Eventmarketing levert een geweldige ROI op. 52% van de marketeers schrijft een groot deel van hun deals toe aan gebeurtenissen, en 72% zegt dat deals sneller worden gesloten nadat prospects een gebeurtenis hebben bijgewoond.
Maar een typische strategie voor de marketingstrategie voor gebeurtenissen is nog steeds afhankelijk van handmatige checklists en losstaande tools. Tegen de tijd dat u enquêtes en follow-up-e-mails na de gebeurtenis hebt verzameld, is het moment al voorbij.
Deze gids laat u zien hoe u een AI-aangedreven gebeurtenisfunnel kunt bouwen. En als u een hoge ROI wilt behalen, raden we u aan ClickUp te gebruiken als uw hub voor evenementmarketing en -planning.
We leiden u door alle fasen van de marketing voor gebeurtenissen, laten zien waar veelvoorkomende hiaten zitten en geven u een blauwdruk om deze te dichten.
Wat is een marketingtrechter voor gebeurtenissen?
Een gebeurtenismarketingtrechter is het pad dat uw prospects afleggen om betrokken te raken bij uw gebeurtenissen. Het begint wanneer ze voor het eerst over uw gebeurtenis horen. Het eindigt wanneer ze actie ondernemen: zich registreren, aanwezig zijn of een lead worden. Zie het als een soort kopersreis.
De funnel doet vier belangrijke dingen:
- Focus uw boodschappen zodat bekendheid niet willekeurig is
- Zorg voor een goede volgorde van uw communicatie, zodat interesse wordt omgezet in registraties.
- Coördineert stappen zodat registraties ook daadwerkelijk leiden tot aanwezigheid
- Leg de gegevens vast die u nodig hebt om de ROI aan te tonen.
Wanneer elke fase goed verloopt, creëren gebeurtenissen een pijplijn en relaties. Wanneer dit niet het geval is, lijken uw uitgaven verspild.
Fasen van een traditionele gebeurtenismarketingtrechter
Een standaard gebeurtenismarketingtrechter bestaat uit vier kernfasen:
- Bekendheid (op de radar komen)
- Rente (bezoeken en registraties stimuleren)
- Beslissing (registranten converteren, aanwezigheid bevestigen) en
- Actie (aanwezigheid, betrokkenheid en conversie na de gebeurtenis)
🤝 Vriendelijke herinnering: elke fase vereist andere content, systemen en statistieken. Bekendheid is afhankelijk van een breed bereik en de prestaties van advertenties/campagnes. Interesse is afhankelijk van landingspagina's en e-mailcommunicatie. Beslissingen vereisen een eenvoudige en snelle registratie en herinneringen. En tot slot vereist actie een geweldige ervaring op de website en tijdige follow-up.
Waar handmatige funnels falen
De meeste teams voeren deze fasen nog steeds uit met losstaande tools en handmatige overdrachten. Spreadsheets voor uitnodigingslijsten. Een apart platform voor de kaartverkoop. E-mailtools die niet synchroniseren met uw CRM. En enquêtes na afloop van de gebeurtenis die weken te laat binnenkomen.
Dit leidt tot vier problemen:
- Verloren gegevens: geen enkele bron van waarheid
- Gemiste taken: handmatige herinneringen vallen tussen wal en schip
- Slechte attributie: u kunt gebeurtenissen niet koppelen aan omzet
- Trage follow-up: leads raken koud voordat de verkoopafdeling ze te zien krijgt
Wilt u gebeurtenissen omzetten in inkomstenbronnen? Wij laten u zien hoe u die hiaten kunt dichten met AI.
AI-gebeurtenismarketingtrechter versus traditionele gebeurtenismarketingtrechter
De traditionele marketingtrechter is mogelijk niet voldoende om de ROI van gebeurtenissen te maximaliseren. Hier is waarom u een AI-gestuurde trechter nodig hebt:
| Wat u doet | AI-aangedreven funnel | Traditionele funnel |
| Gegevensbeheer | AI brengt automatisch het gedrag van deelnemers en CRM-gegevens samen. | Gegevens staan in afzonderlijke tools die handmatig moeten worden samengevoegd en opgeschoond. |
| Doelgroepen targeten | AI-modellen voorspellen wie zal converteren en wanneer u hen kunt bereiken. | Teams gebruiken vuistregels en missen signalen |
| Content creëren | Generatieve AI stelt voor elk segment aangepaste e-mails en berichten op. | Generieke e-mails voor iedereen |
| Campagnes uitvoeren | AI verzorgt de outreach, herinneringen en follow-ups. | Zwaar handmatig werk |
| Ervaring ter plaatse | Realtime suggesties op basis van live gegevens | Gedrukte schema's en ad-hocberichten |
| Resultaatmeting + attributie | Modellen koppelen gebeurtenissen snel aan omzet | Onvolledige manier om te bijhouden wat er gebeurt, waardoor geen ROI kan worden aangetoond |
| Snelheid en kosten | Snellere uitvoering met minder mensen | Trage, arbeidsintensieve processen |
Voordelen van het gebruik van AI in funnels voor de marketing van gebeurtenissen
AI lost precies die problemen op die gebeurtenissen duur en moeilijk schaalbaar maken. Dit is wat het oplost:
Betere targeting en hogere conversie in eerdere fases
AI vindt mensen die het meest geneigd zijn om zich te registreren en te converteren, op basis van engagementpatronen. Dat betekent minder verspilde advertenties en betere resultaten met hetzelfde budget.
