Wil je de belangrijkste regel weten om tijd te besparen op je werkdag? Vind het wiel niet opnieuw uit. Vertaling: Doe dezelfde taak niet twee keer, ook al wordt de tweede ronde door iemand anders gedaan.
Wanneer projecten worden overgedragen tussen twee of meer mensen (laat staan twee of meer afdelingen), is er altijd een risico op dubbele taken. En dubbele taken hebben geen enkel voordeel.
In plaats daarvan raken beide partijen gefrustreerd omdat hun tijd, talenten en energie ergens anders voor gebruikt hadden kunnen worden. En het projectteam of de projectmanager raakt verdwaald in een wirwar van dubbel werk.
Dus, hoe vermijd je dit?
Simpel: Je zorgt voor de perfecte projectoverdracht tussen partijen, zodat degenen die in de toekomst aan een project werken precies weten wat er in het verleden is voltooid. Om al het bovenstaande te doen, heb je een sjabloon voor projectoverdracht nodig.
Wat is een sjabloon voor projectoverdracht?
In een sjabloon voor projectoverdracht staan alle details van een project of rol zodat het gemakkelijk (zoals de naam al zegt) kan worden overgedragen van de ene partij aan de andere.
Een projectoverdrachtsjabloon schetst de
projectomvang
, te leveren prestaties, deadlines,
processen en procedures
en andere instructies op een gemakkelijk verteerbare manier. Het doel van een checklist voor projectoverdracht is tweeledig:
- Het voorkomt dubbel werk en schetst alle projectdetails die nog gedaan moeten worden of al gedaan zijn om het project af te ronden
- Het bespaart het bedrijf (en je projectmanager) tijd en middelen met een degelijk projectoverdrachtdocument. In plaats van talloze vergaderingen te moeten plannen om het projectoverdrachtsproces te bespreken, kunnen de belangrijkste belanghebbenden gewoon verwijzen naar de projectoverdrachtnotities
Samenwerken bij het detecteren en bewerken, opmerkingen toevoegen en links insluiten in ClickUp Docs
De beste projectoverdrachtdocumenten zijn beknopt, nauwkeurig en samenwerkingsgericht, zodat de overgang soepel kan verlopen. Alle overdrachtsnotities moeten alle projectdetails schetsen, waardoor verwarring tussen partijen en dubbele werklasten worden voorkomen.
Volgens een
, een site die werkzoekenden informeert over de bedrijfscultuur, blijkt dat 50% van de werknemers 1-3 uur per week vergadert en 20% vindt dat die vergaderingen tijdverspilling zijn. Door de juiste sjabloon voor projectoverdracht te kiezen, compleet met alle benodigde informatie, taken en prioriteiten voor een project, verminder je de behoefte aan onnodige vergaderingen.
Hoe kiest u het beste sjabloon voor projectoverdracht?
Een succesvol sjabloon voor projectoverdracht vermindert verwarring, frustratie en verspilling van middelen rond een bepaald project.
Stel uzelf de volgende vragen om het beste sjabloon voor projectoverdracht voor uw organisatie te kiezen:
- Wie gaat de template gebruiken? Wordt deze template gebruikt door één persoon, een afdeling of het managementteam? Inzicht in de belanghebbenden is de sleutel tot het kiezen van de juiste lay-out voor de projecthandoff
- Welke tools heb je nodig? Heb je een kalender nodig met deliverables, een manier om belangrijke documenten bij te voegen, of een manier om de voortgang visueel bij te houden? Inzicht in de tools voor het in kaart brengen van processen die u tot uw beschikking hebt en hoe u ze moet gebruiken, zal u helpen de juiste sjabloon te kiezen
- Welke lay-out is het gemakkelijkst te begrijpen? Hebt u een checklist, tabel, kalender of workflow nodig? Hoewel veel sjablonen meerdere, aanpasbare weergaven bieden, zal weten welke lay-out het meest bruikbaar is ervoor zorgen dat u de meest efficiënte lay-out kiest uitvoering van het project
7 Gratis Project Overdracht Sjablonen voor gemakkelijke Overgang
De juiste sjabloon voor projectoverdracht voorkomt wegblokkades, schetst prioriteiten en
creëert een noodplan
voor nieuwe of bestaande teamleden. Hieronder vindt u zeven sjablonen die u moet proberen voor projectoverdrachten in uw organisatie.
