Voor projectmanagementbureaus en managers die meerdere projecten tegelijkertijd beheren, is het gemakkelijk om verdwaald te raken in de dagelijkse sleur. Het bijhouden en meten van de voortgang, ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit en het optimaliseren van de werklast van het team kan een uitdaging zijn. Niets geeft zoveel overzicht als het hele plaatje via het project dashboard.
Het projectportfolio dashboard geeft u een compleet overzicht van de status van het project, de voortgang van elk project en uitgebreide realtime rapporten over de algemene tijdlijn, het budget en de status. Ze garanderen dat cruciale projectinformatie beschikbaar en toegankelijk is wanneer u of uw stakeholders dat willen.
Het voor het eerst bouwen van een project portfolio dashboard kan intimiderend zijn vanwege het planning en ontwerp werk dat erbij komt kijken, en u zou het portfolio dashboard zelfs ingewikkeld kunnen maken.
Wat als we u vertellen dat geavanceerde software voor projectportfolio management het proces heeft vereenvoudigd?
Lees verder om te leren hoe u dynamische dashboards voor projectportfoliobeheer kunt bouwen om uw projectplanning en -uitvoering te optimaliseren met behulp van ClickUp, de beste voorbeelden en sjablonen om u op weg te helpen.
Wat is projectportfolio management?
Projectportfolio management is een strategische manier om de projecten van een organisatie te beheren om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Het omvat het beperken en prioriteren van een reeks projecten die aansluiten bij de doelen van uw bedrijf.
Projectportfolio management heeft tot doel de waarde van uw projecten te maximaliseren door aspecten zoals risico's, budgetten en beschikbare middelen te beoordelen en te beheren.
Wat is een dashboard voor projectportfolio management?
Het managementteam, de portfolio managers en de projectmanagers gebruiken een dashboard voor projectportfolio management om alle projecten en hun voortgang centraal te visualiseren. Het dashboard bevat grafieken en statistieken waarmee u de prestaties van gezondheidsindicatoren kunt monitoren en belangrijke mijlpalen, budgetinformatie en de beschikbaarheid van middelen kunt bekijken.
In moderne organisaties zijn projecten onderling verbonden wat betreft middelen, tijdlijnen en deliverables, en zijn resultaten en succes onderling afhankelijk. Een centraal portfolio dashboard presenteert deze informatie in één enkel venster.
U kunt een dashboard voor projectportfolio management maken of projectportfolio managementoplossingen zoals ClickUp gebruiken om het gemakkelijker te maken.
Met ClickUp Dashboards kunt u uw projecten visualiseren en analyseren vanuit één enkel controlecentrum. U hebt niet alleen een overzicht van de projecten waaraan u werkt, maar u kunt ze ook delen met belangrijke stakeholders. Op deze manier kan iedereen de voortgang van verschillende projecten bijhouden.
Het dashboard van ClickUp helpt ons om gegevens op een zinvolle manier weer te geven en het bespaart ook tijd. Ik kan ook verschillende ruimtes creëren waar ik kan werken aan problemen en verbeteringen. Bovendien kan ons dagelijkse werk worden gecontroleerd en helpt de tijdsregistratie die we aan een specifieke taak besteden ook om de efficiëntie van het werk te verbeteren.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Als platform voor projectmanagement kunt u met ClickUp doelen stellen, de tijd bijhouden die aan individuele taken en projecten wordt besteed, knelpunten identificeren en deze snel oplossen om ervoor te zorgen dat projecten worden voltooid.
Voordelen van het gebruik van een project portfolio dashboard
Verbeterde zichtbaarheid
Krijg realtime zichtbaarheid van de algemene status van projecten, identificeer knelpunten, controleer de prestaties van taken voor belangrijke projecten en meet de klanttevredenheid.
Verbeterde communicatie
Aangezien project dashboards een centrale hub zijn voor alles wat met één of meerdere projecten te maken heeft, zorgen ze ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit wat betreft deadlines, taken, toegewezen budget en voortgang.
