L'hai già visto prima. Una persona si dà malata la mattina di un turno intenso, un'altra arriva di nuovo con 30 minuti di ritardo e ora ti ritrovi a dover correre ai ripari.
Senza una politica chiara in materia di presenze dei dipendenti, regna il caos. Le presenze irregolari possono diventare una routine e, prima che te ne accorga, le assenze dei dipendenti iniziano a minare il morale e la produttività del team.
Se desideri risolvere il problema senza dover controllare minuziosamente ogni timbratura, un modello strutturato di politica di presenza dei dipendenti può risparmiarti molti grattacapi.
Questo blog offre proprio questo: un modello pronto all'uso, conforme alla legge e pratico per aziende di qualsiasi dimensione. Entriamo subito nel vivo dell'argomento.
Cosa sono i modelli di politica di presenza dei dipendenti?
Un modello di politica di presenza dei dipendenti è un documento preformattato che ti aiuta a:
- Delinea le regole e le aspettative dell'azienda in materia di presenze e puntualità dei dipendenti.
- Include linee guida chiare sui turni programmati, la reportistica sulle assenze e le richieste di permessi.
- Spiega come gestire le assenze ingiustificate, l'assenteismo eccessivo e le violazioni delle regole di presenza.
- Definisci termini come assenze giustificate, abbandono del posto di lavoro, uscite anticipate e giorni consecutivi di assenza.
- Fai riferimento alla conformità con le leggi federali come il Family and Medical Leave Act (FMLA) e l'Americans with Disabilities Act (ADA) per aiutare i team delle risorse umane a rimanere allineati.
I modelli sono comunemente utilizzati per creare una documentazione coerente nei manuali dei dipendenti, nei manuali delle risorse umane e nelle politiche interne. Supportano inoltre il processo disciplinare progressivo, che include avvisi verbali, avvisi scritti e avvisi scritti finali.
🔍 Lo sapevate? Il Bureau of Labor Statistics ha riportato che il tasso di assenteismo nazionale nel 2024 sarà del 3,2%, in aumento rispetto al 3,1% del 2023. Le cause principali dell'assenteismo sono gli infortuni e le malattie.
Cosa rende efficace un modello di politica di presenza dei dipendenti
Un modello efficace di politica di presenza dei dipendenti è chiaro, specifico e conforme ai requisiti legali. Definisce le aspettative in materia di presenza regolare, delinea le modalità di reportistica per le assenze impreviste e stabilisce le regole per il rispetto dei turni programmati.
Gli elementi chiave di un buon modello di politica di presenza dei dipendenti includono:
- Definizioni di assenze giustificate e ingiustificate
- Regole relative agli orari dei turni e alle ore di lavoro programmate
- Reportistica sulle assenze e requisiti di preavviso
- Linee guida per richieste di permessi, servizio di giurato e festività religiose
- Procedura per la gestione di assenze per malattia eccessive, uscite anticipate e assenze impreviste
- Regole di monitoraggio tramite app di timbratura in entrata e in uscita o sistemi di monitoraggio delle presenze
- Passaggi di una politica disciplinare progressiva (ad es. avviso verbale, avviso scritto, avviso scritto finale)
- Politiche per dipendenti esenti e non esenti
- Riferimenti alle leggi federali, tra cui FMLA e ADA
- Nota sui requisiti relativi ai certificati medici e sulle soluzioni ragionevoli
- Flessibilità per modalità di lavoro alternative e sistemi di presenza a distanza
- Procedure chiare per affrontare i problemi di presenza caso per caso.
Modelli di politiche di presenza dei dipendenti che vale la pena salvare
Se vuoi evitare la fatica di compilare pagine bianche e passare direttamente all'implementazione, questi modelli già pronti per le politiche di presenza dei dipendenti sono un ottimo punto di partenza. Approfondiamo l'argomento:
1. Modello di politica aziendale ClickUp
Il modello di politica aziendale di ClickUp offre uno spazio centralizzato per scrivere, modificare e gestire le politiche. Puoi collegare risorse correlate, taggare i membri del team e conservare la tua politica di presenza, le regole sul tempo retribuito e le note di conformità FMLA in un unico posto.
Se stai cercando una soluzione ancora più integrata, ClickUp è quello che fa per te!
