Een planningstabel maken in Notion (met stapsgewijze instructies)

Het managen van meerdere teams betekent dat je in de gaten moet houden of er vertragingen zijn of dat iemand achterop raakt.

Als je een projectmanager bent, heb je hier waarschijnlijk dagelijks mee te maken, waarbij je meerdere teams overziet op hun projecttaken, tijdlijnen en afhankelijkheden.

Je zult je snel realiseren hoe overweldigend het is om middelen toe te wijzen zonder de juiste hulpmiddelen en strategieën. Dat is wanneer mensen zich wenden tot tools zoals Notion om Gantt-diagrammen te maken. Notion geeft managers een overzicht van taken in vogelvlucht en helpt bij het opstellen van tijdlijnen en mijlpalen met visuele workflows.

Een Notion Gantt-diagram combineert projectbeheer en het bijhouden van taken in één dashboard. Hiermee kun je taken visualiseren en knelpunten voorkomen. Met aanpasbare sjablonen en realtime samenwerking is het het proberen waard voor effectief resourcebeheer.

Laten we in dit artikel eens kijken hoe je een Notion Gantt chart kunt maken en taken beter kunt beheren.

Hoe maak je een planning in Notion?

Volg deze eenvoudige stappen op hoe maak je een Gantt-diagram in Notion:

Stap 1: Stel je Notion-werkruimte in en maak een nieuwe pagina

Organiseer je Notion-werkruimte om meerdere pagina's te maken en te beheren. Dit helpt om duidelijkheid en focus te behouden.

• Overweeg om een speciale werkruimte te houden voor het beheren van projecten om het proces te stroomlijnen
• Open Notion en navigeer naar de huidige pagina's en werkruimten in de linker zijbalk
• Klik op het '+' teken naast de Private knop. Dit maakt een nieuwe lege pagina aan, die je kunt gebruiken als werkruimte voor het Gantt-diagram
• Geef deze pagina een relevante titel, zoals 'Praktijk Ganttgrafiek op Notion'

Met Notion kun je meerdere projecten instellen, zodat je al je werk in één oogopslag kunt zien

• Notion biedt meerdere sjablonen voor deze pagina's. Selecteer de optie Leeg om met een lege lei te beginnen. Je kunt nu een Notion Gantt-diagram maken zonder bestaande indelingen

Stap 2: Stel uw database in en voeg kolommen toe

Vervolgens hebt u een database nodig met de gegevenspunten en gegevenstypes die uw Gantt-diagram zullen vullen.

• Gebruik uw nieuwe pagina om '/table' in te voeren in het inhoudsgebied
• Notion zal nu een uitklapmenu met drie opties weergeven
• Kies 'Tabelweergave' onder de tab Database

De tabelweergave van Notion kan worden aangepast om verschillende parameters van je project weer te geven

Merk op dat de tabel wordt geleverd met standaard kolommen. Je moet ze aanpassen aan je project en beoordelingsbehoeften. Een goed begin is om op de koptekst van elke kolom te klikken en deze te hernoemen met een unieke tag.

Ook lezen: 10 Beste gratis Ganttgrafieksoftware: De gids voor projectmanagers_

De ingebouwde aanpassingsmogelijkheden van Notion maken je tabel op maat om de specifieke gegevens vast te leggen die nodig zijn voor je Gantt-diagram.

Eigenschappen in Notion stellen je ook in staat om je database te verbeteren met structuur, categorisatie en organisatie. Je kunt nu de bouw-

• Klik op de kop van de eerste kolom en hernoem deze naar 'Task Name'. Je kunt deze kolom gebruiken om handmatig de namen in te voeren van elke taak die betrokken is bij je project. Maak deze namen beschrijvend om beter te begrijpen hoe je middelen aan bepaalde taken worden besteed
• Klik op het '+'-pictogram rechts van je tabel om een nieuwe kolom toe te voegen. Selecteer 'Datum' als eigenschapstype in het vervolgkeuzemenu. Label deze kolom als 'Begindatum' en gebruik deze om aan te geven wanneer elke taak gepland is te beginnen
• Voeg een kolom toe met de naam 'Einddatum'. Met deze beide kolommen kun je de duur van taken visualiseren
• Voeg weer een kolom toe en kies 'Select' als eigenschapstype. Hernoem de kolom tot 'Status' en ga verder met het definiëren van de verschillende statussen die je aan elke taak wilt toevoegen. Denk aan opties als 'Nog te beginnen', 'In uitvoering', 'Voltooid' en 'Gepubliceerd'

