"Goed begonnen is half gedaan."
Aristoteles, een groot filosoof, kende het belang van een sterk begin. Dit tijdloze gezegde is van toepassing op filosofie en elke taak, vooral onze projecten.
Hebben we de nodige middelen voor het project op de juiste manier toegewezen? Hoe gaan we om met eventuele budgetbeperkingen? Hoe stellen we kwaliteitsnormen vast?
Vragen als deze ontstaan vaak als je je project niet goed initieert. Projectinitiatie is de meest cruciale fase van elk project.
Maar of je nu een doorgewinterde projectmanager of een nieuweling bent, de vraag hoe je een project moet beginnen kan je dwarszitten. In dit artikel nemen we je mee door de ABC's van de projectinitiatiefase, samen met stappen voor een effectieve initiatie.
**Wat is projectinitiatie?
Het Project Management Institute verdeelt een PROJECT IN levenscyclus van een project in vijf fasen:
- Initiëren: Het project definiëren en belanghebbenden erbij betrekken
- Planning: Het creëren van doelen en een stappenplan
- Uitvoering: Het project starten
- Prestatie: De prestaties meten met behulp van KPI's
- Afsluiting: Deel de details met belanghebbenden
Dit artikel gaat over projectinitiatie. Zoals de naam al aangeeft, is projectinitiatie de eerste stap van een project. Het omvat het definiëren van het project op een breed niveau, het verkrijgen van goedkeuringen van de belangrijkste belanghebbenden en het leggen van een solide basis voor het project.
Deze fase bepaalt de toekomst van je project - gaat het door of niet? Alleen met de goedkeuring van de belanghebbenden kun je aan het project beginnen. Om die goedkeuring te krijgen, moet je je ideeën, hun haalbaarheid en waarde voor het bedrijf laten zien.
Daarom omvatten de activiteiten in deze fase:
- Definitie van het project: Definiëren van het doel, de doelstellingen en de deliverables
- Project charter: Een project charter ontwikkelen (later meer hierover)
- Definitie van de scope: Definiëren van de scope van het project, beperkingen en aannames
- Risicobeoordeling: Identificeren van potentiële risico's en onzekerheden
- Haalbaarheidsstudie: Inzicht in de haalbaarheid van uw project
- Kosten-batenanalyse : Bepalen of het project waarde heeft voor de business
- Resource planning: Inschatten van de benodigde middelen en ontwikkelen van een voorlopige planning voor het project
- Betrokkenheid van belanghebbenden: Identificeren van en in gesprek gaan met belanghebbenden
- Goedkeuring van het project: Verkrijgen van goedkeuring van de belanghebbenden
- Teamvorming: Het dreamteam formeren dat aan het project gaat werken
Het managen van alle aspecten binnen een beperkte tijd maakt projectmanagement uitdagend. Daarom hebt u tijdens de hele levenscyclus van een project hulpmiddelen nodig om risico's, taken, middelen en prestaties te beheren.
Krijg een holistische weergave van project statussen en resterende taken in uw team of afdeling met Dashboards in ClickUp 3.0 ClickUp's tool voor projectmanagement versnelt het plannen en uitvoeren van projecten, zorgt voor transparantie, houdt uw prioriteiten bij en stelt u in staat om projecten sneller en beter op te leveren.
Projectinitiatie vs. projectplanning
Het is gemakkelijk om de projectinitiatiefase te verwarren met projectplanning. Veel mensen gebruiken initiatie en abonnement door elkaar als ze het over projectmanagement hebben. Het zijn echter twee verschillende termen.
Je weet al wat projectinitiatie inhoudt, dus laten we het hebben over projectplanning. Projectplanning is de tweede fase van projectmanagement. Het omvat het definiëren van specifieke doelstellingen en leverbare prestaties en werken aan de kleinste details van het abonnement. De projectplanning hulpmiddelen die in deze fase worden gebruikt, verschillen ook.
Voor een beter begrip volgt hier het algemene verschil tussen de twee:
Verschil tussen projectinitiatie en projectplanning
Waarom is een sterke projectinitiatiefase belangrijk?
De initiatiefase van een project kan uw project maken of breken. Deze fase is ongelooflijk kritisch, van het verkrijgen van goedkeuring voor het project tot het samenstellen van een team om je visie te realiseren. Laten we eens kijken naar het belang van deze fase.
Klariteit van het doel
Het zorgt voor een duidelijk begrip van de PROJECT doelstellingen van het project doelen en het doel van het project. Dit zorgt ervoor dat alles is afgestemd op de scope van het project, met weinig kans op scope creep.
