Het socialemedialandschap verandert voortdurend. Wat gisteren nog werkte, werkt vandaag misschien niet meer, en wat vandaag werkt, werkt morgen misschien niet meer. Daarom is het belangrijk om een socialmedia-werkstroom te hebben waarop u kunt vertrouwen, zodat uw contentstrategie overzichtelijk en effectief blijft.
Er is geen standaardoplossing die voor elk bedrijf geschikt is, maar er zijn wel een aantal best practices die u kunnen helpen bij het opzetten van een social media-werkstroom die bij u past. Hieronder vindt u er acht die u kunt toepassen om een gestroomlijnde en succesvolle social media-werkstroom te creëren.
Wat is een social media-werkstroom?
Een social media-werkstroom is een systeem voor het beheren van het aanmaken, publiceren en promoten van je social media-berichten. Het wordt beheerd door verschillende leden van het social media-team en omvat alle stappen die komen kijken bij het bedenken, voorbereiden, publiceren en promoten van je content, van idee tot analyse.
De beste socialemedia-werkstroomen zijn flexibel en aanpasbaar; ze kunnen naar behoefte worden bijgesteld om in te spelen op de veranderende omstandigheden. Ze moeten ook gebruiksvriendelijk en begrijpelijk zijn, zodat uw team zijn socialemediataaken zo efficiënt mogelijk kan uitvoeren.
De voordelen van een gestroomlijnde werkstroom voor sociale media
Het beheren van je social media -werkstroom biedt tal van voordelen, waaronder:
- Stroomlijnt het proces van contentaanmaak, waardoor u kostbare tijd bespaart
- Zorgt ervoor dat al je content van hoge kwaliteit, foutloos en impactvol is
- Helpt u de resultaten van uw (social) mediacampagnes beter te meten
- Het toewijzen van middelen wordt een stuk eenvoudiger
- Voorkomt redundantie en dubbel werk
Voordat we dieper ingaan op specifieke werkstroom-werkwijzen voor social media, bespreken we eerst een paar algemene aspecten waarmee u rekening moet houden om aan de slag te gaan:
- Houd het simpel. Het laatste wat je wilt, is een ingewikkeld, ondoorzichtig systeem dat niemand begrijpt of weet te gebruiken. Houd je social media-werkstroom zo eenvoudig mogelijk, zodat iedereen in je team er gemakkelijk mee kan werken
- Zorg dat deze flexibel en aanpasbaar is. Uw social media-werkstroom moet flexibel genoeg zijn om in te spelen op het steeds veranderende landschap van social media en uw team. Het moet eenvoudig zijn om naar behoefte nieuwe stappen toe te voegen of overbodige stappen te verwijderen
- Automatiseer waar mogelijk. Automatisering kan je veel tijd en moeite besparen bij het beheer van je social media-werkstroom. Zoek naar manieren om repetitieve taken te automatiseren, zoals het inplannen van berichten of het versturen van herinneringen
- Gebruik sjablonen voor sociale media . Werkstroomsjablonen kunnen je helpen tijd te besparen door het proces van contentaanmaak te stroomlijnen. Door sjablonen te maken voor populaire contenttypes, zoals blogposts of infographics, kun je je content sneller aanmaken. Een goede manier om sjablonen te maken is door je content te nemen, de achtergrond of foto aan te passen en deze op te slaan voor toekomstig gebruik. Je beschikt dan over een verzameling elementen waarmee je kunt experimenteren of waarmee je nieuwe content kunt aanmaken.
- Houd je voortgang bij. Zorg ervoor dat je je voortgang bijhoudt, zodat je kunt zien wat wel en wat niet werkt. Dit helpt je om je werkstroom en social-mediastrategie te verfijnen en de nodige aanpassingen door te voeren.
Nu u een algemeen beeld hebt van social media-werkstroomen, gaan we dieper in op specifieke best practices voor het opzetten van een werkstroom die bij u en uw team past.
8 tips voor het opzetten van een effectieve werkstroom voor sociale media
1. Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden
De eerste stap bij het opzetten van een social media-werkstroom is vaststellen wie erbij betrokken zijn en wat hun rollen en verantwoordelijkheden zijn. Zo zorgt u ervoor dat iedereen op één lijn zit en weet wat zijn of haar rol en bijdrage in het proces is.
