Ignorare i problemi di rendimento dei dipendenti può ostacolare la produttività, il morale del team e l'esito positivo dell'azienda.
Una scadenza non rispettata qui, un dipendente demotivato lì, tutto si somma e può portare a un aumento del turnover, a una perdita di entrate e a una crescita stagnante.
È meglio utilizzare piani di miglioramento delle prestazioni (PIP) strutturati per affrontare tempestivamente le preoccupazioni, impostare aspettative chiare e dare ai dipendenti una giusta possibilità di migliorare.
Abbiamo elencato 10 esempi pratici di PIP per aiutarti ad affrontare i problemi di scarso rendimento, impostare obiettivi misurabili e guidare un miglioramento significativo.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Un piano di miglioramento delle prestazioni è un approccio strutturato per aiutare i dipendenti a migliorare in aree chiave prima di intraprendere azioni formali.
- Abbiamo delineato 10 esempi reali di PIP che riguardano problemi quali scadenze non rispettate, bassa produttività, scarsa collaborazione e violazioni delle politiche.
- Un PIP di successo dovrebbe identificare la causa principale, impostare obiettivi chiari e misurabili e fornire supporto e responsabilità continui.
- È possibile evitare del tutto i PIP con una gestione proattiva, aspettative chiare e feedback costruttivi.
- ClickUp aiuta a semplificare il monitoraggio delle prestazioni, l'impostazione degli obiettivi e la responsabilità del team, assicurando che i dipendenti rimangano in carreggiata prima che i problemi di rendimento si aggravino.
Che cos'è un piano di miglioramento delle prestazioni?
Un piano di miglioramento delle prestazioni è un quadro strutturato preparato dai manager e dai responsabili delle risorse umane per aiutare i dipendenti ad affrontare i problemi di rendimento. Include passaggi attuabili per il miglioramento degli standard di rendimento, una sequenza per lo stato di avanzamento, attività cardine per il miglioramento e controlli regolari con obiettivi chiari e misurabili.
Contrariamente a quanto si crede, un PIP non è uno strumento per allontanare i dipendenti dall'azienda, ma una risorsa per guidarne il miglioramento.
Ecco un esempio di piano di miglioramento delle prestazioni:
Perché creare un piano di miglioramento delle prestazioni?
Quando i problemi di rendimento non vengono affrontati per troppo tempo, possono creare problemi ai team e ridurre la produttività. Invece di aspettare che i problemi si aggravino, un piano di miglioramento delle prestazioni fornisce un approccio strutturato e proattivo. Consente ai manager di stabilire chiari percorsi di miglioramento mantenendo al contempo il coinvolgimento dei dipendenti.
Un PIP aiuta a:
- 🔍 Identificare le cause alla radice: Individuare i fattori che ostacolano le prestazioni invece di affrontare solo i sintomi
- ✅ Creare responsabilità: definire passaggi di azione in modo che i dipendenti assumano la titolarità della propria crescita
- 📊 Ridurre i pregiudizi nelle decisioni: Fornire uno stato documentato piuttosto che affidarsi a opinioni soggettive
- 😊 Migliorare il morale del team: Aiuta i dipendenti in difficoltà ad avere successo e previene il risentimento da parte di quelli più performanti
- 🎯 Rafforzare il coaching: incoraggia i manager a guidare i dipendenti invece di limitarsi a esaminare i risultati
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10 esempi di piani di miglioramento delle prestazioni per risolvere i problemi dei dipendenti
Alcuni problemi di rendimento richiedono un coaching, mentre altri necessitano di piani di miglioramento strutturati. Di seguito sono riportati 10 esempi reali di gestione delle prestazioni per aiutare ad affrontare le sfide comuni dei dipendenti con passaggi chiari e obiettivi misurabili.
Ogni esempio include:
- *scenario/contesto: Qual è il problema di rendimento?
- Possibili cause: Da cosa nasce questo problema?
- Passaggi e sequenza: Come risolvere il problema, entro quando e come monitorare lo stato
Esempio n. 1: Scadenze costantemente non rispettate
⛳ Scenario
Un dipendente consegna ripetutamente il lavoro in ritardo, causando ritardi e influenzando la produttività del team. Il problema persiste da tre mesi e oltre il 60% delle attività di inserimento dati assegnate e altri elementi di azione sono in sospeso da più di un mese. Ciò ha portato a progetti bloccati, scarsa qualità e carico di lavoro aggiuntivo per gli altri membri del team.
😦 Possibili cause
- Definizione delle priorità poco chiara: il dipendente non riesce a identificare quali attività siano più urgenti, ritardando così scadenze critiche.
