Als je ooit een project hebt gemanaged, weet je waarschijnlijk hoe stressvol het kan zijn. Als projectmanager heb je altijd je bord vol met probleemoplossende en besluitvormende taken waar veel op het spel staat.
Stel je nu eens voor dat je dat doet voor een heel programma, wat niets anders is dan een grote reeks actieve projecten. De complexiteit wordt vergroot, het aantal belanghebbenden vermenigvuldigd en het besluitvormingsproces is veel kritischer en cognitief veeleisender.
Dat is waar een programma bestuurskader schiet te hulp. 🥰
Het is een verzameling bestuursmechanismen die leiders en senior managers begeleiden omgaan met meerdere projecten **Het doel is om de risico's van het programma te minimaliseren en ervoor te zorgen dat alle programma's succesvol zijn projectresultaten zijn uitgelijnd.
In dit artikel bespreken we de verschillende concepten rond program governance structuren om de efficiëntie van de organisatie te verhogen, conflicten te minimaliseren en procesgerelateerde risico's te verminderen. We behandelen:
- Modellen voor programmagovernance
- Specifieke rollen voor programma's binnen het bestuur van de organisatie
- Stappen om een solide structuur voor programmagovernance op te zetten
Wat is programmagovernance?
Een programma verwijst naar een groep projecten die gezamenlijk een gemeenschappelijk doel proberen te bereiken. Het programma op zich wordt behandeld als een individuele entiteit binnen een organisatie, dus het heeft de visie nodig om binnen de overkoepelende doelen van de business te opereren.
Dat is waar programmagovernance om de hoek komt kijken. Het verwijst naar het formuleren, implementeren en volgen van de beste praktijken en structuren die gemeenschappelijk zijn voor alle projecten binnen een programma.
Van de reikwijdte en beoogde resultaten van elk project tot de risico's en beperkingen van het programma, programmagovernance biedt u een fundamenteel kader om alledaagse problemen aan te pakken en de belangrijkste belanghebbenden te laten weten waar ze zich aan toewijzen. 🤝
Gewoonlijk omvat een model voor programmagovernance vijf aspecten:
- Reikwijdte: De aard en reikwijdte van de projecten die onder het governancemodel vallen
- Succescriteria: De voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat een project als succesvol wordt beschouwd
- Uitvoeringsplan of stappenplan: De processen en beleidsregels die gevolgd moeten worden bij het uitvoeren van projecten
- Rollen en commandostructuur: Rollen en taken van elk lid in de raad van bestuur en het benoemingsproces voor nieuwe leden
- Escalatiemechanisme: Wanneer en hoe moeten problemen rond een project worden geëscaleerd voor oplossing door de raad van bestuur?
Programmagovernancemodel: Belangrijkste voordelen
Een programma governancemodel zorgt voor consistentie, processtandaardisatie en voorspelbaarheid van de resultaten, communicatie en besluitvorming. Dit minimaliseert het risico op mislukking van het programma en verhoogt de efficiëntie van elk project en het individuele team.
Enkele andere belangrijke voordelen van programmagovernance zijn:
- Geoptimaliseerde toewijzing van middelen: Helpt ervoor te zorgen dat elk project effectief wordt beheerd en een eerlijk deel van de middelen krijgt die nodig zijn voor het voltooien ervan
- Verbeterde betrokkenheid van belanghebbenden: Biedt een kader voor diepere en meer gestroomlijnde betrokkenheid tussen alle belanghebbenden
- Beter bijhouden van de projectverantwoordelijkheid: Intermen van projectmanagementcreëert het een mechanisme om elk lid van het team verantwoordelijk te houden voor zijn deel van de taken
Programmaonderdelen en rollen
Net zoals een regering beleid maakt voor een land, wordt een programmagovernancemodel opgesteld door de programmaraad of stuurgroep van het bedrijf. Deze raad kan bestaan uit onder andere de programmasponsor, de individuele projectsponsor, senior managers van de organisatie en vertegenwoordigers van de client.
