L'onboarding non è così semplice come sembra. Per i dipendenti si tratta di trovare e compilare un'infinità di documenti, di seguire un corso di orientamento e di capire le dinamiche dell'ufficio (compreso dove si trova la tanto necessaria macchina del caffè).
Per i professionisti delle risorse umane e i titolari d'azienda, invece, si tratta di lottare con pile di documenti di onboarding.
Sorprendentemente, il 58% delle aziende ammette di dedicare più tempo ai processi e alle pratiche di onboarding che all'esperienza effettiva del dipendente.
Tuttavia, c'è qualcosa che renderebbe questo processo più fluido e veloce: Modelli di moduli informativi per i dipendenti che forniscono un quadro per la raccolta dei dati. Questi modelli semplificano la raccolta dei dati, organizzano i record dei dipendenti e assicurano che tutte le informazioni chiave siano pronte.
In questo articolo condivideremo 16 modelli gratuiti di moduli informativi per i dipendenti che vi aiuteranno a velocizzare il processo di onboarding. Iniziamo!
Cos'è un modello di modulo informativo per i dipendenti?
La possibilità che i dati dei nuovi assunti siano sparsi tra email e fogli di calcolo è piuttosto alta.
Ecco perché gli esperti Teams esperti in risorse umane si affidano a un Modello di modulo informativo per i dipendenti, un documento pre-progettato che semplifica la raccolta e l'organizzazione delle informazioni sui dipendenti. Il modulo copre tutti gli elementi essenziali: dati personali, informazioni di contatto, contatti di emergenza, dati relativi al lavoro e, se necessario, il percorso di studi.
Inoltre, elimina essenzialmente la necessità di rintracciare i nuovi assunti per trovare le informazioni mancanti: solo registri dei dipendenti puliti e standardizzati fin dall'inizio.
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Componenti chiave di un modulo informativo per i dipendenti
Il dipartimento HR è legalmente responsabile della gestione e della protezione dei dati dei dipendenti; da fare può risultare una grave sanzione.
La parte difficile? Gestire manualmente una grande quantità di informazioni sui dipendenti non è un'attività facile e comporta molti problemi sfide durante l'onboarding .
Il passaggio a un modulo informativo per i dipendenti semplifica questo processo. Aiuta a catturare tutti i dettagli essenziali sui nuovi assunti, garantendo un onboarding senza intoppi e mantenendo i record dei dipendenti organizzati e facili da gestire.
Ecco una rapida panoramica delle sue sezioni chiave:
Sezione | Dettagli catturati | | ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | | Dati personali | Nome e cognome, indirizzo, numero di telefono, email, data di nascita e nazionalità | | Dettagli sull'impiego | Titolo del lavoro, dipartimento, data di inizio, nome del supervisore e ID del dipendente | | Dati relativi ai contatti di emergenza | Nome del contatto di emergenza, numero di telefono, relazione e contatto alternativo | | Informazioni fiscali e sui pagamenti | Dettagli dell'account bancario, moduli fiscali, struttura dello stipendio e iscrizione ai benefit | | Campi aggiuntivi | Background educativo, certificazioni, documenti come il passaporto o i permessi di lavoro |
La mancanza di una di queste informazioni può risultare in un mal di testa da conformità o in un incubo per le buste paga. Ecco perché un modello di modulo per le informazioni sui nuovi dipendenti assicura che tutto sia ben organizzato, aggiornato e accessibile quando necessario.
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Come creare e utilizzare i moduli informativi per i dipendenti
Che preferiate i metodi manuali o gli strumenti digitali, ci sono modi per creare un modulo informativo per i dipendenti che faccia al caso vostro. Vediamo come fare:
1. Moduli di Google
Se siete alla ricerca di qualcosa di semplice e gratis, Google Modulo è la soluzione che fa per voi. Ecco come farlo funzionare:
- Partire da zero o usare un modello: Google Modulo dispone di modelli pronti all'uso per le risorse umane. Basta modificarli per adattarli alle vostre esigenze
- Aggiungere le domande: Fate clic sul pulsante più (+) per aggiungere campi per i dati personali, la data di inizio e qualsiasi altra cosa vi serva
- Personalizzate il modulo: Regolate il tema, il font e i colori per ottenere un aspetto professionale. Potete anche aggiungere immagini o video per divertimento (o per chiarezza)
- Regola le impostazioni: Proteggere le risposte e gestire le modalità di raccolta dei dati. Collegate le risposte a Fogli Google per facilitare il monitoraggio e l'analisi
Google Modulo funziona, ma non è perfetto: il design di base e le funzionalità/funzione limitate potrebbero farvi desiderare di più.