Traceeropties helpen je de voortgang van elke taak binnen je project te bewaken

lees ook: *[10 Beste Notion-integraties om uw apps met elkaar te verbinden](https://clickup.com/nl/blog/137027/begrip-integraties/)* Stap 3: Maak de Notion Gantt chart door een tijdlijnweergave toe te voegen

Wist u dat tijdlijnen en Gantt-diagrammen verschillende hulpmiddelen zijn om de voortgang bij te houden? Het is tijd om deze tabel om te zetten in een Gantt-diagram door een tijdlijnweergave toe te voegen.

• Klik op de '+' knop onder je tabelnaam en scroll naar beneden om 'Timeline View' te kiezen. Deze weergave geeft visueel weer welke taken hoeveel tijd in beslag nemen op basis van data

Een glimp van de tijdlijnweergave van Notion voor Gantt-diagrammen

• Je wordt ook gevraagd om deze tijdlijnweergave een naam te geven. Klik op het titelvak met de tekst 'Untitled' en hernoem het naar 'Gantt Chart' om het doel aan te geven
• Vergeet niet om de datum-eigenschappen voor uw projecttijdlijn te selecteren. De kolommen 'Startdatum' en 'Einddatum' zijn meestal voldoende

💡Pro Tip: U kunt deze projecttemplates voor Gantt-diagrammen bekijken om te controleren of je op de goede weg bent.

De tijdlijnweergave van Notion geeft de planning van het project nauwkeurig weer.

Stap 4: Taken, datums en statussen invoeren

Vervolgens voegt u de taken en subtaken van uw project toe met hun respectievelijke begin- en vervaldatum.

• Gebruik de kolom 'Taaknaam' om de namen van alle taken binnen je project in te voeren. Je bedoeling is hier precisie en duidelijkheid
• Begin vervolgens met het invullen van begin- en einddata om de tijdlijn van elke taak te definiëren en hoe deze verschijnt in de Gantt-grafiek
• Werk ook de statuskolom bij om te categoriseren waar elke taak zich bevindt in zijn ontwikkelingspijplijn

Een voorbeeld van een tabelweergave in het diagramsjabloon van Notion

Stap 5: Je Gantt-diagram aanpassen door afhankelijkheden in te stellen

Het instellen van afhankelijkheden tussen taken maakt het een fluitje van een cent om de volgorde en relatie van projectactiviteiten te begrijpen.

Deze afhankelijkheden geven aan welke taken voltooid moeten zijn voordat andere kunnen beginnen.

• Open de taakeigenschappen door op de betreffende taak te klikken binnen de tijdlijnweergave
• Klik op 'Add a New Property' en kies 'Relation' uit de eigenschapstypen
• Houd er rekening mee dat de relatie moet linken naar dezelfde tabel, zodat u effectief afhankelijkheden kunt maken binnen uw Ganttgrafiek
• Selecteer ten slotte in de eigenschap Afhankelijkheid taken die moeten worden voltooid voordat de huidige taak kan beginnen. Dit biedt een visuele link tussen de taken in de tijdlijnweergave en helpt je bij het beheren van taakreeksen

Stel afhankelijkheden in door Relation-eigenschappen toe te voegen

Stap 6: Taken toewijzen

Wijs taken toe aan specifieke teamleden om de verantwoordelijkheid te bewaken en iedereen bewust te maken van zijn verantwoordelijkheden.

Klik opnieuw op de knop '+', selecteer 'Persoon' als eigenschap en voeg een kolom toe met het label 'Toegewezen aan'. Je kunt nu één of meerdere teamleden toevoegen die verantwoordelijk zijn voor elke taak in deze kolom. Je scherm is nu toont een klassiek voorbeeld van een Notion Gantt chart dat kan worden gebruikt voor projectbeheer

Gebruik het commentaargedeelte bij elke taak om de exacte taakomschrijving aan de respectieve teamleden door te geven.

