelancerzy | Pracownicy pełnoetatowi | | ------------ | --------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | | Koszt | Często tańsze, bez świadczeń i długoterminowych zobowiązań | Wynagrodzenia, świadczenia, podatki i długoterminowe zobowiązania | | Elastyczność | Zatrudnianie freelancerów w razie potrzeby do konkretnych projektów | Ograniczona elastyczność, stałe harmonogramy pracy | | wiedza specjalistyczna | Dostęp do szerokiego zakresu specjalistycznych umiejętności | Wiedza specjalistyczna ograniczona do umiejętności obecnego personelu | | Skalowalność | Łatwość szybkiego skalowania w górę lub w dół | Skalowanie wymaga procesów zatrudniania/ zwalniania | | Koszty ogólne | Brak potrzeby dodatkowej przestrzeni biurowej lub sprzętu | Wymaga przestrzeni biurowej, sprzętu i innych zasobów | | zaangażowanie | Zaangażowanie krótkoterminowe, oparte na projektach | Zaangażowanie długoterminowe, stałe zatrudnienie | | zarządzanie | Mniej bezpośredniej kontroli, samodzielne zarządzanie | Bezpośredni nadzór, większa kontrola nad pracą | | dyspozycyjność | Może mieć zmienną dyspozycyjność, wiele projektów | Dedykowany firmie, stała dyspozycyjność |
Jak skutecznie zarządzać freelancerami w 7 krokach
1. Określenie zakresu projektu, oczekiwań i budżetu
Zanim przydzielisz zadania freelancerom, ustal jasne oczekiwania wobec projektu, aby uniknąć problemów w przyszłości. Aby zapewnić jasną komunikację i zrozumienie, oto w jaki sposób możesz sprawić, że wszyscy będą na tej samej stronie:
Dodaj wymagania projektu
Sprecyzuj, czego oczekujesz od swojego freelancera. Podaj szczegółowe instrukcje dotyczące oczekiwań i sposobu wykonania zadania, w tym wszelkie niezbędne kroki, wytyczne lub wskazówki wymagania dotyczące projektu .
Dobrze zdefiniuj szczegóły projektu - im więcej informacji podasz, tym lepiej freelancer będzie przygotowany do wykonania pracy, której potrzebujesz.
Przykład: Jeśli zatrudniasz freelancera do stworzenia białej księgi dla swojej firmy, podaj dodatkowy kontekst dotyczący docelowych odbiorców, liczby słów i tonu. Dołącz także szczegółowe informacje o produkcie i studia przypadków.
Wspomnij o terminach realizacji
Przydzielając dowolne zadanie freelancerowi, uwzględnij jasne cele, kamienie milowe i terminy realizacji projektu,
Przykład: Potrzebujemy czterech 1000-słownych postów na blogu miesięcznie. Prosimy o dostarczanie jednego posta tygodniowo w poniedziałek.
Omów dostępność
Przedyskutuj na wczesnym etapie, czy freelancerzy muszą być dostępni na spotkania lub rozmowy telefoniczne, aby mogli odpowiednio zaplanować swoje harmonogramy.
Przykład: W każdy wtorek, między godziną 12:45 a 13:30, organizujemy cotygodniową rozmowę na Zoomie między freelancerami i odpowiednimi zespołami.
Spotkanie zespołu ma na celu omówienie celów projektu, osiągniętych wyników, informacji zwrotnych na temat poszczególnych elementów i udostępnienie aktualizacji produktu.
Omówienie warunków płatności
Wyjaśnij warunki płatności, w tym częstotliwość płacenia freelancerom i platformę płatności.
Przykład: Mamy cykl płatności NET + 30 dni dla zespołu freelancerów. Metodą płatności jest PayPal i dotyczy ona wszystkich zatwierdzonych wpisów na blogu.
Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to prowadzić dyskusje po tym, jak freelancer pracujący nad Twoim projektem wystawi fakturę.
Użyj Szablon zakresu prac ClickUp aby określić wszystkie szczegóły w scentralizowanym repozytorium. Pozwoli to zaoszczędzić czas na tworzeniu długich arkuszy kalkulacyjnych lub wiadomości e-mail w celu udostępnienia tych informacji.
Zapewnia łatwe ramy do nakreślenia zakresu, celów i rezultatów, wraz z sekcjami dotyczącymi wymogów prawnych, kamieni milowych i cele projektu które można dostosować do własnych potrzeb.
