Niemand houdt van een vergadering die ook een e-mail had kunnen zijn. Volgens een recente studie over het bijwonen van vergaderingen blijkt dat onnodige vergaderingen uw bedrijf mogelijk $25.000 per werknemer per jaar kosten!
Elk teamoverleg is echter geen tijdverspilling. Zowel geplande als geïmproviseerde vergaderingen hebben hun plaats in het stimuleren van zakelijk succes.
Ad-hocvergaderingen zullen echter eerder werkstromen onderbreken dan reguliere vergaderingen, omdat ze onverwachts plaatsvinden. Aan de andere kant zijn ze geweldig voor hands-on besluitvorming wanneer zich onvoorziene omstandigheden voordoen of nieuwe kansen zich voordoen, wat je een voorsprong geeft in sterk concurrerende markten.
Hoe gebruik je ad hoc vergaderingen om je bedrijf vooruit te helpen in plaats van onproductiviteit uit te lokken? Lees deze gids voor praktische tips over:
- Wanneer u een ad-hocvergadering belegt?
- Welke stappen u moet nemen om de vergadering effectief te laten verlopen
- Hoe u veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden bij het organiseren van last-minute vergaderingen
Bonus: We introduceren tools binnen ClickUp die ongestructureerde ad-hocvergaderingen kunnen omvormen tot productieve sessies die gericht zijn op het gewenste resultaat. Laten we erin duiken!
Wat is een ad-hocvergadering en hoe verschilt deze van een geplande vergadering?
De term ad hoc betekent voor dit doel of als het nodig is. Een ad hoc of geïmproviseerde vergadering is een soort vergadering die spontaan wordt georganiseerd, meestal om een specifiek probleem of een dringende gelegenheid aan te pakken. De kwestie doet zich meestal onverwacht voor en vereist onmiddellijke aandacht.
In tegenstelling tot geplande vergaderingen ad-hocvergaderingen zijn niet van tevoren gepland. Als resultaat kunnen dergelijke ongeplande vergaderingen, als ze vaak worden georganiseerd, de vooraf bepaalde werkstroom van iemands dag stilleggen en diepgaand werk verstoren.
Hier volgt een overzicht van de sleutel verschillen tussen ad hoc en geplande vergaderingen:
| Parameter | Regelmatige vergaderingen | Ad hoc vergaderingen |
|---|---|---|
| Ze worden van tevoren gepland en komen vaak terug. Ze worden spontaan bijeengeroepen, als dat nodig is | ||
| Voorbereiding: Er is tijd voor voorbereiding. Er is weinig tot geen tijd voor voorbereiding en de agenda kan informeel zijn | ||
| Doel | Lopende projecten, regelmatige updates en strategic abonnementen | Problemen met een hoge prioriteit bespreken om snelle en weloverwogen beslissingen te nemen |
| Frequentie | Meestal op regelmatige tijdstippen (dagelijks, wekelijks of maandelijks) | Geen vast schema |
| Duur | Vaak vast en langer | Meestal korter en meer gefocust |
| Deelnemers: meestal een vaste groep deelnemers: meestal een kleine groep deelnemers die relevant is voor het probleem | ||
| Flexibiliteit Minder flexibel: houdt zich aan een schema. Zeer flexibel: houdt rekening met onmiddellijke behoeften |
Beste tijden om een ad-hocvergadering bijeen te roepen
Een deskundige teamleider of projectmanager gebruikt spontane vergaderingen alleen als het absoluut noodzakelijk is omwille van productiviteit.
We zijn het meest productief als we ons op één enkele Taak concentreren en ongeplande vergaderingen onderbreken dit werkstroom . Plus, hoe kort de vergadering ook is, het duurt gemiddeld meer dan 23 minuten om weer geconcentreerd te raken na afleiding! 😅
Hier is de miljoen dollar vraag: Hoe weet je of een ongeplande vergadering meteen bellen superbelangrijk is? Het kan lijken alsof een dringend probleem een snelle chatsessie met het team vereist, maar is het echt de beste keuze of gewoon een reflexmatige reactie?
Dit zijn vijf van de meest voorkomende scenario's waarbij een ad-hoc vergadering gepast kan zijn:
- In de gebeurtenis van een crisis of noodsituatie die van invloed is op de business
- Als er urgente informatie of updates zijn die gedeeld moeten worden met het team en verdere uitleg of discussie vereisen
- Als er zich een plotselinge kans voordoet die een snelle bespreking en besluitvorming vereist om te benutten
- Als er onmiddellijke feedback of input nodig is voor een dringend probleem, project of beslissing
- Als teamafstemming nodig is omdat een onverwachte gebeurtenis tot verwarring binnen het team heeft geleid
Snelle checklist: Is een ad-hoc vergadering nodig?
