La maggior parte dei leader ritiene che i conflitti siano sbagliati, li evita e si sente a disagio al loro cospetto. Quando vengono a conoscenza di un conflitto all'interno dei loro team, tendono a ignorarlo o a dire: "Risolvetelo fuori dal lavoro".
È fondamentale rendersi conto che i conflitti fanno parte della nostra vita personale e professionale. Con una forza lavoro sempre più diversificata che abbraccia più generazioni, generi, razze e culture, è inevitabile trovarsi ad affrontare conflitti all'interno del team.
Ma cosa si intende esattamente per conflitto all'interno del team?
Si definisce conflitto lo scontro di idee, opinioni o personalità all'interno di un gruppo di individui che lavorano insieme. Può manifestarsi in varie forme, come dispute sulle scadenze delle attività, disaccordi sui processi di lavoro o attriti dovuti all'etica personale.
Secondo un rapporto sui conflitti sul lavoro, i manager dedicano oltre 4 ore alla settimana alla gestione e alla risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro. Si parla di perdita di produttività tra i dipendenti.
Quindi, che tu sia un manager di prima linea o un dirigente, capire come gestire efficacemente i conflitti è essenziale per un esito positivo per il personale e l'organizzazione.
Questo post del blog ti guida attraverso i conflitti sul posto di lavoro e svela varie strategie di comunicazione e competenze di gestione dei conflitti necessarie per un esito positivo.
Diversi tipi di conflitti all'interno del team
Gli effetti negativi di un conflitto all'interno del team comportano interruzioni del lavoro, fallimento dei progetti, diminuzione della produttività e calo del morale del team, motivo per cui non è consigliabile ignorare i conflitti. I tipi più comuni di conflitto sul lavoro includono:
1. Abitudini di lavoro contrastanti
Ogni dipendente ha uno stile di lavoro diverso. Mentre la maggior parte preferisce collaborare con i colleghi e lavorare in gruppo, alcuni potrebbero preferire svolgere il proprio lavoro da soli.
Alcuni dipendenti sono puntuali e completano le loro attività in tempo, mentre altri aspettano fino all'ultimo minuto per iniziare. Tali differenze possono causare attriti nelle dinamiche di team, soprattutto quando c'è un obiettivo comune da raggiungere entro un determinato periodo di tempo.
2. Scontri di personalità
Vi siete mai chiesti perché non vi piace lavorare con alcune persone, nonostante i vostri sforzi? Non vi piacciono e spesso vi allontanate fisicamente da loro. La personalità è l'insieme delle qualità o caratteristiche che formano il carattere distintivo di un individuo.
Gli scontri dovuti a questo motivo sono molto diffusi sul posto di lavoro e si verificano quando due o più dipendenti hanno atteggiamenti, contesti socio-economici o Outlook incompatibili.
3. Scarsa comunicazione
I problemi di comunicazione si verificano quando c'è una discrepanza tra ciò che viene ascoltato o detto, sia tra colleghi, dipendenti o manager. Ad esempio, potresti fissare una scadenza per la consegna dei rapporti mensili da parte del tuo team il venerdì, in modo da poterli esaminare e inviarli.
Tuttavia, alcuni dipendenti potrebbero pensare di avere tempo fino a tarda notte per rispettare la scadenza, con il risultato di un ritardo nel lavoro. Questo disallineamento delle scadenze deriva da una comunicazione inadeguata.
A volte, i conflitti tra dipendenti e manager possono sorgere a causa di una sincera antipatia reciproca. Ciò può portare la persona a non seguire le istruzioni o a non dare ordini chiari, causando una comunicazione inadeguata.
4. Differenze di leadership
Ognuno ha il proprio modo di guidare i team. Alcuni leader sono autoritari, mentre altri incoraggiano una comunicazione aperta e sono altamente inclusivi. Non tutti gli stili di leadership vanno d'accordo con ogni membro del team.
Ad esempio, nelle aziende manifatturiere con elevati rischi finanziari e operativi, un leader che non dà importanza al rispetto delle scadenze potrebbe creare caos tra i dipendenti e influire negativamente sulle prestazioni lavorative.
D'altra parte, un leader autoritario con il titolo di direttore di un'agenzia di marketing in cui la comunicazione aperta è fondamentale potrebbe creare un ambiente di lavoro restrittivo. Ciò potrebbe scoraggiare il feedback, la collaborazione tra i membri del team e la libertà creativa, riducendo il morale e abbassando la qualità del lavoro.