Pobierz ten szablon Pro tip💡: Użyj asystenta pisania AI, takiego jak ClickUp Brain _, aby zautomatyzować tworzenie opisów projektów i briefów
clickUp Brain pobiera niezbędne szczegóły z narzędzia do zarządzania projektami i wypełnia zakres, daty dostawy, harmonogramy, cele i kamienie milowe w ramach zakresu prac i innych Szablony SOP dla freelancerów _których używasz.
Użycie ClickUp Brain do stworzenia opisu projektu i konspektu ebooka
2. Omówienie komunikacji i odpraw
Skuteczna komunikacja jest kluczem do zarządzania każdym zespołem, ale jest jeszcze bardziej istotna w przypadku freelancerów. Nie nadzorujesz bezpośrednio ich pracy; w większości przypadków mogą oni pracować zdalnie.
A jeśli nie komunikujesz się skutecznie, będziesz musiał sobie poradzić z:
- Niedotrzymanymi terminami projektów
- Nieporozumieniami
- Pełzanie zakresu
- Kwestie motywacji
Aby uniknąć tych scenariuszy, należy omówić z freelancerem następujące aspekty komunikacji:
Preferowany tryb komunikacji
Omów z freelancerem narzędzie komunikacji, z którego korzysta Twoja firma: Slack, Zoom i inne narzędzia do współpracy online gdzie powinni być dostępni, aby szybko odpowiedzieć.
Częstotliwość spotkań
Ustal, jak często będziecie się kontaktować. Czy mają to być cotygodniowe spotkania, czy aktualizacje co dwa tygodnie?
Wybierz częstotliwość, która pozwoli ci zachować zgodność bez przeciążania czyjegokolwiek harmonogramu, abyś mógł zająć się wszelkimi kwestiami, zanim dojdzie do ich eskalacji.
Obsługa zmian
Omów sposób omawiania zmian w ich pracy. Czy to poprzez komentarze w dokumencie Google, czy wiadomości za pośrednictwem narzędzie do współpracy nad projektem zapewnić przejrzysty proces.
Idealnie byłoby, gdyby istniało jedno skuteczne narzędzie komunikacyjne do spotkań zespołu, obsługi zmian i komunikacji asynchronicznej, w tym wiadomości bezpośrednich.
To właśnie tutaj ClickUp dla freelancerów służy jako narzędzie do zarządzania projektami z efektywnymi liniami komunikacyjnymi w celu scentralizowania harmonogramu i komunikacji z wieloma freelancerami, z którymi współpracujesz. Widok czatu ClickUp pozwala efektywnie zarządzać komunikacją z freelancerami, dzięki czemu nic nie umknie Twojej uwadze. Wysyłaj bezpośrednie wiadomości, przydzielaj zadania, udostępniaj aktualizacje podczas dodawania lub edytowania zadań oraz udostępniaj materiały pomocnicze, takie jak linki, załączniki i filmy, aby wspierać freelancerów.
pozostań w kontakcie ze swoim zespołem freelancerów za pomocą ClickUp Chat View_
Dla każdego przypisanego zadania w ClickUp możesz również dodawać komentarze, aby wspomnieć o aktualizacjach lub specjalnych notatkach.
Pro tip💡: _W ClickUp freelancerzy mogą podświetlić tekst, aby dodać odpowiedź na określone części Twoich komentarzy za pomocą opcji "Cytuj", zmniejszając ryzyko pomyłki, nawet jeśli dodałeś wiele punktów
Używanie opcji cytowania w komentarzach w ClickUp
Ale co zrobić, jeśli trzeba podać złożone, szczegółowe instrukcje?
Pomiń tekst i użyj Klipy ClickUp do tworzenia i udostępniania nagrań ekranu, zapewniając jasne, wizualne wskazówki, aby zapobiec nieporozumieniom i upewnić się, że freelancerzy rozumieją każde zadanie.
Możesz również osadzić te klipy w dowolnym zadaniu lub udostępnić publiczny link, aby freelancerzy mieli do nich łatwy dostęp.
Używaj ClickUp Clips do udostępniania nagrań ekranu w oknie czatu
3. Skonfiguruj skuteczny system wdrażania
Jakie są klasyczne oznaki słabego systemu wdrażania?
Twoi freelancerzy czują się zagubieni, nie wiedząc, co robić dalej. Mają problemy z samodzielnym rozwiązywaniem problemów i ciągle zadają te same pytania.
