Stel je dit voor: Je brengt de chef's kiss van projectplan s, met alle deliverables, vervaldatums en verantwoordelijken. De werkstroom ? Precies. De tijdlijn? Feilloos. Het team? Onberispelijk. 🤩
En toch, halverwege het project merkt je team dat het plan volledig ontspoord is. En er is niet genoeg cafeïne in het driestatengebied om jullie op weg te helpen naar een tijdige voltooiing. ☕
Dit scenario is maar al te bekend bij projectmanagers, die vaak taken opnieuw moeten toewijzen, deadlines moeten verschuiven en zich moeten verontschuldigen bij klanten tijdens een vertraagd project. De boosdoener? Knelpunten, of een punt van opstopping dat de productie vertraagt.
Om u te helpen knelpunten beter te begrijpen en ze in toekomstige projecten te vermijden, duiken we in wat ze zijn, hoe u ze kunt herkennen en hoe u ze in uw bedrijf kunt voorkomen.
Wat is een Bottleneck ?
Eenvoudig gezegd is een knelpunt alles wat uw projectplan verstoort, ontspoort of vertraagt.
Denk aan een letterlijk knelpunt: De smalle punt of hals van een fles die is gemaakt om de vloeistofstroom te vertragen. Op dezelfde manier zijn knelpunten in projectmanagement fungeren als een beperkingspunt - een punt waar er te veel werk te doen is en niet genoeg mensen, processen en systemen aanwezig zijn om het aan te kunnen. 🧐
Hoewel ze van branche tot branche verschillen, zijn er meestal twee soorten knelpunten:
- Korte termijn knelpunten: Korte termijn knelpunten worden vaak veroorzaakt door een tekort aan arbeidskrachten en zijn tijdelijke problemen. Een warenhuis kan bijvoorbeeld in december een knelpunt hebben door een toename van het aantal vakantiegangers
- Knelpunten op lange termijn: Knelpunten op lange termijn duren lang en inefficiënte systemen of processen zijn de hoofdoorzaak. Bijvoorbeeld, een reclamebureau dat niet investeert in een effectiefsoftware voor projectbeheer zou op lange termijn een knelpunt ervaren
Krijg een holistisch overzicht van projectstatussen en resterende taken in uw team of afdeling met Dashboards in ClickUp 3.0
Knelpunten komen vaak voor, maar kunnen desastreuze gevolgen hebben voor projectmanagers en het bedrijf als geheel. Omdat knelpunten gepaard gaan met vertraagde tijdlijnen en hogere kosten, veroorzaakt het een domino-effect dat leidt tot ontevreden klanten, dure budgetten, geschrapte marketingplannen en gefrustreerde teamleden.
Gevolgen van Knelpunten in uw bedrijfsvoering
Een knelpunt kan een ravage aanrichten in uw project (en na verloop van tijd in uw hele bedrijf). Hoewel knelpunten variëren afhankelijk van de omvang, reikwijdte en tijdlijn van uw oorspronkelijke projectplan, zijn er enkele universele gevolgen waar u zich bewust van moet zijn.
Missen van deadlines
Als er te veel werk is en niet genoeg mensen en/of processen om het af te handelen, wordt het bijna onmogelijk om een projectdeadline te halen. Als er bijvoorbeeld knelpunten optreden in het productieproces, kunnen ze de hele productielijn vertragen. Dit vertraagt op zijn beurt de lancering van het eindproduct.
Stel eenvoudig en snel start- en vervaldatums in binnen een taak of gebruik voorwaardelijke instellingen om datums te laten herhalen of een nieuwe taak te maken na voltooiing
In projectbeheer kunnen gemiste deadlines of opnieuw toegewezen taken lange wachttijden tussen teamleden veroorzaken. Als een medewerker te laat is met het inleveren van een rapport, moet zijn supervisor zijn beoordeling uitstellen, waardoor het grafisch ontwerpteam niet op tijd kan beginnen met het werk. Het resultaat? Het is of een race naar de finish, of je levert het rapport te laat af bij de eindklant.
