Effectieve onboarding-e-mails zijn als het geven van een kaart aan iemand die op een nieuwe plek aankomt: ze laten zien waar iemand heen moet, wat hij vanaf het begin kan verwachten en hoe hij vanaf dag één te werk moet gaan.
Of u nu een nieuw teamlid verwelkomt of een client kennis laat maken met uw diensten, deze e-mails gaan verder dan logistiek en brengen warmte, duidelijkheid en professionaliteit over.
Toch vinden veel HR-professionals en projectmanagers het een uitdaging om boeiende, relevante en informatieve e-mails op te stellen.
Laten we eens kijken naar strategieën voor het opstellen van onboarding-e-mails die boeien, informeren en de fase voor een succesvolle reis inluiden. Bovendien voegen we steekproefsjablonen voor onboarding-e-mails toe om u op weg te helpen. 📧👉
Top 10 strategieën voor het opstellen van een effectieve e-mail voor nieuwe medewerkers
Het opstellen van effectieve e-mails voor nieuwe medewerkers is cruciaal voor het instellen van de juiste toon en verwachtingen voor nieuwe medewerkers en clients.
Hier zijn tien sleutelstrategieën om effectieve e-mails voor nieuwe medewerkers te schrijven, zodat de ontvanger zich welkom, geïnformeerd en voorbereid voelt:
1. Emotioneel contact maken
Deel de missie, visie en waarden van uw bedrijf om een warme en gastvrije onboarding-ervaring te creëren. Dit helpt nieuwe medewerkers of klanten zich verbonden te voelen met de organisatie.
Leg uit hoe hun rol bijdraagt aan het bereiken van uw doelen, zodat ze zich gewaardeerd en belangrijk voelen.
Gebruik een vriendelijke en uitnodigende toon in de hele e-mail. U kunt bijvoorbeeld de volgende zinnen gebruiken:
- 'We zijn verheugd dat je ons team komt versterken!'
- 'Je rol is cruciaal voor ons succes en we kunnen niet wachten om te zien wat voor geweldige dingen je gaat bereiken'!
2. Geef duidelijke en gedetailleerde instructies
Geef eenvoudig te volgen stappen om nieuwe teamleden op weg te helpen. Vermijd jargon en wees zo specifiek mogelijk in uw instructies.
In plaats van bijvoorbeeld 'Integreer uw profiel in het systeem' te zeggen, zegt u 'Log in op het portaal en volg deze stappen om uw profiel in te stellen. ' Op die manier voelen ze zich zelfverzekerd en klaar om de volgende stappen te zetten.
3. Personaliseer de e-mail
Gebruik de naam van de ontvanger in de tekst van uw e-mails. Dit maakt de e-mail persoonlijker en uitnodigender. Vermeld details die specifiek zijn voor hun rol of situatie om de e-mail directer en relevanter te maken.
U kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Hallo [naam van de ontvanger], we zijn blij dat u ons team komt versterken' of 'Als onze nieuwe marketingcoördinator werkt u nauw samen met het team om spannende en trendy campagnes te ontwikkelen. '
4. Introduceer sleutelcontacten
Geef de nieuwe medewerker of client de namen en contactgegevens van mensen met wie ze contact kunnen opnemen als ze vragen of opmerkingen hebben. Dit kunnen hun leidinggevende, HR-vertegenwoordiger, teamleider of projectmanager zijn.
Stel ook de belangrijkste teamleden voor waarmee ze zullen werken en geef een kort overzicht van de rol van elke persoon. Zo weten ze met wie ze contact moeten opnemen voor specifieke behoeften of problemen.
5. Deel essentiële bronnen en bijlagen
Voeg links toe naar essentiële bronnen, tools en platforms die ze nodig hebben om aan de slag te gaan. Voeg alle benodigde documenten toe, zoals het werknemershandboek of het bedrijfsbeleid, of geef links om deze te raadplegen.
