Kennis is misschien een ontastbaar bezit voor je team, maar het is misschien wel een van de belangrijkste activa in je bedrijf. Immers, als Gina de enige is die een complex rapport kan opstellen, wat doet je team dan als ze plotseling weggaat? 🤷🏽♀️
Succesvol kennisbeheer biedt uw team een solide kader om deze informatie uit de hersenen, e-mails en chats van uw team te halen en te delen met de organisatie. Maar hoe u deze kennis beheert, maakt het verschil tussen succes en mislukking.
Of je nu een kennismanager bent of een teamleider die verantwoordelijk is voor het beheren, vastleggen en toegankelijk maken van kennis, je hebt effectieve kennismanagementstrategieën nodig. In deze gids leggen we uit waarom deze strategieën belangrijk zijn en delen we 10 van de beste kennismanagementpraktijken om de informatie van uw team te mobiliseren.
Wat is kennismanagement?
Kennismanagement (KM) is een gestructureerde aanpak voor het vastleggen, organiseren, delen en gebruiken van de kennis van uw organisatie. Zie het als een intern
die de juiste informatie beschikbaar maakt voor de juiste mensen op het juiste moment.
Kennismanagement gaat niet alleen over het maken van SOP's die niemand meer zal lezen. Deze aanpak codificeert en deelt kennis in één opslagplaats.
organiseert gemakkelijk kennis zoals:
- Processen voor klantenservice
- Stappen voor het inwerken van werknemers
- Technische documentatie voor IT zoals gebruikershandleidingen of handleidingen voor probleemoplossing
- Notulen en rapporten van vergaderingen
- Communicatieverslagen van clients
Het beste van alles is dat kennisbeheer deze informatie toegankelijk maakt voor iedereen die het nodig heeft. In plaats van Slack berichten heen en weer te sturen om te vragen naar bepaalde bestanden of procedures, kan je team alles vinden wat ze nodig hebben met een simpele zoekopdracht in je kennismanagement tool. Als u gevoelige informatie opslaat, kunt u deze ook vergrendelen met gelaagde toestemmingen.
Gebruik ClickUp's Docs om prachtige documenten, wiki's en meer te maken en te verbinden voor een naadloze uitvoering van ideeën met uw team
De vormen van kennis in uw business
Wist u dat er verschillende soorten organisatorische kennis zijn? Misschien beseft u het niet, maar uw team beschikt over veel kennisbronnen. Het kost wat moeite, maar uw kennismanagementproces moet deze drie soorten informatie verzamelen:
- Expliciete kennis : Deze informatie is het gemakkelijkst te formaliseren en te delen met het team. Hieronder vallen datasheets, handleidingen, SOP's, formules en geschreven documenten. Je hebt waarschijnlijk al ergens expliciete kennis gedocumenteerd
- Impliciete kennis : Dit type informatie verwijst naar iemands harde vaardigheden en knowhow. In tegenstelling tot expliciete kennis kun je deze informatie niet uit een SOP halen. Je moet het brein van werknemers uitpluizen via interviews, shadowing en het in kaart brengen van processen
- Tacit knowledge : Dit is persoonlijke en contextspecifieke informatie. Het is meer een "voorgevoel" dat een werknemer heeft op basis van jarenlange persoonlijke ervaring. Dit is moeilijk vast te leggen omdat werknemers zich meestal niet eens realiseren dat ze stilzwijgende kennis hebben. Je kunt proberen stilzwijgende kennis vast te leggen door medewerkers te vragen hun besluitvormingsproces te doorlopen
Expliciete kennis is het gemakkelijkst te documenteren, maar het is ook waardevol om stilzwijgende en impliciete kennis in uw systemen vast te leggen. Gelukkig begeleidt een degelijk kennismanagementplatform u bij het documenteren van alle drie de soorten kennis.
Het belang van een effectieve kennismanagementstrategie
Gebruik ClickUp Docs om prachtig geschetste SOP's, wiki's, kennisbanken en meer te maken
In plaats van steeds dezelfde fouten te maken, helpt kennisbeheer u om collectieve kennis te kapitaliseren en nieuwe kennis te benutten voor
. Van het verminderen van misverstanden tot het versnellen van de opleiding van werknemers, er is veel te zeggen over kennisbeheer.
