Stel je voor dat je net een telefoongesprek had met een potentiële client die interesse toonde in jouw diensten. Later las je een e-mail van een andere client die meer informatie wilde.
Er gaat een week voorbij en je hebt moeite om je de details van dat gesprek te herinneren. En je scrolt eindeloos door je inbox, op zoek naar die ene e-mail. Over frustratie gesproken! 👀
Wat als je een eenvoudige, georganiseerde manier had om elk contactmoment met externe communicatie te documenteren? Hier komen sjablonen voor gespreksverslagen goed van pas. Ze helpen u om een duidelijk en uitgebreid logboek bij te houden van uw telefoongesprekken, e-mails en andere interacties.
In dit artikel delen we 10 gratis en afdrukbare gespreksregistratiesjablonen in Excel en ClickUp, zodat u uw communicatie kunt stroomlijnen, uw productiviteit kunt verhogen en ervoor kunt zorgen dat er geen belangrijke informatie verloren gaat. Laten we beginnen! 🚦
Wat is een gespreksregistratie sjabloon?
Een gespreksregistratie sjabloon is een aanpasbaar document waarmee je verschillende vormen van communicatie kunt vastleggen en bijhouden, zoals telefoongesprekken, persoonlijke gesprekken en e-mails. Hoewel iedereen het kan gebruiken, wordt het meestal gebruikt door telemarketeers, verkoop- en klantenservice teams om hun communicatie op een gestructureerde en georganiseerde manier bij te houden.
Sjablonen voor gesprekslogs leggen informatie vast zoals de datum en tijd van de interactie, de naam van de beller of afzender, hun contactgegevens, het doel van de interactie en eventuele relevante aantekeningen of vervolgacties. Met deze grondige registratie is het eenvoudig om terug te grijpen op gesprekken uit het verleden, sterkere relaties met clients op te bouwen en op de hoogte te blijven van belangrijke Taken en toewijzingen. 🙌
Wat maakt een goed gesprekslogboek sjabloon?
Als het gaat om het vastleggen en beheren van uw externe interacties, helpt een goed gesprekslogboek sjabloon om projecten uit te voeren en de werkstromen verbeteren. Maar wat maakt een sjabloon voor gespreksverslagen nu precies "goed"? Laten we eens kijken naar de sleutel kwaliteiten waar we op moeten letten:
- Gestructureerde layout: Het sjabloon moet een eenvoudige en georganiseerde layout hebben met duidelijk gelabelde secties, zodat u gemakkelijk de informatie die u nodig hebt kunt invoeren en vinden
- Uitgebreide gegevensvastlegging: Het sjabloon moet relevante details vastleggen, zoals contactgegevens, duur van het gesprek, aantekeningen en eventuele vervolgacties
- Gebruiksvriendelijk ontwerp: Zoek naar sjablonen waarin eenvoud, duidelijkheid en een soepele navigatie voorop staan. Zo kunt u zich concentreren op het bijhouden van uw interacties en bespaart u zich frustratie en tijdverspilling
- **Of het nu gaat om het toevoegen van extra velden of het aanpassen aan uw huisstijl, een goede sjabloon moet u de vrijheid en flexibiliteit geven om de sjabloon aan te passen aan uw specifieke behoeften
- Geschikte toegang: Een goed gesprekslogboek sjabloon moet gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer je het nodig hebt. Of het nu op uw computer, tablet of telefoon staat, het moet slechts één klik verwijderd zijn
10 gespreksregister sjablonen om te gebruiken in 2024
Of je nu inkomende en uitgaande gesprekken wilt bijhouden, vragen van clients wilt beantwoorden of gewoon je gesprekken wilt bijhouden, de juiste sjabloon voor gespreksverslagen kan het verschil maken.