Het budget overschrijden
Knelpunten zijn een van de gemakkelijkste manieren om over het budget heen te gaan. Als u bijvoorbeeld een knelpunt hebt binnen uw toeleveringsketen, moet u bij andere leveranciers inkopen of een spoedbestelling plaatsen. Dit verhoogt al snel de kosten van grondstoffen, waardoor de totale productie boven het budget uitkomt.
Projectmanagers merken vaak dat hun overheadkosten de pan uit rijzen na een knelpunt. Als het project onverwachte stilstand ondervindt, waardoor het project vertraging oploopt, moet het bedrijf misschien werknemers overuren betalen om het project op schema af te ronden. Of ze moeten seizoenarbeiders of aannemers inhuren om de werkdruk te verlichten.
Hoog personeelsverloop
Niemand wil werken in een constante staat van stress, miscommunicatie en aangepaste deadlines. Als teamleden door knelpunten in het project op maximale capaciteit moeten werken, kan dat snel leiden tot frustratie en een burn-out.
Volgens Gallup's rapport State of the Workforce 2023 voelt bijna de helft (44%) van de werknemers zich dagelijks gestrest. Dit leidt tot een hoog personeelsverloop, wat de reden zou kunnen zijn waarom 51% van de werknemers actief op zoek is naar een andere baan. Geleerde les: Als u toptalent wilt behouden, stop dan knelpunten voordat ze zich voordoen, zodat werknemers minder vaak 's avonds laat moeten doorwerken, andere taken moeten uitvoeren of hun projecten overhoop moeten halen.
Gespannen relaties met leveranciers
Veel voorkomende knelpunten in het productieproces kunnen uw relatie met leveranciers of verkopers schaden. Bijvoorbeeld, hoewel een paar extra bestellingen leuk zijn, kunnen constante last-minute bestellingen snel vermoeiend worden. Als je door knelpunten betalingen misloopt, kun je bovendien op een zwarte lijst komen te staan van een vertrouwde leverancier.
Verzakte relaties met klanten
Knelpunten bedreigen de algehele productie, wat de relatie met klanten kan belasten of beëindigen. Als uw team deadlines mist, vergaderingen verschuift of ondermaats werk levert, kunnen klanten u als leverancier ontslaan. Dit schaadt je bedrijfsresultaten en je reputatie, waardoor je in de toekomst mogelijk geen contracten meer kunt binnenhalen.
Praktische stappen om Bottlenecks te identificeren en te beheren
Vermoedt u dat knelpunten uw bedrijf bedreigen? Volg de onderstaande stappen om een knelpuntenanalyse uit te voeren op uw projectworkflows. 🔍
1. Begrijp uw knelpunten
De eerste stap om een knelpunt te verminderen? Begrijpen tegen welk probleem u aanloopt.
Bij projectmanagement zijn er twee oorzaken van knelpunten:
- Systeemgebaseerde knelpunten : Systeemgebaseerde of procesmatige knelpunten betekenen meestal dat u niet beschikt over de juiste processen, software of infrastructuur om de knelpunten op te lossenuw huidige werklast aan te kunnen. Misschien beschikt u niet over de juiste projectmanagementsoftware, lopende band of workflowautomatisering om aan de eisen van de klant te voldoen
- Op mensen gebaseerde knelpunten: Op mensen gebaseerde knelpunten betekenen meestal dat u niet genoeg mensen hebt - of misschien wel niet de juiste mensen - om aan de projecteisen te voldoen. Dit kan betekenen dat u seizoensarbeiders moet inhuren, een senior medewerker in dienst moet nemen of een collega met een unieke vaardigheden moet vinden
Vergelijk teamwerklasten visueel en volg de voortgang met de ClickUp tijdlijnweergave
Inzicht in het probleem in uw workflow kan u helpen het probleem op te lossen, of het nu gaat om het aannemen van nieuwe teamleden, het verbeteren van bedrijfsprocessen of het upgraden van uw software.
2. Breng uw processen in kaart Proces in kaart brengen geeft je een overzicht op 500 voet niveau van je werkstroom. Je kunt elke stap in je projectplan bekijken en begrijpen welke taken op tijd werden voltooid en welke een werkachterstand veroorzaakten.
Binnen de Mindmaps van ClickUp kunt u knooppunten eenvoudig herschikken op basis van hun hiërarchische structuur
Door uw hele project in kaart te brengen - meestal via een stroomdiagram of een ander hulpmiddel - kunt u knelpunten in uw tijdlijn identificeren. Van daaruit kunt u statistieken analyseren om vast te stellen waar knelpunten zich voordoen.