6. Geef gedetailleerde informatie over de volgende stappen
Geef informatie over de volgende stappen in het onboardingproces van de werknemer om verwachtingen te scheppen en onzekerheid te verminderen. Geef een overzicht van het programma voor hun eerste dag en de week daarna, inclusief belangrijke gebeurtenissen en tijdstippen. Geef de starttijd, locatie, contactpersonen en eventuele items die ze moeten meenemen.
7. Help bij de installatie van technologie
Help nieuwe medewerkers bij het configureren van hun computers, het installeren van software en apps die relevant zijn voor hun rol, en zorg ervoor dat ze toegang hebben tot de benodigde accounts en systemen. Ze moeten over alle tools beschikken die ze nodig hebben om aan de slag te gaan.
Assistentie bij de installatie van technologie is cruciaal voor een naadloze onboarding-ervaring, zodat uw nieuwe medewerkers zich vanaf het begin kunnen concentreren op hun taken.
8. Bevorder actieve betrokkenheid
Moedig nieuwe teamleden aan om deel te nemen aan teamdiscussies, ideeën aan te dragen of zonder aarzelen vragen te stellen. U kunt hen bijvoorbeeld uitnodigen voor kennismakingsvergaderingen of teamlunches.
Actieve betrokkenheid helpt hen snel te integreren in het team en de bedrijfscultuur, wat samenwerking en een gevoel van verbondenheid bevordert.
9. Maak gebruik van digitale tools zoals ClickUp
Een superieure oplossing voor projectmanagement is essentieel voor teams die sterk afhankelijk zijn van e-mailcommunicatie. De e-mailbeheersoftware van ClickUp biedt precies dat en verandert uw e-mails snel in een gestroomlijnd systeem voor het beheren van taken en projecten.
Zo kunt u deze e-mailbeheersoftware gebruiken om de effectiviteit van uw onboardingproces te verbeteren:
- E-mail taken: Zet belangrijke e-mails voor nieuwe medewerkers direct vanuit je inbox om in uitvoerbare taken. Zo raakt geen enkele belangrijke e-mail verloren en kun je ze binnen het proces bijhouden
- E-mails verzenden en ontvangen: Beheer e-mails rechtstreeks in ClickUp om e-mails te verzenden, ontvangen en beantwoorden zonder van tabblad te wisselen
- E-mailautomatisering: Stel automatische e-mailtriggers in op basis van aangepaste velden, ingediende formulieren of taakstatussen met ClickUp-automatisering. Dit zorgt voor tijdige communicatie, omdat u essentiële informatie of herinneringen kunt versturen op sleutelmomenten van het onboardingproces
- Gecentraliseerde communicatie: Integreer ClickUp met Gmail of werk samen met andere e-mailalternatieven, zoals Outlook, Office 365 of IMAP, om alle e-mails met betrekking tot onboarding op één plek te beheren
- Documentatie: Transformeer uw onboardingproces met ClickUp Docs. Maak aanpasbare documenten of wiki's met geneste pagina's voor elke nieuwe medewerker of klant die wordt onboarded, zodat u beschikt over uitgebreide en georganiseerde onboardingbronnen
- ClickUp Brain: Verbeter uw e-mailcommunicatie met ClickUp Brain. Het maakt gebruik van AI om e-mails te schrijven en zorgt zo voor duidelijkheid, professionaliteit en effectiviteit in de communicatie
10. Gebruik kant-en-klare sjablonen
Het schrijven van een onboarding-e-mail vanaf nul kan tijdrovend en ontmoedigend zijn. Het gebruik van sjablonen kan uw communicatie stroomlijnen en zorgen voor consistentie en professionaliteit. Hoewel u online verschillende gratis HR-sjablonen kunt vinden, zijn hier een paar opmerkelijke sjablonen om u op weg te helpen:
ClickUp-sjabloon voor e-mailmarketing
E-mailmarketing is cruciaal voor het vergroten van uw publiek, het opbouwen van vertrouwen en het delen van updates, maar het kan moeilijk zijn om dit zonder de juiste tools te beheren.