Automatisering van repetitief werk vrijt het team van tijd voor strategie.
Taken zoals het opstellen van e-mails, het versturen van herinneringen, het doorsturen van aantekeningen ter plaatse en het bijwerken van CRM-records kunnen worden geautomatiseerd met generatieve AI en workflowagenten. Dit vermindert handmatige fouten en versnelt de uitvoering. Uw team kan zich in plaats daarvan concentreren op de strategie.
Snellere, betrouwbaardere ROI-meting
🧠 Leuk weetje: In 2024-2025 gaf 95% van de teams voor gebeurtenissen aan dat een betere focus op ROI en metingen een topprioriteit was.
AI kan registraties, aanwezigheid, betrokkenheid en gedrag na de gebeurtenis samenvoegen tot één attributiemodel. Zo kunt u gebeurtenissen snel koppelen aan de pijplijn en omzet.
Gepersonaliseerde ervaringen ter plaatse verhogen de betrokkenheid
Realtime aanbevelingen verbeteren de tevredenheid. Welke sessies moet iemand bijwonen? Wie moet hij of zij ontmoeten? AI suggereert de beste opties en verandert toevallige bezoekers in bruikbare leads.
Schaal zonder extra personeel aan te nemen
Wanneer AI het zware werk doet – segmentatie, concepten voor content, basiscommunicatie, attributie – kunt u meer gebeurtenissen organiseren zonder extra personeel aan te nemen.
Fasen van een AI-gestuurde marketing voor gebeurtenissen
Laten we eens kijken hoe elke fase van de gebeurtenisfunnel werkt met AI. U krijgt concrete voorbeelden van gebeurtenismarketing te zien die u direct kunt toepassen op uw gebeurtenisplanning.
Fase 1: Bekendheid
Bovenaan de funnel is uw doel een breed bereik en het trekken van aandacht. Maar u kunt niet zomaar overal berichten verspreiden en hopen dat er iets blijft hangen. AI helpt u bij het creëren van content die is geoptimaliseerd voor de bewustwordingsfase.
Gebruik generatieve AI-tools zoals ClickUp Brain om blogposts, socialemediabijdragen of advertentieteksten op te stellen die SEO-geoptimaliseerd zijn voor zoekwoorden die uw publiek gebruikt. ClickUp Brain is 's werelds meest complete AI-assistent voor het werk, gebaseerd op de kennis van uw bedrijf, zodat alle suggesties zijn afgestemd op uw taken.
Ondertussen analyseren AI-tools voor advertentietargeting gedragssignalen (tijdstip van de dag, apparaat, eerder bekeken content) om de juiste boodschap aan de juiste mensen te tonen.
📌 Als voorbeeld kan AI voorspellen welke doelgroepen geïnteresseerd zijn in uw conferentie over AI Sprawl. Vervolgens genereert het verschillende creatieve variaties en plaatst deze in verschillende kanalen voor verdeling. U kunt dit allemaal koppelen aan een tool zoals ClickUp for Marketing Teams.
Fase 2: Rente
Zodra mensen op de hoogte zijn van uw gebeurtenis, moedig hen dan aan om deel te nemen.
Enkele AI-aangedreven opties zijn:
- AI-chatbots op uw pagina voor de gebeurtenis. Ze stellen kwalificerende vragen zoals "Welke track interesseert u het meest?" Ze stellen sessies voor en verzamelen gegevens. Die gegevens worden doorgestuurd naar uw CRM.
- AI-aangedreven landingspagina's. Deze veranderen op basis van het gedrag van bezoekers. Als iemand vorig jaar uw webinar over AI-agenten heeft bijgewoond, krijgt hij of zij gepersonaliseerde content te zien.
- AI-sentimenttools die sociale media en registratiegedrag monitoren. U signaleert vroegtijdig gebrek aan betrokkenheid of grote interesse.
