Heb je wel eens uren door je digitale opslagruimte zitten spitten, op zoek naar dat ene bestand waarvan je je duidelijk herinnert dat je het had opgeslagen?
Deze Instances komen vaker voor dan ons lief is. We kunnen de bestanden die we nodig hebben nergens vinden en ons team wordt moe van het wachten op ons.
Het hoeft niet zo te zijn. Software voor het organiseren van bestanden kan je helpen bij het oplossen van de merkwaardige gevallen van ontbrekende bestanden. Met zo'n tool kun je digitale activa beheren, opslaan en zoeken op basis van een specifieke nomenclatuur en organisatiestructuur, zodat je bestanden altijd binnen handbereik zijn.
Laten we eens kijken naar de top 10 bestandsbeheersoftware van 2024, hun functies, voor- en nadelen analyseren en onderzoeken hoe ze je kunnen helpen om meer georganiseerd kunt werken .
Wat moet je zoeken in software om bestanden te organiseren?
De software voor het organiseren van digitale bestanden moet passen bij uw specifieke zakelijke behoeften. Hier zijn enkele sleutel functies waar u naar moet zoeken:
- Gebruikersvriendelijke interface: Kies een software voor bestandsbeheer met een intuïtieve gebruikersinterface, zodat alle leden van het team gemakkelijk door de bestanden kunnen navigeren
- Functies voor bestandsorganisatie: Zoek naar functies zoals het aanmaken van mappen, categoriseren van bestanden en taggen om een gestructureerd en georganiseerd bestandssysteem te onderhouden
- Zoekfunctie: Een robuuste zoekfunctie is essentieel voor het snel vinden van bestanden. De tool moet trefwoordzoekopdrachten, filters en geavanceerde zoekopties ondersteunen
- Versiebeheer: Bij het samenwerken aan documenten zijn functies voor versiebeheer cruciaal voor het bijhouden van wijzigingen, het terugdraaien naar vorige versies en het voorkomen van gegevensverlies
- Veiligheidsmaatregelen: Geef de voorkeur aan software met versleuteling, toegangscontrole en veilige deelopties om gevoelige bestanden te beschermen en de privacy van gegevens te waarborgen
- Cross-platform compatibiliteit: Kies een softwareoplossing die naadloos werkt op verschillende besturingssystemen en apparaten voor meer flexibiliteit en toegankelijkheid
- Bestandssynchronisatie: Eenvoudige functies voor synchroniseren houden bestanden up-to-date op meerdere apparaten, waardoor het risico op gegevensdiscrepanties wordt verkleind
- Aanpasbare sjablonen: Kies een tool met vooraf opgemaakte, aanpasbare sjablonen, zoalsSOP-sjablonen of sjablonen voor branding. Ze besparen tijd en zorgen voor consistentie in verschillende formats
De 10 beste software voor bestandsbeheer in 2024
Er is veel software voor bestandsbeheer op de markt, maar niet alle software kan bestanden organiseren zoals jij dat wilt. We hebben verschillende tools uitgeprobeerd en onze top 10 samengesteld:
1. ClickUp
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/ClickUp-Universal-Search.gif Zoek en vind eenvoudig bestanden in ClickUp, verbonden apps of uw lokale schijf met Universeel Zoeken https://clickup.com/features/universalsearch Bestanden beheren met ClickUp /$$$cta/ Projectmanagement met ClickUp software helpt bedrijven van elke grootte om projectgerelateerde bestanden en documenten systematisch te organiseren. Gebruik ClickUp's universeel zoeken functie om elk bestand te vinden, of het nu in ClickUp, een verbonden app of uw lokale schijf staat. Met Universal Search kunt u aangepaste zoekcommando's toevoegen, zoals snelkoppelingen naar koppelingen, tekst opslaan voor later en nog veel meer om alles op één plek te kunnen zoeken.
Universal Search is toegankelijk vanaf elke plek in uw werkruimte, inclusief het commandocentrum, de Global Action Bar of uw desktop - uw bestanden zijn altijd maar één klik of toetsaanslag verwijderd!
Voor flexibiliteit en een betere organisatie kunt u uw externe en ClickUp bestanden groeperen, sorteren en filteren met de lijstweergave, of ze rangschikken in Kanban-stijl met de bordweergave. Voor een overzicht van je hele werkruimte gebruik je de Alles-weergave.