5. Bullismo e molestie
Nonostante la crescente consapevolezza, la discriminazione sul posto di lavoro basata su età, razza, credenze religiose o politiche, disabilità e caratteristiche fisiche è ancora molto diffusa.
I colleghi o i manager che molestano o maltrattano i propri colleghi o subordinati per questi motivi causano conflitti e cattive vibrazioni.
Migliori pratiche per risolvere i conflitti all'interno del team
Quando c'è Discord sul posto di lavoro, tutti ne risentono. Allo stesso tempo, il vecchio detto "il ferro affila il ferro" rappresenta il lato positivo della situazione.
Se gestiti in modo costruttivo, i conflitti sul posto di lavoro hanno come risultato un sano cameratismo, miglioramenti dei processi e innovazione. Utilizza le seguenti cinque strategie di gestione dei conflitti per risolvere i problemi sul lavoro in modo migliore e più rapido.
1. Riconosci il conflitto e informane il tuo team
Conosci due colleghi che nelle ultime settimane hanno litigato per un'attività particolare? Questo problema potrebbe risolversi da solo. Ma è ora di intervenire quando ciò non accade e ti rendi conto di come sta influenzando l'avanzamento del progetto e gli altri membri del team.
Fai sapere a tutti che sei consapevole dell'esistenza del disaccordo o della tensione e che si tratta di un problema da risolvere in modo collaborativo, non di una battaglia da vincere.
2. Identifica il problema di fondo e pratica l'ascolto attivo
Cerca di capire cosa sta alimentando il disaccordo tra i tuoi dipendenti. Ci sono stili di lavoro contrastanti in gioco? Stanno discutendo su un client recentemente acquisito? Si tratta di un caso di molestie o discriminazione sul posto di lavoro?
Ascolta entrambe le parti per capire inizialmente qual è il nocciolo della questione. Quindi, organizza una riunione separata per ciascun dipendente e chiedi loro cosa li preoccupa, se hanno prove del perché ritengono che l'altra persona sia in torto e quale potrebbe essere la soluzione migliore per andare avanti.
È inoltre importante ricordare che entrambi i dipendenti potrebbero avere percezioni diverse del conflitto. Ecco perché trattiamo il conflitto in modo obiettivo e non facciamo supposizioni, soprattutto se circolano voci.
3. Conduci la tua indagine e cerca soluzioni vantaggiose per tutti
Dopo aver ascoltato entrambe le versioni della storia e aver preso note sul conflitto, esamina tu stesso la situazione. Evita di esprimere giudizi affrettati basati sulla conversazione iniziale e mantieni un atteggiamento imparziale.
Per una risoluzione obiettiva, rivedi le politiche aziendali nel manuale dei dipendenti. Atteniti alle regole di base comuni che ogni dipendente è tenuto a seguire in ogni momento, in modo da poter affrontare il problema senza coinvolgere alcuna soggettività.
Ad esempio, se il manuale consiglia di avviare una comunicazione diretta tra i dipendenti in conflitto, organizza una breve riunione di mediazione.
Stabilisci un programma chiaro per affrontare il conflitto di programmazione e incoraggia entrambi i dipendenti a esprimere le loro preoccupazioni e ad ascoltarsi a vicenda.
Se hanno discusso sulla programmazione dei turni che si sovrappongono alle scadenze critiche del progetto, la mediazione può aiutarli a identificare un compromesso, come ad esempio alternare le priorità per adeguare le sequenze.
Tieni presente che non sempre è necessario un manuale per risolvere un conflitto e che potresti essere in grado di applicare naturalmente le tue abilità di risoluzione dei conflitti.
4. Documenta l'incidente e fai un follow-up periodico
Anche se entrambi i dipendenti hanno concordato una soluzione, ci sono ancora alcuni passaggi da compiere prima che il tuo lavoro sia terminato. Contattali entro una o due settimane per verificare come si è evoluta la situazione. Questo dimostrerà il tuo impegno nel seguire la questione fino alla fine.
In questo modo comunicherai a tutti che i disaccordi all'interno del team non si intensificheranno né verranno ignorati. Ciò consentirà loro di prendere alcune precauzioni e di costruire una relazione di lavoro più amichevole con i propri colleghi.