Gebruik uw organisatiekennis goed
Hoe langer een werknemer bij een organisatie werkt, hoe waardevoller hij is. Ze hebben in de loop der tijd bedrijfskennis verzameld die waarschijnlijk nergens gedocumenteerd is, waardoor u het risico loopt deze te verliezen.
Kennismanagement geeft werknemers een gestructureerd proces om hun ervaring te documenteren en snel te delen met het team. In plaats van deze informatie ergens in een SOP op een gedeelde schijf te laten wegkwijnen, verbindt uw oplossing voor kennisbeheer deze gegevens met uw werkstromen. Het is de beste manier om kennis te mobiliseren in uw dagelijkse werk zonder omvangrijke tools of extra processen.
Overbruggen kenniskloven
Niemand weet alles. In plaats van zes mensen om informatie te vragen, kan een medewerker snel procedures opzoeken in uw kennisbank. Met deze aanpak is uw team sneller op de hoogte en hoeft u minder e-mails te sturen met de vraag "Hebt u dit dossier al gezien?
Overwin informatie silo's
De kans op informatiesilo's neemt toe naarmate uw organisatie meer afdelingen, teams en mensen toevoegt. Voor u het weet spreekt iedereen in uw business een andere taal. Kennismanagementstrategieën geven iedereen toegang tot dezelfde informatie en zetten iedereen op dezelfde pagina.
Creëer een kenniscultuur
Teams met kennis zijn productieve teams. Het volgen van bewezen kennismanagementstrategieën creëert een cultuur waarin teamleden graag informatie delen. Na verloop van tijd stimuleert dit de samenwerking en het vertrouwen, wat leidt tot meer innovatie en creativiteit. 🧠
10 Kennismanagementstrategieën voor uw team
Kennis is een enorme troef, maar is niet gemakkelijk te beheren. Volg deze 10 KM strategieën om de waardevolle kennis van uw stakeholders op één plek te verzamelen, te organiseren, te beheren en te mobiliseren.
1. Ondersteun een cultuur van voortdurend leren
Hoe meer uw teams leren, hoe meer kennis ze zullen hebben. Helaas is het moeilijk om te investeren in continu leren, vooral als je team veel harde deadlines heeft. Toch is het opbouwen van een leercultuur een geweldige manier om de ervaring van werknemers te verbeteren, het moreel te verhogen en het stimuleren van
.
Dit hoeft niet veel tijd te kosten of je team af te leiden van hun fulltime taken. Een maandelijkse trainingssessie, jaarlijkse conferentie of wekelijkse lunch-en-leer zijn efficiënte manieren om kennis te delen.
2. Gebruik kennisbeheersoftware
Effectief kennisbeheer vereist een gecentraliseerde kennisbank. Gelukkig hoeft u deze niet vanaf nul op te bouwen: kennisbeheersoftware doet al het werk voor u.
De meeste tools automatiseren zelfs de vastlegging en verdeling van kennis. De juiste oplossing biedt functies zoals doorzoekbaarheid, samenwerkingstools en integratiemogelijkheden, waardoor het delen van kennis een fluitje van een cent wordt.
3. Voer kennisaudits uit
Niet alle kennis is waardevol, dus het is een goed idee om de informatie in uw kennisbank te herzien. Kennisaudits identificeren welke kennis uw team heeft, wat er ontbreekt en wat niet langer relevant is. Jaarlijkse audits zorgen voor een continue update en verfijning van uw kennismanagementstrategie en houden uw KM-programma netjes en bruikbaar. Bovendien zijn ze een goede gelegenheid voor
die verouderd of gewoon niet nuttig zijn.
4. Stimuleer eerst samenwerken
Visueel samenwerken met teamleden in ClickUp Whiteboards om te brainstormen en ideeën om te zetten in bruikbare items
Er is een tijd en plaats voor uw team om als Lone Rangers te opereren, maar kennis is beter te gebruiken als deze gedeeld wordt. Tools zoals intranetten,
en interne sociale netwerken vergemakkelijken de samenwerking door het gemakkelijk te maken om vragen te stellen en informatie te delen. Groepsbrainstormsessies zijn ook geweldig om verschillende perspectieven samen te voegen tot sterkere, betere ideeën.