Per i team pronti al monitoraggio delle presenze senza l'uso di fogli di calcolo ingombranti, ClickUp Timesheets è una funzionalità eccezionale. Offre un modo integrato per gestire le infrazioni relative alle presenze dei dipendenti, i registri delle ore lavorative, le approvazioni e la reportistica, direttamente dalla piattaforma che già utilizzi per i progetti.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Redigi e archivia i documenti relativi alle politiche aziendali in un documento collaborativo.
- Tagga i responsabili delle risorse umane per revisioni e aggiornamenti rapidi ed efficaci.
- Ottieni il controllo completo delle versioni per modifiche trasparenti alle politiche aziendali.
🔑 Ideale per: team che desiderano una semplice area di lavoro per politiche, attività e aggiornamenti.
📑 Caso di studio: RevPartners ha ridotto i tempi di consegna dei servizi del 64% utilizzando i modelli di playbook di consegna ai clienti di ClickUp. Trasformando flussi di lavoro complessi e ripetitivi in modelli strutturati, hanno eliminato il caos dei passaggi manuali e delle comunicazioni frammentarie.
Le attività vengono ora assegnate automaticamente, le persone giuste vengono avvisate al momento giusto e i progressi vengono monitorati in tempo reale. Questo cambiamento ha ridotto il tempo dedicato all'organizzazione del lavoro e ha garantito che nulla venisse trascurato.
2. Modello ClickUp per manuali, politiche e procedure dei dipendenti
Il modello Manuale del dipendente, politiche e procedure è uno strumento completo per il flusso di lavoro progettato per organizzare e gestire politiche dettagliate relative ai dipendenti.
Se il tuo calendario condiviso tiene traccia delle ore di lavoro, questo modello di manuale per i dipendenti definisce le aspettative che ne stanno alla base. Ti aiuta a capire come vengono definiti i turni, come vengono gestiti i ritardi e cosa si intende per assenze giustificate.
Utilizzalo per integrare le politiche di presenza in un quadro più ampio, applicabile, chiaro, accessibile e adattabile.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Assegna ai membri del team l'attività di scrivere o revisionare i contenuti.
- Crea un ambiente di lavoro sicuro assicurandoti che i dipendenti conoscano tutte le politiche aziendali.
- Gestisci i manuali dei dipendenti, le politiche e le diverse procedure.
- Utilizza i tag di stato per effettuare il monitoraggio delle revisioni delle regole relative all'orario e alle presenze.
🔑 Ideale per: team delle risorse umane che redigono manuali completi per i dipendenti che vanno oltre la semplice presenza e includono politiche su ferie, buste paga e procedure.
🔍 Lo sapevi? Quasi la metà ( 47% ) di tutti gli straordinari viene utilizzata per coprire le assenze dei dipendenti. Questo non solo fa aumentare i costi del lavoro, ma logora anche il resto del team.
3. Modello di manuale per i dipendenti ClickUp
Il modello di manuale per i dipendenti di ClickUp è progettato per un inserimento rapido e una comunicazione interna fluida. I team delle risorse umane possono inserire le loro politiche, effettuare modifiche alle sezioni in tempo reale e apportare aggiornamenti rapidamente.
Il modello include sezioni predefinite, come Orario di lavoro e Linee guida per la comunicazione, per specificare le aspettative in materia di puntualità, lavoro da remoto e ferie.
Grazie all'indice integrato e agli strumenti di collaborazione in team, tutto è chiaro e facilmente accessibile. Per le aziende che desiderano coerenza e rapidità, questo documento svolge il proprio compito senza fronzoli.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Accedi e effettua la modifica delle regole di presenza nella sezione Orario di lavoro.
- Utilizza i commenti in tempo reale per risolvere rapidamente le questioni relative alle presenze.
- Aggiungi pagine nidificate per ferie, ritardi e dettagli sulla pianificazione.
🔑 Ideale per: responsabili delle risorse umane che desiderano trasformare i contenuti aridi dei manuali in documenti interattivi facili da gestire e per la condivisione.
Parlando delle funzioni di ClickUp, un utente afferma:
Utilizziamo ClickUp fondamentalmente come un elenco di cose da fare. È particolarmente utile per i processi in più passaggi che ripetiamo spesso e che coinvolgono più persone diverse. Creiamo un modello per quel processo, che ci aiuta a non tralasciare nulla e comunica facilmente (in modo automatico) tra le persone quando sono in grado di svolgere le loro attività.
