Als je het dagelijks leven van een projectmanager in minder dan 30 seconden wilt beschrijven, kijk dan naar die aflevering van Friends waarin Ross zijn nieuwe bank naar boven verhuist. Je kent ze wel: "Pivot! Pivot! Pivooooooooot!"
Dat is een beetje dramatisch. Maar effectief projectmanagement vereist wel een hoge mate van flexibiliteit, naast een gedetailleerd aanvraagproces, duidelijke tijdlijnen en een open samenwerking van begin tot eind. Dat komt omdat een goed project abonnement is vaak de doorslaggevende factor voor het slagen of mislukken van een ontwerpproject. 😯
Maar je eigen aanvalsplan maken is geen sinecure - projectmanagement voor design is een van de moeilijkste om uit te voeren functieoverschrijdende samenwerking tussen clients, andere afdelingen, leden van het team of al het bovenstaande.
Bovendien zullen uw ontwerpaanvragen zelden binnen dezelfde projectomvang . De ene dag ben je bezig met het maken van een logo en de volgende dag met het herontwerpen van een hele website! Het raakt bijna elk aspect van een business en wij zijn er om je te helpen het allemaal te begrijpen. 🤓
Of u nu uw huidige projectmanagementproces wilt stroomlijnen of vanaf nul wilt beginnen, deze gids is voor u. We hebben de essentiële elementen van projectmanagement voor design opgesplitst en de top 10 tips op een rijtje gezet om leidinggevenden van designteams te helpen slagen.
Wat is design projectmanagement?
Projectmanagement is het proces van het beheren van ontwerpprojecten, het creëren en delegeren van taken, het toezicht houden op de middelen en het volgen van een project tot het Voltooid is.
Of het nu gaat om een ander lid van je organisatie of een client, design projectmanagement begint met een verzoek, een soort mini creatieve opdracht van andere afdelingen of businesses.
Van daaruit wordt het verzoek vaak in een ontwerpopdracht om de volgende stappen van het project te begeleiden, en dat is waar creatief projectmanagement in het spel komt.
Het doel is niet alleen om grafisch ontwerp werkstromen of het team bijhouden -het belangrijkste doel van goed projectmanagement is het overbruggen van de communicatiekloof tussen het ontwerpteam en de aanvrager, of dat nu een client of een interne belanghebbende is.
Het toevoegen van annotaties of het toewijzen van commentaar aan ontwerpbestanden stroomlijnt de communicatie en samenwerking met uw interne team, clients of agentschapspartners
Bovendien vereisen veel ontwerpaanvragen meer dan één deliverable per project, wat leidt tot meerdere feedbackrondes en voortdurend teamwerk om de assets te leveren zoals de aanvrager verwacht. Een goed voorbeeld hiervan is een reclame- of marketingcampagne die bestaat uit meerdere ontwerpassets van creatieve teams die elk verantwoordelijk zijn voor een ander product.
Dit vereist toezicht van de ontwerpprojectmanager op meerdere tijdlijnen, workflows en goedkeuringen om ervoor te zorgen dat het geheel voldoet aan de verwachtingen project wordt Voltooid zonder onvoorziene vertragingen.
Klinkt een beetje als te veel koks in de keuken, hè? Daarom is het juiste design projectmanagement proces zo'n belangrijk hulpmiddel!
Waarom is projectmanagement belangrijk?
Projectmanagement kan op zijn zachtst gezegd lastig zijn. Het kan er snel pittig aan toe gaan omdat elke aanvraag zo uniek is. Veel projectmanagementprocessen volgen dag in dag uit een vergelijkbare structuur, op een paar kleine aanpassingen na.
Maar in de creatieve wereld zul je waarschijnlijk jongleren met een handvol kleinere ontwerpprojecten per verzoek of regelmatig je aanpak aanpassen om tegemoet te komen aan clients in verschillende sectoren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/CleanShot-2022-08-26-at-09.28.46.png Werkstroom voor goedkeuring van ontwerp in ClickUp Mindmaps /$$img/
Voorbeeld van een gedetailleerde workflow voor goedkeuring van een ontwerp in ClickUp Mindmaps
In dit geval is het bijna beter om uw design projectmanagement abonnement te zien als de bumpers op een bowlingbaan. Het houdt het hele team op de juiste koers terwijl er onderweg veel ruimte overblijft voor exploratie. 🎳
Een ontwerpproces geeft je ontwerpteam een gevoel van richting, zelfs als het verzoek een beetje vaag is. Maar het is niet alleen in het voordeel van het team!
