Breng uw projectteams op orde: Een complete gids voor projectgovernance

zonder bestuur heerst er chaos_. Deze uitspraak geldt voor elke situatie die structuur en systematische volharding vereist. En in de zeer competitieve en resultaatgerichte wereld van projectmanagement is er absoluut geen ruimte voor chaos op de werkplek. Stel je voor dat je een techgigant probeert te leiden zonder regels, controles of een strategisch abonnement. Dat is een recept voor een ramp!

Denk aan projectbeheer als de superheld van je project, met:

• Zen processen: Je interne processen zijn goed gecommuniceerd, duidelijk en foutloos
• Time's BFF: Deadlines worden een wandeling in het park
• Vrolijke clients: Tevreden clients? Beschouw het als Klaar 🥳

In dit artikel decoderen we de kracht van projectgovernance, waarbij we de verbinding leggen tussen die governanceprincipes in de grote lijnen en de dagelijkse projectmoeite. We behandelen:

1. Concepten binnen projectgovernance
2. Stappen om een raamwerk voor projectgovernance te ontwikkelen

Wat is projectgovernance?

Het basisconcept van bestuur is vrij eenvoudig: het verwijst naar de collectieve processen die verschillende elementen in de samenleving in staat stellen om macht, autoriteit en invloed uit te oefenen. Het uiteindelijke doel is om beleid te maken dat vorm geeft aan het werk van het openbare leven, de economie en sociale ontwikkeling.

Wanneer we inzoomen op projectmanagement, komen we een soortgelijk concept tegen dat is toegesneden op projectspecifieke besluitvormingprojectgovernance. Per definitie is projectgovernance een oversight functie die is afgestemd op het governancemodel van de organisatie en de levenscyclus van het project omvat.

Maar deze technische beschrijving kan voor velen van ons moeilijk te verteren zijn. Eenvoudiger gezegd, projectgovernance is de go-to structuur - ook wel governancemodel of raamwerk genoemd - om te beslissen over: Manieren om projecten aan te pakken zorg ervoor dat deze realistisch zijn en op één lijn liggen met de algemene strategie van uw organisatie

• Reikwijdte van het project: Dit definieert de grenzen van je project. wees specifiek om scope creep later te voorkomen
• Documenteer alles: Schrijf alles op in een project charter of vergelijkbaar document. Je kunt gebruik maken vansjablonen voor projecthandvesten voor extra hulp

Hier is een aanwijzing: Verken de ClickUp Doelen functie! Hiermee kunt u doelen en tijdlijnen instellen met meetbare statistieken, realtime voortgang bijhouden en alles super georganiseerd houden met mappen. Bovendien krijgt u deze coole visual om al uw deliverables op één plaats te controleren.

Houd je doelen bij tot de meest essentiële KPI's en krijg automatisch gedetailleerde weergaven van je voortgang

Stap 2: Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en rollen van het project

Laten we het nu hebben over de mensen die hier samen met u aan werken. Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en definieer hun rollen. Wie speelt welke rol? Als u dit weet helpt u een ondersteunend team te creëren waarin iedereen zijn rol kent om het project tot een succes te maken. Rollen van belanghebbenden zijn onder andere de projectsponsor, projectmanager, het projectteam of zelfs externe partijen zoals clients of leveranciers. 🔑

Er zijn twee eenvoudige stappen voor het organiseren van projectstakeholders met ClickUp:

1. Maak een belanghebbendenregister: U kunt individuele Taken aanmaken binnen eenClickUp Lijst ofMap voor elke stakeholder. Vul deAangepaste velden met de bijbehorende stakeholderinformatie voor elke Taak en gebruik het veld Beschrijving om aanvullende details te geven over elke stakeholder, zoals achtergrond, rente, prioriteit status en verwachtingen
2. Definieer de rollen duidelijk: ClickUp heeft verschillende sjablonen om u te helpenrollen en verantwoordelijkheden definiëren om verantwoording te garanderen en de uitvoering van projecten te stroomlijnen. Bijvoorbeeld, met hetClickUp RACI-matrix (of verantwoordelijkheidsmatrix) sjabloonkunt u taken toewijzen en de beslissingsbevoegdheid instellen

Gebruik het ClickUp RACI-matrixsjabloon om de rollen van uw medewerkers bij verschillende Taken en activiteiten te schetsen

