Volgens de
Project Management Institute (PMI)
de algemene prestaties van projectmanagementbureaus zijn een van de 10 belangrijkste factoren voor projectsucces. Zonder dat heb je meer kans op problemen met objectieve afstemming, resourcegebruik en verantwoording.
Gelukkig kunt u met deze handige gids een PMO-governancekader op maat maken. We laten u zien wat PMO-governance inhoudt, waarom u het moet implementeren en welke voordelen u kunt verwachten van een effectief raamwerk. 👀
Je leert over de verschillende onderdelen van een governanceplan en de rol van PMO binnen een organisatie. Bovendien bieden we een aanpasbaar vijfstappenplan voor het opzetten van een effectieve projectbesturingsstructuur voor uw bedrijf.
Wat is PMO Governance?
Project management office (PMO) governance is het kader van processen en praktijken die bepalen hoe beslissingen worden genomen, hoe projecten worden afgehandeld en hoe het succes van een project wordt beoordeeld. Dit raamwerk zorgt ervoor dat alle projecten, beleidsregels en procedures voldoen aan de doelen, ethiek en normen van de organisatie
. 🙌
Projectgovernance legt de basis voor:
- Besluitvormingsprocessen
- Toewijzing van middelen
- Risicobeheer
- Gestructureerde verantwoording
Afhankelijk van de structuur van het bedrijf kan de projectbesturing worden geleid door de projectmanager, bestuursleden of meerdere senior medewerkers. In grote organisaties kan de governancestructuur meerdere checks and balances van senioren over de afdelingen heen omvatten.
Beleid, procedures en risicobeoordelingen opslaan in de Docs-weergave van ClickUp
is een cruciaal onderdeel van projectmanagement. Het stelt duidelijke beleidslijnen en procedures vast die ervoor zorgen dat besluitvormers verantwoording afleggen. Het zorgt ook voor transparantie, vermindert de kans op fouten die een project kunnen doen ontsporen en implementeert standaardisatie voor best practices van je projectmanagers.
Inzicht in PMO en de rol ervan binnen een organisatie
Een PMO is een afdeling die standaarden creëert en bewaakt voor alle projecten die door het bedrijf worden uitgevoerd. Het verschilt van
die toezicht houdt op de dagelijkse taken die bijdragen aan het bereiken van een specifieke oplevering. PMO-governance is een groter kader van regels en voorschriften ontworpen om alle aspecten van projecten te besturen.
De rol van een PMO is het standaardiseren van projectgerelateerde processen om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met de waarden en doelstellingen van het bedrijf en de naleving van regelgeving. Een PMO heeft meestal een waardepropositie die de waarde samenvat die het bedrijf biedt aan klanten.
Hier zijn enkele voorbeelden van PMO waardeproposities:
- Airbnb: "Airbnb bestaat om een wereld te creëren waarin iedereen overal thuis kan horen, en biedt gezonde reizen die lokaal, authentiek, divers, inclusief en duurzaam zijn."
- Slack: "Slack bespaart tijd door communicatie- en systeemsilo's af te breken."
- ClickUp: "Eén app om ze allemaal te vervangen"
Terwijl traditionele PMO managementprocessen zich alleen richtten op het naleven van de geldende standaarden, is modern PMO strategischer, het zogenaamde strategisch PMO of enterprise PMO (EPMO). Strategisch PMO gaat niet alleen over naleving, het gaat over het creëren van afstemming, het bevorderen van wendbaarheid en het gebruik van technologie om innovatie te stimuleren. 💡
In plaats van je te beperken tot
en alleen plannen besturen, stemt strategisch PMO het bestuur af op de verwachtingen van belanghebbenden en bredere bedrijfsdoelstellingen met de waardepropositie in het achterhoofd.
In het verleden evalueerde een PMO-leider of projectactiviteiten voldeden aan de geldende regel. In het moderne PMO kiest de leider nu projecten en strategische doelstellingen die voldoen aan bredere bedrijfsdoelen.