Betere besluitvorming
Dankzij uitgebreide weergaven op portfolio-niveau van bestaande en potentiële projecten kunnen project- en portfolio managers datagestuurde beslissingen nemen voor projectplanning en -uitvoering, financiële prognoses en risicomanagement.
Prestaties bijhouden
Met dashboard-software kunt u in één oogopslag cruciale statistieken visualiseren, waaronder de productiviteit van het team, de budgettoewijzing, de bedrijfsdoelen en de status van projecten.
Verbeterde efficiëntie
Krijg een volledig overzicht van de projectactiviteiten, het budget, de werklastverdeling, het gebruik van middelen voor verschillende projecten en afhankelijkheden om de taakverdeling te vereenvoudigen, burn-out van medewerkers te voorkomen en de efficiëntie van het team te verhogen.
Voor een succesvolle voltooiing van projecten kunt u overwegen om verschillende software voor projectportfolio management te gebruiken totdat u de juiste vindt die aan uw eisen voldoet.
Praktische voorbeelden van project portfolio dashboards
Hier zijn enkele praktijkvoorbeelden van project portfolio dashboards om u te helpen begrijpen hoe ze meerdere projecten kunnen beheren.
1. Agile dashboards voor scrum teams
Een agile team dashboard zorgt voor transparantie in de status van uw project en geeft u zichtbaarheid in de prestaties van het team en de voortgang van de Sprint.
Wanneer het wordt gebruikt in de werkstroom van softwareontwikkeling, biedt het agile project portfolio management (PPM) dashboard een gedetailleerde weergave van de potentiële knelpunten, sleutelcijfers, voortgang en problemen met hoge prioriteit voor lopende projecten in een zeer visueel format.
De elementen in het agile dashboard zijn onder andere:
Sprint-backlog
Het wordt weergegeven als een lijst of Kanban-bord en toont de resterende werkitems, hun status (te doen, in uitvoering, klaar) en de geschatte werklast. Met extra inzicht in de werklast van de sprint kunt u zien hoe u vordert met het bereiken van het sprintdoel.
Burndown-grafiek
Deze lijngrafiek toont story points (het resterende werk) uitgezet tegen de resterende tijd in de sprint, zodat u de voortgang van uw sprint visueel kunt bijhouden en proactief kunt bijsturen om ervoor te zorgen dat de sprint wordt voltooid.
Lead Time
De lead time geeft de totale tijd weer vanaf het starten van een werkitem tot de voltooiing en release ervan. Deze wordt gebruikt om vertragingen in de levering te identificeren, release processen te optimaliseren en de time to market te verbeteren.
Pro tip💡: Om de burndown-grafiek een effectief hulpmiddel voor uw team te maken, stelt u redelijke doelen, leert u van eerdere sprints en zorgt u ervoor dat u uw teams niet overbelast.
2. Dashboards voor de toewijzing van middelen
Wanneer u gedeelde middelen hebt die voor verschillende projecten werken of wanneer u de toewijzing van middelen voor een potentieel project plant, geeft dit project portfolio dashboard weer hoe de middelen over verschillende projecten zijn verdeeld.
Met de werklastweergave van ClickUp kunt u op één dashboard bepalen wat een team (en teamlid) moet doen, waar de prioriteiten elkaar kruisen, wat prioriteit heeft en welke taken kunnen worden uitgesteld.
Pro tip💡: Stel een dagelijkse of wekelijkse werklastcapaciteit in voor individuele teamleden. U kunt capaciteiten instellen voor uren, taken en Scrum-storypunten.
3. Dashboards voor bedrijfsbeheer
Dit dashboard voor projectportfolio management toont u de status en voortgang van uw bedrijfsdoelen.
