Een efficiënt kennisbeheersysteem is de levenskracht van een organisatie - dat is geen verrassing. Of u nu projectspecifieke richtlijnen of bedrijfsbrede beleidsregels centraliseert, u hebt een georganiseerde basis nodig om uw kennisactiva op te slaan en ondersteuningsteams in alle processen te ondersteunen.
Maar de hamvraag is: Hoe bouw je de beste interne kennisbank voor je team?
Het opzetten van een goed geplande kennisbank kan een lastige Taak zijn. Je moet je bijvoorbeeld richten op het presenteren van gedetailleerde en relevante informatie in je interne wiki en er tegelijkertijd voor zorgen dat alles toegankelijk en up-to-date is voor meerdere belanghebbenden. Het is een tijdrovende en onhoudbare oefening, zelfs met de beste kennisdatabasetools tot uw beschikking.
In dit artikel gaan we dieper in op het concept van interne kennisbanken en bespreken we de stappen die nodig zijn om er een op te zetten. We presenteren ook:
- Best practices en geavanceerde benaderingen voor het optimaliseren van elke informatiebron
- De meest functierijke en schaalbare interne kennisbanksoftware voor Teams 😍
Wat is een interne kennisbank?
Een interne kennisbank fungeert als een up-to-date informatiebibliotheek die uitsluitend toegankelijk is voor de werknemers van een organisatie. Het is een gecentraliseerde kennisdatabase, bij voorkeur met een zoekfunctie, zodat werknemers interne gegevens over alle processen en te leveren diensten kunnen vinden.
Een typische interne kennisbank slaat items op zoals:
- Standaard operationele procedures (SOP's)
- Bedrijfsbeleid
- Contracten en andere juridische documenten
- Digitale middelen en intellectuele bedrijfsmiddelen
- Projectinformatie en richtlijnen
- Case studies en onderzoeksgegevens
- Handleidingen voor teams van de klantenservice
Om deze informatie gemakkelijk toegankelijk te maken, worden interne kennisbanken georganiseerd met behulp van tags, categorieën en andere soorten hiërarchie. 📚
Interne versus externe kennisbank
Een interne kennisbank biedt één enkele bron van waarheid om uw werknemers te ondersteunen. Een externe kennisbank wil hetzelfde doen, maar dan voor uw klanten.
Externe kennisbanken zijn ontworpen als zelfbedieningsmedium voor klanten, voltooid met productgidsen en oplossingen voor veelvoorkomende problemen. Ze kunnen ook worden gebruikt door teams die met klanten te maken hebben om meer hands-on ondersteuning te bieden tijdens telefoongesprekken.
Belangrijkste voordelen van een interne kennisbank
Het opzetten van een interne kennisbank vergemakkelijkt een snellere introductie van werknemers en een betere samenwerking tussen teams. Omdat alle interne processen op één plaats gedocumenteerd zijn, hoeft u geen uren te besteden aan vergaderingen met nieuwe medewerkers of teams die projecten uitvoeren. Geef ze gewoon toegang tot uw interne kennisbank en ze kunnen hun taken uitvoeren zonder tijd te verspillen aan het raadplegen van anderen.
Deze middelen brengen andere tastbare voordelen met zich mee, zoals:
- Verminderde fouten: Wanneer werknemers beschikken over nauwkeurige informatie, is er weinig ruimte voor fouten en worden er meer fouten gemaaktclienttevredenheid en retentie2. Betere kostenbesparingen dankzij productiviteit van teams: Volgens eenMcKinsey rapportverliest een gemiddelde werknemer ongeveer 20% van zijn werktijd aan het zoeken naar relevante informatie. Eenvoudige beschikbaarheid van de vereiste kennis kan de productiviteit van werknemers verbeteren en zorgen voor een optimaal gebruik van uw financiële en personele middelen
- Hogere retentie van werknemers: Een interne kennisbank verduidelijkt de processen en het beleid van uw bedrijf. Dit zorgt voor een soepele werkervaring en leidt tot een grotere tevredenheid en behoud van werknemers
- Schaalbare, wrijvingsloze activiteiten: Een interne kennisbank stelt bedrijven in staat om zeer schaalbaar te zijn door middel vangestroomlijnde SOP'swerknemershandboeken enkennisoverdracht processen
Tip: Heb je een snelkoppeling nodig om een interne kennisbank of wiki te maken voor kleinere teams? Gebruik de ClickUp Team Documenten sjabloon om alle informatie die uw team nodig heeft te centraliseren.
