Algemene vergaderingen zijn een slimme manier om snel informatie te delen met alle mensen en afdelingen in je bedrijf. Maar deze vergaderingen hebben veel deelnemers, wat betekent dat ze snel uit de hand kunnen lopen zonder een degelijk plan.
Of er nu vijf mensen aan de vergadering deelnemen of 500, je kunt het beste een plan opstellen om een zo productief mogelijke algemene vergadering te houden.
Gebruik deze stap-voor-stap gids om zinvolle en boeiende algemene vergaderingen voor je team te plannen, plus een aantal gratis sjablonen om je inspanningen te maximaliseren. Aan de slag! 🙌
Wat is een algemene vergadering?
Een algemene vergadering is een virtuele of persoonlijke bijeenkomst met alle medewerkers en leiders in je bedrijf. Van de C-suite tot de junior arbeidersbijen, deze vergadering omvat zowat iedereen in je bedrijf organigram. All-hands vergaderingen verschillen van gewone teamvergaderingen omdat er meerdere afdelingen en belanghebbenden bij betrokken zijn. Het grote aantal deelnemers is ook een groot verschil. In plaats van een paar deelnemers, stuur je tientallen mensen aan tijdens één vergadering.
Als de planner van de vergadering zul je meer de rol van moderator op je nemen:
- Alle relevante deelnemers uit te nodigen
- De agenda voor de vergadering opstellen
- De vergadering in beweging houden
Je bedrijf houdt misschien regelmatig algemene vergaderingen, zoals de town hall meetings van Google of houd ze wanneer dat nodig is als er iets groots of spannends gebeurt.
Vaker wel dan niet gebruiken bedrijven algemene vergaderingen om de bedrijfscultuur op te bouwen, spannend nieuws te delen of het hele bedrijf te verenigen. Het doel is niet alleen om informatie te delen, maar ook om je team enthousiast te maken. 🏋️
Hoe boeiende algemene vergaderingen plannen en leiden
Algemene vergaderingen zijn een magische kans voor transparantie en verbinding, maar de deelnemers zullen snel in verveling vervallen als de vergadering niet boeiend genoeg is. Volg deze stappen om een algemene vergadering te plannen die even leuk als informatief is. 🤩
1. Maak een communicatieplan voor het hele bedrijf
Controleer je communicatieplan voordat je iets doet. Dit gaat verder dan je communicatiedoelen voor één algemene vergadering. Een communicatieplan is je strategie voor het opbouwen van een ijzersterke bedrijfscultuur door middel van effectieve communicatie. Het klinkt misschien als een extra stap, maar het ontwerpen van een intern communicatieplan beperkt je focus en geeft je een aantal broodnodige aanwijzingen over hoe je met je team moet omgaan. ClickUp's sjabloon voor communicatieplan zal werknemers aanmoedigen om zich uit te spreken en belangrijke informatie te delen.
Gebruik de vele opmaaktools van ClickUp om planvisuals te maken en informatie snel te organiseren
Je communicatieplan moet het volgende bevatten doelstellingen en belangrijke resultaten (OKR's) . Werk terug vanuit deze doelen om meer doordachte bedrijfsbrede bijeenkomsten te ontwerpen.
Als het bijvoorbeeld je doel is om de betrokkenheid van werknemers vóór het vierde kwartaal met 10% te verbeteren, moet je een boeiende algemene vergadering plannen waar mensen niet alleen passief naar kijken.
Volg je doelen tot aan de meest essentiële KPI's en krijg automatisch gedetailleerde weergaven van je voortgang
In plaats van het presenteren van saaie, pratende hoofd-stijl alle-handen-vergaderingen, zou je team speurtochten, een ballon dropping, of een Zoom bezoek van een lama gekleed in domme hoeden kunnen opnemen. 🎈
Door eerst uw doelen te begrijpen, ontwerpt u bijeenkomsten die samenwerken met het communicatieplan van uw bedrijf in plaats van het tegen te werken.