Gelukkig hoef je er niet zelf een te maken of talloze uren te zoeken naar de juiste. Wij hebben het werk gedaan, zodat jij dat niet hoeft te doen! Dit is onze lijst met de 10 beste sjablonen voor gespreksverslagen die je dit jaar en daarna kunt gebruiken! ✨
1. ClickUp Logboek Verkoopgesprekken sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Sales-Calls-Template.jpg ClickUp Logboek Verkoopgesprekken sjabloon https://clickup.com/templates/sales-calls-t-134210135 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Krijg je hoofdpijn van het beheren van verkoopgesprekken met een hoop spreadsheets, verspreide aantekeningen en zoekgeraakte scripts? Zo ja, dan is dit sjabloon voor verkoopgesprekken iets voor jou.
De ClickUp sjabloon voor verkoopgesprekken wordt geleverd in een map met alles wat u nodig hebt om uw verkoopgesprekken te stroomlijnen. In de map vindt u twee lijsten: de tracker voor verkoopgesprekken en de belscripts. Met de tracker voor verkoopgesprekken kunt u sleutelgegevens van clients vastleggen, zoals naam, adres, e-mail, website en het type verkoopgesprek.
Er is ook een kalender weergave die ervoor zorgt dat je nooit een slag overslaat. Plan komende verkoopgesprekken, voorstellen en follow-ups naadloos en ontvang tijdig waarschuwingen als de deadlines naderen. ⏰
Oh, en hebben we de kaartweergave al vermeld? Het geeft je een weergave in vogelvlucht van hoe je verkoopgesprekken zich over verschillende locaties uitstrekken. Het is de perfecte tool als u uw territorium optimaal wilt plannen, effectief middelen wilt toewijzen of potentiële gebieden voor marktexpansie identificeren.
Zullen we het nu over automatisering hebben? Elke nieuwe invoer of statuswijziging triggert de toepassing van een overeenkomstig script uit de lijst met belscripts, waardoor het niet langer nodig is om handmatig naar scripts te zoeken.
Net als alle ClickUp sjablonen wordt deze sjabloon geleverd met een gebruikershandleiding en is deze volledig aanpasbaar, zodat u functies kunt toevoegen, bewerken of verwijderen om aan uw behoeften te voldoen. 🛠️
2. ClickUp sjabloon verkooppijplijn
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Sales-Pipeline-Template.jpg ClickUp verkooppijplijn sjabloon https://clickup.com/templates/sales-pipeline-t-54070788 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
De ClickUp sjabloon voor verkooppijplijn is een uitgebreidere versie van het vorige sjabloon. U kunt uw verkooppijplijn en accounts allemaal op één plaats beheren!
In het gedeelte voor pijplijnbeheer kun je nieuwe leads vastleggen met behulp van ClickUp formulieren en verzamel reacties bovenaan uw verkooppijplijn. Van hieruit kunt u de nieuwe leads in de verschillende fasen van uw pijplijn plaatsen. En als u dit proces wilt optimaliseren, kunt u overschakelen naar de teamweergave om uw capaciteit van het team te visualiseren en werklast strategisch herverdelen.
Zodra een client is binnengehaald, wordt hij automatisch verplaatst naar het accountbeheer waar hij wordt gekoppeld aan leden van het accountteam.
Het accountteam kan hun huidige clients groeperen en visualiseren op prioriteit (Low, Medium, en High), status (Onboarding, Nurturing, Attention Needed, en Renewed), en betrokkenheid (Active, Inactive, en At Risk). Hierdoor kunnen ze hun inspanningen strategisch prioriteren en uitzonderlijke service leveren aan elke client, op basis van hun specifieke behoeften. 🤩
En als clients hun diensten niet verlengen, worden ze automatisch verplaatst naar de sectie met voormalige clients.
Maar dat is nog niet alles! Je kunt de weergave Documenten gebruiken om in realtime documenten te maken, te delen en samen te werken aan standaard werkprocedures (SOP's) met je team. Dit zorgt voor gecentraliseerde documentatie en naadloos delen van kennis binnen uw bedrijf. **Vind de juiste vergadering voor jouw team !