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2. Fogli di calcolo
Se siete amanti del buon vecchio Excel o di Fogli Google, potete costruire un modulo manuale per le informazioni sui dipendenti:
- Aggiungete colonne per nome e cognome, indirizzo, contatti di emergenza e altri dati essenziali dei dipendenti
- Condividetelo con i nuovi assunti perché lo compilino o lo aggiornino direttamente
- Bonus: utilizzare filtri e opzioni di ordinamento per mantenere i dati organizzati e aggiornati
Manuale? Sì. Ma efficace per i team più piccoli.
3. ClickUp Modulo: La soluzione più intelligente
Ora, se siete pronti ad abbandonare gli scomodi fogli di calcolo e a fare un salto di qualità, ClickUp è il punto di partenza. Moduli ClickUp raccoglie i dati dei vostri dipendenti e li trasforma in azioni.
ecco come funziona: ClickUp offre tonnellate di Campi personalizzati ClickUp per soddisfare le proprie esigenze.
Che si tratti di risposte in testo, selezioni a discesa o calendari per le date di inizio, ogni domanda può avere un campo personalizzato per la risposta. In questo modo, i dipendenti compilano i moduli in modo accurato, risparmiandovi il fastidio di dati disordinati e incoerenti.
creare qualsiasi modulo con opzioni personalizzate utilizzando ClickUp Forms_
Ma ecco che il risultato è ancora migliore: ClickUp trasforma automaticamente le risposte ai moduli in attività
Immaginate un nuovo assunto che compila il suo modulo, e bam! Viene creata un'attività per il payroll per impostare il suo account di stipendio o per l'IT per preparare i documenti di onboarding.
Per mantenere l'organizzazione, ClickUp consente di aggiungere etichette e risposte direttamente nelle descrizioni delle attività, semplificando il monitoraggio e la gestione delle richieste. Invece di cercare le informazioni giuste, potete cercare, ordinare e unire attività duplicate in pochi secondi.
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16 Moduli informativi per i dipendenti
Certo, potete creare un modulo informativo per i dipendenti partendo da zero, ma perché reinventare la ruota quando non è necessario?
Ecco 16 modelli impeccabili che renderanno la vita delle risorse umane molto più facile.
1. Modello di modulo ClickUp
Immaginate che si stia avvicinando il primo giorno di lavoro di un nuovo assunto e che siate sommersi dalla ricerca di informazioni di base come la data di inizio, i contatti di emergenza e le informazioni bancarie.
Il Modulo ClickUp Modello elimina questo stress aiutandovi a creare moduli puliti e organizzati in pochi minuti. Grazie alla funzionalità dei campi personalizzati di ClickUp, che consentono di raccogliere tutte le informazioni critiche dei dipendenti in modo accurato e sicuro, dai dati personali alle specifiche del lavoro.
Inoltre, le risposte vengono ordinate automaticamente e sono pronte per l'azione, in modo che possiate saltare i follower manuali e concentrarvi su un'esperienza di onboarding senza problemi per i vostri nuovi assunti.
ideale per: I team delle risorse umane che gestiscono l'onboarding dei dipendenti e tutti coloro che desiderano semplificare la raccolta e l'organizzazione delle informazioni essenziali sui dipendenti.
2. Modello di modulo di valutazione dei dipendenti ClickUp
Siamo onesti: la valutazione dei dipendenti può sembrare un compito temuto, sia per le risorse umane che per i manager.
Il processo può talvolta diventare opprimente, in quanto i dipendenti hanno a che fare con molti documenti, cercano di ricordare le attività cardine delle prestazioni e di garantire l'equità.
È qui che il programma gratuito Modello di modulo per la valutazione dei dipendenti di ClickUp viene incontro. Semplifica le valutazioni delle prestazioni con un formato strutturato e facile da usare che cattura tutto ciò che serve, in modo rapido e accurato.