Hieronder volgen enkele rollen die kunnen samenwerken bij het beheer van sociale media:
- Socialemediabeheerder: Socialemediabeheerders zijn verantwoordelijk voor het beheer van de dagelijkse activiteiten op socialemediakanalen, het opstellen van effectieve socialemediastrategieën en het waarborgen van een soepele socialmedia-werkstroom voor het team. Dit kan taken omvatten zoals het publiceren van content, het reageren op reacties en het monitoren van statistieken (hoewel dit, nogmaals, sterk afhankelijk is van de organisatie).
- Content creator: Deze rol is bedoeld voor mensen die helpen om contentideeën tot leven te brengen en content te creëren voor marketingteams. Dit hoeft niet specifiek beperkt te blijven tot content voor sociale media, aangezien ze ook andere content kunnen hergebruiken, zoals blogposts voor sociale media. Een voorbeeld hiervan is het opsplitsen van een blogpost in hapklare stukjes voor Instagram Stories.
- Communitymanager: Een communitymanager is verantwoordelijk voor het opbouwen van een community. Dit doet hij of zij door socialemedia-accounts te modereren, bij te dragen aan een sterke aanwezigheid op social media en interactie aan te gaan met de community. Hij of zij is verantwoordelijk voor het opbouwen van een band met het publiek op verschillende platforms, het reageren op opmerkingen en berichten, het monitoren van negatieve sentimenten en het beantwoorden van vragen, en dit alles in de stijl van het merk.
- Ontwerper: Ontwerpers maken visuele content voor posts op sociale media en kunnen ook betrokken zijn bij het filmen en de bewerking van video's. Voor meer efficiëntie moet een ontwerper goed synchroniseren met de tekstschrijver en de maker van content, en in de meeste organisaties zijn deze twee rollen sterk op elkaar afgestemd
- Analist: De analist is verantwoordelijk voor het analyseren van de prestaties van elke socialemediacampagne en marketinginspanning. Dit omvat taken zoals het bijhouden van statistieken, het uitvoeren van onderzoek, het verstrekken van belangrijke gegevens aan je team en het schrijven van rapporten.
Niet al deze rollen zijn voor elk bedrijf relevant, dus je zult je team moeten afstemmen op je specifieke behoeften. Zodra je hebt vastgesteld wie erbij betrokken zal zijn, is het tijd om te beginnen met het opzetten van je werkstroom voor social media-content.
Optimaliseer je werkstroom met AI-tools voor sociale media!
Hoe zit het met specifieke situaties?
Er zijn een paar specifieke situaties waarmee u wellicht rekening moet houden bij het opzetten van uw social media-werkstroom. Hier volgen enkele voorbeelden:
- Als je met meerdere teamleden werkt, moet je vastleggen wie verantwoordelijk is voor elke taak. Dit punt verdient het om nogmaals benadrukt te worden, omdat veel social-mediateams dit aspect over het hoofd zien en niet voldoende aandacht besteden aan het verdelen van verantwoordelijkheden
- Wanneer u samenwerkt met externe opdrachtnemers, moet u duidelijke richtlijnen voor hun werk opstellen — deadlines, te leveren resultaten, verwachtingen, enzovoort. Deze richtlijnen moeten ook zaken als de merkstem en -toon omvatten. Er zijn maar weinig dingen die zo tijdrovend zijn en de productiviteit zo belemmeren als het voortdurend moeten doorwerken en controleren van content om de merkconsistentie te waarborgen
- De kans is groot dat je met meerdere socialemedia-accounts werkt, dus je zult voor elk daarvan een aparte werkstroom moeten opzetten. Dit betekent niet dat je voor elk account een uitgebreide werkstroom moet maken, maar dat je rekening (woordspeling bedoeld) moet houden met de specifieke kenmerken van elke pagina. Een pagina voor klantenservice stelt bijvoorbeeld andere eisen dan een pagina voor merkondersteuning
Hoe zit het met juridische afdelingen, HR en andere belanghebbenden? Wanneer moeten zij worden betrokken?
In dit gedeelte wordt meer ingegaan op de goedkeuringsprocessen dan op de social media-werkstroom op zich, maar het verdient toch enige toelichting.
Moeten HR en de juridische afdeling dus bij je werkstroom worden betrokken? Dat hangt helemaal af van de grootte van de organisatie, de gezamenlijke doelstellingen van je hele organisatie en de reikwijdte van de content. Als het doel van de content employer branding is, dan moet HR vanwege hun expertise en kennis van de organisatie zeker vanaf het begin worden betrokken. De juridische afdeling moet ingrijpen om ervoor te zorgen dat de content auteursrechtelijk in orde is en juridisch klopt.