Stel doelen en taken in die zijn afgestemd op de grotere organisatiedoelstellingen met ClickUp
Het moderne PMO is ook minder rigide qua structuur dan vroeger. Kaders maken steeds meer gebruik van agile methodologieën om ervoor te zorgen dat projecten en teamleiders zich gemakkelijker kunnen aanpassen, zonder de bestuursprotocollen te verstoren. ⚖️
Het resultaat is raamwerken met meer cross-functionele focus, samenwerking en flexibele besluitvormingsstructuren.
5 Onderdelen van Project Governance
Er zijn verschillende componenten van projectgovernance - en het is niet alleen een lijst met regels die je moet volgen. Laten we eens duiken in de verschillende componenten van projectgovernance, waaronder modellen, risicomanagement en controleprocessen. 🏊
1. Governancemodellen
Het governancemodel of -raamwerk moet rekening houden met de mensen, structuur en informatie in uw bedrijf. Het vormt de basis voor de projectregels, dus de aanpak moet worden afgestemd op uw specifieke bedrijfs- en projectbehoeften.
Begin met het onderzoeken en analyseren van je projecten om te bepalen hoe rigoureus je governancemodel moet zijn. Voor een bedrijf dat werkt aan zeer veilige projecten, moet je governancemodel strenger zijn. Voor een startup die werkt aan innovatieve producten die snelle veranderingen vereisen, moet je governancemodel mogelijk flexibeler of aanpasbaar zijn.
Op zijn minst moet je governancemodel
- Rekening houden met de reikwijdte van projecten
- Richtlijnen opstellen voor de tijdlijnen van projecten
- De complexiteit van verschillende projecten en projectlevenscycli aanpakken
- Risico's beoordelen en structuren creëren om risico's te verminderen
- Inbreng van belanghebbenden betrekken
Houd in gedachten dat governancemodellen ook moeten aansluiten bij de doelen en waarden van je bedrijf. Het bestuurskader dat een pretpark gebruikt zal bijvoorbeeld veel verschillen van het kader dat een belastingkantoor gebruikt.
Waarom? Omdat de missie en waarden van deze organisaties verschillen. Terwijl een pretpark zich misschien richt op de veiligheid van bezoekers, zal een belastingkantoor zich richten op naleving van de regelgeving. 🎡
Er zijn verschillende projectgovernancemodellen die je kunt overwegen, waaronder:
- Adviesraadmodel: Een raamwerk waarbij een groep experts uit de sector dient als adviesraad om de CEO of andere senior leiders te helpen bij het nemen van beslissingen in verschillende projectfasen. Bekende voorbeelden van industrieën die dit model gebruiken zijn brandweerkorpsen, schooldistricten en non-profitorganisaties
- Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT): Ontwikkeld door ISACA cOBIT is een IT-gericht bestuursmodel met een focus op regelgeving, naleving en gegevensbescherming 🔐
- Managementteammodel: Dit model, dat gebruikelijk is in kleine en middelgrote bedrijven, bouwt afdelings- of stuurcomités op met leiders die samen de basis leggen voor governance. Het is ontworpen om gebruik te maken van ieders expertise voor snellere besluitvorming en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor governance over de afdelingen heen
2. Verantwoordelijkheden
PMO governance stelt rollen en verantwoordelijkheden vast voor alle leden van het projectteam. Dit zorgt voor een betere verantwoording en definieert duidelijk wie verantwoordelijk is voor de besluitvorming in elke fase van het project
levenscyclus van projectmanagement
. ✅
Door in een vroeg stadium bestuursnormen op te stellen, kunnen projectmanagers betere workflows opbouwen en knelpunten voorkomen. Dit voorkomt verwarring over wie wat doet in een project. Tegelijkertijd zorgt het vaststellen van autorisatieniveaus voor een duidelijke hiërarchie van verantwoordelijkheden en maakt het eenvoudig om toegang en toestemming te verlenen aan resources tijdens het project.
