Heb je ooit naar je to-do lijst gekeken en gedacht _kunnen we de programmaplanning versnellen en meteen naar het deel gaan waar we feest vieren?
We horen je en begrijpen waarom programmamanagement klinkt alsof het meer van je werkdag vergt dan het oplevert. Als je tijd, geld en middelen op de verkeerde manieren besteedt, is dat een dreigende mogelijkheid. Maar wij laten dit niet gebeuren.
In plaats daarvan laten we je zien hoe je je aanpak voor het schalen en beheren van je programma's kunt herzien.
Vaak verward met projectmanagement programmamanagement heeft een strategisch onderscheid en verdient zijn moment! Dus hoe onderscheiden we een programma van een project? Welke programma's zijn zinvol? Wat is de waarde van programma's voor een organisatie, haar mensen en klanten?
U hebt vragen en wij hebben de antwoorden! Laten we eens uitpakken hoe programma's verschillen van projecten, wat de rol van een programmamanager is en wat de tech stack essentieel maakt voor succesvol programmamanagement!
Wat is programmamanagement?
Programmamanagement is het strategiseren en coördineren van programma's om initiatieven te realiseren en verandering teweeg te brengen in een organisatie. Een programma is een verzameling gerelateerde projecten, processen en activiteiten die als groep worden beheerd om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
Je vraagt je af, "als ik het woord programma verwissel met project in jouw definitie, betekent het ook hetzelfde... jouw zet."
Als we programma's hetzelfde behandelen als projecten, hebben we ons eerste obstakel al gecreëerd. Dit is waarom:
Jij (de projectmanager) bent een kapitein op een boot (het project) die toezicht houdt op de operaties en de bestemming op tijd bereikt. Om je heen liggen andere boten (projecten) met hun kapiteins (projectmanagers). Zou het voor jou haalbaar zijn om alle schepen en hun operaties te beheren en schema's? Niet waarschijnlijk.
Probeer onze
!
Programmamanagement versus projectmanagement
Wat is nu het verschil tussen programma- en projectmanagement? Een project houdt zich bezig met de route en de middelen naar de bestemming. Een programma gaat verder dan de traditionele projectverantwoordelijkheden en richt zich op wat er gebeurt nadat de projecten hun bestemming hebben bereikt. De voordelen, transformatie en verandering voor de organisatie. ✨
De levenscyclus van een programma
Hoe ziet de levenscyclus van een programma er dan uit? Om te beginnen zijn er drie hoofdfasen om rekening mee te houden:
- Programmaconceptualisatiefase.Belanghebbenden en leidinggevenden komen samen om een programmabeschrijving op te stellen met de visie, reikwijdte en minimumdoelstellingen,schatting van het budget,middelenbeheeren voordelen. De briefing wordt doorgegeven aan de programmamanager om programmabijdragers, projectafhankelijkheden, risicofactoren, planning en technische vereisten te identificeren
- Opleveringsfase van het programma. oplevering_ heeft een dubbele betekenis. De eerste betekenis is het resultaat van de oplevering uitgevoerd door de projectteams. De tweede betekenis is de overgangsperiode, waarin de integratie en verandering in de organisatie plaatsvinden
- Sluitingsfase van het programma. Programma's duren zo lang als een organisatie van de waarde ervan profiteert. Maar voordat het zonder zijwieltjes op pad gaat, moet het meerdere controles en instructies doorlopen om zichzelf in stand te houden. Projectteams worden ontbonden, kostenbesparingen worden geëvalueerd en programma-informatie wordt opgeslagen als bedrijfsmiddelen voor toekomstige verbeteringen (of andere programma's)
Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden van programma's die relevant zijn voor elke branche:
- Procesgateway-programma ter ondersteuning van complexesoftwareontwikkeling problemen
- Talent- en cultuurprogramma om de carrières van werknemers naar een hoger niveau te tillen
- Onboarding klantenprogramma om verkoopmanagers op te leiden
- Toegankelijkheidsprogramma om deproductontwerpsysteem *Groeiprogramma om internationale teams op te bouwen en te trainen
Het is niet schaalbaar voor deze zakelijke initiatieven om in één project te bestaan. Herinner je je onze bootanalogie?
In de kern omvat een programma meer functies die buiten het bereik van een enkel project vallen, waardoor gespecialiseerde mensen nodig zijn om de ontwikkeling en het voortdurende beheer van een programma te leiden.
programma managers hebben de chat betreden
Wat doet een programmamanager?