2. Plan vooruit: weet wat je wilt posten en wanneer
De volgende tip heeft betrekking op planning. Je moet alvast een idee hebben van wat voor soort content je wilt posten en weten wanneer je deze op het juiste moment moet plaatsen. Zo blijf je georganiseerd, op schema en goed voorbereid.
Hiervoor moet je een contentkalender opstellen. Een social media-kalender is een hulpmiddel waarmee je je content kunt plannen en inplannen. Dit kan zo simpel zijn als een spreadsheet of een online tool zoals Google Agenda of de agendaweergave in ClickUp.
Gebruik de ClickUp-sjabloon voor contentbeheer om contentkalenderweergaven te maken voor je hele marketingteam. Geef het e-mail-, social media- en blogteam elk hun eigen weergave, zodat ze deze afzonderlijk kunnen gebruiken, maar ook inzicht hebben in de volledige contentkalender.
We gaan hier later in het artikel dieper op in, dus voor nu volgen hier alvast een paar tips voor het opstellen van een contentkalender:
- Begin met het bedenken van ideeën voor social media-content. Denk bijvoorbeeld aan blogposts, afbeeldingen, infographics of video's
- Zodra je een aantal ideeën hebt, kun je beginnen met het vaststellen van de tijdlijn en het plannen van de publicatiemomenten. Houd rekening met zaken als de nieuwscyclus, feestdagen en andere gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op je content
- Zodra je een plan hebt, kun je beginnen met het toewijzen van taken voor het maken van content en het inplannen van posts op sociale media in je social media-kalender en andere visuele content. Dit kan onder meer bestaan uit het schrijven van blogposts, het ontwerpen van afbeeldingen voor verschillende sociale platforms of het opnemen van video's
- Zorg ervoor dat je wat flexibiliteit in je kalender inbouwt. Er kunnen zich altijd veranderingen voordoen, waardoor je je plannen wellicht moet aanpassen. Het is altijd een goed idee om wat speelruimte over te houden voor gebeurtenissen waarvan je nog niet op de hoogte was. Stel, het is 7 augustus en je komt erachter dat 8 augustus Internationale Kattendag is, maar de kalender staat vol met merkgerelateerde posts. Je wilt toch echt niet die persoon zijn die door hoepels moet springen om wat schattige kattenfoto’s tussen de merkgerelateerde posts te proppen, toch?
3. Stel je social-mediastrategie op rond je werkstroom
Social-mediastrategieën worden afgestemd op de werkstroom van een team, en niet andersom. Kortom: voordat je een strategie uitwerkt, moet je rekening houden met logistieke aspecten zoals het aanmaken, verdelen en monitoren van content. De reden hiervoor is heel eenvoudig: op die manier kun je een strategie ontwikkelen die is afgestemd op de behoeften, sterke punten en beperkingen van je team.
Het meest voor de hand liggende voorbeeld hiervan is het plannen van een contentinitiatief met veel beeldmateriaal zonder over de benodigde capaciteit te beschikken om dit te ondersteunen. Met ‘capaciteit’ bedoel ik niet per se X aantal ontwerpers voor Y hoeveelheid beeldmateriaal. Helaas is er hiervoor geen vaste formule. Het betekent ook samenwerken met tekstschrijvers, editors, goedkeurders, enzovoort. Herinner je je de symbiose tussen ontwerpers en tekstschrijvers die ik eerder vermeldde? Die speelt hier ook een rol.
Wat betreft enkele algemene tips voor het opstellen van een social-mediastrategie rondom je werkstroom: houd het volgende in gedachten:
- Bepaal je doelen: Wat wil je bereiken met je social-mediastrategie?
- Onderzoek je doelgroep: Wie wil je bereiken met je strategie?
- Kies de juiste platforms: Op welke sociale-mediakanalen moet u zich richten, en hoe gaat u elk van deze kanalen inzetten voor uw sociale-mediacampagnes?
- Maak boeiende content: Welke soort content spreekt je publiek aan, en hoe ga je berichten opstellen?
- Plan je verdeling: Hoe breng je je social media-content onder de aandacht van je publiek?
- Monitoren en bijsturen: Hoe gaat u het succes van uw socialemediacampagnes bijhouden en meten?