1. ClickUp Projectoverdracht Sjabloon
ClickUp Project Overdracht Sjabloon
Een project overdragen van de ene afdeling aan de andere? Zorg ervoor dat er geen gemiste kansen zijn met het gebruik van
ClickUp's Project Overdracht Sjabloon
.
Deze sjabloon voor projectoverdrachtsrapporten kan persoonlijk aan uw bedrijf worden aangepast, met ruimte bovenaan voor uw bedrijfsnaam, logo, slogan en contactgegevens. Om te beginnen schrijf je de projectnaam en de auteur (d.w.z. de persoon die het rapport opstelt), gevolgd door een korte beschrijving van het project.
Daarna gaat de sjabloon in op alle aspecten van het project, om verwarring tussen afdelingen te voorkomen. Het gedeelte "Overdracht deelnemers" biedt ruimte voor een foto, naam en rolbeschrijving van elke medewerker aan het project.
Het gedeelte "Vereisten" biedt een bijzonder handige tijdlijn, waar je een lijst kunt maken van elke taak, de afdeling die verantwoordelijk is voor die taak en de bijbehorende deadline voor alle acties die nodig zijn voordat een overgang kan plaatsvinden. Tot slot kunnen teamleden of een projectmanager in het gedeelte "Overgangstaken" alle voltooide activiteiten voor het project loggen, zodat dubbel werk wordt voorkomen.
2. ClickUp Project Overdracht SOP Sjabloon
ClickUp Project Handover SOP Sjabloon
Laten we de feiten onder ogen zien: De mensen die aan een project worden toegewezen, blijven niet altijd dezelfde. Personeelsverloop hoort nu eenmaal bij het runnen van een bedrijf. Als je nieuwe teamleden in dienst neemt, wil je ze zo snel mogelijk inwerken en bijscholen.
Het gebruik van een sjabloon voor standaard werkprocedures (SOP) zorgt ervoor dat nieuwe werknemers begrijpen wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen binnen een bepaalde rol.
ClickUp's Project Overdracht SOP Sjabloon
biedt duidelijke en consistente richtlijnen zodat alle werknemers een gestandaardiseerde aanpak volgen voor het voltooien van taken, waardoor de kans op fouten afneemt.
Om nieuwe werknemers te helpen bij het begrijpen van hun rol en verantwoordelijkheden, vult u het gedeelte "Toepassingsgebied" in met verschillende aspecten van de aan hen toegewezen taken. Schets vervolgens de gestandaardiseerde processen in het gedeelte "Procedure", compleet met genummerde stappen en afbeeldingen (indien nuttig voor het projectteam).
Geef collega's ten slotte de hulpmiddelen die ze nodig hebben om succesvol te zijn door te linken naar noodzakelijke bronnen (zoals mappen, taken en/of bestanden) en door een sectie met veelgestelde vragen (FAQ) in te vullen.
3. ClickUp Verandering van dienst sjabloon
ClickUp sjabloon voor verslag van ploegwissel
Als je leiding geeft aan een groep werknemers die in ploegen werken, kan een sjabloon voor een overdrachtsdocument talloze uren per week besparen. Om te voorkomen dat de productiviteit daalt als de ene dienst eindigt en de andere begint, kun je gebruikmaken van
ClickUp's sjabloon voor shiftwisseling
.
Een overdrachtsplan voor een projectwisseling geeft een gedetailleerd verslag van wat er tijdens de vorige dienst is gebeurd en schetst de prioriteiten voor de komende dienst. Deze sjabloon voor de overdracht kan van onschatbare waarde zijn voor vrijwel elk bedrijf dat op uurbasis werkt, van ziekenhuizen en verpleeghuizen tot coffeeshops en autowasserijen.
