Waar begint een project en waar eindigt het? Met een projectsponsor.
Alles, van het bouwen van de Golden Gate Bridge tot het geven van een verjaardagsfeestje, kan als project worden beschouwd. Wat de aard van het project ook is, er zijn gedurende de hele levenscyclus veel belanghebbenden bij betrokken.
Wij vinden dat de belangrijkste van allemaal de projectsponsor is. Laten we eens kijken hoe.
Wat is een projectsponsor?
Een projectsponsor initieert het project en keurt het goed
. Ze zijn een zakelijke stakeholder die verantwoordelijk is voor het plannen en opleveren van een succesvol project. Ze maken vaak deel uit van het senior leadership team, met aanzienlijke invloed en autoriteit, ook al hebben ze geen directe managementverantwoordelijkheid voor het project zelf.
Voor een dienstverlenende organisatie kan een projectsponsor behoren tot een externe entiteit, meestal de client. Een projectsponsor is intern binnen een productorganisatie, soms bekend als de eigenaar van het project.
Projectsponsor vs Projectmanager
Omdat zowel de projectsponsor als de projectmanager leiderschapsrollen zijn, worden ze vaak met elkaar verward. Laten we eerst de verschillen verduidelijken.
| Projectsponsor | Projectmanager |
|---|---|
| Senior leider in de organisatie. Leider van het project, meestal niet zo senior als de projectsponsor | |
| Kan intern of extern zijn. Meestal intern binnen de organisatie die het project uitvoert | |
| Verantwoordelijk voor strategische activiteiten en resultaten. Verantwoordelijk voor het dagelijkse projectmanagement | |
| Initieert het project | Voert het project uit |
| Keurt het project goed | Keurt de taken binnen het project goed |
Verschil tussen een projectsponsor en een projectmanager
Hoewel de projectsponsor op verschillende manieren verschilt van de projectmanager, is hun samenwerking van fundamenteel belang voor het succes van het project.
Een sponsor definieert de doelen en de reikwijdte van het project, terwijl een projectmanager het uitvoert. Ze houden bij
zoals time to market of klanttevredenheid.
Aan de andere kant houdt de projectmanager statistieken op projectniveau bij, zoals productiviteit van ontwikkelaars en kwaliteit van code, die bijdragen aan bedrijfsstatistieken op hoog niveau.
Een sponsor keurt het budget, de tijdlijnen, enz. goed, maar de projectmanager beslist of hij extra middelen nodig heeft en doet die aanvragen.
De sponsor en manager zijn samen verantwoordelijk voor projectmanagement. Voor het succes van een project moeten ze samenwerken om elkaars prioriteiten te begrijpen.
Projectsponsor vs Projectstakeholder
stakeholder' is een overkoepelende term voor iedereen die betrokken is bij het project. Dit kan een lid van het team, supervisor, manager, partner, verkoper, klant, overheidsinstantie of een andere tussenpersoon zijn.
In die zin is een projectsponsor ook een
. Niet alle belanghebbenden zijn echter sponsors.
Rollen van een projectsponsor
Leiderschap van de business
Projectsponsoring is meer dan alleen maar betalen. De projectsponsor fungeert als verbindingspersoon tussen business en techniek. Ze bieden inzichten en begeleiding vanuit een zakelijk perspectief. Ze begeleiden het uitvoeringsteam bij de klant, de organisatie, de bedrijfsstrategie en de go-to-market abonnementen.
Stel dat een detailhandelsbedrijf naar een technologiebedrijf komt om een POS-oplossing (Point of Sale) te ontwikkelen. De projectsponsor, een senior leider binnen het detailhandelsbedrijf, zal het technologiebedrijf informeren over de gebruikers van het product, de werkstroom, de integratievereisten, enz.
Hoewel ze misschien niet de technische vereisten specificeren, zijn ze er wel verantwoordelijk voor dat het product voldoet aan de zakelijke behoeften.
Werkstroom van informatie mogelijk maken
ClickUp Docs om abonnementen en enquêtes voor gebruikersonderzoek te beheren
Tijdens het hele project zorgen ze voor een naadloze werkstroom van informatie tussen belanghebbenden. Ze verbinden leden van het team met de bronnen en experts die ze nodig hebben.
Zo kunnen ze bijvoorbeeld het team voor gebruikersonderzoek in contact brengen met de juiste doelgroep om enquêtes uit te voeren of gedrag te monitoren.
Toezicht op projecten
Een projectsponsor is verantwoordelijk voor de instelling van doelstellingen en het identificeren van succescijfers. Zodra het projectteam terugkomt met het abonnement, beoordelen ze de reikwijdte en keuren ze de kick-off goed.
Van tijd tot tijd voeren ze reviews en retrospectives uit met het projectteam om ervoor te zorgen dat ze op schema blijven. Ze elimineren ook actief wegversperringen onderweg. Ze zijn verantwoordelijk voor de prestaties van het project.
Besluitvorming op hoog niveau
ClickUp Whiteboard om de beslisboom te brainstormen
Zij nemen beslissingen op hoog niveau over de projectbudgetten en de richting van het project. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het goedkeuren van grote verzoeken van het project team voor extra middelen, extensies van deadlines, etc.
Projectmanagers kunnen beslisbomen maken om sponsors te helpen bij het nemen van belangrijke beslissingen, waarbij ze de implicaties van deze beslissingen schetsen.
Definitieve validatie
Een projectsponsor heeft de bevoegdheid om het volgende goed te keuren projectresultaten . Ze controleren of de deliverable voldoet aan de technische en business vereisten. Een project heeft de handtekening van de sponsor nodig om het project af te sluiten en betalingen te doen.
Verschillende van deze rollen en verantwoordelijkheden kunnen overlappen met die van een projectmanager of een andere stakeholder. Laten we dus eerst de verschillen verduidelijken.
Het belang van een projectsponsor
De rol van een projectsponsor wordt niet zo vaak gezien als die van een projectmanager. Gezien de strategische aard van de rol van de projectsponsor, wordt deze vaak over het hoofd gezien.
In sommige gevallen is het ook zwak gedefinieerd. De rol van projectsponsor wordt op een senior leider gestapeld die al verschillende andere verantwoordelijkheden heeft. Dit belemmert alleen maar het succes van het project. Dit is hoe het werkt.
Business alignment: Of je nu technologie bouwt of een nieuw logo ontwerpt, projectsponsors zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat het project voldoet aan de zakelijke behoeften.
Relatiebeheer: Een projectsponsor onderhoudt gezonde relaties met belangrijke stakeholders zoals de client, leveranciers en overheidsinstanties. Ze maken effectieve
.
Goedkeuringen en financiering: Zij zijn verantwoordelijk voor het goedkeuren van budgetten, het vrijgeven van fondsen en het onderhandelen over eventuele aanvullende verzoeken.
Conflictoplossing: Als er op hoog niveau een meningsverschil is, zorgt een project sponsor voor consensus en neemt hij moeilijke beslissingen. Als er bijvoorbeeld onduidelijkheid is over de definitie van een functie, waardoor verwarring ontstaat onder de technische teams, helpt de projectsponsor om duidelijkheid te scheppen. Ze spelen een cruciale rol om ervoor te zorgen dat het project niet vastloopt.
Pleitbezorger van de zaak: Ze bepleiten het project en het doel ervan bij het senior leiderschap en het bestuur, zorgen voor zichtbaarheid en betrokkenheid van de belangrijkste belanghebbenden. Ze zorgen ervoor dat het project de erkenning krijgt die het verdient.
Verantwoordelijkheden van een projectsponsor tijdens verschillende fasen van een project
Nu we de algemene rol en het doel van een projectsponsor kennen, kijken we naar hun verantwoordelijkheden tijdens de verschillende fasen van het project: Initiatie, abonnement, uitvoering en
.
Projectinitiatie
De verantwoordelijkheden van de projectsponsor bij het initiëren van het project omvatten:
- Het definiëren van doelstellingen van het project en omvang
- Het handvest van het project goedkeuren
- Uitleggen van de business requirements en verwachte resultaten
- Informatie op hoog niveau over de business en de klant overdragen aan het project team
Soms benoemen ze de projectmanager en begeleiden ze hen bij het aannemen en inwerken van teamleden.
Project planning
Geef de projectsponsor een duidelijke en georganiseerde weergave van het projectplan
Zodra het project is opgestart, fungeert de sponsor als een projectkampioen. Hij of zij is niet langer betrokken bij de kleine activiteiten. Ze sturen de
ningfase en stuur het naar uitvoering.
- Input leveren die nodig is voor het abonnement op het project
- Instellen van de basislijn voor statistieken
- Ervoor zorgen dat het project abonnement in lijn is met het Business-abonnement
- Verzoeken beoordelen en goedkeuren
Projectuitvoering
Hier is de rol van de projectsponsor nog beperkter. Toch werken ze nauw samen met de projectmanager om een soepele uitvoering te garanderen.
- Van tijd tot tijd de voortgang bewaken
- Projectgegevens bijhouden en feedback geven
- Ervoor zorgen dat het project in de juiste richting en in het juiste tempo verloopt
- Verzoeken van het team voor extra middelen of budgetten evalueren en goedkeuren
- Eventuele conflicten tussen belanghebbenden oplossen
Afsluiting van het project
Een projectsponsor sluit het project. Zij zijn verantwoordelijk voor:
- Evalueren van project deliverables ten opzichte van business requirements
- Het meten van projectresultaten
- Goedkeuren van de oplevering
- Goedkeuren van formele projectafsluiting en betalingen
Manieren om effectief samen te werken met projectsponsors
Elke projectmanager werkt regelmatig met sponsors, minstens maandelijks, zo niet wekelijks. Hun relatie is echter niet rechtlijnig.
De projectmanager werkt samen met de projectsponsor aan het delen van informatie, het begrijpen van zakelijke eisen en het oplossen van problemen. De rol van projectsponsors is om de projectmanager in te stellen op succes.
Projectsponsors zijn echter senior leiders met meer autoriteit dan de manager. De projectmanager presenteert voortgang, resultaten en gegevens ter beoordeling. De projectmanager rapporteert in deze capaciteit aan de sponsor, zelfs als dit geen relatie is tussen een manager en een ondergeschikte.
Navigatie deze relatie kan complex zijn. Hier zijn manieren waarop projectmanagers effectief kunnen werken met projectsponsors.
Het project organiseren
Taken en subtaken maken met ClickUp-taak
Eerst en vooral heeft de projectsponsor zichtbaarheid nodig. Ze moeten weten hoe het project wordt uitgevoerd. Gebruik een uitgebreide
software voor projectmanagement
zoals ClickUp om het project te organiseren. Met ClickUp kunt u:
- Het project opdelen in taken en subtaken
- Beschrijvingen schrijven voor elke taak om de vereisten voor uw teamleden te verduidelijken; de sponsor kan valideren, indien nodig
- Start- en einddata voor elke taak instellen
- Prioriteiten, afhankelijkheid en tags opnemen
Als je een onafhankelijk bureau of freelancer bent, is je client waarschijnlijk de sponsor van je project. Probeer in dat geval
software voor projectmanagement voor kleine bedrijven
om jezelf te organiseren.
Uw abonnementen presenteren
Gebruik ClickUp om
. Presenteer vervolgens uw abonnementen aan de sponsor van het project en vraag om hun goedkeuring. Zodra u het project in ClickUp hebt ingesteld, gebruikt u de weergave van de Gantt grafiek om het in de loop van de tijd te visualiseren.
Gebruik ClickUp Whiteboard om complexe onderwerpen uit te leggen. Gebruik ClickUp Mindmaps om logische paden te creëren en werkstromen te demonstreren.
Middelen consolideren
Een projectsponsor verwacht dat de kennis die hij heeft gedeeld met de projectmanager en het initiële team zorgvuldig wordt overgedragen aan elk teamlid/belanghebbende. Om dit te garanderen:
- Zet het project charter op ClickUp Docs
- Stel projectdoelstellingen in als ClickUp doelen en verbind Taken zodat iedereen erbij kan
Communicatie vergemakkelijken
Geen enkele projectsponsor wil dat informatie door de mazen van het net valt. Gebruik
om transparantie en duidelijke communicatie te creëren.
- Geef de sponsor toegang tot de ClickUp-werkruimte om zichtbaarheid te voltooien
- Gebruik de opmerkingen onder elke Taak om problemen contextueel te bespreken
- Wijs actiepunten toe aan de sponsor als u ergens verduidelijking over nodig hebt
- Gebruik de ClickUp chatten weergave voor samenwerking in realtime
Schakel notificaties in op de app of via e-mail zodat de projectsponsor nooit een update mist.
Versterk de documentatie van projectmanagement
Elke projectsponsor houdt van goede documentatie. Gebruik
om goed geformatteerde documentatie te schrijven voor elke functie. Verbind ze met de Taken, zodat u ze nooit in de hooiberg kwijtraakt.
Rapportage automatiseren
ClickUp Dashboard voor rapportage
Houd uw projectsponsor op de hoogte van uw voortgang, zelfs voordat hij er om vraagt. Gebruik ClickUp Dashboards voor real-time rapportage met rapporten voor:
- Project voortgang ten opzichte van doelen
- Grafieken voor opbranden en afbranden
- Tijdsregistratie vs. schattingen
- Knelpunten in werkstromen identificeren
- Toewijzing van werklast en middelen
Als je projectsponsor om specifieke rapporten vraagt, kun je aangepaste grafieken maken voor wat je maar nodig hebt in je projectmanagement tool.
Afhankelijk van hoe hands-on de projectsponsor is, zou hij regelmatig updates van verschillende details nodig hebben. Pas de granulariteit en frequentie van updates aan met ClickUp. Geef hun gast account toegang om hun updates zelf aan te passen.
Naadloos samenwerken met uw projectsponsor met ClickUp
Een projectsponsor loopt van het begin tot het einde met u mee. Gebruik ClickUp om het project met vertrouwen te starten, efficiënt uit te voeren en met trots te eindigen.
Projectmanagers besteden meestal buitensporig veel tijd aan het maken van rapportages voor projectsponsors elke maand. Elimineer dubbel werk. Beheer de projecten effectief en werk samen met de sponsor op één plek, op ClickUp!
nu.