ClickUp versus Notion: welke tool voor projectmanagement is beter?

Je kunt nu zowel in ClickUp als in Notion projecten beheren, documenten schrijven, de kennis van het bedrijf doorzoeken, werkstroomautomatisering toepassen en AI gebruiken. Daardoor is de oude tegenstelling tussen ‘projectmanagementtool versus documentenapp’ achterhaald.

Op het eerste gezicht lijken de twee platforms sterk op elkaar. Het verschil zit hem in waar elk platform zijn zwaartepunt legt.

ClickUp begint bij de uitvoering van het werk. Taken, eigenaars, afhankelijkheden, tijdlijnen, werklast, rapportage, communicatie, AI, automatisering en documenten zijn allemaal gekoppeld aan het werk dat wordt uitgevoerd. Notion begint bij pagina’s en databases. Teams kunnen deze bouwstenen omvormen tot wiki’s, projecttrackers, werkstroomdashboards en AI-aangedreven systemen.

Geen van beide benaderingen maakt de ene tool automatisch beter dan de andere. De betere keuze hangt af van hoeveel structuur je direct uit de doos wilt hebben, hoeveel je zelf wilt opbouwen en waar je werk meestal begint.

❗️Vergeet de functies. Wat zou je daadwerkelijk besparen?

Eén platform versus Notion + een PM-tool + tijdsregistratie + Whiteboard + chatten. De keuze is duidelijk. 👇🏼

ClickUp versus Notion: in één oogopslag

Wat is ClickUp?

ClickUp is een platform voor werkbeheer dat werkoverslag tegengaat door taken, documenten en teamcommunicatie op één plek samen te brengen. Bovendien automatiseert AI routinematig werk, brengt het relevante informatie naar voren en houdt het projecten op gang zonder dat er voortdurend handmatig hoeft te worden gecoördineerd.

In wezen is ClickUp ontworpen voor projectuitvoering. Functies zoals Gantt-grafieken, sprintplanning, tijdsregistratie en werklastweergaven zijn direct klaar voor gebruik, zodat teams niet vanaf nul een systeem voor projectmanagement hoeven op te bouwen.

Functies van ClickUp

We richten ons op drie kerngebieden: projectmanagement, ingebouwde AI en agents, en samenwerkingstools.

Functie #1: Projectmanagement

Elk werkstuk in ClickUp begint als een ClickUp-taak. Een taak kan de opdrachtomschrijving, de toegewezen persoon, de startdatum en deadline, subtaaken, opmerkingen, bestanden, tijdsinschattingen en bijgehouden tijd bevatten. Afhankelijkheden laten zien welke taken op andere taken wachten, terwijl Relationships taken met elkaar verbinden die bij elkaar horen, zoals een blogpost en de bijbehorende ontwerpaanvraag, zelfs als ze in verschillende lijsten staan. Voeg vervolgens met aangepaste velden de details toe waarvan je werkstroom afhankelijk is, van campagnetype en budget tot klantniveau of Sprintpunten.

Met de weergaven van ClickUp kan elk team het werk bekijken op de manier die het nodig heeft. De lijstweergave is bedoeld voor gedetailleerd taakbeheer, de bordweergave zet statussen om in een werkstroom met slepen en neerzetten, en de kalenderweergave zet deadlines in een schema. Voor grotere projecten brengt de gantt-diagramweergave data en afhankelijkheden in kaart, terwijl de teamweergave en werklastweergave managers laten zien hoe het werk over de medewerkers is verdeeld. Je kunt elke weergave filteren, groeperen, sorteren en opslaan voor later gebruik.

ClickUp-dashboards brengen rapportages samen in één ruimte. Teams stellen ze samen uit kaarten voor projectstatus, voortgang van taken, tijdregistratie, sprints en werklast. Als een nummer afwijkt, kun je de taken erachter nader bekijken. Een dashboard kan ook direct in de ruimte, map of lijst worden geplaatst waarover het rapporteert, zodat de cijfers direct naast het werk staan dat ze beschrijven.

Functie #2: Ingebouwde, contextuele AI en agents

Brain² werkt op basis van de context die al in je ClickUp-werkruimte aanwezig is. Het kan vragen over je werk beantwoorden, projecten samenvatten, onderwerpen onderzoeken, gegevens analyseren, content opstellen en taken of documenten aanmaken. Het put uit de projecten, gesprekken en documenten die je al in ClickUp hebt opgeslagen.