Het hart van elk programma-ecosysteem is de programmamanager. Hun dagelijkse prioriteiten zijn onder andere:
- Verhelderende vragen stellen om het bereik van zakelijke problemen te bepalen en te definiëren hoe succes eruit ziet
- Navigatie op topniveau bieden om projectteams te helpen weloverwogen beslissingen te nemen
- Het programmatempo beheren, zodat er regelmatig meetbare resultaten worden geleverd
- Zich richten op de algehele gezondheid van een programma
Vaak heeft een programmamanager geen directe autoriteit over projectmanagers en programmabijdragers. Als je erover nadenkt, omvat een programma alle verschillende soorten teams: Marketing, Sales, Recruiting, Customer Enablement, IT, Human Resources, enz. Deze teams zijn gespecialiseerd in hun vakgebied en de programmamanager zorgt voor de langetermijnstrategie om alle teams op één lijn te houden wat betreft programmadoelstellingen en deliverables.
Het punt is dat een programmamanager misschien niet meteen alle antwoorden heeft. Als je iets aanpakt wat nog nooit eerder is gedaan in je branche of organisatie, is er een buitengewoon niveau van ambiguïteit. En programma's zijn vooral vaag in het begin. Hier is een echt voorbeeld van een programma:
Het SparkShorts programma is ontworpen om nieuwe verhalenvertellers te ontdekken, nieuwe verteltechnieken te verkennen en te experimenteren met nieuwe productieworkflows. Deze films zijn anders dan alles wat we ooit bij Pixar hebben gedaan en bieden de mogelijkheid om het potentieel van individuele artiesten en hun inventieve filmmakerbenaderingen te ontsluiten op een kleinere schaal dan onze normale gang van zaken.
Jim Morris, directeur van Pixar Animation Studios
De eerste zin alleen al zit vol met vragen. Nee, alle vragen: Hoe ontdekken we verhalenvertellers? Wat zijn onze criteria voor een verhalenverteller? Wat is de reikwijdte van deze experimenten? Hebben deze nieuwe workflows hulp nodig van ons kernteam?
Programmamanagers beginnen met wat ze weten en vormen zich gaandeweg een beeld van de rest. Omdat ze niet voor elk project in het wier zitten (denk opnieuw aan onze bootanalogie), vertrouwen ze op projectmanagers om tactische ondersteuning te bieden. Op een hoog niveau kunnen programmamanagers:
- Praktijkagile methodologieën binnen het programma-ecosysteem om bedrijfsdoelen te bereiken
- Principes, processen en materiedeskundigheid toepassen om resultaten te bereiken
- Een thought leader zijn om complexe vragen op te lossen enrisico's te beperken* Het programmabudget, de reikwijdte en de kwaliteitsnormen opstellen
- Uitlijnen of herschikkenprojectresultaten op de resultaten van het programma
- Metriek gebruiken om belanghebbenden regelmatig te informeren en te betrekken
- Beheer onderlinge afhankelijkheden tussen projecten
- Dubbele of onnodige inspanningen elimineren
- Onderzoek binnenkomende programmavoorstellen
- Programmadocumentatie bijhouden
Wat dacht je van nog een paar programmavoorbeelden? ⬇️
Tips voor succesvol programmamanagement
Van starters tot doorgewinterde bedrijven, de stappen die nodig zijn om ideeën om te zetten in daadwerkelijke organisatorische resultaten voelen overweldigend aan. Hoeveel, hoe snel en hoe zorg je ervoor dat een programma werkt? Hier zijn drie tips die je vandaag al kunt toepassen voor succesvolle, impactvolle programma's.
Tip 1: Moedig teams aan om vroeg en vaak hun mening te geven
De kwaliteit van onze menselijke vaardigheden maakt ons tot betere presteerders en leiders.
Lees die zin nog eens.
We hebben eerder vastgesteld dat sommige programmamanagers geen directe autoriteit hebben over teams. Maar ze zijn wel verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat van het programma. Er komen zoveel goede dingen voort uit het aanmoedigen van teams om vroeg en vaak hun mening te geven:
- Dreigende knelpunten worden onder de aandacht gebracht en effectief opgelost
- Verschillende perspectieven leiden tot creatieve oplossingen voor complexe problemen
- Leden krijgen bruikbare feedback om zich te verbeteren
- Vertrouwen wordt organisch opgebouwd
Het succes van een programma hangt af van teamwork. Het is van vitaal belang om dit te communiceren vanaf dag één van de levenscyclus van het programma, maar het is nooit te laat om ermee te beginnen. Dus als je op zoek bent naar praktische advies zoekt om effectief teamwerk op te bouwen we hebben je gedekt!
