Als Engagement Manager in het Professional Services team bij ClickUp ik heb veel klanten geholpen bij het succesvol lanceren van ons platform in hun organisatie. Het zal u misschien verbazen dat het opzetten van ClickUp het gemakkelijkste deel van elk project is.
Het planten van een sterke basis met een goed gebouwde Hierarchy en configuratie van zinvolle weergaven is belangrijk! Maar de manier waarop je organisatie verandering ervaart, kan een directe invloed hebben op het succes van elke digitale transformatie.
Veranderingsmanagement gaat over het faciliteren van verandering op individueel niveau door de behoeften van je stakeholders in te schatten en je dienovereenkomstig voor te bereiden op het veranderingsinitiatief.
Waarom verandermanagement een cruciaal aspect van de bedrijfsvoering is
Sommige bedrijfsleiders zouden zich op dit punt kunnen afvragen, waarom de moeite doen? Laten we het veranderingsproces gewoon zo snel mogelijk doorlopen en er het beste van hopen.
Ik ben hier om je te vertellen dat een beetje tijd iedereen door de veranderingsinitiatieven heen zal helpen en tot enorme voordelen zal leiden.
Ten eerste, en misschien wel het belangrijkste, helpt het effectief implementeren van verandermanagement om uw rendement op investering te garanderen. Het zorgt ervoor dat uw mensen snel worden aangenomen, sterk worden gebruikt en het product beheersen voor een succesvolle verandering.
Het vermindert ook de noodzaak om processen te herwerken of te herzien, omdat uw belanghebbenden van begin tot eind zeer betrokken zijn bij het project.
Tot slot kan uw strategie voor verandermanagement helpen bij het behalen van uw doelen en succesmaatregelen die u hebt wanneer u voor het eerst voor ClickUp als product kiest. Het is eigenlijk alleen maar een verzekering om de voordelen van succesvol verandermanagement te realiseren.
Model voor verandermanagement van Kurt Lewin
Het verandermodel van Kurt Lewin ingebouwd in ClickUp Whiteboards
Het verandermanagementmodel van Kurt Lewin gaat ervan uit dat voor elke verandering een organisatie cycli doorloopt van drie stadia:
- Onbevroren: Waar je team zich voorbereidt op verandering en accepteert dat er verandering op komst is. De manier waarop ze normaal dingen doen begint te smelten
- Verandering: Waar de veranderingsinitiatieven echt plaatsvinden
- Refreeze: Waar je de verandering consolideert en overgaat naar business as usual -de verandering op zijn plaats bevriest
Het doel van het implementeren van dit verandermanagementproces is om mensen sneller door de veranderingscurve te loodsen. Uiteindelijk willen bedrijfsleiders de tijd die wordt doorgebracht in flux en de onzekerheid onderaan de veranderingscurve verminderen.
Iedereen doorloopt de veranderingscurve met verschillende snelheden, dus als onderdeel van je planning moet je in je strategische visie rekening houden met al je verschillende soorten belanghebbenden. Hieronder nemen we u mee door elk van de verschillende fasen, zodat u veranderingen kunt beheren en uw processen effectiever kunt doorlopen.
We hebben ook een sjabloon voor verandermanagement samengesteld met vragen voor interviews met belanghebbenden, een plan voor verandermanagement en
.
Fase 1: Ontvriezen
In deze fase van je veranderingsproces draait alles om ontdekken en plannen.
Beoordeel de impact van de verandering
Ten eerste is het belangrijk om de impact van het doorvoeren van de verandering op uw stakeholders te identificeren, of deze nu direct of indirect worden beïnvloed. Bij digitale transformatieprojecten zijn er drie belangrijke soorten verandering:
1. Systeemveranderingen
In het geval van een ClickUp implementatie is het nieuwe systeem ClickUp! Bedenk hoe anders het systeem zal zijn in vergelijking met de huidige staat, want dit kan van invloed zijn op hoeveel en welk type training uw team nodig heeft.
Sjabloon voor opleidingsplan door ClickUp
2. Procesveranderingen
Wanneer je een nieuw systeem lanceert, is het logisch dat de processen of workflows die je team volgt mee veranderen. Produceren Standaard werkprocedures documentatie (in Docs!) kan een geweldige bron zijn voor je team.
Stroomlijn uw HR-processen met de
door ClickUp en Whiteboards
3. Personeelswijzigingen
Dit type verandering is waarschijnlijk degene waar mensen zich het meest zorgen over maken tijdens een digitale transformatie - zal het nieuwe systeem mij vervangen? Het is belangrijk om tijdens het veranderingsmanagement rekening te houden met de impact op je mensen en de verwachtingen duidelijk te communiceren.
