Kluczowym elementem zarządzania projektami jest zarządzanie ryzykiem lub jego ograniczanie. Dostosowanie się do ryzyka i nieprzewidzianych okoliczności ma kluczowe znaczenie w przypadku wielu zmiennych i ruchomych części w złożonych lub długoterminowych projektach. ⭐
Równie ważnym aspektem ograniczania ryzyka w zarządzaniu projektami jest jego dokumentowanie. Ryzyka i problemy rzadko ujawniają się w początkowej fazie projektu planie projektu faza tworzenia. Dopiero w trakcie realizacji projektu kierownicy projektów i zespoły projektowe napotykają problemy.
Wraz z prognozą potencjalnych problemów i monitorowaniem możliwych przyczyn, dokumentowanie problemów projektowych pozwala utrzymać projekty na właściwym torze. Dokumentowanie problemów projektowych eliminuje również podobne trudności, które mogą wystąpić w miarę postępu projektu.
W tym miejscu przydaje się dziennik RAID.
Czym jest dziennik RAID?
Dziennik RAID jest efektywnym narzędzie do zarządzania projektami do usprawnienia projektu; śledzi ryzyko, działania, problemy i decyzje. Dziennik śledzi wyzwalacze, prawdopodobieństwa, problemy, skutki, działania, właścicieli itp.
Specyfika tego akronimu nie jest jeszcze znana, ale wszyscy zgadzają się, że RAID obejmuje Rryzyka, Azałożenia lub Adziałania, Isprawy i Dzależności lub Ddecyzje.
Rejestrowanie takich szczegółów w dzienniku RAID pomaga śledzić i zarządzać postępem projektu. Dzienniki RAID zapewniają również ramy dla proaktywnego ograniczania ryzyka i rozwiązywania problemów, utrzymując projekt na właściwym torze i spotykając się z założonymi celami project objectives e
.
Wspólne podejście do zarządzania ryzykiem dzięki Szablon dziennika RAID ClickUp
Składniki dziennika RAID
1. Ryzyko
W części dziennika RAID poświęconej ryzyku, osoby zarządzające projektami zapisują potencjalne problemy lub okoliczności, które mogą mieć negatywny wpływ na projekt. Wczesna identyfikacja i ocena ryzyka związanego z projektem pozwala teamom projektowym na opracowanie plany awaryjne i podjąć proaktywne działania, aby zminimalizować ich wpływ, jeśli nie zapobiec ich wystąpieniu.
Podczas gdy ryzyko definiowane jest kompleksowo na scenie planowania projektu, należy je aktualizować i weryfikować w miarę postępu projektu. Jest to istotna część dziennika, a zespół projektowy korzysta z dziennika wraz z zarządzanie ryzykiem oprogramowanie.
2. Założenia
Teams projektowe biorą pod uwagę pewne okoliczności lub wydarzenia, których oczekują w trakcie postępu projektu, z lub bez ostatecznego dowodu.
Chociaż założenia są często niezbędne do podejmowania decyzji dotyczących projektu, wprowadzają one niepewność i potencjalne ryzyko. Dokumentowanie założeń zapewnia, że zespół projektowy weryfikuje je i odnosi się do nich w trakcie realizacji.
3. Problemy
W przeciwieństwie do przewidywanych zagrożeń lub założeń opartych na wiedzy o projekcie, problemy są rejestrowane na podstawie rzeczywistych wydarzeń, które mogą utrudnić postęp projektu. Po zidentyfikowaniu ryzyka, Teams projektu ustalają priorytety i formułują plany aby się nimi zająć. Zespół projektowy śledzi te problemy i ich rozwiązania w dzienniku RAID.
Zespoły używają sekcji "działania" w dzienniku RAID do dokumentowania rozwiązywania problemów. Czasami można zauważyć, że niektóre Teams łączą ryzyka i problemy w zależności od ich szablonu dziennika RAID. Pomaga to ustalić powiązanie przyczynowe między ryzykiem a zakresem powiązanego problemu.
4. Zależności
Zależność to zadanie, które jest uwarunkowane zakończeniem innego. Często elementy projektu są połączone w taki sposób, że muszą być wykonywane w określonej kolejności.