Pas ClickUp-dashboards aan om uw kwartaaldoelen eenvoudig te plannen en bij te houden. Wanneer meerdere afdelingen betrokken zijn bij het beheer van de productportfolio, helpt de lijstweergave van ClickUp u de status van elke taak, het geschatte budget en de voortgang bij te houden.
Iedereen, inclusief de teamleden, projectmanagers, belanghebbenden en leidinggevenden, krijgt inzicht in de strategische initiatieven en prioriteiten van hun projectportfolio.
Pro tip💡: Gebruik sjablonen voor portfolio management om uw taken bij te houden. PPM-dashboards verbeteren immers de efficiëntie en strategische vooruitziendheid van een projectmanagementbureau (PMO).
4. Dashboards voor operationeel beheer
In projectmanagement biedt een operationeel dashboard realtime inzicht in hoe de verschillende operationele processen van uw organisatie verlopen. Hiermee kunnen belanghebbenden dagelijkse activiteiten monitoren, strategische en operationele prioriteiten bijhouden en gegevens op verschillende niveaus verkennen om de zwakke punten van uw activiteiten te analyseren en te identificeren.
Pro tip💡: Met op rollen gebaseerde toegang kunt u met ClickUp aanpassen welke teamleden wijzigingen kunnen aanbrengen in het dashboard en wie deze kan bekijken om de voortgang bij te houden.
Sleutelcomponenten van een project portfolio dashboard
1. Project overzicht
Deel een samenvatting van de projectomvang en doelstellingen, zodat iedereen weet waar hij of zij aan werkt. Deze bevat algemene informatie zoals projectnamen, betrokken teamleden, beschrijvingen, totaal budget en te bereiken strategische doelen.
2. Status indicatoren
Stel visuele indicatoren in op PPM-dashboards om de status van het project gemakkelijk te kunnen identificeren. Zo kan de kleur rood bijvoorbeeld staan voor onvoltooide taken, groen voor voltooide activiteiten en oranje voor lopende werkzaamheden.
3. Grafieken en grafische rapportages
Projectmanagementgrafieken zijn een geweldige manier om gegevens, trends en statistieken met betrekking tot uw projecten te visualiseren. Er zijn veel verschillende soorten grafieken, zoals Gantt, projecttijdlijn, snelheid, burnup, lijn, werkverdelingsstructuur en lijngrafiek.
Met de Gantt-grafiekweergave van ClickUp kunt u bijvoorbeeld uw projecten op een tijdlijn bekijken. U krijgt informatie zoals taken en afhankelijkheid, zodat u deadlines vanuit één enkele bron kunt beheren.
4. Project trackers
Projecttrackers meten de voortgang van taken en activiteiten gedurende de levenscyclus van een project, zodat teamleden georganiseerd blijven, hun respectieve taken kunnen bijhouden, achterstallige taken kunnen zien en tijdlijnen kunnen bewaken.
Het instellen van een gedetailleerde projecttracker kan echter een arbeidsintensief proces zijn. ClickUp biedt sjablonen voor projecttrackers die voor elk project kunnen worden aangepast.
Een goed voorbeeld hiervan is de sjabloon voor projecttracking van ClickUp, die veel wordt gebruikt om projectbudgetten en deadlines te beheren. Het helpt teamleiders het grote geheel te overzien met realtime updates en houdt alle projecten op één plek voor eenvoudige samenwerking tussen afdelingen.
Pro tip💡: Gebruik dit sjabloon om meerdere trackers te maken voor herhaalbare projecten. Zo bespaar je tijd na het kick-offgesprek en kun je meteen aan de slag.
5. Resourcebeheer
Met resourcebeheer kunt u zien hoe effectief verschillende resources (medewerkers, budgetten, apparatuur) zijn verdeeld over verschillende taken en of ze effectief worden benut.
ClickUp biedt verschillende functies die u kunnen helpen bij het beheren van uw middelen.
