Per la maggior parte delle aziende, i Town Hall sono oggi una piattaforma in cui i leader dell'organizzazione cercano di entrare in contatto con i loro team, di rafforzare la fiducia negli obiettivi aziendali e di creare un ambiente di trasparenza e collaborazione.
Purtroppo, molti dipendenti vedono queste riunioni come una perdita di tempo, un obbligo poco stimolante piuttosto che un'opportunità coinvolgente.
Tuttavia, se terminati nel modo giusto, gli eventi in municipio possono essere trasformativi, facendo sentire i dipendenti ascoltati, valorizzati e in sincronizzazione con la direzione dell'azienda.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Concentratevi sulla trasparenza e sulla comunicazione aperta per costruire la fiducia
- **Riallacciare gli obiettivi dell'azienda con i ruoli dei dipendenti per aumentare il coinvolgimento
- Incoraggiare il dialogo bidirezionale per consentire ai dipendenti di esprimere le proprie domande e preoccupazioni
- Rendere i contenuti rilevanti e fruibili, assicurandosi che siano in connessione con ciò che sta a cuore ai dipendenti
- Usare elementi interattivi come sondaggi e domande e risposte per mantenere le sessioni coinvolgenti
- Follow up dei feedback per dimostrare ai dipendenti che la loro voce è importante
Che cos'è una riunione del municipio?
Una riunione di municipio o riunione di tutte le mani è un incontro a livello aziendale guidato dai dirigenti o dall'amministratore delegato. In genere ha lo scopo di aggiornare i dipendenti, rispondere alle domande e incoraggiare l'impegno.
I municipi costituiscono una piattaforma aperta in cui chiunque può porre domande ai rappresentanti dell'azienda, incoraggiando la trasparenza e migliorando il processo decisionale dell'organizzazione.
🧠 Fatto divertente: Il concetto di riunione cittadina è nato nelle prime comunità del New England nel XVII secolo. I residenti partecipavano a una riunione in un municipio centrale per discutere i problemi della comunità, una tradizione che ha ispirato le moderne riunioni aziendali.
Componenti chiave di una riunione municipale di esito positivo
La creazione di una riunione municipale di successo richiede un piano accurato e un'attenzione particolare al coinvolgimento.
Ogni elemento della riunione deve essere progettato con cura per favorire l'interazione e garantire che i dipendenti se ne vadano con una chiara comprensione della direzione dell'azienda.
1. Aggiornamento aziendale
Iniziate aggiornando i dipendenti sugli obiettivi strategici, gli stati e le sfide dell'azienda. Assicuratevi che le informazioni siano facili da capire e si riferiscano direttamente al modo in cui il lavoro di ciascun dipendente contribuisce all'esito positivo dell'azienda.
Da fare? 95% dei dipendenti non comprende appieno la strategia della propria azienda. La semplificazione degli aggiornamenti può colmare questo divario.
Nel presentare gli aggiornamenti aziendali, evitate il gergo e il linguaggio troppo tecnico. Concentratevi invece sulla narrazione di una storia che aiuti i dipendenti a comprendere il percorso dell'azienda, compreso dove è stata, dove si trova ora e a che titolo.
Questo approccio narrativo rende le informazioni più comprensibili e memorabili, facendo in modo che i dipendenti si sentano parte della storia dell'azienda.
2. Riconoscimento dei dipendenti
Riconoscete i contributi individuali o del team, anche se la vostra azienda non ha un programma di riconoscimento formale. È possibile implementare due semplici metodi:
- Riconoscimento guidato dai leader: Gli alti dirigenti mettono in luce i dipendenti che incarnano i valori dell'azienda o raggiungono obiettivi chiave, offrendo premi come un pranzo con l'amministratore delegato
- Riconoscimento guidato dai colleghi: Lasciate che i dipendenti si riconoscano a vicenda alla fine della riunione, incoraggiando la gratitudine e creando un senso di appartenenza
Il riconoscimento è un potente motivatore. I dipendenti che si sentono visti e apprezzati per il loro contributo sono più propensi a rimanere impegnati e a impegnarsi.
Durante la riunione cittadina, prendetevi un momento per condividere le storie di dipendenti che sono andati oltre le aspettative. Questo motiva le persone riconosciute e costituisce un esempio per gli altri, creando una cultura dell'eccellenza.