Tip 2: Beoordeel het programma-idee volledig
Beschouw een paar woorden die worden gewisseld voor een programma-idee niet als groen licht! Het definiëren van het programma is de meest kritieke fase in de levenscyclus van het programma omdat de energie, het geld en de middelen van uw organisatie zullen worden besteed aan deze grote onderneming. Dus voordat je een e-mail opstelt met je dreamteam als CC'ed, neem even de tijd om na te denken over wat er uit dit programma zal voortkomen.
- Op welke bedrijfsgebieden zal het programma invloed hebben? (Human resources,Kwaliteit,Marketingenz.)
- Wat zijn mogelijke bedreigingen en gevolgen? (Verstoring van organisatorische diensten,scope creepverkeerde informatie, etc.)
- Wat heeft invloed op onze systemen, diensten, hulpmiddelen en technologie?
- Wie is de doelgroep?
Tip 3: Gebruik best-in-class programmabeheersoftware Hoe ziet best-in-class software eruit? Concurrerende prijsplannen en betrouwbaarheid van het platform? Absoluut, maar voor succesvol programmabeheer wil je ook:
- Krachtigeintegratie met andere tools om gegevens onder één kap te brengen
- Goede functionaliteit voor taken en projectafhankelijkheden
- 360-zicht op al het werk binnen het bedrijf
Laten we nr. 3 eens uitwerken: 360-overzicht van al het werk in het bedrijf. Weet je hoeveel uren we per week verliezen? context-switchen en schakelen tussen verschillende tools ? Qatalog en onderzoekers van het Cornell University's Ellis Idea Lab hebben het uitgerekend en dit is wat ze hebben gevonden op de moderne werkplek:
5
Het aantal uren dat we per week kwijt zijn aan het zoeken naar informatie die vastzit in apps.
7 op 10
Het percentage mensen dat aangeeft dat het tijdrovend is om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen.
⅔
Het aantal mensen dat aangeeft dat ze niet zeker weten of alle afdelingen dezelfde online apps gebruiken.
Kunt u zich dat voorstellen?
Als je schouders een beetje zwaar voelen, laten we dan de zaken omdraaien!
Ik begrijp het als je softwaremoeheid hebt na het proberen van Maandag, Asana, Jira en anderen . De eerste paar weken zijn geweldig; dan plotseling, hebben teams te maken met concurrerende prioriteiten en projecten lopen vast.
3 ClickUp functies die u nodig hebt voor programmabeheer
ClickUp is de programmamanagementsoftware die uw teams elke dag willen gebruiken. Met ClickUp hebben ze controle over het optimaliseren van hun productiviteit terwijl ze samenwerken om de programma-initiatieven te realiseren. Hier zijn drie onmisbare ClickUp functies om uw programma te beheren:
1. ClickUp Goals om elke taak te koppelen aan de programma deliverables
" ClickUp Doelen helpen om de focus van elk afdelingslid te houden op wat echt belangrijk is, wat cruciaal is wanneer de nieuw product wordt gelanceerd ." Darya
HYPERVSN
Blijf op schema om je doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare doelen en automatische voortgangscontrole
2. ClickUp Dashboards om het gegevensverhaal te tonen
Beheer alles in je programma met een aanpasbaar controlecentrum
"Het gebruik van Clickup heeft ons het meest geholpen, vooral met het besparen van tijd. Vroeger gebruikten we een systeem waarbij elk teamlid aan het einde van de week weekrapporten per e-mail verstuurde, die dan in het weekend werden geanalyseerd. Maar met Clickup schaffen we geleidelijk overbodige rapporten af, waardoor we tijd besparen, die we nu kunnen besteden aan productievere activiteiten." casestudie eHealth4Everyone
3. 15+ aanpasbare weergaven om taken en workflows te visualiseren
"Ook al lijken deze functies op het eerste gezicht heel onbeduidend, ze spelen een enorme rol bij het dichten van de kloof voor ons, gezien het feit dat onze teams op afstand werken. Met drie verschillende Views in ClickUp hebben onze klanten en managers een 360-graden overzicht van wat er op het grondniveau gebeurt, waardoor ze zich meer kunnen richten op strategie en creatief denken in plaats van op het moeras van het beheren van taken en team ." Joshua Rozario
Mindshare Digital
Programmamanagement Voorbeelden bij ClickUp
We krijgen vaak de vraag of we bij ClickUp ClickUp gebruiken om onze programma's te beheren. Eerlijk gezegd is het een favoriete vraag omdat het ons eraan herinnert hoe krachtig het platform zowel de alledaagse taken als de complexiteiten afhandelt, zodat we in een positie komen om te schalen.
