Wil je de nummer één regel weten om tijd te besparen op je werkdag? Vind het wiel niet opnieuw uit. Vertaling: Doe dezelfde taak niet twee keer, ook al wordt de tweede ronde door iemand anders voltooid.
Wanneer projecten door twee of meer mensen (laat staan twee of meer afdelingen) worden uitgevoerd, is er altijd een risico op dubbele Taken. En dubbele werklasten leveren geen voordelen op.
In plaats daarvan raken beide partijen gefrustreerd omdat hun tijd, talenten en energie ergens anders voor gebruikt hadden kunnen worden. En het projectteam of de projectmanager raakt verdwaald in een wirwar van dubbel werk.
Dus, hoe doe je dat?
Simpel: Je maakt de perfecte projectoverdracht tussen partijen, zodat degenen die in de toekomst aan een project werken precies weten wat er in het verleden is voltooid. Nog te doen, je hebt een sjabloon voor projectoverdracht nodig.
Wat is een sjabloon voor projectoverdracht?
In een sjabloon voor projectoverdracht staan alle details van een project of rol zodat het gemakkelijk (zoals de naam al zegt) kan worden overgedragen van de ene partij aan de andere.
Een sjabloon voor projectoverdracht beschrijft de projectomvang , te leveren prestaties, deadlines, processen en procedures en andere instructies op een gemakkelijk verteerbare manier. Het doel van een checklist voor projectoverdracht is tweeledig:
- Het voorkomt dubbel werk en geeft een overzicht van alle projectdetails die nog gedaan moeten worden of al gedaan zijn om het project te voltooien
- Het bespaart het bedrijf (en je projectmanager) tijd en middelen met een degelijk projectoverdrachtdocument. In plaats van talloze vergaderingen te moeten plannen om het proces van projectoverdracht te bespreken, kunnen de sleutel belanghebbenden gewoon de aantekeningen van de projectoverdracht raadplegen
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/image17-1400x1027.png Samenwerken en bewerking in ClickUp Docs /%img/
Samenwerken bij detectie en bewerking, toevoegen van opmerkingen en insluiten van koppelingen binnen ClickUp Docs
De beste documenten voor projectoverdracht zijn beknopt, nauwkeurig en samenwerkingsgericht, zodat de overgang soepel kan verlopen. Alle aantekeningen bij de overdracht moeten alle details van het project bevatten, zodat verwarring tussen de partijen en dubbele werklasten worden voorkomen.
Volgens een onderzoek door Zippia , een site die werkzoekenden informeert over de bedrijfscultuur, blijkt dat 50% van de werknemers 1-3 uur per week vergaderingen heeft en 20% vindt dat die vergaderingen tijdverspilling zijn. Door het juiste sjabloon voor projectoverdracht te voltooien, met alle noodzakelijke informatie, taken en prioriteiten voor een project, vermindert u de behoefte aan onnodige vergaderingen.
Hoe kiest u het beste sjabloon voor projectoverdracht?
Een succesvol sjabloon voor projectoverdracht vermindert verwarring, frustratie en verspilling van middelen rond een bepaald project.
Stel uzelf de volgende vragen om het beste sjabloon voor projectoverdracht voor uw organisatie te kiezen:
- Wie gaat de template gebruiken? Wordt deze sjabloon gebruikt door één persoon, een afdeling of het executive team? Inzicht in de belanghebbenden is de sleutel tot het kiezen van de juiste layout voor de project handoff
- Welke tools heb je nodig? Heb je een kalender nodig met deliverables, een manier om belangrijke documenten bij te houden of een manier om de voortgang visueel bij te houden? Inzicht in detools voor het in kaart brengen van processen die u tot uw beschikking hebt en hoe u ze moet gebruiken zal u helpen het juiste sjabloon te kiezen
- Welke layout is het gemakkelijkst te begrijpen? Hebt u een checklist, tabel, kalender of werkstroom nodig? Hoewel veel sjablonen meerdere, aanpasbare weergaven bieden, kunt u de meest efficiënte weergave kiezen als u weet welke lay-out het meest bruikbaar isuitvoering van het project ## 7 Gratis sjablonen voor projectoverdracht voor eenvoudige overgang
Het juiste sjabloon voor projectoverdracht voorkomt wegversperringen bij projecten, schetst prioriteiten en creëert een abonnement voor onvoorziene omstandigheden voor nieuwe of bestaande leden van het team. Hieronder vindt u zeven sjablonen die u moet proberen voor projectoverdrachten in uw organisatie.
