Tutti abbiamo sperimentato la differenza che fa un'area di lavoro veramente collaborativa. Non si tratta solo di lavorare insieme a qualcuno su un'attività complicata o ambiziosa, ma di un ambiente che abbraccia l'apertura, dove le idee fluiscono liberamente e tutti si sentono autorizzati a contribuire.
Quando un intero team, un ufficio o un'organizzazione si riconosce in questo, favorisce un'area di lavoro collaborativa, uno degli ingredienti fondamentali per una cultura aziendale sana e di supporto e per un esito positivo a lungo termine.
In questo blog forniremo suggerimenti e modelli per creare un'area di lavoro di questo tipo nella vostra organizzazione.
Che cos'è un'area di lavoro collaborativa?
Le aree di lavoro collaborative aiutano i team a lavorare meglio insieme e individualmente [via Unsplash ]
Un'area di lavoro collaborativa è un ambiente di lavoro in cui i lavoratori hanno accesso sicuro ad app, file e a tutte le risorse necessarie per collaborare in modo efficace su qualsiasi dispositivo e da qualsiasi posizione.
In altre parole, le aree di lavoro collaborative sono esplicitamente progettate per facilitare la collaborazione tra team , comunicazione e produttività del lavoro di squadra.
Passiamo prima in rassegna le basi di tali aree di lavoro, in modo da essere armati di tutte le informazioni e gli strumenti giusti per consentire la gestione collaborativa del lavoro .
Tipi di aree di lavoro collaborative
Un'area di lavoro collaborativa può assumere diversi moduli, anche digitali. Trovare l'ambiente giusto per il vostro team può fare la differenza tra il raggiungimento degli obiettivi e il fallimento. Esistono cinque modi principali per creare un'area di lavoro collaborativa perfetta:
- Ufficio condiviso: Quello che tutti conosciamo: un piano di postazioni aperte con team di diversi reparti che lavorano nello stesso spazio. Incoraggia la comunicazione el'ideazione e la funzione di team interfunzionali.
- Spazi di coworking: Gli spazi di coworking sono presenti in tutto il mondo. Questi spazi collaborativi sono ideali per le piccole imprese che non hanno bisogno di un'intera area di lavoro, ma che desiderano ridurre i costi e beneficiare dei vantaggi di una configurazione d'ufficio tradizionale.
- Hot desking: Esattamente come uno spazio ufficio condiviso, con una differenza chiave: non ci sono scrivanie assegnate ai dipendenti. Questo permette alle persone di sedersi dove vogliono, indipendentemente dal loro reparto. Gli hot desk sono un ottimo modo per incoraggiare l'interazione tra membri di diversi reparti.
- Aree di lavoro collaborative virtuali: Poiché il lavoro da remoto è destinato a rimanere, molte aziende in tutto il mondo stanno spostando alcuni, se non tutti, i loro team in aree di lavoro virtuali. Uno spazio collaborativo di questo tipo consente di risparmiare sui costi di infrastruttura, di avere a disposizione un pool di talenti globali da cui assumere e di contribuire al benessere dei dipendenti.
- Sale riunioni giornaliere: A volte si ha bisogno di una collaborazione individuale con il team senza distrazioni. È qui che entrano in gioco le riunioni giornaliere. Sono progettate per la collaborazione di piccoli gruppi di due o quattro persone. Le sale riunioni, invece, incoraggiano la collaborazione tra team o reparti più grandi. Sia le sale riunioni giornaliere che le sale riunioni possono essere anche digitali.
Leggi anche: Modi per migliorare la collaborazione sui progetti
Vantaggi delle aree di lavoro collaborative
Quali sono i vantaggi più significativi di un'area di lavoro collaborativa? Sicuramente rende più facile pianificare le riunioni e gli aperitivi dopo il lavoro. Ma soprattutto, un ambiente di lavoro collaborativo integra i flussi di lavoro, migliora la produttività del team e incrementa la comunicazione.
Ecco una rapida panoramica di come può essere utile un'area di lavoro collaborativa:
Migliore produttività
Il lavoro di squadra può far funzionare il sogno, ma per creare un team è necessaria una collaborazione significativa. Le aree di lavoro collaborative consentono a tutti i membri del team di partecipare con idee innovative e feedback. Creano un ambiente positivo che alimenta canali aperti di comunicazione e aumenta la produttività.
Efficacia dei costi
Un'area di lavoro collaborativa virtuale può ridurre i costi di infrastruttura. Ma non solo. Un sacco di strumenti come l'area di lavoro di Google consentono un'efficace collaborazione a distanza tra i team. Avrete tutte le risorse necessarie per gestire un'azienda redditizia senza mai uscire di casa!
Le aree di lavoro virtuali consentono di risparmiare sui costi e offrono una maggiore flessibilità [via Unsplash ]
Utilizzo dello spazio
Un'area di lavoro collaborativa non si limita ad aiutare i team a prosperare in un ambiente produttivo, ma aiuta anche le aziende a ottenere di più dagli spazi fisici La riduzione relativa di cubicoli, uffici personali e pareti significa che si ottiene uno spazio più aperto in cui lavorare e che può ospitare comodamente più persone nello stesso spazio. Il design è tutto.
Libertà di scelta
Il lavoro da remoto ha completato il modo di lavorare. Uno spazio di lavoro virtuale può aprire possibilità illimitate per il modo in cui voi e il vostro team lavorate insieme. È facile con l'aiuto di software di collaborazione online e strumenti per i team virtuali
Implementare un'area di lavoro collaborativa: Sfide e soluzioni
Ora che conoscete alcuni dei diversi tipi di aree di lavoro collaborative, è il momento di parlare di tre sfide che potreste incontrare durante l'impostazione e di come affrontarle.