- Tijdsregistratie in ClickUp: houd de tijd bij die aan een taak is gekoppeld op verschillende apparaten, maak rapporten om de tijd weer te geven die aan elke taak is besteed en deel tijdsinschattingen om de oplevering van uw project te plannen.
- ClickUp-weergaven: met meer dan 15 weergaven krijgt u een overzicht op hoog niveau van al uw projecten en de voortgang ervan. Met behulp van deze weergaven kunt u tijdlijnen en prioriteiten aanpassen, afhankelijkheden toevoegen en zien wat de volgende stap is.
- ClickUp-doelen: voeg taken uit uw projecten toe aan een doel en zorg ervoor dat u op schema ligt om de deadlines van uw project te halen. U kunt doelen voor meerdere projecten maken en deze op één plek weergeven.
6. Risicobeheer
Het benadrukt de potentiële risico's die van invloed kunnen zijn op uw projectportfolio. Risicomanagement geeft belanghebbenden een beter inzicht in obstakels, de waarschijnlijkheid en impact ervan, en hoe deze te beperken. Bovendien helpt het u bij het bijhouden en beoordelen of uw risicobeperkende maatregelen werken en hoe u de impact van risico's op projectresultaten kunt minimaliseren.
7. Verdiende waarde
De verdiende waarde vertegenwoordigt de totale waarde van al het werk dat binnen een bepaalde tijd is voltooid. Deze wordt uitgedrukt in valuta en kan worden gemeten door het percentage taken en deliverables te bestuderen dat tot een bepaald punt in de tijdlijn van uw project is voltooid.
8. Financiële en budgettaire indicatoren
Financiële en budgettaire statistieken omvatten het meten van het totale budget ten opzichte van de werkelijke uitgaven, kostenverschillen, ROI en financiële prestaties, zodat belanghebbenden het budget in één pagina op het dashboard kunnen bekijken en beslissingen kunnen nemen over de toewijzing van middelen.
9. Toegang via web browser
Uw projectmanagers moeten het dashboard van de projectportfolio in hun browser kunnen bekijken en beheren om de voortgang op afstand en op verschillende apparaten te kunnen volgen. Dit is vooral belangrijk wanneer u teams hebt verspreid over verschillende locaties.
Hoe maak je een project portfolio dashboard
1. Definieer duidelijk de doelstellingen van uw dashboard
Voordat u uw project portfolio dashboard instelt, moet u begrijpen waarom u dit doet en bepalen wie het gaat gebruiken. Stel vervolgens het PPM-dashboard in zodat het aansluit bij de behoeften, statistieken en vereisten die uw stakeholders moeten bijhouden.
Uw dashboard heeft bijvoorbeeld tot doel het senior management een overzicht op hoog niveau te geven van uw projectportfolio en de voortgang van gerelateerde projecten. Dit betekent dat uw dashboarddoelstellingen informatie bevatten over het aantal actieve projecten, de algehele voortgang, sleutelprestatie-indicatoren en potentiële risico's.
2. Gegevens consolideren
Verzamel cruciale projectmanagementgegevens uit de tools die u gebruikt om uw projecten te beheren en houd bij wat werkt en analyseer dit. Overweeg om gegevens op te nemen uit uw projectmanagementtools, databases, spreadsheets en andere externe bedrijfsbronnen die de relevante teams gebruiken.
3. Identificeer uw sleutelcijfers en KPI's
Vervolgens moet u bepalen welke statistieken en KPI's moeten worden bijgehouden, die aansluiten bij uw bedrijfs-, afdelings- of projectdoelstellingen en u in staat stellen strategische beslissingen te nemen met betrekking tot het project, de bedrijfsvoering en de processen.
Pro tip💡: Het selecteren van de belangrijkste statistieken en prestatie-indicatoren moet een teamactiviteit zijn. Begin met brainstormen op ClickUp Whiteboards , verzamel de reacties van het team met ClickUp-formulieren en communiceer met het team via ClickUp Chat View zonder dat u zich in het zweet hoeft te werken.
