Als projectmanager weet je hoeveel tijd, moeite en zweetwerk het kost om een project van concept tot voltooiing te beheren. Er is niets mis met een intuïtieve benadering van projectmanagement als je maar een handvol eenvoudige projecten hebt.
Maar als je met meerdere complexe projecten jongleert, zul je echt baat hebben bij een georganiseerde aanpak die een overzicht geeft van je projectfase s. 🤹
De Projectmanagementinstituut (PMI) heeft een projectmanagementproces in vijf stappen ontwikkeld om projectmanagers een kant-en-klare basis te geven voor beter projectmanagement. Als je worstelt met scope creep, rework of algemene projectchaos, zal het volgen van de vijf fasen van projectmanagement je team op de rails houden.
In deze gids leggen we uit wat de vijf fasen zijn en waarom ze zo nuttig zijn. We delen ook praktische tips en hulpmiddelen om je te helpen elke fase van de projectmanagementlevenscyclus onder de knie te krijgen.
Wat zijn de 5 fasen van projectmanagement?
De PMI creëerde de vijfstappenaanpak om projectmanagers een systematisch proces te geven om projecten van A tot Z te brengen. Dit zijn de vijf fasen van de levenscyclus van projectmanagement:
1. Initiatiefase
In deze fase start je het project en zorg je ervoor dat belanghebbenden zich erbij aansluiten door het doel van het project te definiëren en doelen te stellen.
Leg de belangrijkste elementen en belanghebbenden van je project vast met de ClickUp Projecthandvest Sjabloon De initiatiefase mondt meestal uit in een project charter, een document waarin de reikwijdte, de doelen en het risicomanagement van het project worden beschreven, te leveren producten en belanghebbenden. Het doel hier is om een gedeeld begrip van het project op te bouwen, zodat iedereen op één lijn zit.
2. Planningsfase
Je wordt gedetailleerder in de projectplan ningsfase. Hier maak je gedetailleerde plannen voor het uitvoeren, bewaken en controleren van het project. En het is een van de meest essentiële projectmanagementfasen om ervoor te zorgen dat je een raamwerk hebt van begin tot eind.
Verhoog de productiviteit door taken te stroomlijnen en aanpasbare ClickUp Views te gebruiken om alle soorten werk te organiseren en te controleren
U zult met uw team bijeenkomen om te beslissen over tijdschema's, middelen en projectbudget. Het is ook een goed moment om te beslissen over een hulpmiddel voor projectbeheer om u te helpen bij het plannen en beheren van uw Taken, Chats, Documenten, Sjablonen en meer.
3. Uitvoeringsfase
Tijdens de uitvoeringsfase gaat uw projectteam aan de slag en begint u alles te beheren.
Maar dit is geen kans om op je lauweren te rusten-een goede projectmanager controleert regelmatig met zijn team of ze op schema liggen voor tijdlijnen van projecten en het voldoen aan kwaliteitsnormen. Hoe beter je het tijdens de uitvoeringsfase beheert, hoe minder je hoeft te veranderen tijdens de volgende fase.
4. Bewakings- en controlefase
Niet elk project heeft een duidelijke begin- en einddatum. In de vierde fase houd je de voortgang van het project bij en vergelijk je deze met de statistieken in je oorspronkelijke plan.
Verdeel doelen, taken, agile-punten en projectstatussen in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard
Als het project niet op schema ligt, is dit de kans om bij te sturen zodat u toch uw doelen kunt bereiken.
5. Afsluitingsfase
Zodra je team alle taken heeft voltooid, sluit je het project formeel af in je projectmanagementsoftware . Maar laat het niet doodgaan - plan een post-mortem meeting om te bespreken hoe het project is verlopen en om lessen te trekken voor toekomstige projecten.
Deze fasen van de projectlevenscyclus zijn nuttig omdat ze je de structuur geven om een solide project op te bouwen.
Ze zijn flexibel genoeg om bijna elk project, bedrijf of team te ondersteunen, dus je kunt je eigen flair toevoegen en deze projectmanagementmethodologie je eigen maken. ✨
Voordelen van het volgen van projectfasen
Projecten zonder stevige basis lopen een groter risico op slechte prestaties. In plaats van projecten te benaderen met een laissez-faire houding, omarmt u een gefaseerde aanpak om meetbare verschillen te zien in uw projectprestaties.
