Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, co odróżnia zwykły projekt od niezwykłego? Odpowiedź leży w projekcie. Wczesny proces w cyklu życia projektu projekt jest podstawą wszystkich projektów.
Na scenie projektowania projektu tworzysz plany powodzenia i kształtujesz surowe pomysły w ustrukturyzowaną ścieżkę do osiągnięcia celu projektu.
Proces projektowania to nie tylko tworzenie planów; to znacznie więcej. Chodzi o strategiczne planowanie każdego kroku, zrozumienie ryzyka, planowanie na wypadek nieprzewidzianych okoliczności i zapewnienie, że każdy element jest zgodny z nadrzędnymi celami.
W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie kluczowe aspekty projektu, zaczynając od powodów, a kończąc na rzeczywistych przykładach.
**Co to jest projekt?
Projektowanie projektu to początkowa faza projektu, w której zarządzający projektami planują zasoby, rezultaty i oś czasu. Począwszy od planowania wizji i celu projektu, a skończywszy na ustaleniu jego budżetu i strategii oceny, na tym etapie podejmowanych jest wiele istotnych decyzji.
Głównym celem tej fazy jest zapewnienie jasnych i kompleksowych ram, które poprowadzą zespół projektowy przez cały cykl życia, od rozpoczęcia do zamknięcia.
Burza mózgów, opracowywanie strategii, gromadzenie zasobów i ustalanie celów końcowych poprzez eksperymentowanie z różnymi narzędziami, takimi jak schematy blokowe, prototypy, impresje fotograficzne, szkice i obrazy. I pamiętaj, aby wykorzystać tablica pomysłów i zaangażuj członków Teams w ten proces.
tablica_ClickUp
ułatwia członkom Teams współpracę, burzę mózgów, organizowanie pomysłów i tworzenie powiązań
Krytyczne elementy tej sceny są następujące:
- Definicja zakresu: Wyraźne zdefiniowanie wizji, celów i rezultatów projektu
- Ustawienie celów: Ustalenie konkretnych, mierzalnych, osiągalnych i istotnych celów
- Podział zadań: podzielenie projektu na mniejsze, możliwe do zarządzania zadania
- Identyfikacja zależności: Przyjrzyj się sekwencji zadań i zidentyfikuj zależności
- Planowanie zasobów: Identyfikacja i alokacja niezbędnych zasobów, takich jak ludzie, materiały i budżet
- Opracowanie osi czasu: Stworzenie realistycznej osi czasu z kamieniami milowymi i terminami dla każdej fazy projektu
- Ocena ryzyka: Identyfikacja potencjalnego ryzyka i przygotowanie się na nieprzewidziane sytuacje
Gdy plan projektu zostanie zakończony, udostępnianie go interesariuszom i potencjalnym inwestorom w celu uzyskania ich zgody i rozpoczęcia fazy inicjacji. Ponieważ jest to scena burzy mózgów i zbierania pomysłów, ważne jest, aby korzystać z narzędzi, które sprawią, że pomysły będą bardziej namacalne i konkretne.
oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp pokazuje uproszczony widok statusu projektu, wysiłków zespołu i zadań_ Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp oferuje narzędzia takie jak wykresy Gantta, ClickUp AI i inne, które zwiększają przejrzystość planu projektu i ułatwiają bardziej kompleksowe zrozumienie proponowanego projektu wśród interesariuszy.
Znaczenie projektu w zarządzaniu projektami
Projekt proces projektowania ma kluczowe znaczenie dla powodzenia i skuteczności każdego udanego projektu. Jako plan projektu, powodzenie tej sceny zadecyduje o tym, jak sprawnie projekt będzie posuwał się naprzód. Wynika to z faktu, że wszystkie kroki będą opierać się na ustalonym tutaj projekcie.
