Projectafsluiting is een integraal onderdeel van projectmanagement. Het is de laatste fase waarin de deliverables worden getest aan de hand van KPI's en de scope de losse eindjes zijn aan elkaar geknoopt, er is lering uit getrokken, de overdracht is voltooid en een project is afgetekend.
In veel opzichten is projectafsluiting net zo belangrijk als een kick-off vergadering en de omvang van het werk (SOW). Het is iets waar managers tijd voor moeten vrijmaken, om ervoor te zorgen dat projectresultaten zijn Voltooid zoals verwacht en dat het project met succes is uitgevoerd .
In deze post doorlopen we stap voor stap het proces voor het afsluiten van een project en geven we je vijf handige sjablonen die je kunt gebruiken om het proces voor het afsluiten van een project voor je team te stroomlijnen.
Wat is projectafsluiting?
Of een project nu intern is of wordt uitgevoerd door een derde partij, zoals een softwareontwikkelingsbedrijf of een marketingbureau, het moet altijd eindigen met een fase waarin het project wordt afgesloten.
Projectafsluiting is de laatste missiekritische fase in het projectmanagement levenscyclus. Het markeert het einde van een project, de laatste sleutel prestatie-indicator voordat enige deliverables een impact kunnen hebben op een organisatie.
Houd je doelen bij tot de meest essentiële KPI's en krijg automatisch gedetailleerde weergaven van je voortgang
Als het bijvoorbeeld de bedoeling is om nieuwe software voor het beheer van klantrelaties uit te rollen in een onderneming, dan kan dit tijd kosten, vooral als derde partij leveranciers of consultants betrokken zijn.
Het is echter de moeite waard om de nodige tijd te nemen: De meeste projecten (van welke grootte dan ook) lopen een stuk vlotter wanneer er software voor projectmanagement om iedereen bij de Taak te houden, gefocust en op dezelfde pagina.
Waarom is projectafsluiting belangrijk?
Effectieve projectafrondingen kunnen helpen om de cultuur van een team te definiëren. Alles wat een teamlid of projectleider leert van het implementeren en opleveren van een project⏤successen en mislukkingen⏤kan meegenomen worden naar toekomstige projecten.
Het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat documentatie, activa en andere deliverables worden doorgegeven aan een client en worden goedgekeurd. Anders zou de client kunnen zeggen dat een project niet is Voltooid zoals verwacht, vooral als deze activa in het contract waren opgenomen.
Bij het afsluiten van een project moet je een aantal vragen beantwoorden om er zeker van te zijn dat alles is afgerond, zoals:
- Zijn de doelen bereikt?
- Is de client tevreden met de projectdocumentatie en de deliverables?
- Is het project goed Voltooid, op tijd en binnen budget?
- Zijn er lessen te trekken uit eventuele knelpunten of problemen halverwege het proces die nuttig kunnen zijn voor toekomstige teams?
- Zijn senior leiders en managers of andere belanghebbenden tevreden met de resultaten van het project?
- Welk rendement op investering kan worden verwacht, of welk rendement op investering zal de client ervaren na het afsluiten van een project?
- Voor toekomstig gebruik: was het de geïnvesteerde tijd, moeite en geld waard?
- Zijn de belanghebbenden en het personeel die de deliverable zullen gebruiken (bijv. een nieuwe softwareapplicatie) ervan op de hoogte en getraind, nu het is afgeleverd?
Hoe je deze vragen beantwoordt, hangt af van het feit of je een project intern of voor een client oplevert. Elke partij zal dit proces van projectmanagement anders benaderen.
De ClickUp project retrospectief sjabloon evalueert het algehele succes of falen van het project en identificeert verbeteringen om toekomstige fouten te voorkomen
Projectafsluiting is belangrijk omdat het bepaalt of het project een succes of een mislukking was en wat ervan geleerd kan worden. Maar al te vaak worden projecten alleen gemeten op basis van budget- en tijdsnormen.
Er is meer voor succes dan alleen nummers. Voldeden we aan de kwaliteitseisen? _Verpletterden we onze Business doelen? Deze factoren zijn zo belangrijk als je het project een succes wilt maken.