💡 Pro-tip: zet elk chatbotgesprek om in een Taak in ClickUp.
- Koppel uw chatbot of ClickUp-formulier zodat elke nieuwe lead automatisch een taak in uw lijst met gebeurtenissen aanmaakt.
- Gebruik aangepaste velden om details vast te leggen, zoals interesse in sessies, rol of intentiescore.
- Voeg tags toe op basis van wat de chatbot suggereert.
- Stel vervolgens eenvoudige automatiseringen in om leads met een hoge intentie toe te wijzen aan Sales, de eigenaar van de gebeurtenis op de hoogte te stellen of follow-up-taken te triggeren.
Zo blijven leads in beweging.
Fase 3: Overweging
Dit is de fase waarin potentiële klanten beslissen of ze zich willen committeren.
AI speelt hier echt een onderscheidende rol.
Voorspellende leadscoremodellen bestuderen realtime gedrag (bezochte pagina's, interesse in sessies, antwoorden van chatbots) en kennen een waarschijnlijkheid toe om te registreren of deel te nemen.
Uw e-mailautomatiseringsengine kan AI gebruiken om ultrageïnteresseerde nurturing-sequenties te versturen: als iemand op de sessie over 'Trends in de sector' heeft geklikt, stuur dan een korte video-teaser van 60 seconden van uw keynote speaker plus een fragment met 'waarom u erbij wilt zijn'.
Uw team grijpt alleen in wanneer leads warm zijn. Geen verspilde moeite.
Fase 4: Beslissing/conversie
Minimale wrijving en maximale relevantie. Dat is het mantra op het conversiepunt, of het nu gaat om registratie of betaling.
AI maakt dit mogelijk dankzij aanbevelingsengines. Als iemand op zoek is naar 'content over klantensucces', stuurt het systeem de juiste sessie door. Het voegt zelfs een tijdelijke korting toe: 'Registreer u binnen 48 uur voor VIP-toegang'.
Waarom? AI merkt gedrag op dat bijna tot een conversie leidt en voegt automatisch contextuele incentives toe. Zo daalt het aantal afgebroken aankopen.
Fase 5: Na de gebeurtenis/retentie
De funnel eindigt niet bij de gebeurtenis. Retentie, follow-up en communitybuilding bepalen of uw gebeurtenis een pijplijn en langdurige relaties oplevert, of een eenmalige kostenpost wordt.
AI analyseert feedback uit enquêtes. Het detecteert sentiment en markeert risicovolle deelnemers. Terugkerende klachten over 'generieke sessies' worden automatisch doorgestuurd. Deelnemers met een hoge waarde krijgen persoonlijk contact. Ontevreden deelnemers krijgen een verontschuldiging en een aanbod.
AI identificeert ook deelnemers met gedeelde interesses. Vervolgens genereert het netwerkuitnodigingen of discussievragen om de registratie voor gebeurtenissen te stimuleren.
Door al deze fasen samen te voegen, wordt uw gebeurtenisfunnel een samenhangend systeem. U stapt af van handmatige checklists en gaat over op strategische impact.
📮 ClickUp Insight: Slechts 10% van de respondenten van onze enquête maakt regelmatig gebruik van tools voor automatisering en zoekt actief naar nieuwe mogelijkheden om te automatiseren.
Dit benadrukt een belangrijke onbenutte hefboom voor productiviteit: de meeste teams vertrouwen nog steeds op handmatig werk dat gestroomlijnd of geëlimineerd zou kunnen worden.
Met de AI-agents van ClickUp kunt u eenvoudig geautomatiseerde werkstroomen bouwen, zelfs als u nog nooit eerder automatisering hebt gebruikt. Met plug-and-play-sjablonen en op natuurlijke taal gebaseerde commando's wordt het automatiseren van taken toegankelijk voor iedereen in het team!
💫 Echte resultaten: QubicaAMF heeft de tijd voor rapportage met 40% verkort door gebruik te maken van de dynamische dashboards en geautomatiseerde grafieken van ClickUp, waardoor uren handmatig werk zijn omgezet in realtime inzichten.
AI-tools voor promotie en beheer van gebeurtenissen
AI verandert promotie en beheer van gebeurtenissen van een reeks handmatige overdrachten in een georkestreerd systeem.
Veel marketingteams gebruiken al AI-gebeurtenistools zoals Cvent of Bizzabo voor registraties, HubSpot of Marketo voor e-mails en chatbots om vragen te beantwoorden en leads te kwalificeren. Anderen gebruiken analysetools om betrokkenheid en ROI bij te houden.