Optimaliseer uw e-mailmarketing met de sjabloon voor e-mailmarketing van ClickUp, waarmee u:
- Pas de content aan uw merk en boodschap aan
- Organiseer onboardingcampagnes en plan berichten
- Meet en houd het succes van uw campagnes bij
ClickUp sjabloon voor checklist voor onboarding
De sjabloon voor de onboarding-checklist van ClickUp is de perfecte tool voor managers en HR-professionals om nieuwe medewerkers te verwelkomen. Met deze sjabloon weet u zeker dat u alle cruciale stappen doorloopt, van de introductie tot de rolgerichte training. Het helpt u:
- Maak een gedetailleerde checklist voor elke rol
- Zorg voor een consistente onboarding-ervaring voor nieuwe medewerkers
- Voorkom fouten of miscommunicatie bij onboarding
ClickUp-sjabloon voor onboarding van medewerkers
Een nieuwe baan beginnen kan overweldigend zijn, maar met de sjabloon voor onboarding van nieuwe medewerkers van ClickUp voelt elke nieuwe medewerker zich ondersteund en voorbereid. Deze sjabloon stroomlijnt het hele proces en helpt u nieuwe teamleden efficiënt te verwelkomen door:
- Vergaderingen en taken plannen om werknemers te helpen vertrouwd te raken met hun rol
- Trainingen plannen en organiseren om samenwerking met collega's te bevorderen
- Zorgen dat nieuwe medewerkers over de juiste tools beschikken
ClickUp-sjabloon voor het onboarden van klanten
Of u nu nieuwe klanten onboarden, bestaande klanten upgraden of uw hele systeem vernieuwen, de sjabloon voor klantonboarding van ClickUp biedt u de tools die u nodig hebt om uitzonderlijke klantervaringen te bieden. Met deze sjabloon kunt u:
- Verkort de onboarding-tijd voor nieuwe klanten
- Begrijp en voldoe effectief aan individuele klantbehoeften
- Verhoog de klantretentie en tevredenheid met verbeterde onboarding-praktijken
Voorbeelden van de beste e-mails voor onboarding met sjablonen
Effectieve e-mails voor nieuwe medewerkers zijn de sleutel tot een positieve eerste indruk en het direct scheppen van verwachtingen. Ontdek hoe u uw berichten kunt personaliseren en het onboardingproces kunt vereenvoudigen met onze praktische voorbeelden.
U kunt deze sjablonen voor onboarding-e-mails gratis aanpassen met specifieke details die relevant zijn voor uw bedrijf en de behoeften van de nieuwe medewerker.
1. E-mail ter bevestiging van aanvaarding van een baan
Deze e-mail markeert het begin van de reis van de nieuwe medewerker bij ons bedrijf. Het is een warm welkom en bevat belangrijke details zoals de startdatum en het komende onboardingproces.
Deze e-mail bereidt hen voor op een naadloze overgang naar hun rol en helpt duidelijke verwachtingen te scheppen. Gebruik het volgende sjabloon voor een welkomst-e-mail om een soepele onboarding te garanderen.
Onderwerp: Welkom bij [bedrijfsnaam]
Beste [naam medewerker],
Gefeliciteerd en welkom bij ons team!
We zijn verheugd te kunnen bevestigen dat u de positie van [functietitel] aanvaardt, met ingang van [startdatum] om [starttijd]. Ons kantoor is gevestigd op [kantooradres].
De komende dagen ontvangt u e-mails van onze HR-afdeling met de documenten die u moet invullen en details over ons onboardingproces. Deze e-mails helpen u om ons bedrijf en uw nieuwe rol beter te begrijpen.
Als u vragen heeft, neem dan contact op met [naam HR-contactpersoon] via [e-mailadres HR-contactpersoon] of [telefoonnummer HR-contactpersoon].
We kijken uit naar uw bijdragen en ondersteunen u bij een soepele overgang.
Welkom aan boord!