De belanghebbenden betrekken
Het gaat om het betrekken van uw belanghebbenden en het verkrijgen van hun goedkeuring. Hoe eerder u ze erbij betrekt, hoe groter de kans dat u ze ondersteunt en mogelijke uitdagingen beperkt. Hoe eerder u uw uitvoerende sponsor aan boord krijgt, hoe groter de kans dat het project van start gaat.
De risico's identificeren
In deze fase worden de risico's geïdentificeerd en begrepen. Het is cruciaal voor het abonnement op het project en het minimaliseren van de impact van onzekerheden op het project.
Het afstemmen van de middelen
Het helpt om de middelen op elkaar af te stemmen, inclusief menselijke, financiële en technologische middelen. Juist resource allocatie vermindert de kans op knelpunten in toekomstige fasen. Optimaal resource allocatie zal ervoor zorgen dat uw project soepel en met minimale haperingen verloopt.
Omvang en beperkingen van het project bepalen
Deze fase omvat ook het duidelijk definiëren van de reikwijdte van het project. Samen met het identificeren van beperkingen en veronderstellingen legt dit de basis voor realistische abonnementen en verwachtingen.
Handvest van het project goedkeuren
Het project charter staat gelijk aan het bestaan van het project. Het autoriseert formeel het bestaan van het project. Met dit document krijgt u de bevoegdheid om projectactiviteiten te initiëren.
Communicatie tot stand brengen
Effectieve communicatie is de sleutel tot het succes van elk project. In deze fase worden de meest effectieve communicatiekanalen tussen het team van het project en externe belanghebbenden vastgesteld.
Dit wordt gecontroleerd tijdens de duur van het project (en daarna) projectuitvoering ) om miscommunicatie te voorkomen, het helpt verspilling van tijd en middelen te voorkomen.
Basis voor abonnement
Een solide begin vormt een stevige basis voor de planningsfase van het project. Met een goed uitgevoerde initiatiefase kunt u ervoor zorgen dat de rest van de planning gebaseerd is op nauwkeurige informatie en een grondig begrip van de projectvereisten.
Daarom bepaalt de initiatiefase de richting van je project en de benodigde middelen. Het zorgt ervoor dat alle belanghebbenden en leden van het team op dezelfde pagina zitten wat betreft doelen, reikwijdte, doelstellingen en hoe verder te gaan.
5 stappen naar een effectieve projectinitiatiefase
Nu je het waarom en wanneer van projectinitiatie kent, gaan we verder met het hoe. Hoe zorgen we voor een effectieve projectinitiatiefase? Het antwoord is eenvoudig: met wat finesse, de perfecte tool voor projectmanagement en deze stappen! En vergeet niet de volgende stappen te volgen principes van projectmanagement .
1. Maak een projecthandvest
Organiseer uw project, definieer succescriteria en identificeer potentiële problemen met ClickUp's hypergeorganiseerde sjabloon voor projecthandvesten
Een project charter is een cruciaal document in de levenscyclus van projectmanagement. Het formaliseert uw project en geeft iedereen richting. Het wordt voornamelijk gebruikt om:
- Het project autoriseren
- Laten zien waarom je project nodig is
- Iedereen verantwoordelijk houden voor hun rollen en verantwoordelijkheden
- Dient als basislijn tijdens de gehele levenscyclus van het project
Een project charter verschilt enorm van een business case. Een business case wordt gebruikt voor grotere projecten met meer items, terwijl een project charter gebruikt wordt voor kleinere projecten met minder items.
Inhoud van uw project charter
Dit is wat je moet vermelden bij het opstellen van een project charter:
- Je projectnaam: Voeg je projectnaam toe en maak het zo specifiek mogelijk. Het moet pakkend zijn en de doelen van je project effectief communiceren
- Doel en doel: Vermeld wat het project wil bereiken en waarom het wordt voorgesteld
- Budget: Voeg de geschatte kosten en benodigde middelen toe
- Deliverables: Voeg de deliverables, KPI's en metrics toe
- Risico's: Vermeld de geïdentificeerde doelen en risicobeperkende strategieën
- Scope: Geef de omvang van uw project aan
- Duur: Geef de begin- en eindtijd aan van uw project
- Belanghebbenden: Aan wie rapporteert u? Voeg de gegevens van uw sleutelbelanghebbenden toe
- Rollen en verantwoordelijkheden: Bepaal de rol en verantwoordelijkheid van elk lid van het team in het project
In het kort: waarom, wat en wie: waarom bestaat dit project? Wat is de reikwijdte van het project? En wie gaat er aan het project werken? De beste manier om een allesomvattend projecthandvest op te stellen is het gebruik van een sjabloon voor projecthandvesten .