Soorten projectafsluiting
Er zijn verschillende soorten projectafsluiting die kunnen worden geïmplementeerd, afhankelijk van de specifieke omstandigheden en doelstellingen van het project. Hier zijn enkele veel voorkomende soorten:
- Normale afsluiting: Dit is de standaard en meest voorkomende vorm van projectafsluiting, waarbij het project volgens abonnement wordt Voltooid, alle deliverables zijn geproduceerd en alle doelstellingen en doelen zijn bereikt. Het projectteam rondt alle resterende taken af, voert de laatste beoordelingen en goedkeuringen uit en sluit het project formeel af.
- Voortijdige afsluiting: Als je software voor projectmanagement gebruikt, betekent dit dat je elk item kunt aanvinken als Voltooid. Helaas eindigt niet elk project op deze manier. Sommige projecten worden afgesloten voordat ze van de grond komen. Wanneer een project wordt geannuleerd terwijl het op het punt staat te beginnen, staat dit bekend als premature closure.
- Gedeeltelijke afsluiting: Soms wordt een project gedeeltelijk afgesloten als bepaalde onderdelen of fasen met succes zijn voltooid, maar andere nog niet zijn afgerond. Dit type afsluiting maakt een gefaseerde aanpak mogelijk, waarbij de voltooide onderdelen worden afgesloten terwijl het resterende werk doorgaat. Het helpt bij het effectief beheren van afhankelijkheid en het prioriteren van middelen.
- Consolidation Closure: In gevallen waarin meerdere gerelateerde projecten tegelijkertijd worden uitgevoerd, kan een consolidation closure worden uitgevoerd. Dit houdt in dat de output, kennis en middelen van meerdere projecten in één afsluitingsproces worden geconsolideerd. Dit zorgt voor consistentie, kennisoverdracht en efficiënt gebruik van middelen tussen projecten.
- Suspension Closure: Als een project tijdelijk moet worden opgeschort vanwege externe factoren of operationele beperkingen, wordt een suspension closure uitgevoerd. Het project wordt stilgelegd totdat de omstandigheden het weer toelaten. Tijdens de afsluiting documenteert het team de status van het project, de middelen en alle noodzakelijke acties die nodig zijn om het project te hervatten.
- Mislukte afsluiting: Helaas slagen niet alle projecten. Een mislukte afsluiting treedt op wanneer een project niet in staat is om zijn doelstellingen te bereiken of de gewenste resultaten te leveren. In dergelijke gevallen wordt het project afgesloten zonder dat de beoogde doelen zijn bereikt. Het is van cruciaal belang om een grondige analyse uit te voeren van de redenen voor de mislukking, de geleerde lessen te documenteren en te bepalen welke onderdelen kunnen worden gered of welke aanpassingen voor toekomstige projecten mogelijk zijn.
Laten we nu eens kijken welke stappen je moet nemen om een project af te sluiten.
5 stappen om het afsluitingsproces van een project te voltooien
Hier zijn vijf stappen voor projectmanagement teams bij het afsluiten van een project en het verkrijgen van de goedkeuring van clients en belanghebbenden.
1. Taken voltooien
In de laatste fasen van een project moeten de laatste puntjes op de i worden gezet.
De belangrijkste projectresultaten zijn Voltooid, dus zorg ervoor dat kleinere acties en doelen niet over het hoofd worden gezien. Dit kan het volgende inhouden:
- Aanvullende middelen en deliverables
- Documentatie voor het project en, in het geval van softwareleveringen, productgidsen
- Alle trainingen die moeten worden gegeven
- Bestanden en intellectueel eigendom dat een client na voltooiing in eigendom heeft, zijn overgedragen
- Facturen verzonden en betaald
- Alle andere beheerderstaken die nog gedaan moeten worden voordat het project kan worden afgesloten
2. Raadpleeg de reikwijdte of het mandaat van het project om ervoor te zorgen dat de doelen worden gehaald
Nu de losse eindjes aan elkaar zijn geknoopt, is het tijd om terug te kijken naar de oorspronkelijke scope of het mandaat om te beoordelen of de doelen zijn gehaald.