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw functietitel]
2. E-mail met informatie voorafgaand aan de onboarding
Het versturen van een e-mail vóór indiensttreding is cruciaal om nieuwe medewerkers voor te bereiden voordat ze beginnen. In deze e-mail staan instructies voor de eerste dag, benodigde documenten en eerste taken.
Deze communicatie helpt de zenuwen op de eerste dag te verminderen en zorgt ervoor dat ze met vertrouwen aan hun reis kunnen beginnen.
Onderwerp: Belangrijke details voor uw aanstaande start bij [bedrijfsnaam]
Beste [naam medewerker],
Welkom bij [bedrijfsnaam]! We zijn verheugd dat je ons team komt versterken. Hier zijn een paar details om je te helpen bij de voorbereiding van je eerste dag:
- Startdatum: Je eerste werkdag is gepland op [startdatum] om [starttijd]
- Locatie: Ons kantoor is gevestigd op [kantooradres]
- Kledingvoorschriften: Gelieve je op je eerste werkdag te kleden volgens [details kledingvoorschriften]
- Oriëntatie: Je eerste week omvat een oriëntatie op [oriëntatiedatum] om [oriëntatietijd]
- Documenten: Neem een geldig identiteitsbewijs en de documenten mee die in de bijgevoegde checklist staan vermeld
- Formulieren: Voltooi de bijgevoegde formulieren en neem ze mee op je eerste werkdag
Als u nog vragen heeft voor uw startdatum, neem dan contact op met [contactpersoon] via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
We kijken ernaar uit je te verwelkomen en je te helpen je rol te vervullen. Laat het ons weten als je nog iets nodig hebt voor je eerste werkdag.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw functietitel]
3. Welkomst-e-mail voor de eerste werkdag
Het sjabloon voor onboarding-e-mails van ClickUp geeft een overzicht van de essentiële procedures en het papierwerk dat nieuwe werknemers moeten voltooien. Deze documenten hebben doorgaans betrekking op wettelijke vereisten, zoals het bevestigen van de geschiktheid om te werken, het verstrekken van belastinggegevens, het ondertekenen van geheimhoudingsovereenkomsten en meer.
Het helpt het bedrijf om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zonder vertragingen of problemen aan zijn of haar rol kan beginnen.
4. E-mail ter introductie van het team en de mentor
Deze e-mail stelt de nieuwe medewerker formeel voor aan zijn directe teamleden en toegewezen mentor. Het overbrugt de kloof tussen de nieuwe medewerker en het team, bevordert verbindingen en creëert een gevoel van vertrouwdheid.
Onderwerp: Maak kennis met uw team en mentor bij [bedrijfsnaam]
Beste [naam medewerker],
We zijn verheugd dat je bij [bedrijfsnaam] komt werken! Om je op weg te helpen, vind je hier de teamleden met wie je gaat werken en je toegewezen mentor:
[Teamlid 1] – [Rol/positie]: [Korte rolbeschrijving]
[Teamlid 2] – [Rol/positie]: [Korte rolbeschrijving]
[Naam mentor] – [Rol/positie]: [Korte beschrijving van ondersteunende rol]
We zijn er allemaal om u te ondersteunen. Neem gerust contact met ons op als u hulp nodig heeft.
Welkom aan boord!
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw positie]
5. Follow-up- en check-in-e-mail
Deze e-mail wordt naar nieuwe medewerkers gestuurd op sleutel momenten nadat ze zijn begonnen: een week, een maand en drie maanden. Het helpt het bedrijf om te beoordelen hoe ze zich aanpassen en om eventuele vragen of zorgen weg te nemen.
Deze e-mail is een geweldige manier om ondersteuning te bieden en ervoor te zorgen dat werknemers goed wennen aan de bedrijfscultuur.
Onderwerp: Even inchecken – Hoe gaat het met je?
Hallo [naam medewerker],
Gefeliciteerd met het voltooien van je eerste week bij [bedrijfsnaam]! We zijn verheugd je bij ons te hebben en hopen dat je eerste dagen bevredigend en informatief zijn geweest.