Teams projektowe muszą zakończyć te powiązane ze sobą zadania w określonej kolejności lub w określonych ramach czasowych, aby projekt mógł być kontynuowany.
Zidentyfikowanie i udokumentowanie istotnych zależności na scenie planowania projektu pomaga kierownikowi projektu utrzymać kluczowe punkty projektu na widoku. W ten sposób przewidywanie możliwych zakłóceń wpływających na postęp projektu jest łatwe.
Na etapie realizacji projektu, zarządzanie zależnościami zapewnia, że zespół dobrze koordynuje zadania i podpowiedź w zakresie potencjalnych opóźnień lub wąskich gardeł.
Dodaj zależność do powiązania w ClickUp i wykonaj ją wydajnie
Działania i decyzje
Oprócz pierwszych czterech, niektóre projekty wymagają od zespołu projektowego dokumentowania działań i decyzji kierowników projektów.
- Działania: Musisz wykonać te zadania, aby zająć się ryzykiem, rozwiązać problemy lub rozwiązać problemy przyczyniające się docele projektu. W przeciwieństwie do założeń, działania są konkretnymi i mierzalnymi czynnościami o zdefiniowanej osi czasu i własności
- Decyzje: Są to świadome wybory dokonywane przez kierownika projektu (w niektórych przypadkach przez zespoły projektowe) w trakcie realizacji projektu. Takie decyzje mogą być reakcją na konkretne problemy, które pojawiają się w trakcie jego postępu lub takie, które podejmujesz proaktywnie, aby zapobiec kryzysom w późniejszym czasie. W większości przypadków zespół rejestruje decyzje w określony sposób: kto podjął decyzję, jaka decyzja została podjęta i dlaczego została podjęta. Dziennik RAID rejestruje również punkty na osi czasu, w których decyzje zostały podjęte. Podczas gdy zależności zapewniają, że zespół projektowy wykonuje zadania we właściwej kolejności, decyzje określają ogólny postęp projektu.
Czy dzienniki RAID są kluczowe dla skutecznego zarządzania projektami?
Kierownicy projektów ściśle kontrolują postęp projektu poprzez dokumentowanie i regularne przeglądanie krytycznych elementów, które przyczyniają się do realizacji projektu.
Dzienniki pomagają również zespołom projektowym uzyskać cenny wgląd w potencjalne wyzwania projektu. Proaktywnie rozwijają priorytety i strategie przeciwdziałania im, ostatecznie przyczyniając się do powodzenia projektu.
Co więcej, logi RAID służą jako cenny narzędzie komunikacji w celu wspierania przejrzystości i współpracy między zasobów projektu zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie.
Rejestr RAID a rejestr ryzyka
Dzienniki RAID i rejestry ryzyka są niezbędne narzędzia do zarządzania projektami do identyfikacji i zarządzania ryzykiem. Różnią się one jednak zakresem i celem.
Dziennik RAID jest używany przez cały cykl życia projektu, podczas gdy dziennik rejestr ryzyka koncentruje się wyłącznie na kompleksowej ocenie ryzyka i ustalaniu priorytetów na początku projektu.
Szablon rejestru ryzyka ClickUp umożliwia dokumentowanie i śledzenie każdego ryzyka związanego z projektem
Jakie są korzyści i limity korzystania z rejestru RAID?
Oczywiste jest, że dziennik RAID jest istotnym narzędziem dla kierowników projektów, ale muszą oni również rozumieć jego ograniczenia. Umożliwi to zajęcie się ograniczeniami narzędzia i zoptymalizowanie jego skuteczności.
Korzyści z używania dziennika RAID
1. Widoczność
Dzienniki RAID przechowują kluczowe informacje centralnie i są dostępne dla wszystkich interesariuszy projektu. A ponieważ zawierają informacje związane z projektem, dzienniki zapewniają przegląd postępów projektu na wysokim poziomie.
2. Świadome podejmowanie decyzji:
W miarę postępu projektu, dzienniki RAID pomagają podejmować świadome decyzje i oceniać ich skuteczność w oparciu o udokumentowane decyzje i działania .