2. Bepaal het formaat van de vergadering
Onthoud dat dit een ander soort bijeenkomst . All-hands vergaderingen zijn niet hetzelfde als één-op-één vergaderingen: er zijn veel mensen bij dit gesprek, dus je moet elke seconde optimaal benutten.
Voordat je iedereen uitnodigt voor het gesprek, moet je de vergadering zo inrichten dat de informatie gemakkelijk te consumeren is. Dat kan betekenen:
- Beginnen met ijsbrekers of leuke trivia met je teamleden om een positieve toon te zetten aan het begin van de vergadering
- Het delen van bedrijfsbrede updates in een gemeentehuis-stijl, waardoor uw leiderschapsteam snelle updates kan delen om iedereen op dezelfde golflengte te krijgen
- Inbouwen van "Ask Me Anything" (AMA) sessies met senior leiderschap en het woord geven aan medewerkers
- Vragen en antwoorden in realtime
Als je een hybride organisatie hebt, denk dan na over hoe je externe werknemers een zo gelijkwaardig mogelijke ervaring kunt geven om je bedrijfscultuur als inclusief bedrijf te verbeteren. Als deelnemers in persoon bijvoorbeeld leuke bedrijfsspullen krijgen, stuur deze dan van tevoren naar deelnemers op afstand zodat ze niet buitengesloten worden.
3. Verzamel input en zorg dat de leiding op één lijn zit
Pas uw enquête aan met ClickUp's sjabloon voor feedbackformulieren voor werknemers en gebruik deze Board-weergave voor eenvoudige drag-and-drop-functies
Het hele team neemt deel aan dit gesprek, dus het is altijd een goed idee om input van anderen te verzamelen voordat u een agenda opstelt. U denkt misschien dat het team zich wil richten op leuke dingen zoals werkjubilea of shout-outs, maar misschien willen ze in plaats daarvan een hartig gesprek met de CEO.
Neem de tijd om vragen te verzamelen voor vraag- en antwoordsessies of gemeentehuisvergaderingen, verzin out-of-the-box ijsbrekervragen en verzamel ideeën voor bijeenkomsten met alle medewerkers van je team.
In plaats van iedereen te vragen om te reageren op een e-mailbericht met ideeën voor vergaderingen, kun je ook een enquête opstellen en deze naar het hele bedrijf sturen. U kunt bijvoorbeeld ClickUp's Employee Feedback Formulier Sjabloon om ideeën bij te houden.
Niet elk idee zal een winnaar zijn, maar u zult zeker nieuwe, interessante ideeën vinden door met andere teams te spitballen - vooral wanneer u probeert bedrijfszaken te bespreken.
4. Maak een effectieve agenda
Hoe leuk all-hands vergaderingen ook kunnen zijn, ze hebben wel structuur nodig. Anders loop je het risico dat je van het onderwerp afdwaalt en kostbare bedrijfstijd besteedt aan minder belangrijke onderwerpen.
Dit is een kans om iedereen op de hoogte te brengen van de algemene prestaties van het bedrijf, dus stel een gerichte, boeiende agenda op. Afhankelijk van je bedrijf kun je het beste tijd uittrekken voor:
- Introductie van nieuwe medewerkers aan alle teamleden
- Opmerkingen van de CEO en updates over belangrijke projecten
- Korte updates van elke afdeling en hoe deze past in de missie van het bedrijf
- Erkenning van werknemers voor een gezonde bedrijfscultuur van teamwaardering
- Open Q&A voor teamleden om bedrijfsupdates te bespreken met de C-suite
Met ClickUp Docs kunnen rijke opmaak- en schuine streep-opdrachten efficiënter werken
Noteer in uw agenda hoeveel tijd u aan elke spreker of onderwerp wilt besteden. Als uw bedrijf berucht is om het overschrijden van de tijd (wat vrij gebruikelijk is), wijs dan iemand aan als tijdwaarnemer.