We horen graag hoe je ervaringen tot nu toe zijn. Hoe was je eerste week? Heb je vragen of opmerkingen, of wil je meer duidelijkheid?
Wij staan klaar om u bij elke stap te ondersteunen en uw feedback is voor ons van grote waarde.
We horen graag van je!
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw positie]
6. E-mails voor onboarding van verschillende soorten medewerkers
Het effectief verwelkomen van nieuwe medewerkers vereist meer dan een standaardaanpak. Elk type medewerker, of het nu gaat om een fulltime, parttime, externe of freelance medewerker, heeft unieke behoeften en verwachtingen.
Door uw oriëntatie-e-mails aan te passen aan deze verschillende groepen, kunt u een meer gepersonaliseerde en relevante ervaring bieden.
Bekijk verschillende voorbeelden van onboarding van medewerkers en ontdek hoe u uw e-mails kunt aanpassen om verschillende soorten nieuwe medewerkers te ondersteunen en te informeren:
Kantoormedewerkers
Houd een onboarding-e-mail voor kantoormedewerkers duidelijk en uitnodigend. Begin met de startdatum, het tijdstip en de locatie van het kantoor, inclusief tips voor parkeren en openbaar vervoer. Het is ook een goed idee om belangrijke beleidsregels van het kantoor te benadrukken, zoals de dresscode en veiligheidsprocedures.
Hier is een steekproef e-mail om mee te beginnen:
Onderwerp: Welkom bij [bedrijfsnaam] – uw eerste dag
Beste [naam medewerker],
Ik hoop dat deze e-mail je goed bereikt. We zijn verheugd je te mogen verwelkomen bij [bedrijfsnaam]! Je startdatum is [startdatum] om [starttijd].
Ons kantoor is gevestigd op [kantooradres] en u vindt parkeerinstructies [hier/link indien van toepassing].
Kantoorregels:
Lees voor je eerste werkdag ons beleid inzake kledingvoorschriften en veiligheidsprocedures door, zodat je een soepele overgang naar onze bedrijfscultuur hebt.
We kijken ernaar uit om u aan uw team voor te stellen en ervoor te zorgen dat u alles hebt wat u nodig hebt voor een succesvolle start. Als u vragen hebt of meer hulp nodig hebt, kunt u contact met mij opnemen via [uw e-mail] of [uw telefoonnummer].
Ik kijk ernaar uit u binnenkort te ontmoeten!
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw positie]
Telewerkers
U moet ervoor zorgen dat werknemers zich verbonden voelen met het team, ondanks de fysieke afstand. Geef informatie over het beleid van het bedrijf met betrekking tot werken op afstand, de technische installatie en de communicatienormen.
Onderwerp: Welkom bij [bedrijfsnaam] – uw gegevens voor onboarding op afstand
Beste [naam medewerker],
Welkom bij [bedrijfsnaam]! We zijn verheugd dat je ons team op afstand komt versterken.
Details over onboarding
Startdatum: [Startdatum]
Technische installatie: Uw apparatuur wordt binnenkort verzonden met installatie-instructies.
Communicatierichtlijnen: Raadpleeg onze communicatienormen [voeg een link toe indien van toepassing].
Bedrijfsbeleid
Maak uzelf vertrouwd met ons beleid voor werken op afstand voor een soepele overgang.
Vergaderingen en introducties
Onze eerste virtuele teamvergadering staat gepland op [datum/tijd vergadering]. Zorg ervoor dat je er zeker bij bent.
Als u vragen heeft of hulp nodig heeft vóór uw startdatum, neem dan contact met mij op via [uw e-mailadres] of [uw telefoonnummer].
We kijken ernaar uit om op afstand met u samen te werken!
Met vriendelijke groet,
[Uw volledige naam]
[Uw positie]
Speciale situaties
Onboarding-e-mails voor speciale situaties, zoals verhuizing, terugkeer na verlof, stages, freelance werk, speciale projecten of een divers personeelsbestand, zorgen voor een soepele overgang. Elk geval vereist specifieke communicatiestrategieën om aan unieke behoeften te voldoen.
