Amerikaanse kenniswerkers verspillen 5.3 uur per week wachten op informatie of het opnieuw creëren van bestaande institutionele kennis. Dit is niet alleen een verspilling van de productiviteit van elke werknemer, maar het leidt ook tot vertragingen in projecten, ondermaatse leveringen en, het allerbelangrijkste, desinteresse onder werknemers.
In afgelegen omgevingen kan dit gebrek aan toegang tot informatie/institutionele kennis behoorlijk funest zijn, wat vaak leidt tot stille uittreding.
Je kunt dit voorkomen met een eenvoudig, herhaalbaar, consistent systeem om werknemers te laten zien hoe ze hun taken moeten uitvoeren en de juiste beslissingen op de werkplek moeten nemen. Met andere woorden, met workflows.
Een workflow is meestal een reeks stappen die een project of taak van begin tot eind doorloopt. Dit kan zo complex zijn als het uitrollen van aangepaste microservices naar de cloud of zo eenvoudig als het goedkeuren van een zakelijke uitgave.
Er zijn ook niet-opeenvolgende workflows zoals state machine workflows, die heen en weer kunnen gaan, of regelgestuurde workflows.
Welk type het ook is, een goede workflow fungeert als een routekaart om iemands taak te voltooien, door de juiste aanwijzingen te geven en de juiste vangrails te plaatsen.
Een workflow is echter zo goed als de documentatie die het heeft. Zonder duidelijke, beknopte en volledige documentatie worden je workflows waarschijnlijk vergeten, zo niet genegeerd en ben je weer terug bij af.
In dit artikel vertellen we je waarom je effectieve workflowdocumentatie nodig hebt, hoe je die maakt en welke tools je kunt gebruiken om het werk gemakkelijker te maken.
**Wat is workflowdocumentatie?
Workflowdocumentatie is het proces van het opschrijven van organisatorische kennis en deze gemakkelijk toegankelijk maken voor iedereen die het nodig heeft. Het is meestal een verzameling documenten, beschikbaar via een beveiligde interface, waarin staat hoe je elk aspect van je bedrijf uitvoert.
De belangrijkste kenmerken van goede workflowdocumentatie zijn:
Granulair: Een goed workflowdocument beschrijft elke stap in het proces zonder aannames. Als je een workflowdocument maakt voor het goedkeuren van onkosten, moet je het formaat voor het verzoek om terugbetaling, het platform om het in te dienen, namen/aanwijzingen van goedkeurders, SLA voor respons, escalatiematrix, contactpunt, enz. beschrijven.
Toegankelijk: Workflowdocumentatie die niet gevonden kan worden, is waardeloos. Een goed workflowdocument moet dus gemakkelijk toegankelijk zijn, idealiter via zoeken, op een gecentraliseerd platform, zoals een gedeelde schijf, lokaal intranet of een beveiligde link.
Duidelijk en beknopt: Niemand leest graag eindeloze pagina's documentatie om de eenvoudigste taken uit te voeren. Maak de documentatie dus kort, met duidelijke instructies. Gebruik visuele hulpmiddelen zoals stroomdiagrammen, secties/checklists die je kunt uitvoeren, benadruk do's of don'ts met emoji's, enz.
Update: In snelgroeiende organisaties veranderen dingen snel. Zorg ervoor dat je je workflows regelmatig herziet. Stel een ritme in zoals eens per kwartaal of een ritme dat werkt voor jouw organisatie. Als het een project in ontwikkeling is, werk de documenten dan in realtime bij.
Als dat aanvoelt als veel papierwerk voor wat je teams dagelijks moeiteloos doen, laat ons je dan zien hoe workflowdocumentatie bijna zes uur per persoon en miljoenen dollars op de lange termijn kan besparen.
Voordelen van effectieve workflowdocumentatie
Als we het over workflows hebben, streven we vaak naar procesefficiëntie, verbeterde productiviteit, tijdsbesparing, enz.
Effectieve workflowdocumentatie is echter ook goed voor de werknemers. Het dient als een zelfhulpgids voor elke werknemer om zijn werk te doen. Dit is hoe.
Delen van organisatorische kennis: Een duidelijk gedocumenteerde workflow zorgt ervoor dat iedereen in je team weet wat ze moeten weten om hun werk goed te doen.
Nieuwe medewerkers hebben toegang tot stilzwijgende kennis en best practices, waardoor ze niet dezelfde fouten maken. Dit versnelt het inwerken van medewerkers in de organisatie of in nieuwe projecten.
