重複タスクを自動識別するプロジェクト管理ソフトトップ3

ツール間でデータをコピーしたり、ステータス変更時に適切な所有者にタスクを割り振ったり、期限切れタスクのリマインダーを送ったり…そんな意味のない繰り返し作業に何時間も費やしたことはありませんか？

約60％の組織が、チームが手作業や反復プロセスに週5時間を費やしていると報告しています。これは年間で1.5ヶ月分に相当します！簡単に自動化できるこれらの反復タスクがもたらす負担を想像してみてください！

もしプロジェクト管理ソフトが、繰り返しのタスクを自動で発見し、さらに自動化までしてくれたら？ そんなのありえないと思う？

本ブログでは、重複するタスクを自動で特定し、貴重な時間を取り戻す3つのプロジェクト管理（PM）ツールをご紹介します。

一目で重複タスクを自動識別するプロジェクト管理ソフトウェア

重複タスクを自動識別するプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ際のポイントとは？

冗長な仕事を排除する最速の方法は、プロジェクト管理ソフトウェアに自動化を任せることです。自動化を可能にする機能は以下の通りです：

重複タスクを自動識別する最高のプロジェクト管理ソフトウェア

以下が当社が厳選した最高のプロジェクト管理ソフトウェアです。自動化技術で重複タスクを可視化し、手動更新を排除。チームが本質的な仕事に集中できる環境を実現します。

1. ClickUp（AIを活用したプロジェクト管理とコラボレーションに最適）

ほとんどのプロジェクト管理ソフトは、ユーザーが作成したタスクしか表示しません。製品チームの「顧客オンボーディングフロー再設計」タスクが、マーケティングチームのバックログにある「新規ユーザー体験の改善」タスクと本質的に同じものであることには気づきません。

ClickUpは世界初の統合型AIワークスペースとしてこの課題を解決します。AIが業務全体のパターンを把握できる環境で、あらゆる業務アプリ・データ・ワークフローを統合します。

タスク、プロジェクト、ドキュメント、チーム会話がすべて1つのプラットフォームに集約されるため、ClickUpのAIは以下を自動検知します：・複数人が類似課題に取り組んでいる場合・タスク説明が大きく重複している場合・新規依頼が既存仕事を重複している場合

ClickUpはワークスプロールを解消し、100%のコンテキストを提供します—つまりAIは個々のタスクだけでなく、チームやタイムラインを跨いだ相互関係を理解し、手遅れになるまで見過ごされがちな重複作業を捕捉します。

その機能を詳しく見ていきましょう。

ClickUpタスク優先度と依存関係で優先順位付けシステムを設定

優先順位付けの仕組みがなければ、何が重要で何がそうでないかを見極めるのは困難です。そうすると、価値の低いタスクがワークフローに紛れ込んでしまうのです。

ClickUpタスクなら、ドキュメント・コメント・サブタスク・依存関係など、全てのタスクが一元化されたワークスペースに集約されます。これにより、ツール間で仕事が分散するという最大の重複要因を解消します。

ClickUpの高度な検索・フィルタリング機能を使えば、キーワードやタグ、カスタムフィールドでタスクを素早く見つけられます。例えば「オンボーディング」を含む全タスクを検索したり、「緊急」といった特定のタグで絞り込んだりできます。

これにより、特に大規模プロジェクトや複数チームにまたがる仕事において、重複や繰り返しの仕事を簡単に見つけられます。

ClickUpの「タスク優先度と 依存関係」機能はさらに一歩進んでいます。全タスクを4段階のフラグ（緊急、高、通常、低）でマークすれば、全員がいつ何をすべきか把握できます。依存関係機能で、どのタスクが他のタスクを待っているかを追跡可能。リストビューやボードビューで優先度別にタスクを並べ替え、フィルタリング、グループ化。類似タスクや低価値タスクが瞬時に可視化され、雑然とした中で埋もれることはありません。

ClickUp AIなら、プロンプトに基づいて優先度を自動割り当て可能。最も影響力のある仕事を最優先に処理できます。

そして、ClickUpのAIカードがあります。

タスク・サブタスク・アーカイブ済みアイテム・時間範囲でカードをフィルタリング可能。これにより、ワークフローに存在すべきでないボトルネックや重複タスクを簡単に発見できます。