Gebruik dit sjabloon om documenten voor kernteams te stroomlijnen en de toegankelijkheid binnen projecten te verbeteren
Een interne kennisbank opzetten in 7 eenvoudige stappen
Het opzetten en beheren van een kennisbank is geen eenvoudige zaak. Om te beginnen hebt u een overzichtelijk organisatie- en toegangsontwerp nodig, evenals een moeiteloos mechanisme om documenten bij te werken als dat nodig is.
Het opzetten van een kennisbank is geen one-size-fits-all proces, maar we hebben het hieronder gestroomlijnd tot zeven standaard stappen. Voor de demonstratie hebben we een aantal kennisdatabasetools en functies gebruikt om elke stap te ondersteunen. 🌸
Stap 1: Creëer een kennismanagementstrategie op maat
Voordat u begint met het opbouwen van uw interne kennisbank, is het cruciaal om een duidelijke strategie te hebben om het proces te begeleiden. Zet de kritieke elementen van uw kennismanagementstrategie zoals:
- Use cases: Creëer je een kennisbank voor projectspecifieke of bedrijfsinformatie? Welke kennishiaten wilt u aanpakken en voor wie?
- Rollen en toegangsniveaus: Bepaal welke rollen toestemming hebben om de kennisbank te bewerken en bij te werken. Daarnaast kunt u ook groepen bepalen voor:
- Alleen weergave toegang
- Bedrijfsbrede en teamspecifieke toegang
- Afdelingsgebonden bijdragers en hun toegangscontrole
- Inhoud hiërarchie: Bedenk hoe de content moet worden georganiseerd in de kennisbank - of u deze wilt structureren per afdeling,rollen en verantwoordelijkhedenof projecten. Maak een abonnement op de nuances, inclusief de categorieën, tags en opslagruimte
- Richtlijnen voor content: Definieer het proces voor het aanmaken en beheren van content. Denk na over de mate van detail die vereist is, het type content (video's, artikelen, infographics, enz.), de consistente toon en de goedkeuringskanalen.
Het vooraf plannen van deze details geeft je duidelijkheid en duidelijkheid tijd besparen bij het opbouwen van de kennisbank . De eenvoudigste manier om over uw strategie te brainstormen is met digitale whiteboardtools zoals ClickUp Whiteboards .
Digitale whiteboards bieden meestal een oneindig canvas om u te helpen uw kennismanagementstrategie uit te stippelen met uw teamleiders. Met ClickUp Whiteboards kunt u bijvoorbeeld connectoren, plakbriefjes, gekleurde blokken en andere visuele elementen gebruiken om informatiestromen en toegangsniveaus te ontwerpen die nodig zijn voor verschillende afdelingen.
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Whiteboards-for-adding-Docs-and-visual-cues-for-team-collaboration.gif ClickUp Whiteboards voor het toevoegen van documenten en visuele aanwijzingen voor teamsamenwerking /%img/
Pas uw Whiteboards eenvoudig aan door documenten, Taken en meer toe te voegen
Stap 2: Kies de juiste kennisbanksoftware
Zodra u uw kennismanagementstrategie hebt bepaald, selecteert u geschikte kennismanagementsoftware (KMS) om uw abonnementen uit te voeren.