Het volgen van deze fasen in de projectlevenscyclus heeft zelfs veel voordelen. 🤩
Duidelijkheid en richting
Een project opdelen in duidelijke fasen maakt het veel minder intimiderend en toegankelijker. Dit zorgt ervoor dat je elk aspect van het project definieert voordat je begint te werken, zodat je team een duidelijke routekaart heeft om te volgen zodat je geen belangrijke details over het hoofd ziet.
Betrokkenheid van belanghebbenden
Mensen haken af als ze denken dat een project niet op hen van toepassing is of als het te ingewikkeld is. Met de fasen van de projectlevenscyclus kunt u uitleggen waarom het project belangrijk is voordat uw team aan het werk gaat. Het garandeert geen betrokkenheid, maar dit projectmanagementproces maakt het veel waarschijnlijker dat mensen hun rol begrijpen en waarom hun werk er toe doet. 🧑🏽💼
Gebruik ClickUp Whiteboards om taken toe te wijzen, personen te taggen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
Door een project in duidelijke fasen aan te pakken, vermindert u ook het overdenken en perfectionisme. Als uw team worstelt met het herwerken van eerdere fasen of scope creep, is een stapsgewijze aanpak perfect om belanghebbenden een beslissing te laten nemen en zich daaraan te houden.
Efficiënt gebruik van hulpbronnen
U hebt beperkte middelen voor dit project, dus maak er optimaal gebruik van. Projectmanagementfasen halen meer waarde uit uw bestaande middelen, of dat nu uw budget, hulpmiddelen of mensen zijn.
ClickUp 3.0 biedt een vereenvoudigde weergave van de werklast van uw hele team of van een individu om het werk in beweging te houden
Het moedigt proactieve planning aan, wat het mogelijk maakt om beter werk in minder tijd te doen met de middelen die u al hebt. ⚒️
Risicobeheer
U identificeert potentiële projectrisico's tijdens het projectinitiatie fase. Dit geeft je team - inclusief de goede mensen van de juridische afdeling en HR - de kans om potentiële aansprakelijkheden aan te pakken voordat ze zich voordoen.
Gefaseerde projecten lopen veel minder kans op te voorkomen problemen, waardoor je toekomstige kopzorgen kunt vermijden en projecten soepeler kunnen verlopen. 🧘
Verbeterde werkoutput
Door een project in fasen op te delen, krijgt u regelmatige controlepunten om het werk van het team te evalueren. U kunt eventuele afwijkingen tussen de projectresultaten en je projectplan, wat je team de tijd geeft om problemen in een vroeg stadium op te lossen.
Beter moreel en verantwoording
Duidelijke fasen in de projectlevenscyclus geven iedereen in uw team duidelijke actiepunten. Ze hoeven zich niet af te vragen wat ze moeten doen en of ze succesvol zijn of niet - alles staat in het projectplan.
Naarmate je mijlpalen voltooit, krijgt het projectteam meer het gevoel dat het iets bereikt heeft, wat het moreel ten goede komt. 🙌
Effectieve communicatie
De gefaseerde aanpak vereist het opstellen van een communicatieplan waarin wordt vastgelegd hoe je communiceert met belanghebbenden en leden van het projectteam. Het houdt iedereen op de hoogte om verwarring en misverstanden te voorkomen.
Betere prestaties na verloop van tijd
Eén succesvol project leidt tot meer succesvolle projecten in de toekomst. Zelfs als dit project niet ging zoals jij of de projectmanager had verwacht, vereist de gefaseerde aanpak dat je nadenkt over wat goed ging en wat je de volgende keer zult veranderen.
Met dit plan voorkom je dat je dezelfde fouten herhaalt en ontwerp je betere projecten in de toekomst. 🎉
5 Projectmanagementfasen in de gehele projectlevenscyclus
Bent u klaar om fasen in uw eigen projecten te implementeren? Bekijk de ClickUp Gefaseerd Project Sjabloon om uw project snel op te splitsen in beheersbare fasen.
