Gemini Tasks, noto anche come Gemini in Google Tasks, semplifica la creazione di promemoria.
È un modo veloce per trasformare i pensieri fugaci in cose da fare.
In questa guida ti mostreremo come configurare Gemini Tasks in modo efficace per le attività.
Scoprirai dove funziona meglio e come si integra nel lavoro quotidiano, dove la collaborazione e il contesto sono fondamentali.
Cosa sono le attività Gemini?
La combinazione Gemini + Google Tasks è la funzionalità basata sull'IA di Google Workspace per la gestione delle cose da fare. È integrata nell'assistente Gemini e utilizza l'elaborazione del linguaggio naturale, il che significa che è possibile creare attività semplicemente parlando o digitando in inglese semplice.
Consideralo come un assistente per la produttività che ascolta i tuoi comandi.
Quando chiedi a Gemini di creare un promemoria, questo si collega direttamente al tuo account Google Tasks. Questo flusso di lavoro integrato consente una sincronizzazione perfetta delle attività in Google Workspace, in modo che un elemento dell'elenco delle cose da fare creato con la tua voce appaia automaticamente nel tuo Google Calendar.
Il suo scopo principale è quello di facilitare la produttività personale di chiunque utilizzi già le app di Google.
📖 Per saperne di più: Le migliori app di promemoria per tenere sotto controllo le attività
Come effettuare la connessione di Google Tasks a Gemini
Hai sentito parlare dell'uso dell'IA per le attività, ma temi che configurarla sia troppo complicato.
Questo ostacolo spesso blocca le persone prima ancora che inizino. Il risultato? Si perdono la comodità che l'IA può offrire.
La connessione di Google Tasks a Gemini è sorprendentemente semplice ed evita questa frustrazione. L'integrazione consente a Gemini di leggere, creare e modificare gli elementi nell'elenco di Google Tasks.
Per la maggior parte delle persone che utilizzano Google per il project management, questa connessione è automatica. Tuttavia, i titolari di account personali potrebbero doverla abilitare nelle impostazioni.
Passaggio 1: accedi a Gemini
Per prima cosa, vai su gemini.google.com o apri l'app Gemini sul tuo telefono. Tutto quello che devi fare è accedere con il tuo account Google. Questo semplice passaggio di autenticazione collega automaticamente le funzioni di base.
Se utilizzi un account aziendale, potrebbe essere necessario che l'amministratore approvi prima le estensioni. Per la maggior parte degli utenti, questo passaggio richiede meno di un minuto.
Passaggio 2: collegare Google Workspace
Una volta effettuato l'accesso, trova il menu delle impostazioni e cerca le estensioni. Dovrai abilitare l'estensione Google Workspace per concedere a Gemini l'autorizzazione ad accedere alle tue altre app. Questa è la chiave che ti consente di usufruire di tutto il suo potenziale.
Ecco cosa permetti a Gemini di fare:
- Accesso a Google Tasks: consente di creare, leggere e modificare gli elenchi delle attività da fare.
- Sincronizzazione con Google Calendar: qualsiasi attività con una data di scadenza verrà visualizzata nel tuo calendario.
- Integrazione con Gmail: puoi creare attività direttamente dal contenuto delle tue email.
Se cambi idea, puoi disattivare queste autorizzazioni in qualsiasi momento nelle impostazioni del tuo account Google.
📮 ClickUp Insight: il 45% dei partecipanti al nostro sondaggio afferma di tenere aperte per settimane le schede relative alle ricerche di lavoro. Per un altro 23%, queste preziose schede includono thread di chat IA ricchi di contesto.
In sostanza, la stragrande maggioranza delle persone sta esternalizzando la memoria e il contesto a fragili schede del browser. Ripeti con noi: le schede non sono basi di conoscenza. 👀
ClickUp BrainGPT cambia le regole del gioco.
Questa super app basata sull'IA ti consente di effettuare ricerche nella tua area di lavoro, interagire con più modelli di IA e persino utilizzare comandi vocali per recuperare il contesto da un'unica interfaccia. Poiché MAX risiede nel tuo PC, non occupa spazio nelle schede e può salvare le conversazioni fino a quando non le elimini!
Come aggiungere attività e promemoria con Gemini
Se sei stanco di cliccare su menu infiniti solo per aggiungere un semplice elemento da fare, la creazione di elementi ti sembrerà un lavoro di routine, quindi la eviterai.