4. Kies een tool voor projectportfolio management
Een tool voor projectportfoliobeheer is een gecentraliseerd systeem waarin u alle informatie met betrekking tot uw projectportfolio kunt opslaan. U kunt het gebruiken om projectabonnementen te maken, noodzakelijke informatie te documenteren, planningen te beheren, taken toe te wijzen aan teamleden en de voortgang bij te houden.
De projectmanagementsoftware van ClickUp biedt bijvoorbeeld verschillende uitgebreide functies waarmee u taken kunt toewijzen, de voortgang kunt bekijken, sleutelstatistieken kunt bijhouden, uw projectinformatie kunt visualiseren, volledig inzicht kunt krijgen in meerdere projecten met geautomatiseerde realtime rapporten en uw middelen optimaal kunt beheren – allemaal via één platform.
5. Ontwerp de layout van uw dashboard
Met alle informatie die u hebt verzameld, organiseert u het dashboard in verschillende secties en gebruikt u grafieken en visualisaties om verschillende portfolio dashboards te maken.
Het maken van een uitgebreid dashboard is geen gemakkelijke taak als u weinig tijd of ervaring hebt.
U kunt een sjabloon voor een projectportfolio-dashboard gebruiken als uitgangspunt. De sjabloon voor projectmanagementportfolio's van ClickUp is bijvoorbeeld een plug-and-play-tool waarmee u ervoor kunt zorgen dat projecten binnen verschillende afdelingen op elkaar zijn afgestemd, terwijl u de status en voortgang ervan kunt monitoren.
Hier zijn enkele interessante functies van het project portfolio dashboard van ClickUp:
- Tags: Bekijk de status van al uw projecten met behulp van tags. Bijvoorbeeld: gereed, geblokkeerd, afgewezen, enz.
- Kleuren codes: De aanpasbare sjablonen van ClickUp bieden een breed scala aan kleuren waaruit u kunt kiezen, zodat u specifieke kleuren aan elke status kunt toevoegen om de voortgang van projecten gemakkelijk te volgen
- Weergaven: U kunt meer dan 15 verschillende soorten weergaven gebruiken om uw werk te visualiseren zoals u dat wilt. Laten we eens kijken naar drie manieren waarop u uw projecten kunt bekijken in de projectmanagementsoftware van ClickUp: Lijstweergave: Organiseer en groepeer uw projecten in verschillende categorieën. Uw taken en activiteiten zijn in één oogopslag te zien in een lijstformaat. Zo kunt u zien welke projecten in uitvoering zijn, worden beoordeeld of zijn voltooid. Kaderweergave: Blijf op één lijn met de prioriteiten van uw team met behulp van de kaderweergave. U kunt de werklast van uw team, voltooide projecten en meer volgen vanuit één dashboard. Activiteit: Krijg een gedetailleerd overzicht van de activiteiten van uw teamleden en zie waaraan elke persoon in een project heeft gewerkt. U kunt de soorten activiteiten selecteren en de bijbehorende projectdetails bekijken
- Lijstweergave: Organiseer en groepeer uw projecten in verschillende categorieën. Uw taken en activiteiten zijn in één oogopslag te zien in een lijstformaat. Zo kunt u zien welke projecten in uitvoering zijn, worden beoordeeld of voltooid zijn
- Kaderweergave: Blijf op één lijn met de prioriteiten van uw team met behulp van de kaderweergave. U kunt de werklast van uw team, voltooide projecten en meer volgen vanuit één dashboard
- Activiteit: krijg een gedetailleerd overzicht van de activiteiten van uw teamleden en zie waaraan elke persoon in een project heeft gewerkt. U kunt de soorten activiteiten selecteren en de bijbehorende projectdetails bekijken
- Lijstweergave: Organiseer en groepeer uw projecten in verschillende categorieën. Uw taken en activiteiten zijn in één oogopslag te zien in een lijstformaat. Zo kunt u zien welke projecten in uitvoering zijn, worden beoordeeld of zijn voltooid
- Kaderweergave: Blijf op één lijn met de prioriteiten van uw team met behulp van de kaderweergave. U kunt de werklast van uw team, voltooide projecten en meer volgen vanuit één dashboard
- Activiteit: krijg een gedetailleerd overzicht van de activiteiten van uw teamleden en zie waaraan elke persoon in een project heeft gewerkt. U kunt de soorten activiteiten selecteren en de bijbehorende projectdetails bekijken
6. Testen en valideren
U moet een aantal voorlopige tests uitvoeren om te controleren of uw dashboard werkt zoals u wilt en om feedback en goedkeuring van uw team en belanghebbenden te verzamelen, zodat u eventuele aanpassingen kunt doorvoeren.