Methodes om een project charter te maken
Groepeer, filter of verberg taken in ClickUp 3.0 Gantt-grafieken om werkstromen in al uw werk bij te houden en te verbinden
Uw projecthandvest is van cruciaal belang om de belanghebbenden te informeren en te overtuigen. Daarom moet het aantrekkelijk zijn. Gebruik visuals zoals een Gantt grafiek of Tijdlijn weergave om het visueel aantrekkelijk te maken. Op deze manier zullen je belanghebbenden de informatie gemakkelijk kunnen verwerken.
Een ander belangrijk punt is om de belangrijkste leden van je team bij het proces te betrekken. Het Project Management Office of PMO functioneert als een team en groep. Het projectinitiatieproces is een belangrijke stap in de levenscyclus van een project om al in een vroeg stadium de belangrijkste belanghebbenden erbij te betrekken.
Het goede is dat de meeste software voor projectmanagement functies heeft die samenwerking en visuals bieden. Je hoeft dus niet alles handmatig te doen.
Projectmanagers gebruiken ClickUp's sjabloon voor projecthandvesten om een overzicht te krijgen van hun doelen en doelstellingen uitgebreid. Het biedt een gebruiksvriendelijke checklist voor het bijhouden van de voortgang en flexibele deelopties voor documenten met belanghebbenden. Het enige wat u hoeft te doen is u aanmelden voor ClickUp, de sjabloon toevoegen en leden uitnodigen voor uw werkruimte om de samenwerking te beginnen.
2. Identificeer uw sleutelgroepen
De volgende stap bij het initiëren van een project is het vinden van de belangrijkste belanghebbenden die uw projecthandvest zullen ondertekenen. Het Project Management Institute definieert belanghebbenden als mensen die het project beïnvloeden of door het project worden beïnvloed, zoals uitvoerende leiders, sponsors, enz.
Zij verschaffen middelen en goedkeuring voor het project. En hun tevredenheid is een belangrijke factor voor het succes van het project.
Er zijn twee soorten belanghebbenden:
- Interne belanghebbenden: Dit zijn meestal mensen uit de organisatie die betrokken zijn bij het project. Hieronder vallen het projectteam, de manager, de sponsor en interne teams
- Externe belanghebbenden: Deze mensen worden beïnvloed door het resultaat van het project, hoewel ze misschien niet direct bij het project betrokken zijn. Bijvoorbeeld externe klanten, onderaannemers, leveranciers en eindgebruikers
Een andere manier om belanghebbenden te identificeren is het uitvoeren van een project stakeholders analyse. Verdeel op basis hiervan je stakeholders in vier groepen:
- Mensen met veel invloed en veel rente
- Mensen met veel invloed en weinig rente
- Mensen met een lage invloed en hoge rente
- Mensen met weinig invloed en weinig rente
Mensen in de eerste groep zijn je belangrijkste belanghebbenden. Met deze mensen aan je zijde heeft je project meer kans op succes, omdat ze helpen bij het identificeren van risico's en hun ervaring inbrengen in de tabel. En vergeet niet om een register van belanghebbenden aan te leggen. Dit zal je helpen om de frequentie en de manier van communiceren met hen af te stemmen.
Breng teamcommunicatie samen in één ruimte met ClickUp Chat en deel updates, koppel bronnen en werk moeiteloos samen
Een ander cruciaal onderdeel van deze stap is het bepalen van de communicatiemethoden met de belanghebbenden. Dit zal ook van pas komen tijdens de communicatie in teams. Kies de juiste communicatie- en samenwerkingstools. Dit omvat eenvoudige tools zoals e-mail, Skype of iets intuïtievers zoals software voor projectmanagement.
3. Presenteer uw project
Nu je de sleutelbetrokkenen hebt gevonden, is de volgende stap bij het initiëren van een project om je project aan hen voor te leggen. Pitchen houdt in dat je je project presenteert en ervoor pleit. Als je dit Klaar doet, krijg je ondersteuning, middelen en steun van mensen die je project kunnen beïnvloeden.