3. Praat met uw team
Natuurlijk liegen cijfers nooit, maar ze vertellen ook niet altijd het hele verhaal. Verzamel alle belanghebbenden, van hoger management tot medewerkers, en vraag hen welke taken het meeste tijd kosten of vaak in de war raken.
Door een open en eerlijk gesprek met je team kun je erachter komen wie het meest overweldigd is, waarom de communicatie stokt en wie een extra handje kan helpen.
4. Maak een continu verbeterplan
Als u eenmaal de knelpunten in uw projectplannen is het tijd om bij te sturen. Identificeer waar je inefficiënties en redundanties kunt verwijderen, of breng de werklast in balans binnen je team. Het implementeren van een continu verbeterplan kan het moreel van het team opkrikken, projecten op schema en binnen het budget houden en de relaties met klanten en leveranciers versterken.
Bottleneck Preventiemethoden: 10 manieren om op schema te blijven
Wilt u knelpunten in projectmanagement verminderen? Hieronder vindt u 10 strategieën om uw projectplan op het juiste spoor te houden - en de tools voor werklastbeheer die u nodig hebt om dit te realiseren. 👏
1. Maak een visuele weergave van uw workflows
Snel bekijken en beheren van actieve en inactieve Automations in Spaces met gebruikersupdates en beschrijvingen
Met ClickUp Automatiseringen kunt u kiezen uit meer dan 100 automatiseringen om workflows, routinetaken en projectafhandelingen te stroomlijnen. Bovendien kunt u automatisch taken toewijzen, opmerkingen toevoegen of statussen bijwerken om knelpunten te voorkomen voordat ze zich voordoen. Dit kan je team helpen om focussen op topprioriteiten en uw project soepel laten verlopen.
3. Capaciteitsplanning uitvoeren Capaciteitsplanning hierbij gaat het om het inschatten van de middelen die nodig zijn om een bepaald project te voltooien (d.w.z. de mensen, tijd en hulpmiddelen die nodig zijn om dingen gedaan te krijgen). Capaciteitsplanning is een belangrijk onderdeel van goed operationeel management en is een vergelijking tussen vraag en aanbod, waarbij wordt berekend hoeveel middelen u nodig hebt en hoeveel middelen u kunt geven.
Bekijk de werklast van een team in één oogopslag om taken beter te delegeren of toe te wijzen en snel te begrijpen wie onder- of overcapaciteit heeft
Gelukkig, De werklastweergave van ClickUp maakt capaciteitsplanning eenvoudig en geeft u een beeld van hoeveel werk er aan elk teamlid is gedelegeerd. Van daaruit kunt u een beeld krijgen van de capaciteit van elk teamlid in verhouding tot hun huidige werklast.
4. Een planningstabel maken
Groepeer, filter of verberg taken in ClickUp 3.0 Gantt-diagrammen om workflows over al uw werk te volgen en te verbinden Gantt-diagrammen zijn ongelooflijke hulpmiddelen die u een visuele weergave geven van alle tijdlijnen van projecten om de productiviteit te maximaliseren. Met ClickUp's planningstabellen kunt u de voortgang van een project bijhouden, deadlines beheren en potentiële knelpunten opsporen. Bovendien kunt u trapsgewijze weergaven maken om gemakkelijk prioriteiten aan belangrijke taken te geven.
5. Begrijp afhankelijke taken
Een van de hoofdoorzaken van knelpunten zijn afhankelijke taken (d.w.z. taken die een andere taak kunnen blokkeren of verhinderen om te beginnen). Met ClickUp Afhankelijkheden kunt u relaties maken tussen taken of documenten. Maak eenvoudig "blokkerende" of "wachtende op" afhankelijkheden zodat uw team altijd weet wat de beste volgorde is.
6. Gebruik een sjabloon voor procesverbetering
Procesverbetering helpt bij het bepalen van de efficiëntie van systemen en processen binnen uw organisatie. Met een sjabloon voor procesverbetering kun je een gesynchroniseerd plan maken voor het aanbrengen van wijzigingen in je project.