Houd uw bestanden altijd toegankelijk met de aanpasbare lijstweergave van ClickUp
ClickUp gaat een stap verder om de werklast van drukke teams te verminderen en hun productiviteit te verhogen door kant-en-klare sjablonen aan te bieden.
Bijvoorbeeld, ClickUp's sjabloon voor de structuur van projectmanagement mappen kunt u een uniforme structuur voor al uw projecten instellen, verschillende versies van bestanden en records organiseren en samenwerken met teamleden.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-13.png Handhaaf een uitgebreid mappensysteem, verhoog de verantwoordelijkheid van teams en bewaak de voortgang van projecten naadloos met het sjabloon Projectmanagement Mapstructuur van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-127208794 Download het sjabloon /$$$cta/
U kunt tot acht aangepaste attributen toevoegen zoals Datum beoordeeld, Afdeling, Aantekeningen, Voortgang, Type middelen en meer om vitale informatie over projecten op te slaan en projectgegevens gemakkelijk te visualiseren.
Zo kunt u projecten beter bijhouden en bespaart u tijd bij het zoeken naar documenten.
ClickUp beste functies
- Bestanden en mappen organiseren met Tags en Labels om de vindbaarheid te vergroten
- Kies uit 15+ aanpasbare weergaven om uw bestanden en mappen te organiseren en visualiseren zoals u dat wilt
- Zoom in op individuele Taken om snel gerelateerde bestanden te vinden
- Zoom uit voor een uitgebreid overzicht van de voortgang van het project enknelpunten met ClickUp's agile Dashboards
- Maak to-do lijsten, schets abonnementen en ontwerp project statusrapporten effectief metClickUp's sjablonen voor projectmanagement* Geniet van een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface die geschikt is voor teams met verschillende niveaus van technische expertise
Schrijf, bewerk, werk samen aan documenten en controleer de versiegeschiedenis metClickUp Documenten, een krachtigeGoogle Documenten alternatief* Automatiseer terugkerende Taken en verzamel inzichten uit uw bestanden en gegevens metClickUp Brein
ClickUp beperkingen
- Lichte leercurve voor beginners
- Sommige functies zijn nog niet beschikbaar in de mobiele app
ClickUp prijzen
- Free Forever: Gratis voor altijd
- Onbeperkt: $7 per gebruiker per maand
- Business: $12 per gebruiker per maand
- Enterprise: Neem contact op voor prijzen
- ClickUp Brain: Beschikbaar op alle betaalde abonnementen voor $5/Workruimte lid/maand
ClickUp beoordelingen en recensies:
- G2: 4.7/5 (9.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (4.000+ beoordelingen)
2. OneDrive
via Microsoft OneDrive OneDrive is een van de populairste software voor het organiseren van bestanden voor bedrijven en professionals. Als onderdeel van het Microsoft ecosysteem organiseert het uw bestanden op verschillende apparaten en in realtime.
OneDrive geeft je een gepersonaliseerd dashboard om bestanden te delen, samen te werken met anderen en je bestanden bij te houden vanuit andere Microsoft tools. Je kunt je bestanden beter organiseren door ze kleur te geven, snelkoppelingen te maken en offline te werken voor bestanden op apparaten.
Het abonnement op OneDrive werkt op verschillende apparaten en Windows versies, dus je hoeft je geen zorgen te maken over de UI of de beschikbaarheid van bestanden.
OneDrive beste functies
- Handhaaf naadloze bestandssynchronisatie tussen apparaten
- Gebruik de functie versiegeschiedenis om oude bestanden bij te houden of terug te zetten
- Profiteer van de offline modus om lokale bestanden te organiseren
OneDrive limieten
- Af en toe problemen met het synchroniseren van bestanden
- Sommige gebruikers vinden de zoekfunctie inefficiënt, vooral bij een groot aantal bestanden
OneDrive prijzen
- OneDrive voor bedrijven (abonnement 1): $5/gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)
- Microsoft 365 Business Basic: $6/gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50/gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)
OneDrive beoordelingen en recensies
- G2: 4.3/5 (9.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.5/5 (11.000+ beoordelingen)
3. Abelssoft
via Abelssoft Bestandsorganiser Abelssoft software voor digitaal bestandsbeheer houdt elk bestand waar het hoort en maakt je desktop rommelvrij.
