Ti capita mai di finire la giornata pensando che tutto sia a posto, solo per ricevere un messaggio da un client che ti blocca di colpo: "Non abbiamo ancora ricevuto il tuo rapporto?"
All'improvviso, tutto sembra andare storto. E la parte peggiore? Ti sei distratto e ora stai cercando affannosamente di recuperare il tempo perso.
Questo è esattamente ciò che le attività ChatGPT ti aiutano a evitare. L'ultima funzionalità di OpenAI semplifica l'impostazione di promemoria una tantum e ricorrenti, così non perderai mai più un follow-up, un'attività o una scadenza importante.
In questo post del blog spiegheremo come utilizzare le attività di ChatGPT, condivideremo esempi reali e mostreremo come aggirare i suoi limiti con soluzioni di gestione delle attività più robuste come ClickUp.
Facciamo in modo che il panico dell'ultimo minuto sia solo un ricordo del passato! 🙌
⏰Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- La funzionalità delle attività pianificate di ChatGPT ti consente di impostare facilmente promemoria per attività singole e ricorrenti, mantenendoti sempre aggiornato
- Riceverai notifiche tempestive, assicurandoti di non perdere mai un'attività importante, anche quando sei offline
- Le attività ChatGPT hanno delle limitazioni. Per superarle, abbina ChatGPT a un task manager per il monitoraggio in tempo reale, sii specifico nei prompt e imposta promemoria manuali per garantire la responsabilità
- Può essere utile anche l'utilizzo di strumenti alternativi più robusti come ClickUp. Offre modelli e strumenti completamente personalizzabili per soddisfare le tue esigenze specifiche
- Con ClickUp, puoi organizzare le attività in modo efficiente utilizzando elenchi predefiniti, viste dinamiche e campi personalizzati, tutti su misura per qualsiasi settore o flusso di lavoro
Come utilizzare le attività di ChatGPT
Ti capita mai di pensare che non stai facendo abbastanza, anche quando stai raggiungendo tutti i tuoi obiettivi? È il senso di colpa legato alla produttività che si insinua nella tua mente. Ma il punto è questo: essere produttivi non significa lavorare costantemente, ma lavorare in modo intelligente.
È qui che le attività pianificate di ChatGPT possono aiutarti. Ecco come funziona ChatGPT per aiutarti a spuntare le attività dall'elenco delle cose da fare e gestire programmi complessi:
Passaggio 1: accedere alle attività ChatGPT
Per pianificare un'attività utilizzando ChatGPT, fai clic sull'icona del tuo profilo nell'angolo in alto a destra. Quindi, seleziona "Attività" dal menu a discesa. Verrà visualizzato un elenco di tutte le azioni pianificate e dei promemoria imminenti.
📝Nota: le attività ChatGPT sono disponibili solo per gli utenti ChatGPT Plus che hanno accesso al modello GPT-4. Se non sei ancora iscritto a Plus, dovrai effettuare l'upgrade per utilizzare questa funzionalità.
Passaggio 2: imposta un promemoria o un'attività
Se è la prima volta che imposti un promemoria o un'attività, hai diverse opzioni! Puoi seguire uno dei pratici suggerimenti di ChatGPT oppure, se ti senti un po' avventuroso, clicca su "Prova da solo" e prendi le redini.
Ecco cosa puoi fare in alternativa:
- Seleziona "ChatGPT con attività pianificate" (lo troverai nel menu a discesa)
- Chiedi a ChatGPT di creare attività come: "Ricordami il compleanno di mia madre il 13 marzo"
Una volta inviata l'attività, verrà visualizzata questa notifica:
💡Suggerimento: siate specifici nei vostri promemoria! Invece di scrivere semplicemente "ricordami di inviare un'email a John", provate con "ricordami di inviare un'email a John riguardo al rapporto del secondo trimestre entro le 15:00". Più siete chiari, meglio ChatGPT potrà tenervi in carreggiata. Si tratta solo di fornirgli il contesto giusto con cui lavorare!
Passaggio 3: aggiorna, sospendi o elimina l'attività
Innanzitutto, apri le attività pianificate dalla pagina "Attività" nel web ChatGPT. Dall'icona del tuo profilo, vai al menu a comparsa. Cerca e seleziona l'attività che desideri aggiornare, quindi fai clic sull'icona a forma di matita.