W najgorszym przypadku będą mieli trudności z dostarczeniem wysokiej jakości pracy.
Nie jest to najlepszy scenariusz, gdy zatrudniasz odpowiednich freelancerów jako długoterminową inwestycję w sukces swojej firmy.
Oto, co powinno znaleźć się w dokumentach wdrożeniowych:
- Polityka firmy: Przedstaw swoją pracę i zasady współpracykultura zespołu i wartości, a w razie potrzeby dołącz umowy NDA i porozumienia
- Materiały szkoleniowe: Zapewnienie przewodników stylu, najlepszych praktyk i wiedzy branżowej w celu zapewnienia spójności i jakości
- Dostęp do specjalnych narzędzi: Zapewnienie freelancerom dostępu do specjalistycznego oprogramowania lub narzędzi, których potrzebują do pracy, takich jak oprogramowanie do projektowania graficznego, narzędzia do zarządzania projektami lub platformy komunikacyjne
Aby usprawnić proces wdrażania, można skorzystać z gotowych ram.
Na przykład, Szablon wdrażania nowego pracownika ClickUp umożliwia tworzenie szczegółowych list kontrolnych, planowanie sesji szkoleniowych ze współpracownikami, przypisywanie terminów i śledzenie postępów projektu za pomocą niestandardowych statusów, takich jak Do zrobienia, W toku i Ukończone.
Pobierz ten szablon Czytaj więcej: Tutaj są 10 wypróbowanych i przetestowanych hacków dla freelancerów aby zaoszczędzić czas na miażdżącej duszę pracy administracyjnej
4. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami dla freelancerów
Zarządzanie wieloma freelancerami w różnych zespołach może utrudniać nadążanie za różnymi aktualizacjami i terminami, prowadząc do zamieszania i dezorganizacji. Oprogramowanie do zarządzania projektami dla freelancerów może pomóc w planowaniu zadań, śledzeniu postępów, przeglądaniu zależności i wąskich gardeł oraz zapewnieniu płynnego działania.
Oto jak to zrobić Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zapewnia sukces:
Twórz przejrzyste, wielofunkcyjne listy rzeczy do zrobienia, aby zarządzać swoimi pomysłami i pracować z dowolnego miejsca, aby już nigdy o niczym nie zapomnieć
- Tablice do burzy mózgów:Tablice ClickUp są Twoim cyfrowym płótnem, pomagającym Twoim stałym pracownikom współpracować i przeprowadzać burze mózgów z niezależnym zespołem oraz przekształcać pomysły w wykonalne zadania, nawet gdy wszyscy pracują zdalnie
- Dokumenty do wspólnej edycji:ClickUp Docs to pojedyncze źródło prawdy, które zawiera listę wszystkich szczegółów projektu - cele, wytyczne, propozycje projektów, kamienie milowe itp. Wspólna edycja umożliwia wielu członkom zespołu projektowego wprowadzanie zmian, dodawanie komentarzy i przypisywanie zadań do tych dokumentów. Możesz także dodać dostęp oparty na rolach jako dokumenty tylko do wyświetlania
Twórz, edytuj, przechowuj i udostępniaj wszystkie informacje związane z firmą i projektem swoim freelancerom za pomocą ClickUp Docs
- Pulpity nawigacyjne do śledzenia postępów: Jako kierownik projektu lub lider zespołu,Pulpity nawigacyjne ClickUp umożliwiają dodawanie wskaźników KPI, śledzenie i wizualizację postępów oraz uzyskiwanie wglądu w czasie rzeczywistym w możliwości i blokady
- Organizacja zadań: UżyjZadania ClickUp do dzielenia złożonych projektów na mniejsze zadania, ustalania terminów i pomagania freelancerom w skutecznym ustalaniu priorytetów pracy
- Uzyskaj widok z lotu ptaka na to, nad czym pracuje freelancer: zWidok tablicy Kanban w ClickUpna pierwszy rzut oka widać, nad czym pracuje każdy freelancer, na jakim etapie są jego zadania i co jeszcze należy zrobić
wizualizacja wielu przepływów pracy za pomocą widoku tablicy Kanban w ClickUp_
Jeśli priorytety ulegną zmianie, możesz przenosić zadania w przepływach pracy za pomocą funkcji przeciągania i upuszczania, umożliwiając szybkie aktualizacje i reorganizację.