Il bello di Gemini è che sostituisce i noiosi clic con prompt conversazionali.
Basta pronunciare o digitare ciò che si desidera fare e l'assistente IA interpreterà la richiesta. Anche se questo sembra magico per i promemoria semplici, l'interpretazione dell'IA a volte può non essere accurata nel caso di richieste più complesse.
💡Suggerimento professionale: se stai cercando suggerimenti pronti all'uso per accelerare il tuo flusso di lavoro Gemini, dai un'occhiata al modello Gemini Prompts di ClickUp, che fornisce 600 suggerimenti IA Gemini per l'ambito aziendale e la produttività.
Aggiungi attività con dettagli specifici
Puoi aggiungere attività con date, orari e note semplicemente dicendo ciò che desideri. L'analisi del linguaggio naturale di Gemini comprende i dettagli e li inserisce per te. Questo funziona alla grande per attività semplici e personali che non richiedono molto contesto.
Prova alcuni di questi prompt per vedere come funzionano:
- "Aggiungi un'attività per chiamare il dentista domani alle 14:00".
- "Ricordami di inviare il rapporto trimestrale entro venerdì"
- "Crea un'attività per fare la spesa con una nota per acquistare latte e uova".
Sebbene questa funzione sia perfetta per i promemoria personali, scoprirai che per aggiungere il contesto di un progetto, assegnare attività a un collega o impostare dipendenze è necessario uno strumento diverso.
🌼 Lo sapevi? Oltre ai semplici promemoria, Gemini Agents ora può eseguire flussi di lavoro in più fasi tra le tue app, come cercare un viaggio e redigere automaticamente l'itinerario in un documento. A differenza dei chatbot standard, questi agenti possono navigare nei browser web in tempo reale e utilizzare "firme di pensiero" per rimanere in linea con i progetti complessi e a lungo termine. Essenzialmente agiscono come una forza lavoro proattiva, passando dal semplice rispondere alle domande al completamento autonomo del tuo elenco di cose da fare.
Aggiungi attività in base al contesto della conversazione
Ti è mai capitato di avere un'idea brillante durante una riunione, per poi dimenticarla pochi istanti dopo? Questo accade quando le tue idee sono scollegate dal tuo lavoro. Gemini cerca di risolvere questo problema consentendoti di creare attività direttamente dalle tue conversazioni in corso.
Se stai discutendo di un progetto, puoi semplicemente dire: "Aggiungi questo punto come attività". Questo è utile per registrare gli elementi da intraprendere durante una sessione di brainstorming.
📖 Per saperne di più: Come utilizzare Google Gemini: una guida per gli utenti di chatbot IA
Come visualizzare e aggiornare le tue attività Gemini
Puoi visualizzare le tue attività chiedendo direttamente a Gemini, aprendo l'app Google Tasks o controllando il tuo Google Calendar. Gemini ti leggerà l'elenco delle cose da fare su comando, ma non sostituisce una vera e propria dashboard di progetto.
Mostra le attività e i promemoria imminenti
Per avere un'idea del tuo programma, puoi porre a Gemini semplici domande. Il programma estrae le informazioni da Google Tasks e le presenta in un formato di conversazione.
Ecco alcuni promoti da provare:
- "Quali attività ho questa settimana?"
- "Mostrami i miei promemoria per oggi."
- "Cosa c'è nel mio elenco delle cose da fare?"
Si prega di notare che i risultati sono puramente testuali. Non otterrete una sequenza visiva, una bacheca Kanban o una matrice con l'elenco delle priorità per aiutarvi a organizzare il vostro lavoro.
📖 Per saperne di più: Gestione visiva delle attività: strumenti e strategie
Modifica o elimina attività esistenti
Proprio come crei le attività con la tua voce, puoi modificarle allo stesso modo. Puoi cambiare le date di scadenza, contrassegnare gli elementi come completati o rimuoverli completamente.
Ad esempio, puoi dire:
- "Cambia l'attività del mio appuntamento dal dentista a giovedì."
- "Elimina il promemoria della spesa."
- "Contrassegna l'attività relativa al rapporto trimestrale come completata."