Het juiste projectmanagementproces geeft je client gemoedsrust door de basis te leggen voor een open en eerlijke relatie. Ze zullen kritisch nadenken over wat ze vragen, hoe ze constructieve feedback kunnen geven en hoe ze concepten kunnen communiceren die ze al voor ogen hebben voor het project.
Dit helpt ontwerpleiders om in een vroeg stadium alles van de client te krijgen wat ze nodig hebben, zodat er onderweg geen verrassingen of teleurstellingen zijn.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/ClickUp-Mind-Map-Draw-Connections.gif ClickUp mindmaps /%img/
Teken verbindingen en koppel objecten aan elkaar om roadmaps of workflows te maken van uw ideeën samen met uw team in ClickUp Whiteboards
Projectmanagement is de lijm van het ontwerpproces
Uw projectleider moet altijd een dunne lijn bewandelen om het designteam en de client tevreden te houden. Het gaat erom ervoor te zorgen dat beide partijen op dezelfde pagina zitten en het gevoel hebben dat ze openlijk kunnen praten. Jullie werken tenslotte allemaal aan hetzelfde doel!
Vergeet niet dat het schetsen van je ideale proces slechts de helft van de strijd is. Zonder de juiste software voor projectmanagement pluk je niet dezelfde vruchten en kun je niet zo effectief te werk gaan. Tools voor projectmanagement zijn ontworpen om uw processen te stroomlijnen en verder te brengen met functies om:
- De werklast van uw team te beheren en ervoor te zorgen dat de taken gelijkmatig worden verdeeld
- Bijhouden van voortgang op macro- en microniveau ten behoeve van het team en belanghebbenden
- Brainstormen en samenwerken* aan ontwerpconcepten
- Visualiseer en presenteer werk gemakkelijk tijdens vergaderingen
- Routinetaken automatiseren
En nog veel meer!
Elke software voor projectmanagement heeft zijn eigen speciale niche, of het nu gespecialiseerd is in specifieke methodologieën voor projectmanagement, als een tool voor webdesign ondersteunt verschillende ideatietechnieken biedt een breed bereik van sjablonen voor werkstromen enzovoort, dus je zult er zeker een vinden die het beste past bij jouw team als je er nog geen hebt in je technische stapel.
Terwijl je door deze gids bladert, maak dan een mentale aantekening van de sleutel functies die hier worden vermeld en die van groot belang zijn voor de specifieke behoeften en use case van jouw team.
Projectmanagement methodologieën ontwerpen
Geen twee projecten zijn hetzelfde, dus er is geen standaard aanpak voor projectmanagement. Inzicht in de vier belangrijkste methodologieën voor projectmanagement zal je helpen om een betere basis te leggen voor je team of clients wanneer je vanaf nul begint.
Watervalmethode
De watervalmethode volgt een lineair proces met verschillende fasen. Het werkt het beste voor projecten met gedefinieerde eisen en verwachtingen vanaf het begin waarbij je werkt binnen een vaste tijdlijn.
Agile methode
De agile methodologie richt zich op iteratieve cycli - het opsplitsen van projectonderdelen in kleinere taken die in beheersbare tijd worden voltooid, meestal 4-6 weken. Deze methode bevordert de samenwerking tussen alle belanghebbenden en is het meest geschikt wanneer de reikwijdte van een project in de loop van de tijd kan veranderen.
Kanban-methode
De Kanban-methodologie is gebaseerd op het visualiseren van je werkstroom - waarbij je het aantal Taken waaraan je in elke fase werkt limieteert om ervoor te zorgen dat je niet meer doet dan je aankunt. Deze stijl werkt goed met teams die vertrouwen op Taken of ontwerpbestanden die door meerdere handen gaan voordat ze Voltooid worden.