Per mettere in pausa o eliminare quell'attività, clicca sui "tre puntini orizzontali (ellissi)"
Se stai aggiornando l'attività, ti verrà richiesto di inserire i seguenti dettagli:
- Nome dell'attività: Notizie finanziarie quotidiane
- Istruzioni: Cerca fonti autorevoli e fornisci approfondimenti riepilogativi/riassuntivi sulle notizie
- Impostazioni di pianificazione: ogni giorno alle 9:00 PST (specificare qui anche le attività una tantum, se presenti)
Passaggio 4: abilitare le notifiche
Una volta impostato il promemoria, abilita le notifiche per rimanere sempre aggiornato. Dal tuo desktop o dall'app mobile, vai su "Impostazioni notifiche" sul sito web di ChatGPT.
Potrai scegliere tra email, notifiche push o entrambe. Le notifiche appariranno sullo schermo, indipendentemente dal fatto che ChatGPT sia in esecuzione in background o meno.
Potrebbe essere necessario aggiornare ulteriori impostazioni del browser per abilitare le notifiche sul desktop. Se ChatGPT rileva che le autorizzazioni necessarie sono disabilitate, potresti visualizzare questo messaggio:
Clicca sul pulsante "Consenti" per abilitare le autorizzazioni necessarie. Se utilizzi Chrome, sullo schermo apparirà qualcosa di simile a questo:
Per saperne di più: I migliori strumenti software per la gestione delle attività per migliorare i flussi di lavoro
Come utilizzare le attività ChatGPT per ottenere il massimo vantaggio
Che tu stia gestendo più progetti contemporaneamente o abbia semplicemente bisogno di un po' di organizzazione, ecco come utilizzare ChatGPT per massimizzare la produttività:
- Suddividi gli obiettivi più grandi: invece di sentirti sopraffatto, lascia che ChatGPT Tasks ti aiuti a suddividere i progetti più grandi in passaggi più piccoli e realizzabili per mantenere le attività in carreggiata
- Riduci al minimo le riflessioni eccessive: non sai da dove iniziare? Chiedi a ChatGPT di suggerirti i passaggi logici successivi per qualsiasi attività
- Assegna le priorità come un professionista: ottieni suggerimenti basati sull'IA su cosa affrontare per primo in base all'urgenza, all'importanza o al lavoro richiesto per organizzare meglio gli obiettivi
- Automatizza il lavoro di routine: utilizza ChatGPT per redigere email, riepilogare/riassumere le note delle riunioni o creare modelli riutilizzabili
- Monitoraggio dello stato e adeguamenti: rivedi regolarmente le attività completate per identificare modelli ricorrenti, delegare le attività in modo efficace ed evitare il burnout
✍️Prompt per iniziare
- Suddividi il mio progetto su [argomento] in piccoli passaggi gestibili.
- Assegna una priorità a queste attività in base all'urgenza e all'importanza: [elenco delle attività].
- Suggerisci un flusso di lavoro semplice per gestire in modo efficiente le mie attività quotidiane.
- Scrivi una bozza di email di follow-up per un client riguardo a [argomento].
- Aiutami a creare un piano settimanale per bilanciare il lavoro e gestire le attività personali
Limiti dell'utilizzo delle attività ChatGPT
Sebbene le attività di ChatGPT possano aumentare la produttività, è bene tenere presenti alcuni limiti:
- Nessun monitoraggio in tempo reale: a differenza delle app di gestione delle attività, ChatGPT non esegue la sincronizzazione tra dispositivi né invia promemoria
- Mancanza di integrazioni: Non si connette al calendario, all'email o agli strumenti di project management, quindi è necessario monitorare le attività manualmente
- Ritenzione del contesto limitata: se non fornisci dettagli sufficienti, le risposte potrebbero essere troppo generiche o perdere sfumature chiave
- Nessuna funzionalità di responsabilità: ChatGPT può suggerire attività, ma non le seguirà né garantirà che vengano completate
- Non progettato per il project management complesso: per flussi di lavoro complessi con dipendenze, potrebbero essere più efficaci strumenti dedicati
Come aggirare queste limitazioni? 🤔📊 Utilizza ChatGPT insieme a un task manager per il monitoraggio in tempo reale💬 Sii specifico nei tuoi prompt per ottenere suggerimenti più pertinenti🕰️ Imposta promemoria manuali per tenere traccia delle tue attività
Per saperne di più: Come superare efficacemente i limiti di ChatGPT
Utilizzo delle attività con ClickUp
Ti sei mai sentito frustrato quando pianifichi le tue attività con ChatGPT per poi dimenticartene poche ore dopo? Non ci sono integrazioni, follow-up o senso di titolarità.