Il modello semplifica la raccolta di feedback preziosi, l'identificazione delle aree di miglioramento e il monitoraggio del proprio stato nel tempo. I campi personalizzati consentono di includere dettagli come titoli, risultati e aree di miglioramento, garantendo valutazioni coerenti, eque e mirate.
Ideale per: Teams e gestori del team che desiderano semplificare le valutazioni dei dipendenti, migliorare il monitoraggio delle prestazioni e creare un processo di revisione equo e coerente che sia effettivamente vantaggioso per il team
3. Modello di feedback dei dipendenti ClickUp
Vi siete mai chiesti cosa pensa il vostro team del management, dell'ambiente di lavoro o anche di quei "vantaggi" di cui tutti parlano? I feedback sinceri dei dipendenti possono fare la differenza in un ambiente di lavoro, ma raccoglierli può essere difficile, soprattutto quando i feedback sono dispersi e difficili da interpretare.
Utilizzate invece il Modello di feedback dei dipendenti di ClickUp . Questo modello semplifica il processo di raccolta e gestione di informazioni significative da parte del team.
Con campi personalizzati come Cultura aziendale, Chiarezza del ruolo e Opportunità di sviluppo, è possibile affrontare le sfide quotidiane e migliorare la soddisfazione del team. Non è tutto
🍪 Bonus: Le potenti visualizzazioni consentono anche di monitorare il sentiment dei dipendenti nel tempo, aiutandovi a individuare gli schemi e ad agire rapidamente prima che le preoccupazioni minori diventino problemi più gravi. Centralizzando i feedback in un unico luogo, questo modello incoraggia conversazioni aperte e strutturate che creano fiducia tra dipendenti e leadership.
ideale per: Teams e gestori del team che vogliono promuovere la trasparenza, monitorare il sentimento del team e costruire una cultura del lavoro prospera e piena di fiducia.
4. Modello di modulo di assunzione interna ClickUp
Occupare le posizioni aperte internamente è un vantaggio per tutti: fa risparmiare tempo e risorse e dimostra al team il valore della sua crescita. L'unica sfida è la raccolta di tutte le informazioni sui dipendenti, la verifica dei ruoli e la gestione manuale delle candidature, che può sembrare un'infinita pila di scartoffie.
È qui che il Modello di modulo di assunzione interna ClickUp passa a salvare la situazione.
Questo modello semplifica il processo di assunzione interna, aiutandovi a raccogliere in modo rapido e accurato i dati critici, come i dati dei dipendenti, i ruoli attuali e le competenze rilevanti.
Grazie alla digitalizzazione e alla centralizzazione di tutte le informazioni, si eviteranno errori, si garantirà la conformità alle politiche di assunzione e si offrirà ai dipendenti un'esperienza senza intoppi e senza stress.
✨ Ideale per: Teams che desiderano semplificare il reclutamento interno, monitorare le candidature senza soluzione di continuità e mantenere i record dei dipendenti accurati e conformi.
5. Modello di sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti ClickUp
Secondo l'ultimo Reportistica Gallup il 51% dei dipendenti si sente disimpegnato. Più della metà della vostra forza lavoro si sente scollegata, demotivata o arranca nelle attività quotidiane.
Con strumenti adeguati come il Modello di sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti di ClickUp è possibile raccogliere informazioni reali sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla cultura aziendale.
Questo modello vi aiuta a creare sondaggi mirati con domande personalizzate che determinano le sensazioni del vostro team. Sia che si tratti di valutare la soddisfazione sul lavoro, le condizioni dell'ambiente di lavoro o il morale del team, questo modello cattura tutti gli aspetti più morbidi che vengono ignorati sul posto di lavoro.
La parte migliore? Le risposte sono centralizzate e pronte per l'analisi, in modo da poter individuare le tendenze e identificare le aree di miglioramento.
ideale per: Professionisti delle risorse umane e gestori del team che vogliono misurare il coinvolgimento, monitorare i miglioramenti nel tempo e creare una forza lavoro più felice e produttiva.
Il monitoraggio e l'organizzazione dei progetti aziendali sono molto semplici ed efficaci con il software ClickUp. È un software molto efficace per affrontare i problemi di gestione delle attività e per monitorare lo stato di avanzamento delle attività e dei progetti in corso.