- sottovalutare la durata dell'attività: * Si presume di avere più tempo di quello che in realtà si ha
- Mancanza di un monitoraggio strutturato dello stato: Le attività si accumulano senza una revisione regolare
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Imposta priorità e scadenze delle attività chiare (giorni 1-3)
- *soluzione: organizzare una riunione individuale per esaminare tutte le scadenze in sospeso e imminenti. Assegnare a ciascuna attività un livello di priorità utilizzando la matrice di Eisenhower per chiarire cosa deve essere fatto per primo
- Aspettativa: Il dipendente completerà almeno l'80% delle attività ad alta priorità in tempo entro i primi 30 giorni.
2. Monitoraggio del tempo stimato e di quello effettivo di completamento delle attività (settimana 1-2)
- *soluzione: chiedere al dipendente di registrare il tempo stimato e quello effettivo impiegato per svolgere le attività per due settimane. Identificare gli schemi in cui sottovalutano il tempo necessario e adeguare di conseguenza le strategie di pianificazione
- Aspettativa: Entro la fine della seconda settimana, il dipendente dovrebbe completare le attività entro il 10% della durata stimata per migliorare la precisione
3. Introdurre controlli settimanali e scadenze anticipate (settimana 2-4)
- *soluzione: implementare scadenze interne a rotazione: ogni scadenza importante sarà sottoposta a un controllo interno 48 ore prima dell'invio
- Aspettativa: il numero di scadenze non rispettate dovrebbe diminuire almeno del 50% entro il primo mese
Esempio n. 2: Problemi di qualità persistenti
⛳ Scenario
Un dipendente consegna costantemente un lavoro con errori, incongruenze o dettagli mancanti, il che comporta rilavorazioni e ritardi nel progetto. Negli ultimi tre mesi, il tasso di errore ha superato il 30%, richiedendo frequenti correzioni da parte dei manager e dei membri del team.
😦 Possibili cause
- Mancanza di attenzione ai dettagli: Il dipendente sbriga le attività in fretta senza rivedere il proprio lavoro
- Standard di qualità poco chiari: le aspettative in termini di accuratezza e coerenza non sono ben definite
- *processo di revisione inefficace: non esiste un modo strutturato per rilevare e correggere gli errori prima dell'invio
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Stabilire liste di controllo della qualità (giorni 1-5)
- *soluzione: definire standard di qualità non negoziabili e creare una lista di controllo specifica per l'attività che il dipendente deve seguire prima di consegnare il lavoro
- *aspettativa: i tassi di errore dovrebbero diminuire del 20% entro i primi 30 giorni, man mano che i dipendenti sviluppano l'abitudine all'autovalutazione
2. Implementare sessioni di revisione tra pari (settimana 1-4)
- *soluzione: assegnare un collega come mentore o revisore della qualità per controllare il lavoro del dipendente prima dell'invio finale. Ruotare i revisori per garantire prospettive diverse
- *aspettativa: entro la quarta settimana, il dipendente dovrebbe correggere almeno il 70% degli errori prima che il lavoro raggiunga i manager
3. Monitoraggio e riduzione degli errori nell'arco di 60 giorni
- *soluzione: impostare un ciclo di feedback strutturato con controlli bisettimanali per discutere lo stato, individuare i problemi ricorrenti e rafforzare le tecniche di precisione
- Aspettativa: il tasso di errore del dipendente dovrebbe diminuire del 50% entro 60 giorni. Se gli errori persistono, rivalutare la formazione o l'adeguatezza del ruolo
💡 Suggerimento: Utilizza il modello di lista di controllo della qualità di ClickUp per delineare i passaggi del controllo qualità e definire chiari punti di controllo. Questo standardizzerà i controlli di qualità, assegnerà la responsabilità per la risoluzione degli errori e garantirà che ogni risultato finale soddisfi le aspettative prima dell'invio.
Esempio n. 3: Mancanza di collaborazione nei progetti del team
⛳ Scenario
Un dipendente fatica a lavorare efficacemente all'interno di un team, il che porta a mancate consegne, cattiva comunicazione e crescente tensione tra i colleghi. Le attività che richiedono un contributo interfunzionale sono spesso ritardate e i compagni di squadra si sentono frustrati nel dover compensare la mancanza di coordinamento.