Artifacts zetten die context om in voltooid werk. Brain² kan presentaties, interactieve dashboards, rapporten, landingspagina's, prototypes, rekenmodules en mini-apps maken op basis van een opdracht, geüploade bestanden of live gegevens uit de werkruimte. Elk Artifact wordt opgeslagen, zodat je er later op terug kunt komen om het verder te verfijnen.

ClickUp Enterprise Search breidt de context uit naar gekoppelde tools zoals Google Drive, Slack, GitHub, Jira, Gmail, SharePoint en meer. Met Brain² kun je ook schakelen tussen modellen zoals ChatGPT, Claude en Gemini, waarbij je ClickUp-context behouden blijft.

ClickUp AI Skills werken als herbruikbare draaiboeken voor terugkerende taken. Je slaat de stappen, context, toon en format één keer op. Brain² of een Super Agent kan deze vervolgens hergebruiken. ClickUp Super Agents kunnen dat werk vervolgens uitvoeren. Je geeft een Agent instructies, tools, kennis, geheugen en triggers. Vervolgens kun je hem werk toewijzen, een vermelding plaatsen, een privébericht sturen of volgens een schema laten draaien.

Functie #3: Samenwerkingstools

ClickUp Docs biedt teams een gedeelde ruimte voor briefings, plannen, SOP's en wiki's. Gebruikers kunnen samen bewerken, opmerkingen plaatsen, teamgenoten vermelden en documenten koppelen aan taken. Zo blijven beslissingen en vereisten gekoppeld aan het project waarop ze betrekking hebben.

Voor dagelijkse gesprekken brengt ClickUp Chat kanalen en directe berichten samen in dezelfde werkruimte. Teams kunnen werk koppelen aan een gesprek, Brain² vragen om een drukke thread samen te vatten en een bericht omzetten in een taak. ClickUp SyncUps voegen spraak, video en schermdeling toe binnen Chat, en opgenomen gesprekken worden opgeslagen als Clips.

ClickUp Clips ondersteunen asynchrone updates. Neem je scherm en stem op om een ontwerp uit te leggen, een bug te demonstreren of feedback te geven. Voeg de opname vervolgens toe aan een Taak of deel deze. Kijkers kunnen op specifieke tijdstippen reageren. ClickUp Whiteboards bieden teams een gedeeld canvas voor brainstormen, diagrammen en planning. Je kunt taken en documenten aan het bord toevoegen en ze daar bewerken. Als een idee klaar is, zet je een plakbriefje, vorm of tekstblok om in een taak.

Prijzen van ClickUp

Beoordelingen van ClickUp

Wat een G2-recensent zegt:

ClickUp helpt mij mijn dagelijkse projectmanagement te stroomlijnen door taken, documentatie, communicatie en werkstroomen op één plek te verzamelen. Ik maak regelmatig gebruik van de aanpasbare weergaven van taken, statussen, automatiseringen, integraties en dashboards om mijn werk te organiseren en de voortgang bij te houden. Dankzij de integraties hoef ik minder vaak tussen verschillende tools te schakelen, terwijl de ClickUp AI-functies handig zijn voor het samenvatten van informatie, het genereren van content en het versnellen van routinetaken. Over het algemeen zorgt het voor een meer gestructureerde samenwerking en biedt het beter zichtbaarheid op lopende werkzaamheden.

Wat is Notion?

Notion is een geïntegreerde werkruimte die is opgebouwd uit pagina’s en databases. Een pagina kan tekst, tabellen, afbeeldingen, code, ingesloten inhoud en live databaseweergaven bevatten, en pagina’s kunnen in elkaar worden genest of aan elkaar worden gekoppeld. Teams gebruiken deze onderdelen om wiki’s, projecttrackers, CRM-systemen en verzoeksystemen te bouwen met hun eigen werkstroom-automatisering.

Het aantrekkelijke is hoe ver één pagina kan uitgroeien. Een team kan beginnen met één pagina met aantekeningen van vergaderingen en deze binnen een paar maanden omvormen tot een volledig intern systeem. De keerzijde is de eigendom: iemand moet de databases, relaties en weergaven ontwerpen en deze vervolgens op orde houden naarmate het team groeit.