Przeciągnij i upuść dowolne zadanie do następnej kolumny, aby automatycznie zaktualizować jego status w widoku tablicy Kanban w ClickUp
Czytaj więcej: 10 najlepszych programów do zarządzania kontrahentami i systemów śledzenia w 2024 roku
5. Efektywne zarządzanie czasem dzięki trackerom Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy freelancerów umożliwia zarządzanie rozliczanymi godzinami i kartami czasu pracy oraz śledzenie czasu pracy w scentralizowanej lokalizacji.
Śledzenie czasu projektu ClickUp pomaga freelancerom śledzić ich godziny pracy. Skorzystaj z wbudowanego globalnego narzędzia do śledzenia czasu, aby rozpoczynać i zatrzymywać czas z dowolnego miejsca, dodawać notatki i etykiety do wpisów czasu oraz uzyskać podsumowanie całkowitego czasu spędzonego nad zadaniami.
sprawdź szacowany czas projektu dzięki szczegółowym raportom ClickUp_
Nawet jeśli wielu freelancerów, takich jak pisarze i redaktorzy, pracuje nad tym samym zadaniem, mogą oni śledzić swój czas indywidualnie. Na koniec możesz sprawdzić poszczególne rekordy czasu i porównać je z czasem szacowanym na początku projektu.
Jeśli wystąpią jakiekolwiek komplikacje lub opóźnienia, freelancerzy mogą zaktualizować terminy w głównym zadaniu. Wszyscy członkowie zespołu przypisani do tych zadań automatycznie otrzymają powiadomienie, dzięki czemu będą mogli odpowiednio dostosować swoje harmonogramy.
Szczegółowe raporty ClickUp dotyczące śledzenia czasu zapewniają, że wszystkie aspekty projektu pozostają na dobrej drodze, a terminy są skutecznie dotrzymywane.
Czytaj więcej: 9 najlepszych narzędzi do zarządzania ludźmi w 2024 roku
6. Regularnie oferuj i otrzymuj informacje zwrotne
Bez względu na to, jak utalentowani są twoi freelancerzy, potrzebują oni twoich wskazówek i informacji zwrotnych, aby spełnić twoje oczekiwania.
Musisz regularnie przekazywać informacje zwrotne, aby uniknąć niekończących się poprawek i frustracji. Kilka najlepszych praktyk dotyczących udostępniania konstruktywna informacja zwrotna są:
Bądź konkretny
Wskaż, co zrobili dobrze, a co wymaga poprawy.
Przykład: Sekcja dotycząca funkcji produktu mogłaby być bardziej szczegółowa. Czy możesz rozwinąć, w jaki sposób każda funkcja przynosi korzyści użytkownikowi?
Terminowość
Nie czekaj, aż freelancerzy przestaną pracować nad projektem, aby powiedzieć im, co myślisz. Przekaż im informacje zwrotne na wczesnym etapie, aby mogli szybko i łatwo wprowadzić zmiany.
Przykład: Właśnie skończyłem przeglądać szkic twojego artykułu. Umówmy się na szybką rozmowę telefoniczną, aby omówić moją opinię, gdy jest jeszcze świeża w mojej głowie.
Actionable
Zasugeruj, w jaki sposób mogą poprawić lub rozwinąć swoją pracę.
Przykład: Aby poprawić czytelność, używaj krótszych akapitów. Używaj podtytułów i wypunktowań, aby ułatwić skanowanie treści.
Zrównoważony
Doceń ich za to, co zrobili dobrze i wskaż obszary, w których mogą się poprawić.
Przykład: Twoje badania i dane były imponujące i dodały wiarygodności twojemu artykułowi. Jednak konkluzja była nieco płaska. Był nieco ogólny; musimy go przeredagować, aby podsumować kluczowe wnioski z postu.
Zapewnij swojemu niezależnemu zespołowi konstruktywne informacje zwrotne, ale pamiętaj, aby regularnie prosić o ich wkład.
Pytaj ich o problemy, które napotykają podczas pracy.
Łatwym sposobem na zebranie spostrzeżeń od freelancerów jest użycie Szablon opinii pracowników ClickUp . Ten szablon umożliwia zbieranie szczegółowych informacji zwrotnych na temat pracy z Tobą, takich jak jasność roli i możliwości rozwoju.
To pętla sprzężenia zwrotnego może pomóc w określeniu sposobów usprawnienia procesów i lepszego wspierania freelancerów.