Solo un elenco che rimane lì mentre le scadenze si avvicinano. I limiti di ChatGPT: la mancanza di monitoraggio e l'assenza di responsabilità possono farti sentire bloccato invece che produttivo.
È qui che ClickUp può aiutarti. Come app completa per il lavoro, è progettata per mantenerti organizzato, concentrato e in anticipo sulle scadenze.
Con l'IA integrata che ti aiuta a pianificare in modo più intelligente, attività per mantenere il tuo lavoro strutturato, documenti per archiviare le tue idee, promemoria per non perdere mai una scadenza e una chat integrata per mantenere il tuo team connesso, ClickUp ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare, in un unico posto. E questo è solo l'inizio.
Diamo un'occhiata a come le attività di ClickUp possono semplificare la gestione delle attività.
Gestione centralizzata delle attività all-in-one
Devi destreggiarti tra più strumenti solo per tenere traccia delle attività? Non sei il solo. Il continuo passaggio da una piattaforma all'altra può comportare uno spreco fino a 32 giorni lavorativi all'anno, tempo che potresti dedicare al lavoro vero e proprio.
Con le attività di ClickUp, tutto ciò di cui hai bisogno per pianificare, assegnare e monitorare il lavoro è in un unico posto. Non dovrai più passare da un'app all'altra per controllare chi sta gestendo cosa o affannarti per trovare aggiornamenti sullo stato di avanzamento. Le tue attività rimangono allineate e il tuo carico di lavoro rimane organizzato, aumentando così la produttività complessiva del team.
📌Esempio: Stai guidando il lancio di un prodotto con un team di dieci persone, ma ognuno utilizza strumenti diversi: una persona tiene traccia delle attività in un foglio di calcolo, un'altra gestisce le scadenze in un calendario e gli aggiornamenti del team sono sparsi su Slack e nelle email. È un disastro.
Passa a ClickUp e tutto, attività, date di scadenza e responsabilità, sarà disponibile in un'unica dashboard condivisa. I membri del team possono assegnare elementi di azione, commentare direttamente le attività e ricevere aggiornamenti in tempo reale senza passare da un'app all'altra. Niente più scadenze mancate, messaggi persi o fatica nell'uso degli strumenti: solo un flusso di lavoro semplificato che mantiene il tuo lancio sulla strada giusta. 🚀
Un altro esempio da considerare è quello di The People Piece, un'organizzazione che integra i valori umani nei luoghi di lavoro. Stavano lottando con le inefficienze dovute a flussi di lavoro dispersi su strumenti come Excel, Slack e documenti Word.
Da quando hanno adottato ClickUp, sono riusciti a centralizzare tutto in un unico posto. Ora, ClickUp li aiuta a organizzare il lavoro in base alle iniziative e ad allinearlo ai processi esistenti.
Scopriamo tutti i modi in cui puoi personalizzare le attività per ottenere la massima produttività in ClickUp:
1. Aggiungi stati personalizzati alle attività
Puoi personalizzare gli stati delle attività in ClickUp in base ai tuoi flussi di lavoro. Ad esempio, un team che si occupa dei contenuti può pubblicare un post sul blog passando attraverso le fasi "Bozza", "Formattazione" e "Revisione editoriale" prima della pubblicazione, mentre un team di sviluppatori software può inserire un nuovo codice in attesa di approvazione nella fase "Test" per individuare eventuali bug o problemi, seguita dalla fase "Distribuzione" quando il codice è pronto per essere pubblicato.
2. Classifica le attività nei tipi di attività corretti
Classifica le attività in base alla loro categoria o complessità. Ad esempio, puoi classificare le attività di sviluppo in "Epiche", "Bug", "Assistenza", ecc.
3. Imposta livelli di priorità
Per assegnare una priorità migliore alle attività, assegna diversi livelli di priorità contrassegnati da colori, ad esempio urgente, alta, normale e bassa.