Functies van Notion

We richten ons op drie kerngebieden: documenten en projectmanagement, databases en werkstroomautomatisering, en ingebouwde AI en agents.

Functie #1: Documenten, wiki's en projectmanagement

Documenten zijn een van de sterkste punten van Notion. Pagina’s maken gebruik van een op blokken gebaseerde editor, waardoor tekst, tabellen, afbeeldingen, code, callouts en databaseweergaven in hetzelfde document kunnen worden opgenomen. Teams bewerken samen, plaatsen inline opmerkingen, doen een melding naar teamgenoten en organiseren pagina’s in gedeelde wiki’s en Teamspaces.

Notion Projects maakt gebruik van hetzelfde paginagebaseerde systeem. Elk project of elke taak is een database-item met een eigen toegewezen persoon, status, data, subitems en afhankelijkheden. Omdat elk item ook een pagina is, kan het de taakomschrijving, onderzoeksnotities en gerelateerde documenten bevatten.

Met databaseweergaven kunnen teams dat werk bekijken als een tabel, lijst, bord, kalender, tijdlijn, grafiek of dashboard. Elke weergave kan dezelfde onderliggende informatie tonen met zijn eigen filters, sorteervoorkeuren, groepen en lay-out.

Voor softwareteams biedt Notion ook ingebouwde sprints. Zodra Notion is ingesteld als taakdatabase, kunnen teams sprintcycli aanmaken, backlogwerk plannen, sprints bijhouden en beslissen hoe ze omgaan met onafgemaakte taken aan het einde van de sprint. De bijbehorende sprints-database bevat ook een tijdlijnweergave om het werk over verschillende cyclusen heen te bekijken.

Functie #2: Databases, formulieren en werkstroomautomatisering

Notion-databases veranderen pagina’s in gestructureerde systemen. Je voegt eigenschappen toe, maakt verbinding tussen gerelateerde databases met relaties en roll-ups, en maakt aparte weergaven voor projecten, contentkalenders, CRM’s of verzoekwachtrijen. Een manager en een individuele bijdrager kunnen via verschillende weergaven naar dezelfde gegevens kijken.

Notion Forms stuurt reacties rechtstreeks naar een database. Database-automatiseringen ondernemen vervolgens actie op basis daarvan: een nieuwe invoer, een wijziging in eigenschappen of een terugkerende taak kan een eigenaar toewijzen, eigenschappen bijwerken of een gekoppelde pagina aanmaken.

Functie #3: Ingebouwde AI en agents

Notion Agent werkt vanuit je werkruimte en gekoppelde apps om taken met meerdere stappen af te ronden. Het kan informatie zoeken, pagina’s aanmaken en bewerken, en databases en weergaven opzetten of aanpassen. Vraag het om de aantekeningen van de vergadering van vorige week om te zetten in items in je Projectendatabase, en het kan de taken aanmaken met eigenaars en data.

Aangepaste agents gaan nog een stap verder. Ze worden uitgevoerd op basis van schema’s of triggers en nemen terugkerende taken in je werkruimte en gekoppelde tools voor hun rekening. Een aangepaste agent kan bijvoorbeeld elke ochtend een database met gemelde bugs controleren, nieuwe meldingen per productgebied taggen en een samenvatting voor het team plaatsen. Aangepaste agents werken op Notion-credits, een add-on bij het Business- en Enterprise-abonnement.

In de Business- en Enterprise-abonnementen breidt Notion Enterprise Search de context uit naar je hele werkruimte en gekoppelde tools zoals Slack, Google Drive, Jira en Microsoft Teams. Deze abonnementen bevatten ook AI Meeting Notes, waarmee gesprekken worden getranscribeerd en samengevat in pagina’s. Met Notion Skills kunnen teams instructies voor terugkerende taken opslaan en deze delen in de werkruimte, zodat medewerkers er gebruik van kunnen maken.