Utilizziamo ClickUp fondamentalmente come un elenco di cose da fare. È particolarmente utile per i processi in più passaggi che ripetiamo spesso e che coinvolgono più persone diverse. Creiamo un modello per quel processo, che ci aiuta a non tralasciare nulla e comunica facilmente (in modo automatico) tra le persone quando sono in grado di svolgere le loro attività.
4. Modello avanzato di manuale per i dipendenti ClickUp
Il modello di manuale del dipendente (avanzato) di ClickUp va ben oltre la semplice documentazione delle politiche aziendali. È stato creato per i team delle risorse umane che necessitano di struttura e scalabilità.
Puoi assegnare attività, monitorare le scadenze e gestire l'intero processo di creazione del manuale come un progetto, con visualizzazioni personalizzabili come Elenco, Calendario e Gantt. Supporta anche la collaborazione in tempo reale e i flussi di lavoro automatizzati, il che significa meno microgestione e implementazioni più rapide.
Inoltre, ClickUp Docs ti consente di creare, collaborare e collegare documenti direttamente ai tuoi flussi di lavoro. Dalla stesura delle politiche alla modifica in tempo reale e al feedback in tempo reale, puoi trasformare documenti statici in piani attuabili. Assegna attività, aggiungi widget personalizzati, incorpora contenuti multimediali e conserva tutto in un unico posto centralizzato.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Evidenzia le sezioni e tagga i nuovi assunti nelle domande per risolvere rapidamente i dubbi.
- Imposta una vista Calendario o Gantt per gestire visivamente le tempistiche di implementazione degli aggiornamenti delle politiche di presenza e della relativa formazione.
- Rendi il manuale accattivante con GIF, grafici e altri elementi visivi.
🔑 Ideale per: team o organizzazioni in crescita con più reparti che necessitano di un manuale per i dipendenti coinvolgente e ben gestito, in grado di adattarsi alle loro esigenze.
5. Modello di manuale per i dipendenti ClickUp
Il modello di manuale per i dipendenti di ClickUp è progettato per le aziende che desiderano un documento coinvolgente, non un PDF statico che raccoglie polvere. Questo modello ti consente di creare un manuale che evolve insieme al tuo team. Combina una ricca formattazione, il monitoraggio delle attività e l'automazione in modo che le politiche rimangano aggiornate e tutti abbiano sempre accesso alla versione più recente.
Per fornire supporto a questo tipo di flessibilità, ClickUp integra potenti funzionalità/funzioni che trasformano il tuo manuale in una risorsa dinamica.
La gestione delle conoscenze basata sull'IA di ClickUp trasforma l'intero spazio di lavoro in un cervello ricercabile. Dalle politiche ai wiki, utilizza l'IA per fornire risposte immediate su tutti i documenti, le attività di ClickUp e i commenti, senza più bisogno di cercare. È possibile importare vecchi file, gestire la cronologia delle versioni e bloccare le autorizzazioni, rendendo la base di conoscenze interna più intelligente e facile da gestire.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Delinea le aspettative con sezioni organizzate e attività cardine.
- Tieni traccia degli aggiornamenti con stati personalizzati per mantenere organizzate e con visibilità le revisioni delle politiche di presenza.
- Assicurati che le politiche di presenza siano in linea con i requisiti legali e gli standard aziendali e aggiornale man mano che le leggi cambiano.
🔑 Ideale per: team HR e operativi che desiderano un manuale facilmente modificabile e integrato nel flusso di lavoro, che rifletta i processi attuali e si adatti ai cambiamenti organizzativi.
💡 Suggerimento professionale: utilizza tabelle orarie automatizzate con flussi di lavoro di approvazione per bloccare immediatamente le ore e evitare errori dell'ultimo minuto nel libro paga. In questo modo non dovrai più cercare i timbri mancanti o gestire fogli di calcolo disordinati.
6. Modello di manuale delle risorse umane ClickUp
Il modello di manuale delle risorse umane di ClickUp è progettato per i team che necessitano di una guida centralizzata e sempre accessibile che copra tutto, dalle ferie concesse alla condotta dei dipendenti.