ClickUp Brainで文脈を認識したインサイトを入手

ClickUp Brainは、あなたの仕事の文脈を理解し、通常なら何時間もかけて掘り起こすような洞察を提示する、パーソナルAIアシスタントです。

ClickUp Brainはワークスペース内のタスクを分析し、類似したタイトル・説明・担当者を持つタスクを特定して重複の可能性をフラグ付けします。「これらのタスクは似ています。マージまたは更新をご検討ください」といった提案を表示します。

ClickUp Brainなら、以下が可能です：

それだけではありません。ClickUp Brainのエンタープライズ検索は、Google Drive、Notion、Slack、Gmailなど様々なプラットフォームを横断した情報検索を可能にするAI搭載ツールです。

統合検索機能により、接続した全アプリのドキュメント・タスク・チャットを一箇所で瞬時に検索可能。ツール間の切り替えは不要です。さらにリアルタイムインデックスにより、異なるリストやアプリに埋もれた最新データも確実に検索できます。

⭐ 特典： 作業開始前に重複作業を発見するAIをお探しですか？ClickUp Brain MAXは、タスク・プロジェクト・文書・会話などワークスペース全体を理解します。その仕組みは次の通りです：

• 積極的な重複タスク検出：デザイナーが「モバイルアプリナビゲーション再設計」のタスクを作成した際、別のチームが既に「アプリメニューUX改善」の進捗が進行中であれば、Brain MAXが重複を検知し関係者に通知します
• タスクタイトルを超えた検索：Brain MAXはタスクの説明文、コメント、添付ファイル、関連する会話まで横断的に検索し、表現が異なっていても重複の努力を見つけ出します
• チーム横断的な可視性：Brain MAXはワークスペース全体にアクセスするため、各部署の業務では決して発見できない部門横断的な重複作業を特定します
• 音声操作による重複チェック：新規タスク作成前に「この仕事は既に存在しますか？」とBrain MAXに音声で質問。例えば「第2四半期の営業資料作成中の人はいますか？」と発声するだけで即座に回答が得られます
• 複数のAIモデルが連携：Brain MAXはChatGPT、Claude、Geminiなど主要AIモデルをワークスペース内に統合。タスクごとに最適な機能を活用できます

ClickUp Automationsでカスタムルールを設定し、反復タスクを自動化

ClickUpの自動化機能では、ノーコードのカスタムルールを作成するか、事前構築済みテンプレートのライブラリから選択して、定期的なタスクを自動化できます。

既存タスクの条件（例：同一プロジェクト、類似タイトル、タグ）に合致する新規タスクが発生した際に通知する自動化を設定可能。これにより作成時点で重複を検知できます。

例えば、誰かが「ウェブサイトバナーの更新」というタスクを作成した際、類似タスクが既に存在する場合、ClickUpは自動的にあなたやタスク作成者に通知し、重複作業のリスクを軽減します。

さらに、ClickUpの一括操作ツールを使えば、タスクをまとめてマージ・更新・削除でき、ワークフローを効率化し、混乱を減らせます。

ワークフローの自動化方法の詳細については、こちらのビデオをご覧ください。

面倒なことはスーパーエージェントにお任せください

多くのAIツールはワークフローの外部に存在します。ClickUpエージェントはワークスペースの内部に常駐するため、提案だけでなく重複作業そのものを削減できます。

ClickUpエージェントは、仕事を割り当てられるAIチームメイトのように機能します。タスクにタグ付けするか自動化のトリガーで起動すれば、以下のような反復作業や重複作業を引き受けてくれます：

ClickUpの主な機能

ClickUpのデメリット

ClickUpのメリット

なぜ重複タスクの自動識別が優れているのか？

ClickUpはタスクの優先度、依存関係、そしてClickUp Brainの文脈認識型インサイトを分析することで、重複や二重作業を自動的に検出します。

ClickUpの料金プラン

ClickUpの評価とレビュー

実際のユーザーはClickUpについてどう評価しているのでしょうか？

TrustRadiusのレビューはこちら：

このツールは個人と職業の成長に非常に効果的です。これにより、出勤記録をつけ、時間追跡を行い、必要に応じて個々のタスクを分類できます。ToDoリスト内のタスクに優先度を設定でき、タスクに設定した期日をリマインダーで通知してくれます。