5. Zorg voor duidelijke documentatie en praktijken voor contentbeheer
Kennismanagementsoftware is noodzakelijk, maar u hebt nog steeds officiële beleidsregels nodig die deze tool ondersteunen. Zonder duidelijk beleid is het mogelijk dat u kennis inconsistent beheert en dat cruciale gegevens door de mazen van het net glippen.
Werk samen met je team aan gedeelde documentatie en praktijken voor contentbeheer. Je hebt misschien beleidsregels nodig voor:
- Beheer en aanmaken van documenten
- Delen van toestemming, inclusief wie toegang heeft tot wat en waarom
- Bestanden organiseren en taggen
- Kennisaudits
- Kennisarchivering
Zoals altijd, documenteer deze beleidsregels in uw kennisbeheerplatform zodat uw team er toegang toe heeft.
6. Ontwikkel effectieve onboarding processen
Effectief inwerken is een management best practice, maar het is ook een slimme kennismanagementstrategie. Goede inwerkprocessen helpen nieuwe werknemers om snel kennis op te doen van de organisatie en hun rollen te begrijpen. In plaats van nieuwe mensen te vertellen dat ze "het maar moeten uitzoeken", kunt u uw inwerkprocessen sjabloonmatig inrichten, zodat alle nieuwe werknemers dezelfde informatie in hetzelfde format krijgen.
7. Maak gebruik van subject matter experts (SMEs)
Een beetje algemene kennis is goed, maar expertise is goud waard. Iedereen in je team is een expert in iets, dus vraag hen om die expertise te delen met het hele bedrijf!
Vraag IT om best practices te creëren voor cyberbeveiliging of vraag de mensen van de klantenservice om do's en don'ts te geven voor interacties met klanten.
KMO's zijn gespecialiseerd in deze gebieden en hebben waardevolle kennis uit de eerste hand die de rest van het bedrijf misschien niet kent. Bijvoorbeeld, misschien geven uw klanten de voorkeur aan bepaalde zinnen-log dat in in het kennisbeheerplatform om iedereen op dezelfde pagina te krijgen, met dank aan de KMO. 🤝
8. Integreer kennisbeheer in bedrijfsprocessen
Kennis zonder toepassing is niet erg waardevol, dus integreer uw kennisbank in uw bedrijfsprocessen
. Als uw verkoopteam bijvoorbeeld een grondig verslag samenstelt van de relatie van een klant met uw bedrijf, lees dit dan voordat u de volgende klant belt. Beter nog, integreer het in uw
workflows voor projectmanagement
zodat het team deze informatie elke keer opnieuw bekijkt.
9. Stel duidelijke organisatorische doelen en statistieken op
Meetbare doelen vaststellen voor taken en projecten met automatische progressie om doelen effectiever te bereiken met gedefinieerde tijdlijnen en kwantificeerbare targets
Deze kennismanagementstrategie is een must voor elke
datagestuurd projectteam
. Stel een duidelijk doel voor uw KM strategie en stel metrics vast die dat doel ondersteunen. Of je nu vertrouwt op kennismanagementsoftware voor productiviteit of geestelijke gezondheid, het is belangrijk om je statistieken te controleren en te zien of kennismanagement je team helpt of schaadt.
De meeste kennismanagementsoftware wordt geleverd met ingebouwde meetgegevens. Houd deze sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) na verloop van tijd bij om te zien hoe goed alles verloopt:
- Gebruiksstatistieken
- Aanmaak van content
- Effectiviteit van zoeken
- Behoud en tevredenheid van medewerkers
- Reactietijden
10. Gebruik AI en machine learning
Het gebruik van tools zoals ClickUp AI kan het aanmaken van content en het delen van kennis gemakkelijker maken
Psst, we zullen je een geheimpje verklappen: je hoeft al deze kennis niet handmatig te schrijven of te organiseren. Kunstmatige intelligentie
(AI) en machinaal leren vullen elk kennisbeheer aan
strategie en helpen bij Taken zoals:
- Content aanmaken
- Bewerking
- Organisatie
- Gebruiksgegevens analyseren
Zelfs als uw kennisplatform geen AI bevat, zoek dan naar automatiseringen op basis van triggers. Deze drag-and-drop automatiseringen maken het een makkie om op kennis te reageren zonder de bal te laten vallen.