Als goed uitgangspunt toont de onderstaande afbeelding enkele vragen die u uzelf kunt stellen bij het ontwikkelen van uw social-mediastrategie:
4. Ken je sociale-mediaplatforms
Als het om sociale media gaat, zijn er veel verschillende platforms waaruit je kunt kiezen. Elk platform heeft zijn eigen sterke en zwakke punten, dus voordat je begint met het maken van je sociale-mediacontent, moet je het juiste platform voor je strategie kiezen.
Hier zijn een paar zaken waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een socialemediaplatform:
- Doelen: Wat wilt u bereiken met uw social-mediastrategie? Conversies? Merkbekendheid? Het genereren van leads? Als u bijvoorbeeld streeft naar meer conversies, is Twitter misschien niet het juiste platform. Of misschien wel, afhankelijk van wie u het vraagt.
- Doelgroep: Wie wilt u bereiken met uw social-mediastrategie? Is uw doelgroep actief op Twitter of LinkedIn? Of misschien op Reddit?
- Content: Wat voor soort content spreekt je publiek aan? Infographics? Whitepapers? Blogposts? Infographics, whitepapers en blogposts worden gedeeld als Instagram Stories
Deze aanpak zal je op de lange termijn veel kopzorgen besparen. Hoe verleidelijk het ook is om overal aanwezig te zijn, er is maar een beperkte hoeveelheid hoogwaardige content die een team kan produceren. Verspreid je energie niet te veel — concentreer je op de sterke punten van je team en op de plekken waar je doelgroep zich bevindt.
5. Gebruik een tool voor socialemediabeheer om berichten in te plannen
En nu komen we bij een van de leukste onderdelen van onze blog kijkt vooruit en merkt op dat er nog meer dan de helft van het artikel te gaan is – de logistiek achter het publiceren op sociale media!
Je zou kunnen zeggen dat het inplannen van posts een van de pijlers is van een solide social media-werkstroom, en daar zijn goede redenen voor. De meest voor de hand liggende reden is dat je hierdoor kunt zorgen dat je content consistent is en regelmatig wordt gepubliceerd. Logisch, toch?
Planable voor socialemediabeheer
Hoewel sommige platforms het inplannen van content standaard ondersteunen, zijn er toch sterke argumenten om een speciale tool voor socialemediabeheer zoals Planable te gebruiken. Met een planningstool kun je namelijk berichten voor al je pagina’s op één plek inplannen, in plaats van op elk platform afzonderlijk in te loggen en dit handmatig te doen.
Bovendien is het vooraf inplannen van je berichten een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je content consistent is en regelmatig wordt gepubliceerd. Het is echter belangrijk om te onthouden dat je ook bereid moet zijn om in realtime te posten voeg hier een anekdote over Internationale Kattendag in.
Hoe kan Planable je helpen de perfecte werkstroom te creëren? Op vele manieren, maar laten we ons voorlopig op twee aspecten concentreren: het goedkeuringssysteem en de samenwerkingsfuncties van Planable.
Planable biedt vier goedkeuringswerkstroomen (Geen, Optioneel, Verplicht en Meerniveau) die zijn ontworpen voor teams van elke grootte. Dit goedkeuringssysteem zorgt ervoor dat geen enkel stukje content live gaat voordat het 100% klaar is en dat het de relevante besluitvormers bereikt voordat het wordt gepubliceerd. Het kan het verschil maken tussen een bericht dat vastzit in de goedkeuringswerkstroom en een bericht dat op tijd wordt gepubliceerd.
Dan zijn er nog de samenwerkingsfuncties. Omdat Planable de sfeer en het verloop van sociale media nabootst, wordt feedback direct naast de berichten weergegeven die aandacht nodig hebben, in de vorm van reacties en antwoorden. Daar kun je teamleden en klanten taggen om hun mening te delen en materiaal (afbeeldingen, teksten, noem maar op) te plaatsen.
ClickUp voor het stroomlijnen van je contentactiviteiten en het bijhouden van campagnes
Een andere, eveneens uitstekende tool om een gestroomlijnde werkstroom voor je social media-team te ontwikkelen, is ClickUp. ClickUp is een projectmanagementtool die teams helpt om georganiseerd en efficiënt te blijven werken. Het biedt leden van het team een plek om hun werk bij te houden, met elkaar te communiceren en samen aan projecten te werken.