Zij houden de vergadering in beweging zodat er genoeg tijd is om elk onderwerp te behandelen. ⏳
Natuurlijk, als u altijd tijd tekort komt in uw algemene vergaderingen, moet u ofwel de vergadering verlengen of iets van de agenda schrappen voor de volgende keer.
5. Gebruik een sjabloon voor de agenda van een algemene vergadering
Verbeter de effectiviteit van vergaderingen door ze te plannen met ClickUp's sjabloon voor de agenda van een vergadering voor leidinggevenden
Weet je niet zeker wat je in je all-hands moet opnemen? vergaderagenda ? Wij hebben het voor je geregeld. Het is gemakkelijk om een effectieve agenda te maken met behulp van een sjabloon. ClickUp's sjabloon voor leiderschapsvergaderingen bevat secties voor:
- Prestaties benadrukken
- Beoordelen van statistieken
- Toekomstige mijlpalen bepalen
- Personeel updates
Het wordt zelfs geleverd met kant-en-klare opmaak en opvallende afbeeldingen. Op die manier ben je minder tijd kwijt aan het opmaken van documenten en kun je je energie richten op het belangrijkste van de vergadering.
6. Plan de algemene vergadering
Met de agenda in de hand is het tijd om iedereen uit te nodigen voor de vergadering.
Houd voor nationale of multinationale teams rekening met tijdzones voordat u een vergadering plant. Je werknemers in China willen waarschijnlijk niet om 23.00 uur gebeld worden, dus probeer een tijdstip te vinden dat voor de meerderheid van het bedrijf werkt.
Het plannen van een algemene vergadering is echter geen sinecure, dus als je hulp nodig hebt bij het plannen van het evenement en het delen van de agenda, gebruik dan ClickUp's vergadering sjabloon om dingen te versnellen.
Beheer eenvoudig de logistiek, tijd en planning voor uw volgende bedrijfsvergadering met ClickUp's All Hands Meeting Template
U hebt waarschijnlijk ook actiepunten voor, tijdens en na een algemene vergadering. Tools zoals ClickUp verbeteren het proces van de algemene vergadering van planning tot uitvoering.
Gebruik ClickUp Taken om uzelf eraan te herinneren om:
- Vergaderingen met het team te plannen
- To-dos toe te wijzen na de vergadering
- Follow-ups uit te voeren na de vergadering
Gebruik ClickUp om vergaderagenda's met slechts één klik om te zetten in uitvoerbare taken en om iedereen in uw organisatie te taggen voor een eenvoudigere samenwerking tussen afdelingen.
7. Gebruik AI om aantekeningen van alle hands vergaderingen samen te vatten
Genereer moeiteloos nauwkeurige vergadernotities met de AI-technologie van ClickUp ClickUp Brein is ingebouwd in ClickUp Docs zodat u snel notities kunt schrijven en na een vergadering kunt samenvatten. Met AI kunt u de productiviteit van vergaderingen verhogen op verschillende manieren verbeteren:
- Vergaderingsnotulen maken: In plaats van elk woord op te schrijven tijdens vergaderingen, laat de AI je helpen. ClickUpAI kan helpen bij het opstellen van duidelijke en gestructureerde notulen die de essentie van de discussie vastleggen en ervoor zorgen dat er niets belangrijks over het hoofd wordt gezien
- Vat de notities van de vergadering samen: Na een lange algemene vergadering kunt u pagina's vol aantekeningen overhouden. ClickUp Brain kan deze informatie samenvatten in beknopte samenvattingen in uw Docs, zodat u de belangrijkste punten gemakkelijker kunt doornemen en delen
8. Follow-up na de vergadering
Laat uw vergadering niet doodgaan na afloop. Opvolging is net zo belangrijk als het plannen van de vergadering. Dit sluit de lus en houdt uw team verantwoordelijk voor actiepunten.