Andere belangrijke programmaonderdelen en rollen zijn onder andere:
- Programmamanagementteam: Inclusief sleutelleiders en portfoliomanagers die tijdig informatie verstrekken aan het bestuur en indien nodig coördineren
- Bureau voor programmamanagement: Dit kan een specifieke afdeling binnen de organisatie zijn die programmagerelateerd werk afhandelt en periodieke gezondheidscontroles uitvoert in termen van projectresultaten
- Kerndocumentatie: Verwijst naar het projecthandvest, de programmaregels en andere gedocumenteerde informatie die programma-activiteiten vergemakkelijkt
Relatie tussen programmagovernance en programmamanagement
De weg naar beter programmabeheer verloopt via robuust programmagovernance. De relatie tussen de twee concepten lijkt meer op een kaart en een reis.
Net zoals een kaart de route toont om een bepaalde bestemming te bereiken, samen met de verwachte tijd en alternatieve noodroutes, schetst programmagovernance de weg naar het beheren van een programma en het omgaan met risico's terwijl de doelstellingen worden afgevinkt. ✅
Bonus tip: Zoek je een gemakkelijke manier om al je programma's te overzien? U kunt de ClickUp sjabloon voor programmabeheer om de voortgang van uw programma doorheen verschillende fases bij te houden en te beheren in de ingebouwde weergave Gantt. En het is helemaal gratis!
Gebruik ClickUp's sjabloon voor programmabeheer om een overzicht te krijgen van al uw projecten en hun voortgang
Verschillende soorten bestuursmodellen voor programma's
Er zijn drie hoofdtypen programmagovernancemodellen of raamwerken, die elk proberen je middelen en teams anders te organiseren.
1. Functioneel bestuurskader
In dit type bestuursmodel zijn de middelen en mensen georganiseerd rond de functies van hun afdelingen. Er is een aangewezen functie die de operaties beheert binnen elke afdeling die een definitieve rol heeft in het programma.
Een projectmanager heeft beperkte autoriteit over middelen en mensen in dit type bestuursmodel omdat de meeste besluitvormingstaken bij de functionele hoofden liggen. Als de manager extra middelen nodig heeft voor een bepaalde functie, moet hij/zij dit aanvragen bij het betreffende hoofd. 🏬
Het grote voordeel van functioneel bestuur is dat het specialisatie mogelijk maakt. Functiehoofden hebben volledige controle over processen en informatie binnen de afdeling, waardoor ze directe verantwoordelijkheid kunnen voltooien voor taken binnen het bestuurskader.
En hoger in de hiërarchie is het afdelingshoofd in staat om met meer vertrouwen te reageren op query's en voorstellen te doen voor abonnementen.
2. Raamwerk voor projectbeheer
Dit governancemodel organiseert middelen en mensen rond projecten in plaats van functies. De bevoegdheid om de lakens uit te delen ligt bij de projectmanager, en hij wijst de taken toe aan verschillende teamleden, inclusief de hoofden van de functies (als die rollen bestaan).
Als een project op het punt staat vertraagd te worden, dan zal de projectmanager kan zijn wijsheid gebruiken om extra resources van elke afdeling toe te wijzen, dankzij een cross-collaboratieve installatie.
Het projectgovernancemodel zorgt voor meer autonomie op projectniveau en versnelt de uitvoering van projectworkflows.
Het kan specialisatie echter moeilijk maken, omdat functie hoofden niet altijd een idee hebben wanneer een project extra middelen nodig heeft. Een slecht georganiseerd raamwerk kan leiden tot ongeïnvesteerde afdelingshoofden die geen duidelijk beeld hebben van de toekomstige behoefte aan middelen, waardoor het risico op knelpunten toeneemt.
3. Matrix bestuurskader
Het matrix governancemodel benut de mogelijkheden van zowel functionele als projectgebaseerde governance en geniet vaak de voorkeur van vooruitziende managers in grote, cross-functionele teams.