Gebruik kennisbeheersoftware
Kennismanagementstrategieën ondersteunen elk aspect van het kennismanagementproces. U hebt echter nog steeds een manier nodig om deze kennis in uw werkstroom te integreren, en dat is waar KM tools zoals ClickUp van pas komen.
Natuurlijk, we zijn de favoriete projectmanagementsoftware van het universum, maar we zijn ook een kennisbeheersysteem voor het maken en beheren van alle soorten documenten, databases en aangepaste wiki's. 🙌
Samenvoegen van projecten met organisatorische kennis
Gebruik het ClickUp Whiteboard om taken toe te wijzen, toegewezen personen te taggen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
Projectmanagement is ons brood en boter, maar dat is slechts het topje van de ijsberg.
Projectmanagers vertrouwen op ClickUp
om commentaar toe te voegen aan een Taak of Document, realtime actiepunten toe te wijzen en bijlagen uit de kennisbank te delen. Brainstorm in een mindmap, whiteboard, document of wiki en
en projecten met een enkele klik.
Samenwerken in realtime
Eenvoudig documenten formatteren en eraan samenwerken naast het team zonder overlapping in ClickUp
Waarom zou je één lid van een team vragen om een pagina voor je interne wiki te maken als je ook het hele team kunt vragen om mee te werken?
ClickUp Documenten
ondersteunt samenwerking in realtime, tags, opmerkingen en action items. U kunt zelfs tekst met één klik omzetten in Taken om uw kennis te mobiliseren zonder gedoe.
Je hoeft deze documenten trouwens niet vanaf nul op te bouwen. Kies een
ClickUp sjabloon
voeg uw gegevens toe en u kunt aan de slag. Voorbeeld
ClickUp Wiki sjabloon
wordt geleverd met alles wat je nodig hebt om een degelijke wikipagina te maken, voltooid met een opvallende opmaak.
Voor meer praktische hulp kunt u
ClickUp AI
een draai. Versnel uw kennisbeheerstrategieën door de AI-chatbot te vragen om samen te vatten
aantekeningen van vergaderingen
of tabellen formateren.
Gebruiksgegevens bijhouden in een aangepast dashboard
Gebruik meetgegevens, doelen, taken en projectstatussen in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard
Bent u benieuwd hoe vaak uw team assets en documenten raadpleegt?
ClickUp Dashboards
maken het een fluitje van een cent om alle KM statistieken op een hoog niveau te bekijken. Kies gewoon de statistieken die voor u het belangrijkst zijn en het zal de gegevens voor u bijhouden. Bekijk welke wiki's de meeste hits krijgen, welke medewerkers het meest bijdragen aan de kennisbank en hoe effectief de kennisbank werkstromen stroomlijnt. Alles is 100% aanpasbaar, dus u kunt het Dashboard gratis naar wens aanpassen.
ClickUp: Uw alles-in-één Kennisbank Software
Kennis is een ontastbaar maar ongelofelijk waardevol bezit voor uw bedrijf. In plaats van kennis weg te laten zweven in de ether, kunt u deze kennismanagementstrategieën volgen om controle te krijgen over uw interne kennis.
Strategieën voor kennisbeheer zijn een must, maar u hebt nog steeds degelijke KM-software nodig om uw grote abonnementen te ondersteunen. Kies voor ClickUp om projectmanagement te combineren met kennismanagement. Ons alles-in-één werkplatform bespaart uw team het gedoe van het wisselen tussen platforms door alles - inclusief uw kennis - op één plek onder te brengen. ✨
Gebruik ClickUp om de kennis van uw team op te slaan.
Creëer nu uw gratis ClickUp-werkruimte
!