3. Betrokkenheid van belanghebbenden
Een goed governancemodel betrekt alle
belanghebbenden bij het project
tijdens het proces. Als het gaat om het managen van projecten, zijn de gebruikelijke belanghebbenden de mensen die aan het project werken en
of investeerders. In governance zijn belanghebbenden een grotere groep individuen - inclusief iedereen die invloed ondervindt van het project en de projectdoelstellingen.
Bij het creëren van een governancemodel moet je beginnen met het identificeren van alle potentiële belanghebbenden. Vervolgens moet je raamwerk communicatieplannen maken om alle belanghebbenden op de hoogte te houden, protocollen voor het managen van verwachtingen en richtlijnen voor wie beslissingsbevoegdheid heeft.
4. Risico- en probleembeheer
Alle projecten hebben inherente risico's en je bestuurskader moet proberen deze te beperken voordat ze het project doen ontsporen. Creëer een systeem voor het identificeren, classificeren en prioriteren van risico's of problemen bij het opstellen van het PMO governance raamwerk. Houd de structuur flexibel genoeg om verschillende soorten problemen aan te pakken, maar duidelijk genoeg om iedereen in het project door het risicomanagementplan te leiden.
5. Projectmanagement beheersingsprocessen
Je kunt niet zomaar een governance-raamwerk bouwen. Een effectief plan moet regelmatig worden gecontroleerd en herzien. U moet de resultaten en inspanningen regelmatig vergelijken met uw basisgovernancemodel. Beoordeel gebieden waar protocollen niet worden gevolgd en bepaal of dat komt door onduidelijke instructies of dat er behoefte is aan structurele verandering. 👨🏽💻
Zorg er tijdens je evaluatie voor dat je feedback krijgt van besluitvormers en belanghebbenden die het governanceplan volgen. Door regelmatig te evalueren, kunt u gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn en uw governancemodel aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf.
Hoe gebruik je een PMO Governance Framework?
Hier lees je hoe je effectief een raamwerk voor projectgovernance maakt en gebruikt. In slechts vijf stappen kunt u een model creëren dat voldoet aan de specifieke behoeften en waarden van uw bedrijf. 🏆
- Identificeer stakeholders: Maak een lijst van iedereen die invloed zal ondervinden van het project, inclusief teamleden en externe actoren zoals verkopers en leveranciers
- Stel doelstellingen vast: Identificeer en prioriteer de bedrijfsdoelstellingen, de bedrijfsmissie, het projecthandvest en de projectwaarden
- Ontwerp en implementeer de besturingsstructuur : Creëer een transparante structuur waarin de rollen, verwachtingen en verantwoordelijkheden voor alle belanghebbenden worden beschreven. Voor grotere organisaties zal dit complex zijn en kan het onderverdeeld zijn in verschillende besturen, dochterondernemingen of afdelingsbeoordelingen. Maak duidelijk hoe beslissingen worden genomen, wie verantwoordelijk is en hoe deze bestuursprocessen worden gecontroleerd
- Definieer en monitor de voortgang: Leg uit hoe naleving van het PMO governance raamwerk eruit ziet en monitor regelmatig de voortgang van het PMO governance raamwerk projectinitiatie tot voltooiing
- Review en pak eventuele inconsistenties aan: Governance is een doorlopend project. Zet een beoordelingssysteem op en herzie het regelmatig om ervoor te zorgen dat het wordt nageleefd en werk praktijken bij om eventuele tekortkomingen in het bestaande beheerskader aan te pakken
Deze stappen moeten worden gezien als richtlijnen, niet als een starre "hoe te"-gids. Bedrijven met complexe
zullen meer stappen nodig hebben en zullen deze stappen mogelijk moeten opdelen in meer beheersbare segmenten.
Vergeet niet om uw bestuurskader aan te passen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf en het model opnieuw te bekijken, vooral in het begin, om onderweg wijzigingen aan te brengen.