Na je vergadering moet je misschien
- Notities en vaststellingen van de vergadering delen met het team
- Follow-up actiepunten toewijzen aan bepaalde afdelingen of teamleden
- Feedback vragen aan teamleiders over de vergadering
Stroomlijn interne verzoeken voor ontwerp- of IT-teams om de exacte informatie te verzamelen die nodig is in uw formulieren
Hoewel u waarschijnlijk hoopt op goede feedback over uw vergadering, is het belangrijk om te reageren op opbouwende kritiek. Dat is de enige manier om ervoor te zorgen dat uw toekomstige vergaderingen boeiender en effectiever zijn. 🏆
Beste werkwijzen voor het leiden van algemene vergaderingen
Wees transparant
Transparante communicatie is de sleutel tot het succes van een algemene vergadering. Werknemers waarderen eerlijkheid en openheid van hun leiders. Deel tijdens de vergadering bedrijfsupdates, nieuws, nieuwe initiatieven, uitdagingen en successen. Dit bevordert niet alleen een cultuur van vertrouwen, maar houdt ook alle leden op de hoogte en actief betrokken bij het bedrijf.
Feedback geven
Alle-mannen-vergaderingen zijn een uitstekende gelegenheid om teambrede feedback te geven. Erken en bejubel prestaties, benadruk vooruitgang en erken positief gebieden die verbetering behoeven. Dit helpt de motivatie van werknemers te behouden en bevordert een cultuur van voortdurend leren en groei.
Houd vraag-en-antwoordgesprekken of brandende gesprekken
Het opnemen van vraag-en-antwoordsessies of brandende gesprekken in uw algemene vergaderingen is een geweldige manier om betrokkenheid op te bouwen. Nodig vragen en discussies uit vanuit alle gelederen van de organisatie. Je leiderschapsteam kan vragen beantwoorden of deelnemen aan een informeel gesprek, waardoor een ontspannen, gemoedelijke sfeer ontstaat. Dit interactieve segment geeft werknemers een unieke kans om hun gedachten, verduidelijkingen en meningen te uiten.
Zorg voor beeldmateriaal
Visuals betrekken het publiek en maken informatie makkelijk te verteren. Diagrammen, grafieken, diavoorstellingen of video's ter ondersteuning van uw onderwerpen verbeteren de duidelijkheid en het begrip. Een visuele voorstelling kan complexe informatie sneller uitleggen terwijl het publiek gefocust en geïnteresseerd blijft.
Successen vieren
Gebruik de vergadering als een gelegenheid om successen te vieren, groot of klein. Het erkennen van individuele of teamprestaties verhoogt het moreel en de motivatie.
Deelname aanmoedigen
Moedig elk teamlid aan om actief deel te nemen aan de vergadering. Hoe meer ze betrokken zijn, hoe meer ze zich zullen inzetten.
Voordelen van een algemene vergadering voor je team
Het plannen van een algemene vergadering is geen kleinigheid. Je moet jongleren met meerdere agenda-uitnodigingen en vragen van een heleboel aanwezigen. De C-suite zal er ook zijn, dus geen druk. 👀
Het plannen van een vergadering met alle medewerkers vereist wat werk vooraf, maar al je harde werk zal lonen. Dit soort vergaderingen komt alles ten goede, van je bedrijfscultuur tot de kwaliteit van je projecten.
Bedrijfscultuur versterken
Effectieve algemene vergaderingen geven je team meer mogelijkheden om op een positieve manier met elkaar in contact te komen buiten hun normale werkverantwoordelijkheden om. Deze extra teamoverstijgende connecties bevorderen het gemeenschapsgevoel dat essentieel is voor het opbouwen van een cultuur. 🌻
In plaats van het boekhoudteam tegenover het marketingteam te zetten, bestaat iedereen gewoon onder dezelfde vlag van je bedrijf. Je kunt zelfs een paar teambuildingoefeningen doen om werknemers te helpen vrienden te worden met andere teams. Is dat niet leuk?