Gemini ha bisogno di un contesto sufficiente per capire a quale attività ti riferisci. Se devi effettuare una modifica o riorganizzare più attività contemporaneamente, dovrai farlo manualmente nell'app Google Tasks. Gemini attualmente non offre supporto per le azioni collettive.
📖 Per saperne di più: Come utilizzare Gemini in Gmail per una gestione più intelligente delle email
Come automatizzare le attività con le azioni pianificate di Gemini
Creare manualmente ogni settimana le stesse attività ricorrenti è uno spreco di tempo e di lavoro richiesto.
Ad esempio, potresti avere un rapporto settimanale da presentare o un standup quotidiano da preparare, e dimenticare questi compiti ricorrenti può causare problemi. Apri Gemini (web o app).
✅ Fornisci un prompt di pianificazione. Devi essere specifico su cosa e quando.
- "Ogni mattina alle 8:00, riepilogo le mie email non lette e mostra i miei primi tre eventi del Calendario."
- "Ogni venerdì alle 16:00, chiedimi quali sono stati i miei successi settimanali e redigi una bozza di email con il resoconto dello stato da inviare al mio responsabile."
- "Ogni lunedì alle 9:00, dammi 5 idee per i post del blog per il mio progetto. "
✅ Conferma l'azione: Gemini mostrerà un riassunto della pianificazione. Potrai quindi effettuare delle modifiche o regolare la pianificazione secondo necessità.
✅ Gestisci azioni: puoi trovarle in Impostazioni > Azioni pianificate. Da lì, puoi metterle in pausa, effettuare una modifica o eliminarle.
Questo crea un falso senso di automazione. Manca ancora la possibilità di effettuare le connessioni tra le azioni dei vari strumenti. La vera automazione del flusso di lavoro prevede trigger, condizioni e azioni che fanno avanzare il lavoro.
| Promemoria ricorrenti | ✓ | ✓ |
| Azioni basate su trigger | ✗ | ✓ |
| Flussi di lavoro tra strumenti diversi | ✗ | ✓ |
| Logica condizionale | ✗ | ✓ |
| Assegnazioni di team | ✗ | ✓ |
Limiti di Gemini Activities: dove fallisce
Hai provato a utilizzare Gemini per un progetto di team e ora tutto è un po' disorganizzato.
Le attività sono sparse. Nessuno sa chi è responsabile di cosa e il tuo elenco di cose da fare è completamente scollegato dal tuo piano del progetto.
Questo caos è il risultato diretto dell'utilizzo di uno strumento di produttività personale per il lavoro collaborativo.
Gemini + Google Tasks è davvero utile per i promemoria personali. Tuttavia, non è progettato per gestire progetti con team, scadenze e parti interconnesse. Ecco i suoi limiti:
- Nessuna chiara organizzazione dei progetti: le attività sono solo un semplice elenco. Galleggiano nel vuoto, scollegate dai progetti più grandi, dalle attività cardine o dagli obiettivi che dovrebbero fornire supporto.
- Focus su un singolo utente: non è possibile gestire le attività, effettuare il monitoraggio dei progressi della collaborazione o gestire la collaborazione del team e i carichi di lavoro condivisi.
- Visibilità limitata: non è possibile avere una visione d'insieme. Non ci sono dashboard, report o viste di monitoraggio dei progressi che mostrano lo stato di avanzamento di un progetto.
- Perdita di contesto: l'IA non conserva la cronologia dei progetti né comprende le relazioni tra le diverse attività, creando un enorme sprawl di contesto che costa ai lavoratori 23 minuti per ogni interruzione per ritrovare la concentrazione.
- Nessuna dipendenza: non è possibile collegare attività che devono essere completate in un ordine specifico, rendendo impossibile creare flussi di lavoro affidabili.
📖 Per saperne di più: Come utilizzare Gemini nei Documenti Google per migliorare la scrittura
Perché ClickUp Brain batte Gemini Tasks per la produttività del team
Gli assistenti personali con IA sono ottimi per catturare le idee.
Tuttavia, la produttività del team spesso crolla in seguito, quando quelle idee devono essere trasformate in un lavoro di condivisione e coordinamento.
Le attività vengono create, ma il contesto risiede altrove. Le decisioni rimangono nelle note delle riunioni. I follow-up scompaiono nelle chat. I progetti rallentano non perché le persone dimenticano, ma perché il lavoro perde il suo tessuto connettivo.