Oto kilka powodów, dla których projektowanie ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu projektami:
Jasność wizji
Projektowanie projektu pomaga wyjaśnić ogólną wizję i cele projektu. Dostarcza mapę drogową, która nakreśla cel, cele i wyniki projektu oraz zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie.
Efektywna alokacja zasobów
Kluczowym aspektem tej sceny jest alokacja wymaganych zasobów. Od wyboru najlepszych oprogramowania do zarządzania projektami aby wybrać najlepszych ludzi do pracy, kierownik projektu może zebrać zasoby niezbędne do pomyślnego zakończenia projektu.
Lepsze podejmowanie decyzji
Dobrze opracowany plan projektu zapewnia świadome podejmowanie decyzji w całym cyklu życia projektu. Podejmowanie terminowych i skutecznych decyzji dzięki kompleksowemu widokowi struktury i celów projektu.
Monitorowanie i ocena
Faza projektowania projektu pomaga stworzyć punkty odniesienia do monitorowania postępów i oceny powodzenia projektu. Zapewnia podstawę do porównywania rzeczywistych wyników z planowanymi celami i umożliwia dokonywanie niezbędnych korekt.
7 kroków projektowania projektu
Teraz, gdy już wiesz, jak ważny jest proces tworzenia projektu, przejdźmy do kroków, które należy wykonać. Zanim zagłębimy się w temat, pamiętajmy, że powodzenie sceny jest możliwe tylko wtedy, gdy korzystamy z odpowiednich narzędzi i przestrzegamy kluczowych zasad zasad zarządzania projektami .
1. Zdefiniuj swoją wizję i cele
Pierwszym krokiem w tworzeniu projektu jest zdefiniowanie wizji i celu. Ludzie często używają tych dwóch słów zamiennie, ale oznaczają one różne aspekty.
Na przykład wizją startupu technologicznego może być zrewolucjonizowanie komunikacji cyfrowej poprzez stworzenie globalnie dostępnej platformy. Tak więc celem może być osiągnięcie 10 milionów aktywnych użytkowników w ciągu najbliższych 18 miesięcy i ustanowienie obecności na dwóch nowych rynkach międzynarodowych do końca następnego roku podatkowego.
Zauważasz różnicę? Wizja projektu to jego cel końcowy. Określa, co chcesz osiągnąć dzięki temu projektowi. Cele są środkami do osiągnięcia tej wizji.
Twoja wizja definiuje potencjał projektu, który możesz zaprezentować interesariuszom. Stwórz porywającą wizję, która maluje obraz problemu, który twój projekt próbuje rozwiązać.
dzięki ClickUp możesz podzielić swoje cele na wiele folderów, zapewniając sobie zakończoną przejrzystość
Po stworzeniu wizji, ustaw swoje cele. Twoje cele są rozwiązaniem - w jaki sposób rozwiążesz problem zdefiniowany w twojej wizji. Możesz również użyć kryteriów SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie), aby je opracować.
Ponieważ będziesz mieć więcej niż jeden cel, upewnij się, że są one jasno zdefiniowane, widoczne i dostępne dla wszystkich członków zespołu projektowego, aby zapobiec nieporozumieniom.
2. Ustalenie wyników i rezultatów
Teraz, gdy cele są gotowe, następnym krokiem jest ustalenie wyników projektu. Wyniki są zazwyczaj bardziej szczegółowe i mierzalne. Mogą być ilościowe, takie jak wskaźniki zaangażowania użytkowników i cele dotyczące przychodów, lub jakościowe, takie jak poprawa zadowolenia klientów.