Het probleem is dat deze tools niet goed met elkaar communiceren. Het werk wordt verdeeld over verschillende platforms en teams verliezen tijd met het verplaatsen van gegevens, wat enorme kosten met zich meebrengt .
AI-gestuurde eventmarketingfunnels opzetten: het evenementenbeheerplatform van ClickUp
Dit is waar ClickUp om de hoek komt kijken. Uw ClickUp-evenementbeheersysteem bestaat uit uw ClickUp-werkruimte + AI-agenten + automatiseringen + formulieren + dashboards. Combineer deze elementen en u krijgt één plek om gebeurtenissen van begin tot eind te plannen, uit te voeren en te meten.
Zo doet u dat:
U begint met het creëren van een speciale ClickUp Space voor uw evenementcampagnes. Dit wordt uw commandocentrum. Het bevat alle evenementgerelateerde takenlijsten, documenten en communicatie.
Elke taak voor uw evenementmarketing wordt een ClickUp-taak (bijvoorbeeld sprekers uitnodigen, posts voor sociale media maken, enz. ). U kunt gerelateerde taken samenvoegen in een ClickUp-lijst. Elk evenement kan zijn eigen lijst hebben om alles overzichtelijk te houden.
U kunt de aangepaste velden van ClickUp gebruiken om essentiële details bij te houden, zoals de datum van de gebeurtenis, de locatie, de eigenaar van de campagne en de prioriteit.
Definieer elke fase van uw evenementmarketingtrechter als een aangepaste status of een aangepast veld in ClickUp, zoals 'Intake', 'Planning', 'Promotie loopt', 'RSVP's verzameld', 'Evenementdag' en 'Follow-up na het evenement'.
Automatisering van campagnebeheer: ClickUp AI en automatiseringen
De kern van de evenementenbeheeroplossing van ClickUp wordt gevormd door de Contextual AI Agents en automatiseringen. Deze nemen repetitieve taken over, zodat uw team zich kan concentreren op werk met een hoge waarde.
Zodra uw trechters klaar zijn, stelt u no-code ClickUp-automatiseringen in om taken op basis van triggers door elke fase van de trechter te leiden.
📌 Bijvoorbeeld:
- Wanneer een ideeformulier voor een gebeurtenis wordt ingediend, maak dan een nieuwe gebeurtenis-taak aan en stel de status in op 'Intake'.
- Wanneer alle subtakens voorafgaand aan de gebeurtenis zijn voltooid, verplaats je de bovenliggende taak automatisch naar 'Promotie bezig'.
- Nadat de datum van de gebeurtenis is verstreken, triggert u een statuswijziging naar 'Follow-up na de gebeurtenis' en wijst u Taaken toe voor het verzamelen van feedback.
De ClickUp AI kan automatisch taken toewijzen op basis van criteria zoals de locatie van de gebeurtenis of het type campagne.
📌 Als uw team bijvoorbeeld gebeurtenissen in meerdere regio's beheert, kunt u automatiseringen instellen zodat taken voor gebeurtenissen in de VS aan één manager worden toegewezen en taken voor gebeurtenissen in het VK aan een andere manager. Op dezelfde manier kan AI deadlines instellen voor elke taak of subtaak. Dit zorgt ervoor dat deadlines altijd zijn afgestemd op uw tijdlijn voor gebeurtenissen.
Bekijk deze video om te zien hoe AI-algoritmen Taakeigenschappen automatisch invullen in ClickUp:
Realtime voortgangsupdates delen: ClickUp AI Fields
Terwijl uw team aan campagnetaken werkt, kan ClickUp's AI Fields direct samenvattingen en actiepunten genereren voor elke subtaak die als 'klaar' is gemarkeerd. Deze samenvattingen worden automatisch toegevoegd aan de bovenliggende taak, waardoor campagne-eigenaren een overzicht krijgen van de voortgang zonder dat ze elk detail hoeven door te spitten.
U kunt ClickUp Brain ook vragen stellen in natuurlijke taal om op de hoogte te blijven van de laatste status.
Teksten opstellen voor promotie van gebeurtenissen: ClickUp Content Maker Agent
De Content Creator Agent van ClickUp kan kant-en-klare teksten genereren voor posts op sociale media, e-mailaankondigingen en landingspagina's, rechtstreeks vanuit uw ClickUp-taaken. Dit betekent dat uw team sneller van idee naar lancering kan gaan, zonder tijd te verspillen aan het blanco-pagina-syndroom.
Dit is een voorbeeldwerkstroom die u kunt gebruiken om uw eigen agent te maken. En nee, u hoeft niet te codeen. U kunt er een bouwen met gewoon Engels:
- Maak een subtaak voor elk promotiekanaal (bijvoorbeeld 'Concept LinkedIn-bericht', 'E-mailcampagne schrijven').