È qui che entra in gioco uno spazio di lavoro AI convergente, come ClickUp, una piattaforma unica in cui coesistono progetti, documenti, conversazioni e analisi.
Grazie all'IA contestuale, come ClickUp Brain, integrata come livello di intelligenza che comprende il tuo lavoro, risolve efficacemente il problema della dispersione del lavoro, ovvero la frammentazione delle attività lavorative tra applicazioni SaaS che non comunicano tra loro.
Quando l'IA comprende l'intera area di lavoro, il lavoro rimane connesso
La produttività migliora quando l'IA comprende più di un singolo prompt o comando vocale. Deve sapere a quale progetto appartiene un'attività, quale documento la spiega, chi è il responsabile del lavoro e quali sono le dipendenze successive.
Nell'area di lavoro AI convergente di ClickUp, quel contesto esiste già. Attività, documenti, chat, calendari e obiettivi convivono in un unico sistema. ClickUp Brain opera su tutto questo, collegando il lavoro invece di frammentarlo.
Le riunioni si trasformano direttamente in elementi da intraprendere
Le riunioni sono il luogo in cui si crea il contesto e spesso anche quello in cui si perde. Si prendono note, ma gli elementi da intraprendere sono sparsi tra diversi strumenti. Uno strumento come Gemini richiede una configurazione aggiuntiva quando si cerca di collegare questo contesto alle proprie attività.
Con AI Notetaker di ClickUp, le riunioni vengono registrate automaticamente. Le decisioni, i follow-up e i punti chiave della discussione vengono registrati man mano che si verificano. ClickUp Brain converte poi queste note in attività e sottoattività strutturate, già collegate al progetto, al documento e alle persone giuste.
Il risultato è semplice. Meno pulizie manuali, titolarità chiara e follow-up più rapidi!
📖 Per saperne di più: Come migliorare la collaborazione sul posto di lavoro
Documenti, chat e attività che si rafforzano a vicenda
Il lavoro procede più velocemente quando conoscenza, conversazione ed esecuzione rimangono in connessione.
Come area di lavoro di ClickUp AI, ClickUp ti offre una suite completa di funzionalità. I documenti ClickUp non sono file statici. Sono collegati direttamente alle attività che supportano. ClickUp Chat mantiene le conversazioni ancorate al lavoro reale, senza disperderle in canali separati.
ClickUp Brain funziona su entrambi. È in grado di riassumere i documenti, estrarre le azioni da intraprendere, rispondere alle domande nella chat e trasformare le conversazioni in attività senza perdere il contesto. Invece di dover spiegare nuovamente il lavoro, i team continuano ad andare avanti.
Agenti IA che agiscono in base al contesto
Una volta strutturato il lavoro, le funzionalità/funzioni di IA e automazione di ClickUp entrano in azione per aiutare a ridurre lo sforzo manuale.
Con ClickUp Automazioni, le attività possono essere assegnate in base al ruolo o al carico di lavoro, consentendo un'allocazione più efficiente delle attività. I cambiamenti di stato possono triggerare i passaggi di consegne. Le scadenze possono notificare automaticamente le persone giuste.
Per flussi di lavoro più complessi, le attività possono essere delegate ai Super Agenti per il follow-up, la reportistica o l'esecuzione. Poiché gli agenti conoscono già l'area di lavoro, il tuo lavoro procede senza intoppi!
Una piattaforma, un unico livello di intelligenza
ClickUp fornisce anche l'accesso a diversi modelli di IA all'interno di Brain, consentendo ai team di scegliere l'intelligenza più adatta per attività quali la scrittura, la pianificazione, l'analisi o l'esecuzione.
Puoi anche fare una menzione di @brain ovunque, nelle attività, nei documenti, nei commenti o nella chat, e ottenere risposte basate sul contesto reale del progetto, sulle app integrate e persino sulle conoscenze web.
La differenza è evidente. L'IA semplice ti aiuta a ricordare le cose. L'IA contestuale aiuta i team a svolgere il proprio lavoro.
Grazie all'integrazione di attività, documenti, chat, automazione e ClickUp Brain, ClickUp diventa una piattaforma di lavoro completa basata sull'intelligenza artificiale in cui le idee non vengono solo raccolte, ma anche realizzate.