È particolarmente utile per i reparti delle risorse umane che gestiscono una crescita rapida o più posizioni. A differenza dei manuali tradizionali, statici e spesso dimenticati, questo modello di politica delle risorse umane è integrato nel tuo flusso di lavoro.
Puoi organizzare i contenuti con tabelle, effettuare il monitoraggio delle modifiche e effettuare la condivisione immediata degli aggiornamenti con i dipendenti.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Delinea le politiche con sezioni pre-strutturate e formattazione dei documenti.
- Categorizza i contenuti con i campi personalizzati per una navigazione veloce.
- Assegna i titolari per sezioni specifiche del manuale
- Collabora con i team leader utilizzando commenti e attività condivise.
🔑 Ideale per: team delle risorse umane che creano o aggiornano manuali per migliorare la trasparenza a livello aziendale, ridurre le comunicazioni manuali e mantenere tutti allineati sulle politiche attuali.
📮 ClickUp Insight: il 12% dei lavoratori ritiene che il lavoro completamente da remoto sia l'ideale, mentre il 48% preferisce configurazioni ibride. Tuttavia, affinché la collaborazione possa prosperare in ambienti remoti o ibridi, sono necessari gli strumenti giusti. Come app completa per il lavoro, ClickUp elimina i silos. Mantieni le tue attività, i tuoi documenti, le tue chat e i tuoi progetti centralizzati e ricercabili all'interno di un unico spazio di lavoro, in modo che i team rimangano allineati, indipendentemente da dove lavorano!
💫 Risultati reali: STANLEY Security ha registrato un aumento dell'80% nella soddisfazione del lavoro di squadra grazie agli strumenti di collaborazione integrati di ClickUp.
7. Modello di promemoria sulle politiche ClickUp
Il modello di promemoria sulle politiche aziendali di ClickUp è progettato per i manager che hanno bisogno di implementare in modo rapido e chiaro le modifiche alle politiche interne.
Se la politica di presenza della tua azienda cambia spesso, questo modello fornisce un formato affidabile per emanare nuove regole in modo chiaro e rapido. È progettato per garantire chiarezza e struttura, riunendo in un unico posto le linee guida sui turni, le regole sulle assenze e le aspettative di presenza.
Puoi taggare le persone, impostare scadenze e effettuare il monitoraggio delle conferme direttamente all'interno del promemoria. A differenza dei tradizionali strumenti di calendario condiviso, questo formato funziona bene per documentare e applicare le decisioni relative alle politiche aziendali.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Crea promemoria uniformi con sezioni personalizzabili.
- Tagga direttamente gli stakeholder nelle bozze delle politiche per la revisione.
- Aggiungi i turni di lavoro o i moduli di ferie come allegati al promemoria.
- Utilizza i promemoria per dare seguito alle conferme di accettazione delle politiche aziendali.
🔑 Ideale per: team leader e responsabili delle risorse umane che devono comunicare aggiornamenti sulle politiche aziendali o nuove aspettative al personale senza creare confusione o dispersione di documentazione.
🔍 Lo sapevi? Le aziende statunitensi perdono 225,8 miliardi di dollari all'anno a causa dell'assenteismo dei dipendenti. Si tratta di 1.685 dollari per dipendente, dovuti principalmente ad assenze non pianificate, turni di lavoro improvvisati e perdita di produttività.
8. Modello di cultura aziendale ClickUp
Il modello di cultura aziendale di ClickUp è perfetto per i team che desiderano allinearsi su qualcosa di più delle semplici scadenze. Questo modello è uno spazio strutturato e modificabile in cui documentare i valori fondamentali, gli obiettivi e le aspettative del team della tua organizzazione.
Il modello ti offre un controllo in stile progetto sulle iniziative di costruzione della cultura aziendale, con campi personalizzati, documenti condivisi, lavagne online e modifiche in tempo reale. Che tu stia crescendo rapidamente o rivedendo le norme interne, questo modello conferisce alla tua strategia culturale una struttura concreta.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Documenta i valori, la missione e le aspettative dell'azienda.
- Assegna norme di team come la puntualità o la copertura dei turni come attività.
- Utilizza i campi personalizzati per effettuare il monitoraggio dell'adozione di comportamenti relativi alle presenze.