Prijzen van Notion

Beoordelingen van Notion

Wat een G2-recensent zegt:

Als UI/UX-ontwerper is Notion mijn centrale werkruimte voor ontwerpdocumentatie en contentstrategie. Dankzij het op blokken gebaseerde systeem is het eenvoudig om ontwerpspecificaties, gebruikersonderzoek en wireframe-werkstroomen te structureren op een manier die naadloos en intuïtief aanvoelt. De mogelijkheid om te schakelen tussen Kanban-borden voor ontwerpsprints en kalenderweergaven voor contentplanning helpt me om alles overzichtelijk te houden. Dankzij de overzichtelijke visuele hiërarchie, in combinatie met flexibele databases, is het ook eenvoudig om ontwerpsystemen, overdrachten aan klanten en teamwiki’s allemaal op één plek te beheren.

ClickUp versus Notion: een vergelijking van de functies

Nu we hebben besproken hoe elke tool afzonderlijk werkt, gaan we kijken hoe hun functies zich naast elkaar verhouden.

Notion en ClickUp worden vaak over één kam geschoren omdat ze veel van dezelfde problemen oplossen. De verschillen worden duidelijker als je kijkt naar hoe elk van beide het werk zelf aanpakt.

Functie #1: Taakbeheer

ClickUp wint op het gebied van taakbeheer omdat het tijdsregistratie, werklastweergaven, sprints en Gantt-grafieken bevat. Notion biedt ondersteuning voor afhankelijkheden, sprints en tijdlijnen via databases, en je team bouwt en onderhoudt de rest zelf.

ClickUp

ClickUp biedt vanaf dag één Gantt-diagrammen, sprints, aangepaste statussen, afhankelijkheden en ingebouwde tijdsregistratie. Werklast- en teamweergaven laten zien wie er capaciteit heeft, en dankzij meer dan 15 weergaven kan elk team dezelfde taken op zijn eigen manier bekijken. Voor bureaus en serviceteams wordt de geregistreerde tijd bij de taak zelf weergegeven, zodat factureerbare uren en de projectstatus op één plek blijven.

Notion

Notion beheert taken via databases, met subitems, afhankelijkheden die data automatisch kunnen verschuiven, aangepaste statusgroepen en een tijdlijnweergave voor planning in Gantt-stijl. Het bevat geen ingebouwde tijdsregistratie of een specifieke werklastweergave. Teams houden uren bij via integraties of formules en controleren de capaciteit met tijdlijnen of borden gegroepeerd per toegewezen persoon.

Functie #2: Documentatie en aantekeningen maken

Notion wint op het gebied van documentatie, omdat de blok-editor en paginakoppelingen het eenvoudiger maken om grote wiki’s op te zetten en erin te navigeren. ClickUp Docs is de betere keuze wanneer een document moet worden omgezet in toegewezen werk.

ClickUp

ClickUp Docs sluit aan op je projectwerkstroom. Je kunt opgemaakte documenten maken, deze in realtime samen bewerken en Docs rechtstreeks koppelen aan taken en projecten. Terwijl je een projectbeschrijving schrijft, kun je geselecteerde tekst omzetten in een taak of een toegewezen opmerking voor een teamgenoot, zonder het Doc te verlaten.

Notion

Het lege canvas en de eenvoudige koppelingsmogelijkheden van Notion maken het gebruiksvriendelijker voor werk met veel tekst. Het op blokken gebaseerde systeem van de notitie-app maakt het flexibel voor het maken van complexe kennisbanken, wiki’s en onderling gekoppelde documentatie.

Functie #3: AI-mogelijkheden

ClickUp wint op het gebied van AI met een kleine marge, omdat Brain² en Super Agents acties ondernemen op basis van taken, planningen en projectgegevens. Notion AI is de betere keuze wanneer het werk voornamelijk plaatsvindt in pagina’s en databases.

ClickUp

De AI van ClickUp neemt de leiding als het gaat om oplevering. Brain² kan een geblokkeerde taak in een Sprint opsporen, op basis van de beschikbaarheid van het team voorstellen wie deze zou kunnen overnemen, en de taak opnieuw toewijzen. Super Agents kunnen taken onder hun hoede nemen, en automatiseringen kunnen hen inschakelen wanneer de status van een taak verandert. Elke uitvoering wordt geregistreerd met de trigger, de status en de acties die de Agent heeft ondernomen. Brain² werkt binnen de limieten van je abonnement, terwijl elke uitvoering door een Super Agent AI-credits verbruikt.