Zodra je de gebieden hebt geïdentificeerd waarop je denkt dat je team de meeste impact zal hebben, is het tijd om het hen te vragen! Voer uit interviews met belanghebbenden om de leden van je team te vragen wat hun belangrijkste zorgen zijn en de hiaten in de organisatorische verandering te identificeren om terug te keren naar de status-quo.
Stroomlijn interne verzoeken van uw interne belanghebbenden om precies die informatie te verzamelen die nodig is in uw formulieren
Uw team kan bijvoorbeeld denken dat de veranderingsinitiatieven die naar hun processen komen relatief klein zijn, maar uw inschatting is dat ze groot zijn. Dit betekent dat je tijdens het project moet zorgen voor extra trainingssessies om het team op de hoogte te brengen van hoe ze de verandering moeten managen.
Ook kan uit de interviews naar voren komen dat je mensen zich zorgen maken dat het nieuwe systeem tot ontslagen zal leiden. Dit zou je vertellen dat je een sterke boodschap in je communicatieplan moet opnemen om deze angsten weg te nemen.
Identificeer weerstanden, sceptici en voorstanders
Als u stakeholderinterviews houdt, zult u snel de weerstanden, sceptici en voorstanders kunnen identificeren.
Kampioenen zijn de mensen die al gewonnen zijn voor de verandering en die uw ambassadeurs voor ClickUp zullen zijn. Misschien hebben ze ClickUp al eerder gebruikt of zijn ze gewoon een zeer betrokken persoon in uw team.
Kampioenen moeten worden gebruikt om de rest van het team te motiveren en moeten worden opgenomen in het proces van de implementatie van ClickUp als materiedeskundigen.
Het is waarschijnlijk duidelijk dat Resistenten mensen zijn die erg aarzelen over een veranderingsinitiatief of welke verandering dan ook. Het is belangrijk om deze mensen te erkennen maar te beperken in het verspreiden van negatieve gevoelens zodat het project niet wordt gesaboteerd. Denk aan de negativiteitsbias-negativiteit is luider dan positiviteit.
De laatste categorie mensen zijn de Sceptici. Dit zijn eigenlijk mijn favoriete type mensen om bij een workshop te betrekken als ik requirements aan het verzamelen ben voor de implementatie van ClickUp voor projectmanagement!
Hier heb je de mensen die het meest geïnvesteerd zijn in het resultaat van het project en die de processen in twijfel zullen trekken en dienovereenkomstig zullen veranderen. Zij denken aan de dingen die het management niet doet.
Identificeer de bovenstaande soorten mensen en werk dienovereenkomstig met hen tijdens het projectmanagementproces of het veranderingsinitiatief!
Plan voor de verandering
Nu je al deze informatie hebt verzameld, is het tijd om ermee aan de slag te gaan! Er zijn twee middelen die ik aanbeveel voor elk succesvol project met een strategie voor veranderingsmanagement.
- Procesplan voor verandermanagement
- Communicatieplan
Gelukkig is ClickUp een geweldig hulpmiddel om deze plannen te maken en bij te houden. In onze sjabloon voor verandermanagement staan al voorbeeldplannen die u kunt gebruiken. In uw veranderingsmanagementstrategie wilt u alle activiteiten opnemen die u van plan bent uit te voeren om uw team te helpen ClickUp te accepteren.
Enkele van deze activiteiten kunnen zijn:
- Het opstellen van nieuwe standaard operationele procedures
- Ontwikkelen van trainingsmateriaal
- Testen van gebruikersacceptatie
- Trainingssessies
- Feestelijke lancering
In het communicatieplan stel je taken op voor de geplande communicatie tijdens de verandering. Deze kunnen zijn:
- Eerste aankondiging
- Wekelijkse kantooruren
- Aankondiging lancering
- Bevestigingen na Go-Live
In ons sjabloon staat een aantal conceptteksten die u in veel van deze mededelingen kunt gebruiken. Er zijn een aantal functies in ClickUp die ook kunnen helpen bij het opzetten hiervan!
Taken in meerdere lijsten
Met de functie Taken in meerdere lijsten (TIML) van ClickUp kunnen ontwikkelaars taken verbinden met andere teams in de organisatie
Ik voeg graag al mijn geplande taken uit mijn communicatieplan toe aan het plan voor wijzigingsbeheer, zodat ik een holistisch overzicht van alles heb.
Terugkerende taken
Taken zo instellen dat ze terugkeren per tijd of gebeurtenis in ClickUp
Voor dingen zoals wekelijkse updates en stuurgroepvergaderingen, kunt u de functie terugkerende taken gebruiken om u er gemakkelijk aan te herinneren deze activiteiten te voltooien.
Fase 2: Veranderen
De veranderingsfase vindt plaats wanneer de veranderingen daadwerkelijk plaatsvinden. Dit kan de meest tumultueuze tijd zijn voor je team, maar als je hard hebt gewerkt in de Unfreeze-fase zou je een plan moeten hebben om je door deze tijd heen te helpen.