Po ustaleniu niezbędnych wyników należy udokumentować wszystkie główne rezultaty. Istnieją dwa rodzaje rezultatów:
- Wewnętrzne: Będą one przekazywane członkom Teams lub innym działom wewnętrznym. Obejmują one raporty śledzenia czasu, wstępne projekty, raporty postępu i raporty budżetowe
- Zewnętrzne: Są one udostępniane klientom i inwestorom zainteresowanym projektem. Mogą one obejmować raportowanie statusu projektu, raporty z postępu prac, wstępne i końcowe projekty oraz produkty końcowe
Niektóre z kluczowych rzeczy, o których należy pamiętać podczas ustawienia rezultatów projektu to:
- Nie można zdefiniować rezultatów projektu bez posiadania jasnych i wymiernych rezultatów cele* Podziel swoje cele na mniejsze, osiągalne części, aby uczynić je bardziej osiągalnymi
- Ustawienie realistycznych terminów i ich przestrzeganie. Określ terminy zgodnie z poziomem zadania, aby zmniejszyć ryzyko opóźnień
- Uszereguj zadania według priorytetów. W ten sposób Twój zespół będzie mógł pracować nad nimi na czas
- Ustanów kanały komunikacji, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie
- Wykorzystaj anarzędzie do zarządzania projektami aby śledzić swoje wyniki, ustawić je jako priorytet i uzyskać wgląd w czasie rzeczywistym
ClickUp 3.0 pozwala uszeregować zadania według ich priorytetu
3. Zrozumienie ryzyka i ograniczeń
Każdy projekt niesie ze sobą pewne ryzyko. Może być ono związane z procesami, ludźmi lub zasobami. Dlatego tak ważne jest kompleksowe zrozumienie różnych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na zakończenie projektu.
Dzięki tej wiedzy można opracować strategie ograniczania ryzyka i podjąć działania następcze z odpowiednimi działami. Strategia ograniczania ryzyka uspokoi również kluczowych interesariuszy i wzbudzi zaufanie do projektu.
Choć każdy projekt wiąże się z innym ryzykiem i ograniczeniami, niektóre z nich pozostają wspólne. Omówmy je:
- Scope creep: Kiedy cele projektu są niejasne i komunikowane z odpowiednimi stronami. Upewnij się, że od samego początku masz jasność co do parametrów projektu, aby uniknąć tego ryzyka
- Niewystarczające zasoby: Dzieje się tak z powodu braku zasobów, takich jak pieniądze, czas, umiejętności lub technologia. Aby upewnić się, że na dłuższą metę tak się nie stanie, opracuj plan alokacji zasobów
- Ryzyko wydajności: Ryzyko związane z wydajnością ma miejsce, gdy wydajność projektu nie jest zgodna z początkowymi oczekiwaniami. Chociaż trudno jest przewidzieć dokładną przyczynę słabej wydajności, można ją złagodzić, korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić postępy w czasie rzeczywistym i identyfikować problemy na czas
4. Udoskonal swoją strategię dzięki wizualizacji
Wykorzystanie pomocy wizualnych w strategii projektu sprawia, że jest ona bardziej atrakcyjna i łatwa do zrozumienia. Według Project Management Institute , "Wizualne zarządzanie projektami oferuje informacje dostarczane w taki sposób, że każdy może je konsumować w dogodnym dla siebie czasie, miejscu i w dogodny sposób"
Od wykresów Gantta i wykresów pracy po mapy myśli i projekty ekranów, pomoce wizualne z łatwością komunikują rzeczy, które w innym przypadku wydają się skomplikowane.
mapy myśli ClickUp_
pozwalają ustrukturyzować i uporządkować informacje
Oto niektóre z najpopularniejszych narzędzi wizualnych do wykorzystania w projekcie:
- Mapa myśli: Amapa myśli pomaga wizualizować i łączyć rezultaty. Używaj map myśli do tworzenia nowych pomysłów i zrozumienia różnych koncepcji
- Schemat blokowy: Schemat blokowy daje wizualizację krok po kroku procesu lub zadania
- Wykres Gantta: Wykresy Gantta pozwalają wizualizować długość, zadania, oś czasu i harmonogramy projektu, aby pomóc ci zrozumieć, ile czasu zajmie zadanie
- PERT chart **Użyj tego narzędzia do organizowania i wizualizacji zadań w projekcie. Są one szczególnie przydatne w przypadku złożonych projektów
- Oś czasu projektu: Oś czasu pokazuje zadania lub wydarzenia w określonym okresie. Wizualizacja zapewnia, że wszyscy są świadomi etapów projektu
Inną opcją jest użycie oprogramowanie do projektowania procesów do wizualizacji złożonych procesów w projekcie. Ponieważ dostępnych jest wiele narzędzi wizualnych, kluczowy jest wybór tych, które najlepiej sprawdzą się w przypadku Twojego zespołu. Na przykład, jeśli twój zespół projektowy jest mały, a projekt jest prosty, możesz użyć schematu blokowego dla szczegółów.