Voordelen van PMO Governance & Toekomstige trends
Het is duidelijk dat het opzetten van PMO governance uw organisatie helpt om te voldoen aan de compliance regels, maar het levert ook waarde op manieren die u misschien niet verwacht. Het is zelfs zo dat de tijd nemen om deze regels en richtlijnen op te stellen loont als het gaat om aanpassingsvermogen, projectselectie en besluitvorming. ⚒️
Hier zijn enkele voordelen van een effectief governance framework:
- Betere projectfocus: Met duidelijkere processen, een waardevoorstel en bestuursorganen is het voor leiders eenvoudiger om projecten te selecteren die het meest bijdragen aan het bedrijfsresultaat
- Duidelijkere verwachtingen en verantwoording: Met regels die verwachtingen en bevoegdheden bepalen, weten alle teamleden wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat betekent meer eigenaarschap over hun eigen rol en minder miscommunicatie
- Verbeterde risicomanagement : PMO governance creëert een besluitvormingsstructuur die het voor teamleiders makkelijker maakt om risico's in te schatten en te voorkomen. Weten wie verantwoordelijk is voor beslissingen maakt het ook makkelijker als het aankomt op escalatie-teamleden weten wie ze moeten waarschuwen zodat ze snel actie kunnen ondernemen
- Sneller aanpassingsvermogen: Met innovatieve richtlijnen kunnen leiders projecten gemakkelijker aanpassen en veranderen en bestuursstructuren bijwerken om deze veranderingen te weerspiegelen
Dankzij digitale transformatie veranderen traditionele bedrijfsprocessen razendsnel en PMO-governance vormt hierop geen uitzondering. Met de komst van werken op afstand, kunstmatige intelligentie en automatisering moeten PMO's zich aanpassen en structuren bouwen om rekening te houden met deze veranderingen.
Plan, volg en beheer uw projecten van begin tot eind met de projectbeheerfuncties van ClickUp
Hier zijn enkele van de toekomstige trends van PMO governance:
- Embracing digital transformation and automation: AI en machine learning algoritmes bieden voorspellende analyses voor potentiële risico's en projectvertragingen. Door deze analyse te versnellen, kunnen mensen in PMO's uitgebreidere risicobeheer- en managementsystemen ontwikkelen projectplannen en stroomlijnen projectportfoliobeheer in de helft van de tijd
- Omgaan naar gegevensgestuurde besluitvorming : Gegevens zijn koning en vormen de drijvende kracht achter beslissingen in de meeste dagelijkse bedrijfsomgevingen. Het is ook steeds vaker een belangrijk onderdeel van PMO-raamwerken. In plaats van een besluitvormer aan te wijzen, gaan PMO-modellen dieper in op hoe beslissingen moeten worden genomen, welke meetgegevens beslissingen moeten beïnvloeden en welke monitoringprocessen moeten worden gevolgd om projectprestaties te garanderen 🎯
- Nadruk op innovatie en voortdurende verbetering: Traditioneel was PMO bestuur een eenmalig proces. Tegenwoordig is het voortdurend in ontwikkeling, waarbij PMO leiders leren van successen en mislukkingen. Evoluerende updates stimuleren innovatie en verbeteren standaardpraktijken
- Invoering van agile projectmanagement methodologieën : Omdat verandering een constante kracht is, gebruiken PMO leiders agile methodologieën om projecten te laten draaien en hun focus aan te passen wanneer de omgeving verandert, zonder dat de voortgang van het project ontspoort
Een effectief PMO-bestuurskader opzetten
Klaar om een PMO governance framework op te zetten? Hier vindt u praktische stappen voor het maken van een effectief PMO governance plan. Elke stap wordt ondersteund door basisprincipes en best practices die u kunt volgen, zodat u elke stap kunt aanpassen aan uw bedrijfsbehoeften.