😦 Possibili cause
- Scarse capacità comunicative: il dipendente non condivide in modo efficace aggiornamenti o preoccupazioni
- *riluttanza alla condivisione delle responsabilità: preferiscono lavorare da soli o esitano a delegare
- *ruoli e aspettative poco chiari: non comprendono appieno cosa sia necessario per un passaggio di consegne senza intoppi
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Stabilire liste di controllo della qualità (giorni 1-5)
- *soluzione: definire standard di qualità non negoziabili e creare una lista di controllo specifica per l'attività che il dipendente deve seguire prima di consegnare il lavoro
- *aspettativa: i tassi di errore dovrebbero diminuire del 20% entro i primi 30 giorni, man mano che i dipendenti sviluppano l'abitudine all'autovalutazione
2. Implementare sessioni di revisione tra pari (settimana 1-4)
- *soluzione: assegnare un collega come mentore o revisore della qualità per controllare il lavoro del dipendente prima dell'invio finale. Ruotare i revisori per garantire prospettive diverse
- Aspettativa: Entro la quarta settimana, il dipendente dovrebbe correggere almeno il 70% degli errori prima che il lavoro raggiunga i manager
3. Monitoraggio e riduzione degli errori nell'arco di 60 giorni
- *soluzione: impostare un ciclo di feedback strutturato con controlli bisettimanali per discutere lo stato, individuare i problemi ricorrenti e rafforzare le tecniche di precisione
- Aspettativa: il tasso di errore del dipendente dovrebbe diminuire del 50% entro 60 giorni. Se gli errori persistono, rivalutare la formazione o l'adeguatezza del ruolo
Esempio n. 4: problemi di assenteismo o puntualità
⛳ Scenario
Un dipendente arriva spesso in ritardo o manca al lavoro senza preavviso, interrompendo i programmi del team e ritardando le attività. Nell'ultimo mese, il suo registro delle presenze mostra orari di lavoro incostanti, il che solleva preoccupazioni sull'affidabilità e sulla distribuzione del carico di lavoro.
😦 Possibili cause
- *problemi personali: le difficoltà al di fuori del lavoro influiscono sulla loro disponibilità
- Mancanza di motivazione: Non vedono l'impatto della puntualità sul team
- Pessima programmazione: una gestione inefficiente del tempo causa ritardi nell'inizio della giornata lavorativa
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Conduci una riunione individuale (settimana 1)
- *soluzione: sedersi con il dipendente per discutere i modelli di presenza e scoprire eventuali ostacoli personali o professionali. Utilizzare questa riunione per impostare aspettative chiare e concordare un piano di miglioramento strutturato
- Aspettativa: Entro la fine della prima settimana, il dipendente dovrebbe avere una chiara comprensione dei requisiti di presenza e delle azioni correttive
2. Richiedere registrazioni giornaliere del tempo (settimana 2-4)
- *soluzione: chiedere al dipendente di registrare quotidianamente l'orario di arrivo e di pausa per quattro settimane. Incoraggiare un monitoraggio strutturato e rivedere lo stato dei lavori utilizzando modelli di miglioramento dei processi può fornire un modo più sistematico per monitorare gli aggiustamenti e garantire miglioramenti duraturi
- Aspettativa: Entro la quarta settimana, i modelli dovrebbero mostrare una riduzione di almeno il 50% degli arrivi in ritardo
3. Utilizzare promemoria per la pianificazione e controlli sulla responsabilità del team (in corso)
- *soluzione: impostare promemoria automatici prima dell'orario di inizio del dipendente e introdurre check-in basati sul team per rafforzare la responsabilità. Incoraggiarli a comunicare in modo proattivo se prevedono ritardi
- Aspettativa: Il dipendente dovrebbe dimostrare un costante miglioramento della presenza entro 30 giorni e comunicare in anticipo eventuali assenze inevitabili
📖 Per saperne di più: Modelli di piano di miglioramento delle prestazioni (PIP)
Esempio n. 5: Scarsa comunicazione con i client
⛳ Scenario
Un dipendente ha difficoltà a interagire con i clienti, il che porta a incomprensioni, aspettative disallineate e potenziali conflitti. Negli ultimi due mesi, il feedback dei clienti ha evidenziato spiegazioni poco chiare, tempi di risposta lenti e difficoltà a risolvere le preoccupazioni in modo efficiente.