Pas uw eigen fasen aan of gebruik de kant-en-klare categorieën van het Work Breakdown Structure-sjabloon om bovenop de to-dos voor procesverbetering te blijven
Gelukkig heeft ClickUp meerdere sjablonen waarin u aangepaste velden kunt toevoegen, uw weergave kunt aanpassen of samenwerken met collega's om je plan gemakkelijk in de praktijk om te zetten.
7. Deel projecten op in mijlpalen
Projecten die meerdere weken duren - zo niet maanden of jaren - kunnen intimiderend zijn. Om te voorkomen dat een groot project uit de hand loopt, moet u projecten opdelen in kleinere brokken.
Markeer eenvoudig de kritieke punten van uw project met ClickUp Mijlpalen en gebruik vetgedrukte, ruitvormige pictogrammen om iedereen gefocust te houden op belangrijke doelen
Implementeren project mijlpalen verdeelt je plan in verschillende fasen (bijvoorbeeld een ontwerpfase of ontwikkelingsfase), waardoor je team op schema blijft. Gebruik een mijlpalengrafiek om een overzicht op hoog niveau te krijgen van elke fase van je project. Gebruik vervolgens ClickUp aangepaste statussen functionaliteit om uw team op de hoogte te houden terwijl u naar elke mijlpaal toewerkt.
8. Spreek rechtstreeks met teamleden
Zoals we hierboven al zeiden, geven gegevens soms geen duidelijk beeld. Daarom moet je bij het verbeteren van projectplannen rechtstreeks met teamleden praten.
Als u knelpunten wilt voorkomen, vraag dan teamleden om feedback over wat werkte (en wat niet werkte) bij eerdere projecten. Binnen ClickUp kunt u een brainstormsessie of een vragenlijst sturen naar alle relevante partijen. Van daaruit kunt u begrijpen of een knelpunt te wijten was aan een gebrek aan middelen, een gebrek aan personeel of omdat u niet de juiste mensen had projectmanagementtools .
9. Tijdregistratie implementeren
Bekijk de bijgehouden tijd over taken en locaties voor een vereenvoudigde blik op de totale teamvoortgang
Een van de redenen waarom projecten ontsporen, is dat teams onderschatten hoeveel tijd het kost om een bepaalde taak te voltooien. Om ervoor te zorgen dat alle projectplanningen nauwkeurig zijn, gebruik maken van ClickUp Tijdregistratie . Teamleden kunnen eenvoudig tijd registreren vanaf elk apparaat, items bewerken en notities toevoegen aan tijdlogs om betere toekomstige tijdsinschattingen te maken.
10. Teamcommunicatie consolideren
Projecten lopen niet altijd uit de rails omdat uw team niet communiceert. In plaats daarvan kunnen ze ontsporen omdat ze op de verkeerde plaatsen. communiceren
Breng teamcommunicatie samen in één ruimte met ClickUp Chat en deel updates, koppel bronnen en werk moeiteloos samen
Als je team gedwongen wordt om e-mails, sms-berichten en Slack-kanalen te doorzoeken om de laatste update over een project te vinden, doe je jezelf daar geen plezier mee. Gelukkig kun je met ClickUp Chatweergave kunt u alle gesprekken binnen uw projectbeheersoftware consolideren en zo knelpunten voorkomen voordat ze zich voordoen.
Voorkom Bottlenecks voor ze zich voordoen met ClickUp
Een knelpunt in projectmanagement treedt op wanneer u te veel werk hebt en te weinig middelen om het af te handelen. De opstopping resulteert in een werkachterstand, waardoor projectplannen over het budget of de toegewezen tijd heen gaan.
Gelukkig heeft ClickUp de projectbeheertools om knelpunten te identificeren en uw plannen op schema te houden. Met ClickUp kunt u taken toewijzen, opmerkingen maken, projectmijlpalen instellen en weergaven aanpassen om knelpunten te voorkomen voordat ze zich voordoen. Bovendien kunt u terugkerende taken automatiseren, ClickUp integreren met honderden andere systemen en gebruikmaken van duizenden sjablonen om uw team op schema te houden.
Begin knelpunten in een mum van tijd te identificeren wanneer u clickUp vandaag probeert . 🙌