Een volledig Gantt-diagram in Notion

Probeer de bovenstaande 8 stappen uit om Gantt-diagrammen met verschillende eigenschappen te maken.

lees ook:*_ 10 Ganttgrafiekalternatieven om werk te beheren en projectsucces te vergroten_*

Beperkingen van notie Gantt-grafieken

Ondanks het eenvoudige proces om een Notion Gantt-diagram te maken, heeft het verschillende beperkingen. Laten we ze hier verkennen:

Schaalbaarheidsproblemen maken het ongeschikt voor grote projecten

Hoewel Notion een krachtig hulpmiddel is voor het beheren van kleine tot middelgrote projecten, heeft het meestal moeite met het beheren van grotere, complexere projecten. Als het aantal taken en afhankelijkheden toeneemt, kunnen Notion Gantt grafieken onoverzichtelijk worden en moeilijker te beheren.

Hoewel Notion flexibel is, is de interface niet ontworpen om de ingewikkelde eisen van uitgebreid projectbeheer aan te kunnen.

Het kan bijvoorbeeld een uitdaging zijn om veel taken op één tijdlijn te visualiseren en de prestaties kunnen afnemen naarmate de hoeveelheid gegevens toeneemt.

Afhankelijkhedenbeheer vereist handmatige inspanning van projectmanagers

Beheer van afhankelijkheden is cruciaal bij het plannen van projecten in een omgeving met meerdere teams, omdat het helpt om de vereiste inspanningen te controleren en taken automatisch opnieuw in te plannen als ze vertraging oplopen. Notion Gantt-diagrammen hebben geen mogelijkheden om taken automatisch te herschikken, waardoor het moeilijker wordt om taakafhankelijkheden in te stellen.

Stel bijvoorbeeld dat je een projecttijdlijn hebt met gekoppelde afhankelijke hoofd- en subtaken. Je besluit om de periode van de eerste taak te wijzigen, maar de tweede taak past zich niet automatisch aan. Dit betekent dat je afhankelijkheden niet gekoppeld zijn op Notion, wat het doel van functionele Gantt-diagrammen tenietdoet.

Om de tijdlijn van een project aan te passen, moet je alle afhankelijke taken handmatig opnieuw inplannen als de vorige is vertraagd. Dit handmatige proces is tijdrovend en vatbaar voor fouten op de lange termijn, vooral in projecten met veel onderling afhankelijke taken.

Notion biedt ook geen visuele indicatoren of waarschuwingen voor afhankelijkheidsconflicten. De tijdlijn van het project kan uit de pas lopen als je deze problemen niet proactief kunt identificeren.

💡Pro Tip: Verken alternatieven voor AI van Notion functies voordat je deze tools in je projectworkflows implementeert.

Het ontbreken van ingebouwde rapportage maakt het moeilijk om de voortgang te analyseren

Bijna elke projectmanagementtool heeft ingebouwde rapportagemogelijkheden om de voortgang van je team bij te houden en dingen beter te plannen. Bij Notion ontbreekt deze basisfunctie echter.

ClickUp Dashboards gebruiken om gegevens te verwerken en te sorteren voordat u Gantt-diagrammen maakt

Rapportage-integraties zijn beschikbaar op Notion, maar er hangt een stevig prijskaartje aan. Gelukkig, Clickup Dashboards helpen u projectgegevens te visualiseren via Velocity-diagrammen, burnup-diagrammen, burndown-diagrammen en meer zonder extra kosten.

Grafieken maken in ClickUp

Als het aankomt op het maken van Gantt-diagrammen, onderscheidt ClickUp zich als een superieur alternatief voor Notion vanwege de uitgebreide functieset en het gebruikersgerichte ontwerp.

Hoewel Notion zeer aanpasbaar is, schiet het tekort in het omgaan met complexe projectmanagementbehoeften. Aan de andere kant pakt ClickUp deze beperkingen aan met robuuste ingebouwde functionaliteit die complexe projecten ondersteunt.

ClickUp sjablonen

Clickup's catalogus van kant-en-klare sjablonen vermindert de insteltijd aanzienlijk en creëert een kader voor uw projecten. Dit bespaart moeite bij het opzetten van tabellen en het handmatig beheren van samenvallende taakafhankelijkheden.

Functies zoals geautomatiseerd taakbeheer, realtime samenwerking en geavanceerde rapportage helpen ook uw workflow te stroomlijnen.

Deze sjabloon downloaden

ClickUp's Simple Gantt Template geeft een groot overzicht van een project, visualiseert afhankelijkheden en voorkomt blokkades voordat ze zich voordoen.

ClickUp's eenvoudige planning sjabloon automatiseert de afhandeling van taakafhankelijkheden en verbetert de collectieve productiviteit van uw team.