😦 Possibili cause
- Mancanza di formazione sulle competenze trasversali: il dipendente potrebbe non sapere come gestire efficacemente le conversazioni professionali
- Linee guida di comunicazione poco chiare: Potrebbero non seguire un approccio strutturato alle interazioni con i clienti
- Barriere culturali: le differenze negli stili di comunicazione possono influire sulla chiarezza
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Partecipare a seminari per migliorare la comunicazione (settimana 1-2)
- *soluzione: fornire una formazione strutturata sulle competenze trasversali che si concentri sull'ascolto attivo, sul mantenimento di un tono professionale e sulla gestione di conversazioni difficili. Sessioni regolari di feedback e pratiche continue di gestione delle prestazioni possono aiutare a rafforzare queste competenze nel tempo, garantendo un miglioramento costante nelle interazioni con i clienti
- *aspettativa: entro la seconda settimana, il dipendente dovrebbe dimostrare un approccio più sicuro e strutturato quando parla con i clienti
2. Esercitati con simulazioni di chiamate e presentazioni (settimana 2-4)
- soluzione:* Condurre esercizi settimanali di simulazione in cui il dipendente gestisce scenari simulati con i clienti. Affiancarli a un mentore per osservare le interazioni reali con i clienti e fornire un feedback
- Aspettativa: Entro la quarta settimana, il dipendente dovrebbe mostrare miglioramenti evidenti in termini di chiarezza, sicurezza e reattività
3. Valutare i miglioramenti utilizzando il feedback del cliente (giorno 30 e oltre)
- *soluzione: Raccogliere sondaggi sulla soddisfazione dei clienti o moduli di feedback per monitorare i cambiamenti nell'efficacia della comunicazione. Se le preoccupazioni ricorrenti persistono, rivalutare le strategie di formazione
- *aspettativa: entro il 30° giorno, il feedback del cliente dovrebbe mostrare un miglioramento di almeno il 20% nei punteggi di soddisfazione relativi alla chiarezza della comunicazione
Esempio n. 6: Superamento dell'autorità o microgestione
⛳ Scenario
Un manager di medio livello interferisce spesso con il lavoro del proprio team, rivedendo dettagli minori, rifacendo attività o richiedendo aggiornamenti costanti, il che rallenta lo stato di avanzamento e frustra i dipendenti. Invece di responsabilizzare il proprio team, crea colli di bottiglia e dipendenza, portando a un morale basso, una cattiva gestione del tempo e una ridotta produttività.
😦 Possibili cause
- Mancanza di fiducia: il manager ritiene che i dipendenti non possano fornire un lavoro di qualità senza una supervisione costante
- Incomprensione del ruolo manageriale: Pensano che "gestire" significhi controllare ogni dettaglio piuttosto che guidare il team
- Paura di fallire: si sentono personalmente responsabili di ogni risultato e compensano eccessivamente con un coinvolgimento eccessivo
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Definire i confini del ruolo e i livelli di autonomia (Settimana 1-2)
- *soluzione: stabilire chiari livelli di autonomia per ogni membro del team, specificando quali attività richiedono l'approvazione della direzione e quali no. Incoraggiare la titolarità e la responsabilità all'interno del team per creare fiducia
- Aspettativa: Entro la seconda settimana, il manager dovrebbe delegare almeno il 30% in più di attività senza intervento diretto
2. Limitare le riunioni di verifica a una volta alla settimana (settimana 2-4)
- *soluzione: passare dai controlli giornalieri a revisioni settimanali strutturate dello stato di avanzamento per consentire ai dipendenti di lavorare in modo indipendente, tenendo informata la dirigenza. Incoraggiare i manager a concentrarsi sui risultati piuttosto che su dettagli minori
- *aspettativa: entro la quarta settimana, il team dovrebbe segnalare meno interruzioni e una maggiore titolarità delle attività
3. Raccogliere feedback anonimi dal team (Settimana 6)
- *soluzione: condurre un sondaggio confidenziale di feedback del team per valutare se il coinvolgimento del manager è migliorato. Utilizzare modelli strutturati, come quelli dei modelli di valutazione delle prestazioni, per guidare discussioni significative
- Aspettativa: Entro la sesta settimana, i dipendenti dovrebbero segnalare un miglioramento di almeno il 40% nell'autonomia decisionale
✨Curiosità: Hai mai sentito parlare del termine "manager elicottero"? Viene usato per coloro che sono costantemente sopra i dipendenti, controllano ogni pochi minuti, correggono eccessivamente piccoli dettagli e rendono difficile per il team lavorare in modo indipendente. Scopri come gestire un capo che fa microgestione in questo blog.
Esempio n. 7: scarso rendimento commerciale o di sviluppo aziendale
⛳ Scenario
Un rappresentante commerciale non raggiunge costantemente le quote, fatica a concludere gli affari o non riesce a seguire i contatti, con il risultato di perdere opportunità di guadagno. Nell'ultimo trimestre, il suo tasso di chiusura è sceso sotto il 30%, ben al di sotto della media del team, segnalando la necessità di un intervento strutturato.