1. ClickUp sjabloon voor projectoverdracht
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Project-Handover-Template.png ClickUp Project Overdracht Sjabloon https://clickup.com/templates/project-handover-kkmvq-6148184 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Een project overdragen van de ene afdeling aan de andere? Zorg ervoor dat er geen gemiste kansen zijn met het gebruik van ClickUp's sjabloon voor projectoverdracht .
Dit sjabloon voor projectoverdrachtsrapporten kan persoonlijk aan uw bedrijf worden aangepast, met ruimte bovenaan voor uw bedrijfsnaam, logo, slogan en contactgegevens. Om te beginnen schrijft u de naam van het project en de auteur (d.w.z. de persoon die het rapport opstelt), gevolgd door een korte beschrijving van het project.
Daarna gaat het sjabloon in op alle aspecten van het project, zodat er geen verwarring ontstaat tussen de verschillende afdelingen. Het gedeelte "Deelnemers aan overdracht" biedt ruimte voor een foto, naam en rolbeschrijving van elke medewerker aan het project.
Het gedeelte "Vereisten" biedt een bijzonder handige tijdlijn, waar je een lijst kunt maken van elke taak, de afdeling die verantwoordelijk is voor die taak en de bijbehorende deadline voor alle acties die nodig zijn voordat een overgang kan plaatsvinden. Tot slot kunnen teamleden of een projectmanager in het gedeelte "Overgangstaken" alle voltooide activiteiten voor het project loggen, zodat dubbel werk wordt voorkomen. Dit sjabloon downloaden
2. ClickUp Project Overdracht SOP Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUps-Continual-Improvement-SOP-Template.jpg ClickUp Project Handover SOP Template https://clickup.com/templates/sop/project-handover Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Laten we de feiten onder ogen zien: De mensen die aan een project worden toegewezen, blijven niet altijd hetzelfde. Personeelsverloop hoort nu eenmaal bij het runnen van een business. Als je nieuwe leden in je team aanneemt, wil je ze zo snel mogelijk inwerken en bijscholen.
Het gebruik van een sjabloon voor standaard werkprocedures (SOP) zorgt ervoor dat nieuwe werknemers begrijpen wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen binnen een bepaalde rol. ClickUp's SOP sjabloon voor projectoverdracht biedt duidelijke en consistente richtlijnen zodat alle werknemers een gestandaardiseerde aanpak volgen voor het voltooien van taken, waardoor het risico op fouten afneemt.
Om nieuwe werknemers te helpen bij het begrijpen van hun rol en verantwoordelijkheden, vult u het gedeelte "Toepassingsgebied" in met verschillende aspecten van de hun toegewezen taken. Schets vervolgens de gestandaardiseerde processen in het gedeelte "Procedure", voltooid met genummerde stappen en afbeeldingen (indien nuttig voor het team van het project).
Geef collega's ten slotte de hulpmiddelen die ze nodig hebben om succes te boeken door koppelingen te maken naar de benodigde bronnen (zoals mappen, taken en/of bestanden) en vul een sectie in met veelgestelde vragen (FAQ). Dit sjabloon downloaden
3. ClickUp sjabloon voor ploegwisselrapportage
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Change-of-Shift-Report-Template.jpg ClickUp sjabloon voor verslag van ploegwissel https://clickup.com/templates/change-of-shift-report-kkmvq-6109004 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Als je leiding geeft aan een groep werknemers die in ploegen werken, kan een sjabloon voor een overdrachtsdocument talloze uren per week besparen. Om te voorkomen dat de productiviteit daalt als de ene dienst eindigt en de andere begint, kun je gebruikmaken van ClickUp's sjabloon voor het rapporteren van shiftwisselingen .
Een change of shift project handover abonnement geeft een gedetailleerd account van wat er tijdens de vorige shift is gebeurd en schetst de prioriteiten voor de komende shift. Dit sjabloon kan van onschatbare waarde zijn voor vrijwel elk bedrijf dat op uurbasis werkt, van ziekenhuizen en verpleeghuizen tot coffeeshops en autowasserijen.
