Vi è mai capitato di non sapere chi fa cosa in un progetto?
La reazione predefinita sarebbe quella di convocare una riunione d'emergenza e sperare che tutto vada a buon fine. Quando tutti sono impegnati nello stesso obiettivo, le responsabilità spesso si confondono. La confusione delle responsabilità, soprattutto nelle situazioni di emergenza o ad hoc, porta alla sovrapposizione delle risorse.
La soluzione perfetta a questa follia è un accordo di lavoro del team.
Dalla disponibilità alla concentrazione dei lavori richiesti, questi documenti creano fiducia e allineamento strategico.
Volete creare una struttura e aumentare la produttività? Questo articolo spiega tutto quello che c'è da sapere sul perché è necessario un accordo di lavoro del team e su come crearlo.
Che cos'è un accordo di lavoro del team?
Un accordo di lavoro è un contratto di team che un leader crea per definire le modalità con cui membri collaboreranno efficacemente. Imposta le aspettative per la comunicazione, il processo decisionale e le responsabilità
Un efficace accordo di lavoro in team raggiunge i seguenti obiettivi:
- Delineare i processi e le procedure specifiche che il team seguirà per raggiungere gli obiettivi prefissatii risultati del progettoe che comprendono tutti gli aspetti, dai protocolli di comunicazione ai metodi decisionali
- Assicurarsi che tutti comprendano e condividano gli oggetti, i valori e l'approccio generale al lavoro del team
- Fornire un quadro di riferimento peraffrontare i potenziali conflitti e sfide prima che si aggravino
Componenti chiave di un accordo di lavoro del team
Dopo aver affrontato le nozioni di base, ecco i componenti critici di un efficace accordo di lavoro di team che potete utilizzare per costruire team efficienti e agili :
Ruoli e responsabilità
Una volta che il progetto il primo passaggio consiste nel definire il ruolo e le responsabilità di ciascun membro del team all'interno del progetto o del team. Particolarmente utile durante il processo di onboarding, questo assicura che tutti comprendano gli obiettivi e previene la confusione o la sovrapposizione tra i membri del team esistenti e quelli nuovi.
Inoltre, è necessario prevedere un processo di riassegnazione delle attività o un sistema di delega, in modo che la disponibilità non influisca sulle prestazioni.
Leggi anche: I ruoli di Agile spiegati
Protocolli di comunicazione e di lavoro
La seconda parte di ogni accordo di lavoro del team consiste nello stabilire le modalità di comunicazione reciproca. Questo include i canali di comunicazione preferiti, i tempi di risposta e le procedure di escalation per le questioni urgenti.
Gli accordi di lavoro del team devono prevedere anche una sezione dettagliata per gli orari di lavoro, la disponibilità e la pianificazione delle ferie, per aiutare l'azienda a gestire le risorse.
Gli accordi di lavoro devono inoltre specificare le regole di comunicazione, come il tono e il linguaggio, in modo che i membri siano sulla stessa pagina per quanto riguarda i valori dell'organizzazione.
**Per saperne di più Come evitare gli errori di comunicazione sul posto di lavoro
Processo decisionale
I team di progetto si trovano spesso a dover affrontare cambiamenti durante lo stato del progetto: i costi devono essere approvati, i processi devono essere modificati e le risorse devono essere riallineate.
Per affrontare senza problemi questi problemi, gli accordi del team delineano il processo decisionale metodi di decisione. Questi possono includere il consenso, il voto a maggioranza o l'approccio del decisore designato.
È meglio delineare anche un processo di revisione delle decisioni, se necessario. Inoltre, un accordo ideale sottolinea l'importanza di rispettare la decisione finale, anche se esistono opinioni diverse.
Risoluzione dei conflitti
Una delle parti più importanti di un accordo di lavoro del team è un processo per affrontare e risolvere i conflitti. Ciò potrebbe comportare la designazione di mediatori, canali di comunicazione aperti o procedure stabilite per la de-escalation.
Incoraggiate la risoluzione dei conflitti in modo precoce e diretto. Promuovete una cultura del rispetto in cui i membri vecchi e nuovi si sentano a proprio agio nell'esprimere le loro preoccupazioni senza timore di essere puniti, per evitare malintesi.
Linee guida per le riunioni
Nessuno vuole una riunione che non va da nessuna parte. Gli accordi di lavoro del team stabiliscono come si svolgeranno le riunioni del team, compresa la frequenza, la comunicazione dell'agenda, la gestione del tempo e l'etichetta di partecipazione per garantire riunioni produttive e mirate.