Judy Hellen, Responsabile dell'assistenza amministrativa, Fondazione Righten A Soul
6. Modello di modulo di iscrizione al workshop ClickUp
Pianificare un workshop può essere entusiasmante, fino a quando non si annegano le domande di partecipazione e non si ha un modo organizzato per gestirle.
Il Modulo di richiesta di partecipazione al workshop ClickUp semplifica il processo aiutandovi a raccogliere e gestire le informazioni dei partecipanti in modo rapido ed efficiente.
Invece di navigare tra email sparse o moduli non corrispondenti, questo modello centralizza le informazioni chiave, come nomi, dettagli di contatto e programmi dei workshop in un unico luogo di facile accesso.
Ecco come funziona: I campi personalizzati vi permettono di adattare il modulo alle vostre esigenze, assicurandovi di raccogliere solo i dati rilevanti dei partecipanti. Stati come "In revisione" o "Approvato" semplificano il monitoraggio degli stati.
ideale per: Teams, organizzatori di eventi o manager che desiderano semplificare la registrazione dei partecipanti e l'organizzazione dei workshop con il minimo lavoro richiesto.
7. Modello di gestione e reportistica dei colloqui ClickUp
Secondo dati recenti, una tipica apertura di un posto di lavoro aziendale riceve una media di 250 candidature -E, diciamolo, gestire un tale volume di candidati senza un sistema adeguato porta al caos.
Il Modello di gestione e reportistica dei colloqui ClickUp elimina le congetture dal processo.
**Offre uno spazio unico e organizzato per monitorare le informazioni sui candidati, programmare i colloqui e raccogliere i feedback di più intervistatori
Grazie alla centralizzazione di tutto, i membri del team possono accedere facilmente alle valutazioni dei candidati, confrontare le note e fornire feedback strutturati in tempo reale.
✨ Ideale per: I team delle risorse umane e i reclutatori hanno bisogno di un sistema semplificato per organizzare i colloqui, monitorare i feedback e prendere decisioni di assunzione sicure senza perdere dettagli.
8. Modello di modulo di domanda di lavoro ClickUp
La selezione delle domande di lavoro richiede molto tempo e può diventare rapidamente disordinata se non si è organizzati. La mossa migliore sarebbe quella di utilizzare il Modello di modulo di domanda di lavoro ClickUp .
Semplifica il processo di assunzione, consentendo di raccogliere in modo rapido e consistente le informazioni chiave di ogni candidato, come i dati personali, il percorso formativo e la storia lavorativa precedente.
Con tutte le candidature archiviate in un'unica posizione centralizzata, si può dire addio alle tracce cartacee e alle email sparse. Il modello rende il monitoraggio e la revisione dei candidati un gioco da ragazzi, aiutandovi a concentrarvi sull'identificazione dei migliori talenti piuttosto che affogare nel lavoro di amministratore.
Inoltre, offre ai candidati un'esperienza di facile utilizzo, dimostrando che il vostro provider valorizza l'efficienza e la professionalità fin dall'inizio.
Ideale per: Teams e gestori del team che desiderano semplificare il processo di candidatura, organizzare i dati dei candidati e attrarre senza sforzo i migliori talenti.
9. Modello per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp
Se avete l'impressione che ci siano troppe cose da fare durante l'inserimento dei nuovi dipendenti, il modello Modello per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp è il vostro migliore alleato.
Con questo modello, è possibile creare e organizzare liste di controllo dettagliate per l'onboarding che coprono tutto, dalle presentazioni alla formazione specifica del ruolo, per garantire che non venga tralasciato nulla.
Programmate le riunioni per la data di inizio, assegnate le attività essenziali e guidate i nuovi assunti a conoscere i loro team e la cultura aziendale.
Inoltre, tutto è coordinato in un unico luogo, rendendo più facile il monitoraggio dello stato e assicurando che ogni nuovo assunto abbia gli strumenti e le informazioni chiave di cui ha bisogno per iniziare a lavorare.
Ideale per: Teams e gestori del team che desiderano semplificare l'onboarding, organizzare le informazioni sui dipendenti e aiutare i nuovi assunti a sentirsi informati e in connessione.