1. Analyseer uw bestaande organisatie
Voordat u een effectief PMO-besturingsraamwerk kunt opzetten, moet u onderzoeken hoe projecten momenteel binnen uw bedrijf worden uitgevoerd. Bedenk op welke soorten projecten u zich richt en of deze een bestaand raamwerk hebben. Vraag uzelf af of u plannen hebt voor het beheer van projectmiddelen en of er richtlijnen zijn voor de toewijzing van middelen. 💰
Andere dingen om te overwegen zijn:
- Hoe ga je om met projectwijzigingen?
- Hoe kies en prioriteer je projecten?
- Worden projecten meestal op tijd opgeleverd en wat gebeurt er als dat niet gebeurt?
- Hebben teamleden en projectleidersbelangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) of andere maatstaven om de projectprestaties te beoordelen?
Als je eenmaal weet welke processen je al hebt, kun je ze herstructureren of nieuwe processen ontwikkelen die als basis kunnen dienen voor je governanceplan.
2. Bepaal het doel en de structuur van uw PMO
Uw PMO moet een doel hebben, of dat nu het creëren van adviesinzichten is om te voldoen aan wettelijke vereisten of het opbouwen van processen om projecten op tijd en binnen budget op te leveren. Definieer duidelijk het doel van uw PMO en bouw vervolgens een basisstructuur om deze doelen te bereiken.
Als u een PMO nodig hebt voor strategische doeleinden, dan wilt u een structuur die workflows en besluitvormingsstappen schetst die leiden naar een specifiek doel. Als u een adviserende PMO nodig hebt, kan uw structuur een raad of adviescommissie bevatten. Houd er rekening mee dat u meerdere PMO-plannen voor verschillende doelstellingen of op verschillende niveaus kunt hebben als uw organisatie groot of complex is.
Stel doelen, beheer taken en volg uw projecttijden met de uitgebreide tools van ClickUp en bekijk alles op een overzichtelijk dashboard
Gebruik een tool zoals
om uw doelstellingen duidelijk te definiëren, workflows uit te stippelen en mijlpalen te markeren om uw gewenste resultaten te behalen. Met ingebouwde
en meetbare doelen, is het eenvoudig om de voortgang van uw PMO-kader te definiëren en te volgen.
3. Zorg voor de juiste mensen
Een PMO bestuurskader is zo effectief als de mensen die erin werken. U kunt ervoor kiezen om mensen te gebruiken die al in uw bedrijf werken of om mensen van buiten de organisatie aan te trekken om sleutelposities binnen het PMO te leiden. 🤝
Hoe u ook besluit om het te structureren, denk na over de vaardigheden die nodig zijn voor het succes van uw raamwerk. Dit kunnen zachte vaardigheden zijn, zoals diplomatie of besluitvorming, of harde vaardigheden, zoals certificeringen van regelgevende instanties.
4. Leg duidelijk best practices vast
PMO bestuur is een proces van verandermanagement, dus duidelijke communicatie en verwachtingen zijn de sleutel tot succes. Definieer methodologieën en best practices waarvan u verwacht dat alle deelnemers ze gebruiken. Deze best practices moeten alles omvatten, van budgettering en het gebruik van middelen tot risicomanagement en procedures voor kwaliteitsborging.
Maak het alle teams en individuen gemakkelijk om deze best practices te vinden en ze in elke fase van het project te implementeren. Hoe duidelijker je bent en hoe makkelijker je het maakt voor mensen om deze richtlijnen te volgen, hoe groter de kans op een succesvol project.
5. Implementeer en monitor PMO governance plan
Nu alle basis is gelegd, is het tijd om het PMO bestuurskader te implementeren en te monitoren. Gebruik een hulpmiddel zoals
ClickUp's projectmanagementsoftware
om workflows te bewaken, de voortgang te volgen en gedetailleerde overzichten te krijgen tijdens de hele levenscyclus van een project. 📈
Een
aangepast projectbeheersysteem
om processen, verantwoordelijkheden en procedures te definiëren. Voeg aangepaste velden, afhankelijkheden en prioriteiten toe en gebruik gefilterde weergaven om in de informatie te duiken die er het meest toe doet. Gebruik het om alle elementen van PMO-governance te beheren, van het bepalen van doelstellingen tot het creëren en delen van informatie via
.