Je kunt onbeperkte regels instellen om PDF bestanden, foto's, audiobestanden, documenten, video's en andere mediatypen op je computer te sorteren. Zodra je de regel hebt ingesteld, kun je bestanden automatisch indelen in de juiste mappen met slechts één klik. Dit maakt het vinden van de juiste bestanden op het juiste moment ook een fluitje van een cent!
Abelssoft werkt onder Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 en Windows 7.
Abelssoft beste functies
- Stel regels in om te bepalen welke bestanden waar naartoe moeten worden verplaatst
- Gebruik de sleep-en neerzet trechter functie om bestanden automatisch aan de juiste map toe te wijzen en zo kostbare tijd te besparen
- Ontvang minstens zes maanden gratis updates
- Vind snel elk type bestand dat op uw pc is opgeslagen
Abelssoft limieten
- Werkt alleen op Windows PC. Het is niet geschikt voor andere besturingssystemen
- Ondersteunt het organiseren van bestanden in de cloud niet
Abelssoft prijzen
- Testversie: Free
- Volledige versie: $29.95
Abelssoft beoordelingen en recensies
- G2:niet genoeg beoordelingen
- Capterra:niet genoeg beoordelingen
4. Tabbles
via Tabellen Tabbles is een programma voor bestandsbeheer en software voor samenwerking bij documenten met een focus op het structureren van bestanden via tagging.
Je kunt tags toevoegen aan elk type bestand, inclusief afbeeldingsbestanden en muziekbestanden, op lokale schijven, netwerkstations of in de cloud. Je kunt ook de functie voor automatisch taggen gebruiken om je bestanden automatisch te taggen op basis van hun naam, content of pad.
Tabbles biedt functies voor samenwerking: voeg commentaar toe aan bestanden of bladwijzers en communiceer met je team. Naast tags en bestandscontent zijn de opmerkingen ook doorzoekbaar, waardoor bestanden snel en naadloos terug te vinden zijn.
Tabbles beste functies
- Bestanden organiseren met auto-tagging
- Zoeken naar bestanden op basis van tags, opmerkingen en bestandsinhoud met een uniform zoekvak
- Bestanden taggen die zijn opgeslagen in Google Drive- of Dropbox-cloudmappen met bestandssynchronisatieservices
Tabbles limieten
- Geen moderne gebruikersinterface
- Heeft een lichte leercurve
Tabbles prijzen
- Free forever
- Basis: €3/gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)
- Pro: €5/gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)
- Zakelijk: €6/gebruiker per maand
Tabbles beoordelingen en recensies
- G2: Niet genoeg beoordelingen
- Capterra: 4.3/5 (20+ beoordelingen)
5. DocuWare
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-17.png DocuWare /%img/
via DocuWare DocuWare is gebouwd om papierpaden te verminderen door zware documenten slim te uploaden en te organiseren via de cloud.
Het heeft een OCR-functie (optische tekenherkenning) om u te helpen oude documenten te digitaliseren en op te slaan voor gemakkelijke toegang. Teams kunnen DocuWare inzetten op verschillende apparaten voor een soepeler samenwerking en het bijhouden van bestanden. Het biedt ook veiligheid en compliance op enterprise-niveau om uw bestanden veilig te houden.
Dankzij de krachtige indexering, het scannen op apparaten en het bijhouden van versies is DocuWare een van de meest intuïtieve software voor het organiseren van bestanden voor bedrijven.
DocuWare beste functies
- Fysieke bestanden scannen en sorteren om risico's en papierlast te verminderen
- Bespaar tijd door te zoeken met granulaire filters
- De cloud-oplossing implementeren voor flexibiliteit en betaalbaarheid
- Integreren met andere zakelijke tools voor verbeterde productiviteit
DocuWare limieten
- De steile leercurve kan overweldigend zijn voor niet-technische teams
- De mobiele app biedt niet alle functies en functionaliteiten
DocuWare prijzen
- DocuWare Cloud 4: Aangepaste prijzen
- DocuWare Cloud 15: Aangepaste prijzen
- DocuWare Cloud 40: Aangepaste prijzen
- DocuWare Cloud 100: Aangepaste prijzen
DocuWare beoordelingen en recensies:
- G2: 4.5/5 (200+ beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (80+ beoordelingen)
6. Bynder
via Bynder digitaal activabeheer Bynder is software voor bestands- en activabeheer voor ondernemingen.