Het succes van een project wordt gemeten aan de hand van talrijke criteria en sleutelprestatie-indicatoren. Op een hoog niveau worden de meeste projecten beoordeeld aan de hand van een handvol kerncriteria:
- Hebben we geleverd wat de client verwachtte?
- Is het project op tijd en binnen het budget afgerond?
- Is de client tevreden met de kwaliteit en kan hij de deliverables goedkeuren?
- Zijn de zakelijke en operationele doelen bereikt?
Als het managementteam en het projectmanagementteam ja kunnen antwoorden op de meeste⏤ idealiter alle⏤van deze vragen, dan is het een succes geweest. Het bereiken van de doelstellingen op één project kan nuttig zijn als je weer met dezelfde organisatie wilt werken aan een nieuw project. 🛠️
Maak gebruik van de Board weergave in de ClickUp Projectmanagement sjabloon met geleerde lessen om de inzichten van uw vorige project te bekijken, te documenteren, bij te houden en te organiseren
Daarom is een performance postmortem- en projectafsluitingsproces is zo waardevol. Je kunt deze tijd gebruiken om de resultaten en lessen met de client en intern te bespreken.
Een projectmanager kan deze informatie ook gebruiken voor een interne 360-graden vergadering, zodat bruikbare lessen kunnen worden toegepast op toekomstige projectdocumenten, workflows en processen.
De leden van het team zullen de feedback en aanwijzingen over de prestaties van het project waarderen, zodat ze het de volgende keer nog beter kunnen doen.
3. Voltooi een debriefing van de client en een interne 360-gradenvergadering om van te leren
Debriefings behoren tot de nuttigste onderdelen van het afsluitingsproces. Een projectmanager moet er tijd maken voor twee: een interne debriefing, ook wel bekend als een 360-graden leerbijeenkomst, en een debriefing en overdrachtsbijeenkomst voor de client.
Streef ernaar om de interne vergadering of persoonlijke sessie te houden voordat je met de client praat. Op die manier zit iedereen in je projectmanagementprocessen op dezelfde pagina.
Als er iets mis is gegaan tijdens de afsluitende fase van het project, is het handig om te weten wie de eigendom van de fouten op zich neemt en hoe de problemen zijn opgelost.
Projectmanagers moeten deze tijd gebruiken om het hele proces met het projectteam door te nemen, van begin tot eind, inclusief de belangrijkste mijlpalen.
Wees tijdens de 360 graden vergadering eerlijk tegen jezelf en het team. Vraag jezelf af:
- Wat ging er fout?
- Wat ging er goed?
- Zijn de middelen van het project effectief gebruikt?
- Hoe succesvol was het team in het afleveren van het project abonnement?
- Wat hebben we geleerd?
- Wat kunnen we de volgende keer beter doen?
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's efficiënter werken
Documenteer de uitkomsten van de interne vergadering zodat je beter voorbereid bent op de debriefing met de client tijdens de afsluitfase van het project.
De meeste clients zullen soortgelijke vragen stellen als hierboven opgesomd. Bovendien zullen ze de output en deliverables willen beoordelen ten opzichte van de scope, oorspronkelijke briefing, doelen en doelstellingen.
Stakeholders en senior leiders die het succes van een project meten, willen er uiteindelijk zeker van zijn dat ze hebben gekregen waar ze voor hebben betaald. Als je grondig wilt zijn, schrijf dit dan allemaal op in een afsluitend projectrapport zodat ze het kunnen vergelijken met het abonnement op het project.
PRO TIP Wat als een project niet precies is verlopen zoals je had gepland? Documenteren wat er is gebeurd en waarom is cruciaal. Log tijdens een project altijd alles wat er gebeurt in je projectmanagement software, noteer vergaderingen en gesprekken en bewaar ook kopieën van e-mails in je platform. Op die manier kunnen clients facturen niet betwisten tijdens het afsluitproces van een project.