3. ClickUp Klant Contact Formulier Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Customer-Contact-Form-Template.jpg ClickUp Klant Contact Formulier Sjabloon https://clickup.com/templates/customer-contact-form-t-182377072 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Jongleren met vragen van klanten op uw website, e-mails en sociale mediaplatforms beheren kan aanvoelen als het hoeden van katten. Het constante heen-en-weer geloop, de verstrooide berichten en de niet aflatende inspanning om bij te houden, kunnen je overweldigd en uitgeput achterlaten.
Gelukkig is de ClickUp Klant Contact Formulier Sjabloon is ontworpen om orde te scheppen in deze chaos. Je hebt een contactformulier voor klanten dat je op je website kunt invoegen, dat je kunt delen via e-mails of zelfs kunt promoten op sociale media.
Als een klant het contactformulier invult, worden zijn gegevens opgeslagen in de Lijst met contactgegevens en krijgen ze de status Nieuw verzoek. Van hieruit kun je het verzoek toewijzen aan een teamlid en een deadline en prioriteit instellen. Daarnaast kun je de status van elke aanvraag beheren en bijhouden (Nieuw verzoek, In behandeling, Geblokkeerd, en Voltooid) met behulp van de bordweergave.
Gebruik dit sjabloon om weer controle te krijgen over de aanvragen van je klanten. Centraliseer alle belangrijke details over uw gebruikers werk aan het oplossen van problemen, verbeter de kwaliteit van uw service en stimuleer relatiebeheer met klanten (CRM). 📈
4. ClickUp Escalatie sjabloon voor klantenservice
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Customer-Service-Escalation-Template.jpg ClickUp sjabloon voor escalatie bij klantenservice https://clickup.com/templates/customer-service-escalation-t-127248368 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Als uw bedrijf een groot aantal vragen van klanten ontvangt die vaak verschillende niveaus van ondersteuning vereisen, dan is een eenvoudig sjabloon voor een contactformulier misschien niet voldoende.
Dat is waar de ClickUp Escalatiesjabloon voor klantenservice komt binnen. De kern is een volledig aanpasbaar logformulier waarmee uw clients hun problemen en zorgen kunnen melden.
Hun reacties worden automatisch vastgelegd als tickets in het Tier 1-niveau. Je kunt problemen op dit niveau oplossen of ze escaleren naar niveau 2 om een speciaal ondersteuningsteam in te schakelen. Voor complexere problemen kun je op Tier 3 de product-, ontwikkelaars- of engineeringteams inschakelen, zodat toekomstige updates deze problemen aanpakken.
Zodra problemen zijn opgelost, kunnen ze worden gearchiveerd in de lijst Gesloten tickets voor toekomstig gebruik. Door automatiseringen in te schakelen kun je de beweging van vragen tussen de verschillende escalaties stroomlijnen, zodat de werkstroom soepel en efficiënt verloopt.
Om effectief de werklast van je team te beheren het sjabloon heeft een Team capaciteit weergave. In één oogopslag kun je zien welke leden van het team hulp nodig hebben en wie dat kan tickets van klanten kan afhandelen, zodat u de werklast efficiënt kunt verdelen.
Het opstellen van klantreacties kan tijdrovend zijn, maar met de functie Canned Responses kun je jezelf de stress besparen. Het sjabloon bevat 11 vooraf geschreven e-mailsjablonen voor verschillende scenario's, van het toespreken van een gefrustreerde klant tot het informeren over een opgelost ticket. Deze sjablonen besparen je kostbare tijd en zorgen voor consistente en professionele communicatie met je klanten.
Geen enkele klantvraag is te klein of te groot, en ongeacht het volume zal deze sjabloon je helpen om het hoofd boven water te houden en uitzonderlijke en persoonlijke service te bieden aan elk van je klanten.