2. Motion（AIによるタスク優先順位付けとカレンダースケジュール管理に最適）

あなたのニーズや好みを学習するスケジューリングアシスタントを想像してみてください。そして、その要件をより適切に満たし始めるのです。それがMotion AIです。

このAIスケジューリングアプリ兼プロジェクト管理ツールは、1日のプラン立案、タスクのスケジュール設定、作業負荷の自動再配分を実行します。AIプロジェクトマネージャーが締切、作業量、優先度を継続的に分析し、効果的な日次計画を構築します。

プラン変更時に手動でタスクを再編成する必要はありません。Motionが自動的に仕事の再スケジュールと優先順位付けを行います。2つのタスクが重複したり不要になった場合、AIがそれらをフラグ付けし、削除またはマージを可能にします。

タスクを追加し、緊急度をマークするだけで、Motionが適切なタイミングを判断します。MotionのAIカレンダーはタスクとミーティングを統合し、単一のリアルタイムスケジュールに集約。優先度が変化すると自動的に時間ブロックを再調整するため、スケジュール調整のやり取りが大幅に削減されます。

Motionの主な機能

モーションコンズ

モーションプロフェッショナル

なぜ重複タスクの自動識別が優れているのか？

AIスケジューリングアプリ「Motion」は、タスク・ミーティング・定期的な仕事を横断的に分析し、常にあなたの負担を評価します。すべてのタスクが現実的な時間枠に収まるため、重複作業や低価値の仕事は無視できなくなります。

モーションの価格設定

モーションの評価とレビュー

実際のユーザーはMotionについてどう評価しているのでしょうか？

Capterraのレビューはこちら：

これまでモーションを本当に楽しんでいます。仕事でも家庭でも、タスクに集中し成果を上げるのに大いに役立っている貴重なツールです。

3. Notion AI（AI搭載ドキュメント作成に最適）

Notion AIは、タスク・ドキュメント・プロジェクト情報が共存する統合システムへとワークスペースを変革します。すべてが一箇所で整理されるため、重複タスクの発見を支援します。

Notion AIで重複作業を削減。メモ、電子メール、会話を実行可能なタスクに変換し、類似する既存アイテムもチェックします。オートフィル機能でステータス、優先度、所有者、次ステップなどのフィールドを自動入力。複数のタスクが類似している場合やコンテンツが重複している場合、Notionはデータベースを整理するためにそれらのマージや更新を提案します。

NotionのAI Q&Aはワークスペース内の検索エンジンのように機能します。質問するだけで（今週ブロックされているタスクは？）、関連するタスクやページを表示します。

Notion AIの主な機能

Notion AIのデメリット

Notion AIのメリット

なぜ重複タスクの自動識別が優れているのか？

プロジェクト・タスク・ドキュメント・メモを横断する十分なコンテキストをシステムが持つことで、重複タスクが可視化されます。Notion AIはワークスペース全体を検索し、関連アイテムや類似アイテムを抽出するため、重複の特定が容易になります。

Notion AIの価格

Notion AIの評価とレビュー

実際のユーザーはNotion AIについてどう評価しているのか？

Capterraのレビューはこちら：

チーム全体がNotionを活用するとき、その真価が発揮されます。共同編集機能によりチームでの文書編集が非常に容易になり、コミュニケーションとワークフローが改善されました。テンプレートとAIライティングアシスタントも、作業のスタートダッシュに非常に役立ちます。

その他の注目すべきメンション

これら3つ以外にも、日常業務のワークフローでタスクを自動化できるプロジェクト管理ツールをいくつかご紹介します：

1. monday.com

プロジェクト管理を視覚的に進めたいなら、Mondayが最適なPMツールです。自動化機能を活用すれば、タスクの自動割り当て、ステータスの自動更新、既存タスクと類似した新規タスク作成時の通知など、さまざまなアクションを自動実行できます。

ワークロードビューは重複する所有権を可視化します。複数の担当者が同じ目標に向けてタスクを作成している場合、プラットフォームはリソースの作業負荷を警告し、重複作業を明らかにします。ドキュメント→タスク変換機能も重複を防止します。アクション項目はタスクが表示される同じボードに保存されるためです。

2. Wrike

プロジェクト管理ソフトウェア「Wrike」はガントチャートを用いて依存関係を詳細に可視化します。2つのタスクが同一の成果物を予定している場合、または同じステップに依存している場合、チャートがその接続を強調表示します。