Ancora più importante, documenta il conflitto in questione. Valuta la possibilità di annotare informazioni concrete, come ad esempio:
- Parti coinvolte nel conflitto
- Data, ora e posizione del conflitto
- Descrizione del conflitto (solo fatti)
- Testimoni e loro account
- Qualsiasi comunicazione rilevante che abbia portato al conflitto
- Azioni intraprese da ciascuna parte durante il conflitto
- Risultati immediati del conflitto
- Qualsiasi tentativo di risoluzione intrapreso in quel momento
- Impatto del conflitto sulle operazioni o sul morale sul posto di lavoro
- Misure adottate dalla direzione a seguito dell'incidente
Da fare per fornire una base oggettiva per la risoluzione, garantire un trattamento equo a entrambi i dipendenti e proteggersi da responsabilità legali. Aiuta anche a identificare modelli ricorrenti, migliorare le politiche sul posto di lavoro e fornire supporto al processo decisionale per le azioni disciplinari al fine di evitare conflitti futuri.
5. Stabilisci le aspettative e sii trasparente con una comunicazione proattiva
Creare una cultura di dipendenti coinvolti che si rispettano a vicenda e lavorano bene insieme è una priorità per un leader. Promuovi un'atmosfera di empatia in cui tutti si sentano compresi e apprezzati, anche quando sorgono disaccordi.
Da fare, devi gestire le aspettative in termini di ciò che ti aspetti dagli altri e ciò che loro si aspettano da te. Esprimi chiaramente ciò che ti serve dal tuo team o viceversa. Un software di project management a pagamento o gratis può essere di grande aiuto in questo senso.
Il software di project management ClickUp, ad esempio, consente di pianificare e stabilire le priorità con facilità e offre visibilità su tutti i dettagli del progetto e su come questi si allineano agli obiettivi aziendali.
Genera automaticamente attività secondarie basate sulle descrizioni delle attività, riepiloga i thread di commenti utilizzando ClickUp Brain e scrivi aggiornamenti in modo autonomo.
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Quando tutto è alla luce del sole, in un'unica piattaforma, diventa più facile per te e per il team comunicare in modo aperto e libero, risolvendo i conflitti non appena sorgono, rispettando le scadenze e portando a termine i progetti rapidamente.
Il ruolo della cultura organizzativa nella risoluzione dei conflitti
La cultura organizzativa si riferisce ai valori, alle convinzioni, ai comportamenti e alle pratiche condivisi che guidano e influenzano le azioni della forza lavoro.
Influisce sui comportamenti e sui risultati accettabili in un'azienda e definisce il modo in cui i dipendenti affrontano i conflitti.
Ad esempio, alcuni esempi di culture possono sostenere uno stile di compromesso o negoziazione in cui i dipendenti scendono a compromessi per raggiungere un terreno comune. Al contrario, altre possono utilizzare uno stile accomodante in cui una parte cede alle richieste dell'altra per motivi di preoccupazione.
La cultura organizzativa indica anche quali problemi o situazioni possono causare un conflitto e come vengono classificati.
Ad esempio, alcune culture possono enfatizzare i conflitti orientati alle relazioni, come gli scontri su valori o emozioni, mentre altre possono vedere disaccordi su risorse, metodi o priorità concorrenti.
Effetti sul reclutamento e sull'occupazione
Una cultura solida e sana è il motore esecutivo di un'azienda, rendendola la sua risorsa più preziosa. Ciò è supportato dal fatto che il 65% dei dipendenti considera la cultura organizzativa uno dei motivi principali per cui rimane nel proprio posto di lavoro.
Naturalmente, il processo di reclutamento è un'occasione fondamentale per rafforzare o evolvere gradualmente la cultura organizzativa, attraverso la selezione di individui che incarnano i valori attuali o apportano nuove prospettive desiderate.
I conflitti possono derivare da discrepanze tra i valori del potenziale dipendente e quelli dell'azienda e da una comunicazione poco chiara delle aspettative culturali durante l'assunzione.
L'importanza di una comunicazione efficace nella gestione dei conflitti all'interno del team
La comunicazione nella gestione dei conflitti funge da misura preventiva contro l'escalation e da strumento di risoluzione.
Ti aiuterà a spingere le parti in conflitto a chiarire i malintesi, a comunicare le loro prospettive e a raggiungere un compromesso, con il risultato di una collaborazione efficiente sul posto di lavoro.
Ecco alcune tecniche e consigli comuni che puoi applicare per risolvere i conflitti nel tuo team:
- Incoraggia tutte le parti a effettuare la condivisione delle loro opinioni in modo strutturato, assicurandoti che ogni dipendente abbia la possibilità di parlare senza essere interrotto. Crea le condizioni per un dialogo aperto
- Agisci in modo neutrale durante le discussioni, distogli la conversazione dalle accuse e orientala verso la comprensione e la risoluzione. Poni domande penetranti, incoraggia la riflessione e l'apprendimento e aiuta i dipendenti a considerare prospettive diverse.