4. Zorg ervoor dat de documentatie Voltooid is en dat de overdrachten Klaar zijn
Heb je een abonnement voor de overdracht van een project? Zo ja, dan is het nu tijd om dit abonnement in werking te laten treden als onderdeel van het afsluitproces. Zo niet, dan moet een projectmanager een abonnement afsluiten.
In deze fase van de projectafsluiting is het vaak gewoon een kwestie van ervoor zorgen dat documenten, bestanden en andere activa aan de client worden gegeven zoals verwacht. Voor meer gecompliceerde projectproducten, zoals software en apps, kan de levenscyclus aan het einde van het project het testen, trainen en debuggen omvatten.
Bij het overhandigen van iets, van een website tot software, moet de client weten hoe het werkt. Anders is het alsof je betaalt voor een auto waarmee je niet kunt rijden. Als onderdeel hiervan moet je ervoor zorgen dat je de client alles hebt gegeven wat hij nodig heeft:
- Toegang op beheerdersniveau tot de deliverables van het project
- Documentatie en handleidingen
- Training of trainingsmateriaal
- Intellectueel eigendom en andere activa
- Toegang tot doorlopende ondersteuning indien nodig
Overdrachten zijn nuttig voor het opbouwen van vertrouwen op lange termijn. Het zal gemakkelijker zijn om toekomstige projecten binnen te halen als je weet dat je een project succesvol hebt afgesloten. Een afsluitingsrapport kan nuttig zijn om het volgende project van hetzelfde bedrijf veilig te stellen.
En een soepele overdracht resulteert in tevreden klanten, minder vragen na de afsluiting en de mogelijkheid om werk te behouden. Vink je checklist voor projectafsluiting af in je projectdocumentatietool zodat je weet dat het Klaar is.
5. Bedank alle betrokkenen en ontbind het team van het project
Nu de client tevreden is, het project is Voltooid, de overdracht is gedaan en de projectdocumenten zijn doorgegeven, rest er niets anders dan iedereen te bedanken en het team te ontbinden. 🙌
Zorg er als projectmanager voor dat elk lid van het team weet hoe goed ze hebben gepresteerd. Internaliseer de lessen. Vergeet niet om de proces- en werkstroomwijzigingen te documenteren die je bij toekomstige projecten wilt doorvoeren.
Hetzelfde geldt voor overwinningen, snelkoppelingen of nieuwe tools die zijn uitgeprobeerd. Als je iets hebt gevonden dat helpt om toekomstig werk efficiënter af te leveren, dan kun je alles wat je hebt geleerd opnemen in werkstromen en processen in de toekomst.
Nu kun je de leden van het team opnieuw toewijzen aan andere projecten, taken en clients.
Om projectmanagement gemakkelijker te maken, hebben we deze lijst samengesteld met vijf sjablonen voor projectafsluiting die het opslaan waard zijn.
5 nuttige sjablonen voor projectafsluiting
Sjablonen zijn handig voor tal van projectmanagement scenario's, workflows en processen. Ze zijn vooral waardevol als je ze kunt integreren met projectmanagementsoftware, zoals ClickUp .
1. ClickUp Project afsluitlijst weergave sjabloon
Een lijstweergave versie van de ClickUp projectsluitsjabloon
Gebruik deze eenvoudige ClickUp Project afsluitende lijstweergave sjabloon om alles bij te houden.
Met een bereik van aangepaste velden en statussen kunt u deze sjabloon toevoegen aan ClickUp en er uw aanpak van maken voor eenvoudige projectafsluitingen.
Het is uitgerust met verschillende weergavetypen, zoals Gantt, Board en Tijdlijn. Dus welke manier uw team ook verkiest om tijdlijnen van projecten weer te geven en door te werken, het kan eenvoudig worden geconfigureerd naar uw voorkeuren.
2. ClickUp Projectafsluiting Taak Weergave Sjabloon
Een taakweergave van het afsluitproces van een project met ClickUp-taak
De ClickUp-taak afsluitende project weergave sjabloon is als een eenvoudige project to-do lijst die u kunt gebruiken in ClickUp. Gebruik deze als uw project afsluitende checklist om ervoor te zorgen dat u alle losse eindjes vastlegt.