5. ClickUp Klantenservicemanagement sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/customer-service-management-template-e1680754836845.png ClickUp sjabloon voor klantenbeheer https://clickup.com/templates/customer-service-management-t-102451746 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Met de ClickUp sjabloon voor klantenservicemanagement , krijgt u het beste van twee werelden: de eenvoud van het contact formulier sjabloon en een aantal geavanceerde functies van de service escalatie sjabloon.
Net als de vorige sjablonen heeft dit sjabloon ook een aanpasbaar formulier om vragen van klanten vast te leggen en op te slaan in een centrale ruimte. Wat de sjabloon onderscheidt, is de verscheidenheid aan weergaven voor effectief beheer. U kunt snel door gerelateerde vragen navigeren door over te schakelen naar de weergave Categorieën.
Dit sjabloon introduceert een unieke variant van de Board-weergave, met een speciale filter "Toegewezen aan mij". Wanneer leden van het team overschakelen naar deze weergave, zien ze alleen de taken die aan hen zijn toegewezen in de werkstroom, waardoor ze niet worden afgeleid en geconcentreerd kunnen werken.
Bovendien houdt de installatie van de automatisering de deadlines bij die aan elk ticket zijn toegewezen en vraagt het toegewezen teamlid om de nodige acties te ondernemen om het ticket op te lossen. Dit zorgt voor een tijdige follow-up en proactieve afhandeling van vragen van klanten.
Gebruik dit sjabloon om de organisatie te verbeteren, het bijhouden te vergemakkelijken en de samenwerking tussen teams te bevorderen .
6. ClickUp Client Ontdekkings Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Agency-Client-Discovery-Doc-Template.png ClickUp sjabloon voor klantonderzoek https://clickup.com/templates/agencyclient-discovery-doc-kkmvq-6127764 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Wanneer u een van de sjablonen voor verkooppijplijnen gebruikt, is een cruciale stap het kwalificeren van nieuwe leads die een formulier hebben ingevuld of rente hebben getoond. Dit kwalificatieproces omvat vaak een gesprek met de klant.
Maar wat moet u precies zeggen? Hoe zorg je ervoor dat je niets over het hoofd ziet? En hoe onthoud je het later allemaal? Nou, daar hoef je je geen zorgen over te maken. De ClickUp Client Ontdekkings Sjabloon pakt deze zorgen aan en stroomlijnt uw kwalificatieproces.
Zeg maar dag tegen ongemakkelijke stiltes, want deze sjabloon heeft een belscript dat u woord voor woord vertelt wat u moet zeggen. Dit wordt aangevuld met een vragenbank die u helpt uw potentiële klant beter te leren kennen: Wat ze nodig hebben, wat hen motiveert, wat hen tegenhoudt en hoe ze beslissingen nemen. Bovendien kun je het gedeelte met de ontdekkingsgesprekken dupliceren voor elke lead en aantekeningen maken tijdens je gesprekken.
Gebruik dit sjabloon als uitgangspunt om indruk te maken op je leads en vergeet nooit meer iets. Omdat het is ingebouwd in ClickUp Documenten kunt u deze voortdurend bijwerken op basis van wat wel en niet werkt en de structuur aanpassen op basis van uw voorkeuren of bedrijfsrichtlijnen.
7. ClickUp Gesprekslogboek Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Conversation-Log-Template.jpg ClickUp gesprekslogboek sjabloon https://clickup.com/templates/conversation-log-kkmvq-6109124 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
De ClickUp sjabloon voor gesprekken is een aanvulling op het sjabloon voor het ontdekken van clients en dient als registratiemiddel voor al uw gesprekken.
Terwijl u kwalificerende gesprekken voert met behulp van de sjabloon voor het ontdekken van klanten, kunt u de sjabloon voor gesprekslogboeken gebruiken om sleutelgegevens over elk gesprek vast te leggen. Deze details omvatten de tijd van het gesprek, de persoon met wie je sprak, hun telefoonnummer, de duur van het gesprek, acties die voltooid moeten worden en sleutel aantekeningen van het gesprek.