Het biedt een uitgebreid overzicht van de ontwikkelingspijplijn van uw project, inzicht in taakspecifieke tijdlijnen, taakstromen en de prestaties van uw team ten opzichte van deadlines.

ClickUp's Gantt-diagrammen gebruiken dynamische componenten die samenwerken met elementen zoals takenlijsten, kalenders en dashboards.

Met de ClickUp Gantt-diagramfuncties kunt u ook prioriteiten organiseren en instellen ClickUp's planningstabellen bevorderen de leesbaarheid van taakstatussen met meerdere kleurenschema's. Van het automatisch omzetten van taken naar mijlpalen en het hergebruiken van taaksjablonen in de Gantt-diagrammen, ClickUp heeft het allemaal.

ClickUp ondersteunt ook de import van Notion-werkruimten, zodat u uw projectbeheermogelijkheden kunt upgraden zonder bestaande gegevens te verliezen. Door de gegevens van Notion te importeren naar Clickup krijg je ook toegang tot functies voor het bijhouden van tijd en doelen, integratie met tools van derden en realtime samenwerkingsinstellingen.

lees ook:_ _ClickUp AI vs. Notion AI: Welke AI-tool is het beste? Notion vs ClickUp - Welke tool is beter voor het maken van Gantt-diagrammen?

Hier is een korte vergelijkingstabel op notion vs ClickUp gebruiken :

Hier ziet u een uitgebreid overzicht van hoe ClickUp uw teams helpt om meer werk af te krijgen .

ClickUp's exclusieve functies voor Gantt-diagrammen

In tegenstelling tot Notion zorgt het geavanceerde afhankelijkheidsbeheer van ClickUp voor automatische aanpassingen wanneer de tijdlijnen van taken veranderen, zodat alle afhankelijke taken dienovereenkomstig worden bijgewerkt. Dit vermindert handmatige inspanning en het risico op fouten.

De robuuste planningstools van ClickUp, inclusief tijdsblokken en agenda-integraties, brengen uw teamleden op één lijn. Geautomatiseerde herinneringen en meldingen zorgen ervoor dat deadlines niet worden gemist.

Schaalbaarheid en veelzijdigheid in projectmanagementsoftware zijn een gegeven bij het gebruik van ClickUp voor Gantt-diagrammen. Hier zijn enkele exclusieve ClickUp functies.

ClickUp Tijdregistratie

Werk uw tijd overal bij door alle apparaten en apps te integreren met de tijdregistratiefunctie van ClickUp ClickUp's tijdregistratiefunctie maakt het mogelijk om meerdere apparaten vanaf elke locatie te volgen en biedt uitgebreide rapporten over de activiteiten van werknemers. U kunt ook tijdregistratie-apps synchroniseren met de interface en de resultaten filteren, sorteren en labelen.

ClickUp Doelen

Stel doelen en volg de prestaties van je team

Een andere functie is ClickUp's Doelen waarmee u meetbare doelen kunt instellen en de voortgang kunt bewaken met taak- en projectspecifieke mijlpalen. U kunt zelfs monetaire en andere doelen stellen met beschrijvingen en KPI's vermeld.

Klik op terugkerende taken

Gebruik taken om taken aan teamleden toe te wijzen en samenwerking binnen taken mogelijk te maken

Ook, De functie Terugkerende taken van ClickUp kunt u voorkomen dat u herhaaldelijk taakomschrijvingen moet invullen en alledaagse werkplekken automatiseren om tijd te besparen.

Verbeter uw Gantt-diagrammen met ClickUp

Het maken van een Notion Gantt-diagram is heel eenvoudig; wat moeilijk is, is het beheren en uitbouwen ervan. U kunt Notion gebruiken als een uitstekend startpunt voor het opzetten en organiseren van projecten.

Maar als uw projectmanagementbehoeften groeien, kan ClickUp meer essentiële aspecten aan, zoals het plannen van taken, het beheren van deadlines en het blootleggen van knelpunten.

Het beste is dat u een eenvoudige hover-actie kunt gebruiken om het kritieke pad te bepalen en zie dynamisch het projectpercentage van het project of de taak. Van daaruit kun je prioriteit geven aan taken die cruciaal zijn voor het voltooien van je project.

Bent u klaar om uw projectmanagementvaardigheden te verbeteren met ClickUp?
Meld u gratis aan bij ClickUp .