Hier zijn enkele elementen waarmee je rekening moet houden bij het presenteren van je project:
- Creëer een overtuigend verhaal over het project. Communiceer het doel, de doelen en de resultaten op een manier die aansluit bij de prioriteiten en rente van de belanghebbenden
- Identificeer de zorgen, verwachtingen en prioriteiten van de belanghebbenden en pas je pitch aan om deze punten aan te pakken
- Leg duidelijk de waarde van het project uit. Zorg ervoor dat je de voordelen en de positieve impact op de organisatie en de gemeenschap benadrukt
- Ga in op risico's en uitdagingen. Erken ze duidelijk en deel strategieën om ze te beperken
- Maak het verhaal visueel aantrekkelijk. Gebruik grafieken en dia's om een beknopt overzicht van het project te geven
- Maak het interactief en boeiend. Moedig vragen en discussies aan zodat belanghebbenden hun zorgen kunnen uiten en feedback kunnen geven
- Timing is erg belangrijk. Kies daarom een geschikt moment om je project te presenteren. Houd rekening met andere lopende initiatieven en prioriteiten voordat je een stap zet
- Vraag altijd om feedback. Ga in op de zorgen van belanghebbenden en deel indien nodig aanvullende informatie met hen
- En tot slotproject standaardisatie. Met gestandaardiseerde methodologieën worden uw pitches duidelijker, consistenter en beter afgestemd op de doelstellingen van de organisatie
4. Voer een haalbaarheidsstudie uit
De volgende stap bij het initiëren van een project is het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie. Deze studie beoordeelt de haalbaarheid van uw project met de beschikbare middelen. Het bevestigt marktkansen en verzamelt meer informatie voordat u de uiteindelijke beslissing neemt.
In wezen beantwoordt het de volgende vragen:
- Heeft het team van het project de benodigde middelen om dit project te voltooien?
- Zal het project genoeg ROI genereren om het de moeite waard te maken om door te gaan?
Een haalbaarheidsstudie wordt gedaan na de pitching van het project. Je kunt het samen doen met een SWOT-analyse en een risicobeoordeling van het project. Hier volgen de stappen voor het uitvoeren van de studie:
- Voer een voorlopige analyse uit
- Evalueer de financiële haalbaarheid van het project
- Een marktbeoordeling uitvoeren
- Bekijk de gegevens die zijn verzameld door alle soorten haalbaarheidsstudies
- En ten slotte een beslissing nemen
A projectmanagement tool zoals ClickUp helpt u bij het bijhouden van alle noodzakelijke informatie met betrekking tot de haalbaarheidsstudie. Controleer de voortgang in real-time, werk direct en gemakkelijk samen, schakel teamweergave in en stroomlijn het hele proces.
Voordat je een haalbaarheidsstudie uitvoert, moet je nagaan of jouw project dit nodig heeft. Omdat het behoorlijk wat tijd en middelen kost, is het essentieel om dit te bepalen. Meestal hoef je het niet te doen voor kleinere projecten die geen grote langetermijnimpact hebben op je organisatie. Je hoeft het niet opnieuw te doen als je in de afgelopen drie jaar een soortgelijk project of onderzoek hebt gedaan.
5. Vind uw mensen
Met de goedkeuring van de belanghebbenden aan de ene kant en de haalbaarheid van het project aan de andere kant, bent u helemaal klaar om aan uw project te beginnen. Nu moet je alleen nog je droomteam vinden. Een projectteam bestaat uit mensen van verschillende afdelingen, afhankelijk van uw eisen.
Enkele veel voorkomende leden van een team zijn:
- Projectsponsor: De persoon die verantwoordelijk is voor de visie en het bestuur van het project. Ze hebben meestal een hogere rang dan de projectmanager
- Projectmanager:De persoon die het team leidt en aanstuurt, beslissingen neemt, een projectmanagement abonnement opstelt, de voortgang van het project bewaakt en contact onderhoudt met de belanghebbenden
- Teamleider: In grotere teams verschilt een teamleider van een projectmanager. Zij zijn verantwoordelijk voor de verantwoordelijkheden van het teammanagement
- Teamleden: Mensen met de vereiste vaardigheden die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van verschillende Taken
Een projectteam kan ook andere leden hebben, afhankelijk van de behoeften. Uiteindelijk moet je streven naar een functioneel team met de juiste ervaring en vaardigheden. Je kunt nieuwe mensen aannemen of bestaande werknemers herplaatsen.
ClickUp 3.0 biedt een vereenvoudigde weergave van de werklast van uw hele team of van een individu om het werk in beweging te houden
Met een groot team kan het moeilijk zijn om de voortgang van uw teamleden te volgen. U kunt echter de voortgang van elke werknemer volgen met behulp van de status van de teamweergave die beschikbaar is op uw tool voor projectmanagement.
Conclusie
Als eerste stap in projectontwikkeling de initiatiefase heeft een grote invloed op de rest van het project.
De beslissingen tijdens deze fase beïnvloeden de hele levenscyclus van het project, geven vorm aan het traject en bepalen het uiteindelijke succes. Elke stap in dit artikel brengt je dichter bij de beste projectinitiatiefase.
Als je deze stappen volgt, wordt je projectinitiatie slimmer en sterker. En vergeet niet, laat deze energie niet wegvloeien tijdens het project. Zorg voor elk aspect, inclusief de planning van het project, capaciteitsplanning kwaliteitsmanagement en meer, begint en eindigt met dezelfde energie (of beter!).