Stap 3: Parameters voor projecten instellen voor alle afdelingen

Als je eenmaal je belanghebbenden hebt geïdentificeerd, houd dan rekening met hun behoeften en wensen voor alle afdelingen. U kunt vergaderingen houden met de belangrijkste belanghebbenden of een bestuurscommissie om parameters in te stellen voor allerlei onderdelen van het projectbeheer, waaronder:

• Realistische planningen maken volgens de beschikbaarheid van middelen
• Project budgettering
• Verwachtingen rapporteren
• Bijhouden en testen op kwaliteitsresultaten
• Het project implementeren

Klinkt overweldigend? Deze stap is precies waarom u een betrouwbare tool voor projectmanagement zoals ClickUp om alle discussies en documentatie te centraliseren die voortkomen uit het plannen van het projectbeheer.

ClickUp 3.0 is uitgerust met cross-collaboration, tijdmanagement , vergaderingbeheer , aantekeningen maken planning en inzetgereedschappen om u te helpen navigeren en controleren uitvoering van projecten van A tot Z. U zult ook graag gebruik maken van ClickUp AI om gestructureerde documenten te genereren, te brainstormen over volgende stappen en lange teksten samen te vatten, allemaal functies die ontworpen zijn om u te helpen bij het tijdig instellen van een bestuurskader.

Bewaak projectupdates, beheer workflows en werk samen met het team, allemaal vanuit uw ClickUp-werkruimte

En hier is de kers op de taart: ClickUp wordt geleverd met uitgebreide ondersteuning voor training . Rust uw teams en belanghebbenden in het project uit met de vaardigheden om door de tools te navigeren en deze optimaal te benutten.

Stap 4: Stel communicatieprotocollen op binnen projectteams

Recente enquêtes geven aan dat maar liefst 75% van de projectprofessionals voorzien een toenemende afhankelijkheid van samenwerkingstools voor teamdynamiek . Daar zijn we het helemaal mee eens!

De instelling van effectieve communicatiekanalen en -protocollen houdt in dat er duidelijke, directe communicatielijnen moeten worden gecreëerd communicatie tussen alle leden van het team belanghebbenden en andere sleutelactoren die bij het project betrokken zijn. Soepel verlopen, toch? ⛵

Laten we dit doen:

• Ontwikkel een communicatie abonnement: Hierin moet staan wie er moet communiceren, welke informatie ze moeten delen, wanneer ze dit moeten doen en hoe ze dit moeten verspreiden
• Gebruik herbruikbare sjablonen: VerkenHerbruikbare sjablonen van ClickUp om uniformiteit toe te voegen aan uw communicatie abonnement en logistiek
• Regelmatige updates en vergaderingen: Updates en vergaderingen over de status van projecten kunnen ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is en bevorderen het saamhorigheidsgevoel en de betrokkenheid

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Chat-view-simplified.png ClickUp 3.0 Weergave chatten vereenvoudigd /%img/

Voeg leden van een team toe aan discussies en werk samen met ClickUp Chat in één ruimte en voorkom dat u van de ene software naar de andere moet gaan

Dit is hoe ClickUp transparante communicatie voor elk projectgovernancemodel kan verbeteren:

1. Ga onmiddellijk de dialoog aan met uw team met behulp van ClickUp's in-app functie voor berichten,Weergave chatten2. Bewerk documenten gezamenlijk zonder overlappingen en deel ze gemakkelijk via URL metClickUp Documenten3. Visueel overbrengenafhankelijkheid van taken en relaties metClickUp Whiteboards. Zorg voor een duidelijk begrip van projectdynamiek en tijdlijnen voor effectief projectbeheer
2. Taken aanpassen en beheren teamprocessen afstemmen op projectvereisten
3. Blijf op de hoogte metaanpasbare notificaties. Ontvangenreal-time updates wanneer taken worden gewijzigd, zodat u op de hoogte bent en uw beheerstrategie snel kunt aanpassen
4. ClickUp downloadenvoor uw Android ofiOS-apparaten om te genieten van soepele prestaties op smartphones en zelfs Apple Watches

Stap 5: Bewakings- en rapportagemechanismen implementeren

Een ideaal governancemodel omvat regelmatige check-ins om problemen in een vroeg stadium op te sporen en alles bij te houden. Deze stap vereist het bouwen van een systeem dat dienst doet als dashboard voor uw project, zodat u eenvoudig de voortgang kunt bewaken en regelmatig rapporten kunt genereren. Het is alsof je de gezondheid van je project in de gaten houdt.