Scrum methode
De Scrum-methode is een combinatie van de waterval- en agile-benadering en is perfect voor teams met complexe projecten die kortere check-ins nodig hebben om de prioriteiten tussen deadlines vast te stellen. Het biedt ook meer structuur dan traditionele agile methoden, terwijl het team flexibel genoeg blijft om veranderingen aan te kunnen.
Ontwerp Projectmanagement Werkstroom Fasen
Hoe uniek elk ontwerpproject ook is, de beste manier om er achteraan te gaan is door ze op te splitsen in de sleutel fasen van projectmanagement-van brainstormen tot en met projectuitvoering . We laten het je zien. 🤓
Fase 1: Brainstormen
Je ontwerpproject begint meestal met een verzoek - niet te verwarren met een stappenplan! Je aanvraag bevat alleen de basisprincipes van een project, dus het is minder een Poolster en meer een springplank voor je projectmanagementproces. Het is wat de basis legt voor de ontwerpopdracht en waar de creativiteit van het team uit voortkomt.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Brainstorm-Ideas-Template.jpeg ClickUp sjabloon voor brainstormideeën /%img/
Met de formulier weergave in ClickUp kunt u deelbare en aantrekkelijke enquêtes maken om ontwerpverzoeken, nieuwe ideeën en feedback te verzamelen Creatieve briefings gaat dieper in op de details van het verzoek en schetst de initiële vereisten, doelstellingen en mogelijke obstakels van het project. Het moet gaan over het wie, wat, waar, waarom en hoe van je project met een focus op het verzoek en het algemene doel ervan.
Als je ontwerpbriefing klaar is, kan het team beginnen met brainstormen over concepten, mock-ups tekenen en samenwerken aan manieren om aan het verzoek te voldoen. Dit kun je het beste doen in een team brainstormsessie gebruik van beproefde technieken om creativiteit te inspireren binnen de structuur die in de opdracht is vastgelegd.
Je creatieve tool voor projectmanagement zal hier al van pas komen-vooral visuele tools zoals digitaal whiteboard software om wireframes te maken, nieuwe concepten te schetsen en samen te werken aan een moodboard naast het team.
Gebruik de ClickUp Whiteboards om taken toe te wijzen, toegewezen personen te taggen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
PRO TIP Houd uw ideeën bij elkaar en handel er sneller naar wanneer u brainstormt op een ClickUp digitaal whiteboard! Whiteboards in ClickUp zijn even collaboratief als creatief, met live cursors om concepten te schetsen, te bewerken en aan het team te presenteren zonder overlapping, ze zijn de ideale bron om uw ideeën in een oogwenk vast te leggen. Bovendien hebt u toegang tot honderden whiteboard-specifieke sjablonen voor van alles en nog wat, van visieborden naar abonnementen om het team af te stemmen op onmiddellijke doelen, verwachtingen en meer.
Als je eenmaal je beste ideeën hebt verzameld, is het misschien tijd om ze met de client te delen. Als je een samenwerkingstool voor whiteboards gebruikt, kun je je canvas tijdens de eerste vergadering presenteren om je ontwerpen goed en effectief over te brengen.
Je eerste vergadering is cruciaal. Het is de manier waarop projectmanagers de verwachtingen kunnen instellen voor voortdurende communicatie als het gaat om de toon, frequentie en kanalen tussen het team en de client.
Het is ook de eerste kans voor de client om feedback te geven en de eerste kans voor het team om deze feedback toe te passen - twee factoren die een cruciale rol zullen spelen in jullie toekomstige relatie. De client heeft misschien al een visie in gedachten voor het eindproduct.
Nu is het aan de ontwerpleiders om de hulpmiddelen te gebruiken die voor hen liggen (d.w.z. het verzoek, de briefing en de eerste ideeën) om te vragen dat concept vast te stellen en tot leven te brengen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/doc-public-sharing.gif ClickUp Documenten delen met een openbare of privé link /$$$img/
Deel uw ontwerpopdracht openbaar of privé via een eenvoudige koppeling in ClickUp Docs
Bovendien is het belangrijk dat de hoeveelheid werk die nodig is om de aanvraag te voltooien, overeenkomt met het budget en de verwachtingen van uw client. Dit kan wat aanpassingen vereisen om beide partijen tevreden te stellen.
