Stel je dit voor: Je brengt de chef's kiss van project abonnement s, met alle deliverables, deadlines en toegewezen personen. De werkstroom ? Precies. De tijdlijn? Feilloos. Het team? Onberispelijk. 🤩
En toch, halverwege het project, merkt je team dat het abonnement volledig ontspoord is. En er is niet genoeg cafeïne in het driestatengebied om jullie op weg te helpen naar een tijdige voltooiing. ☕
Dit scenario is maar al te bekend bij projectmanagers, die vaak taken opnieuw moeten toewijzen, deadlines moeten verschuiven en zich moeten verontschuldigen bij clients tijdens een vertraagd project. De boosdoener? Knelpunten, of een punt van opstopping dat de productie vertraagt.
Om je te helpen knelpunten beter te begrijpen en ze in toekomstige projecten te vermijden, duiken we in wat ze zijn, hoe je ze kunt identificeren en hoe je ze in jouw bedrijf kunt voorkomen.
Wat is een Bottleneck ?
Simpel gezegd is een knelpunt alles wat uw project abonnement verstoort, ontspoort of vertraagt.
Denk aan een letterlijk knelpunt: Het smalle punt of de hals van een fles die gebouwd is om de werkstroom van vloeistof te vertragen. Op dezelfde manier zijn knelpunten in projectmanagement fungeren als een punt van beperking-een punt waar er te veel werk te doen is en niet genoeg mensen, processen en systemen aanwezig zijn om het aan te kunnen. 🧐
Hoewel ze van branche tot branche verschillen, zijn er meestal twee soorten knelpunten:
- Kortetermijnknelpunten : Kortetermijnknelpunten worden vaak veroorzaakt door een tekort aan arbeidskrachten en zijn tijdelijke problemen. Een voorbeeld: een warenhuis kan in december een knelpunt hebben door een toename van het aantal vakantiegangers
- Knelpunten op lange termijn: Knelpunten op lange termijn duren lang en inefficiënte systemen of processen zijn de hoofdoorzaak. Een voorbeeld: een reclamebureau dat niet investeert in een effectiefsoftware voor projectmanagement zou op lange termijn een knelpunt ervaren
In de mindmaps van ClickUp kunt u knooppunten eenvoudig herschikken op basis van hun hiërarchische structuur
Door uw hele project in kaart te brengen - meestal via een stroomdiagram of een ander hulpmiddel - kunt u knelpunten in uw tijdlijn identificeren. Van daaruit kunt u statistieken analyseren om vast te stellen waar knelpunten zich voordoen.
3. Praat met uw team
Natuurlijk liegen nummers nooit, maar ze vertellen ook niet altijd het hele verhaal. Verzamel alle belanghebbenden, van het hoger management tot de medewerkers, en vraag hen welke taken het meest tijdrovend zijn of vaak in de war raken.
Door een open en eerlijk gesprek met je team kun je erachter komen wie het meest overweldigd is, waarom de communicatie stokt en wie een extra handje kan helpen.
4. Maak een continu verbeter plan
Als u eenmaal de knelpunten in uw project abonnementen is het tijd om bij te sturen. Ga na waar u inefficiënties en redundanties kunt verwijderen of breng de werklast in evenwicht in uw team. Het implementeren van een continu verbeteringsplan kan het moreel van het team verhogen, projecten op schema en binnen het budget houden en de relaties met clients en leveranciers versterken.
Bottleneck Preventiemethoden: 10 manieren om op schema te blijven
Wilt u knelpunten in projectmanagement verminderen? Hieronder vindt u 10 strategieën om uw abonnement op het project bij te houden - en de relatie met uw klanten en budget te versterken tools voor werklastbeheer die je nodig hebt om het voor elkaar te krijgen. 👏
1. Maak een visuele weergave van uw werkstromen
Brainstorm, strategiseer of breng workflows in kaart met de visueel samenwerkende Whiteboards van ClickUp
De beste manier om knelpunten te elimineren is om een visuele weergave te maken van elke stap in uw project abonnement. Gebruik de ClickUp Whiteboard functie om elke workflow van een project te schetsen. Van daaruit kunnen de leden van het team aantekeningen maken, knelpunten identificeren of zelfs een alternatieve workflow tekenen.
Taken automatiseren repetitieve taken
Als je team steeds met een beperkte capaciteit werkt, help dan de last te verlichten door repetitieve taken te automatiseren.
Groepeer, filter of verberg taken in ClickUp 3.0 Gantt-grafieken om werkstromen in al uw werk bij te houden en te verbinden Gantt grafieken zijn ongelooflijke hulpmiddelen die u een visuele weergave geven van alle tijdlijnen van projecten om productiviteit te maximaliseren. Met ClickUp's Gantt grafieken kunt u de voortgang van projecten bijhouden, deadlines beheren en potentiële knelpunten opsporen. Bovendien kunt u trapsgewijze weergaven maken om belangrijke Taken gemakkelijk te prioriteren.