Hoewel de selectie van een interne kennisdatabasetool afhangt van uw specifieke behoeften, hier zijn zes functies die u niet mag missen:
- Hiërarchie op meerdere niveaus: U moet uw kennisbeheersysteem en de items daarin kunnen organiseren via mappen, brede categorieën, tags en subpagina's
- Krachtige zoekfunctie: De zoekfunctie van uw kennisbank moet medewerkers helpen snel de informatie te vinden die ze nodig hebben door gebruik te maken van document tags en zelfs de geschreven content
- Samenwerkingsfuncties: De beste KMS-oplossingen dienen ook als samenwerkingstools, zodat u samen met uw teamleden sneller artikelen kunt maken. Geef de voorkeur aan software die meerdere medewerkers ondersteunt bij het schrijven en beoordelen van documenten
- Opmaak van rijke tekst: Opmaak van rijke tekst en ondersteuning van multimedia content verhogen de leesbaarheid en visuele waarde van content, waardoor lezers complexe onderwerpen sneller begrijpen
- AI ondersteuning: De nieuwsteKMS-oplossingen zijn uitgerust met AI-functies die helpen bij het maken en formateren van content door middel van prompts en zelfs bij het lokaliseren van relevante artikelen binnen een basis
- Webgebaseerde toegang: De kennisbankoplossing die u kiest moet naadloze webgebaseerde toegang voor gebruikers mogelijk maken via een beveiligd portaal
Het goede nieuws is dat de meeste hoogwaardige kennisdatabasetools al over deze functies beschikken. Maar als u op zoek bent naar iets met alle functies, maar toch betaalbaar, ga dan voor ClickUp . Deze interne kennisbanksoftware heeft ook functies voor projectsamenwerking en projectmanagement, waardoor het ideaal is voor teams van elke grootte en branche.
Als kennisbankoplossing zijn enkele van de opvallende functies van ClickUp:
- ClickUp Documenten , een suite voor gezamenlijk documentbeheer
- Onbeperkte opslagruimte op alle betaalde abonnementen
- Inheemse AI-assistent voor het genereren van documenten en samenvattingen
- Alleen-lezen gasten met aangepaste toestemmingen
Stap 3: Plan en creëer uw content
Kies uw kennisbank software ? Laten we beginnen met het bouwen van een goede interne kennisbank. Maak eerst een abonnement over wat er geschreven moet worden en welke leden van het team dat gaan doen.
Maak je geen zorgen over het schrijven van alle documenten in één keer - begin met de essentiële dingen, zoals:
- Basis bedrijfsinformatie
- Verlof- en compensatiebeleid
- Beoordelingsschalen en richtlijnen
- Veelgestelde vragen (FAQ's)
- Werkplaatsgedragscode* Organisatie grafieken
- Trainingsmateriaal voor nieuwe medewerkers
- Inwerkmateriaal voor clients
U kunt clickUp Documenten opheffen om uw content te plannen en te creëren. Upload uw bestaande documenten naar het platform of creëer nieuwe vanuit het niets. Vanuit een operationeel perspectief kunt u:
- Aanmakenaangewezen taken voor elk kennisbankartikel in productie
- Een of meer leden van het team aan elke taak toewijzen
- Houd de tijd bij die wordt besteed aan het schrijven en beoordelen van de documentatie
Formatteer elk document met functies voor het opmaken van rijke tekst door omslagafbeeldingen, tabellen, bladwijzers, koppen, subkoppen en meer toe te voegen om de leesbaarheid van de content te verbeteren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Docs.gif Rijke opmaak en Slash commando's in ClickUp Docs /%img/
Gebruik ClickUp Docs om belangrijke documenten te beheren en teamsamenwerking te bevorderen
Gebruik de kracht van ClickUp's geïntegreerde ClickUp AI tool om het aanmaken van content te versnellen, ClickUp Brein . Gebruik de aanpasbare rolspecifieke aanwijzingen om snel documenten te genereren zoals projectbeschrijvingen, teststudies en softwarevereisten.
U kunt ClickUp Brain ook gebruiken om de content van uw bestaande kennisbank te optimaliseren op grammatica, toon en duidelijkheid. Plus, de ingebouwde Vertaal en Samenvatten functies zorgen ervoor dat uw werknemers de content gemakkelijk kunnen opnemen.
Gebruik ClickUp AI om content in Documenten te bewerken, samen te vatten, op spelling te controleren of de lengte ervan aan te passen
Stap 4: Organiseer uw content om doorzoekbaarheid te bevorderen
Nadat u uw content hebt gemaakt, is het tijd om deze te organiseren zodat u ze gemakkelijk kunt vinden. Het idee is om iedereen toegang te geven tot specifieke artikelen door de kennisbank te filteren. Enkele manieren om dit te doen zijn:
- Elk document taggen met relevante tags (zoals "Onboarding Materials" voor alle bronnen over het inwerken van werknemers)
- Een inhoudsopgave of index maken
- Documenten organiseren op projecten, clients of soortgelijke criteria
ClickUp maakt fijnafstemming van uw kennisbank mogelijk door middel van hiërarchieën op meerdere niveaus . U kunt werkruimtes maken, Mappen, Bestanden , Lijsten en andere subcategorieën om uw kennis te organiseren en op te slaan.