- Imposta promemoria di revisione per aggiornare le politiche in base al feedback o alle prestazioni.
🔑 Ideale per: team in crescita che desiderano definire l'identità aziendale in termini pratici e mantenere tutti, dalle risorse umane alla leadership, allineati su valori e aspettative condivisi.
9. Modello di richiesta di ferie ClickUp
Il modello di richiesta di ferie di ClickUp è progettato per eliminare le difficoltà nella gestione delle ferie. Niente più email sparse, approvazioni mancate o sorprese dell'ultimo minuto. Si tratta di un sistema completamente interattivo che consente ai dipendenti di richiedere ferie retribuite, effettuare il monitoraggio dello stato e ricevere notifiche.
La configurazione di questo modello di richiesta di ferie include stati personalizzati come Approvato, In revisione e Rifiutato. Fornisce campi per il monitoraggio delle date di inizio e fine, dei tipi di richiesta e persino delle firme digitali.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Invia e approva le richieste di ferie in un modulo strutturato.
- Invia automaticamente una notifica ai team leader quando viene inviata una richiesta.
- Visualizza tutte le richieste in sospeso, approvate e rifiutate in dashboard organizzate.
- Conserva un registro consultabile della cronologia delle assenze dei dipendenti.
🔑 Ideale per: team che necessitano di un sistema chiaro e basato sull'automazione per gestire le assenze dei dipendenti, garantire l'uniformità delle approvazioni e tenere sotto controllo i conflitti di programmazione.
10. Modello di lettera di giustificazione dell'assenza ClickUp
Il modello di lettera di giustificazione di ClickUp offre a dipendenti e manager un formato elegante e pronto all'uso per comunicare formalmente le assenze dei dipendenti. Che si tratti di un congedo per motivi di salute, di un'emergenza personale o di un incarico di giurato, questo documento garantisce chiarezza e conformità.
Il modello aiuta a standardizzare la reportistica sulle assenze. Ciò rende più facile per le risorse umane effettuare il monitoraggio e l'archiviazione della documentazione nel fascicolo del dipendente, garantendo la coerenza con la politica di presenza.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Compila rapidamente i dettagli delle assenze con un formato di documento guidato.
- Includi motivo, data ed eventuali documenti di supporto richiesti.
- Personalizza le lettere per la scuola, il lavoro o l'uso personale.
- Archivia le lettere inviate in una cartella ClickUp condivisa.
🔑 Ideale per: reparti risorse umane o team leader che desiderano formalizzare il processo di gestione delle assenze ed evitare una documentazione vaga o incoerente in caso di assenze ingiustificate.
💡 Suggerimento: crea una versione di riferimento rapido della lista di controllo per i manager che devono affrontare problemi di presenze. Le politiche sono ottime, ma nessuno vuole sfogliare 12 pagine durante il turno di lavoro. Crea una lista di controllo sintetica delle azioni chiave che i gestori del team possono utilizzare quando sorgono problemi di presenze.
11. Modello di piano di copertura fuori sede ClickUp
Il modello di piano di copertura fuori sede di ClickUp è la tua rete di sicurezza per quando i membri del team si assentano. Ti aiuta a delineare la delega delle attività, le sequenze e le responsabilità senza perdere slancio.
Grazie a visualizzazioni dedicate come il calendario delle assenze e il processo di approvazione preventiva, tutti sanno chi copre cosa e quando. Puoi effettuare il monitoraggio dei dettagli delle richieste, come il tipo di ferie, i giorni di ferie e le attività in sospeso da delegare, il tutto in un unico sistema semplificato.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Assegna le responsabilità ai membri del team di backup.
- Utilizza un calendario condiviso per mappare le tempistiche di copertura.
- Imposta promemoria e follow-up collegati a date chiave.
🔑 Ideale per: manager e team leader che desiderano garantire operazioni senza intoppi durante le assenze programmate, senza il solito trambusto dell'ultimo minuto o il rischio di lasciare incompiute alcune attività.
12. Modello di attività ClickUp per il piano di copertura fuori sede
Il modello di attività "Piano di copertura fuori sede" di ClickUp è perfetto per la pianificazione quotidiana dei turni e per garantire la continuità del lavoro sui progetti quando i membri del team sono assenti.