Bovendien worden nieuwe medewerkers tijdens alle vergaderingen wegwijs gemaakt in de manier waarop je dingen doet. Als je onlangs een handvol jonge werknemers hebt aangenomen, zijn algemene vergaderingen een snelle manier om nieuwe mensen in je bedrijfscultuur te introduceren.
Verhoog het teammoreel
Hoe vaak ziet u al uw collega's op één plek? Of u nu persoonlijk werkt of in een team op afstand, de hele bende samenkomen is waarschijnlijk een zeldzame gebeurtenis.
Iedereen bij elkaar geeft je de kans om op te scheppen over de prestaties van je werknemers, wat wonderen doet voor het teammoreel. Maak er een punt van om alle vergaderingen te vieren:
- Mijlpalen op het werk
- Verjaardagen
- Mensen die verder gaan dan hun neus lang is
Bedrijfsbrede erkenning en lofbetuigingen dragen in grote mate bij tot een hoger bedrijfsmoraal wanneer werknemers met hun teamleden samenkomen. Een recente enquête van Bonusly , een beloningsplatform voor werknemers, ontdekte dat bijna de helft van de respondenten een baan verliet waar ze zich niet gewaardeerd voelden. Zorg ervoor dat je de lof gelijkmatig verdeelt, zodat iedereen in het zonnetje wordt gezet. 🤩
Los grote problemen op
Ondanks alle inspanningen heeft uw bedrijf waarschijnlijk silo's tussen afdelingen. Maar u kent het gezegde: twee hoofden zijn beter dan één. Als de ene afdeling zich met een probleem bezighoudt, kan een andere afdeling het antwoord geven.
Regelmatige personeelsbijeenkomsten met de hele organisatie brengen mensen met elkaar in contact die normaal gesproken niet samenwerken. Marketing begrijpt misschien niet hoe de website moet doen wat zij willen, maar een snel gesprek met de mensen van IT kan het probleem binnen een paar seconden oplossen. ⚒️
Mensen samenbrengen is een goede zaak, vooral als ze allemaal verschillende ervaringen en talenten hebben. Organiseer, indien mogelijk, bijeenkomsten waarin mensen van verschillende afdelingen worden aangemoedigd om met elkaar te praten. Je weet nooit waar hun spontane gesprekken toe zullen leiden.
Gebruik Clickup's communicatiematrix rapportsjabloon om een uitgebreid overzicht te krijgen van welke teams met elkaar verbonden zijn en samenwerken, zodat u elke samenwerking kunt maximaliseren.
Houd teamleden op de hoogte van taken, verantwoordelijkheden, deadlines en meer met de ClickUp Communication Matrix Report Template
Inkoop project verkrijgen
Vergaderingen met alle deelnemers geven uw team een warm, behaaglijk gevoel, maar ze hebben ook een werkgerelateerd doel. Buy-in is een essentieel ingrediënt voor projectmanagement dus als je je team (en je baas) probeert te overtuigen van een nieuw initiatief, is dit het moment om de buy-in van elk teamlid te verdienen.
Als je hebt besloten om een gedurfde nieuwe richting in te slaan, dan zijn alle teamvergaderingen het moment om de redenen voor de verandering te delen, waarom het een goede zaak is en wat de werknemers in de toekomst mogen verwachten.
Het doel is om de angsten van je team weg te nemen en tegelijkertijd de afstemming op je bedrijfsdoelen te verbeteren tijdens effectieve town hall meetings. ✨
Ondersteun open communicatie en samenwerking
Niets gebeurt in een vacuüm in een bedrijf. U moet teamsamenwerking bevorderen niet alleen op uw afdeling, maar in het hele bedrijf. Open communicatie is de beste manier om vertrouwen op te bouwen en uw werknemers aan te moedigen zich meer open te stellen.