Betere samenwerking: Workflows schetsen elke stap in het proces en informeren elk teamlid over wat er gebeurt voor en na het voltooien van hun taak.
Dit helpt hen om alle nodige informatie te verzamelen, hun taak efficiënt af te ronden en door te geven aan de volgende persoon.
Snelheid van levering: Als iedereen weet wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen, kunnen ze hun taken zonder afleiding afronden.
Goede workflowdocumentatie specificeert ook de problemen die men kan tegenkomen en mogelijke oplossingen daarvoor, waardoor haperingen in het proces worden gladgestreken.
Teamafstemming: Als het hele team een standaardworkflow volgt, maken ze minder fouten en leveren ze elke keer een consistente output.
Dit zorgt op zijn beurt ook voor een consistente klantervaring, wat de merkperceptie versterkt en leidt tot meer verkoop, hogere winst en snellere groei.
Verantwoordelijkheid: Een goede workflow draait niet alleen om de stappen in het proces, maar ook om de betrokken belanghebbenden.
Het schetst de verantwoordelijkheden van elk teamlid, waardoor ze verantwoordelijk worden voor het afleveren van werk dat voldoet aan de normen van uw organisatie.
Veiligheid: Volgens het World Economic Forum zijn 95% van de cyberbeveiligingsproblemen te wijten aan menselijke fouten. Dit kan zijn in een phishing-zwendel trappen of per ongeluk geheimen in code inchecken.
Een goed gedocumenteerde workflow geeft aan wat je niet moet doen en herinnert medewerkers aan de beveiligingsmaatregelen die ze moeten volgen.
Voortdurende verbetering: Het documenteren van workflows geeft goed inzicht in hoe elke taak wordt uitgevoerd.
Dit helpt organisaties om hun processen te herzien en continu te verbeteren. Dit stelt organisaties in staat om zich bewust te zijn van hun werkwijzen en deze regelmatig bij te stellen.
In essentie zijn workflows het 'hoe' van zakendoen. Het zijn uw recepten - de unieke manieren waarop u uw projecten oplevert.
Ze zijn je intellectuele eigendom. Een goede documentatie van je workflows helpt je hele organisatie om je intellectueel eigendom te benutten. Dit is hoe je dat kunt bereiken.
Hoe maak je een workflowdocumentatieproces?
Je denkt misschien: we hebben nog geen workflows, wat moet ik documenteren?
Iedereen heeft wel een soort workflow die ze bewust of onbewust volgen. Het documenteren van workflows is iets heel anders. Laten we eens kijken hoe we dat goed kunnen doen.
1. Verzamel al gedocumenteerde workflows
Een goed workflowdocumentatieproces verzamelt de best verspreide ideeën over de hele organisatie in een robuust systeem dat iedereen ondersteunt.
Zoek naar bestaande documentatie of proceskaarten . Onthoud dat deze niet in de software voor workflowbeheer of als document.
Ze kunnen ook in e-mails staan die managers naar hun teamleden sturen, in stroomschema's die op whiteboards worden getekend of in presentaties die worden gemaakt voor inwerken/trainen.
Sta open voor de vormen waarin de huidige workflowdocumentatie bestaat. Consolideer al deze informatie. Organiseer ze stap voor stap.
2. Spreek met de teams
In elke organisatie is er stilzwijgende kennis onder teamleden - kennis waarvan ze niet weten dat ze die hebben. Met hen praten over hun bedrijfsprocessen werpt licht op dingen die misschien niet duidelijk zijn in procesdocumentatie.
3. Interview individuele teamleden
Hoewel het helpt om groepsbijeenkomsten te houden om de dynamiek te begrijpen, bieden individuele interviews een schat aan informatie. Hier zijn een paar vragen om deze gesprekken te begeleiden.
- Wat zijn de stappen die jullie volgen als onderdeel van jullie hele workflow?
- In welke volgorde verlopen deze stappen?
- Wie zijn de belanghebbenden bij elke stap?
- Met welke uitdagingen ben je bij elke stap geconfronteerd en hoe heb je die overwonnen?
- Waar zitten de gaten in je workflow? Hoe vul je die op dit moment?
- Wat zijn je deliverables?
- Wat zijn je resultaten en succesmetingen?