Zelfs in sommige van de bovengenoemde situaties zijn er misschien betere manieren om het probleem aan te pakken dan meteen een vergadering te beleggen.
Vergeet niet dat de kosten van een ad hoc vergadering afhangen van waar je team op dat moment mee bezig is. Als ze naar een deadline toewerken die je organisatie een fortuin zou kosten als hij gemist wordt, dan is dat heel wat anders dan een gewone dag op kantoor.
Overweeg de volgende vragen als je moet beslissen of je een noodvergadering belegt in plaats van de discussie te reserveren voor een gewone vergadering of een e-mail te sturen:
- Is het probleem dringend en belangrijk? \Tip: Als je een conflict hebt, gebruik dande Eisenhower Matrix om de prioriteit status te bepalen]
- Is er een groepsdiscussie nodig met onmiddellijke feedback van de leden van het team?
- Is het onderwerp te complex voor e-mail?
- Is vertrouwelijkheid een punt van zorg? Heb je een goede reden om geen digitaal spoor achter te laten?
- Kunnen de benodigde mensen op korte termijn bijeen worden gebracht? Zullen collega's in bepaalde tijdzones een probleem hebben?
- Wat kost uw business meer, een ad-hoc vergadering of vertraging?
Als u met al deze factoren rekening hebt gehouden en hebt besloten dat een ad-hocvergadering de juiste manier is, laten we dan eens kijken hoe u er het beste van kunt maken.
7 essentiële stappen voor een productieve ad-hocvergadering
Maar liefst 92% van de werknemers denkt dat vergaderingen duur en onproductief zijn . 👀
Als u niet wilt bijdragen aan deze sombere statistiek, moet u ervoor zorgen dat uw vergaderingen gericht, effectief en nuttig zijn voor alle deelnemers. Laten we eens kijken naar de zeven belangrijkste stappen om de logistiek van je ad hoc vergaderingen te optimaliseren.
Stap 1: Bepaal de doelstellingen en stel een agenda op
Als u toestaat dat de discussie afdwaalt van het onderwerp, is dat eenrichtingsverkeer naar een onproductieve vergadering. U hebt goed gedefinieerde doelstellingen nodig om de vergadering een specifieke richting te geven. A agenda vergadering helpt bij het prioriteren van het specifieke onderwerp en stelt duidelijke deliverables in die moeten worden aangepakt.
Hoewel de meeste managers ad-hocvergaderingen beginnen zonder formele agenda, kan enige voorbereiding geen kwaad. Als je de agenda kent, bijvoorbeeld zelfs 15 minuten van tevoren, kunnen deelnemers hun gedachten, relevante gegevens of benodigde materialen verzamelen, wat leidt tot een sessie die gericht is op intentie. Aan het einde van de vergadering kun je evalueren of de doelstellingen gehaald zijn, gedeeltelijk gehaald zijn of dat er nog verdere actie ondernomen moet worden.
Heb je een snelle en eenvoudige manier nodig om een duidelijke agenda te maken en te delen voor je ongeplande vergadering? Het is een koud kunstje met ClickUp .
Met dit alles-in-één productiviteitsplatform kunt u documentatie maken binnen ClickUp Documenten en deel het zowel intern als extern. Deelnemers kunnen de interactieve functies van ClickUp gebruiken, zoals opmerkingen of checklists, om input of vragen toe te voegen voor de vergadering.
Deel, stel toestemming in of exporteer documenten naar interne of externe gebruikers in ClickUp 3.0
Het platform heeft een selectie van gratis vergaderingen en sjablonen voor conferentieagenda waarmee je binnen enkele minuten een professioneel ogende agenda kunt maken. Je kunt bijvoorbeeld de ClickUp Alle Handen Bijeenkomst Sjabloon voor bedrijfsbrede geplande vergaderingen of de ClickUp Scrum vergadering sjabloon voor geïmproviseerde sessies met kleinere groepen.