Als je echter al in een vroeg stadium duidelijke professionele grenzen instelt, zorg je ervoor dat leden en clients op één lijn zitten over wat Voltooid kan worden met de beschikbare middelen. En als je team en belanghebbenden het eens zijn, is het tijd om een project abonnement te maken!
Fase 2: Project abonnementen en voorbereidingen
Een grondige fase in de planning stelt uw team in staat om het project tot een succes te maken. Hier kunt u uw ontwerpconcept beoordelen op mogelijke knelpunten of tegenslagen, en u goed voorbereiden voordat u verder gaat.
Deze informatie is essentieel voor de constructie van uw ontwerp stappenplan voor projecten en uiteindelijke lijst met taken! En dan hebben we het over elke taak die bij het project komt kijken, niet alleen de taken die alleen betrekking hebben op het ontwerp. Een gedetailleerde hoofdlijst van je belangrijkste taken onthult aanvullende informatie zoals afhankelijkheid van taken en geeft informatie over toekomstige deadlines.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/timeline-view-1400x928.png tijdlijn weergave 3.0 /%img/
De tijdlijn weergave in ClickUp geeft een overzicht van uw middelen en taken
Van daaruit kunt u beginnen met het plannen van vergaderingen, het evalueren van uw middelen en het instellen van een ruw tijdschema tijdlijn van het project . Op dit punt begint je stappenplan al vorm te krijgen en binnenkort ben je klaar om je project van het whiteboard te halen!
Met je high-level projectplan kun je je richten op de details om de mijlpalen en belangrijkste deadlines van je project te identificeren en beginnen met het toewijzen van taken om je workflows te bouwen! Zodra je taken zijn toegewezen, mijlpalen zijn ingesteld en deadlines zijn gecreëerd, ben je klaar om naar de volgende fase te gaan.
PRO TIP Als u Whiteboards in ClickUp gebruikt, kunt u eenvoudig vormen van uw bord omzetten in uitvoerbare Taken en binnen enkele seconden beginnen met het uitvoeren van uw werkstroom. Functies zoals meerdere toegewezen personen volgers, toegewezen commentaar en aangepaste statussen voor taken zorgen vanaf het begin voor meer zichtbaarheid in de voortgang van uw taken en houden de leden op de hoogte naarmate het project vordert.
Fase 3: Uw abonnement in gang zetten
Tijd voor het spannende gedeelte - je bent klaar om uit te voeren! Op dit punt zul je staan te popelen om gewoon aan de slag te gaan. En een goed abonnement maakt dat een stuk gemakkelijker.
Je stappenplan is in wezen de blauwdruk voor het project, maar als het team ermee aan de slag gaat, worden weergaven van projecten zoals Gantt grafieken , Kanban-borden en kalenders helpen managers om tijdlijnen in real-time en vanaf elk niveau te overzien. Ze kunnen je ook helpen om te anticiperen op belangrijke gebeurtenissen in een project, zoals mijlpalen en komende vergaderingen met belanghebbenden!
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/drag-and-drop-a-task-on-a-gantt-chart-in-clickup.gif Gantt grafiek in ClickUp /%img/
Gebruik de weergave Gantt-diagram in ClickUp om taken in te plannen de voortgang van projecten bijhouden, deadlines beheren en knelpunten oplossen.
Zorg ervoor dat je consequent contact houdt met je clients en voldoende vergaderingen met het team en externe belanghebbenden om iedereen op de hoogte te houden van belangrijke veranderingen. Regelmatige check-ins met het team mogen niet ten koste gaan van belangrijke ontwerptijd, maar een wekelijks blok van 10 minuten om contact te houden geeft je gemoedsrust bij de rapportage aan belanghebbenden.
Fase 4: Bijhouden
Naarmate uw project vordert, zult u minstens één grote feedbackronde van uw client krijgen. Idealiter hebben uw check-ins onderweg ervoor gezorgd dat er geen grote verrassingen zijn en dat de bewerkingen klein zijn! Maar het is nog steeds cruciaal dat je uit voorzorg genoeg tijd vrijmaakt voor goede revisies.