Zo kunt u bijvoorbeeld een map maken voor Project A of een Checklist voor het voltooien van Task XYZ - uw medewerkers weten intuïtief waar ze moeten zoeken.
Andere manieren om uw documenten te organiseren zijn kleurgecodeerde Tags en Prioriteit Labels . Je team heeft binnen enkele seconden toegang tot elk document met de Universeel zoeken functie.
ClickUp Universal Search stelt gebruikers in staat om snel Taken, Documenten, bestanden, gebruikers, chatten en Dashboards te vinden in de gehele werkruimte en zelfs in andere aangesloten apps
ClickUp zorgt ook voor superieure organisatie via geneste subpagina's, ideaal voor het presenteren van documenten met meerdere subonderwerpen. Sleep gewoon de subonderwerpen onder de bovenliggende pagina, zoals in de afbeelding hieronder:
Met geneste subpagina's binnen ClickUp docs kunt u uw documenten of wiki's beter organiseren
Snelle tip: U kunt ClickUp Brain vragen om een Inhoudsopgave te genereren voor specifieke mappen of documentensets, tabellen te genereren voor snellere organisatie, of spraak-naar-tekst transcripts te maken om te schrijven of te indexeren.
Stap 5: Toegangsbeheer voor de kennisbank implementeren
Zodra uw interne kennisbank georganiseerd en klaar is, kunt u uw aandacht verleggen naar toegankelijkheid. Elke software heeft een andere installatie om het volgende te definiëren delen van kennis toestemmingen. U kunt meestal kiezen voor granulaire weergave en bewerking op basis van rollen van gebruikers of locaties van documenten.
In ClickUp kunt u bijvoorbeeld zowel gebruikers- als werkruimtegebaseerde besturingselementen aanpassen. U kunt:
- Toegang verlenen aan gebruikers binnen een specifieke werkruimte of map
- Individuele toegang delen via privé links
- Een beveiligde openbare link gebruiken om documenten te delen met clients en externe medewerkers
U beschikt ook over een gebruiksvriendelijke interface om gastgebruikers via e-mail uit te nodigen voor toegang tot uw kennisbank of geselecteerde documenten. Geef ze edit en/of view-only toestemmingen, afhankelijk van wat u wilt dat ze doen.
Samenwerking is de sleutel met ClickUp 3.0 Docs, zodat u snel documenten kunt delen, toestemming kunt instellen of kunt exporteren naar interne of externe gebruikers
Stap 6: Controleer uw interne kennisbank
Stel een groep auditors aan (dit kunnen sleutel leden van verschillende afdelingen zijn) om de laatste hand te leggen aan uw interne kennisbank. Zij kunnen aspecten controleren zoals:
- Nauwkeurigheid van kennisdocumenten van medewerkers
- Herhaling van dezelfde informatie in artikelen (in plaats van koppelen)
- Onjuiste toegangsniveaus
- Fouten in opmaak en redactie
- Niet op elkaar afgestemde content en titels
Het auditproces kan moeiteloos verlopen met ClickUp's uitgebreide functies voor het samenwerken aan documenten . Je team kan het volgende gebruiken Toegewezen opmerkingen leven Chatten en werkstroom Redactie tools binnen het platform om fouten door te geven aan bijdragers van documenten en ze onmiddellijk te herstellen.
Bewerk samen met het team, geef commentaar en delegeer taken aan andere leden, rechtstreeks vanuit uw ClickUp-taak
Stap 7: De interne kennisbank regelmatig herzien en bijwerken
Zet niet zomaar een interne kennisbank op en vergeet hem! Een verouderde kennisbank kan uw teamleden op het verkeerde been zetten, dus het regelmatig beheren en bijwerken ervan is onmisbaar.