😦 Possibili cause
- Conoscenza insufficiente del prodotto: Non sono in grado di rispondere con sicurezza alle preoccupazioni dei clienti
- Scarse capacità di negoziazione: Faticano a gestire le obiezioni e a concludere gli affari in modo efficace
- Mancanza di routine di follow-up: i leader non vengono seguiti adeguatamente, causando la perdita di opportunità
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Fornire sessioni di coaching mirate (settimana 1-2)
- *soluzione: affiancare il dipendente a un mentore commerciale senior per un coaching pratico sulle interazioni con i clienti. Concentrarsi sulla gestione delle obiezioni, sulla posizione del prodotto e sulle tecniche di vendita consultiva
- *aspettativa: entro la seconda settimana, dovrebbero dimostrare una maggiore conoscenza del prodotto e sicurezza nelle conversazioni commerciali
2. Imposta i traguardi giornalieri (settimana 2-4)
- *soluzione: implementare obiettivi di sensibilizzazione specifici, come 10 chiamate e 15 email di follow-up al giorno, per mantenere un flusso costante. Collegare questi traguardi a risultati di performance misurabili, rafforzando l'impostazione strutturata degli obiettivi per la revisione delle performance al fine di monitorare lo stato
- *aspettativa: entro la quarta settimana, la coerenza della comunicazione dovrebbe migliorare e i tassi di risposta dovrebbero aumentare di almeno il 20%
3. Rivalutare le prestazioni con reportistica pipeline (giorno 30 e oltre)
- *soluzione: rivedere i tassi di conversione, lo stato delle trattative e le opportunità perse utilizzando report dettagliati sulle trattative in corso. Se le prestazioni non sono migliorate, perfezionare le strategie di coaching o adeguare le aspettative sul ruolo
- *aspettativa: entro il 30° giorno, il rappresentante dovrebbe mostrare un aumento misurabile delle trattative chiuse e una pipeline più forte di contatti qualificati
📖 Per saperne di più: Come creare una reportistica efficace sulle prestazioni nel tuo Business
Esempio 8: Violazioni ripetute delle politiche o comportamento non professionale
⛳ Scenario
Un dipendente ignora ripetutamente il codice di condotta dei dipendenti (ad esempio, uso eccessivo di Internet per motivi personali, abbigliamento inappropriato sul posto di lavoro) o manca di rispetto ai colleghi, creando un ambiente di lavoro negativo. Nonostante i promemoria verbali e ulteriori azioni disciplinari, il comportamento persiste, influenzando il morale e la professionalità del team.
😦 Possibili cause
- Disimpegno: Si sentono scollegati dalla cultura aziendale e dalle aspettative sul posto di lavoro
- Incomprensione degli standard sul posto di lavoro: potrebbero non essere a conoscenza di politiche specifiche o interpretare male le linee guida
- Conflitti personali: tensioni con i colleghi o problemi personali possono influenzare il comportamento
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Documentare le violazioni specifiche e discuterne in privato (settimana 1)
- *soluzione: Registrare esempi chiari e basati sui fatti di violazioni delle politiche e incontrare privatamente il dipendente per discutere delle preoccupazioni. Spiegare come le sue azioni influiscono sul team e sull'ambiente di lavoro.
- *aspettativa: entro la prima settimana, il dipendente dovrebbe riconoscere il problema e impegnarsi ad adottare azioni correttive
2. Fornire chiarezza sulle aspettative della politica (settimana 2-4)
- *soluzione: condivisione di un riepilogo scritto delle politiche sul posto di lavoro, per garantire che il dipendente comprenda appieno le aspettative. Offerta di formazione sulla condotta professionale e sull'etica sul posto di lavoro, se necessario
- *aspettativa: entro la quarta settimana, dovrebbe essere richiesto un notevole lavoro per allineare il comportamento agli standard aziendali
3. Monitorare il comportamento e valutare lo stato per 60 giorni
- *soluzione: monitoraggio dei modelli di comportamento in corso e raccolta di feedback dai membri del team per valutare i miglioramenti. Se le violazioni continuano, prendere in considerazione ulteriori interventi o azioni disciplinari
- Aspettativa: Entro il sessantesimo giorno, il dipendente dovrebbe dimostrare una costante adesione alle politiche aziendali e alla condotta professionale
Esempio n. 9: Difficoltà di adattamento a nuove tecnologie o software
⛳ Scenario
Un dipendente fatica ogni volta che l'azienda adotta nuovi software o strumenti, il che porta al mancato rispetto delle scadenze dei progetti, al rallentamento del flusso di lavoro e alla frustrazione dei colleghi che devono compensare. Spesso esitano a utilizzare nuove piattaforme, ritardando la piena implementazione in tutto il team.