Hoewel het idee van feedback en meerdere iteraties kan aanvoelen als een grijs gebied in je planning, zijn er een heleboel manieren om bij te blijven en op schema te blijven als de deadline nadert:
- Taken automatiseren om je team te verlossen van druk werk
- Een gedeelde ontwerpmap bij de hand houden om te verwijzen naar eerder werk, huidige ontwerpen bij te houden en in het algemeen uw belangrijke werk bij elkaar te houden
- Een gestandaardiseerde methode creëren voor het benoemen en exporteren van je werk, zodat je nooit tijd verliest met het zoeken naar assets
PRO TIP ClickUp Dashboards geven managers een aanpasbare weergave in vogelvlucht van de gezondheid van hun project om topprestaties te garanderen. Je kunt de voortgang naar voltooiing volgen aan de hand van het aantal bereikte mijlpalen, de tijd berekenen die aan taken is besteed, de werklast van je team bekijken en nog veel meer! Je zult dus nooit verrast worden door de planning van je project.
Fase 5: Project afsluiten en reflecteren
Het project loopt dan wel ten einde, maar het is nog lang niet voorbij! Vooral als het gaat om relaties met de client.
In deze fase draagt u het goedgekeurde project over aan de klant deliverables voor de laatste keer aan je client of belanghebbenden en ervoor zorgen dat je van boven tot onder aan hun verwachtingen hebt voldaan. Als projectmanager is dit ook het moment om te controleren of elke Taak als Voltooid is gemarkeerd en of de interne kopieën of je assets de juiste naam en categorie hebben.
De laatste fase van je projectmanagementproces kun je gebruiken om contact te leggen met je client en na te denken over de algehele ervaring. Gebruik dit als een kans om te leren van mislukkingen.
was er een onderdeel van uw ontwerpproces dat niet volgens abonnement verliep?
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Project-Retrospective-Template.png ClickUp project retrospectief sjabloon /%img/
Dit sjabloon voor projectterugblik evalueert het algehele succes of falen van het project en identificeert verbeteringen om toekomstige fouten te voorkomen
Neem de tijd om te overwegen wat goed werkte en, simpel gezegd, wat gewoon niet werkte. Maak het proces nog eenvoudiger voor je project team met de ClickUp Project Terugblik Sjabloon . Zo voorkomt u dat u dezelfde fouten herhaalt en wordt u uiteindelijk een betere projectmanager.
Plus, je client zal het waarderen - en in de toekomst waarschijnlijk weer bij je team aankloppen voor andere ontwerpprojecten!
10 tips voor projectmanagers van designprojecten
We hebben de elementen voor elke fase van projectmanagement beschreven, maar de best bewaarde geheimen van projectmanagement voor design zitten in de details!
Bekijk voor je volgende kick-off vergadering deze beproefde en echte kneepjes van het vak om je inspanningen nog impactvoller te maken voor het team.
1. Blijf de formulieren voor ontwerpaanvragen herhalen
Als je meer design projecten aanneemt, bedenk dan manieren om meteen de juiste informatie uit je clients te peuren. Behandel de basis, maar wees ook specifiek, stel vragen en gebruik feedback van eerdere clients naast je eigen ervaring om je intakeproces te perfectioneren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Conditional-Logic-in-ClickUp-Forms-to-Streamline-Internal-Requests.gif Voorwaardelijke logica in ClickUp formulieren om interne aanvragen te stroomlijnen /$$$img/
Stroomlijn interne verzoeken voor ontwerp- of IT-teams om de exacte informatie te verzamelen die nodig is in uw formulieren Weergave van formulieren in ClickUp maakt dit eenvoudig, gemakkelijk en presentatieklaar met een eenvoudige URL om met clients te delen. Zodra ze klaar zijn, wordt uw Formulier automatisch omgezet in een uitvoerbare Taak in ClickUp, zodat het team geen tijd verliest met herzien, brainstormen en het creëren van uw projectstrategie.