4. Documenteer de workflow
Projectdocumentatie opslaan in één ClickUp Doc
Elk project heeft een wiki-documentatie nodig die alle institutionele kennis over het project schetst, samen met mijlpalen, taken, afhankelijkheden en verantwoordelijkheden. Deze sjabloon voor projectdocumentatie van ClickUp heeft alles om u voor te bereiden op succes. Het gebruikt:
- Documenten voor projectoverzicht
- Doelen voor doelstellingen en mijlpalen
- Taken voor elke stap
- Deadlines voor elke taak
- Ganttgrafiekweergave om de voortgang te visualiseren
Sjabloon voor ClickUp processen en procedures
Pas uw workflowdocumentatieproces aan met ClickUp proces- en proceduresjabloon
Of het nu gaat om het inwerken van werknemers, het goedkeuren van onkosten, het publiceren van inhoud, verkooponderhandelingen of het implementeren van software, documentatie van bedrijfsprocessen kan teams helpen om hun werk met vertrouwen uit te voeren.
Hier is een ClickUp processen sjabloon kunt u aanpassen. Deze sjabloon gebruikt aangepaste statussen, aangepaste velden, bord-/tafelweergave en projectbeheer functies voor elk proces dat je nodig hebt.
ClickUp whiteboard sjabloon voor processtroom
Stroomlijn projectvisualisatie met een duidelijk en beknopt overzicht van uw end-to-end workflow
De whiteboard sjabloon voor processtromen biedt een eenvoudige, visuele manier om complexe workflows aan uw teams te presenteren. Het neemt de druk van een leeg scherm weg door je een stroomschema te geven waarmee je het ontwerp van je workflow kunt beginnen.
Je kunt de verschillende stappen in je workflow moeiteloos omzetten in taken, deadlines toevoegen en teamleden aan hen toewijzen.
Verbeter de workflowdocumentatie met ClickUp
Goede workflowdocumentatie is de basis van organisatorische efficiëntie. Projectbeheer en documentatie zijn binnen ClickUp nauw met elkaar verbonden.
Schrijf betere workflowdocumentatie
Splits de informatie op en voeg visuele aanwijzingen met opmaakopties toe, zodat uw documentatie wordt geconsumeerd en niet wordt genegeerd.
Begin met het documenteren van workflows met ClickUp Docs. Formatteer ze om de belangrijke dingen te benadrukken en voeg knoppen, banners of zelfs codeblokken toe om belangrijke punten te benadrukken.
Maak workflows uitvoerbaar
Visualiseer uw workflows met ClickUp Mindmaps. Maak taken direct vanuit de workflows en zet ze om in projecten. Gebruik geneste subtaken en checklists om elk detailniveau te bereiken dat u nodig hebt.
Label de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor elke taak, zodat ze een duidelijk overzicht hebben. Repliceer de workflow eenvoudig elke keer dat je hem nodig hebt.
Workflows beoordelen en oplossen
Gebruik een van de 15+ krachtige weergaven om inzicht te krijgen in de status van elk van je workflows.
- Boardweergave om de status van uw workflows te zien
- Kaderweergave voor een perspectief op hoog niveau
- Kalenderweergave voor achterstallige, huidige en toekomstige taken
- Activiteitenweergave om updates/gesprekken bij te houden
- De werklastweergave om de prestaties van teamleden te zien
Gebruik de weergave waar jij je het beste bij voelt om blokkades op te sporen en waar nodig in te grijpen.
Samenwerken met het team
Als er een team bij de workflow betrokken is, moet de documentatie dat ook zijn. Deel workflowdocumenten met uw team, vraag om feedback en geef ze de mogelijkheid om opmerkingen te bewerken of achter te laten.
Laat AI het werk voor u doen
Gebruik ClickUp AI om lang gedocumenteerde workflows samen te vatten, actie-items te genereren, tekst te bewerken/op te maken, taken/subtaken te automatiseren en nog veel meer.
Workflowdocumentatie is de basis van een goed proces. Langeafstandspiloten tot IC-verpleegkundigen gebruiken workflowdocumentatie om hun werk goed te doen.
Bijvoorbeeld, met een robuuste checklist en wat administratieve ondersteuning kan Peter Pronovost, een specialist in kritieke zorg in het Johns Hopkins Hospital, helpen voorkomen 43 infecties en bespaarde acht levens en twee miljoen dollar.
Volwassen ondernemingen besparen miljoenen dollars en verbeteren hun efficiëntie veelvoudig met duidelijke en toegankelijke workflowdocumentatie.
U kunt dat ook doen met ClickUp. Toegang tot Docs, Taken, Mindmaps, Whiteboard, tientallen sjablonen voor workflowdocumentatie, AI en nog veel meer gratis, voor altijd op ClickUp! 🦄ˀ