Effectieve welkomstmails bieden essentiële informatie, creëren een gastvrije omgeving en helpen nieuwe of terugkerende teamleden naadloos te integreren in de cultuur en activiteiten van de organisatie.
7. E-mail voor de lijnmanager van een nieuwe medewerker
Deze e-mail schetst de rol van de lijnmanager in het onboardingproces, inclusief zijn verantwoordelijkheden voor training, eerste taken en integratie in het team.
Deze grondige communicatie helpt de lijnmanager om de overgang van de nieuwe medewerker effectief te plannen en te ondersteunen, zodat deze zich vanaf het begin welkom voelt en klaar is om een bijdrage te leveren. Hier is een steekproef om u op weg te helpen:
Onderwerp: Introductie en onboardinginformatie voor [naam nieuwe medewerker]
Hallo [naam manager],
Ik hoop dat je een fijne dag hebt! Ik ben verheugd je voor te stellen aan [naam medewerker], die op [startdatum] ons team komt versterken. [Hij/zij] brengt [korte vermelding van relevante ervaring of vaardigheden] mee.
Als leidinggevende van [naam medewerker] is uw rol cruciaal om [hem/haar] te helpen zich snel in te werken. Hier volgt een kort overzicht om u te helpen bij de voorbereiding van de eerste dag van [naam medewerker] en om een succesvol onboardingproces te garanderen.
- Logistiek voor de eerste dag: Bevestig hun starttijd, waar ze elkaar ontmoeten en welke papieren of documenten ze moeten meenemen
- Inleiding: Verwelkom [naam medewerker] in het team en stel hem/haar voor aan het team
- Rol en verantwoordelijkheden: Geef een overzicht van de rol van [naam medewerker], de belangrijkste verantwoordelijkheden en hoe hun werk past in de doelen van het team
Laat het me weten als je vragen hebt. Ik kijk ernaar uit om [naam medewerker] te zien groeien!
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw positie]
8. E-mail voor het vragen van feedback aan werknemers
Deze e-mail is een bericht van een manager die teamleden vraagt naar hun mening over hun werkervaring en suggesties voor verbetering. U moet deze feedback vragen om de teamdynamiek te verbeteren en eventuele zorgen weg te nemen, waardoor een cultuur van open communicatie en betrokkenheid van medewerkers wordt bevorderd.
Onderwerp: Wij waarderen uw feedback!
Beste team,
Ik hoop dat dit bericht u goed bereikt. Ik zou uw feedback zeer op prijs stellen als onderdeel van onze voortdurende inspanningen om onze werkomgeving en processen te verbeteren.
Deel uw ervaringen, eventuele uitdagingen die u bent tegengekomen en specifieke suggesties die u heeft om onze samenwerking en productiviteit te verbeteren.
Klik op de volgende link om toegang te krijgen tot de enquête en deel uw mening openlijk: [Link naar enquête invoegen]
Uw feedback helpt ons om weloverwogen beslissingen te nemen over hoe we u en het team beter kunnen ondersteunen. Bedankt voor uw tijd en waardevolle input.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw positie]
9. Uitnodiging om IT-accounts aan te maken
De e-mail voorziet nieuwe medewerkers van alle informatie die ze nodig hebben om functiespecifieke software te gebruiken, zodat ze snel en efficiënt aan de slag kunnen. Zo hoeven ze niet zelf alles uit te zoeken en kunnen ze zich concentreren op het leren van hun rol en het leveren van een positieve bijdrage aan het team.
Onderwerp: Uw IT-accounts instellen: essentiële informatie
Beste [nieuw teamlid],
Om een vlotte start te garanderen, vindt u hieronder de details voor het instellen van uw IT-accounts en het verkrijgen van toegang tot de benodigde software en tools.