- Stel de status in op 'Planning in uitvoering' om de AI-agent te triggeren, die een eerste versie van de taakbeschrijving zal opstellen.
- Bekijk, voer bewerkingen uit en finaliseer de content met feedback van uw team en markeer de Taak vervolgens als 'Klaar' voor lancering.
💡 Pro-tip: u kunt de prompts/instructies van de AI-agent aanpassen aan uw merkstem of campagnedoelen, zodat elk stukje content authentiek en consistent aanvoelt.
Bekijk deze handige tutorial om uw eerste agent in ClickUp te bouwen:
De prestaties van de funnel bijhouden: ClickUp-dashboards
Met ClickUp Dashboards kunt u elk aspect van uw eventmarketingtrechter visualiseren. Houd statistieken bij zoals het aantal leads, RSVP-percentages, campagnebetrokkenheid en voltooide taken – allemaal op één plek.
- Voeg kaarten toe voor taakstatusen, aangepaste veldwaarden (zoals 'Evenementtype' of 'Leadbron') en tijdsregistratie.
- Gebruik ze om de conversiepercentages van de funnel te visualiseren of de prestaties van meerdere gebeurtenissen te vergelijken.
- Deel dashboards met belanghebbenden voor direct zichtbaarheid in de status van campagnes en de ROI.
💡 Pro-tip: Stel waarschuwingen of notificaties in voor belangrijke statistieken (bijvoorbeeld: "Stuur me een bericht in ClickUp Chat als het aantal aanmeldingen onder de 50% daalt") om proactief te blijven.
Leads en feedback na de gebeurtenis vastleggen: ClickUp formulieren
ClickUp Formulieren zijn een krachtige manier om informatie over deelnemers te verzamelen, RSVP's te beheren en feedback na de gebeurtenis te verzamelen. Het beste deel? Ze kunnen ook geautomatiseerde werkstroomtriggers in uw hele funnel activeren.
Hier volgt een praktische handleiding:
- Maak voor elk evenement een aangepast RSVP-formulier met velden voor gegevens van deelnemers, dieetvoorkeuren en interesses voor sessies.
- Stel automatiseringen in zodat elke nieuwe formulierinzending een follow-uptaak creëert, de leadstatus bijwerkt of een bedank-e-mail triggert.
- Stuur na de gebeurtenis een feedbackformulier naar alle deelnemers.
- Wijs automatisch follow-up-taken toe op basis van reacties (bijvoorbeeld 'Neem contact op met deelnemer voor testimonial' als ze een hoge beoordeling geven aan de gebeurtenis).
💡 Pro-tip: gebruik de rapportage-functies van ClickUp (of vraag het gewoon aan ClickUp Brain) om feedbacktrends te analyseren en verbeterpunten voor toekomstige campagnes te identificeren.
Of u nu één gebeurtenis beheert of een hele kalender met campagnes, de AI-tools van ClickUp bieden u de structuur en flexibiliteit om het allemaal te doen.
Hoe bouw je een AI-gestuurde gebeurtenisfunnel (stap voor stap)
Het bouwen van een AI-gestuurde gebeurtenisfunnel in ClickUp is een eenvoudig maar aanpasbaar proces. Een proces dat u helpt bij het begeleiden van elke gebeurtenis, van het eerste idee tot de analyse na afloop.
Hier is een duidelijke volgorde die u kunt volgen:
Creëer een speciale ruimte voor gebeurtenissen en een basissjabloon
Maak een ruimte met de naam 'Evenementcampagnes'. Voeg een herbruikbare sjabloon voor evenementenbeheer toe in ClickUp met subtaaken voor planning, promoties, logistiek en follow-up na het evenement. Voeg ook aangepaste velden toe (datum van het evenement, budget, eigenaar, leadbron, score van het evenement). Sjablonen voor evenementenplanning besparen tijd en zorgen voor consistentie tussen gebeurtenissen.
De sjabloon voor evenementmarketingplannen van ClickUp biedt u een gestructureerde manier om evenementpromoties te plannen en uit te voeren. Het verdeelt het werk in fasen zoals planning, implementatie en evaluatie, en maakt gebruik van aangepaste velden om budgetten, data en eigenaren bij te houden. Met takenlijsten en kalenderweergaven blijft uw team op één lijn wat betreft verantwoordelijkheden en tijdlijnen. Het is ideaal voor evenementmanagers die een herhaalbaar plan nodig hebben dat elk detail in beeld houdt en op schema blijft.
Breng de funnel in kaart als aangepaste statussen en aangepaste velden.