Ad esempio, potresti contrassegnare le richieste dei client come "urgenti" e le riunioni interne come "bassa" priorità, se in linea con i flussi di lavoro del tuo team.
📮Approfondimento ClickUp: Pensi che il tuo elenco delle cose da fare funzioni? Ripensaci. Il nostro sondaggio mostra che il 76% dei professionisti utilizza un proprio sistema di prioritizzazione per la gestione delle attività. Tuttavia, una recente ricerca conferma che il 65% dei lavoratori tende a concentrarsi su attività facili da portare a termine piuttosto che su attività di alto valore senza una prioritizzazione efficace.
Le priorità delle attività di ClickUp trasformano il modo in cui visualizzi e affronti progetti complessi, evidenziando facilmente le attività critiche. Con i flussi di lavoro basati sull'IA di ClickUp e i flag di priorità personalizzati, saprai sempre cosa affrontare per primo.
👉🏼Vuoi migliorare la tua capacità di stabilire le priorità? Guarda il nostro video qui sotto per alcuni consigli degli esperti:
3. Cattura i dettagli nei campi personalizzati
Aggiungi campi specializzati come date, link o numeri a ciascuna attività per mantenere tutto il contesto centralizzato e facilitarne la consultazione. Ad esempio, puoi aggiungere un link alla fonte a un'attività di "Ricerca", rendendo più facile per il collega assegnato fare riferimento alla fonte.
4. Gestisci le dipendenze delle attività e pianifica meglio i risultati
Crea dipendenze tra attività in ClickUp per garantire che un'attività secondaria o dipendente non possa essere avviata fino al completamento di quella primaria, mantenendo il flusso di lavoro fluido e organizzato. Ad esempio, un'attività come "Scrivere il rapporto sul progetto" non può essere avviata fino al completamento di "Raccolta dati del progetto".
5. Aggiungi attività in più elenchi
Organizza le attività di categorie simili in elenchi separati, mantenendole in un'unica area di lavoro. Ad esempio, se hai un post del blog assegnato a Editor 1 nel tuo team, questo può essere visualizzato nell'elenco cumulativo dei post del blog per tutti gli editor combinati, nonché separatamente nell'elenco dei post del blog assegnati specificamente a Editor 1.
🧠Curiosità: puoi creare fino a 50.000 attività pianificate o ricorrenti in ogni elenco di ClickUp, ciascuna con un massimo di 1.000 attività secondarie e attività secondarie annidate. Tuttavia, il limite per le descrizioni delle attività non deve superare i 256 KB.
Per saperne di più: Le migliori app e strumenti per gestire le attività
6. Crea attività e attività secondarie con IA
ClickUp Brain, l'assistente IA nativo di ClickUp, aiuta a generare, perfezionare e automatizzare la creazione di attività in base ai tuoi input.
Ecco come funziona:
- Descrivi semplicemente ciò di cui hai bisogno e ClickUp Brain genererà un'attività strutturata con titolo, descrizione, date di scadenza e attività secondarie pertinenti
- Analizza le attività e i flussi di lavoro esistenti per suggerire elementi di azione pertinenti, riducendo l'inserimento manuale dei dati
- ClickUp Brain comprende dipendenze, priorità e scadenze, suggerendo ottimizzazioni per le attività affinché si adattino meglio al tuo flusso di lavoro
- Hai bisogno di modificare un'attività? L'IA può perfezionare le descrizioni delle attività, riepilogare/riassumere aggiornamenti lunghi o riformattare i dettagli per maggiore chiarezza
Sfruttando ClickUp Brain, dedicherai meno tempo alle attività amministrative e più tempo all'esecuzione efficiente delle attività.
🧠Curiosità: abbinando le automazioni di ClickUp a ClickUp Brain, puoi automatizzare le attività ripetitive utilizzando comandi if-then in linguaggio naturale!
7. Imposta promemoria personalizzati e attività ricorrenti
Uno dei maggiori vantaggi di ClickUp rispetto a ChatGPT (o anche ad altri strumenti di gestione delle attività) è la possibilità di impostare promemoria altamente personalizzati e attività ricorrenti, assicurando che nulla venga tralasciato.