Qual è la differenza tra Gemini Tasks e un'app dedicata alla gestione delle attività come ClickUp?
La differenza fondamentale sta nei promemoria personali rispetto al project management di gruppo. Sebbene entrambi utilizzino l'intelligenza artificiale per creare attività, il loro scopo e le loro capacità sono completamente diversi.
| Creazione di attività tramite IA | ✓ | ✓ |
| Organizzazione dei progetti | ✗ | ✓ |
| Collaborazione in team | ✗ | ✓ |
| Dipendenze delle attività | ✗ | ✓ |
| Visualizzazioni multiple (Elenco, Bacheca, Calendario, diagramma di Gantt) | ✗ | ✓ |
| Campi personalizzati e flussi di lavoro | ✗ | ✓ |
| Documentazione correlata | ✗ | ✓ |
| Reportistica e dashboard | ✗ | ✓ |
| Automazione del flusso di lavoro | Limitato | ✓ |
📖 Ulteriori informazioni: Tecniche di IA: padroneggiare il machine learning, il deep learning e l'NLP
Ottieni di più con ClickUp!
Siamo chiari: Gemini Tasks è uno strumento fantastico per lo scopo per cui è stato progettato, ovvero registrare rapidamente promemoria personali e attività con la voce.
La sua interfaccia in linguaggio naturale è intuitiva e rappresenta un ottimo esempio di come l'IA possa semplificare la vita quotidiana. ✨
Ma quando si tratta di gestire il lavoro vero e proprio, gli assistenti personali basati sull'IA hanno un limite.
Ci si rende subito conto che la produttività richiede molto più di un semplice elenco di attività. Richiede attività collegate a progetti, team e obiettivi.
La ricerca su "come utilizzare Gemini Activities" spesso porta alla conclusione che è necessario uno strumento creato per la collaborazione, non solo per la conversazione.
L'approccio giusto dipende dalle tue esigenze. Per i team pronti a passare dagli elenchi personali di cose da fare a un mondo di gestione del lavoro connesso e basato sull'IA, ClickUp è pronto ad aiutarti.
Inizia gratis con ClickUp e prova la differenza di uno spazio di lavoro veramente integrato, dove l'IA comprende l'intero contesto del tuo progetto, non solo singole attività isolate.
Domande frequenti
Gemini Tasks si avvale di una sincronizzazione nativa con le app di Google Workspace, come Tasks e Calendario, ma non si integra direttamente con software di gestione delle attività di terze parti. Le tue attività rimarranno all'interno dell'ecosistema Google a meno che non le sposti manualmente.
I tuoi dati sono regolati dall'informativa sulla privacy di Google. Per gli utenti standard di Gemini, Google può utilizzare le conversazioni per migliorare i prodotti. Tuttavia, per gli utenti Workspace Enterprise/Business con il componente aggiuntivo Gemini, Google dichiara esplicitamente che i dati non vengono utilizzati per addestrare i propri modelli.
Sebbene Google Tasks consenta di creare "elenchi condivisi" (raccolti in un gruppo o uno spazio), la capacità di Gemini di interagire con tali elenchi condivisi è attualmente molto limitata rispetto agli elenchi personali. Non è in grado di "assegnare" un'attività a un collega tramite comando vocale.
Gemini Tasks viene utilizzato principalmente per creare promemoria personali e singole attività da fare tramite prompt in linguaggio naturale. Si effettua la sincronizzazione con Google Tasks e Calendario per fornire supporto alla produttività personale.
Gemini Tasks è utile per la produttività del team? Gemini Tasks non è progettato per la produttività del team. Manca di funzionalità essenziali come l'assegnazione delle attività, la visibilità condivisa dei progetti, le dipendenze e i flussi di lavoro collaborativi di cui i team hanno bisogno per lavorare in modo efficace.
I limiti principali sono la mancanza di funzionalità di collaborazione in team, l'assenza di una struttura di progetto, l'assenza di dipendenze tra le attività, l'automazione limitata e l'assenza di funzionalità di reportistica o dashboard.
Sì, ClickUp è in grado di gestire tutte le funzioni di Gemini Tasks, come la creazione di attività basata sull'IA, fornendo al contempo una suite completa di funzionalità di project management, collaborazione in team, automazione e reportistica. Questo lo rende adatto sia alla produttività personale che a quella di team.