Notion

De volledige Notion AI is beschikbaar vanaf het Business-abonnement voor $ 24 per lid per maand, terwijl de Free- en Plus-abonnementen een limiet aan AI-antwoorden bieden. Aangepaste agents werken op basis van Notion-credits voor $ 10 per 1.000 credits per maand. Beide werken het beste binnen pagina’s en databases, waar ze documenten opstellen, databases herstructureren en eigenschappen invullen.

Binnen die ruimte kan Notion AI het dagelijkse werk goed aan, waaronder hulp bij het schrijven, samenvattingen en aantekeningen van vergaderingen. Het kan verwijzen naar andere pagina’s in je werkruimte en helpen bij vertalingen. Het bereik is echter beperkt zodra het werk verder gaat dan pagina’s en databases, waardoor je genoodzaakt bent om alternatieven voor Notion te overwegen.

Functie #4: Samenwerking

ClickUp wint op het gebied van samenwerking omdat Chat, SyncUps, Clips en Whiteboards zich in dezelfde werkruimte bevinden als de taken. Notion is sterker in asynchroon, op pagina's gebaseerd werk aan gedeelde documenten.

ClickUp

ClickUp brengt chat, telefoongesprekken en follow-ups samen op dezelfde plek als de taken. Elke Space, map of lijst kan een eigen kanaal hebben, en een SyncUp start direct vanuit een projectweergave. Alle gesprekken staan naast het werk waar ze over gaan. Toegewezen opmerkingen verschijnen in je zijbalk op de startpagina, naast de rest van je werk. Het nadeel is de acceptatie: het succes hangt ervan af dat het hele team zijn gesprekken naar ClickUp verplaatst.

Notion

Notion richt zich meer op paginagebaseerde, asynchrone samenwerking. Teams kunnen samen in realtime dezelfde pagina bewerken, opmerkingen in de tekst of op paginaniveau achterlaten, teamgenoten @vermelden en wijzigingen bijhouden terwijl ze plaatsvinden. Teamspaces en gedetailleerde paginarechten helpen bij het organiseren van gedeelde kennis binnen groepen.

Functie #5: Gebruiksgemak

Notion wint als het gaat om de eerste stappen, omdat een pagina of sjabloon meteen werkt. ClickUp vergt in het begin meer installaties, maar vraagt later minder aanpassingen.

ClickUp

ClickUp biedt je vanaf dag één een complete projectopzet: een hiërarchie van Spaces, mappen en lijsten, meer dan 15 weergaven, aangepaste velden en automatiseringen. Dat is veel om in de eerste paar weken onder de knie te krijgen, vooral voor teamgenoten die alleen hun eigen taken hoeven bij te werken. Met ClickUp kunnen beheerders functies uitschakelen die een team niet gebruikt, en sjablonen geven nieuwe Spaces een kant-en-klare structuur. De installatie kost in het begin wat moeite, maar die neemt af naarmate het team groeit.

Notion

Notion voelt meteen vertrouwd aan: een lege pagina werkt net als een document, en met één klik kun je via een sjabloon een projecttracker aanmaken. De extra inspanning komt later. Het maken van een degelijke tracker met relaties, roll-ups en formules vereist een doordacht ontwerp. En zonder een duidelijke eigenaar van de werkruimte kan het lastiger worden om je weg te vinden naarmate het aantal pagina’s toeneemt.

ClickUp versus Notion op Reddit

Reddit-gebruikers die ervaring hebben met beide tools beschrijven het verschil niet zozeer als een wedstrijd in functies, maar meer als een kwestie van waar het werk zich afspeelt.

Een Reddit-gebruiker die zijn projectmanagement van Notion en Obsidian naar ClickUp verplaatste, beschreef de verdeling duidelijk. Hij was van plan Notion te behouden voor zijn kennisbank en langetermijnopslagruimte, maar wilde ClickUp gebruiken als een speciaal systeem voor uitvoering en taakbeheer.

Ik ben begonnen met het overzetten van mijn werkstroom voor projectmanagement naar ClickUp.

Mijn context:

Achtergrond: Ik gebruik Notion en Obsidian als mijn ‘hoofdtools’ voor mijn kennisbank en langetermijnopslagruimte. Ik houd ze voor dat doel. De leemte: Ik had een speciale tool nodig voor uitvoering en taakbeheer. Waarom ClickUp: Ik heb geprobeerd Asana en Jira te gebruiken, maar ik kon er nooit bij blijven. ClickUp is de eerste die goed aanvoelt – de UI/UX is intuïtief en de balans tussen structuur en esthetiek werkt echt voor mijn manier van denken.