We hebben deze stap al uitgelegd toen we u kennis lieten maken met het platform voor het beheer van gebeurtenissen van ClickUp.
Hier volgt een korte samenvatting:
Definieer de fasen van de funnel met behulp van de aangepaste statussen van ClickUp. Dit kan er als volgt uitzien: Intake → Planning → Promotie lopend → RSVP's verzameld → Gebeurtenisdag → Na de gebeurtenis.
Breng leadscores, soorten deelnemers en sessie-interesses in kaart als aangepaste velden. Zo worden de gegevens die u nodig hebt voor AI gestructureerd.
Automatiseer intake en triage
Dit is het startpunt voor elke gebeurtenis. U hebt een manier nodig waarop teamleden, klanten of belanghebbenden ideeën voor gebeurtenissen of verzoeken in een gestructureerd format kunnen indienen.
Gebruik ClickUp Forms om een eenvoudig, deelbaar formulier te maken. Voeg velden toe voor de naam van het gebeurtenis, de datum, de locatie, de doelen en alle andere details die u nodig hebt.
Wanneer iemand het formulier indient, maakt ClickUp automatisch een nieuwe taak aan in uw lijst met evenementactiveringen, waardoor alle informatie op één plek wordt vastgelegd.
Organiseer planning en goedkeuringen
Zodra een gebeurtenisaanvraag in het systeem staat, is het tijd om deze te beoordelen, eigenaren toe te wijzen en het plan uit te werken. Bij deze fase zijn vaak meerdere mensen en veel bewegende delen betrokken.
Herhaalbare processen helpen daarbij.
Met ClickUp kunt u sjablonen maken voor veelvoorkomende soorten gebeurtenissen (zoals webinars, conferenties of workshops). Wanneer u een sjabloon toepast, worden automatisch alle benodigde subtaaken, checklists en afhankelijkheden aan uw gebeurtenis-taak toegevoegd.
U kunt ook AI Super Agents instellen om dit zware werk te doen.
📌 Een Event Brief Maker Agent kan bijvoorbeeld automatisch een samenvatting van de belangrijkste details van de gebeurtenis genereren, waardoor de toegewezen eigenaar gemakkelijk op de hoogte kan blijven.
Verspreid het nieuws en genereer leads
Nu is het tijd om uw gebeurtenis te promoten en aanmeldingen te verzamelen. Dit omvat het creëren en plannen van promotionele content, het bouwen van landingspagina's en het bijhouden van reacties.
We hebben u al het voorbeeld laten zien van een Content Creator Agent om te helpen bij promoties. En ClickUp formulieren om RSVP's op één plek vast te leggen en follow-ups te triggeren.
💡 Pro-tip: Stel publiekssignalen en voorspellende scores in voor een hogere ROI van gebeurtenissen. Leg gedragssignalen (antwoorden op formulieren, paginabezoeken, eerdere aanwezigheid) vast in aangepaste velden. Voer ze in een eenvoudige voorspellende leadscore in (bijv. punten voor rol, bedrijfsgrootte, interesse in sessies). Gebruik automatiseringen om leads met een hoge score door te sturen naar Sales of VIP-uitnodigingen te activeren.
Voer het plan uit en laat de show beginnen
Op de dag van de gebeurtenis is coördinatie alles. U moet ervoor zorgen dat iedereen zijn rol kent en dat het schema duidelijk is.
U kunt een Run of Show Agent aanmaken in ClickUp. Deze agent genereert een gedetailleerd schema voor de gebeurtenis, inclusief timing, activiteiten en toegewezen leads.
En wanneer u in realtime met uw team moet communiceren? Gebruik @vermeldingen in ClickUp Chat of maak gebruik van snelle Sync Ups om alles vlot te laten verlopen!
📚 Lees ook: Run of Show-sjablonen
Verzamel feedback en sluit de cirkel
Na de gebeurtenis is het cruciaal om feedback te verzamelen, middelen te delen en leads te koesteren voor toekomstige betrokkenheid.
Trigger een formulier voor na de gebeurtenis wanneer de status verandert in 'Na de gebeurtenis'.
Laat een Event Recap Agent reacties analyseren, sentimenten scoren en follow-up-taken (testimonials, nurture-sequenties, sales outreach) creëren in ClickUp op basis van de regels die u definieert.
U kunt ook een ClickUp-dashboard bouwen met trechterstatistieken: registraties per bron, conversiepercentages tussen fasen, aanwezigheid versus RSVP's en pijplijn toegeschreven aan de gebeurtenis. Bekijk deze na elke gebeurtenis en pas sjablonen aan om de resultaten te verbeteren.