Voeg het sjabloon toe en geef het hele project (of een reeks subtaken) één item per keer weer op de takenlijst. Vink ze af terwijl je bezig bent, zo simpel is het - afgezien van het werk doen natuurlijk! 👀
3. ClickUp 4Ls Retro Sjabloon
Volg de retro-aanpak van retrospectives met dit 4L sjabloon
Voor degenen die wat expressiever willen zijn met projectafsluitingstaken, is hier de ClickUp 4Ls Retro Sjabloon .
Je team kan vertellen wat ze leuk, leuk, vervelend en leerzaam vonden aan een project. Dit sjabloon voltooit de ruimte om dieper in te gaan op de lessen die een team heeft geleerd.
Het is de moeite waard om de vier "L's" in te vullen, vooral als projecten uitdagender zijn, zodat het team zich begrepen voelt, de projectmanager feedback krijgt en er waardevolle lessen kunnen worden getrokken voor toekomstig werk.
4. ClickUp Feedback Formulier Sjabloon
Verzamel en verbeter feedback van klanten met ons aanpasbare sjabloon voor feedbackformulieren om feedback op één plaats te organiseren voor betere inzichten
De ClickUp feedback formulier sjabloon is handig voor het verzamelen van weergaven van clients wanneer een project is Voltooid en afgetekend. U kunt dit gebruiken voor interne feedback en zelfs voor getuigenissen van clients.
Clients geven meestal feedback tijdens debriefings. Zelfs als het negatief is, is het de moeite waard om het vast te leggen zodat het kan worden geïntegreerd in leerpunten voor de toekomst.
Positieve feedback en getuigenissen zijn nog waardevoller. Publiceer deze online met toestemming van uw client. Verzamel deze feedback met ClickUp's sjabloon voor digitale feedback en neem deze lessen op in uw vertrouwde projectmanagement tool.
5. ClickUp Project Overdracht Sjabloon
Een sjabloon voor de overdracht is essentieel voor het afsluiten van elk project
Moet je een projectoverdracht maar weet niet waar te beginnen?
Maak je geen zorgen als je geen standaardprocedure hebt. We hebben de ClickUp sjabloon voor projectoverdracht .
Zet alle belangrijke details in dit document voor een succesvolle overdracht. Neem essentiële zaken op zoals logins en koppelingen naar mappen, documentatie, trainingshandleidingen en al het andere dat een client na de overdracht nodig zal hebben.
Houd al uw projecten in beweging en voorkom kostbare vertragingen of miscommunicatie. Met ClickUp's sjabloon voor projectoverdracht hebt u een alles-in-één oplossing voor naadloze processen voor elk betrokken teamlid.
Projectafsluitingen stroomlijnen met software voor projectmanagement
Sjablonen en processen zijn waardevolle tijdbesparende organisatorische hulpmiddelen bij het doorlopen van een checklist voor projectafsluiting en actiepunten, zoals:
- Zijn alle Taken Voltooid?
- Zijn alle resultaten en deliverables intern en door de client afgetekend?
- Hebben we een overdracht en eventuele bijbehorende training voor de client gedaan?
- Is het project afgesloten?
- Zijn alle projectafsluitingstaken Klaar en afgetekend door het projectmanagement?
Maar om dit proces voor iedereen soepeler te laten verlopen, heb je productiviteitssoftware nodig om de hele levenscyclus van een project van begin tot eind te beheren. Met productiviteitssoftware wordt het hele team van het project bij de les gehouden en verantwoordelijk gehouden.
Als je ze toegang geeft, kunnen clients ook hun input, ideeën, feedback en middelen geven om ervoor te zorgen dat een project succesvol wordt opgeleverd en afgesloten. Meld u vandaag nog aan voor uw gratis ClickUp account om de hele cyclus van de projectlevenscyclus te verzorgen met één krachtig softwarepakket, waardoor het afsluiten van projecten voor iedereen gemakkelijker wordt.