Krijg een holistische weergave van project statussen en resterende taken in uw team of afdeling met Dashboards in ClickUp 3.0 ClickUp Dashboards maakt uw leven gemakkelijker en laat u een cool, aangepast dashboard maken dat u alles laat zien wat u moet weten. U opent het en boem!

Gebruik Aangepaste kaarten grafieken, grafieken en al het goede om te beoordelen of uw project goed loopt of een duwtje in de rug nodig heeft. Houd controle over elk werkscenario-hier zijn drie voorbeelden van het gebruik van ClickUp Dashboards in een business case:

Sprints voor ontwikkeling

Beheer moeiteloos de werklast van uw team, via scrumpunten of toegewezen Taken. Voer discussies over bouwuitdagingen, houd de voortgang bij en meet de prestaties van het team, allemaal handig op één plek.

Hulpmiddelenbeheer

Visualiseer de beschikbaarheid van resources in je dashboard en wijs alles strategisch toe. Identificeer snel efficiënt gebruikte of onderbenutte middelen en personeel. Genereer voortgangsrapportages in de tijd voor naadloze optimalisatie van middelen .

ClickUp 3.0 geeft u de mogelijkheid om te transformeren en te schakelen tussen verschillende weergaven terwijl u direct taken bewerkt met ClickUp AI

Het belang van projectbeheer in projectmanagement

Hoewel het belang van projectgovernance duidelijk naar voren komt bij complexe projecten, is het bij alle projecten van belang. Het is absoluut van vitaal belang in deze vijf gebieden:

1. Risicobeheer: Identificeert en beoordeelt risico's voor de levering van producten of diensten en pakt deze onmiddellijk aan, waarbij verstoringen tot een minimum worden beperkt en de veerkracht van het project wordt vergroot
2. Betrokkenheid van belanghebbenden: Zorgt voor duidelijke communicatiekanalen, bevordert betrokkenheid ensamenwerking tussen belanghebbenden bij het project3. Verantwoordelijkheid en besluitvorming: Definieert de keten van verantwoordelijkheden, verbetert de accountability en stroomlijntbesluitvormingsprocessen om projecten stabiel te houden in onzekere omgevingen
3. Prestatiemeting: Steltstatistieken en KPI's om de prestaties van projecten over de afdelingen heen te meten, waardoor het gemakkelijker wordt omcontinue verbetering en leren
4. Naleving van normen en standaarden: Zorgt voor naleving van het beleid van de organisatie, de industrienormen en regelgevende vereisten, waarbij juridische en reputatierisico's worden beperkt

Goed om te weten: Project- vs. organisatiegovernance

Projectgovernance en organisatiegovernance lijken elkaar overlappende concepten, maar ze verschillen in reikwijdte en focus. De eerste is specifiek voor projecten en omvat het managementkader voor besluitvorming en uitvoering gedurende de gehele cyclus van het project. Het definieert rollen, verantwoordelijkheden en processen op maat om het succes van projecten te orkestreren. 💫

Anderzijds, organisatorisch bestuur heeft een bredere reikwijdte, heeft betrekking op de structuur, het beleid en de besluitvormingsprocessen van de hele organisatie. Het vormt het kader voor duurzame activiteiten op lange termijn en geeft richting aan de strategische doelstellingen en de algemene functies van de verschillende organisaties bedrijfsprocessen en functies -zoals verkoop en HR-binnen de organisatie.

Hier volgt een tabel met de sleutel verschillen tussen project governance en organizational governance:

Succesvolle projecten leiden: ClickUp gebruiken voor projectbeheer

Een project leiden zonder bestelling is als geblinddoekt autorijden. Probeer het zelf als u niet overtuigd bent, maar als u waarde hecht aan orde en efficiëntie, dan begrijpt u het belang ervan.

Met de array aan functies van ClickUp, van naadloze afhandeling van taken tot uitstekende communicatietools en probleemmanagement, wordt de instelling van het juiste projectgovernancemodel een fluitje van een cent.

Dus, of je nu sceptisch bent of een doorgewinterde gelovige, ClickUp is het proberen waard ! It's free, and you can always count on it to help anchor your projects meticulously. Trust us; you'll wonder how you managed without it so far. 😁