😦 Possibili cause
- Ansia da tecnologia: paura di commettere errori o di non capire il sistema
- Formazione insufficiente: mancanza di una guida pratica o di una documentazione chiara
- Resistenza al cambiamento: Preferenza per i vecchi metodi, anche se sono meno efficienti
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Fornire sessioni di formazione e video dimostrativi (settimana 1-2)
- *soluzione: offrire sessioni di formazione interattiva, video tutorial o guide passo passo per aiutare il dipendente a imparare il nuovo sistema al proprio ritmo. Assicurarsi che abbiano accesso a risorse self-service per riferimento
- *aspettativa: entro la seconda settimana, dovrebbero essere in grado di utilizzare con sicurezza le funzioni di base
2. Assegnare un mentore tecnico per il supporto quotidiano (settimane 2-4)
- *soluzione: affiancare al dipendente un mentore esperto di tecnologia che possa fornire assistenza pratica, risolvere i problemi e rafforzare le best practice. Incoraggiare i controlli quotidiani per rapidi chiarimenti
- Aspettativa: Entro la quarta settimana, il dipendente dovrebbe mostrare un miglioramento in termini di comfort ed efficienza nell'utilizzo del software
3. Valutare la competenza in base alla percentuale di attività completate (dal 45° giorno in poi)
- *soluzione: valutare l'efficienza con cui il dipendente completa le attività relative al software rispetto a prima. Se lo stato è lento, fornire ulteriore formazione o modificare le aspettative
- Aspettativa: Entro il 45° giorno, i tassi di completamento delle attività dovrebbero migliorare di almeno il 30%, segnalando una maggiore competenza
💡 Consiglio dell'esperto: utilizza il modello di roadmap tecnologica di ClickUp per valutare il tuo attuale panorama tecnologico, pianificare le fasi di implementazione e impostare attività cardine chiare per un esito positivo dell'adozione.
Esempio n. 10: crescita professionale bloccata o ruolo stagnante
⛳ Scenario
Un dipendente ha smesso di progredire nel suo ruolo, mostrando scarso entusiasmo per le nuove sfide o le opportunità di sviluppo delle competenze. Svolge le attività in modo adeguato, ma manca di impegno, iniziativa, formazione alla leadership o motivazione ad assumersi ulteriori responsabilità.
😦 Possibili cause
- Mancanza di chiarezza nel percorso di carriera: non vedono un futuro all'interno dell'azienda
- Esaurimento: si sentono mentalmente esausti, il che porta al disimpegno
- Riconoscimento inadeguato: il lavoro richiesto passa inosservato, facendo sentire la crescita non gratificante
🏁 Passaggi e sequenza delle azioni
1. Imposta un piano di sviluppo personale con obiettivi SMART (settimana 1-2)
- *soluzione: lavorare con il dipendente per creare un piano di sviluppo personale che includa obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Attinenti, Temporali) legati al suo ruolo. Concentrarsi sullo sviluppo delle competenze, sulle opportunità di leadership o sul coinvolgimento in nuovi progetti
- *aspettativa: entro la seconda settimana, dovrebbero avere un piano di crescita strutturato con chiari passaggi operativi
2. Offrire opportunità di affiancamento o formazione incrociata (settimana 2-6)
- *soluzione: introdurre il job shadowing, il tutoraggio o la formazione incrociata in diversi reparti per ampliare le loro competenze e riaccendere l'impegno. Fornire l'esposizione a potenziali percorsi di carriera all'interno dell'azienda
- *aspettativa: entro la sesta settimana, il dipendente dovrebbe mostrare un maggiore interesse per la progressione di carriera e lo sviluppo delle competenze
3. Rivedere lo stato di avanzamento e adeguare il piano di sviluppo (mese 3)*
- Soluzione: Condurre un colloquio individuale di carriera dopo tre mesi per esaminare lo stato di avanzamento, affrontare gli ostacoli e perfezionare gli obiettivi di sviluppo in base agli interessi e alle prestazioni
- *aspettativa: entro il terzo mese, dovrebbero mostrare una partecipazione attiva alle iniziative di sviluppo delle competenze e un rinnovato impegno nel loro ruolo
📖 Per saperne di più: Come trovare un mentore professionale per la crescita professionale
Come creare un piano di miglioramento delle prestazioni in 3 semplici passaggi
Un piano di miglioramento delle prestazioni dovrebbe fornire un percorso chiaro, delineando le difficoltà di un dipendente, l'esito positivo e come ottenerlo. Segui questi tre passaggi strutturati per costruire un piano efficace.