3. Sessione di domande e risposte
Una buona regola è quella di dedicare almeno il 30% del tempo della riunione a una sessione aperta di domande e risposte. Questa è spesso la parte più preziosa, in quanto consente ai dipendenti di esprimere preoccupazioni o porre domande direttamente alla leadership.
La trasparenza è fondamentale: affrontate anche le domande più difficili per creare fiducia.
Incoraggiate i dipendenti a presentare le domande in anticipo, in modo da aiutarvi a identificare i temi comuni e a preparare risposte ponderate.
Leggi anche: 9 tipi di riunione comuni - I migliori tipi di riunione per i team
Vantaggi dell'ospitare riunioni in municipio
Le riunioni in municipio offrono numerosi vantaggi, dalla promozione di una comunicazione aperta alla costruzione di un senso di comunità più forte all'interno dell'organizzazione.
La comprensione di questi vantaggi può aiutare i leader a dare priorità a questi incontri e a investire per renderli il più efficaci possibile.
1. Facile condivisione delle informazioni
I municipi sono ideali per fornire aggiornamenti complessi come iniziative strategiche o nuove politiche. A differenza delle email o degli aggiornamenti su Slack, il format del municipio assicura che ogni membro riceva le stesse informazioni simultaneamente, riducendo così il numero di informazioni che possono essere fornite comunicazione errata .
Il format dal vivo consente anche di ottenere chiarimenti immediati: i dipendenti possono porre domande di follow-up se qualcosa non è chiaro, assicurando che tutti lascino la riunione con la stessa comprensione.
Questa immediatezza è fondamentale nei settori a ritmo sostenuto, dove i ritardi nella comprensione possono far perdere opportunità.
2. Riunire i team
Utilizzate i town hall come opportunità per il team-building. La celebrazione dei risultati ottenuti insieme crea una comunità e unisce i dipendenti dietro obiettivi comuni.
Le riunioni in municipio sono uniche perché uniscono persone provenienti da diversi dipartimenti e livelli dell'organizzazione. Questo aiuta a rompere i silos e incoraggia la collaborazione interfunzionale.
Quando i dipendenti di team diversi ascoltano gli esiti positivi e le sfide degli altri, acquisiscono una comprensione più ampia del lavoro dell'azienda e traggono vantaggio dalla conoscenza di nuovi modi di collaborare.
3. Incoraggiare il dialogo aperto
Consentire ai dipendenti di porre domande e condividere opinioni durante i town halls li fa sentire ascoltati e valorizzati. Questo aumenta il morale e rafforza le connessioni tra leadership e dipendenti.
Creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel dare voce ai loro pensieri è la chiave per mantenere il coinvolgimento. I leader devono incoraggiare attivamente la partecipazione, riconoscendo le domande e rispondendo con attenzione.
Anche se una domanda rivela un problema impegnativo, affrontarlo di petto dimostra un commit alla trasparenza e al miglioramento continuo.
**La città di Ashfield, nel Massachusetts, vanta una delle più lunghe tradizioni di riunioni cittadine degli Stati Uniti, che si tengono ogni anno dal 1765. Alcune comunità tengono ancora queste riunioni all'aperto, come facevano secoli fa, tempo permettendo.
4. Accesso diretto alla leadership
I municipi offrono ai dipendenti un accesso diretto ai dirigenti, abbattendo le barriere gerarchiche e incoraggiando una comunicazione aperta. Questo tipo di accesso crea relazioni più forti e trasparenza.
Molti dipendenti potrebbero non avere mai la possibilità di rivolgersi all'amministratore delegato o ad altri leader di alto livello nei loro ruoli quotidiani. Le riunioni in municipio offrono questa opportunità, che può essere incredibilmente motivante.
Vedere e ascoltare direttamente i leader aiuta a umanizzarli e a far sentire i dipendenti più connessi alla missione dell'azienda.
Come pianificare la riunione in municipio
Un piano accurato è essenziale per organizzare una riunione cittadina efficace. Ogni aspetto della riunione, dal programma alla sede, deve essere progettato tenendo conto del coinvolgimento dei dipendenti.