Een handig trucje om je kennisbank op te ruimen is het verwijderen van documenten die je niet meer nodig hebt, zoals oudere beleidsregels en verouderde handleidingen voor ondersteuningsteams. Voeg ook de nieuwste kennis toe aan de database en stel de relevante belanghebbenden op de hoogte.
4 beste praktijken voor de instelling van een interne kennisbank
Nu u weet hoe u een interne kennisbank moet opzetten, kunt u de vier best practices bekijken die u kunnen helpen de kwaliteit en betrouwbaarheid ervan te verbeteren.
1. Gebruik sjablonen
Het opbouwen van een kennisbank kan pijnlijk saai en tijdrovend zijn, vooral als u begint met een leeg document. Daarom vertrouwen teams met productiviteit op sjablonen voor kennisbanken voor het maken van alledaagse kennisbankbronnen.
ClickUp heeft meer dan 1.000 sjablonen om snel documenten aan te maken voor verschillende gebruikssituaties, zoals bedrijfsbeleid, SOP's en projectrichtlijnen. Het beste deel is dat u ook speciale sjablonen krijgt om interne en externe kennisbanken op te zetten - onze favorieten zijn onder andere:
- ClickUp sjabloon voor kennisbank: Ideaal voor het maken van een veelzijdige digitale informatiebibliotheek voor elk bedrijf of project
- ClickUp HR Kennisbanksjabloon: Geschikt voor het beheren van HR beleid en procedures
- ClickUp sjabloon voor processen en procedures: Hiermee kunt u stap-voor-stap tutorials maken en procedures organiseren via Kanban-borden
Bespaar tijd bij het maken van uw kennisbank met de vooraf ontworpen sjablonen van ClickUp
Deze sjablonen worden geleverd met standaard, goed geformatteerde structuren en secties - het enige wat u hoeft te doen is de informatie voltooien die relevant is voor uw team. 😎
2. Verzamel periodiek feedback van werknemers
De meeste teamleiders kunnen niet zelf alle hiaten in hun kennis vaststellen. Ze moeten rekening houden met hun feedback van hun medewerkers en de kennisbank bijwerken om aan het licht gekomen problemen aan te pakken, wat van alles kan zijn, van meer query's tot onduidelijke processen.
Een manier om veelvoorkomende vragen van elke afdeling te verzamelen is door ClickUp formulieren . Maak een intern formulier op maat met specifieke vragen om vast te stellen wat werkt en wat niet. Analyseer de antwoorden van uw medewerkers eenvoudig in de tabelweergave van het platform, identificeer hiaten in uw kennis en maak een abonnement aan om deze op te lossen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-294.png ClickUp Formulier Weergave /$$$img/
Start een enquête om feedback te verzamelen met zeer aanpasbare formulieren op ClickUp
3. Focus op leesbaarheid
Let op de presentatie- en leesbaarheidsaspecten wanneer u uitgebreide interne kennisbankonderwerpen behandelt. Ten eerste, zorg ervoor dat u in jargonvrije taal schrijft die voor iedereen begrijpelijk is team leden . Als je bijvoorbeeld klantenwervingskosten (CAC) uitlegt aan een niet-marketingteam, wil je misschien de hele term gebruiken in plaats van CAC.
Andere best practices voor het schrijven en bewerken van een kennisbankoplossing zijn onder andere:
- Tabellen en opsommingstekens gebruiken in plaats van lange alinea's
- Gebruik maken van afbeeldingen of animaties
- To-the-point, informatieve titels gebruiken
- Waar mogelijk stappen uitleggen
4. Analyses gebruiken
Op het eerste gezicht lijkt het gebruik van analytics voor een kennisbank misschien niet op zijn plaats, maar gegevens zijn cruciaal om iets te verbeteren. De gebruiksanalyses van uw interne kennisbank kunnen u helpen om lezerspatronen te ontdekken en trends te documenteren, zoals:
- Meest gelezen artikelen
- Meest gezochte trefwoorden
- Hoogst becommentarieerde onderwerpen (wat wijst op een mogelijk gebrek aan duidelijkheid)
Met deze informatie kunt u uw kennisbank optimaliseren voor de eindgebruikers en de productiviteit op het gebied van navigatietijden verhogen.