1. Definire il problema delle prestazioni con esempi specifici
Un PIP vago o generalizzato crea confusione nei dipendenti. È meglio documentare esempi chiari e basati sui fatti di scarso rendimento.
Come fare:
- Utilizza dati quantificabili: invece di "Spesso non rispetta le scadenze", dì "Ha mancato 5 delle 8 scadenze nel primo trimestre"
- Riferimento a istanze specifiche: Cosa è successo, quando e in che modo ha influito sul team?
- Allinearlo alle aspettative dell'azienda: Collegare il problema alle responsabilità lavorative o alle metriche delle prestazioni
In questo modo si evita qualsiasi ambiguità sul motivo per cui viene creato il PIP. Da fare in modo efficiente, è possibile utilizzare un sistema di gestione del team che aiuta a monitorare le attività terminate. È possibile utilizzare più funzionalità/funzioni di ClickUp all'unisono. La prima è l'attività di ClickUp.
Attività di ClickUp
Con le attività di ClickUp, puoi:
- Assegna al tuo team attività attuabili, chiare e ben definite
- Monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività per comprendere le prestazioni del team
- Pianificare, organizzare e collaborare senza problemi su qualsiasi progetto
- Classificare le attività per priorità e assegnazione
- Collegamento delle attività correlate e monitoraggio dello stato con stati personalizzati
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2. Imposta obiettivi di miglioramento realistici e misurabili
Senza metriche chiare per misurare l'esito positivo, né il dipendente né il manager sapranno quando si sta facendo progressi. Gli obiettivi devono essere raggiungibili, limitati nel tempo e misurabili.
Come fare:
- Allineare le aspettative con il tutoraggio, la formazione o le modifiche al flusso di lavoro per rimuovere gli ostacoli
- Suddividere gli obiettivi in punti di controllo a 30, 60 o 90 giorni per monitorare lo stato di avanzamento
- utilizza i criteri SMART*: gli obiettivi devono essere Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti e Temporali
ClickUp è l'app che fa tutto per il lavoro e aiuta manager e professionisti a collaborare con i loro team. Dalla gestione delle attività e dei documenti ai modelli e alla chat, ha tutto ciò che serve in un unico posto.
ClickUp Obiettivi
Puoi utilizzare ClickUp Obiettivi per impostare parametri di riferimento delle prestazioni, monitorare lo stato con traguardi misurabili e fornire visibilità sui miglioramenti in corso.
Ti aiuta ad assegnare obiettivi specifici, a impostare scadenze e a collegare le attività direttamente agli obiettivi di rendimento dei dipendenti, garantendo la responsabilità in ogni fase.
📌 Esempio: Se il problema è costituito dal mancato rispetto delle scadenze, un obiettivo chiaro potrebbe essere: aumentare il tasso di completamento delle attività dal 60% al 90% entro 60 giorni, con un monitoraggio settimanale dello stato di avanzamento tramite Obiettivi ClickUp.
3. Definire sistemi di supporto e misure di responsabilità
Un PIP non dovrebbe essere percepito come una punizione, ma come un lavoro richiesto in collaborazione. Definire chi è responsabile del monitoraggio dello stato e quali risorse saranno disponibili per aiutare.
Da fare:
- Documentare lo stato in una posizione centrale per monitorare i miglioramenti nel tempo
- Programma incontri regolari (settimanali o bisettimanali) per il coaching e il feedback
- Assegnare un mentore o un manager per fornire indicazioni e correzioni di rotta
In questo modo si garantisce che il dipendente non debba cavarsela da solo, ma abbia a disposizione un sistema strutturato per una formazione e una crescita adeguate.
4. Rivedere regolarmente le prestazioni con informazioni basate sui dati
Il monitoraggio delle prestazioni nel tempo è la chiave per determinare se il PIP è efficace. Le revisioni regolari aiutano a modificare gli obiettivi, a fornire ulteriore supporto o a riconoscere lo stato.
Come fare:
- Adeguare gli obiettivi in base al monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento
- Valutare lo stato di avanzamento ad ogni attività cardine (30, 60, 90 giorni) per garantire che i miglioramenti siano in linea con le aspettative
- Raccogli feedback da colleghi, mentori e manager per valutare i cambiamenti comportamentali e basati sulle prestazioni
ClickUp Dashboard
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Bonus: utilizzare un modello PIP
Un piano di miglioramento delle prestazioni è efficace solo se è strutturato, tracciabile e orientato agli obiettivi.