De tool stelt je in staat om bestanden te zoeken met aangepaste filters, toegangsrechten te beheren en ze te delen met interne of externe belanghebbenden. Je kunt de bestanden zelfs na het delen controleren door vervaldatums toe te voegen aan toestemmingen en de geschiedenis van delen bij te houden.
Bynder gebruikt AI om dubbele bestanden te verwijderen en metadata toe te voegen aan digitale activa om de doorzoekbaarheid te verbeteren. U kunt bestanden downloaden in kanaalspecifieke formaten en ze bijsnijden of bewerken om ze uniform te houden voor verschillende touchpoints.
Bynder beste functies
- Vind belangrijke documenten in enkele seconden met de intuïtieve filterstructuur van Bynder
- Deel bestanden rechtstreeks vanuit uw digital asset management systeem (DAM)
- Bescherm digitale activa door de toegangs- en gebruiksrechten van gedeelde bestanden te limieten
- Integreer de Bynder API met uw Enterprise resource planning (ERP) software
Bynder beperkingen
- Heeft een aanzienlijke leercurve
- Gebruikersinterface kan beter
Bynder prijzen
- Digital Asset Management (DAM): Aangepaste prijzen
- DAM + Schaalbare content: Aangepaste prijzen
- DAM + Geïntegreerd digitaal ecosysteem: Aangepaste prijzen
Bynder beoordelingen en recensies
- G2: 4.5/5 (600+ beoordelingen)
- Capterra: 4.5/5 (200+ beoordelingen)
7. Dokmee
via Dokmee Dokmee Document Management System (Dokmee DMS) biedt een naadloze oplossing voor het vastleggen, opslaan, zoeken, ophalen en delen van bestanden.
Deze tool is geschikt voor bedrijven van elke grootte en stelt u in staat om bestanden handmatig of met behulp van automatisering in verschillende mappen te organiseren. Het geeft je de controle over je digitale activa: deel elk bestandstype, werk samen met teamleden en maak optimaal gebruik van versiebeheer voor de bewerking van documenten.
U kunt uw werkstroom aanpassen aan uw zakelijke behoeften. De workflow inbox is beschikbaar voor zowel web- als mobiele software versies, zodat je onderweg bestanden kunt goedkeuren en beheren.
Dokmee beste functies
- Bestandsactiviteiten bijhouden met een ingebouwd auditlogboek
- Bestanden sorteren in mappen en niveaus, handmatig of met automatisering
- Voeg annotaties toe aan bestanden en deel ze met uw team
- Aangepaste regels instellen om uw werkstroom soepeler te laten verlopen
Dokmee beperkingen
- Sommige gebruikers vinden de gebruikersinterface moeilijk te navigeren
- De zoekfunctie moet krachtiger zijn
Dokmee prijzen
- Aangepaste prijzen
Dokmee beoordelingen en recensies
- G2: Niet genoeg beoordelingen
- Capterra: 4.7/5 (50+ beoordelingen)
8. Google Drive
via Google schijf Google Drive maakt deel uit van het Google Werkruimte ecosysteem en is een van de populairste cloud-gebaseerde oplossingen voor het organiseren van bestanden. Met Drive heb je toegang tot documenten, foto's en andere bestanden vanaf je gesynchroniseerde apparaten die verbonden zijn met het internet.
Je kunt mappen maken, bestanden categoriseren en krachtige zoekfuncties gebruiken om het terugvinden te vereenvoudigen. De functies voor samenwerking maken bewerking en delen in realtime mogelijk, waardoor teamwerk en productiviteit worden verbeterd.
De beste functies van Google Drive
- Integreer met andere krachtige tools in het Google ecosysteem
- Identificeer belangrijke bestanden door ze een ster te geven of ze toe te voegen aan de pagina Prioriteit
- Versiegeschiedenis gebruiken voor een gedetailleerd overzicht van wijzigingen
- Bepaal wie uw bestanden mag weergeven, bewerken of becommentariëren en behoud de privacy van uw gegevens
Google Drive limieten
- Werkt niet goed offline
- Gebrek aan aanpassingsopties
Google Drive prijzen
- Business Starter: $7,20/gebruiker per maand
- Zakelijk Standaard: $ 14,40/gebruiker per maand
- Business Plus: $ 21,60/gebruiker per maand
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van Google Drive
- G2 (voor Google Werkruimte): 4.6/5 (42.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.8/5 (27.000+ beoordelingen)
9. Dropbox
via Dropbox Dropbox is een software voor het delen van bestanden met robuuste functies voor cloud opslag en bestandsorganisatie. Het is geschikt voor individuen en teams van elke grootte.