Considerate l'assegnazione di ruoli come il cronometrista, lo scrum master o l'addetto alle note.
**Per saperne di più Galateo delle riunioni Zoom
Come creare un accordo di lavoro in team
Ecco una guida in sei passaggi per la creazione di accordi di lavoro in team per favorire la collaborazione e la condivisione delle norme del team. Verrà inoltre illustrato come La soluzione di gestione delle risorse di ClickUp rende questo processo semplice.
Passaggio 1: raccogliere input
Per creare accordi di lavoro, è necessario raccogliere i contributi di tutti i membri del team. Raccogliere queste informazioni aiuta i gestori del team a considerare le prospettive e le preoccupazioni di tutti e a promuovere un senso di titolarità.
Ecco alcune domande da porre per snellire il processo:
- Quali sono i metodi di comunicazione che funzionano meglio per tutti?
- Quali sono gli orari di lavoro e le disponibilità preferite?
- Da fare: quali sono le aspirazioni per il progetto o il profilo?
- Da fare in modo che il team gestisca i conflitti o i disaccordi?
- Quali sono i processi decisionali preferiti?
- Da cosa dipende l'assistenza reciproca dei membri del team per raggiungere con successo gli obiettivi del team?
ClickUp offre strumenti di piattaforma dedicati per rendere tutto ciò semplice.
raggiungere, creare note e taggare istantaneamente qualsiasi membro del team con ClickUp Chat_ ClickUp Chattare è un'eccellente piattaforma di chat che semplifica la raccolta dei contributi dei membri del team. Se volete una prospettiva dettagliata, taggate la persona interessata e avviate immediatamente una discussione.
Anche l'avvio di una discussione di gruppo o la creazione di un'attività di ClickUp è facile, ed è ideale per rivedere o negoziare clausole specifiche di un accordo di lavoro.
utilizzate i Commenti assegnati in ClickUp per assicurarvi che ogni feedback del team venga risposto e risolto_
I membri del team possono usare Commenti assegnati in ClickUp per condividere le loro idee su condizioni specifiche o inclusioni nell'accordo. I team leader risolvono i problemi e creano il consenso.
semplificate la raccolta dei dati e visualizzate istantaneamente tutte le risposte con ClickUp Forms ClickUp Moduli è l'ideale per i manager che cercano input chiari e semplici. Questo strumento consente di creare un modulo condivisibile con domande standardizzate. Ciò rende la raccolta dei dati relativamente semplice e aiuta a visualizzare gli input.
Lo strumento è facile da usare e visivamente attraente, rendendo la condivisione dei dati un'esperienza coinvolgente per tutti.
Passaggio 2: Definire le aspettative
Una volta raccolti gli input, il passaggio successivo consiste nel definire aspettative chiare.
Perché? L'impostazione dei confini della comunicazione, della collaborazione e delle prestazioni aiuta il team a rimanere concentrato e garantisce che i lavori richiesti contribuiscano al quadro generale.
Comunicare le aspettative in modo trasparente al team e spiegare il "perché " per costruire la fiducia e prevenire futuri malintesi.
In questa fase, sarà evidente se i traguardi aziendali rischiano di sovraccaricare il team. Incorporare proposte aggiuntive di piano del personale o di formazione da portare ai decisori esecutivi.
Questo passaggio comporta anche il trasferimento delle aspettative in una bozza di accordo di lavoro del team. È quindi fondamentale disporre di uno strumento di documentazione collaborativa. Lo strumento dedicato di ClickUp si occupa di questa attività.
mappare una bozza di accordo, creare attività di follower e modificare i contenuti con ClickUp Docs_
Se cercate una modifica collaborativa, ricche opzioni di formattare e una documentazione completa, ClickUp Documenti è lo strumento.
Con il suo linguaggio markdown, ClickUp vi permette di creare banner, etichette e testi cancellati che rendono facilmente comprensibile ogni clausola del vostro accordo. Grazie alle sue funzionalità di modifica in tempo reale, è possibile mappare insieme al team le aspettative e lavorare a una visione condivisa.
Delegare il lavoro assegnando le attività direttamente al team o @ menzionandole in un commento
Se avete dei punti di follower, convertite le note in attività in Attività di ClickUp e delegarli. Inoltre, ClickUp Docs consente di aggiungere sottopagine all'interno dello stesso documento per mantenere strutturato e libero l'accordo finale di lavoro del team.