Utilizza il modello di piano di miglioramento delle prestazioni di ClickUp per documentare i problemi chiave delle prestazioni, delineare obiettivi di miglioramento misurabili e misurare lo stato delle prestazioni del team in tempo reale, il tutto in un'unica area di lavoro centralizzata
Best practice per mantenere la motivazione durante un piano di miglioramento delle prestazioni
Un piano di gestione delle prestazioni può essere uno strumento motivante di crescita o un ultimatum demotivante: tutto dipende da come è strutturato e comunicato.
I dipendenti rimangono coinvolti quando sentono di avere supporto. La chiave è bilanciare la responsabilità con l'incoraggiamento, assicurandosi che il PIP porti a un miglioramento senza creare stress inutile.
Ecco alcune cose da fare e da non fare per mantenere i dipendenti motivati durante tutto il processo:
| ✅ Da fare | ❌ Cosa non fare |
| Adattare il PIP ai punti di forza. Allineare le aree di miglioramento con le competenze e il percorso professionale del dipendente. | Evitare un approccio unico per tutti. I PIP generici risultano impersonali e inefficaci. |
| Integrare lo sviluppo delle competenze durante il periodo di revisione. Offrire strumenti, corsi o tutoraggio per far sì che il miglioramento sia gratificante. | Non concentrarti solo sulla correzione dei punti deboli. La crescita dovrebbe essere percepita come un'opportunità, non come una conseguenza. |
| Inquadra il feedback in base allo stato di avanzamento. Di' "Ecco come ti aiuteremo a migliorare", invece di "Ecco cosa hai sbagliato" | Evitare di riproporre i fallimenti del passato. Mantenere le discussioni lungimiranti e orientate alla soluzione. |
| Utilizza grafici, attività cardine o la responsabilità tra pari per l'elaborazione dei dati e per mantenere l'impegno dei dipendenti. | Non affidarti solo ai controlli. Anche i dipendenti dovrebbero monitorare la propria crescita. |
| Collega lo stato dei dipendenti a ricompense significative. Nuovi progetti, ruoli di leadership o riconoscimenti aumentano il coinvolgimento. | Non dare per scontato che la motivazione arrivi automaticamente. I dipendenti hanno bisogno di incentivi per rimanere committed. |
🧠 Da fare? Un sondaggio di Gartner rivela che l'84% dei marketer sperimenta un elevato "freno alla collaborazione" dovuto al lavoro interfunzionale, che rallenta la produttività e aumenta l'attrito tra i team.
Ecco come ClickUp può aiutare ad attuare le best practice:
- comunicare in modo efficace*: chattare in modo proattivo con i dipendenti per risolvere i problemi che li ostacolano. Usare ClickUp Chat per incoraggiarli durante una chat personale
- Migliorare il project management: Utilizzare una varietà di visualizzazioni ClickUp, come un grafico di Gantt, per visualizzare lo stato dei progetti di miglioramento dei dipendenti
- Migliorare la gestione del tempo: le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp Project possono aiutarti a identificare le tendenze di produttività di un dipendente. Utilizza i timer integrati per misurare il tempo impiegato nelle attività e utilizza i report generati automaticamente per analizzare l'allocazione del tempo tra le attività
- Valutare le prestazioni dei dipendenti: Utilizzare ClickUp Brain per generare report dettagliati sulle prestazioni dei dipendenti. Presentare quindi questi report utilizzando ClickUp Docs e condividerli con i dipendenti e i loro mentori
Prevenire i problemi di rendimento prima che si verifichino con ClickUp
Un piano di miglioramento delle prestazioni non dovrebbe essere il primo passaggio per il miglioramento dei dipendenti. Dovrebbe essere adottato quando il supporto e la guida continui non hanno risolto completamente le sfide relative alle prestazioni. Evita di raggiungere questa fase fornendo ai dipendenti aspettative chiare, flussi di lavoro strutturati e feedback continui sin dal primo giorno.
Con ClickUp, i manager possono semplificare la gestione delle attività, impostare priorità chiare e monitorare i carichi di lavoro, assicurandosi che i problemi specifici relativi alle prestazioni vengano affrontati tempestivamente.
✅ Gestione delle attività: assegnare scadenze, priorità e responsabilità chiare.
✅ Monitoraggio degli obiettivi: impostare obiettivi misurabili per mantenere allineati i dipendenti.
✅ Collaborazione in tempo reale: usa le lavagne online e i documenti per garantire la massima chiarezza.
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