Gebruik ClickUp Whiteboards om taken toe te wijzen, gebruikers te labelen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
Gebruik dit als een kans om openhartig te delen:
- Zakelijke updates
- Team updates
- Bedrijfsnieuws
Als u open en eerlijk bent tegen uw mensen, zijn zij dat ook tegen u. In plaats van informatie op te sluiten in één afdeling of alleen tussen managers, wordt tijdens algemene vergaderingen informatie gedeeld met het hele bedrijf in een forum dat transparantie aanmoedigt.
Alle-hands vergadertips voor virtuele teams
Hoewel de basisprincipes van all hands meetings onveranderd blijven in een virtuele omgeving, vereist het houden van een virtuele all hands meeting wel enkele aanpassingen. Hier zijn enkele snelle tips om ervoor te zorgen dat je virtuele teams effectief betrokken zijn bij je all hands meeting:
- Kies de juisteSoftware voor conferentiegesprekken: Selecteer een betrouwbareplatform voor virtuele vergaderingen dat de grootte van uw team ondersteunt en goed integreert met andere tools die u gebruikt. Zorg ervoor dat het functies heeft zoals scherm delen, breakout-ruimtes en de mogelijkheid om de vergadering op te nemen voor degenen die niet live aanwezig kunnen zijn.
- Testruns vóór de vergadering: Voer een testrun uit met je IT-team om mogelijke technische problemen op te lossen. Door ervoor te zorgen dat audio- en visuele elementen vlekkeloos werken, blijft de vergadering gericht op de inhoud in plaats van op technische problemen.
- Betrek uw publiek: Virtuele vergaderingen kunnen snel een passieve ervaring worden voor de deelnemers. Integreer interactieve elementen zoals polls, vraag- en antwoordsessies en discussies in kleine groepen om uw team betrokken te houden. Overweeg het gebruik van betrokkenheidstools die integreren met uw vergaderplatform.
- Visuals en presentaties: Gebruik visuals en beknopte dia's om je punten duidelijker te maken en de aandacht van je publiek vast te houden. Een goed ontworpen presentatie kan de aandacht van het publiek aanzienlijk verbeterenvirtuele vergaderervaring.
- Een duidelijke agenda en timemanagement: Omdat virtuele vergaderingen de aandacht kunnen opeisen, moet u de agenda strak houden en tijd voorzien voor pauzes, vooral als de vergadering lang duurt. Deel de agenda van tevoren om deelnemers te helpen zich voor te bereiden.
- Moedig deelname aan: Maak duidelijk dat de inbreng van alle teamleden waardevol is. Moedig vragen en opmerkingen van het team aan om een tweerichtingsdialoog te bevorderen, zodat iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt.
- Follow Up: Deel na de vergadering een samenvatting van de discussie,actiepuntenen de opname met uw team. Dit versterkt niet alleen de inhoud, maar zorgt er ook voor dat iedereen op één lijn zit wat betreft de volgende stappen, vooral degenen die de vergadering niet live konden bijwonen.
Door je aanpak aan te passen aan het virtuele formaat, kun je de effectiviteit van je all-hands meetings behouden en je team verbonden, geïnformeerd en gemotiveerd houden, waar ze ook zijn.
Plan betere bedrijfsbrede vergaderingen in minder tijd
Algemene vergaderingen bieden een zeldzame kans voor iedereen om op dezelfde tijd en plaats samen te komen. Maar alleen al het aantal deelnemers maakt het planningsproces ontmoedigend.
Gelukkig kun je met de juiste aanpak een geweldige algemene vergadering plannen waar je team echt naar uitkijkt.
Iedereen kan een vergadering plannen en een hulpmiddel gebruiken om de notulen van vergaderingen bij te houden maar er is een echte professional nodig om een uitstekende algemene vergadering te plannen. Versnel het planningsproces en laat geen middel onbeproefd met het juiste systeem.
ClickUp biedt agendasjablonen voor alle vergaderingen, kant-en-klare workflows, taken en andere tools om uw werkdag te vereenvoudigen.
Betere vergaderingen zijn slechts een klik verwijderd. Meld u nu aan voor ClickUp -geen creditcard nodig!