Ontdek ClickUp om uw projecten te beheren met de kracht van AI, 15+ weergaven en taakautomatisering
Gebruik meerdere
om projecten en taken te zien als lijsten, borden of dashboards. Met ClickUp is het eenvoudig om processen aan te passen dankzij ingebouwde
en automatiseringen die workflows vereenvoudigen. Bovendien betekent de hoge mate van maatwerk dat je kunt pivoteren wanneer dat nodig is, zonder dat dit grote gevolgen heeft voor de levertijd van het project. ⏳
ClickUp biedt ook meer dan 1000 sjablonen, waardoor het gemakkelijker wordt om PMO-richtlijnen en standaard werkprocedures (SOP's) te creëren. Gebruik de
om doelstellingen en processen vast te stellen die gekoppeld zijn aan uw PMO-bestuursplan.
6. Zo nodig herzien en bijwerken
PMO-governance is geen eenmalig project. Maak en plan regelmatig een evaluatiestap om uw processen en procedures te herzien. Creëer een systeem om problemen te signaleren en escaleer ze naar de juiste persoon zodat veranderingen snel kunnen worden doorgevoerd. 🚨
Houd er rekening mee dat uw PMO-eisen kunnen veranderen als uw organisatie groeit of zich in nieuwe sectoren begeeft. Wees flexibel en proactief als het gaat om het herstructureren of creëren van nieuwe PMO's als de noodzaak zich voordoet.
Veel gestelde vragen
Wilt u nog meer weten over PMO governance frameworks? Hier zijn de meest voorkomende vragen die we krijgen en hun antwoorden.
1. Wat is een PMO **framework?
Een PMO-raamwerk is een verzameling regels en voorschriften die bepalen hoe managementteams en individuen alle aspecten van het projectproces moeten aanpakken. Het raamwerk omvat meestal het afstemmen van de regels op de grotere missies en waarden van het bedrijf. Het exacte raamwerk varieert van bedrijf tot bedrijf en is afgestemd op de complexiteit en behoeften van het bedrijf.
2. Hoe zet ik PMO governance op?
Om PMO-governance op te zetten, moet u uw bestaande organisatie analyseren, doelstellingen en belanghebbenden definiëren en de reikwijdte van het governancemodel bepalen. Met deze informatie selecteert u de juiste mensen, bouwt u besluitvormingsprocessen op en stelt u best practices en methodologieën voor governance vast. Als je PMO-governance eenmaal is opgezet, zul je deze regelmatig willen herzien en waar nodig bijwerken.
**3. Wat zijn de drie pijlers van projectgovernance?
De drie pijlers van projectgovernance zijn structuur, mensen en informatie. De structuur bestaat uit alle besluitvormingsprocessen, workflows en afhankelijkheden, samen met duidelijke uitleg voor alle procedures die teamleden moeten volgen. De mensenpijler vertegenwoordigt het management dat de juiste mensen aanneemt voor elke taak. De informatiepijler omvat communicatieplannen die updates en duidelijke verwachtingen voor discussies mogelijk maken wanneer er problemen met het project zijn.
Implementeer een effectief PMO kader voor meer succesvolle projecten
Een effectief PMO-kader kan uw projecten succesvoller maken. Van betere workflows tot advies van hoogopgeleide personen, een PMO is een manier om ervoor te zorgen dat al uw projecten meer waarde opleveren voor uw bedrijf. Aanmelden voor ClickUp vandaag nog en begin met het beheren van uw PMO-kader. Gebruik het om de basis te leggen voor uw raamwerk met duidelijk gedefinieerde doelen en doelstellingen. Bovendien kunt u besluitvormingsprocessen stroomlijnen met taken die verantwoording en verantwoordelijkheid toewijzen aan uw hele organisatie. Van het delen van documentatie tot het plannen van soepelere processen, ClickUp maakt PMO bestuur een fluitje van een cent.✨