ClickUp ti consente di impostare promemoria per orari specifici o di triggerarli in base a condizioni (ad esempio, quando un'attività è scaduta o si sta avvicinando un'attività cardine di un progetto).
Con le attività ricorrenti di ClickUp, puoi pianificare attività da ripetere giornalmente, settimanalmente, mensilmente o in base al completamento. È perfetto per:
- Check-in settimanali del team
- Report mensili
- Follow-up dei client
- Revisioni di routine dei progetti
💡Suggerimento: a differenza degli elenchi di attività statici, ClickUp aggiorna automaticamente la data di scadenza delle attività ricorrenti e consente una personalizzazione completa: imposta regole di ricorrenza diverse, assegna membri del team e aggiungi persino dipendenze.
8. Goditi la compatibilità tra dispositivi e piattaforme diverse
Le attività di ClickUp sono compatibili con tutto, da Android a iOS e da MacOS a Windows. Puoi anche accedere alle attività e al flusso di lavoro dei progetti sul tuo smartphone, tablet e desktop.
👀Lo sapevi: con ClickUp puoi persino incorporare contenuti nelle tue attività incollando un link a piattaforme come YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress e Figma.
A qualsiasi organizzazione che abbia difficoltà a gestire i propri progetti, ClickUp sarà di aiuto nella collaborazione alle attività. Con questo software, le persone possono tenere traccia degli elementi dell'elenco delle cose da fare e lavorare su tali attività entro i tempi previsti. Aiuta inoltre il team di project management a monitorare lo stato di avanzamento complessivo dei progetti per garantire il rispetto delle scadenze.
A qualsiasi organizzazione che abbia difficoltà a gestire i propri progetti, ClickUp sarà di aiuto nella collaborazione sulle attività. Con questo software, le persone possono tenere traccia degli elementi dell'elenco delle cose da fare e lavorare su tali attività entro i tempi previsti. Aiuta inoltre il team di project management a monitorare lo stato di avanzamento complessivo dei progetti per garantire il rispetto delle scadenze.
Inizia gratis
Le attività di ClickUp sono disponibili sia nella versione premium che in quella gratuita. Pertanto, è possibile creare un numero illimitato di attività pianificate e ricorrenti fino a quando la capacità di spazio di archiviazione non raggiunge i 100 GB.
Una volta raggiunto il limite di spazio di archiviazione specificato, dovrai aggiornare il piano.
La versione a pagamento di ClickUp offre funzionalità/funzioni aggiuntive per gestire flussi di lavoro estesi e monitorare il tempo dedicato alle attività e ai progetti. Ecco cosa ha detto un client di ClickUp sulle funzionalità di ClickUp:
risparmio del 50% sui costi grazie al consolidamento degli strumenti: 3 strumenti in un'unica potente piattaforma a metà prezzo (e con funzionalità/funzioni migliori).
risparmio del 50% sui costi grazie al consolidamento degli strumenti: 3 strumenti in un'unica potente piattaforma a metà prezzo (e con funzionalità/funzioni migliori).
Per semplificare la gestione delle attività, il modello di gestione delle attività di ClickUp offre un approccio strutturato alla definizione delle priorità e all'organizzazione del lavoro.
Questo modello consente di identificare e concentrarsi sulle attività più critiche, offrendo al contempo opzioni di visualizzazione flessibili, tra cui formati bacheca, calendario ed elenco.
Utilizzalo per:
- Classifica le attività per reparto, priorità e stato per una supervisione chiara
- Monitora lo stato delle attività e la larghezza di banda del team per migliorare l'efficienza
- Pianifica, assegna e completa facilmente le attività per mantenere i progetti in linea con gli obiettivi
Sfruttando questo modello, i team possono mantenere la chiarezza, migliorare la responsabilità e aumentare la produttività.
Migliora la collaborazione e la produttività con le attività di ClickUp
Una gestione efficiente delle attività è fondamentale in tutto ciò che fai, sia al lavoro che nella vita privata. Con le attività di ClickUp, puoi pianificare, assegnare e personalizzare le attività senza sforzo per migliorare la collaborazione e la produttività del team.
Le sue viste flessibili e gli elenchi personalizzabili sono perfetti per qualsiasi team, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore. È come avere tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto, così puoi smettere di preoccuparti delle piccole cose e concentrarti su ciò che conta davvero.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp e riprendi il controllo.