2. Zet het hele team aan boord
Voordat u overweegt de client binnen te halen, moet u ervoor zorgen dat uw hele team verbinding heeft en akkoord is met de uiteindelijke activa. Laat het team het uiteindelijke project intern doornemen om eventuele last-minute problemen te bespreken en de kleine details glad te strijken die het verschil maken voor de client.
3. Definieer duidelijke doelen voor het project
Ongeacht het soort doelen of verwachtingen van het project, tijdens de allereerste vergadering moet je misverstanden en vervelende gesprekken met de client vermijden. De beste manier om dit te doen is door voorbereid te komen met aantekeningen voor de vergadering of gedetailleerde doelen van het project om het gesprek op koers te houden.
4. Vertrouw op uw samenwerkingstools
Silo's zijn de dood voor elk geweldig ontwerpproject. Moedig je team aan om samen te werken en vaak te communiceren. Maar we snappen het - het probleem is meestal dat dingen verloren gaan in e-mail.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Chat-view-Attachment-e1648764955763-1400x925.png Weergave van chatten slaat al uw opmerkingen op in ClickUp /%img/
Weergave van chatten slaat al uw opmerkingen op in ClickUp om snel elk gesprek terug te vinden
Het hoeft niet zo te zijn. Tools zoals Weergave van chatten in ClickUp centraliseert al uw gesprekken over projecten en betrekt elk lid van het team erbij zonder dat externe belanghebbenden alles in de gaten hoeven te houden.
5. Vermijd overcommunicatie
Er is een dunne lijn en die wil je volgen! Te communicatieve managers geven heel snel de indruk van "micromanagement", zelfs als ze het goed bedoelen. Aangepaste statussen geven managers zichtbaarheid in de voortgang van individuele taken en maken dagelijkse check-ins overbodig.
6. Aangepaste velden zijn je vriend
Breng meer informatie in elke oogopslag om te voorkomen dat je door een verzameling taken moet graven om de update te vinden die je zoekt. En als u Aangepaste velden in ClickUp kunt u zelfs factureerbare tijd, aantekeningen, iteraties en updates bijhouden zonder ooit uw Lijst te verlaten.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/simple-formula.gif Formules in aangepaste velden van ClickUp /$$$img/
Vind direct exacte nummers met behulp van eenvoudige of geavanceerde formules in ClickUp Aangepaste velden
U kunt zelfs taken filteren en groeperen op basis van uw aangepaste velden om in enkele seconden door de taken te bladeren en over de hele linie efficiënter te werken.
7. Wees flexibel
Probeer jezelf meer tijd te geven dan je denkt. Deze buffertijd zal het team geruststellen en ervoor zorgen dat projecten op tijd lopen, zelfs als er zich onverwachte uitdagingen voordoen.
8. Respecteer de grenzen van je team
Boek geen vergaderingen buiten de concentratietijd van je team en geef niet toe aan alle last-minute verzoeken van je client voor een extra vergadering. Dit zal je team helpen om een gezonde balans te vinden tussen werk en privé en zal leiden tot een positievere houding ten opzichte van het project.
9. Geef prioriteit aan creativiteit en structuur
Design projectmanagement is een constante evenwichtsoefening! Geef je ontwerpers duidelijke parameters om binnen te werken en zorg ervoor dat ze hun creativiteit op de meest productieve manier gebruiken.
10. Feedback krijgen van het team
Vraag je ontwerpers, net als bij een team retrospective, wat goed ging en wat problemen opleverde, zodat je hun werkervaring kunt verbeteren. Leer hun vaardigheden, werkstijlen, favoriete communicatiekanalen en sterke punten kennen.
Bekijk de 15+ weergaven in ClickUp om uw werkstroom aan te passen aan uw behoeften
ClickUp is de enige tool voor projectmanagement die krachtig genoeg is om al uw werk samen te brengen in één gezamenlijk en dynamisch platform. Met duizenden aanpasbare sjablonen honderden software voor projectmanagement functies en meer dan 1.000 integraties het is ideaal voor elk design team in elke fase van hun projectmanagement proces.
Maak optimaal gebruik van de in dit artikel aangetoonde pro-tips en stroomlijn uw projectmanagementproces wanneer u u aanmeldt voor het Free Forever-abonnement van ClickUp -of uw lijst met functies upgraden voor slechts $7!