5. Przygotuj się na nieprzewidziane sytuacje
Bez względu na to, jak szczegółowe i dokładne jest planowanie projektu, nie zawsze wszystko może pójść zgodnie z planem. Dlatego kolejnym krokiem w projektowaniu projektu jest opracowanie planu awaryjnego. Jest to plan B do wykorzystania w przypadku wystąpienia jakiegokolwiek zidentyfikowanego wydarzenia ryzyka. Ryzyko może być dowolne, od braku budżetu i umiejętności po niewłaściwe zarządzanie lub błędną komunikację.
Oto kroki do stworzenia planu awaryjnego:
- Ponieważ zidentyfikowałeś już ryzyko we wcześniejszym kroku, nadszedł czas na opracowanie strategii łagodzących. Przydziel zasoby, w tym budżet i personel, aby wdrożyć strategie ograniczania ryzyka
- Następnie ustal punkty wyzwalacza, które wskazują na wystąpienie ryzyka. Opracuj szczegółowy plan reagowania dla każdego zidentyfikowanego ryzyka, w tym kto jest odpowiedzialny za reakcję i konkretne działania, które należy wykonać
- Zintegruj plan awaryjny z ogólną dokumentacją projektu. Zapewni to, że cały zespół projektowy jest świadomy środków awaryjnych
- Regularne monitorowanie środowiska projektu pod kątem zmian, które mogą mieć wpływ na zidentyfikowane ryzyko
6. Sfinalizowanie budżetu
Teraz, gdy ukończyłeś podstawy projektu, nadszedł czas, aby zdecydować o budżecie. Kompleksowy budżet zapewnia dostępność zasobów podczas realizacji projektu i zmniejsza ryzyko przekroczenia kosztów.
Dlatego też należy przeznaczyć określoną kwotę na każde działanie, zadanie i proces w ramach projektu. Budżet pomaga również określić wykonalność projektu. Jeśli koszty przekraczają oczekiwane zyski, projekt może być niewykonalny.
Podczas tworzenia budżetu należy pamiętać o następujących kwestiach:
- Uwzględnij członków zespołu, zasoby zewnętrzne, szkolenia, sprzęt, przestrzeń i profesjonalne usługi, które będą potrzebne do zakończenia projektu
- Oszacuj kwoty dla każdego zidentyfikowanego zasobu
- Możesz porównać swój obecny budżet z budżetami wykorzystywanymi w podobnych projektach
- Nie zapomnij przydzielić budżetu do zrobienia planu awaryjnego
- Wzmianki o wszystkichprzydzielone zasoby w dokumencie projektu
Ponieważ budżet projektu jest obszernym dokumentem, najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp. ClickUp umożliwia udostępnianie i aktualizowanie budżetu, wraz z innowacyjnymi sposobami jego wizualizacji
7. Ustanowienie procesów monitorowania i zatwierdzania
Procesy monitorowania i zatwierdzania ustawiają kryteria powodzenia projektu, czyniąc je nieodzowną częścią zarządzania projektami. Jest to miejsce, w którym określa się, czy osiągnięto pożądane wyniki i rezultaty.