Een wisseling van dienst rapport moet worden gebruikt op een dagelijkse basis - neem ons niet kwalijk, een multi-dagelijkse basis - met de datum, begin-en eindtijd van de verschuiving, de locatie, en de leidinggevende ingevuld aan de bovenkant. Indien nodig kan het gedeelte "Personeelsgegevens" worden ingevuld, zodat elk teamlid zijn eigen rapport opstelt.
Vervolgens geeft het gedeelte "Taken en verantwoordelijkheden tijdens de dienst" een gedetailleerd overzicht van alle taken, subtaken, werknemersverantwoordelijkheden en de status van elke taak, zodat elke collega weet wat zijn topprioriteiten zijn wanneer hij inklokt. Gebruik tot slot het gedeelte "Uitdagingen en aanbevelingen" om eventuele obstakels voor de taken van die dag te bespreken.
4. ClickUp Wijzigingsbeheerplan Sjabloon
ClickUp sjabloon voor wijzigingsplan
Een goede manager zorgt ervoor dat de hele organisatie efficiënter draait - door taken toe te wijzen, verantwoordelijkheden te delegeren en prioriteiten te stellen voor de rest van het team. Bedrijfsleiders houden toezicht op alle aspecten van verandermanagement -Aanpassen aan verschuivende prioriteiten, overgangsprojecten en zelfs personeelsverloop.
Bereid managers voor op succes met
ClickUp's sjabloon voor veranderingsplannen
. Het kant-en-klare sjabloon verdeelt de projectovergangen in drie fasen (hoewel dit kan worden uitgebreid om bij uw unieke organisatie of projectteam te passen).
In fase 1 identificeren managers welke veranderingen nodig zijn om een projectovergang voor te bereiden. In fase 2 verplaatsen managers het project van de ene afdeling naar de andere, waarbij een communicatieplan, belangrijke gebeurtenissen en een plan voor weerstandsmanagement worden geïdentificeerd. Tot slot verzamelt fase 3 feedback van belanghebbenden, viert overwinningen en identificeert hiaten voor toekomstige overgangen.
Met 100+ vooraf gebouwde automatiseringen om uit te kiezen, deze sjabloon voor wijzigingsbeheer helpt bij het automatisch toewijzen van taken, plaatsen van opmerkingen en verplaatsen van statussen, waardoor kostbare tijd in de werkweek wordt bespaard.
Bovendien stelt de sjabloon managers in staat om elk project on-task te houden met een gemakkelijk te begrijpen kleurgecodeerd systeem, een Tabelweergave met kolommen voor alle relevante informatie en voortgangsbalken voor verschillende stappen.
5. ClickUp Onboarding sjabloon
ClickUp sjabloon voor werknemers
Wanneer u een nieuwe medewerker aanneemt, wilt u dat deze zo snel mogelijk bijdraagt aan bedrijfsprojecten. Helaas kan een gebrek aan planning het inwerkproces met weken (zo niet maanden) vertragen.
Om het inwerkproces te verkorten en de productiviteit van nieuwe medewerkers te verhogen, kunt u het volgende doen
ClickUp's sjabloon voor het inwerken van werknemers
. Deze sjabloon biedt een gedetailleerde workflow vanaf de eerste werkdag van een werknemer. De gespecificeerde lijst splitst het inwerkproces op in wekelijkse prioriteiten, zodat de nieuwe teamleden elke taak kunnen afvinken.
Dit voortgangsrapport voor nieuwe medewerkers kan eenvoudig worden aangepast aan uw bedrijf of afdeling. Overweeg om elke taak uit te breiden door subtaken toe te voegen (bijvoorbeeld: de taak "HR-documenten invullen" bevat subtaken voor gezondheidsvoordelen, 401(k) bijdrage en belastingaftrek). Of voeg bijlagen, handtekeningen van supervisor, deadlines of notities toe om het inwerkproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
6. ClickUp Werknemer Inwerken Gantt Sjabloon
ClickUp Werknemer Onboarding Gantt Sjabloon
Een succesvol inwerkproces is niet alleen afhankelijk van het op de hoogte brengen van de nieuwe medewerker. Het is ook afhankelijk van alle teamleden - zelfs degenen die al jaren voor het bedrijf werken - die samenwerken als één productieve eenheid.