Een wisseling van dienst rapport moet worden gebruikt op een dagelijkse basis - neem ons niet kwalijk, een multi-dagelijkse basis - met de datum, begin- en einddatum van de dienst, locatie en supervisor bovenaan ingevuld. Indien nodig kan het gedeelte "Personeelsgegevens" worden ingevuld, zodat elk teamlid zijn eigen rapport opstelt.
Vervolgens geeft het gedeelte "Taken en verantwoordelijkheden tijdens de dienst" een gedetailleerd account van alle taken, subtaken, werknemersverantwoordelijkheden en de status van elke taak, zodat elke collega weet wat zijn topprioriteiten zijn wanneer hij inklokt. Gebruik tot slot het gedeelte "Uitdagingen en aanbevelingen" om eventuele obstakels voor de Taken van die dag te bespreken. Dit sjabloon downloaden
4. ClickUp sjabloon voor wijzigingsbeheer
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Change-Management-Plan-Template.png ClickUp sjabloon voor wijzigingsbeheer https://clickup.com/templates/change-management-simple-plan-t-211271992 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Een goede manager zorgt ervoor dat de hele organisatie efficiënter draait: hij wijst taken toe, delegeert verantwoordelijkheden en stelt prioriteiten voor de rest van het team. Bedrijfsleiders houden toezicht op alle aspecten van verandermanagement -Aanpassen aan verschuivende prioriteiten, overgang van projecten en zelfs personeelsverloop.
Stel managers in op succes met ClickUp's sjabloon voor veranderingsplannen . Het sjabloon uit de doos verdeelt de projectovergangen in drie fasen (hoewel dit kan worden uitgebreid om te passen bij uw unieke organisatie of projectteam).
In fase 1 identificeren managers welke veranderingen nodig zijn om een projectovergang voor te bereiden. In fase 2 verplaatsen managers het project van de ene afdeling naar de andere en identificeren ze een communicatieplan, belangrijke gebeurtenissen en een plan voor projectmanagement. Tot slot verzamelt fase 3 feedback van belanghebbenden, viert overwinningen en identificeert hiaten voor toekomstige overgangen.
Met 100+ vooraf gebouwde automatiseringen om uit te kiezen, deze sjabloon voor wijzigingsbeheer helpt bij het automatisch toewijzen van taken, plaatsen van opmerkingen en verplaatsen van statussen, waardoor kostbare tijd in de werkweek wordt bespaard.
Bovendien stelt het sjabloon managers in staat om elk project on-task te houden met een gemakkelijk te begrijpen systeem met kleurcodes, een Tabel weergave met kolommen voor alle relevante informatie en balken voor de voortgang van de verschillende stappen. Dit sjabloon downloaden
5. ClickUp sjabloon voor onboarding van werknemers
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Employee-Onboarding-Template-by-ClickUp.png ClickUp sjabloon voor onboarding werknemer https://clickup.com/templates/employee-onboarding-t-48349788 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Wanneer u een nieuwe medewerker aanneemt, wilt u dat deze zo snel mogelijk bijdraagt aan projecten van het bedrijf. Helaas kan een gebrek aan abonnement het inwerkproces met weken (zo niet maanden) vertragen.
Om het inwerkproces te verkorten en de productiviteit van nieuwe werknemers te verhogen, kunt u het volgende doen ClickUp's sjabloon voor het inwerken van werknemers . Dit sjabloon biedt een gedetailleerde werkstroom vanaf de eerste werkdag van een werknemer. De gespecificeerde lijst splitst het inwerkproces op in wekelijkse prioriteiten, zodat de nieuwe leden van het team elke taak kunnen afvinken.
Deze voortgangsrapportage voor nieuwe medewerkers kan eenvoudig worden aangepast aan uw bedrijf of afdeling. Overweeg om elke taak uit te breiden door subtaken toe te voegen (bijvoorbeeld: de taak "HR-documenten invullen" bevat subtaken voor gezondheidsvoordelen, 401(k) bijdrage en belastingaftrek). Of voeg bijlagen, handtekeningen van supervisor, deadlines of aantekeningen toe om het inwerkproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dit sjabloon downloaden
6. ClickUp sjabloon voor onboarding werknemer
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Employee-Onboarding-and-Engagement-Survey-template-.png ClickUp Werknemer Onboarding Gantt Sjabloon https://clickup.com/templates/employee-onboarding-t-127240584 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Een succesvol inwerkproces is niet alleen afhankelijk van het op de hoogte brengen van de nieuwe medewerker. Het is ook afhankelijk van het feit of alle leden van het team, zelfs degenen die al jaren voor het bedrijf werken, samenwerken als één productieve eenheid.