Skuteczne procesy zatwierdzania zapewniają przejrzystość, odpowiedzialność i skuteczne podejmowanie decyzji w całym cyklu życia projektu. Monitorowanie projektów i procesy zatwierdzania obejmują następujące elementy:
- Identyfikowanie i definiowanie mierzalnych wskaźników KPI, które są zgodne z celami projektu
- Rozbijanieoś czasu projektu na istotne kamienie milowe
- Wybór odpowiednich narzędzi i systemów do monitorowania działań
- Przypisanie obowiązków członkom zespołu
- Określenie kryteriów uzyskiwania zgód na różnych scenach projektu
- Opracowanie planu komunikacji w celu udostępniania aktualizacji postępów i wniosków o zatwierdzenie
**Jak ulepszyć projekt?
Proces tworzenia projektu nie kończy się po wykonaniu siedmiu kroków wymienionych powyżej. Jak w przypadku każdego procesu, zawsze jest miejsce na ulepszenia. Dlatego też udoskonalanie strategii, uwzględnianie wniosków wyciągniętych z poprzednich projektów oraz korzystanie z nowych narzędzi i technologii ma kluczowe znaczenie.
Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, sprawi, że faza projektowania będzie płynniejsza, szybsza i bardziej innowacyjna. Pozwól nam zrozumieć w jaki sposób.
View how cele zespołu wyrównanie z przeglądem projektu bezpośrednio na pulpicie nawigacyjnym ClickUp 3.0
- ClickUp oferuje interaktywne funkcje osi czasu i pozwala na przypisanie jasnych oś czasu do różnych części projektów. Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia, zależności i priorytety
- Dzielenie złożonych projektów na łatwe w zarządzaniu zadania i przypisywanie ich różnym członkom zespołu
- ClickUp Docs zapewnia kompleksowy przegląd projektów. Umożliwia udostępnianie opinii i makiet oraz współpracę z członkami zespołu w czasie rzeczywistym
- Narzędzie to pozwala również na wizualizację obciążenia zespołu, ułatwiając śledzenie i poprawę jego wydajności
- Wykorzystaj również narzędzia takie jak Gantt iWykresy PERT aby zobaczyć postęp projektu i wizualizować procesy
Przykłady projektów
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak wykresy Gantta, są niezwykle przydatne podczas projektowania projektów. Na przykład, wykres Gantta pokazuje mapę drogową projektu i oś czasu, jeśli pracujesz nad projektem rozwoju oprogramowania.
Poniższy wykres Gantta przedstawia mapę drogową produktu i oś czasu dla projektu.
widok wykresu Gantta w ClickUp dla zespołów produktowych_ pokazuje mapy drogowe projektów i osie czasu.
Wykresy Gantta przedstawiają wszystkie istotne informacje w łatwy do przyswojenia i uporządkowany sposób. Pomagają również w udostępnianiu ich wszystkim zainteresowanym stronom projektu.
Wykresy Gantta są jednym z wielu narzędzi do tworzenia projektów. Inne funkcje, takie jak tryb widoku zespołu, umożliwiają monitorowanie i śledzenie postępów każdego członka zespołu projektowego.
uproszczony widok zespołu oferowany przez ClickUp_
Efektywne projektowanie i zarządzanie projektami
Projekt to plan, który przekształca wizję projektu w osiągalne cele. Oferuje on ustrukturyzowaną ścieżkę, którą mogą podążać Teams. Definiując cele, ustalając wyniki, rozumiejąc ryzyko i wizualizacje, przygotowując plany awaryjne, tworząc budżet i opracowując procedury monitorowania, upewnij się, że projekt rozpocznie się i zakończy z powodzeniem.
I pamiętaj, aby wykorzystać solidne funkcje narzędzia narzędzia do zarządzania projektami ! Narzędzie takie jak ClickUp sprawi, że faza projektowania będzie płynniejsza i pomoże ograniczyć wszelkie ryzyka na czas.