3. Łatwość użytkowania
Rejestry RAID mają zazwyczaj zdefiniowaną strukturę z ustawionymi komponentami, a tworzenie szablonów logów RAID pomaga zespołom projektowym szybko rozpocząć pracę. Ponadto, szablony dzienników zapewniają spójność między projektami, upraszczają wdrażanie nowych zasobów projektowych i ułatwiają szkolenie w zakresie podstawowych procesów w zespole.
4. Proaktywna komunikacja i zarządzanie ryzykiem
Dziennik RAID zachęca do zorganizowanego i strategicznego podejścia do zarządzania projektami oraz skutecznie gromadzi i rozpowszechnia istotne informacje. Poprawia się komunikacja, zwiększając szanse na wcześniejsze zidentyfikowanie ryzyka.
Skraca to czas poświęcany na minimalizowanie ryzyka lub całkowite zapobieganie mu.
5. Skuteczne rozwiązywanie problemów
Dzienniki RAID przypisują obowiązki osobom odpowiedzialnym za rozwiązywanie problemów i wyzwań. Ostatecznie, dzienniki umożliwiają kierownikom projektów przygotowywanie rozwiązań, proaktywnie poprawiając dotrzymywanie terminów i budżetów.
Limity dzienników RAID
1. Ograniczony zakres
Same dzienniki RAID mogą nie wystarczyć do zarządzania ryzykiem, ponieważ koncentrują się tylko na identyfikacji i śledzeniu komponentów R-A-I-D. Plan projektu jest bardziej odpowiedni do szczegółowego dokumentowania specyfiki projektu.
Dodatkowo, oprócz dziennika RAID, scentralizowany oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia, że informacje o projekcie są dostępne dla wszystkich członków zespołu, niezależnie od ich działu lub funkcji.
2. Nadmierny nacisk na dokumentację
Skuteczność tego narzędzia zależy od tego, czy zespół projektowy konsekwentnie aktualizuje dziennik. Będzie to tylko odwracać uwagę od aktywnych zadań związanych z zarządzaniem projektami, chyba że zespół zrównoważy dokumentację i realizacją projektu .
Ponadto, zbyt głębokie zagłębianie się może prowadzić do przeładowania informacjami, podczas gdy zbyt pobieżne przeglądanie dziennika RAID mija się z celem.
Z drugiej strony, brak aktualizacji dziennika w czasie rzeczywistym sprawia, że staje się on przestarzały, co może prowadzić do nieporozumień między zainteresowanymi stronami.
3. Wymóg ciągłego przeglądu
W przypadku większych projektów, dzienniki RAID mogą wymagać częstych przeglądów, tworząc poczucie ciągłej kontroli wśród członków zespołu projektowego.
4. Zależność od wkładu ludzkiego
Dzienniki RAID opierają się na ręcznym identyfikowaniu i dokumentowaniu zagrożeń i problemów przez członków zespołu projektowego. W związku z tym ludzka ocena i świadomość odgrywają kluczową rolę w skuteczności dziennika RAID.
Kiedy korzystać z dziennika RAID?
Niektóre konkretne przykłady wykorzystania dziennika RAID obejmują następujące instancje.
- Na początku projektu: W celu zidentyfikowania potencjalnego ryzyka, założeń, problemów i zależności, które mogą mieć wpływ na powodzenie projektu
- W trakcie cyklu życia projektu: Do śledzenia statusu komponentów R-A-I-D oraz do rejestrowania decyzji i punktów działania
- Podczas podejmowania decyzji dotyczących projektu: Pomoże rozważyć potencjalny wpływ różnych decyzji
- Podczas komunikacji z interesariuszami: Jako sposób na zapewnienie osobom zaangażowanym w projekt jasnego zrozumienia statusu projektu
Jak korzystać z dziennika RAID w zarządzaniu projektami: Kluczowe kroki
Krok 1: Wybierz odpowiedni format dla swojego projektu
Wybór odpowiedniego formatu to pierwszy krok. Rozpoczęcie dziennika RAID na papierze, za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub za pomocą oprogramowanie do zarządzania ryzykiem . Niezależnie od formatu, należy upewnić się, że jest on zgodny z cele projektu i uwzględnia jego złożoność.