Se per voi è facile annotare le aspettative ma desiderate perfezionare la vostra scrittura, ClickUp dispone anche di uno strumento di IA dedicato.
riassumere le aspettative, perfezionare le clausole di accordo e generare istantaneamente informazioni con ClickUp Brain_ ClickUp Brain è l'assistente di scrittura e modifica IA per eccellenza per la stesura di accordi e riepiloghi/riassunti. Lo strumento è integrato in ClickUp Documenti per aiutare a perfezionare le aspettative e le note.
L'IA condivide inoltre informazioni su quali attività o componenti degli accordi del team sono in sospeso. Questo semplifica il processo di follower e aiuta a individuare tempestivamente i colli di bottiglia.
Passaggio 3: Documentare l'accordo
Con le aspettative mappate e la bozza pronta, il terzo passaggio consiste nel documentare l'accordo in modo che venga rivisto e finalizzato.
Condividete la bozza con il team per una revisione e discussione. Permettete al team di porre domande e fornire feedback. Se alcune idee non sono realizzabili, spiegatene le ragioni e suggerite potenziali date di revisione, mostrando al team che le loro preoccupazioni sono riconosciute.
La finalizzazione dell'accordo in un documento formale dopo il processo di revisione dimostra il vostro commit ad accogliere tutti i membri del team. Inoltre, mantiene la trasparenza e la struttura del processo.
Utilizzate le autorizzazioni di ClickUp per condividere in sicurezza l'accesso a dati e risorse
ClickUp Documenti consente di condividere istantaneamente la bozza di accordo con collegamenti sicuri e autorizzazioni personalizzate. Sentitevi liberi di procedere a cicli di revisione e aggiornamenti fino a raggiungere il miglior consenso possibile.
Tuttavia, creare uno standard da zero è noioso. ClickUp vi fa risparmiare tempo con i suoi modelli di accordo di lavoro per team pronti all'uso.
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Mappate le aspettative in un accordo e utilizzate le visualizzazioni per chiarire le informazioni con il modello di accordo di lavoro di ClickUp
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Scarica questo modello
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Modello di accordo di lavoro di ClickUp
è un quadro pre-progettato per risparmiare tempo e creare un accordo completo. Presenta spazi pronti da riempire che rappresentano in modo creativo gli orari di lavoro, le aspirazioni di carriera e altro ancora in relazione agli obiettivi del team.
Un altro punto di forza è che il modello è dotato di una legenda integrata, che ne facilita la comprensione da parte dei nuovi membri del team.
Il quadro pre-progettato ha anche stati di attività personalizzati e visualizzazioni personalizzate per semplificare il completamento delle attività, la sinergia e la collaborazione.
Passaggio 4: Revisione e revisione
Una volta che il vostro accordo di lavoro è stato finalizzato, monitoratelo per un miglioramento continuo Rivedere regolarmente l'accordo è fondamentale se il team ha dei punti in sospeso da affrontare o se ci sono dei cambiamenti nel dinamiche del team o forza lavoro.
La revisione aiuta a tenere sotto controllo le esigenze del team e ad allinearsi agli obiettivi dell'organizzazione.
Conducete riunioni di revisione regolari per assicurarvi che le cose siano in linea con il piano. È possibile impostare un'attività ricorrente in ClickUp per assicurarsi che questo non venga perso nello stress della vita quotidiana.
Ecco alcuni passaggi da fare in queste riunioni per ottenere miglioramenti:
- Impostare un programma chiaro e condividerlo in anticipo per mantenere le discussioni focalizzate
- Affrontare tutti i punti in sospeso della riunione precedente
- Raccogliere feedback su ciò che funziona e su ciò che deve essere modificato
- Incoraggiare i membri del team a condividere le loro intuizioni e i loro suggerimenti
- Documentare gli elementi di azione e assegnare le responsabilità per garantire la responsabilità
collaborare in tempo reale per apportare modifiche agli accordi di lavoro simultaneamente in ClickUp Docs_
Monitoraggio delle modifiche apportate all'accordo di lavoro dopo le riunioni di revisione con l'aiuto della cronologia delle versioni in ClickUp Documenti.
Passaggio 5: Monitoraggio della conformità
Ora che il vostro accordo di lavoro è pronto e il meccanismo di revisione è in atto, i veri benefici derivano dal monitoraggio del suo impatto e delle sue prestazioni.