Er is echt een dorp voor nodig om een nieuwe medewerker klaar te stomen voor succes, met medewerkers van HR, juridische en beveiligingsteams die samenwerken. Daarom moet het overdrachtsproces en de algehele kennisoverdracht aan een nieuwe medewerker worden overzien op het niveau van de directeur of het management
ClickUp's sjabloon voor het inwerken van werknemers
komt in het spel.
Deze sjabloon creëert een gestroomlijnd overgangsplan voor nieuwe werknemers op organisatieniveau. Met het Gantt-diagram krijgt elke afdeling (bijv. personeelszaken, juridische zaken, beveiliging en training) een eigen map, met taken die aan elke medewerker zijn gedelegeerd. Elk individu krijgt zijn eigen voortgangsbalk, die een overzicht op hoog niveau biedt van de voltooide projectresultaten. Een personeelsmanager kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het voltooien van achtergrondcontroles, het invullen van een I-9 formulier, het verifiëren van het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemers en het indienen van de benodigde uitkeringsformulieren. Ondertussen is iemand van de beveiligings- of technische afdeling verantwoordelijk voor het instellen van de login van de nieuwe medewerker, zijn tijdregistratieprogramma en zijn keycard-toegang.
Met zo'n gedetailleerd sjabloon tot je beschikking voorkom je dubbel werk terwijl je nieuwe teamleden maximale ondersteuning biedt.
7. ClickUp Werknemer Exit SOP Sjabloon
ClickUp SOP sjabloon voor ontslag werknemer
Project handoffs gebeuren niet alleen wanneer een nieuwe medewerker zich bij uw team voegt. Ze gebeuren ook wanneer iemand je team verlaat.
Met
ClickUp's SOP-sjabloon voor het verlaten van een werknemer
kunt u alle noodzakelijke projectinformatie verzamelen van een werknemer die het bedrijf verlaat, en zo voorkomen dat de productiviteit daalt. Met behulp van de Kalenderweergave kunt u het exitgesprek van de werknemer plannen, terwijl de ClickUp Documenten met deze functie kunt u al het nodige papierwerk verzamelen, opslaan en beheren.
Deze sjabloon voor opvolgingsplanning zorgt voor een naadloze kennisoverdracht en maakt uiteindelijk een nieuw teamlid klaar voor succes. U kunt de projectstatus voor alle gedelegeerde taken verzamelen, een checklist met belangrijke taken en informatie maken en rollen en verantwoordelijkheden toewijzen aan andere teamleden. Met deze handige sjabloon kunt u het volgende vaststellen projectdoelen voor nieuwe medewerkers en het bedrijf soepel laten draaien.
Voorkom dalingen in productiviteit met een ClickUp Project Overdracht Sjabloon
Een project efficiënt draaiende houden vereist meerdere bewegende delen. Als shifts aflopen, nieuwe mensen worden aangenomen, werknemers vertrekken of het management verandert, wilt u de zaken draaiende houden zonder onderbrekingen.
De juiste sjabloon voor projectoverdracht kan de teamproductiviteit over de afdelingsgrenzen heen stimuleren. Of u nu begint met een van de vele overdrachtsjablonen van ClickUp of vanaf nul begint, u kunt taken en subtaken toewijzen, een kalender met deadlines maken, de voortgang in realtime bijhouden en belangrijke documenten naadloos doorgeven.
Met ClickUp kunt u eenvoudig weergaven, velden, koppen of tekst aanpassen aan de unieke behoeften van uw bedrijf. En met
tot uw beschikking, kunt u elk project effectief beheren.
Klaar om te zien hoe ClickUp uw organisatie efficiënter kan maken?
Probeer het vandaag nog gratis uit
.