1. Garantire l'impostazione e la preparazione dell'ordine del giorno in modo collaborativo
Definite lo scopo della riunione. Si tratta di aggiornare sullo stato di avanzamento, condividere grandi novità o raccogliere feedback? Collaborate con i capi reparto per delineare i titoli chiave.
È possibile utilizzare ClickUp , l'app per il lavoro e il software di gestione delle riunioni per rimanere organizzati. È perfetto per impostare e monitorare le attività relative al vostro municipio.
Utilizzando Riunioni ClickUp da fare in tempo e senza tralasciare nulla. È possibile impostare e dare priorità alle attività con scadenze, semplificando la preparazione delle riunioni.
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- Specificare le dipendenze tra le attività, chiarendo quali devono essere completate per prime e fornendo visibilità per la programmazione
- Suddividere le attività più grandi in attività secondarie e liste di controllo, per garantire la copertura di tutti i dettagli della riunione
- Usare le menzioni e gli elementi di azione per delegare le attivitàassicurarsi che tutti sappiano Da fare prima della riunione
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Questo modello aiuta a mantenere tutti concentrati sulle proprie attività, garantendo la produttività di ogni riunione. E la parte migliore? È possibile utilizzare questo modello per qualsiasi tipo di riunione, non solo per i town hall, rendendolo uno strumento versatile per qualsiasi evento.
2. Scegliere il luogo e il formato giusto
Selezionate una sede che possa accogliere comodamente tutti i partecipanti, sia di persona che virtuali. Se alcuni dipendenti sono remoti, assicuratevi che gli strumenti di videoconferenza come Zoom siano impostati in modo da consentire una partecipazione paritaria.
La sede giusta imposta l'impostazione della riunione. Per i town hall di persona, scegliete uno spazio che consenta un'interazione aperta con una configurazione che incoraggi la partecipazione.
Per le riunioni virtuali, assicuratevi che la tecnologia lavori senza problemi per tutti. Una connessione difettosa può essere frustrante e distrarre dallo scopo della riunione.
3. Invitate relatori coinvolgenti
Bilanciate i relatori tra decisori, esperti di materia e membri del team per mantenere un argomento dinamico. Attenzione però a non avere troppi decisori. Questo può rallentare le discussioni e creare un collo di bottiglia.
Invitate queste persone chiave tramite email o invito diretto attraverso il calendario condiviso della vostra azienda. Allegate il programma della riunione regole e linee guida e qualsiasi materiale di lettura pertinente per aiutarli a prepararsi.
In questo modo tutti sanno cosa aspettarsi, rendendo il municipio molto più produttivo . È possibile utilizzare Visualizzazione del calendario di ClickUp per centralizzare i calendari vostri e del vostro team in un unico luogo.
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È possibile modificare facilmente il calendario trascinando e rilasciando gli elementi, mantenendo tutti in sincronizzazione e sulla stessa pagina.
È inoltre possibile utilizzare la funzione Modello per le riunioni ClickUp per gestire elementi dell'ordine del giorno, note e follower direttamente nel documento dei verbali delle riunioni, mantenendo tutto organizzato in un unico posto.
🧠 Curiosità: Mentre le riunioni dei municipi sono comuni negli Stati Uniti, moduli simili di democrazia diretta esistono anche altrove. In Svizzera, ad esempio, i piccoli comuni tengono delle "Landsgemeinde", assemblee annuali in cui i cittadini votano su questioni legislative alzando la mano.
4. Incorporare elementi interattivi e rompighiaccio
I rompighiaccio aiutano ad allentare la tensione, soprattutto nelle riunioni virtuali. Gli elementi interattivi, come i sondaggi dal vivo o le breakout room, possono mantenere alta l'energia.
Gli elementi interattivi sono fondamentali per mantenere il coinvolgimento dei dipendenti. Per istanza, i sondaggi in diretta possono raccogliere input sulle decisioni o valutare il sentimento dei dipendenti in tempo reale.
I rompighiaccio all'inizio della riunione contribuiscono a creare un'atmosfera rilassata, rendendo i partecipanti più tranquilli nel contribuire alle discussioni.