In dit raamwerk voor programmagovernance behoren middelen en mensen toe aan hun respectievelijke afdelingen en is er een functie die hen aanstuurt. Het verschil hier is dat er ook een project- of programmamanager is die coördineert tussen verschillende functie hoofden en belanghebbenden.
De mate van autoriteit die de coördinator heeft in een matrix model is subjectief. In zwakkere matrixmodellen zien we dat de beslissingsbevoegdheid overhelt naar de afdelingshoofden, terwijl in sterkere modellen het de projectmanager is die meer zeggenschap heeft in beslissingen.
Het is het beste om te streven naar een evenwichtig matrix governancemodel, waarin de projectmanagers en functiehoofden gelijke autoriteit en eigendom over beslissingen delen. En in de gebeurtenis van projectmanagement uitdagingen of conflicten, treedt een escalatiemechanisme in werking waarbij de projectmanager of de functiechef de zaak voorlegt aan de raad voor project- en programmabeheer. De raad hoort beide partijen voordat het definitieve besluit wordt genomen.
Hoe een programmagovernancestructuur opzetten: 7 stappen
Het opzetten van een programmagovernancestructuur is voor de meeste organisaties een proces dat uit zeven stappen bestaat. Maar om het goed te implementeren, heb je de ondersteuning nodig van een kwaliteitsbeheerder software voor projectmanagement tool zoals ClickUp .
Projectmanagement tools dienen als een gecentraliseerde hub van alle informatie en processen over projecten, waardoor het voor elke programmamanager gemakkelijk is om alles te controleren. Bovendien speelt de software ook een cruciale rol bij het vooraf testen van de effectiviteit van een kader voor project- of programmagovernance.
Laten we alle stappen voor het implementeren van het framework eens bekijken - we hebben ook een aantal handige functies binnen ClickUp gedemonstreerd om het proces te vereenvoudigen. 🌝
Stap 1: Identificeer de belangrijkste belanghebbenden
De eerste stap is het identificeren van alle belanghebbenden binnen een programma. Iedereen die beïnvloed wordt door het programma is een belanghebbende en het is belangrijk om hen te identificeren, evenals de mate van invloed of rente die ze hebben. Enkele belangrijke belanghebbenden zijn de sponsor en manager van het programma, maar ook eindgebruikers, eigenaren, projectmanagers, regelgevers en externe partners. Projectbelanghebbenden groeperen samen zal je helpen je prioriteiten en communicatie te abonneren processen duidelijker te plannen. De ClickUp sjabloon voor stakeholderanalyse is een goed startpunt om belanghebbenden van het programma en hun invloed op projecten binnen het programma te identificeren, groeperen en analyseren en om te documenteren wat hun verwachte voordelen zijn. 📒
Gebruik dit sjabloon voor stakeholderanalyse van ClickUp om de invloed van verschillende groepen en personen op uw programma of project te analyseren
Stap 2: Stel uw raad van bestuur in en definieer individuele rollen en verantwoordelijkheden
Zodra u alle belanghebbenden hebt gedefinieerd, moet u uw belangrijkste programmaraad samenstellen. Het aantal leden en de individuele rollen en verantwoordelijkheden hangen af van de complexiteit van uw portfolio.
Misschien wilt u verschillende lagen van bestuursorganen bouwen, zoals een stuurgroep om aan de programmastrategie te werken, een bestuursraad om toezicht te houden op de implementatie van best practices en een speciaal programmateam voor uitvoerende taken.
De sleutel is ervoor te zorgen dat de leden niet overweldigd worden door hun verantwoordelijkheden die van invloed zouden zijn op hun manier van werken en het vermogen om hun taken naar behoren uit te voeren.
Tip: U kunt de ClickUp RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) Planning Sjabloon om rollen binnen uw programmaraad te definiëren.
Stap 3: Programmanormen definiëren
Programma's houden zich gedurende hun levenscyclus aan specifieke standaarden. Deze standaarden worden vaak gedefinieerd door de sponsors of clients van het programma. In veel gevallen kunnen ze ook worden opgelegd door de overheid of industriële regelgeving. Bij het bouwen van een bestuursmodel voor programma's is het noodzakelijk dat het bestuurslichaam deze standaarden definieert en documenteert.