ClickUp biedt ook tools voor het beheren van deadlines, het toewijzen van taken en het bijhouden van de voortgang. Dankzij de flexibele functies en intuïtieve interface maakt ClickUp het eenvoudig om elk project, groot of klein, te beheren. Je kunt ook gebruikmaken van hun kant-en-klare en aanpasbare sjablonen om je huidige social media-werkstroom naar een hoger niveau te tillen. Al met al is het een geweldige tool om in combinatie met Planable te gebruiken om een waterdichte werkstroom voor je team te creëren.
6. Sla het goedkeuringsproces niet over
Het is belangrijk om een goedkeuringsproces in te bouwen in je social media-werkstroom. Dit geldt vooral als je met een team werkt. Door een consistente goedkeuringsworkflow te hanteren, kun je ervoor zorgen dat al je content van hoge kwaliteit is en aansluit bij je merk.
Er zijn een paar zaken waarmee u rekening moet houden bij het opzetten van een goedkeuringsproces:
- Wie moet hierbij worden betrokken?
- Op welk moment moet het goedkeuringsproces plaatsvinden?
- Hoe helpt het goedkeuringsproces u bij het bereiken van uw doelen?
Wie moet er bij het goedkeuringsproces worden betrokken?
Het antwoord op deze vraag hangt af van je team en je doelstellingen. Er zijn echter een paar sleutelfiguren die altijd bij het proces betrokken moeten zijn:
- Contentmaker/tekstschrijver: Voor de hand liggend, toch? Deze persoon moet bij het goedkeuringsproces worden betrokken om ervoor te zorgen dat de content aan alle vereisten voldoet.
- Een materiedeskundige: Om feedback te geven over de juistheid van de inhoud. Dit is vooral nuttig bij gevoelige campagnes of campagnes waarbij veel op het spel staat, of wanneer er veel content moet worden gepubliceerd die grondig moet worden nagekeken.
- Een teksteditor: Zorgt ervoor dat de content foutloos is en, in sommige gevallen, in lijn is met het merk
- De uiteindelijke beslisser (goedkeurder): de persoon die ervoor zorgt dat de content voldoet aan het bedrijfsbeleid en de content goedkeurt
7. Zorg voor duidelijke richtlijnen voor het plaatsen van berichten
Wat sociale media betreft, is het belangrijk om duidelijke richtlijnen voor het plaatsen van berichten te hebben. Dit geldt vooral als je met een team werkt. Door richtlijnen voor het plaatsen van berichten te hanteren, kun je ervoor zorgen dat al je content van hoge kwaliteit is, voldoet aan het bedrijfsbeleid en de toon van het merk weerspiegelt.
Een aantal zaken waarmee u rekening moet houden bij het opstellen van richtlijnen voor het plaatsen van berichten:
- Welke stijl of toon moet worden gebruikt?
- Welke onderwerpen moeten aan bod komen?
- Welke soorten content moeten worden gepost?
- Hoe vaak moet er content worden gepost?
8. Overweeg het gebruik van werkstroomdiagrammen
Je kunt ook een werkstroomdiagram voor sociale media overwegen. Het mooie van procesdiagrammen is dat ze niet alleen de taken in kaart brengen waaruit een proces bestaat (zoals een lijst met taken met een begin en een einde), maar dat ze je ook helpen om gegevens en posts op sociale media, besluitvormingsprocessen en zelfs belangrijke mijlpalen in een bepaald proces te visualiseren.
Geweldig, toch?
En visualisatie is slechts één van de vele voordelen. Deze documentatie kan alle betrokkenen helpen het proces te begrijpen en ernaar te verwijzen wanneer dat nodig is om de zaken te versnellen.
Bent u klaar om uw werkstroom voor u te laten ‘werken’?
Een social media-werkstroom is (en zou altijd moeten zijn) een essentieel onderdeel van elke social media-strategie.
Zorg ervoor dat je duidelijke rollen vaststelt, duidelijke richtlijnen opstelt en je socialemediastrategie zo goed mogelijk afstemt op je werkstroom. Door deze aanbevelingen te volgen in combinatie met tools voor socialemedia-werkstroomen, kun je ervoor zorgen dat je team snel content levert zonder in te boeten aan kwaliteit.
Meer specifiek: de sterke focus van Planable op socialemediabeheer en het stroomlijnen van samenwerkingsprocessen, evenals de functies en sjablonen voor socialemediaprojectmanagement van ClickUp.
Veel plezier met je werkstroom!
Marco Guiliani is contentmarketeer bij Planable en heeft expertise op het gebied van contentcreatie, SEO en copywriting.