Door beide sjablonen in ClickUp te gebruiken, kunt u naadloos overschakelen van het gebruik van de Client Discovery Sjabloon tijdens een gesprek naar het invullen van de Conversation Log Sjabloon achteraf.
Als resultaat kunt u ervoor zorgen dat u gedetailleerde en nauwkeurige gegevens hebt voor toekomstige referentie en vervolgacties.
8. Excel Client Call Log Sjabloon door Template Lab
via Sjabloon Lab
Dit Excel Client Call Log Sjabloon is een eenvoudige call log tracker die zich richt op het bijhouden van uw gespreksgerelateerde informatie met clients.
Met dit Excel sjabloon kun je gemakkelijk essentiële details van gesprekken met klanten bijhouden en organiseren - startdatum, einddatum, totale tijd, naam van de klant, contactnummer, actie-item en aantekeningen.
Bovendien kun je met dit werkblad gebruik maken van de functies en mogelijkheden van Excel voor verdere analyse en verkoop rapportage . U kunt gegevensberekeningen uitvoeren en grafieken maken van uw gesprekslogboekgegevens, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen en uw activiteiten kunt optimaliseren communicatiestrategieën .
9. Docs Media Telefoon Log Sjabloon by Template.Net
via sjabloon.net
Terwijl call log sjablonen zijn ontworpen voor het bijhouden van interacties met clients, is dit Docs Media Call Log Sjabloon van Template.Net speciaal gemaakt voor het bijhouden en organiseren van media-gerelateerde communicatie.
Je kunt dit document downloaden en bewerken in verschillende formaten, zoals Google Documenten, Google Spreadsheets, Microsoft Word, Microsoft Excel en PDF. Het helpt je bij het beheren van interacties met contactpersonen zoals journalisten en mediakanalen. Het sjabloon bevat velden voor het vastleggen van informatie zoals verslaggever, mediakanaal, telefoonnummer, e-mail, datum en tijd waarop gebeld is, aard van het gesprek en opmerkingen.
Dit logboek zorgt ervoor dat al uw media-interacties worden gedocumenteerd en georganiseerd. Het draagt ook bij aan het verfijnen van uw tactieken om betrokken te zijn bij de media, het verbeteren van relaties met mediacontacten en het optimaliseren van uw mediacampagnes .
10. Word Dagelijks oproeplogboek sjabloon by Template.Net
via sjabloon.net
Dit Dagelijkse Telefoongesprek Sjabloon is een sjabloon voor algemene doeleinden dat kan worden gebruikt voor het bijhouden en opnemen van elk type inkomende gesprekken en uitgaande gesprekken.
Het gesprekslogboek bevat velden voor datum en tijd, telefoonnummer, contactpersoon, doel, duur van het gesprek en of het doel van het gesprek is bereikt of niet. Gebruik dit contactlog sjabloon om georganiseerd te blijven, het aantal gesprekken bij te houden en de gespreksstatistieken te analyseren.
Stroomlijn uw gesprekken met Free Call Log Sjablonen
Met deze 10 gratis en afdrukbare sjablonen voor gespreksverslagen in Excel en ClickUp kunt u uw communicatie stroomlijnen en beter organiseren dan ooit tevoren. Stel u de gemoedsrust voor van de wetenschap dat u een centrale hub hebt om al uw gespreksverslagen op te slaan en terug te vinden. 🌻
Of u nu deel uitmaakt van een klantenservice- of verkoopteam, een telemarketeer, een eigenaar van een callcenter of klein bedrijf, of iemand die georganiseerd wil blijven, deze sjablonen voor telefoongesprekken zijn een doorbraak. Download een gratis sjabloon voor ClickUp , pas het aan naar uw wensen en begin met het eenvoudig documenteren van uw gesprekken en interacties!