Questa versione a livello di attività è più dettagliata e consente di suddividere le responsabilità in base a risultati specifici, assegnare backup e effettuare il monitoraggio dello stato utilizzando dipendenze e tag di priorità.
Funziona bene per assenze brevi, permessi imprevisti o turni a rotazione in cui la copertura deve cambiare frequentemente.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Assegna dei titolari di backup alle attività chiave relative alle presenze.
- Utilizza la vista Calendario per pianificare i check-in e le scadenze.
- Automatizza i promemoria per le prossime date di assenza dall'ufficio.
🔍 Lo sapevi? La perdita media di produttività associata a un'assenza non pianificata è la più alta, pari al 36,6%, mentre la perdita media di produttività relativa a un'assenza pianificata è del 22,6%.
13. Modello di calendario PTO ClickUp
Il modello di calendario PTO di ClickUp semplifica il monitoraggio di chi è presente, chi è assente e quando. Progettato per i team delle risorse umane e i manager, questo modello offre diverse visualizzazioni, tra cui un database PTO, un modulo di richiesta e un calendario che mostra a colpo d'occhio le prossime assenze.
Grazie ai campi personalizzati per il motivo del congedo, l'approvatore e i giorni di ferie, avrai piena visibilità sulla disponibilità del team e sulle richieste di ferie senza dover effettuare un follow-up manuale.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Approva, rifiuta o esamina le richieste con aggiornamenti dello stato.
- Visualizza tutte le assenze dei dipendenti in un unico calendario condiviso.
- Raccogli i dettagli relativi alle ferie tramite un modulo di richiesta.
- Centralizza e gestisci i registri delle ferie e dei permessi per la revisione e la pianificazione del piano.
🔑 Ideale per: team delle risorse umane che gestiscono una forza lavoro ibrida o distribuita e necessitano di una soluzione chiara, tracciabile e condivisibile per gestire le ferie retribuite e le assenze impreviste.
📚 Leggi anche: Come creare una politica sulle ferie retribuite (con esempi)
14. Modello di calendario dei dipendenti ClickUp
Il modello di pianificazione del personale di ClickUp è pensato per i team che devono gestire turni, disponibilità e bilanciamento del carico di lavoro, il tutto senza il caos dei fogli di calcolo. Che tu gestisca personale a ore o team interfunzionali, questo modello ti aiuta a pianificare in modo più intelligente.
Include visualizzazioni dedicate come Programma settimanale, Capacità dei dipendenti e Bacheca dello stato, insieme a campi per il monitoraggio dei costi del lavoro, delle tariffe orarie e dei responsabili dei turni.
Sono inoltre disponibili funzionalità integrate di monitoraggio del tempo e automazione per evitare sovraccarichi di lavoro e facilitare la gestione dei turni programmati.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Pianifica i turni in base alla disponibilità e alla capacità dei dipendenti.
- Assegna attività legate a specifici blocchi di tempo o obiettivi settimanali.
- Effettua il monitoraggio dei costi del lavoro e dei problemi di pianificazione segnalati.
- Utilizza bacheche visive per rivedere e modificare gli orari a colpo d'occhio.
🔑 Ideale per: team leader e responsabili delle risorse umane che devono tenere sotto controllo la pianificazione dei turni, le ferie e la copertura delle attività quotidiane, soprattutto quando devono destreggiarsi tra più reparti o turni a rotazione.
🎐 Suggerimento bonus: crea procedure operative standard collegate per i casi limite. Invece di inserire ogni "cosa succederebbe se" nel documento principale, collega brevi procedure operative standard per casi complessi, come congedi medici prolungati, alloggi o richieste FMLA. In questo modo il documento principale rimane chiaro ma comunque completo.
15. Modello ClickUp per il congedo di maternità
Il modello di congedo di maternità di ClickUp elimina ogni incertezza nella preparazione di un periodo di assenza prolungato dal lavoro. Aiuta i membri del team in attesa di un bambino a organizzare le date chiave, delegare le responsabilità e comunicare i dettagli del congedo con il minimo stress. Così potrai goderti il tempo con il nuovo membro della tua famiglia senza doverti preoccupare delle contingenze lavorative!