Come migliorare il coinvolgimento durante le riunioni del municipio
Le riunioni municipali efficaci vanno oltre la semplice condivisione di informazioni: coinvolgono attivamente i partecipanti, incoraggiandoli a contribuire e a sentirsi parte della conversazione.
Ecco alcuni modi per aumentare il coinvolgimento durante il vostro prossimo municipio.
Coinvolgete il pubblico con sondaggi in tempo reale
I sondaggi in tempo reale tengono impegnati i provider e forniscono un feedback immediato. Utilizzate strumenti come la funzionalità/funzione di Zoom per coinvolgere il pubblico.
I sondaggi sono un modo efficace per garantire il coinvolgimento di tutti i partecipanti alla riunione. Chiedere ai dipendenti il loro contributo su argomenti come le iniziative aziendali o i cambiamenti imminenti li fa sentire inclusi nel processo decisionale.
I risultati dei sondaggi possono anche fornire indicazioni preziose che aiutano a guidare le decisioni dei provider.
💡 Pro Tip: Riducete il numero di diapositive e aumentate l'interattività. Le persone entrano in connessione con le conversazioni, non con le presentazioni infinite.
Condurre sessioni di domande e risposte
Dedicate un tempo significativo alle domande e risposte, sia che le domande provengano dalla platea sia che siano presentate in formato digitale. Dare ai dipendenti la possibilità di esprimere i propri pensieri dimostra trasparenza e rafforza la fiducia.
Ricordate però di gestire le domande difficili con cautela: i leader devono mostrare vulnerabilità e onestà, che possono in ultima analisi aumentare il morale dei dipendenti.
Con ClickUp Brain mantenereer le note e le registrazioni delle vostre riunioni in municipio diventa molto più facile da gestire. L'assistente IA integrato è in grado di riepilogare/riassumere rapidamente le note per non perdere nulla.
Sia che si tratti di catturare i punti chiave o di cogliere piccoli dettagli, ClickUp Brain lavora perfettamente con ClickUp Documenti per aiutarvi a tenere sotto controllo tutto.
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Dopo la riunione, può anche aiutarvi a riepilogare tutti i punti discussi, rendendo più facile la revisione e la condivisione. Ma non si ferma qui.
Se l'evento ha generato pagine di note, nessun problema. Con ClickUp Brain, potete facilmente condensare quelle pagine in riepiloghi brevi e digeribili all'interno di ClickUp Documenti.
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Dopo la riunione, registrate gli elementi di azione o gli argomenti di follow-up che richiedono attenzione in seguito. In questo modo tutto è organizzato in un unico posto.
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Michelle Muggli, Manager Prodotto Digitale, AVIXA
Ruolo dei moderatori nel facilitare la discussione
I moderatori mantengono le discussioni sul binario giusto e assicurano una partecipazione equilibrata. Possono vagliare le domande e prompt i leader quando necessario. Un buon moderatore può fare la differenza tra una discussione coinvolgente e una riunione caotica o stagnante.
I moderatori devono essere abili nel gestire il tempo, assicurando che ogni argomento riceva l'attenzione che merita e dando spazio alle domande spontanee o alle discussioni che sorgono.
Devono inoltre essere abili nel gestire le domande delicate e mantenere la produttività della riunione.
Per un'esperienza ancora più fluida, ClickUp offre diversi altri strumenti per ottimizzare il processo della riunione in municipio. È possibile utilizzare il Modello di note per le riunioni di ClickUp che aiuta ad acquisire le linee guida e le strutture di una riunione per un programma, note ed elementi d'azione.
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Leggi anche: Come usare l'IA per le note delle riunioni
Quali dovrebbero essere le strategie post-riunione?
Il lavoro non finisce quando termina la riunione in municipio. È necessario un follower efficace per garantire che gli oggetti della riunione siano stati raggiunti e che i dipendenti sentano il valore della loro partecipazione.
Raccogliere feedback e misurare l'esito positivo
Non lasciate che la riunione in municipio svanisca una volta terminata. Da fare, invece, per massimizzare i benefici dei punti discussi durante la riunione:
- Condividere le note della riunione e i punti salienti con il team
- Assegnare elementi di follow-up a specifici reparti o membri del team
- Rivolgersi ai team leader per chiedere un feedback sulla riunione
Gestite le richieste interne per raccogliere le informazioni esatte necessarie nei vostri moduli ClickUp Moduli ClickUp raccoglie facilmente le opinioni, le intuizioni e i suggerimenti del team. È possibile progettare moduli per porre domande specifiche sull'efficacia della riunione, sulla chiarezza delle informazioni condivise o sulle aree da migliorare.