Beheer eenvoudig de logistiek, tijd en het abonnement voor uw volgende vergadering met de Vergadering met alle handen Sjabloon door ClickUp
Stap 2: De juiste deelnemers identificeren en op de hoogte brengen
De juiste mix van deelnemers leidt tot productievere vergaderingen. Een irrelevant lid van een team kan minder betrokken zijn omdat zijn tijd praktisch verspild wordt. Aan de andere kant kan het niet opnemen van sleutelpersonen betekenen dat u cruciale inzichten of informatie mist. Hier zijn enkele suggesties over wie je erbij moet betrekken:
- Personen die direct betrokken zijn bij of expertise hebben in de betreffende kwestie
- Een lid van het team dat bevoegd is om beslissingen te nemen als het doel van de vergadering is om een beslissing te nemen over de te volgen koers
- Deelnemers die diverse gezichtspunten kunnen bieden om echokamers te voorkomen
- In het ideale geval zijn degenen die direct invloed ondervinden van de gemaakte beslissingen erbij betrokken. Maar dit is niet altijd mogelijk
Houd de grootte van de groep beheersbaar voor optimale productiviteit, vooral als het een virtuele vergadering is. Als u ClickUp gebruikt als uw samenwerkings app kunt u zien wie er momenteel aan relevante Taken of projecten werkt. Verken de Teamweergave in ClickUp 3.0 om te zien welke leden de capaciteit hebben om een vergadering bij te wonen.
U kunt de aangepaste notificaties van het platform gebruiken en Vermelding opties om rechtstreeks contact op te nemen met specifieke leden van het team en hen uit te nodigen voor de sessie.
Bekijk de werklast van uw hele team of van een individu in ClickUp 3.0 Teamweergave
Stap 3: Deelname aanmoedigen
Actieve deelname onderscheidt een succesvolle vergadering van een vergadering die ook een e-mail had kunnen zijn. De belangrijkste waarde van spontane, eenmalige vergaderingen ligt in de interactieve uitwisseling van ideeën en ideeën het gezamenlijk oplossen van problemen .
Het effectief faciliteren van vergaderingen houdt in dat sleutel deelnemers worden aangemoedigd om te spreken zodat dominante stemmen de sessie niet overschaduwen. Verschillende mensen hebben echter verschillende communicatiestijlen en sommigen vinden het prettiger om hun gedachten schriftelijk te delen. Hulpmiddelen voor online vergaderingen met een functie om te chatten kunnen erg nuttig zijn om deelname aan te moedigen in afgelegen of hybride omgevingen. Op die manier kunnen deelnemers die zich niet op hun gemak voelen om te spreken hun inbreng delen via chatten. ⌨️
Voor teams op afstand met overlappende werktijden kunnen synchrone vergaderingen echter lastig zijn. Gebruik in dergelijke gevallen teamsamenwerking of dagelijkse stand-up software met asynchrone vergaderingen ondersteunen om de betrokkenheid van elke deelnemer te vergemakkelijken. Uiteindelijk is het doel om een vergaderomgeving te creëren waarin iedereen effectief kan bijdragen, ongeacht de communicatiestijl of locatie van zijn of haar voorkeur.
Bonus: Ontdek de ClickUp Dagelijks sjabloon voor stand-up vergadering om ervoor te zorgen dat de stem van elke deelnemer voldoende zichtbaarheid krijgt.
Alle deelnemers kunnen hun gedachten delen met ClickUp's Daily Stand Up Template
Stap 4: De tijd beheren tijdens de vergadering
Ervoor zorgen dat een ad-hocvergadering niet uitloopt is cruciaal om efficiënt te blijven en de deelnemers betrokken te houden. Let op deze zeven tips om de sessie op schema te houden:
- Begin op tijd
- Houd u aan de agenda
- Wijs specifieke tijdslots toe aan elk agendapunt
- Overweeg het gebruik van een timer om de vooraf ingestelde tijdvensters te respecteren
- Wijs iemand de rol toe van tijdbewaker om zachte herinneringen te geven aan de limiet van de tijd
- Moedig gezelligheid in het spreken aan om tijd te besparen
- Reserveer de laatste paar minuten voor een snelle afronding
Met native tijdsregistratie in ClickUp kunt u vergaderingen op verschillende platforms bijhouden - desktop, mobiel of web browser met een gratis Extensie voor Chrome . Het beste deel is dat ClickUp kan worden geïntegreerd met de beste apps voor vergaderingen, zodat u uw sessies comfortabel kunt timen, zelfs tijdens een Slack vergadering of een Zoom vergadering.
Voeg aantekeningen toe aan de geregistreerde invoer van wat er is besproken of besloten. Dit kan helpen bij het afleggen van verantwoording voor follow-ups na vergaderingen.
Houd de tijd bij, stel tijdsinschattingen in, voeg aantekeningen toe en geef uw tijd overal weer met de globale timer in ClickUp
Stap 5: Beslissingen en actie items documenteren
Aantekeningen die tijdens efficiënte ad-hocvergaderingen worden gemaakt, moeten beknopt zijn en strikt gericht op kritieke aspecten. Documenteer alle belangrijke beslissingen in uw notulen van vergaderingen . Dit ondersteunt de actie na de vergadering en dient als samenvatting voor degenen die niet aanwezig waren.