Basato su una lavagna online e un sistema di attività, il modello supporta il monitoraggio delle attività cardine, le transizioni del carico di lavoro e la pianificazione del ritorno al lavoro.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Mappa le date chiave delle assenze e i piani di rientro
- Organizza liste di controllo per il piano pre-congedo e post-congedo.
- Tieni informati gli stakeholder con aggiornamenti in tempo reale.
🔑 Ideale per: team delle risorse umane e dipendenti in attesa che desiderano un modo strutturato e semplice per gestire il congedo di maternità senza interrompere le attività del team.
16. Modello di foglio presenze ClickUp
Il modello di foglio presenze di ClickUp è uno strumento semplice ma potente per registrare le presenze dei dipendenti. Sebbene sia stato creato per le presenze scolastiche, può essere facilmente personalizzato per segnalare le assenze ingiustificate e analizzare le tendenze nel tempo.
Include campi personalizzati come la lezione del giorno, il nome della classe e l'email, che puoi rinominare in "Nome del reparto, Team" e così via. Questo lo rende efficace sia per i programmi di formazione che per la registrazione delle presenze quotidiane dei dipendenti.
Che tu stia monitorando la partecipazione ai turni programmati o i ritardi, questo modello di foglio presenze ti offre una visibilità chiara e ricercabile di ciò che accade sul campo.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Registra le presenze con aggiornamenti di stato con un solo clic (Presente, Assente, In ritardo, Programmato)
- Raccogli i dettagli di contatto e le note relative agli incarichi per ogni singolo individuo.
- Visualizza i registri delle presenze tramite il Calendario o la vista Elenco.
- Individua i modelli di presenza e avvia eventuali trigger follow-up, se necessario.
🔑 Ideale per: team delle risorse umane, istruttori o team leader che desiderano un modo rapido e organizzato per effettuare il monitoraggio delle presenze, segnalare eventuali problemi e mantenere registrazioni accurate senza dover cambiare strumento.
💡 Suggerimento professionale: utilizza un software di turnazione con aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità e avvisi di conflitto per coprire i turni più rapidamente ed evitare sovrapposizioni nella programmazione, soprattutto durante i periodi di punta o in caso di carenza di personale.
17. Modello di politica sulle presenze greytHR
Il modello di politica sulle presenze di greytHR è un documento formale conforme alle norme HR. È perfetto per le organizzazioni che necessitano di chiarezza in materia di assenze dei dipendenti, turni programmati, perdita di retribuzione (LOP) e procedure disciplinari.
Disponibile come documento Word scaricabile, descrive le regole di monitoraggio delle presenze, le conseguenze dei ritardi e le assenze giustificate approvate nell'ambito di un sistema di sanzioni progressive. La politica include anche dettagli specifici sull'abbandono del posto di lavoro, il rispetto degli orari di timbratura e ciò che costituisce un'assenza ingiustificata.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Comunica le regole di presenza e le condizioni LOP
- Imposta soglie per ritardi e uscite anticipate.
- Applica un processo disciplinare progressivo legato alle infrazioni.
- Definisci come gestire FMLA, assenze non programmate e congedi per motivi medici.
🔑 Ideale per: professionisti delle risorse umane o responsabili operativi che necessitano di un modello di politica di presenza plug-and-play in linea con la legislazione locale e le procedure interne.
✨ Suggerimento bonus: aggiungi scenari reali ai tuoi documenti sulle politiche aziendali. Le regole astratte non vengono rispettate. Includi esempi come "Cosa si intende per assenza giustificata?" o "Cosa succede se qualcuno non si presenta al lavoro per due turni consecutivi?" per rendere le aspettative più chiare e facili da applicare.
18. Modello di politica sulla presenza dei dipendenti Workable
Il modello di politica di presenza dei dipendenti di Workable è un documento completo progettato per gestire ritardi, assenteismo, abbandono del posto di lavoro e provvedimenti disciplinari progressivi.
Mentre i calendari condivisi possono mostrare chi lavora e quando, questo modello spiega perché e come, ad esempio come effettuare la reportistica per le assenze, cosa si intende per ritardo e quando l'assenza dal lavoro diventa un problema.
Se la tua organizzazione si affida a strumenti di pianificazione, questa politica aggiunge struttura dietro le quinte, consentendo una gestione coerente delle presenze.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Definisci chiaramente termini come assenteismo, ritardi e presenteismo.