Je grootste uitdaging in deze periode is om iedereen door de veranderingscurve te loodsen en te voorkomen dat iemand vast komt te zitten. Wees bereid om je plannen aan te passen als er tijdens het project dingen naar boven komen.
Als u het sjabloon voor het feedbackformulier voor werknemers op een andere manier wilt bekijken, kunt u deze bordweergave gebruiken voor eenvoudige drag-and-drop functies
Als u een aantal terugkoppelingsprocessen als je een ClickUp-formulier of een Slack-kanaal hebt, zou je een aantal van deze problemen moeten horen. Je leiderschapsteam is ook belangrijk voor het monitoren van het moreel van je team en het geven van observaties.
Zij zijn ter plaatse bij hun teams en houden de vinger aan de pols van de algemene sfeer. Hieronder volgen enkele redenen waarom mensen kunnen vastlopen tijdens het veranderingsproces en hoe je ze kunt bestrijden:
De reden niet begrijpen
Als iemand niet begrijpt waarom ClickUp of een ander nieuw systeem in uw organisatie wordt geïntroduceerd, zullen ze waarschijnlijk niet betrokken zijn bij het project en het niet snel accepteren. Zorg ervoor dat u tijd besteedt aan het uitleggen van het 'waarom' aan uw team en laat uw voorvechters de waarde van een succesvolle verandering uitdragen.
Angst voor het onbekende
Verandering kan eng zijn!
Voor degenen die bang zijn voor het aanstaande veranderingsinitiatief, verhoog de communicatie en zorg ervoor dat het proces heel transparant is. Betrek je stakeholders bij het verandermanagementproces om die twijfels weg te nemen - en er uiteindelijk voor te zorgen dat alles weer wordt zoals het was.
Zorgen over zelfcompetentie
Bij het leren van een nieuw systeem kunnen mensen zich zorgen maken of ze de technische vaardigheid zullen hebben om het te gaan gebruiken. Zorg ervoor dat er niet alleen trainingssessies zijn gepland voor de lancering, maar ook voor de weken en maanden daarna. Consistentie is cruciaal voor het managen van verandering.
Collegiale druk (negativiteitsbias)
Herinner je je de tegenstanders die we eerder hebben geïdentificeerd? Als de stemmen van je tegenstanders te luid worden, kan dit de rest van het team naar beneden halen bij het managen van verandering. Beperk de verstoringen tot een minimum door te zorgen voor privé feedbackkanalen voor deze mensen via hun managers.
Doel en autoriteit verliezen
Als u de JIRA expert in uw team en plotseling verdwijnt JIRA, dan kan dat die persoon erg nerveus maken over zijn eigen doel en belang in het team. Betrek iedereen met deze zorgen meer bij de uitrol van ClickUp om deze angsten weg te nemen.
Zorgen over eerdere ervaringen
Als uw team al eerder veranderingen heeft meegemaakt in uw organisatie en het veroorzaakte een hoop opschudding en pijn, dan kan uw team nerveus zijn over wat deze volgende verandering kan betekenen. Je zult de problemen uit het verleden willen erkennen en praten over de maatregelen die worden genomen om de lessen uit eerdere projecten te implementeren.
Geloof dat de verandering tijdelijk zal zijn
Als uw organisatie voortdurend veranderingen doormaakt, kunnen mensen denken dat het nieuwe systeem een tijdelijke rage is die uit de mode zal raken. Benadruk de langetermijnplannen voor ClickUp, zodat mensen weten dat het niet alleen maar een nieuwe rage is.
Wees bereid om uw plan aan te passen aan eventuele problemen die zich kunnen voordoen en betrek uw teams er zoveel mogelijk bij wanneer u veranderingen in deze fase beheert. U zult glimlachend aan de andere kant komen!
Fase 3: Bevriezen
De laatste fase draait om het 'bevriezen' van de verandering, zodat ClickUp de nieuwe 'business as usual' wordt. Dit is vaak de meest verwaarloosde fase omdat zodra de lancering heeft plaatsgevonden, het project is afgesloten en iedereen verder gaat met het volgende.
Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk deze fase is voor het aanmoedigen van de adoptie van ClickUp. Je team heeft net een grote transformatie doorgemaakt en er veel moeite in gestoken - het is tijd om dat te erkennen!
Hieronder vindt u enkele van de ondersteunende activiteiten die u zou moeten opnemen. De wereld ligt hier echt aan uw voeten en alleen u weet wat het beste past bij de cultuur van uw organisatie en de algemene bedrijfsstrategie.
Feestelijke start
Om de verandering af te sluiten, kunt u overwegen om een feest te organiseren na de lancering. Dit kan een geweldige manier zijn om uw team te laten weten dat de veranderingsperiode is afgelopen en om de overgang naar ClickUp te versterken.