Dit sjabloon is een goed begin, maar als u weet hoe u het moet uitvoeren, haalt u nog meer uit elke projectfase in de projectlevenscyclus. Volg deze tips om projecten te stroomlijnen van begin tot eind.
1. Project initiatie
U hebt besloten om een project te starten. Geweldig! Tijdens de projectinitiatiefase zul je:
- De business case voor het project identificeren
- Een haalbaarheidsstudie uitvoeren om er zeker van te zijn dat het project levensvatbaar is
- Een lijst maken van het projectteam, de belanghebbenden en de teamleden die op de hoogte moeten worden gebracht
Plan een startbijeenkomst om alles in gang te zetten. Aan deze vergadering moeten alle teamleden van het projectteam deelnemen, plus relevante belanghebbenden zoals je baas of de CEO.
Tijdens de vergadering stel je het projecthandvest op, waarin de visie en richting voor je project worden beschreven. Het is ook niet nodig om deze vergadering urenlang te plannen.
Organiseer uw project, definieer succescriteria en identificeer potentiële problemen met ClickUp's hypergeorganiseerde sjabloon voor projecthandvesten
De ClickUp Project Charter Sjabloon heeft alles wat u nodig hebt om te beginnen. Definieer projectdoelstellingen, delegeer taken en verduidelijk de communicatie in dit document voordat u het project echt gaat plannen - het zal u later veel werk besparen. ⏲️
Snelle tips:
- Voer een stakeholderanalyse uit om de belangrijkste stakeholders in een vroeg stadium bij je projectteam te betrekken
- Kies duidelijke, haalbareprojectdoelen die aansluiten bij je organisatiedoelen
- Een vaag idee hebben van je projectplanning en budget om de volgende fase te stroomlijnen
2. Projectplanning
Projectplanning klinkt misschien vergelijkbaar met initiatie, maar ze zijn niet hetzelfde. In de initiatiefase rechtvaardig je het project en verzamel je een team van experts. In de projectplanningsfase maak je een projectplan, dat het volgende omvat:
- Beslissen over een tijdlijn voor het project
- Prioriteit geven aan te leveren producten
- De reikwijdte van het project bepalen
- InstellenSMART-doelstellingen* Een work breakdown structure maken, die taken opdeelt in kleinere, beter beheersbare componenten
Dit deel van het projectmanagementproces kan een beetje overweldigend worden, dus het is het beste om alles in projectmanagementsoftware zoals ClickUp te stoppen. Brainstorm uw grote ideeën in een ClickUp Whiteboard en zet ze om in Projecten en taken met slechts één klik.
Voer uw plannen uit door uw sticky notes direct om te zetten in taken met behulp van de sjabloon voor actieplannen in ClickUp Whiteboards
Visualiseer uw projectplannen in Board Weergave (Kanban) of Ganttgrafiekweergave om het projectplan op een hoog niveau te bekijken en alles dienovereenkomstig aan te passen.
Als projectmanager baseer je het hele project op dit plan (geen druk!), dus neem de tijd om een doordacht projectplan te maken dat de uitvoering tot een fluitje van een cent maakt. 💃
Snelle tips:
- Stel duidelijke mijlpalen op met data en meetbare resultaten
- Wijs teamleden, hulpmiddelen en een budget toe aan elke taak
- Ontwikkel een communicatieplan om te delen wie wat wanneer moet weten en hoe ze die informatie krijgen
3. Projectuitvoering
Met het projectplan in de hand moet de projectmanager aan de slag met het maken van de deliverables in de uitvoeringsfase . Als je meer dan twee belanghebbenden hebt (en dat heb je waarschijnlijk), kun je het beste al het werk volgen in je projectmanagementsoftware.
Krijg een holistisch overzicht van projectstatussen en resterende taken in uw team of afdeling met Dashboards in ClickUp 3.0
Volg de voortgang van uw team met real-time ClickUp Dashboards . Stel Dashboards samen voor elk project of bekijk al uw projecten op een hoog niveau. De ClickUp Project Deliverables Sjabloon is ook een enorme tijdsbesparing. Pak deze sjabloon, voeg uw projecttaken toe en controleer automatisch alle statussen vanaf dezelfde plek in slechts een paar minuten.