Schrijf daarnaast specifieke taken op die moeten worden toegewezen, inclusief wie verantwoordelijk is voor elke taak en de deadline.
ClickUp biedt een uitgebreid pakket functies waarmee het maken van aantekeningen een fluitje van een cent wordt. Gratis sjablonen voor aantekeningen voor vergaderingen zorgen voor consistentie tijdens vergaderingen en helpen om een gestandaardiseerd format te behouden voor het vastleggen van sleutelinformatie. ClickUp's notitieblok Hiermee kunt u aantekeningen vastleggen met kopteksten, opsommingstekens, kleuren en andere visuele elementen die een duidelijke structuur bieden. Als beslissingen of action items worden geïdentificeerd tijdens de vergadering, aantekeningen die dat documenteren kunnen onmiddellijk worden omgezet in traceerbare taken met deadlines, toegewezen personen en prioriteiten.
Leg moeiteloos aantekeningen vast, bewerk ze met een uitgebreid format en zet ze om in traceerbare taken die overal toegankelijk zijn in ClickUp-notitieblok
Stap 6: Vervolgtaken toewijzen en bijhouden
Zoals we net hebben gezien, zijn notulen van vergaderingen nauw verbonden met vervolgtaken. Als u taken hebt om toe te wijzen aan het einde van de sessie, betekent dit dat de vergadering niet alleen een passief discussieforum was, maar een katalysator voor actie en voortgang.
Gebruik ClickUp-taak om nieuwe actie-items toe te wijzen aan een of meer mensen. Leden van het team kunnen opmerkingen rechtstreeks toevoegen aan taken, wat transparante samenwerking vergemakkelijkt.
De aanpasbare subtaken en checklists binnen taken helpen om complexe vervolgacties op te splitsen in beheersbare stappen. Gebruik Aangepaste velden om specifieke taakinformatie op te nemen (zoals weblinks of ontwerpbestanden). Taken bijhouden is eenvoudig via:
- Aangepaste statussen -zoals To Do, In Progress, Done
- Meer dan 15 weergaven (lijstweergave, bordweergave, enz.)
Sleep aangepaste velden naar de weergave Formulier om uitgebreide enquêtes te maken of feedback te verzamelen in ClickUp 3.0
3 Veelvoorkomende uitdagingen met ad-hocvergaderingen
Hoe snel uw Business zich aanpast en reageert op opkomende situaties kan de toekomst van uw bedrijf vormen. Ad hoc vergaderingen bieden de flexibiliteit om de onmiddellijke reactie te krijgen die nodig is om deze situaties te beheersen. Maar juist deze flexibiliteit brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Laten we ze eens onder de loep nemen - niet alleen om hun implicaties te begrijpen, maar ook om er effectief mee om te gaan.
1. Verstoring van werkstromen
We hebben al vermeld dat onderbrekingen een negatieve invloed hebben op de productiviteit en het vermogen verminderen om diepgaand werk te doen . Ze eisen echter ook een tol van het moreel van de werknemers.
Te veel vergaderingen kunnen stress veroorzaken doordat ze werknemers dwingen hun prioriteiten onverwacht te verleggen. Dit kan leiden tot angst over het halen van deadlines of het effectief beheren van hun werklast, vooral als ze werken aan tijdgevoelige taken. Het gevoel van inefficiëntie kan demotiverend werken en hun algemene werktevredenheid beïnvloeden.
oplossing
Gebruik tijd blokeren in ClickUp om aangewezen periodes van gericht werk of rustige uren voor meer productiviteit. Deze blokken kunnen worden ingesteld in de kalender, waarin geen vergaderingen kunnen worden gepland, zodat er ononderbroken gewerkt kan worden.
2. Gebrek aan structuur
Het enige dat erger is dan in een ad-hocvergadering zitten terwijl je werk zich opstapelt, is in een ad-hocvergadering zitten die een eindeloos gabfest wordt. Zonder een duidelijke structuur kunnen deelnemers discussies aangaan die niet direct relevant zijn voor het beoogde doel van de vergadering, wat leidt tot tijdverspilling en verminderde effectiviteit. Slecht georganiseerde vergaderingen kunnen worden afgesloten zonder dat het beoogde resultaat is bereikt.
oplossing
Neem, zelfs als u haast heeft, even de tijd om een basisstructuur voor de vergadering te schetsen. Het kan zo simpel zijn als het primaire doel van de vergadering bepalen en een paar sleutel discussiepunten.