De tool biedt een bereik aan filters om meerdere bestanden te beheren. Je kunt content organiseren op basis van trefwoorden, bestanden groeperen op basis van activiteit of tijdsbestek of bestanden categoriseren in bestaande submappen op basis van de slimme aanbevelingen van Dropbox.
Om samen te werken aan bestanden kun je mappen delen met teamleden en bepalen wie ze mag weergeven of bewerken. Je kunt de structuur van je archiefsysteem aanpassen zodat de leden van je team toegang hebben tot de benodigde bestanden.
Dropbox beste functies
- Bestanden organiseren en delen op apparaten die verbonden zijn met het internet
- Bestanden rechtstreeks op Dropbox bewerken zonder van platform te wisselen
- Blijf op de hoogte van recente wijzigingen in bestanden
- Bepalen wie toegang heeft tot je bestanden met functies zoals wachtwoordbeveiliging, toestemming om te downloaden en verlopen links
Dropbox-beperkingen
- Bestanden synchroniseren tussen apparaten is een tijdrovend proces
- Dure abonnementen
Prijzen voor Dropbox
- Basic: Free
- Plus: $11,99/gebruiker per maand
- Professioneel: $22/gebruiker per maand
- Standaard: $24/gebruiker per maand
- Geavanceerd: $32/gebruiker per maand
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Dropbox beoordelingen en recensies
- G2: 4.4/5 (23.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (21.000+ beoordelingen)
10. WinZip
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-2.jpeg WinZip /%img/
via WinZip WinZip is geschikt voor persoonlijk en zakelijk gebruik en biedt een eenvoudige manier om bestanden op uw computer, netwerk of opslagruimte in de cloud te zoeken, openen, bewerken, verplaatsen en delen.
Het hulpprogramma kan verschillende compressieformaten zoals Zip, Zipx, RAR, VHD en meer uitpakken en gecodeerde Zip- of Zipx-bestanden maken. Je kunt bestanden omzetten in PDF's, watermerken toevoegen en bestanden gemakkelijk delen, allemaal met behulp van één enkel platform.
WinZip Enterprise wordt geleverd met robuuste aanpassingsopties. Bedrijven van verschillende grootte kunnen de functies en integraties aanpassen aan hun bedrijfsbehoeften.
WinZip beste functies
- Zip, unzip en organiseer digitale activa om productiviteit te versnellen
- Bescherm gevoelige informatie zoals wachtwoorden en persoonlijke gegevens met de coderingsmogelijkheden van WinZip
- Profiteer van geavanceerde veiligheid en licentieopties met WinZip Enterprise
- Gebruikmaken van SharePoint-integratie en integratie van cloud opslagruimte in de installatie van de onderneming
WinZip beperkingen
- Duur voor de functies die het biedt
- Mist de verfijning en geavanceerde veiligheidsopties die andere moderne tools bieden
WinZip prijzen
- WinZip Standard: $29,95
- WinZip Pro Combo: $59,95
- Grote ritssluiting: $84.95
WinZip beoordelingen en recensies
- G2: Te weinig beoordelingen
- Capterra: 4.5/5 (40+ beoordelingen)
Blijf op de hoogte van uw bestanden met digitale software voor bestandsbeheer
Systemen voor het organiseren van bestanden zorgen voor snelle toegang tot de juiste bestanden op het juiste moment, besparen tijd en maken teams functioneler. Kies een tool om uw werkstroom en gerelateerde bestanden op één plek te beheren zonder tussen apps te hoeven schakelen.
En wat is een betere optie dan ClickUp?
Deze gratis software voor projectmanagement organiseert bestanden in een hiërarchische structuur, zodat u uw werkstroom kunt visualiseren, bestanden kunt lokaliseren en ze naadloos met teams kunt delen. ClickUp is in hoge mate aanpasbaar, zodat je het kunt aanpassen aan de behoeften van je teams en de productiviteit kunt verhogen. Zeg vaarwel tegen rommel en raak nooit meer een bestand kwijt. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp .