Het is niet omdat de kassa rinkelt dat elk project een rockster is. De financiële prestaties van een project gaan niet alleen over de nummers van de inkomsten. Je moet rekening houden met elementen zoals het gebruikte budget, de voltooide tijd en de relatieve voordelen om succes te meten.
Nu de miljoen dollar vraag: door een gebalanceerd project accounting systeem te implementeren, natuurlijk.
Stel je voor: dubieuze inkomsten, een verkeerd budget en geen tastbaar overzicht van de werkelijke kosten - dat is een nachtmerrie voor zowel projectaccountants als projectmanagers. Project accounting richt zich op het omzetten van deze financiële ellende in financiële whoa door orde te scheppen in de dagelijkse inkomstenverrichtingen! 🥳
We zijn hier om projectmatig boekhouden uit te leggen en je te laten zien hoe het een revolutie voor je bedrijf kan zijn. Geen ingewikkeld jargon, maar eenvoudige inzichten in:
- Het concept en de voordelen van project accounting
- Gevestigde principes en best practices
- Het proces van project accounting implementeren
Wat is project accounting?
U bent misschien bekend met algemene financiële boekhouding, maar projectboekhouding is iets heel anders. Eenvoudig gezegd gaat het om het bijhouden van projectfinanciën op elke schaal om de winstgevendheid van een opdracht te meten. Je moet kostenplaatsen en winsten bijhouden voor individuele projecten in je bedrijf.
In tegenstelling tot de algemene boekhouding, die een overzicht geeft van de algemene financiële positie van een bedrijf, gaat projectboekhouding dieper in op de specifieke financiële gezondheid van elk project. Dankzij het microscopische overzicht kunt u de ingewikkelde details zien die anders verloren zouden kunnen gaan in het bredere landschap van uw financiële overzichten. 🔬
Als eigenaar van een bedrijf ben je altijd op zoek naar methoden om de winstgevendheid van projecten te verhogen. Door de uitgaven en inkomsten van elk project bij te houden, kun je bepalen welke initiatieven het meest winstgevend zijn en welke moeten worden herzien, verfijnd of zelfs stopgezet.
Met een gedetailleerd inzicht in hoe geld wordt uitgegeven en verdiend op elk project, anticipeer je bovendien sneller op mogelijke problemen met de cashstroom, plan je het beheer van resources effectiever en neem je weloverwogen beslissingen over toekomstige projecten.
Bonustip: U kunt nu het volgende gebruiken ClickUp gebruiken om projectfinanciën te beheren om volledig inzicht te krijgen in de winstgevendheid van uw ondernemingen. Van het bijhouden van uw projectbudget tot het beheren van betalingstermijnen, u kunt alles vanaf één platform regelen. 🤠
Beheer uw verkoopgegevens, inkomsten, facturen, voorspelde inkomsten en meer met ClickUp Project Finances Suite
Projectboekhouding: Te volgen principes
Door zorgvuldig doorgelichte projectboekhoudprincipes te begrijpen, kunt u zorgen voor een soepelere werkstroom en een beter financieel beheer van je portfolio. Hier zijn de vijf belangrijkste principes waar je je aan moet houden:
- Gebruik een afzonderlijk boekhoudsysteem voor projecten: Scheid boekhoudsystemen per project om duidelijkere prestatiecijfers te krijgen. Voorbeeld: Project A en Project B volgen verschillende methoden voor omzetverantwoording - het eerste gebruikt de percentage of completion methode, terwijl het tweede de winst berekent op basis van het accrual accounting systeem. Met een apart boekhoudsysteem voor elk project kun je de kosten en opbrengsten van individuele projecten nauwkeurig bijhouden
- Je budget voorspellen voordat u aan een project begint: Een vooraf vastgesteld budget geeft u een financieel stappenplan dat u kunt volgen, met benchmarks waaraan u de werkelijke kosten kunt afmeten en onnodige verrassingen kunt voorkomen
- Identificeer sleutel prestatie indicatoren (KPI's): Financiële KPI's laten je de voortgang van projecten bijhouden en potentiële problemen vroegtijdig signaleren. Met vooraf ingestelde nummers kan elk project team scherper vooruitkijken en preventief problemen oplossen
- Stel kostencodes in voor je uitgaven: Dit principe vereist dat je alle potentiële verplichtingen van tevoren erkent, inclusief contractuele boetes. Op die manier kun je eenvoudig de kosten beheren voor verschillende onderdelen van je project en ervoor zorgen dat alles in lijn is met je verwachtingen
- Maak er een gewoonte van om regelmatig financiële rapportages uit te voeren: Houd de status van je project voortdurend in de gaten en identificeer problemen die zich voordoen. Om ervoor te zorgen dat dit principe wordt gevolgd, delegeren de meeste drukbezette managers rapportageverplichtingen aan de projectaccountant
Waarom is project accounting belangrijk?
Ben je nog steeds aan het nadenken over de redenen om project accounting te gebruiken? Hier zijn vier topvoordelen die toegankelijk worden na implementatie.
1. Gedetailleerde zichtbaarheid van dagelijkse uitgaven
Project accounting maakt het bijhouden van zowel per dag als cumulatieve projectkosten mogelijk voor specifieke hiërarchieën over afdelingen en kostenplaatsen heen. Met een realtime financiële radar voor elke uitstroom is het ongelooflijk eenvoudig om intelligente projectadministraties te maken toewijzing van middelen en andere managementbeslissingen en mogelijke hindernissen een stap voor te blijven.
2. Nauwkeurige en realistische projectbegrotingen
Project accounting helpt bij het identificeren van potentiële kostenbesparingen en stelt managers in staat om onderweg aanpassingen te maken aan projectbudgetten en zorgen voor efficiënt beheer van middelen.
Gebudgetteerde gegevens en een vergelijking met de werkelijke cijfers helpen u ook om nauwkeurigere fiscale prognoses te maken en offertes op te stellen met robuuste schattingen voor toekomstige projecten. En als het gaat om de prijs van uw producten en diensten, is project accounting uw cheat code om concurrerend en winstgevend te blijven zonder te veel uit te geven. 💸
3. Real-time financiële rapportage
Je kunt uitgebreide financiële rapporten genereren voor elk project, zodat belanghebbenden - die misschien niet altijd de complexiteit van het boekhoudkundige werk voor projecten begrijpen - een kristalheldere weergave krijgen van de prestaties van het project. De rapportages zijn meestal vergelijkend, waardoor fiscale verschillen kunnen worden bijgehouden en besparingspotentieel zinvol kan worden gelokaliseerd.
Dit niveau van transparantie versterkt uw professionele relaties vooral met clients, en verhoogt uw reputatie als een betrouwbare en geloofwaardige business entiteit. Het is een strategische zet die verder gaat dan nummers en laat zien dat u financiële integriteit toewijdt. 🌼
4. Betere controle over kosten en projectfacturering en minder risico op mislukkingen
Projectboekhouding is uw ticket naar gecontroleerde financiële transacties en factureringslogistiek . Het stapt op om je op de hoogte te houden, altijd op de hoogte van bijvoorbeeld bestellingen van materiaal of betalingstermijnen. Alles loopt op rolletjes en het risico dat het project ontspoort is aanzienlijk kleiner.
Hoe implementeer je een succesvol projectgebaseerd boekhoudsysteem: 7 stappen?
Als je tijd en middelen investeert in projectadministratie en deze nauwgezet implementeert, verdien je jezelf dubbel en dwars terug. Bovendien is het je gids om uit te zoeken welke clients en projecten de echte winnaars zijn of welke procesinefficiënties kosten je veel geld. Het enige probleem voor de meeste projectmanagers is: waar moet ik beginnen?
We hebben de standaard cyclus voor projectadministratie opgedeeld in zeven stappen. Lees mee, stel ze op de proef en zie uit eerste hand hoe de juiste werkstroom voor projectadministratie de manier kan veranderen waarop je projectfinanciën beheert. 🔥
Stap 1: Definieer de behoeften voor projectadministratie en selecteer uw software voor projectadministratie
De eerste stap, en misschien wel de meest cruciale, is het leggen van een stevige basis door uw projectboekhoudbehoeften te definiëren. Zie het als de hoeksteen van een gebouw - zonder deze zou het bouwwerk de tand des tijds niet kunnen doorstaan.
Verzamel het projectteam voor deze oefening, inclusief sleutelpersonen zoals de projectmanager, projectaccountant en afdelingshoofden. Samen kunnen jullie:
- De reikwijdte van het project bepalen : Begrijp de grootte, duur en complexiteit van de target projecten. Dit bepaalt de mate van detail en diversiteit die vereist is in specifieke boekhoudsystemen voor projecten
- Bepaal meetbare financiële parameters: Bepaal de sleutel prestatie-indicatoren die je moet bijhouden. Dit kunnen kosten, opbrengsten, marges of kasstromen zijn
- Bepaal de behoeften op het gebied van financiële rapportage: Bepaal hoe vaak en in welk format u financiële updates wilt ontvangen, wie de rapporten opstelt en welke partijen op de hoogte moeten worden gebracht
- Bepaal de softwarevereisten: Evalueer of uproject boekhoudsoftware nodig hebt en welke functies het moet hebben om aan je behoeften te voldoen
Als u op zoek bent naar software voor projectmanagement met ingebouwde functies voor het afhandelen van projectadministratie en audittaken, kunt u het volgende overwegen ClickUp . Van instelling van meetbare project Doelen om middelen toe te wijzen binnen de beperkingen van tijd, mensen en budget - het is een one-stop oplossing met accounting tools die perfect is voor zowel nieuwe als ervaren projectmanagers!
Deel doelen, taken, agile-punten en projectstatussen in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard in
Aangezien deze stap gericht is op het maken van een projectoverzicht, waarom niet beginnen met de ClickUp Projectvoorstel voor accounting sjabloon ? Dit sjabloon is uw gids om het hoe, wat en wat van een bepaald project uit te leggen. Het helpt u om precies te omschrijven welke ROI of winstmarge u wilt bereiken en om boekhoudregels voor projecten op te stellen. ✍️
Met behulp van dit sjabloon kunt u de reikwijdte, doelen en deliverables van uw project schetsen
Stap 2: Een functioneel projectboekhoud abonnement instellen
Zodra u uw behoeften op het gebied van projectadministratie hebt vastgesteld, is het tijd om een geschikt abonnement op te stellen dat hierop is afgestemd. Het idee is om uw boekhoudsystemen voor projecten af te stemmen op het algemene financiële boekhoudkader van uw bedrijf. Beantwoord vragen over fiscale en juridische gevolgen, fiscale overlappingen en fondsen voor onvoorziene uitgaven.
Begin op de juiste manier met financiële abonnementen voor projecten met behulp van de ClickUp Boekhoudpakket . Het wordt geleverd met meer dan 1000 sjablonen die geschikt zijn voor boekhoud- en projectteams. 😍
Als je bijvoorbeeld met teamleden wilt samenwerken aan je boekhoudkundig abonnement, spring je gewoon op de ClickUp sjabloon voor boekhoudactiviteiten . De kant-en-klare structuur kan worden gebruikt om bewerkingen binnen individuele projecten te organiseren en bij te houden, waardoor het eenvoudig wordt om uw boekhoudtaken te centraliseren.
Dit sjabloon, in combinatie met ClickUp Accounting, kan u helpen bij het instellen van projectspecifieke boekhoudabonnementen volgens de methode van uw voorkeur
Andere voordelen van ClickUp zijn:
- Uitgebreide functies voor projectbudgettering, rapportage en bijhouden
- Integratie met andere bedrijfssystemen en apps voor een soepele werkstroom en toegankelijke financiële informatie
- EenAI-werkassistent,ClickUp AI-maakt gebruik van natuurlijke taalverwerking om te helpen bij meerdere projecten, zoals:
- Samenvatten van abonnementen
- Schrijven van project briefings, communicatie met de client, etc.
- Brainstormen van ideeën
- Een geïntegreerd platform voor documentbeheerClickUp Documenten* Een gebruiksvriendelijke interface die een efficiënt gebruik van de software mogelijk maakt voor alle leden van het team
Het is eenvoudig om geldwaarden toe te voegen aan taken om projectbudgetten bij te houden
Hoewel investeren in goede software van vitaal belang is, moet het wel passen bij de grootte van uw portemonnee. Gelukkig is deze software voor projectmanagement als een rekbare broek: het groeit met je mee! En het beste is dat het wordt geleverd met gratis, zakvriendelijke en aanpasbare Enterprise-abonnementen .
Stap 3: Stel de projectkosten vast met zorgvuldige schattingen
Geloof het of niet, maar nauwkeurige budgettering en kostenraming vormen de basis van efficiënt projectmanagement en zorgen ervoor dat uw project financieel levensvatbaar en duurzaam blijft. Hier leest u hoe u dat kunt doen:
- Identificeer alle potentiële overheadkosten: Houd rekening met alle mogelijke kostenplaatsen, van middelen en arbeid tot onvoorziene uitgaven
- Schat de kosten: Gebruik historische gegevens, markttarieven of meningen van deskundigen om deze kosten te kwantificeren
- Bereid het budget voor: Combineer uw kostenramingen in een uitgebreide begroting
- Bekijk en herzie: Houd je budget voortdurend in de gaten en pas het aan naarmate het project vordert
Gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar we hebben ook het "Nog te doen" gedeelte voor je geregeld. De ClickUp sjabloon voor een budgetvoorstel fungeert als uw financiële GPS. Het splitst projectkosten op in hapklare brokken, zodat u en uw belanghebbenden een betrouwbare financiële routekaart hebben. 🛣️
ClickUp's sjabloon voor budgetvoorstellen is ontworpen om u te helpen bij het maken en bijhouden van uw budgetvoorstellen
Stap 4: Inkomsten definiëren
Niet alle projecten van een bedrijf leveren meteen geld op. Sommige projecten, zoals het vereenvoudigen van een tijdkaartsysteem, leveren niet eens direct geld op, maar ze vormen de instelling voor een bredere winstmarge in de toekomst. Aan de andere kant kunnen projecten zoals het bouwen van een huis, het aanleggen van een weg of het maken van een nieuw softwareproduct binnen een bepaalde tijdlijn inkomsten genereren die de kosten dekken.
Als het gaat om betaald krijgen voor projecten, varieert de erkenning van inkomsten en je boekhoudsysteem voor projecten moet zich daaraan aanpassen. Sommige projecten betalen zodra het werk klaar is, terwijl andere de kostprijsmethode volgen en gedeeltelijke betalingen registreren naarmate het werk vordert.
Het is slim om duidelijke regels op te stellen over wanneer je betaald krijgt en wanneer je dat geld daadwerkelijk als inkomsten telt - doe dit voordat je begint met het project. 💲
Je kunt de inkomsten en groei voor individuele projecten bijhouden met de functie ClickUp Inkomsten Groei KPI Bijhouden Sjabloon . Maak kopieën van dit sjabloon en pas het aan met unieke stijlen voor omzeterkenning en prestatiebenchmarks.
Stap 5: Onkosten- en tijdsregistratie in realtime instellen
Waarom zou u real-time uitgaven- en tijdsregistratie implementeren? Eenvoudig: om ervoor te zorgen dat alles binnen budget en planning blijft. U zult in staat zijn om alle onvoorziene uitgaven of vertragingen zodra ze zich voordoen, zodat u snel actie kunt ondernemen voor succes van het project.
U kunt het volgende gebruiken ClickUp Project tijdsregistratie voor het bijhouden van werkuren, afzonderlijke urenstaten en onkosten en een momentopname van de voortgang van het project. ⏳
Voor een nog snellere manier om uw uitgaven in de gaten te houden bekijk de ClickUp sjabloon voor projectkostenbeheer . Laten we zeggen dat u projectkosten beheert voor een bouwonderneming. Dit sjabloon maakt het bijhouden van projectkosten voor verschillende dingen zoals materialen, arbeid, vergunningen en apparatuur moeiteloos. Bekijk in realtime hoe je budget zich houdt en werk bij in geval van prijspieken en soortgelijke veranderingen.
Kosten bijhouden voor verschillende dingen op basis van het type project
Stap 6: Regelmatige projectrapportages genereren
Projectadministratie lijkt veel op managementadministratie: u moet begrijpen wat de nummers voorstellen en hoe ze het succes van een project beïnvloeden. Met eigen rapportageopties binnen ClickUp is het eenvoudiger om numerieke en visuele rapporten te krijgen voor verschillende parameters van projecten, waaronder teamresources en budgettrajecten. Gebruik deze inzichten om uw projectadministratie te verbeteren, de efficiëntie te verhogen en de winstgevendheid te verhogen. 💯
Twee extra tips:
- Genereer en bekijk deze rapportages regelmatig om de financiële gezondheid van het project in de gaten te houden - doe dit wekelijks of maandelijks, afhankelijk van het volume van de Taken van het project
- Houd uw rapportagestijl flexibel: pas rapporten aan met relevante statistieken die inzicht geven in de prestaties van het project
Controleer uw budgettoewijzingen, houd de werkelijke uitgaven bij en bekijk uw winst met ClickUp
Hebt u een go-to nodig? De ClickUp sjabloon voor projectrapportage laat een projectmanager inzoomen op die gebieden die wat meer liefde nodig hebben door een gedetailleerd beeld te schetsen van kPI's op hoog niveau en algemene prestaties. Het helpt je om cruciale elementen in de gaten te houden, zoals project Taken, uitgaven en slepende Nog te doen items.
Stap 7: Identificeer mogelijke problemen en neem corrigerende maatregelen
Blijf niet zitten met verzamelde gegevens; analyseer ze meteen. Gebruik ze om trends te identificeren, uitkomsten te voorspellen en risico's voor voltooiing te identificeren. Houd potentiële problemen in de gaten die de financiën van het project kunnen doen ontsporen. Dit kan bereik hebben van kostenoverschrijdingen en vertraagde tijdlijnen tot onverwachte behoeften op het gebied van de toewijzing van middelen.
Stel dat sommige van deze scenario's uitkomen. Hoe zou u ze aanpakken? ClickUp kan uw probleembeheer verbeteren met:
- Agile-ScrumDashboards: Krijg een snelle en uitgebreide weergave van uw werkstroom en houd de voortgang van uw team bij het afhandelen van defecten in de gaten
- ClickUp Sprint : Ingenieursbureaus kunnen het opsporen van bugs kinderspel maken metagile Sprint Abonnementen *Taken toewijzen: Met een uitgebreideTaakbeheer Suiteis er geen verwarring over wie wat doet
- Routekaarten: Breng de kleinste details van uw corrigerende werkstroom in kaart en deel ze eenvoudig met uw team
- Aangepaste Taak Statussen : Creëer een gepersonaliseerde werkstroom voor projectadministratie door aangepaste statussen toe te kennen aan lopende activiteiten voor het oplossen van problemen
- ClickUp Gantt grafieken : Pak problemen met vertragingen en resourcebeheer met vertrouwen aan doortaken te prioriteren die onmiddellijke aandacht vereisen op een flexibele tijdlijn 🆘
Met de ClickUp Issue Tracker Lijst kunt u eenvoudig in één oogopslag openstaande problemen in de gaten houden, wie eraan werkt en wat de status van de Taak is
Wees proactief, want snelle corrigerende maatregelen kunnen negatieve gevolgen voor de winstgevendheid van het project beperken
Best Practices van Project Accounting
De beste werkwijzen voor projectadministratie draaien om effectieve projectmanagementprocessen, -controles en -procedures bij het aanpakken van problemen. Er zijn een aantal best practices die je kunt volgen bij het nemen van beslissingen over prijzen, offertes, contractprocessen en contractbepalingen. Het doel is om de ontwikkeling van controles en documentatie te verbeteren.
Hier zijn een paar sleutel best practices om te volgen:
Een schema van waarden (SOV) bijhouden
Houd voor de projectadministratie binnen ingenieursbureaus een gedetailleerd SOV bij waarin de kosten voor de verschillende werkonderdelen in een Voltooid contract worden geschetst. Dit maakt een transparante berekening van het voltooiingspercentage mogelijk.
Notulen van vergaderingen en voortgangsrapporten controleren
Regelmatig beoordelen vergaderingen en voortgangsrapportages om afwijkingen van de oorspronkelijke overeenkomst op te sporen en je accounting team hiervan op de hoogte te stellen.
Geef de voorkeur aan op bewijs gebaseerde kostenrapportages
Controleer de rapportage van projecten consequent, vooral de kostenrapporten, om er zeker van te zijn dat er geen niet-onderbouwde financiële transacties zijn. Gebruik Verzoek om informatie (RFI) documenten om waar nodig leemten in de informatie in abonnementen, contracten, documenten of specificaties op te vullen.
Waakzaam zijn voor bestellingen die worden gewijzigd
Wijzigingsopdrachten die wijzigingen in de oorspronkelijke werkomschrijving betekenen, kunnen het hele team in verwarring brengen en leiden tot verstoringen van het projectbudget en stilgelegd werk. Ontwikkel een abonnement op wijzigingsopdrachten zodat projectmanagers elke kostenplaats zorgvuldig kunnen aanpassen.
Bekijk altijd de arbeidsuren en facturen van onderaannemers
Controleer regelmatig de documentatie van de arbeidsuren, mogelijk elke week, om deze af te stemmen op de prognose voor het project. Controleer of alle facturen van onderaannemers goedgekeurde kosten betreffen.
De planning van het project regelmatig herzien
Herbereken de planning van het project regelmatig, beginnend bij het niveau van de taken en oplopend naar het algemene project- en macroniveau (bedrijfsbreed), om ervoor te zorgen dat de tijdlijnen overeenkomen met de verwachtingen.
ClickUp gebruiken om projectgebaseerde boekhouding te ondersteunen
Het implementeren van project accounting is een must voor dienstverlenende bedrijven. Het bevordert transparantie en biedt projectmanagers de nodige inzichten om de financiële prestaties te optimaliseren en succes op lange termijn te boeken met projecten.
Projectboekhoudsoftware, anders dan traditionele financiële boekhoudsystemen, staat als een beproefde methode voor serviceorganisaties om het gebruik van hulpbronnen te verbeteren.
Zowel accountants als projectmanagers jongleren met verschillende Taken en gebruiken vaak een heleboel verschillende tools. Maar door zich aan te melden voor ClickUp kunt u alles naadloos beheren op één uitgebreid platform voor projectmanagement! 😎