Een andere ervaren Notion-gebruiker maakte een soortgelijk onderscheid na de overstap naar ClickUp. Hij gaf de voorkeur aan ClickUp voor taakbeheer, maar miste nog steeds de manier waarop documentatie in Notion wordt georganiseerd.

Ik was jarenlang een fervent Notion-gebruiker. Ongeveer twee jaar geleden ben ik overgestapt op ClickUp omdat hun taakbeheer VEEL beter is. Dat gezegd hebbende, hoezeer ik ook heb geprobeerd om de Docs te waarderen, mis ik Notion toch voor een deel van die organisatie.

ClickUp versus Notion: welke moet je kiezen?

Kies voor ClickUp als je team projecten uitvoert met deadlines, eigenaars, capaciteit en rapportage, en je wilt dat die functies vanaf dag één beschikbaar zijn. Kies voor Notion als je werk begint in documenten, wiki’s en aangepaste databases die je liever zelf ontwerpt.

De doorslaggevende vraag is waar je werk begint.

Als het begint als een taak met een deadline, houdt ClickUp de opdrachtomschrijving, het gesprek, de bijgehouden tijd en het dashboard eraan gekoppeld. Als het begint als een pagina, biedt Notion je meer ruimte om deze vorm te geven. Teams die beide nodig hebben, kunnen de oplevering in ClickUp afhandelen en een bestaande Notion-wiki via de integratie gekoppeld houden.

Veelgestelde vragen over ClickUp versus Notion

Kan ik overstappen van Notion naar ClickUp?

Ja. ClickUp heeft een speciale Notion-importer die beschikbaar is in alle abonnementen. Je exporteert eerst je Notion-werkruimte of geselecteerde pagina’s als HTML en importeert dat bestand vervolgens in ClickUp. Databases, velden, documenten, gebruikers en een groot deel van de onderliggende structuur kunnen worden overgezet, maar de migratie is geen één-op-één-overdracht. De paginageschiedenis, bijlagen en opmerkingen binnen database-items worden niet overgezet, en sommige Notion-formaten worden geïmporteerd als platte tekst.

Kan ik ClickUp en Notion samen gebruiken?

Ja. Je hoeft niet meteen over te stappen of een keuze te maken. De Notion-integratie van ClickUp is beschikbaar in elk abonnement en stelt je in staat om gekoppelde Notion-pagina’s en -databases te doorzoeken, een voorbeeld van Notion-links te bekijken en vanuit taken toegang te krijgen tot gekoppelde Notion-content. Dat kan goed werken als je team een bestaande kennisbank in Notion bijhoudt terwijl projecten in ClickUp worden beheerd.

Werken ClickUp en Notion offline?

Beide ondersteunen offline, maar gaan daar anders mee om. Met ClickUp kun je offline taken aanmaken en eerder geopende taken en aantekeningen bekijken op het web, op de desktop en op mobiele apparaten, hoewel je ze pas kunt bewerken zodra je weer verbinding hebt. Nieuwe items worden synchroniseerd zodra je weer online bent. Met Notion kunnen desktop- en mobiele gebruikers pagina’s downloaden voor offline gebruik, waarna ze deze zonder verbinding kunnen bekijken en bewerken. Bij betaalde abonnementen kunnen recent bezochte en als favoriet gemarkeerde pagina’s automatisch worden gedownload. Sommige blokken die afhankelijk zijn van een internetverbinding, waaronder AI, formulieren en insluitingen, blijven offline niet beschikbaar.

Kan ik klanten of opdrachtnemers uitnodigen voor ClickUp en Notion?

Ja. Beide ondersteunen gasttoegang zonder dat een externe medewerker volledige toegang tot de werkruimte krijgt. In ClickUp kun je gasten beperken tot specifieke gedeelde locaties en bij betaalde abonnementen toestemmingen toekennen om te bekijken, te reageren, te bewerken of volledig te bewerken. Bij Notion daarentegen worden gasten uitgenodigd voor individuele pagina’s in plaats van de hele werkruimte. Je kunt hen toegang geven om de weergave te bekijken, te reageren of te bewerken.