De standaarden moeten betrekking hebben op alle aspecten van een programma, van communicatie en rapportage tot outputcontrole. Enkele programmastandaarden die je kunt documenteren zijn:
- Programma reikwijdte
- Budgetten voor verschillende projecten binnen het programma
- Strategieën voor risicobeperking
- Hulpmiddelen voor programmabeheer
- Criteria voor aftekenen
- Metriek voor programmaprestaties
Zodra het bestuurslichaam van je programma deze standaarden heeft vastgesteld, documenteer ze dan op één plaats met behulp van ClickUp Documenten . Het is een robuuste documentatiefunctie die is ingebouwd in de ClickUp productiviteitssuite om u en de leden van uw projectteams te helpen samen documenten te creëren. Alle documenten worden opgeslagen in speciale ruimtes voor projecten, zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn.
Beleid, procedures en risicobeoordelingen opslaan in de weergave ClickUp Docs
Op zoek naar een gestandaardiseerd format om programma-initiatie te documenteren? De ClickUp Programma Voorstel sjabloon is uw go-to. Het bevat alle nodige velden en visualisaties om u te helpen de belangrijkste doelstellingen, prioriteiten en prioriteiten van uw programma aan te tonen toewijzing van middelen beleid met behulp van industriestandaardtaal.
Stap 4: Bestuursprocessen en standaardwerkprocedures (SOP's) vaststellen
Zodra je bestuursorgaan de standaarden heeft gedefinieerd, begin je met het opstellen van bestuursprocessen om ervoor te zorgen dat ze op operationeel niveau worden geïmplementeerd. De opgestelde processen moeten betrekking hebben op abonnementen, uitvoering, monitoring en rapportage. Enkele van de procesgebieden die je in deze fase zou willen behandelen zijn:
- Audit
- Beoordeling
- Goedkeuring werkstromen
- Besluitvorming
Dit kan de lastigste stap zijn, omdat u rekening moet houden met processtromen binnen uw organisatie om evenwichtige SOP's te ontwikkelen. Daarom gebruiken grote teams vaak ClickUp Whiteboards om te visualiseren proces kaarten met flowcharts, activiteitenkaarten en andere visualisaties. Elk Whiteboard is deelbaar en samenwerkingsvriendelijk - uw teamgenoten kunnen hun input delen en samen in realtime aan het in kaart brengen van processen werken.
Gebruik de ClickUp Whiteboards om uw projectmanagement workflows te beheren
Bovendien zijn er veel indrukwekkende sjablonen voor whiteboards voor programmabeheer in de ClickUp bibliotheek die helpen bij het modelleren van programmabeheer. Bijvoorbeeld de ClickUp beslissingslogboek sjabloon kan worden gebruikt om een logboek bij te houden van alle beslissingen die door teamleden en de raad van bestuur zijn genomen. Het kan alle informatie opslaan, zoals beslissingscategorieën, problemen en andere traceerbare details.
Gebruik het ClickUp beslissingslog sjabloon om alle beslissingen van uw teamleden in een programma bij te houden en later te analyseren
Zodra u uw processen hebt geformuleerd, ClickUp Automatiseringen kan u helpen om de repetitieve delen van uw werkstroom te automatiseren. U kunt beheerderstaken automatiseren, zoals het instellen of bijwerken van project statussen, taak hand-offs, notificaties en herinneringen. Je executive team zal je er dankbaar voor zijn. 😀
Stap 5: Het raamwerk afstemmen op het bestuur en de strategie van de organisatie
De bestuursprocessen van uw programma moeten worden afgestemd op het bestuursbeleid en de strategieën van uw organisatie. Zonder deze afstemming kan uw programma voortdurend problemen ondervinden door interne conflicten.
Instance, als de bestuursstructuur van uw organisatie een groot deel van de autoriteit in handen van functie hoofden legt, dan kan het implementeren van een matrix bestuursmodel niet werken voor het bedrijf. De teams, met name de projectmanager en de functiehoofden, zullen voortdurend met elkaar in conflict zijn, wat ten koste gaat van de productiviteit, de voortgang van het programma en zelfs de werkcultuur.