En het beste van alles is dat deze software voor projectbeheer jou of een speciale projectmanager waarschuwt als er taken of projecten ontsporen. Zo kan er vroegtijdig worden ingegrepen, wat het verschil maakt tussen mislukking en succes. 🏅
Snelle tips:
- Zorg voor een omgeving waarin teamleden met elkaar samenwerken en vrijelijk hun ideeën delen
- Plan regelmatige check-ins voor statusupdates
- Dubbelcheck deliverables op kwaliteit om later grote revisies te voorkomen
4. Projectbewaking en -controle
Zodra de eerste uitvoering is gestart, is het tijd om de voortgang van het project te bewaken. In dit stadium zul je projectcontroles bewaken zoals:
- Kosten
- Risico's
- Tijd
- Reikwijdte
- Middelen
- Kwaliteit
Gedetailleerde KPI-dashboards maken in ClickUp om uw werk te analyseren, visualiseren en prioriteren
Een aanpasbaar ClickUp Dashboard om realtime projectgegevens in één overzichtelijke visual te verzamelen. U ziet alle statistieken en key performance indicators (KPI's) op één plek en kunt in recordtijd beslissingen nemen.
Maar projectprestaties zijn slechts één stukje van de puzzel. 🧩
Je moet ook mensen managen en daarvoor moet je de werkbelasting van je team in de gaten houden. De werknemersmonitoringsoftware van ClickUp geeft u onmiddellijk een overzicht van de werklast van uw team zodat u het werk dienovereenkomstig kunt verdelen. Als u veel mensen managet, kijk dan eens naar Activiteit bekijken om geaggregeerde activiteit per medewerker, activiteit of afdeling te bekijken.
Snelle tips:
- Vergelijk je huidige KPI's met de doelen in je projectplan
- Wees niet bang om je projectplan aan te passen op basis van prestaties en externe veranderingen
- Creëer een feedbacklus waarbij je feedback verzamelt, analyseert en erop reageert om een nog beter product te maken
5. Projectafsluiting
Aan alle goede dingen komt een eind, dus is het tijd voor de projectmanager om de losse eindjes van het project aan elkaar te knopen projectafsluiting fase. Natuurlijk is het afsluiten van projecten in je projectmanagementsoftware een must, maar plan een post-mortem met je team voordat je dat doet.
Post-mortem vergaderingen kijken naar wat er goed ging en wat er beter had gekund. Als je gefaald hebt of iets ging niet zoals je gepland had, maak er dan een notitie van voor het volgende project. Als het project geslaagd is, geef dan in je post-mortem notities aan waarom het geslaagd is, zodat je het voor toekomstige projecten kunt herhalen.
Open een Board-weergave om taken te visualiseren met de ClickUp Project Post-Mortem Sjabloon De ClickUp Post-Mortem Sjabloon geeft u een kant-en-klaar post-mortem document om projecttrends te ontdekken. Verzamel uw projectgegevens in het document, bekijk het met uw team en deel het daarna met iedereen. Zorg ervoor dat je eerdere post-mortem documenten bekijkt voor je volgende project om in de toekomst nog beter werk te leveren. 💪
Snelle tips:
- Organiseer alle post-mortem documenten in een gedeelde ruimte waarprojectbetrokkenen ze kunnen raadplegen-snel het proces met de juistepost-mortem sjablonen* Laat alle resources, inclusief de projectmanager, teamleden en software, vrij van het project zodat ze aan andere projecten kunnen werken
- Erken je team voor hun harde werk
Betere projectworkflows bouwen in ClickUp
Projectfasen stroomlijnen uw werkdag, verbeteren de kwaliteit van het werk van uw team en leiden tot algehele betere prestaties. 🏆
Projectmanagementsoftware is een must-have voor gefaseerd projectmanagement. ClickUp brengt niet alleen al uw Projecten, Taken, Whiteboards, Chats en Documenten onder één dak, maar ondersteunt ook een meer gestructureerde aanpak van projectmanagement.
Bekijk zelf de functies die u een goed gevoel geven: Maak nu uw gratis ClickUp Workspace.