10. Modello di elenco dei dipendenti ClickUp
Conosciamo la difficoltà: è il compleanno di un collega e state cercando di inviare una torta, ma il monitoraggio dei suoi dati di contatto è una sfida a cui non vi siete mai preparati.
Il Modello di elenco dei dipendenti di ClickUp elimina questa seccatura offrendo un unico hub organizzato per tutte le informazioni sui dipendenti. Se state cercando l'email di qualcuno, il suo ruolo o se volete capire chi è in quale dipartimento, questo modello vi copre.
Come funziona: Le sue funzionalità di ricerca facili da usare consentono di accedere rapidamente ai dati aggiornati, di controllare chi è in ufficio e di vedere come sono strutturati i team.
Inoltre, è perfetto per i nuovi assunti che si avvicinano al team o per chi ha bisogno di una rapida ricerca di contatti senza inviare messaggi del tipo "Chi se ne occupa?".
✨ Ideale per: Teams, gestori del team e dipendenti che desiderano centralizzare i dati dei dipendenti, migliorare la comunicazione e mantenere tutti in contatto con facilità.
11. Modulo di informazione per i dipendenti HR by Collage
via Collage Mantenere registri dei dipendenti accurati e aggiornati è un requisito legale per ogni datore di lavoro. Il Modello di modulo per le informazioni sui dipendenti di Collage semplifica la gestione di tutti i tipi di dati, dalle informazioni personali ai dati salariali e alle date di inizio.
Questo modulo gratis consente di raccogliere tutto, dai nomi dei dipendenti e dagli indirizzi di residenza alle valutazioni dei salari, ai benefici e persino ai dettagli sulle assenze.
Inoltre, dato che la legislazione impone ai datori di lavoro di conservare determinati documenti dei dipendenti per un periodo di tempo specifico, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, avere tutto organizzato in modo ordinato fin dall'inizio può evitare potenziali responsabilità in seguito.
✨ Ideale per: Datori di lavoro e professionisti delle risorse umane alla ricerca di un modo chiaro e conforme per raccogliere e gestire le informazioni sui dipendenti e garantire la conformità alle normative in materia di conservazione dei documenti senza alcuno sforzo.
Leggi anche: Il potere della voce dei dipendenti nella trasformazione dell'ambiente di lavoro
12. Modello di modulo informativo per i dipendenti di CollageWord di AIHR
via AIHR Da fare: la mancata raccolta delle informazioni sui dipendenti in modo accurato e puntuale può risultare in errori nella gestione delle buste paga con un costo di oltre 600 dollari per incidente ?
Per evitare questo danno economico, il Modulo per le informazioni sui dipendenti di CollageWord by AIHR offre un modo migliore per gestire le informazioni sui nuovi dipendenti fin dal primo giorno.
Questo modulo è un'istantanea completa dei dati personali e lavorativi di un dipendente, dalle date di inizio ai contatti di emergenza e alle valutazioni.
Questo strumento semplifica le attività amministrative e mantiene i dati dei dipendenti organizzati, sicuri e aggiornati. Offre modelli gratuiti e personalizzabili in formato PDF e Word.
✨ Ideale per: Teams e datori di lavoro che desiderano una soluzione efficiente e conforme per raccogliere e gestire le informazioni sui dipendenti durante l'inserimento.
13. PDF Modulo per i dettagli dei dipendenti da Charlie
via Charlie L'inserimento di un nuovo dipendente è emozionante, ma non senza il modello PDF di Charlie per i dettagli del dipendente , che vi aiuta a raccogliere tutte le informazioni sul dipendente.
Il modello è stato progettato per i controlli pre-assunzione prima della prima settimana. È possibile raccogliere dettagli critici come le informazioni sul diritto al lavoro (passaporto e numero di assicurazione nazionale) prima della data di assunzione del dipendente, garantendo la conformità legale fin dal primo giorno.
Poi, durante la prima settimana, si possono raccogliere i dati di emergenza, gli indirizzi email personali e persino le preferenze alimentari.
Sebbene esistano strumenti più avanzati per la registrazione dei dipendenti, questo modello in PDF è una soluzione semplice ed economica per le aziende che non sono pronte a investire in un software.
✨ Ideale per: Piccole aziende o team delle risorse umane alla ricerca di un modo semplice e conveniente per raccogliere e gestire le informazioni essenziali dei dipendenti durante l'inserimento.