Er is echt een dorp voor nodig om een nieuwe medewerker op succes voor te bereiden, waarbij medewerkers van HR-, juridische en veiligheidsteams samenwerken. Daarom moet het overdrachtsproces en de algehele kennisoverdracht aan een nieuwe medewerker worden overzien op het niveau van de directeur of het management, en dat is precies waar ClickUp's sjabloon voor het inwerken van werknemers komt in het spel.
Dit sjabloon creëert een gestroomlijnd overgangsabonnement voor nieuwe werknemers op organisatieniveau. Met de Gantt grafiek krijgt elke afdeling (bijv. personeelszaken, juridische zaken, veiligheid en training) zijn eigen map, met Taken die aan elke werknemer zijn gedelegeerd. Elk individu krijgt zijn eigen balk met voortgang, die een overzicht op hoog niveau biedt van voltooide taken projectresultaten. Een personeelsmanager kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het voltooien van achtergrondcontroles, het invullen van een I-9 formulier, het verifiëren van het ID van de nieuwe werknemer en het invullen van de benodigde formulieren. Ondertussen is iemand van de veiligheids- of technische afdeling verantwoordelijk voor de instelling van de login van de nieuwe werknemer, zijn toepassing voor tijdsregistratie en zijn keycard-toegang.
Met zo'n gedetailleerd sjabloon tot je beschikking voorkom je dubbel werk en ondersteun je nieuwe teamleden maximaal. Dit sjabloon downloaden
7. ClickUp SOP-sjabloon voor het verlaten van een werknemer
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Employee-Exit-SOP-Template.jpg ClickUp SOP sjabloon voor ontslag werknemer https://clickup.com/templates/sop/employee-exit-process Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Project handoffs gebeuren niet alleen wanneer een nieuwe medewerker zich bij uw team voegt. Ze gebeuren ook wanneer iemand je team verlaat.
Met ClickUp's SOP sjabloon voor het verlaten van een werknemer kunt u alle noodzakelijke projectinformatie verzamelen van een werknemer die het bedrijf verlaat, en zo een daling in productiviteit voorkomen. Met behulp van de Weergave kalender kunt u het exitgesprek van de werknemer plannen, terwijl de ClickUp Documenten functie kunt u al het nodige papierwerk verzamelen, opslaan en beheren.
Deze sjabloon voor opvolgingsplanning zorgt voor een naadloze kennisoverdracht en stelt uiteindelijk een nieuw teamlid in op succes. U kunt de status van het project verzamelen voor alle gedelegeerde taken, een checklist maken van de belangrijkste taken en informatie en rollen en verantwoordelijkheden toewijzen aan andere leden van het team. Met dit handige sjabloon kun je het volgende vaststellen doelen voor een project vaststellen voor nieuwe medewerkers en het bedrijf soepel laten draaien. Dit sjabloon downloaden
Productiviteitsdaling voorkomen met een sjabloon voor ClickUp projectoverdracht
Een project efficiënt draaiende houden vereist meerdere bewegende delen. Als shifts aflopen, nieuwe mensen worden aangenomen, werknemers vertrekken of het management verandert, wilt u de zaken draaiende houden zonder onderbrekingen.
Het juiste sjabloon voor projectoverdracht kan de productiviteit van teams over de afdelingsgrenzen heen verhogen. Of u nu begint met een van de vele sjablonen van ClickUp of vanaf nul begint, u kunt taken en subtaken toewijzen, een kalender met deadlines maken, de voortgang in realtime bijhouden en belangrijke documenten naadloos overdragen.
Met ClickUp kunt u eenvoudig weergaven, velden, koppen of tekst aanpassen aan de unieke behoeften van uw bedrijf. En met meer dan 1.000 integraties tot je beschikking, kun je elk project effectief beheren.
Klaar om te zien hoe ClickUp uw organisatie efficiënter kan maken? Probeer het vandaag nog gratis uit .