Zaangażuj swój team i interesariuszy w wybór formatu, ponieważ to oni będą końcowymi użytkownikami narzędzia i powinni czuć się z nim komfortowo.
Krok 2: Lista ryzyk, założeń, problemów i zależności w projekcie
Kolejnym krokiem jest szczegółowe omówienie i zapisanie każdego komponentu. W tym celu Teams współpraca jest najważniejsza. Zespół projektowy pomoże zidentyfikować potencjalne zagrożenia w oparciu o swoje doświadczenie i obszary specjalizacji
Współpraca na scenie powstania pomoże również członkom zespołu zidentyfikować ich role i obowiązki związane z zarządzaniem projektami.
Krok 3: Aktualizuj!
Regularne aktualizacje dziennika w czasie rzeczywistym są niezbędne do śledzenia postępów i dokumentowania reakcji na wyzwania. Zewnętrzni interesariusze, w tym menedżerowie i klienci, będą korzystać z dziennika, aby zrozumieć ograniczanie ryzyka i rozwiązywanie problemów. Aktualizacje te zapewnią płynną komunikację w zespole i z partnerami zewnętrznymi.
Krok 4: Refleksja po zakończeniu projektu
Dzięki kompleksowemu widokowi informacji o projekcie, dziennik RAID przyczynia się również do proces podejmowania decyzji w przyszłych projektach, skutecznie przekształcając doświadczenie w cenne spostrzeżenia.
Tworzenie szablonu dziennika RAID
Zamiast tworzyć zarysy dziennika RAID od podstaw, stworzenie szablonu ułatwi szybkie rozpoczęcie planowania projektu. A Szablon dziennika RAID to niestandardowy framework do dokumentowania i śledzenia poszczególnych elementów: ryzyka, założeń lub działań, problemów oraz decyzji i zależności.
Poniżej znajduje się próbka szablonu dziennika RAID:
- Risk ID: Unikalny identyfikator dla każdego ryzyka
- Opis ryzyka: szczegółowy opis potencjalnego ryzyka
- Prawdopodobieństwo: ocena prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka
- Skutek: ocena dotkliwości konsekwencji ryzyka
- Strategia łagodzenia skutków: planowane działania mające na celu zminimalizowanie wpływu ryzyka
- Właściciel: osoba odpowiedzialna za monitorowanie i przeciwdziałanie ryzyku
- Status: Aktualny stan ryzyka (np. otwarte, zamknięte)
- Data: Data identyfikacji ryzyka lub ostatniej aktualizacji
- Założenia: przekonania lub stwierdzenia przyjmowane za pewnik bez ostatecznego dowodu
- Problemy: znane problemy lub wyzwania, którymi zespół musi się zająć
- Decyzje: konkretne wybory dokonane w odniesieniu do kierunku, działań lub strategii projektu
Lepsze planowanie projektów i ocena ryzyka dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami
Dzienniki RAID są niezastąpionym narzędziem. Nie musisz już przeszukiwać wcześniejszych notatki ze spotkań lub martwić się o brakującą dokumentację założeń - dziennik RAID jest lekarstwem.
Tworzenie dziennika RAID po raz pierwszy jest trudne, ale pomaga mieć odpowiednie narzędzia. Instancja, Szablon logu RAID dla ClickUp pozwoli Ci zacząć efektywnie organizować i obsługiwać informacje związane z projektem od samego początku.
Chociaż dziennik RAID jest pomocny, należy zauważyć, że ma on znacznie węższy zakres niż oprogramowanie do zarządzania projektami oferujące bardziej kompleksowe podejście.
ClickUp, na przykład, to wszechstronne oprogramowanie, które pomaga w zarządzaniu projektami, współpracy zespołowej, zarządzaniu relacjami z klientami (CRM), komunikacji i wielu innych. Zobacz Zadania ClickUp i Funkcje ClickUp aby dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc. Zacznij korzystać z ClickUp za darmo już dziś!