Volg de instructies in de e-mail om uw accounts in te stellen en toegang te krijgen tot de tools:
[Voeg hier instructies of links in]
Neem gerust contact met ons op als u vragen hebt of problemen ondervindt tijdens de installatie. We helpen u graag verder!
Ik kijk uit naar uw succes in uw nieuwe rol.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw positie]
10. E-mail voor het onboarden van klanten
Een effectieve e-mail voor het onboarden van klanten is cruciaal voor het verwelkomen van nieuwe gebruikers en het instellen van de fase voor een positieve ervaring met uw product of dienst. Hoewel er verschillende software voor het onboarden van clients beschikbaar is, kan het selecteren van de juiste software het proces vereenvoudigen en verbeteren.
Hier zijn enkele punten die u kunnen helpen bij het schrijven van duidelijke en boeiende e-mails voor het onboarden van clients:
- Gebruik een pakkende onderwerpregel
- Herinner hen eraan waarom uw product waardevol en bijzonder is
- Geef duidelijk de volgende stappen aan
- Voeg handige handleidingen en bronnen toe
- Geef contactgegevens voor hulp
- Sluit af met een duidelijke call-to-action (CTA)
Hier is een sjabloon voor een e-mail voor het onboarden van klanten:
Onderwerp: Uw reis met [product/dienst] begint hier!
Welkom bij [bedrijfsnaam]!
Hallo [voornaam],
Bedankt dat je voor [bedrijfsnaam] hebt gekozen! We zijn verheugd je te mogen verwelkomen.
Onze missie bij [bedrijfsnaam] is [missie of waardepropositie] en we helpen u graag met [voordeel voor de klant].
We sturen u de komende weken nuttige informatie zodat u optimaal gebruik kunt maken van [product/dienst]. We staan klaar om u bij elke stap te ondersteunen.
Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zetten ons in voor uw succes!
Ik kijk ernaar uit om met u samen te werken,
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Bedrijfsnaam]
Praktijkvoorbeeld van een succesvolle onboarding-e-mailstrategie
LastPass is een wachtwoordbeheerder die uw wachtwoorden en inloggegevens veilig opslaat en organiseert. Het helpt bij het genereren van sterke wachtwoorden, vult automatisch inloggegevens in en synchroniseert uw gegevens op al uw apparaten voor gemakkelijke toegang.
Hun onboarding-e-mails zijn bedoeld om het proces voor nieuwe klanten te vereenvoudigen en zorgen voor een eenvoudige zelfbediening en een grotere acceptatie door de gebruikers.
Dit zijn de sleutelelementen:
- Leg uit wat een wachtwoordbeheerder is, waarom de organisatie deze gebruikt en welke voordelen deze biedt
- Nodigt klanten uit om hun LastPass-account aan te maken en geeft instructies voor het instellen van een veilig hoofdwachtwoord en toegang tot de kluis
- Biedt begeleide stappen om aan de slag te gaan
Over het algemeen zijn de onboarding-e-mails van LastPass gericht op eenvoud, gebruiksgemak en het bieden van een duidelijk pad naar productiviteit.
Onboarding-e-mails effectiever maken
Naast de tips die in de bovenstaande paragrafen zijn besproken, zijn er nog andere tactieken die de effectiviteit van onboarding-e-mails kunnen vergroten.
Laten we hier dieper op ingaan om effectievere e-mails te maken en vanaf dag één verbindingen te leggen, zodat u uiteindelijk uw onboardingdoelen kunt bereiken.
A/B-testen
Het is een methode om twee versies van een e-mail te vergelijken om te zien welke beter presteert. U stuurt de ene versie naar de helft van uw publiek en de andere naar de andere helft, en kijkt vervolgens welke versie betere resultaten oplevert. Zo krijgt u inzicht in wat het beste werkt.