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14. Modello di modulo di segnalazione dei dipendenti da 123 Modulo Builder
via 123 Modulo Builder Assumere i migliori talenti non è facile, ma i migliori reclutatori sono probabilmente seduti proprio nel vostro ufficio: i vostri dipendenti. Il Modello di modulo di segnalazione dei dipendenti di 123 Modulo Builder consente ai team di raccomandare facilmente candidati eccellenti.
Ecco come funziona: Questo modulo personalizzabile raccoglie tutte le informazioni essenziali sui dipendenti e i dettagli dei candidati, come ad esempio le posizioni per cui ci si candida e i file di supporto come i curriculum.
Non è necessario alcun codice: basta trascinare, rilasciare e progettare il modulo in base alle esigenze della vostra azienda. Potete pubblicarlo tramite collegamenti in sicurezza, incorporarlo nel vostro sito web o condividerlo su piattaforme come Facebook o WordPress.
Una volta inviati, tutti i referral vengono archiviati in un database online sicuro per una facile revisione. Potete accedere ai dati attraverso un dashboard centralizzato, esportarli in CSV o Excel o integrare il modulo con strumenti come Google Drive per semplificare i follower.
ideale per: Teams che vogliono digitalizzare e accelerare il processo di segnalazione dei dipendenti e costruire una pipeline di talenti più forte.
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15. Modello di modulo di informazione sulla salute dei dipendenti da 123 Modulo Builder
via 123 Modulo Builder Per quanto riguarda la salute dei dipendenti, la maggior parte delle organizzazioni si concentra su aree che comportano costi o responsabilità dirette, come gli infortuni sul lavoro, le richieste di invalidità o l'utilizzo dei programmi di assistenza ai dipendenti. Ma queste metriche scalfiscono appena la superficie del benessere fisico e mentale complessivo della vostra forza lavoro.
Progettare strategie efficaci per la salute, o misurarne l'impatto, è quasi impossibile senza una raccolta sistematica di dati.
Il Modello di modulo informativo sulla salute dei dipendenti di 123 Modulo Builder aiuta le organizzazioni a prendere il controllo di questa sfida.
Semplifica la raccolta di dati essenziali sulla salute, dall'anamnesi e le condizioni croniche ai registri delle vaccinazioni e ai contatti di emergenza, in modo sicuro e conveniente.
ideale per: Organizzazioni impegnate a costruire una cultura della salute, a migliorare il benessere della forza lavoro e ad affrontare l'aumento dei costi sanitari con soluzioni sistematiche e basate sui dati.
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16. Modello di modulo di consenso medico per i dipendenti da 123 Modulo Builder
via 123 Modulo Builder Data la continua carenza di talenti e l'aumento dei costi sanitari, dare priorità alla salute dei dipendenti non è più un optional.
Il Modello di modulo per il consenso medico dei dipendenti di 123 Modulo Builder semplifica il processo, rendendo veloce, sicuro e conveniente per i datori di lavoro e i nuovi assunti il monitoraggio dei documenti.
Questo modello pronto all'uso vi permette di inviare via email i moduli di consenso medico ai nuovi dipendenti. I dipendenti possono completare i moduli da casa o in viaggio.
Le loro risposte sono archiviate in sicurezza e facilmente accessibili per i team delle risorse umane, assicurando che le informazioni dei dipendenti siano organizzate e conformi ai requisiti di privacy.
✨ Ideale per: Teams che cercano una soluzione digitale e sicura per gestire i moduli di consenso medico durante l'onboarding.
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Raccogliere le informazioni sui dipendenti con ClickUp
I modelli di modulo per le informazioni sui dipendenti di ClickUp rendono la raccolta dei dati essenziali dei dipendenti rapida, accurata e semplice.
I campi personalizzabili garantiscono la raccolta di tutti i dati necessari, dai dati personali ai moduli fiscali, senza alcuno scambio di informazioni.
Una volta inviate, le informazioni vengono organizzate ordinatamente in attività e archiviate in un unico hub sicuro, pronto per l'accesso in qualsiasi momento. Iscrivetevi su ClickUp e mettete ordine nelle informazioni sui vostri dipendenti.