Een andere manier is om het Campaign Tracking-sjabloon van ClickUp te gebruiken om uw e-mail-, sociale media- en gebeurteniscampagnes te coördineren, prestaties te bijhouden en knelpunten vroegtijdig op te sporen. Dit maakt het gemakkelijker om campagnes op elkaar af te stemmen en te optimaliseren voor betere resultaten.
En dat is het stappenplan voor een AI-gestuurde funnel voor gebeurtenissen die uw hele team gemakkelijk kan begrijpen en gebruiken!
Uitdagingen en beperkingen van AI in marketing voor gebeurtenissen
AI is geen tovermiddel. Het helpt wel om personalisatie en automatisering op te schalen. Maar het heeft ook praktische, ethische en technische limieten. Elk evenemententeam moet hier van tevoren rekening mee houden.
Datakwaliteit en -integratie
Dit zijn de achilleshielen. AI-modellen zijn slechts zo goed als de gegevens die erin worden ingevoerd. Versnipperde deelnemersgegevens, inconsistente tags en ontbrekende CRM-velden leiden tot zwakke voorspellingen en verkeerde segmentaties.
👀 Wist u dat? Academische beoordelingen en industrieonderzoek tonen aan dat integratie en rommelige data de belangrijkste oorzaken zijn van slechte AI-resultaten.
Risico op hallucinaties
Nauwkeurigheid is belangrijk voor het vertrouwen in een merk. Generatieve modellen kunnen geweldige teksten opstellen of feedback samenvatten. Maar ze kunnen ook misleidende beweringen produceren. Daarom is menselijke controle onontbeerlijk.
Vooringenomenheid en eerlijkheid
Als historische gegevens scheve patronen weerspiegelen, versterkt AI deze. Door bijvoorbeeld voorrang te geven aan introducties van vergelijkbare profielen, wordt de diversiteit verminderd. Test actief op vooringenomenheid om ethische en juridische risico's te vermijden.
Privacy en toestemming
Personalisatie vereist cross-channel data. Regelgeving zoals de AVG vereist expliciete toestemming voor wat u verzamelt en hoe u dit gebruikt.
Risico van overmatige afhankelijkheid
Verkeerde verwachtingen kunnen schadelijk zijn. AI moet menselijke planners ondersteunen, niet vervangen. Complexe logistiek, beslissingen ter plaatse en relaties met leveranciers vereisen nog steeds menselijk toezicht. Beschouw AI als een assistent die repetitief werk vermindert. Ontwerp werkstroom waarin mensen de uiteindelijke beslissingen nemen.
Praktische voorbeelden van AI-gestuurde gebeurtenisfunnels
Hier zijn enkele voorbeelden van echte bedrijven die AI gebruiken om de resultaten van gebeurtenissen op praktische wijze te verbeteren:
Web Summit: AI Matchmaking
Web Summit is een van 's werelds grootste internationale techconferenties. Het brengt startups, investeerders en leiders van ondernemingen samen.
Web Summit gebruikt AI in zijn gebeurtenisapp om deelnemers, sprekers en investeerders aan elkaar te koppelen. Het systeem bekijkt profielen, interesses en eerdere activiteiten. Vervolgens suggereert het de meest relevante mensen om te ontmoeten. Dit heeft geleid tot tienduizenden één-op-één-vergaderingen. In plaats van willekeurig netwerken, krijgen deelnemers echte zakelijke gesprekken die vaak uitmonden in deals.
Agora: personalisatie van hybride gebeurtenissen
Agora is een realtime engagementplatform dat wordt gebruikt door ontwikkelaars en productteams die live audio- en video-ervaringen bouwen.
Het organiseerde zijn RTE (Real-Time Engagement) 2022-gebeurtenis met behulp van het AI-aangedreven platform van Bizzabo. De gebeurtenis trok ongeveer 2.650 fysieke en virtuele deelnemers. De organisatoren gebruikten analyses en gerichte berichten om beide groepen betrokken te houden. Sessies, herinneringen en follow-ups werden aangepast op basis van gedrag. Dit laat zien hoe AI-aangedreven platforms hybride gebeurtenissen persoonlijker en effectiever maken.
Google: aanbevelingen voor I/O-sessies
Google I/O gebruikt ontwikkelaarsprofielen om de gebeurteniservaring te personaliseren. Deelnemers selecteren hun interesses, zoals tools, platforms of programmeertalen, en Google gebruikt deze gegevens om sessies en content aan te bevelen. Dit vormt de basis voor 'My I/O', een aangepaste agenda die mensen helpt om te vinden wat voor hen het meest relevant is.