7. Implementeren
Nu bent u helemaal klaar om uw dashboard te implementeren.
Neem iedereen die bij het project betrokken is mee door uw dashboard en leg uit wat het inhoudt. Zorg voor een goede training, zodat het team weet hoe het deze dashboards moet gebruiken. Zorg ervoor dat deze dashboards regelmatig worden bijgewerkt en relevant blijven. U kunt zelfs periodieke wijzigingen aanbrengen om aan veranderende zakelijke eisen te voldoen.
Consolideer uw project portfolio dashboards met ClickUp
Een nauwkeurig en goed gestructureerd dashboard kan u helpen om alle projecten waaraan u werkt naadloos te beheren.
ClickUp gaat nog een stap verder en laat u gebruikmaken van functies zoals taak- en resourcebeheer, tijdregistratie, KPI-tracking en aanpasbare sjablonen om uw projectmanagement te stroomlijnen.
Als software voor projectportfolio's en projectmanagement is het grootste voordeel van ClickUp dat het verschillende repetitieve taken automatiseert, zoals taak- en werklastbeheer, voortgangsregistratie en rapportage, het plannen van waarschuwingen bij vertragingen en toegankelijkheid op verschillende apparaten voor teams op afstand.
Als u succesvolle resultaten wilt behalen, ongeacht de complexiteit van uw project, begin dan met het bouwen van interactieve project portfolio dashboards door u gratis aan te melden bij ClickUp.
Veelgestelde vragen (FAQ's)
1. Wat is een project portfolio dashboard?
Een project portfolio dashboard is een visueel hulpmiddel voor het bijhouden van de voortgang van alle projecten die u beheert. Het geeft inzicht in sleutelcijfers, prestatie-indicatoren en de status van projecten – essentieel voor het beoordelen van de algehele gezondheid van het project en om ervoor te zorgen dat het aansluit bij uw bedrijfsdoelstellingen.
2. Wat is het verschil tussen een portfolio en een dashboard?
| Portfolio | Dashboard | |
| Definitie | Een portfolio is een verzameling van alle verschillende projecten die u beheert. In plaats van verschillende projecten afzonderlijk te beheren, hebben bedrijven de neiging om gerelateerde projecten te groeperen. | Omgekeerd is een dashboard een visuele weergave van de voortgang van de verschillende projecten in uw portfolio. Het bevat sleutelcijfers, mijlpalen, deliverables, toewijzing van middelen en afhankelijkheden tussen taken. |
| Gebruikt voor | Optimaliseer de toewijzing van middelen en stel prioriteiten voor initiatieven. | Evalueer hoe projecten met elkaar verbonden zijn en bepaal hoe u middelen kunt beheren zonder dat er tekorten ontstaan. |
3. Wat houdt een project portfolio in?
Een portfolio bevat gerelateerde projecten die cruciaal zijn voor het behalen van de overkoepelende doelen van een organisatie. Elk project in de portfolio heeft een omvang, deliverables, mijlpalen, tijdlijnen en documentatie, zoals abonnementen, planningen, richtlijnen en statusrapporten.