Al ons werk is met elkaar verbonden. We werken vanuit dezelfde projectlijsten en nemen weloverwogen beslissingen als een team. Iedereen heeft toegang tot gecentraliseerde informatie om zijn werk gedaan te krijgen.
Hier is een blik op een paar gelanceerde ClickUp programma's waarvoor veel programmamanagers en al het beschikbare koude brouwsel nodig waren om het tot een succes te maken. team, kunnen jullie me hier helpen?
ClickUp breidt senior EMEA-team uit met Europese vraag die met 233% is gestegen
We hebben geen tijd verspild met het opzetten van ons EMEA-leiderschapsteam. We hebben uitzonderlijk talent binnengehaald dat resultaten boekt terwijl we ons blijven richten op onze kernwaarde "plezier hebben, vreugde vinden en jezelf zijn"
We hebben al een solide basis van medewerkers in de regio, met teamleden verspreid over heel Europa. We hebben de beste mensen voor de job in dienst en maken gebruik van ClickUp om ervoor te zorgen dat onze teams hyperproductief zijn wanneer ze niet op dezelfde locatie werken. We zetten ons volledig in om het bedrijf op te bouwen met samenwerking, cultuur en gemeenschap als kern."
Amber Coster, ClickUp's VP EMEA Operations
ClickUp University, een gratis online leerplatform
ClickUp Universiteit
> Ons doel met ClickUp University (CUU) is eenvoudig: Onze gemeenschap helpen hun doelen sneller te bereiken, tijd te besparen, elke dag met 1% te groeien in hun vakgebied en de onnodige frustraties veroorzaakt door inefficiënt werk te elimineren.
>
> Of u nu nieuw bent bij ClickUp of al jaren bij ons werkt, CUU helpt u de kennis en praktische ervaring op te doen die u nodig hebt om uw ideale workflow te creëren en uw productiviteit te verhogen.
>
> U zult leren hoe u ClickUp moet gebruiken, hoe u het kunt aanpassen aan uw projectbehoeften en workflowvoorkeuren, en een tijdbesparende-superproductieve ClickUp-goeroe worden.
Leila Cruz, ClickUp's redactiecoördinator
LevelUp door ClickUp (uitgave 2021)
Voor LevelUp werd alles intern gedaan, maar we moesten het proces van het gebruik van externe derde partijen zoals productiebedrijven en livestreamingdiensten integreren. Dus creëerden we speciale lijsten - de sleutel tot de hele organisatie van dit evenement.
We maakten een hoofdlijst en maakten bepaalde taken openbaar voor onze partners. We nodigden gasten uit en lieten onze locatiepartners taken coördineren. Zo konden we sneller te werk gaan dan wanneer we meerdere tools zouden gebruiken, waaronder e-mail. Kunt u zich voorstellen om duizenden e-mails door te nemen? ClickUp loste dat allemaal voor ons op.
Melissa Rosenthal, ClickUp's Chief Creative Officer
Het succes van onze programma's zou niet mogelijk zijn geweest zonder de diverse groep programmamanagers en teams om snel en efficiënt verzoeken te communiceren en feedback te delen. En we willen hetzelfde voor jou. 🤝
Pak uw grootste organisatiedoelen aan met ClickUp
ClickUp is krachtige software om uw grote ideeën te coördineren, de voortgang in realtime te zien en uw projecten volledig zichtbaar te beheren. Met ClickUp en programmabeheer op zijn plaats zult u een gezond, goed functionerend team vanaf de eerste dag koesteren!
Ons team is er om u te helpen als u een specifieke use case hebt en ondersteuning nodig hebt. Eerlijk gezegd kunnen we alle dagen over programma's praten en ontmoeten we graag anderen die dat ook doen! 👋 Aan de slag