Il quinto passaggio si concentra sulla adesione all'accordo di lavoro Utilizzate i dashboard per monitorare visivamente lo stato e ottenere informazioni sulle prestazioni individuali e del team.
Inoltre, impostate delle notifiche per informare tutto il team delle scadenze e degli aggiornamenti. Il monitoraggio promuove anche l'affidabilità e la titolarità dei temi tra i membri del team.
ClickUp offre uno strumento di dashboard personalizzabile per migliorare le visualizzazioni e semplificare il monitoraggio.
visualizzare lo stato di avanzamento e guidare il miglioramento con le dashboard di ClickUp ClickUp Dashboard è un potente strumento di visualizzazione che consente ai team di monitorare in tempo reale lo stato e le prestazioni. Mappa le metriche chiave con visualizzazioni sorprendenti, rendendo facile il monitoraggio degli aspetti essenziali dell'accordo di lavoro.
Oltre a grafici e diagrammi personalizzabili che aiutano il team a ottenere una panoramica rapida dello stato di avanzamento, il dashboard di ClickUp evidenzia le responsabilità e identifica le aree di miglioramento.
Passaggio 6: facilitare la comunicazione
L'ultimo passaggio di un efficace accordo di lavoro del team consiste nel facilitare una comunicazione aperta.
Per farlo, incoraggiate gli altri membri del team a condividere i feedback e a discutere le sfide regolarmente. Se necessario, mettete da parte un blocco del calendario ogni settimana.
Collaborazione perfetta con commenti e @menzioni in tempo reale in ClickUp Comments & Menzioni
Strumenti di collaborazione come Commenti ClickUp e Menzioni aiutano tutti a sentirsi ascoltati e coinvolti nel processo di miglioramento continuo e favoriscono un ambiente trasparente.
Leggi anche: L'eccesso di comunicazione nel lavoro
Benefici di un accordo di team working
Ora sapete come creare un accordo di team. Ecco i vantaggi dell'implementazione di un accordo efficace:
Aumento dell'efficienza e della produttività
Come menzionato in precedenza, gli accordi di team forniscono aspettative chiare e flussi di lavoro semplificati . Chiarire ruoli, responsabilità e metodi di comunicazione preferiti aiuta a ridurre le incomprensioni e le distrazioni per una collaborazione efficace.
Un tale allineamento aumenta l'efficienza e garantisce che tutti lavorino per obiettivi comuni, incrementando produttività complessiva .
Maggiore fiducia e collaborazione
Le regole di base per una comunicazione e una collaborazione rispettose incoraggiano un dialogo aperto all'interno del team. Si crea fiducia chiarendo ciò che i membri del team devono aspettarsi l'uno dall'altro, catalizzando l'attenzione su ciò che è stato fatto la costruzione del team .
Un documento di accordo di lavoro guida anche la comprensione reciproca e un ambiente di assistenza in cui tutti si sentono valorizzati.
Leggi anche: Costruire un ambiente di lavoro collaborativo
Maggiore autonomia e titolarità
Quando le responsabilità vengono mappate, a ciascun membro del team viene data la titolarità del proprio ambito di lavoro. Si crea autonomia, che porta a una maggiore motivazione e a una mentalità proattiva. Con linee guida cancellate, più team operano in modo indipendente pur rimanendo allineati agli oggetti generali.
Miglioramento delle prestazioni
Oltre alla titolarità e all'autonomia, si riduce la necessità di micromanagement. Gli standard e le aspettative specifiche creano inoltre traguardi chiari, definiscono i ruoli e migliorano la concentrazione.
Quando i lavori richiesti sono focalizzati, i membri del team possono visualizzare il loro impatto sul risultato collettivo. Questa consapevolezza incoraggia tutti a dare il meglio di sé, risultando in un miglioramento delle prestazioni e in una spinta al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Leggete anche: Come costruire un team ad alte prestazioni
Guidare la sinergia e il lavoro del team con ClickUp
Gli accordi di lavoro di squadra guidano i team agili verso gli obiettivi e la direzione giusta. Il miglioramento della concentrazione porta la crescita aziendale, la continuità e la produttività del team a nuovi livelli.
Sebbene abbiamo illustrato i passaggi per creare gli accordi di lavoro, l'utilizzo degli strumenti giusti è altrettanto importante. Gli accordi di lavoro del team si basano sulla collaborazione e sul monitoraggio, aree in cui ClickUp eccelle.
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