De viering kan vele vormen aannemen, zoals een lunch voor uw team of een cupcake voor iedereen. Zelfs kortetermijnoverwinningen die meteen worden behaald, zijn geweldig om te promoten wanneer u veranderingen beheert.
Werkplek punten competitie
ClickUp heeft ook een heel handige rapportagewidget beschikbaar in onze Dashboards genaamd Werkruimte Punten . Deze widget kent punten toe aan mensen op basis van het aantal taken waaraan ze werken, voltooide taken en toegevoegde opmerkingen.
De Sprint Velocity Card in ClickUp geeft u een snel overzicht van het voltooide werk en de werkruimtepunten die zijn toegewezen aan de taken in het team
Ik heb een aantal van mijn succesvolle klanten een interne competitie voor hun mensen zien creëren waarbij de persoon met de meeste Workspace Points een cadeaubon ontvangt. Dit implementeren bij de lancering is een meesterzet omdat het mensen aanmoedigt om zich al vroeg in ClickUp te verdiepen en ook al hun huidige werk naar het systeem te migreren.
Evaluatie na livegang
De eenvoudigste manier om erachter te komen of uw mensen de verandering omarmen, is het hen te vragen! Enquêteer iedereen een paar weken na de lancering opnieuw om hun mening over ClickUp, feedback en suggesties voor verbeteringen te horen.
Deze sjabloon voor projectterugblik evalueert het algehele succes of falen van het project en identificeert verbeteringen om toekomstige fouten te voorkomen
Er zijn vaak randgevallen waar we niet aan gedacht hebben tijdens de ontdekkingsfase die hier naar voren komen en die een gevoel van voortdurende verbetering met het product. Je komt er ook achter of er hiaten in de kennis zijn die kunnen worden aangepakt met extra training.
Extra training, kantooruren en lunchen en leren
Als je team je vertelt dat ze extra training nodig hebben, zorg er dan voor! Zelfs als ze het u niet vertellen, is het de moeite waard om extra mogelijkheden te bieden om vragen te stellen en meer te leren.
De meest succesvolle methodes die ik heb gezien zijn zaken als kantooruren waar mensen hun specifieke ClickUp vragen kunnen stellen die anders misschien niet worden behandeld in een trainingssessie.
Bovendien, als u uw ClickUp-kampioenen kunt laten presenteren hoe zij ClickUp gebruiken in vergaderingen en sessies zoals Lunch and Learns, zult u merken dat mensen de tips en trucs oppikken die hun collega's hen geven.
Beloningen en erkenning
Om ervoor te zorgen dat de volledige ervaring van de verandering positief is, beloont u uw voorvechters en materiedeskundigen die hebben bijgedragen aan het project. Er komt heel wat kijken bij een veranderingsinitiatief, dus beloon iedereen dienovereenkomstig.
Wie heeft er baat bij een Change Management Plan?
Organisaties: Verandering is onvermijdelijk in bedrijven. Het is zelfs de enige constante. Voor organisaties is een verandermanagementplan essentieel om soepel door overgangen te navigeren. Het behoedt het bedrijf voor potentiële verstoringen en minimaliseert de verliezen die kunnen worden veroorzaakt door ongecontroleerde aanpassingen. Dit plan kan helpen bij het stimuleren van verbetering, innovatie en groei binnen de organisatie.
- Beheerplan voor technologische veranderingen
- Veranderingsplan operationeel team
- Plan voor organisatorisch wijzigingsbeheer
- Plan voor veranderingsbeheer voor kleine bedrijven
Werknemers: Het zijn niet alleen de organisaties, maar ook de werknemers die veel baat hebben bij een uitgebreid plan voor veranderingsmanagement. De onwennigheid en vrees die gepaard gaan met verandering kunnen vaak leiden tot een daling van het moreel en de productiviteit van het personeel. Met een goed plan voor verandermanagement krijgen werknemers essentiële ondersteuning en begeleiding tijdens de overgang, waardoor de weerstand afneemt en de acceptatie van het nieuwe scenario verbetert.
- Plan voor veranderingsbeheer voor werknemersrelaties
- Winkelpersoneel Plan voor veranderingsmanagement
- Veranderingsplan voor salarisadministratiepersoneel
- Plan voor wijzigingsbeheer voor assemblagemedewerkers
Ga sneller door de veranderingscurve met verandermanagement
Verandermanagement zorgt ervoor dat uw team ongeschonden uit de implementatie van ClickUp komt. Het moedigt ook adoptie aan en zorgt ervoor dat u het snelst mogelijke rendement op uw investering krijgt.
Verwaarloos geen van de drie fases - bevriezen, veranderen en opnieuw bevriezen. Door u op elke fase voor te bereiden, haalt u het meeste uit uw personeel en uit ClickUp.