Het belangrijkste voordeel is dat je leert wat werkt. Dit is waarom het belangrijk is:
- Wijzigingen isoleren: Als u meerdere elementen in verschillende e-mails wijzigt, weet u niet welke wijziging het verschil heeft gemaakt
- In vergelijking met een controlegroep: Als u één element wijzigt, maar dit niet vergelijkt met een ongewijzigde e-mail die naar een vergelijkbare groep is verzonden, weet u niet of de wijziging een verschil in prestaties heeft veroorzaakt
Klantrelatiebeheer (CRM)
CRM is essentieel voor het opstellen van effectieve onboarding-e-mails waarmee u nieuwe gebruikers welkom heet bij uw product of dienst. Deze systemen helpen bedrijven om klantinteracties beter te beheren door gegevens te organiseren, processen te automatiseren en communicatie te personaliseren.
Dit betekent dat u onboarding-e-mails kunt afstemmen op de behoeften en voorkeuren van gebruikers, zodat zij zich gewaardeerd en ondersteund voelen.
Met CRM kunnen bedrijven de tevredenheid van gebruikers verbeteren, het aantal opzeggingen verminderen en langdurige klantrelaties opbouwen, waardoor de fase voor het succes van de klant wordt ingesteld.
Integratie van mobiele apps
Door de toenemende afhankelijkheid van smartphones voor alledaagse taken, gebruiken steeds meer mensen hun mobiele apparaten om e-mails te lezen. Deze trend brengt zowel uitdagingen als kansen met zich mee voor e-mailmarketeers.
Volgens MailChimp hebben pc's hogere klikpercentages dan tablets en mobiele apparaten. Ze zijn goed voor 64% van de e-mailadressen en genereren 72% van de klikken, terwijl mobiele apparaten 27% van de adressen vertegenwoordigen, maar slechts 18% van de klikken.
Deze inzichten benadrukken de noodzaak om e-mailcampagnes aan te passen om de betrokkenheid van alle gebruikersgroepen te vergroten. Een goede onboarding-ervaring zorgt ervoor dat gebruikers eerder geneigd zijn om te blijven en uw product te gebruiken.
Hier zijn enkele praktische strategieën om de impact van een onboarding-e-mail voor mobiele apps te maximaliseren:
- Visuele content: Voeg schermafbeeldingen, GIF's of video's toe
- Frequentie: verstuur onboarding-e-mails op strategische momenten, bijvoorbeeld direct na aanmelding
- Sociale bewijskracht: Voeg getuigenissen en recensies toe
- Voortgang bijhouden: Houd gebruikers op de hoogte van hun producttraject
- Iteratieve verbetering: Analyseer de prestaties (open rates, click-through rates of gebruikersacties) met behulp van een geavanceerde tool voor het schrijven van e-mails om de content te verfijnen en optimaliseren
Oproep tot actie
Sluit uw onboarding-e-mails af met een call-to-action om uw klanten of medewerkers naar de volgende stappen te leiden en een soepele overgang te garanderen.
Dit kan betekenen dat u medewerkers vraagt om het nodige papierwerk te voltooien, hun accounts in te stellen of oriëntatiesessies bij te wonen. Het kan ook betekenen dat u klanten aanmoedigt om productfuncties te verkennen, een demo in te plannen of hun account te activeren.
Door deze acties duidelijk te omschrijven, help je hen te begrijpen wat ze vervolgens moeten doen en voelen ze zich ondersteund in hun traject met je organisatie of product.
Betrek en behoud uw medewerkers vanaf dag één met ClickUp
Effectieve e-mails voor onboarding zijn cruciaal voor een naadloze integratie van de nieuwe medewerker/klant in uw organisatie.
Hoewel er tal van onboarding-softwareopties zijn om te verkennen, onderscheidt ClickUp zich door zijn uitgebreide functies. Deze omvatten Documenten voor gedetailleerde documenten, Brain voor het aanmaken van e-mailcontent, Automatisering voor efficiënte werkstromen en Sjablonen voor consistente berichten.
Het opstellen van gepersonaliseerde, informatieve e-mails met deze tools kan de onboarding-ervaring aanzienlijk verbeteren en de weg vrijmaken voor productieve en succesvolle partnerschappen.
Meld u aan bij ClickUp om aan de slag te gaan!