Wrikeはタスク依存関係、クリティカルパス分析、ダッシュボードを通じて重複や停滞したタスクを可視化し、プロジェクトの優先順位付けを支援します。リアルタイムの進捗予測により、Wrikeは自動的にタイムラインを再計算。このボードでは、1つのタスク変更がプロジェクトプランに与える影響を即座に確認できます。

自動タスク作成ルール付きリクエストフォームでは、プロジェクトや期限などのフィールドに基づき、新規リクエストを既存のものと照合できます。

3. Hive

AIを活用したプロジェクト実行をお望みなら、HiveのBuzz AIが支援します。Buzzは全プロジェクト・タスク・承認・メッセージの更新情報を単一フィードに集約。2人のチームメンバーが類似タスクを作成したり並行作業を開始した場合、両方の更新が並列表示されるため重複作業が可視化され、反復タスクの自動化が可能になります。

重複するタスクへの対処法（ヒント＋ベストプラクティス）

自動化が始まる前から、重複の仕事や繰り返しの雑務を減らす実践的な方法をご紹介します。

1. タスクごとに所有者を1人割り当てる

プロジェクト管理における一般的な課題の一つは、役割と責任の不明確さです。プロジェクトマネージャーとして、チームが迅速に動き、誰が何をしているのかという混乱に陥らないようにしたいものです。

✅ 解決策：タスクごとに所有者を1名割り当てます。RACIフレームワークを活用し、チームメンバーの仕事重複を防止しましょう。意思決定が複数のタスクにまたがる場合、RACIチャートはリソース管理において特に有効です。例えば、タスクXを実行する者、意見を述べる者、最終決定権を持つ者を明確に示します。

2. タスク管理ツールを活用する

タスクが電子メール、Slackメッセージ、スプレッドシート、個人メモに分散して管理されると、タスクリストは混乱します。

古いタスクは閉じた状態になり、時代遅れの仕事が宙ぶらりんになり、何がまだ有効か誰も把握できていません。散らかったバックログを掘り起こすより新規タスクを作成する方が楽なため、意図せず仕事が重複してしまうのです。その結果？チームはステータス確認や更新追跡に時間を浪費しています。

✅ 解決策：タスク管理ソフトウェアを活用しましょう。手作業でタスクを探す代わりに、このツールを使えば、未処理のアイテム、所有者がいないタスク、タイトルやキーワードに基づく重複タスクをフィルタリングできます。古いタスクの一括終了やアーカイブ、重複タスクのマージ、行き詰まったタスクの再割り当てを、わずか数分で完了できます。

3. ミーティングメモを単一のタスクリストに変換する

ミーティング後、こんな状況に遭遇したことはありませんか？ある人は「資料を準備する」と言い、別の人は「スライドを作成する」と書き、さらに別の人は「プレゼン概要」と記録する。

同じ成果物に対して、3人の異なる担当者が3つの異なるタスクを作成する。

✅ 解決策：ClickUpのAIノートテイカーでミーティングに参加しましょう。議論を文字起こしし、アクションアイテムを実際のタスクとして抽出。所有者や期日も自動設定します。

プロジェクト計画中に手動でメモを書き直したりタスクを作成したりする必要はありません。例えば「今週のクライアントミーティングで未完了のアクションアイテムは？」といった質問をClickUpに投げかけるだけで、全メモから即座に回答を抽出できます。

ミーティングメモ作成にAIを活用し、 重複タスクの発生を排除しプロセスを効率化する方法 をビデオでご覧ください。

ClickUpで重複作業を特定し、排除しましょう

タスクを進めることに時間を費やすより、実際に仕事を終わらせることに集中できる、手動でのプロジェクト管理という古い方法から解放されましょう。

ClickUpをプロジェクト管理ツールとして活用すれば、組み込みのAI、自動化機能、カスタマイズ可能なワークフロー自動化が得られます。

複数のプロジェクトを管理する場合でも、単一のプロジェクトを管理する場合でも、ClickUpはユースケースに合わせたカスタムワークフローの作成を支援します。リソース配分の調整、プロジェクト進捗の追跡、プロジェクト全体のパフォーマンス向上を実現する指令センターとなります。

ClickUpに無料で登録して、重複タスクを自動識別する仕組みを体感してください。