Stel een strikte tijdslimiet in voor de vergadering en houd je daaraan. Overweeg om de deelnemers te vragen om op te staan tijdens de vergadering -het kan ongemakkelijk zijn in online vergaderingen, maar het kan ieders respect voor tijdsbeperkingen nieuw leven inblazen. 😏
3. Overmatig gebruik en afhankelijkheid
Ad-hocvergaderingen bieden onmiddellijke feedback en de verleiding om dringende problemen onmiddellijk op te lossen, wat aantrekkelijk kan zijn. Nieuwe of junior managers kunnen het gevoel hebben dat er veel vergaderingen van hen worden verwacht om hun proactieve leiderschap en betrokkenheid te tonen. Ze kunnen denken dat dit een manier is om verbonden en op de hoogte te blijven, vooral als ze nog steeds relaties aan het opbouwen zijn met hun team in externe of hybride werkomgevingen.
oplossing
Ad hoc vergaderingen zijn niet sessies voor teambuilding . Duidelijke richtlijnen opstellen over wanneer een geïmproviseerde vergadering moet worden belegd versus wanneer asynchrone communicatie moet worden gebruikt. Je team kan gebruiken tools voor projectmanagement Zoals ClickUp om de voortgang en kleine problemen bij te houden. Als een vraag bijvoorbeeld kan worden opgelost door snel commentaar te geven of projectupdates in een gedeeld document op te nemen, hoeft er geen vergadering te worden gehouden.
Ad hoc vergaderingen efficiënter maken met ClickUp
Er bestaat een inherente spanning tussen het spontane karakter van ad hoc vergaderingen en onze dappere pogingen om ze effectief te plannen en te beheren . In deze epische strijd van bestelling versus chaos is ClickUp één oplossing die vergaderingen in balans kan houden. 💯
Ontdek de functies binnenin ClickUp's Vergaderingssuite om alles van planning tot follow-ups af te handelen.
Voorbeeld Weergave kalender maakt het gemakkelijk om snel een geschikt tijdslot te vinden voor een vergadering. U kunt de agenda's van teamleden controleren om conflicten te voorkomen en een tijd te vinden die verstoringen tot een minimum beperkt. Stel de vergadering in als een Taak in ClickUp en tag de deelnemers om hen notificaties te sturen.
Gebruik de ClickUp kalenderweergave om de beste tijd voor de vergadering te kiezen
Het is niet eenvoudig om face-to-face, snelle samenwerking na te bootsen in teams op afstand, maar met ClickUp Whiteboards komt het wel heel dichtbij. Met Whiteboards kunnen deelnemers aan vergaderingen ideeën, processen of strategieën visualiseren - allemaal op een virtueel canvas. Dit is vooral handig voor brainstormsessies, waar visuele weergave creatief denken kan stimuleren en gedachten kan helpen ordenen.
Deelnemers kunnen tegelijkertijd bijdragen waardoor het Whiteboard een ruimte voor samenwerking wordt waar iedereen in realtime iets kan toevoegen, bewerken en becommentariëren. Dit bevordert het teamgevoel en zorgt voor actieve betrokkenheid van alle collega's.
Brainstorm, strategiseer of breng werkstromen in kaart met de visueel samenwerkende ClickUp Whiteboards
ClickUp helpt ook bij het beheren van de logistiek en content van de vergadering. U kunt gedetailleerde notulen van vergaderingen maken en de hulp van ClickUp AI om ze samen te vatten voor toekomstig gebruik.
ClickUp helpt u niet alleen bij het bijhouden van overzichtelijke samenvattingen van sleutelpunten van vergaderingen, maar laat u ook online vergaderingen vastleggen met Clip , de gratis schermrecorder van het platform. Herbekijk de opname om belangrijke segmenten te bekijken of deel ze met collega's die niet aanwezig waren. Dit is erg handig voor langlopende projecten waarbij je vaak beslissingen en discussies uit het verleden moet terughalen.
Zet uw ad-hoc vergadering in de juiste richting met ClickUp
Ad hoc vergaderingen zijn een tweesnijdend zwaard - ze bieden flexibiliteit en focus, maar kunnen de productiviteit van uw team ondermijnen als u niet oppast. Waarom verandert u deze uitdaging niet in een kans met ClickUp?
ClickUp verbetert de effectiviteit van tijdgevoelige vergaderingen door tools te bieden voor betere organisatie, samenwerking en opvolging, zodat deze spontane bijeenkomsten zo productief en impactvol mogelijk zijn.
Laat het potentieel van uw ad-hocvergaderingen niet onbenut. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp ! 🌟