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È uno strumento eccellente per riepilogare/riassumere i risultati e garantire il follow-up dei punti chiave discussi durante la riunione.
Creazione di piani d'azione e comunicazione dei risultati
Utilizzando ClickUp, trasformate i punti chiave in attività di ClickUp. Assegnate le responsabilità, fissate le scadenze e monitorate lo stato per garantire il follow-up.
Comunicare i risultati risultati della riunione è importante quanto la riunione stessa. I dipendenti devono vedere che le loro domande e preoccupazioni portano a un'azione concreta.
Riepilogare/riassumere le chiavi di lettura della riunione cittadina e elementi di azione e condividerli con tutto il team. Questo assicura l'account e rafforza il valore del municipio come spazio per un dialogo significativo.
Usare il feedback per migliorare le riunioni future
Una volta raccolto il feedback, è il momento di agire di conseguenza. Utilizzate le intuizioni del team per identificare schemi o problemi ricorrenti. Forse il programma è sembrato affrettato o alcuni argomenti non sono stati trattati in modo sufficientemente dettagliato.
Il feedback dei dipendenti è prezioso per migliorare le future riunioni in municipio. Utilizzate queste informazioni per perfezionare il vostro approccio e rendere ogni riunione cittadina più efficace della precedente.
Come superare le sfide delle riunioni in municipio
Nonostante un piano accurato, le riunioni in municipio possono presentare delle sfide, dalla gestione delle domande difficili alla garanzia che ogni dipendente si senta incluso. Per superare queste sfide è necessario un approccio proattivo ed empatico.
Gestire le domande difficili e i conflitti
Preparatevi a gestire con calma le domande difficili. Utilizzate un moderatore per facilitare queste discussioni in modo costruttivo e rispettoso.
Le domande difficili sono inevitabili, soprattutto nelle organizzazioni più grandi, dove i dipendenti possono avere punti di vista diversi sulle decisioni aziendali.
La leadership deve affrontare queste domande con empatia e onestà. Deve riconoscere le preoccupazioni sollevate, fornire chiarimenti e impegnarsi a dare un seguito, se necessario.
Questa trasparenza aiuta a creare fiducia, anche in situazioni difficili.
Garantire una partecipazione inclusiva a tutti i livelli dei dipendenti
Incoraggiate la partecipazione utilizzando strumenti digitali che consentano domande anonime o funzionalità di chattare. Assicuratevi che i dipendenti remoti abbiano le stesse opportunità di partecipazione dei partecipanti di persona.
L'inclusività è importante nelle riunioni in municipio. I dipendenti di diversi livelli o posizioni devono sentirsi tutti uguali.
Considerate l'utilizzo di strumenti che consentano domande anonime, poiché alcuni dipendenti potrebbero esitare a parlare pubblicamente. Per i dipendenti remoti, assicuratevi che la tecnologia sia affidabile e che abbiano le stesse opportunità di porre domande o di partecipare alle riunioni partecipare alle discussioni .
Organizzare riunioni coinvolgenti in municipio con ClickUp
Le riunioni in municipio sono uno strumento potente per migliorare la cultura aziendale, la trasparenza e il coinvolgimento.
Pianificando in modo efficace, promuovendo una comunicazione aperta e utilizzando strumenti come ClickUp per aiutarvi nell'organizzazione, potete trasformare queste riunioni in esperienze significative che risuonano con i vostri dipendenti.
Ricordate che l'esito positivo di una riunione cittadina consiste nell'ascoltare tanto quanto nel parlare. Coinvolgete i vostri team, prendete sul serio i loro feedback e agite di conseguenza per promuovere una forza lavoro più inclusiva e motivata.
Trasformando le riunioni del municipio in esperienze dinamiche e interattive, potete ispirare i vostri dipendenti, promuovere un forte senso di comunità e guidare la vostra azienda verso i suoi obiettivi.
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