Geavanceerde benaderingen voor moderne interne kennisbanken
Kennisbanken bestonden vroeger alleen maar uit kasten met bestanden en geïndexeerde documenten. In de afgelopen decennia hebben veel geavanceerde benaderingen echter invloed gehad op de manier waarop we gezamenlijk gegevens creëren en navigeren.
De samenwerkingsomgeving van wiki of interne kennisbasesoftware
De komst van wiki software met functies voor samenwerking heeft waarschijnlijk de grootste invloed gehad op de manier waarop kennis binnen organisaties wordt beheerd en verdeeld.
Door meerdere bijdragers toe te staan, maken ze het mogelijk om onderling verbonden kennispagina's sneller en nauwkeuriger te maken. Plus, met ingebouwde knoppen voor het controleren van de bewerkingsgeschiedenis en het terugdraaien van wijzigingen, is er een betere zichtbaarheid van snel veranderende documenten.
Naast het dienen als centrale opslagplaats van bedrijfsgegevens, creëert moderne wiki-software ook mogelijkheden voor een grotere schaalbaarheid van kennis in organisaties. 🗄️
Invloed van AI op kennisbeheer
De introductie van generatieve AI-tools heeft de manier waarop kennis wordt gecreëerd en gedeeld via interne kennisbanken aanzienlijk veranderd. AI-tools zoals Scribe en ClickUp AI verkorten het proces van het schrijven, formatteren en beoordelen van kennisdocumenten.
En in plaats van een lijst met zoekresultaten te geven, geven veel AI-software voor kennisbanken nu direct antwoord op vragen van lezers op basis van de content die beschikbaar is in de kennisbank.
Zo kunt u bijvoorbeeld ClickUp Brain gebruiken als AI Knowledge Manager. Het is een neuraal netwerk dat dient als opslagplaats van uw documenten, Taken en Teams in uw werkruimte - uw medewerkers kunnen direct vragen stellen om antwoorden uit de kennisbank van het bedrijf te halen. Voorbeeld:
- _Hoe werkt ons proces voor het bijhouden van bugs?
- wat is het doel van Taak XYZ?
Beantwoord werk query's met ClickUp's AI Knowledge Manager™
Op internet gebaseerde kennisbanken
Steeds meer interne kennisbanken bevatten een discussieforum waar werknemers ideeën over een document kunnen uitwisselen. Dit zorgt voor snellere identificatie van problemen en spontane opheldering van twijfels met betrekking tot bepaalde kennis items. Het biedt werknemers ook een communicatiekanaal om de beweegredenen achter SOP's en best practices in de kennisbank beter te begrijpen.
Rol van real-time editors in moderne kennisbanken
Real-time collaboratieve editors voor tekst die zijn opgenomen in moderne interne kennisbanksoftware hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop u content maakt en bewerkt.
Met ClickUp kunt u bijvoorbeeld meerdere medewerkers in staat om een document in realtime te bewerken . Deze editors helpen u om in recordtijd kennisbanken te maken dankzij teamwerk. Dit is een game-changer voor documenten met medewerkers van meerdere afdelingen. In plaats van in meerdere stappen te moeten schrijven en beoordelen, kunt u nu live met alle belanghebbenden werken en fouten of overbodig werk voorkomen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/collboration-editing-in-clickup-docs.gif Collaboratieve live bewerking in ClickUp Docs /$$$img/
Eenvoudig documenten formatteren en eraan samenwerken naast het team zonder overlap in ClickUp
Team efficiëntie maximaliseren met ClickUp: De beste kennisbanksoftware
Door iedereen op dezelfde pagina te houden, is een interne kennisbank een essentiële vereiste om de efficiëntie van de organisatie te garanderen. Nu bedrijven steeds verder digitaliseren, bepaalt de kwaliteit van uw kennisbank bovendien hoe snel u werknemers kunt opleiden en hun leercurve kunt verkorten.
Gelukkig zijn er tools zoals ClickUp die het hele proces van het opbouwen en beheren van een kennisbank stroomlijnen. Aanmelden vandaag nog gratis in en stuw uw organisatie naar kennisgedreven productiviteit en efficiëntie. 💃