- Introduci l'approccio "Interest-Based Relational" (IBR) alla risoluzione dei conflitti, che si concentra sulla separazione delle persone dal problema e sulla collaborazione per individuare e risolvere il problema di fondo.
- Incoraggia il passaggio dal rimuginare sui rancori passati al brainstorming di potenziali soluzioni, valutando i pro e i contro di ciascuna e decidendo una linea d'azione che risponda alle esigenze e alle preoccupazioni di tutte le parti coinvolte.
Competenze di leadership nella risoluzione dei conflitti all'interno del team
Imparare a risolvere i conflitti è essenziale, indipendentemente dalla tua posizione lavorativa. In qualità di leader, ci si aspetta che tu agisca da mediatore e faciliti le discussioni in modo che tutte le parti possano esprimere le proprie preoccupazioni senza timore di ritorsioni.
Devi quindi sviluppare e affinare un'ampia gamma di competenze. Ecco come:
- Impara a esprimere chiaramente i tuoi pensieri e ad ascoltare attivamente gli altri. Presta attenzione a ciò che viene detto e al modo in cui viene detto, compresi i segnali non verbali come il linguaggio del corpo e il tono di voce.
- Comprendi e riconosci le emozioni dei membri del team per gestire le complessità delle dinamiche umane. Ciò richiede un profondo livello di consapevolezza di sé e la capacità di gestire le proprie emozioni, soprattutto in situazioni stressanti.
- Date il tono trattando tutti i membri del team con dignità, indipendentemente dalle loro opinioni o dal loro stato. Promuovete la diversità di pensiero e incoraggiate tutti a contribuire alle discussioni.
- Frequentate periodicamente programmi di formazione e workshop per acquisire gli strumenti necessari per gestire efficacemente le controversie. Inoltre, chiedete feedback a colleghi e mentori che operano in uno spazio simile e tenetevi informati sulle ultime ricerche e teorie che forniscono preziose intuizioni e strategie per affrontare le controversie all'interno del team.
I conflitti all'interno del team sono naturali, quindi anche la tua risoluzione come manager/team leader deve esserlo.
A nessuno piace la tensione e il disagio che derivano dai conflitti tra colleghi. Tali conflitti minano la produttività, compromettono la qualità del lavoro e rendono stressante la vita quotidiana in ufficio.
In definitiva, la tua dedizione alla risoluzione dei conflitti gioca un ruolo fondamentale. Le controversie all'interno del team persisteranno solo con l'intervento attivo dei manager o dei team leader e un sincero interesse a coltivare un ambiente armonioso.
La chiave è rimboccarsi le maniche e adottare un approccio amichevole e pratico alla risoluzione dei conflitti.
Inoltre, l'utilizzo dei modelli di piano di comunicazione e degli strumenti di collaborazione remota di ClickUp può essere fondamentale per mantenere l'allineamento e prevenire malintesi relativi alle attività di lavoro.
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Domande frequenti (FAQ)
1. Come risolvere i conflitti in un team?
In qualità di leader, puoi risolvere efficacemente i conflitti seguendo cinque passaggi:
- Riconosci che c'è attrito tra alcuni dei tuoi dipendenti, che danneggia il morale del team.
- Prenditi il tempo necessario per capire esattamente cosa sta succedendo e invita le parti coinvolte a discuterne.
- Decidi una soluzione che funzioni per loro e mettila in pratica.
- Effettua controlli periodici per assicurarti che gli stessi conflitti non si ripetano e che il team possa andare avanti.
2. Quali sono le cinque strategie di risoluzione dei conflitti?
Le cinque strategie di risoluzione dei conflitti includono:
- Essere accomodanti quando una parte cede ai desideri dell'altra
- Evitare, quando le persone ignorano o si ritirano completamente da un conflitto
- Il compromesso, che aiuta a trovare una soluzione che vada a vantaggio dell'intero team e non favorisca nessuno in particolare.
- Collaborare significa lavorare con gli altri per trovare una soluzione reciprocamente accettabile.
- Competere, quando si vince l'argomento, è l'obiettivo principale di una delle parti coinvolte.
3. Qual è il miglior strumento per la gestione dei conflitti?
Il software di project management ClickUp mantiene i team allineati, consentendo loro di lavorare verso lo stesso obiettivo senza attriti. Quando la comunicazione all'interno del team è solida e si dispone di uno strumento per gestire ciò che fanno tutti, i conflitti vengono tenuti a bada o ridotti al minimo.