U kunt in deze fase een reviewer aanstellen om de haalbaarheid van uw governancebeleid te controleren. Als u ClickUp gebruikt, kan de reviewer Opmerkingen of Redactie om inconsistenties in je model aan te geven.
Stap 6: Zorg voor een escalatiemechanisme
Bij een escalatiemechanisme gaat het erom dat er in de hiërarchie kanalen zijn met managers die de juiste autoriteit hebben om belangrijke beslissingen te nemen. Het idee is om een commandostructuur te hebben om problemen en risico's aan te pakken die lager in de hiërarchie problemen veroorzaken.
Dat escalatiemechanisme moet systematisch zijn, zodat de nodige informatie en bestanden verzonden kunnen worden en oplossingen snel gecommuniceerd kunnen worden.
ClickUp kan u helpen om een robuust escalatiemechanisme in uw programmagovernancemodel in te bouwen. U kunt een escalatie formulier maken met behulp van ClickUp formulieren die teamleden kunnen indienen om een probleem te escaleren met relevante details zoals betrokken belanghebbenden, meningsverschillen, de mogelijke impact van elke aanpak, enz. Elk verzenden wordt een Taak die wordt toegewezen aan het lid van de programmaraad die het probleem kan oplossen.
Leden van de raad van bestuur kunnen ook gebruik maken van ClickUp's 15+ weergaven zoals de lijstweergave, het scorebord en de tijdlijn, om het geëscaleerde probleem te analyseren. Ze kunnen bijvoorbeeld de Lijstweergave om escalatie te sorteren taken gebaseerd op prioriteit en snel beslissen welke zaak eerst moet worden opgelost.
ClickUp biedt ook een live ClickUp chatten functie voor directe communicatie over problemen met uw programma of een andere dringende discussie - u kunt met een individu of een heel team praten zonder formele e-mails te hoeven schrijven. U kunt zelfs een vergadering met Zoom organiseren vanuit de ClickUp-werkruimte, dankzij een speciale ClickUp-werkruimte Zoom integratie .
Breng teamcommunicatie op één platform met ClickUp Chat
Op dezelfde manier kan de tijdlijn de programmamanager helpen om de projecten te zien die achterlopen op schema en om corrigerende maatregelen te nemen om ze weer op schema te krijgen. Projectmanagers kunnen deze weergave gebruiken om het hele project te volgen levenscyclus van projectmanagement voor strategische besluitvorming.
Analyseer taken en projecten met risico op vertraging in de tijdlijnweergave van ClickUp-taak
Stap 7: Deel de structuur met alle belanghebbenden
Zodra u uw programmagovernancestructuur hebt opgezet, deelt u deze met alle belanghebbenden zodat ze het nieuwe beleid en de best practices kunnen begrijpen.
Deze stap is een van de meest cruciale omdat de manier waarop u communiceert en informatie deelt over uw programmagovernancestructuur een grote rol speelt bij het foutloos uitvoeren van uw programma uitvoering van projecten langs de lijn. Het opent ook een kanaal voor feedback van belanghebbenden die beïnvloed worden door de veranderingen.
Programmabeheer leveren met ClickUp: De ultieme oplossing voor projectmanagers
Effectieve programma governance processen zijn noodzakelijk voor het succesvol voltooien van uw actieve projecten en een stabiele ROI. Zonder een geschikt kader zult u merken dat uw teams in conflict raken over resources en bestellingen voor het oplossen van problemen, en de zaken kunnen snel in onbedoelde richtingen afglijden.
Gelukkig kunt u met onze aanbevolen stappen eenvoudig een program governance board samenstellen, evenals de governanceprincipes die uw projecten naar succes leiden. En ClickUp kan het hele proces aanzienlijk soepeler laten verlopen met sjablonen en functies die op maat gemaakt zijn voor programmateams. Meld u hier aan om te beginnen . 💖