Pobierz ten szablon Pro Tip💡: Set up Automatyzacja ClickUp do automatycznego wysyłania e-maili z ankietą zwrotną do freelancerów co kwartał
możesz użyć Widok formularza ClickUp do zbierania opinii od niezależnego zespołu. Zapewnia to spójne zbieranie opinii i pomaga szybko identyfikować i rozwiązywać problemy
7. Zapraszanie freelancerów na zajęcia integracyjne
Chociaż freelancerzy są częścią twojego zespołu, prawdopodobnie poczują się odłączeni od jego koleżeństwa, ponieważ ich interakcje z nim są ograniczone.
Rezultat?
Może to wpłynąć na ich poczucie przynależności i motywację. Zapraszanie ich na wydarzenia integracyjne pomaga im zintegrować się i poczuć się docenionymi.
Dla Twoich pracowników to wzmocnienie poczucia, że freelancerzy są niezbędnymi członkami zespołu. Kiedy wspólnie uczestniczą w działaniach integracyjnych, budują relacje i wzmacniają więzi.
Oto przykłady wirtualne działania integracyjne możesz spróbować:
Wirtualne pokoje ucieczki
W przypadku wirtualnego pokoju ucieczki wszyscy dołączają do tej samej gry online. Muszą komunikować się i współpracować, aby znaleźć wskazówki i rozwiązać zagadki, zanim skończy się czas na "ucieczkę"
Ta zabawna gra jest świetna dla zdalnych zespołów z freelancerami, ponieważ zachęca do pracy zespołowej na rzecz wspólnego celu.
Wieczór ciekawostek
Wybierz pytania dotyczące popularnych filmów, programów telewizyjnych, muzyki i innych ciekawych tematów. Niech w każdym zespole znajdzie się mieszanka freelancerów i pracowników wewnętrznych.
Wszyscy mogą nawiązać kontakty towarzyskie w zrelaksowanej atmosferze, ponieważ jest to tylko swobodna, zabawna gra w ciekawostki.
Zaplanuj takie działania używając Szablon dokumentów zespołu ClickUp . Ten konfigurowalny szablon umożliwia tworzenie listy pytań do icebreakerów, ustalanie zasad dla różnych wirtualnych aktywności i organizowanie wszystkich szczegółów w jednym miejscu.
Pobierz ten szablon Trzymaj szablon Team Docs w ClickUp pod ręką podczas swoich wirtualnych działań. Pozwala on zobaczyć tytuły stanowisk, doświadczenie i dane kontaktowe wszystkich osób.
Ponieważ jest to dokument oparty na współpracy, cały zespół, w tym freelancerzy, może wnosić swoje pomysły i opinie. Taka centralizacja sprzyja bardziej integracyjnemu i zorganizowanemu procesowi planowania, zapewniając, że wszyscy czują się zaangażowani w zdalne tworzenie więzi.
Użyj ClickUp, aby zasilić swój zespół freelancerów
Pamiętaj, że każdy odnoszący sukcesy freelancer chce dostarczać wysokiej jakości pracę, a Ty jesteś odpowiedzialny za przygotowanie go do sukcesu.
Zacznij od jasnego zdefiniowania oczekiwań i dostarczenia szczegółowych wskazówek. W miarę postępów w realizacji projektu regularnie przekazuj informacje zwrotne. Otwarta komunikacja pomoże im zrozumieć, gdzie powinni wprowadzić zmiany.
ClickUp's platforma zarządzania projektami łączy w sobie wszystkie funkcje potrzebne do zarządzania niezależnymi członkami zespołu, w tym śledzenie czasu pracy, komunikacja w zespole i możliwości zarządzania projektami na jednej platformie.
Śledzenie godzin pracy w odniesieniu do budżet projektu , przypisywać zadania projektowe, ustalać i śledzić termin realizacji projektu, tworzyć opisy projektów oparte na sztucznej inteligencji, udostępniać krytyczne pliki i komunikować się w ramach narzędzia do zarządzania projektami ClickUp.
Nie musisz już żonglować wieloma aplikacjami, aby zarządzać zespołem freelancerów i niezależnymi pracownikami. Odpowiedź na pytanie, jak zarządzać freelancerami, zaczyna się od rejestracji w ClickUp i skorzystanie z jego bezpłatnych funkcji podczas jazdy próbnej.