De toekomst van AI in marketing voor gebeurtenissen
AI verandert nu al de manier waarop gebeurtenissen worden gepland, gepromoot en gemeten. De komende maanden zullen bepalen welke mogelijkheden standaard worden en welke experimenteel blijven. Dit is waar de sector naartoe gaat:
De acceptatie zal versnellen
Het gebruik van AI zal toenemen, maar niet gelijkmatig. Hoewel de meeste marketingleiders van plan zijn om in AI te investeren, gebruikt slechts een klein aantal teams het momenteel om de ervaring van deelnemers te verbeteren. Velen voeren nog steeds kleine pilots uit. De teams die deze pilots omzetten in dagelijkse werkstroomen, zullen de grootste winst boeken.
Personalisatie wordt de basis
Grote platforms voor projectmanagement voor gebeurtenissen bieden nu AI-functies. Aanbevelingsengines, sessiematching en gepersonaliseerde agenda's zijn de norm voor grote gebeurtenissen.
Deze functies helpen deelnemers sneller de juiste mensen en sessies te vinden. Gebeurtenissen die dit niveau van begeleiding niet bieden, zullen achterop raken.
Attributie zal verbeteren
Het meten van gebeurtenissen wordt slimmer. AI helpt bij het maken van de verbinding tussen aanwezigheids- en betrokkenheidsgegevens en de pijplijn en omzet. Hierdoor wordt het gemakkelijker om te zien welke gebeurtenissen daadwerkelijk hebben gewerkt en om de budgetten tussen gebeurtenissen aan te passen. Meer gedetailleerde, voorspellende rapportages worden al uitgerold op grote platforms.
Praktische beperkingen zullen de vorm van de acceptatie bepalen
AI werkt het beste met schone data, sterke integraties en menselijke controle. Rommelige systemen en privacyrisico's kunnen de voortgang vertragen. Teams die investeren in schone, goedgekeurde data en solide werkstroomen zullen betere resultaten behalen.
Planners worden orkestrators
Ten slotte zal de rol van de evenementenplanner veranderen. Aangezien AI repetitief werk voor zijn rekening neemt, zullen planners zich meer gaan richten op strategie, curatie en partnerschappen. Brancherapporten wijzen al op deze verschuiving. Aanbevelingen omvatten investeringen in mensen + AI-governance in plaats van puur in personeelsbezetting.
Het eindresultaat? AI in evenementmarketing verschuift van nieuwigheid naar infrastructuur. Teams die vroeg investeren in data, meetbare pilots en menselijke beoordeling zullen gebeurtenissen omzetten in voorspelbare inkomstenkanalen.
Gebeurtenissen omzetten in motoren voor groei
Gebeurtenissen werken het beste wanneer ze als een systeem worden uitgevoerd, niet als een rommelige aangelegenheid.
Een AI-gestuurde trechter voor gebeurtenissen helpt u de juiste mensen te bereiken, hen door het traject te begeleiden en de werkelijke zakelijke impact te meten zonder extra handmatig werk.
Wanneer uw gegevens en werkstroom op één plek staan, kan AI sneller werken en teams helpen slimmere beslissingen te nemen. Dat is waar ClickUp van nature van pas komt.
ClickUp combineert AI, automatisering en rapportage in één werkruimte. U kunt gebeurtenissen plannen, promoten, soepel laten verlopen en de resultaten bekijken zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen.
Het resultaat is minder uitval, een duidelijker ROI en gebeurtenissen die echt het verschil maken.
Als u een AI-first eventmarketingtrechter met een hoge ROI wilt bouwen, begin dan gratis met ClickUp!
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Tools zoals Cvent en Bizzabo helpen bij de registratie en het verzamelen van gegevens van deelnemers, terwijl marketingplatforms zoals HubSpot e-mails en lead nurturing automatiseren. ClickUp brengt deze werkstroomen samen door taken te automatiseren, promotiecontent te genereren en de voortgang te bijhouden in één werkruimte.
Gebeurtenissen zoals Web Summit en Salesforce Dreamforce gebruiken AI voor matchmaking en aanbevelingen voor sessies. Deze functies helpen deelnemers relevante content en verbindingen te vinden, wat leidt tot een hogere betrokkenheid en betere bedrijfsresultaten.
Ja. AI gebruikt gegevens van deelnemers, zoals hun rol, interesses en gedrag in het verleden, om e-mails, landingspagina's, aanbevelingen voor sessies en follow-ups op maat te maken. Dit maakt de communicatie relevanter en verhoogt het aantal registraties en de betrokkenheid.
Houd registraties, aanwezigheid, betrokkenheid en follow-upacties bij in één systeem. AI helpt deze signalen te koppelen aan de pijplijn en omzet, zodat u kunt zien welke gebeurtenissen en activiteiten tot echte bedrijfsresultaten hebben geleid.