- Imposta protocolli per la reportistica sulle assenze e per richiedere permessi retribuiti.
- Stabilisci le conseguenze per l'assenteismo cronico o le assenze ingiustificate.
- Fornisci ai manager gli strumenti necessari per gestire in modo costruttivo i problemi relativi alle presenze.
🔑 Ideale per: team delle risorse umane o titolari che desiderano un modello di politica di presenza dei dipendenti completo e incentrato sulle persone che rafforzi la responsabilità.
💡 Suggerimento professionale: utilizza modelli con controllo delle versioni e cronologia delle approvazioni. Le modifiche alle politiche aziendali sono una realtà: tieni traccia di chi ha modificato cosa e quando. Utilizza ClickUp Docs per la cronologia delle versioni e i controlli di accesso, in modo che il reparto risorse umane lavori sempre con l'ultima versione.
19. Modello di politica di presenza dei dipendenti di Forbes.com
Questo modello di politica sulle presenze di Forbes è progettato per i team delle risorse umane che necessitano di un quadro pronto all'uso con regole chiare in materia di assenze, ritardi e azioni disciplinari. Descrive le aspettative di base, dall'orario di lavoro e dai periodi di tolleranza ai motivi che determinano l'abbandono del posto di lavoro e ai requisiti per il certificato medico.
La struttura è plug-and-play, rendendola ideale per la personalizzazione tramite l'inserimento di valori per minuti di tolleranza, scadenze di notifica e soglie disciplinari. Include anche un modulo di riconoscimento dei dipendenti integrato per documentare formalmente la conformità.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Definisci regole chiare per le assenze giustificate e ingiustificate.
- Personalizza le soglie per licenziamenti, avvisi e riunioni disciplinari.
- Definisci protocolli strutturati per le assenze per malattia, le ferie e le uscite anticipate.
- Includi una dichiarazione firmata per garantire l'accordo dei dipendenti sui termini di presenza.
🔑 Ideale per: piccole e medie imprese di dimensioni moderate che desiderano un sistema di monitoraggio delle presenze semplice, con la possibilità di aggiungere le proprie specifiche e implementarlo immediatamente in tutti i team.
📚 Leggi anche: Che cos'è un orario di lavoro 9/80 e come funziona?
20. Modello di politica sulle presenze AIHR
Il modello di politica sulle presenze di AIHR garantisce chiarezza, responsabilità e una base giuridicamente consapevole per la gestione delle presenze nella tua azienda. È stato creato per i team delle risorse umane che desiderano andare oltre regole vaghe e costruire una politica scalabile e applicabile.
Il modello include considerazioni legali, metodi di monitoraggio del tempo, percorsi disciplinari e persino analisi predittive della forza lavoro per aiutare a identificare le tendenze di assenteismo. Offre inoltre supporto per il benessere dei dipendenti integrando l'accesso alla consulenza e strutture di risposta flessibili.
⭐ Perché ti piacerà questo modello:
- Monitora le presenze tramite sistemi elettronici, orologi marcatempo o app mobili.
- Implementa passaggi disciplinari graduali, inclusi PIP e trigger di licenziamento.
- Conserva i registri riservati gestiti dalle risorse umane con accesso a livello di supervisore.
- Integra la conformità FMLA e ADA con percorsi di supporto documentati.
🔑 Ideale per: responsabili delle risorse umane che necessitano di un quadro di riferimento formalizzato e conforme alle normative in materia di presenze, ma che garantisca anche flessibilità.
Crea, monitora e applica la tua politica di presenza con ClickUp
Creare una solida politica di presenza dei dipendenti non solo ti evita le assenze ingiustificate, ma definisce chiaramente i toni in materia di responsabilità, coerenza e collaborazione di squadra.
Che tu gestisca un piccolo team o più reparti, avere il modello giusto può rendere l'implementazione delle tue politiche rapida e senza stress.
Con questi 20 modelli di politiche di presenza già pronti, puoi definire le aspettative, semplificare le approvazioni e mantenere la conformità senza partire da zero.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp per accedere ai modelli, effettuare l'automazione del monitoraggio delle presenze e trasformare le tue politiche in flussi di lavoro reali e tracciabili.