5. Begrijp afhankelijke taken
Een van de hoofdoorzaken van knelpunten zijn afhankelijke taken (d.w.z. taken die een andere taak kunnen blokkeren of verhinderen om te beginnen). Met ClickUp afhankelijkheden kunt u relaties maken tussen taken of documenten. Maak eenvoudig "blokkerend" of "wachtend op" afhankelijkheid zodat uw team altijd de beste bestelling begrijpt.
6. Gebruik een sjabloon voor procesverbetering
Procesverbetering helpt bij het bepalen van de efficiëntie van systemen en processen binnen uw organisatie. Met een sjabloon voor procesverbetering kunt u een gesynchroniseerd abonnement maken voor het aanbrengen van wijzigingen in uw project.
Pas uw eigen fases aan of gebruik de kant-en-klare categorieën van de Work Breakdown Structure Sjabloon om bovenop de to-dos van procesverbetering te blijven
Gelukkig heeft ClickUp meerdere sjablonen waarin u aangepaste velden kunt toevoegen, uw weergave kunt aanpassen of samenwerken met collega's om uw abonnement gemakkelijk in de praktijk om te zetten.
7. Deel projecten op in mijlpalen
Projecten die meerdere weken duren - zo niet maanden of jaren - kunnen intimiderend zijn. Om te voorkomen dat een groot project uit elkaar valt, moet je projecten opdelen in kleinere brokken.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Milestones-Filter-view.gif De mijlpalenfilter van ClickUp gebruiken /%img/
Markeer eenvoudig de kritieke punten van uw project met ClickUp mijlpalen en gebruik vetgedrukte, ruitvormige pictogrammen om iedereen gefocust te houden op de belangrijkste targets
Implementeren mijlpalen voor projecten verdeelt uw abonnement in verschillende fasen (bijvoorbeeld een ontwerpfase of ontwikkelingsfase) en houdt zo uw team op koers. Gebruik een mijlpaal grafiek om een overzicht op hoog niveau te krijgen van elke fase van uw project. Gebruik vervolgens ClickUp aangepaste statussen functie om uw team op de hoogte te houden terwijl u naar elke mijlpaal toe werkt.
8. Spreek rechtstreeks met teamleden
Zoals we hierboven al vermeldden, geven gegevens soms geen duidelijk beeld. Daarom moet je rechtstreeks met de leden van het team praten om de abonnementen voor projecten te verbeteren.
Als u knelpunten wilt voorkomen, vraag dan de leden van uw team om feedback over wat werkte (en wat niet werkte) in eerdere projecten. Binnen ClickUp kunt u een brainstormsessie organiseren of een vragenlijst sturen naar alle relevante partijen. Van daaruit kunt u begrijpen of een knelpunt te wijten was aan een gebrek aan middelen, een gebrek aan personeel of omdat u niet over de juiste mensen beschikte tools voor projectmanagement .
9. Implementeer tijdsregistratie
Weergave van tijdsregistratie bij taken en locaties voor een vereenvoudigde blik op de voortgang van het team
Een van de redenen waarom projecten ontsporen is dat teams onderschatten hoeveel tijd het kost om een bepaalde taak te voltooien. Om ervoor te zorgen dat alle projectplanningen nauwkeurig zijn, gebruik maken van ClickUp tijdsregistratie . Teamleden kunnen eenvoudig tijd registreren vanaf elk apparaat, invoer bewerken en aantekeningen toevoegen aan tijdlogs om betere tijdsinschattingen te maken voor de toekomst.
10. Teamcommunicatie consolideren
Projecten lopen niet altijd uit de rails omdat uw team niet communiceert. In plaats daarvan kunnen ze ontsporen omdat ze op de verkeerde plaatsen. communiceren
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Chat-menu-expanded-1400x934.png Knelpunten: ClickUp's weergave van chatten /$$$img/
Breng teamcommunicatie samen in één ruimte met ClickUp Chat en deel updates, koppel bronnen en werk moeiteloos samen
Als uw team gedwongen wordt om e-mails, tekstberichten en Slack-kanalen door te nemen om de laatste update over een project te vinden, doet u daar geen plezier mee. Gelukkig kun je met ClickUp Weergave chatten kunt u alle gesprekken consolideren binnen uw software voor projectmanagement en zo knelpunten voorkomen voordat ze zich voordoen.
Voorkom Bottlenecks voor ze zich voordoen met ClickUp
Een knelpunt in projectmanagement doet zich voor wanneer u te veel werk hebt en te weinig middelen om het af te handelen. De opstopping resulteert in achterstallig werk, waardoor abonnementen op projecten over het budget of de toegewezen tijdlijn heen gaan.
Gelukkig heeft ClickUp de tools voor projectmanagement om knelpunten op te sporen en uw abonnementen bij te houden. Met ClickUp kunt u taken toewijzen, opmerkingen maken, mijlpalen voor projecten instellen en weergaven aanpassen om knelpunten te voorkomen voordat ze zich voordoen. Bovendien kunt u repetitieve taken automatiseren, ClickUp integreren met honderden andere systemen en duizenden sjablonen gebruiken om uw team op schema te houden.
Begin knelpunten in een mum van tijd te identificeren wanneer u clickUp vandaag probeert . 🙌