Implicazioni per la sicurezza
Sia che lavoriate in un ufficio fisico, sia che siate propensi alle aree di lavoro collaborative digitali, ci sono potenziali minacce alla sicurezza che dovete essere pronti ad affrontare. Gli spazi condivisi (negli uffici) e le reti (soprattutto per i dipendenti remoti) sono vulnerabili alle violazioni dei dati. L'utilizzo di più software e strumenti compromette i vostri dati e vi rende vulnerabili a password compromesse o fughe di dati
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Per affrontare questi rischi, potreste formare la vostra forza lavoro sulle precauzioni per la privacy e la sicurezza dei dati, implementare una crittografia robusta e forti regole sulle password, implementare un rigoroso controllo degli accessi, e condurre verifiche regolari.
Potreste anche optare per uno strumento come ClickUp con funzionalità/funzioni progettate per risparmiare tempo e lavoro richiesto e aiutare i team a collaborare in modo efficace .
Leggi anche: Strumenti di collaborazione sicuri per l'intera area di lavoro
Considerazioni sulla privacy
Le aree di lavoro collaborative sono, per loro stessa natura, aperte e spesso presentano scrivanie in condivisione. In questi casi, può essere difficile per i dipendenti trovare uno spazio personale o concentrarsi su un lavoro profondo senza distrazioni. Nelle organizzazioni più grandi, questo può diventare particolarmente difficile da gestire.
Soluzione
Quando si progetta l'area di lavoro, includere alcuni spazi che favoriscano la privacy, come cabine telefoniche, baccelli per solitari, stanze tranquille, ecc. In questo modo si garantisce che chi ha bisogno di un posto tranquillo per un lavoro concentrato o per conversazioni private abbia un posto dove andare.
Fornire spazi privati nel vostro ufficio collaborativo [via Unsplash ]
Sfide tecnologiche
Che sia virtuale o fisica, un'area di lavoro collaborativa richiede strumenti e tecnologie specifiche per funzionare in modo efficace. Quando si passa a uno spazio di lavoro collaborativo, i team potrebbero avere difficoltà con i nuovi strumenti o resistere al cambiamento perché sembra eccessivo.
Soluzione
Fornire una formazione sufficiente a tutti i dipendenti per aiutarli ad apprendere e ad adottare la nuova tecnologia necessaria al lavoro. Dalla videoconferenza alla documentazione collaborativa, create guide per gli utenti e tutorial di esperti in modo che i team possano adottarle con fiducia. Potete anche creare un canale di supporto tecnico dedicato o un indirizzo email per aiutare chi ha bisogno di aiuto.
💡Pro Tip: Nelle configurazioni virtuali, ClickUp Clip è uno strumento eccellente per l'aggiornamento dei team, per mostrare a qualcuno una rapida procedura o semplicemente per sottoporre un'idea ai vostri compagni di squadra.
Crea video di formazione e istruzioni per il tuo team con ClickUp Clip
Come creare un'area di lavoro collaborativa
Per creare un'area di lavoro collaborativa non basta fare una cosa sola: bisogna creare l'ambiente fisico o virtuale giusto e fornire ai provider gli strumenti necessari per avere successo.
Impostazione dell'ambiente giusto
L'area di lavoro collaborativa deve avere l'ambiente giusto per favorire la produttività e la collaborazione.
Semplici elementi come arredi ergonomici, illuminazione, strutture e servizi assicurano che i team siano felici e lavorino in un ambiente favorevole.
Per istanza, la luce naturale aumenta la produttività senza influenzare chi è sensibile alla luce fluorescente. Allo stesso modo, colori specifici possono migliorare la produttività e il pensiero critico, mentre piante e superfici strutturate come le pareti insonorizzate possono garantire alla vostra forza lavoro un ambiente calmo.
Uno spazio di lavoro collaborativo dipende tanto dall'ambiente fisico quanto dalle persone. Assumete dipendenti con un atteggiamento positivo che sappiano lavorare bene con gli altri. Formate i dipendenti attuali per migliorare il loro la comunicazione e la collaborazione all'interno del team competenze.
Investire in strumenti e tecnologie
Creare un'area di lavoro digitale collaborativa, in ufficio o virtualmente, è il primo passaggio verso un lavoro significativo. Le aree di lavoro digitali possono spesso essere più collaborative perché offrono un intervallo di strumenti integrati che facilitano la comunicazione, la condivisione di idee e l'utilizzo di strumenti di comunicazione lavorare insieme in tempo reale .
Un software di collaborazione moderno e all-in-one come ClickUp può aiutarvi a passare facilmente a un ambiente di lavoro più collaborativo senza dover aggiungere una dozzina di strumenti separati per tutte le vostre esigenze di collaborazione.
Pianificate, organizzate e collaborate a qualsiasi progetto con le attività di ClickUp Tasks
Ecco un rapido elenco di ciò che si può terminare con la piattaforma di ClickUp, facile da usare:
- Semplificare la gestione delle attività conAttività di ClickUp per promuovere la titolarità e garantire che le cose funzionino senza intoppi, indipendentemente dalla posizione o dagli orari di lavoro del team
- Promozionela comunicazione aperta sui compiti di lavoro attraverso l'integrazione dei commenti sulle attività e deiClickUp Chattareper garantire che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina
- Centralizzare le conoscenze e le politiche in un unico luogo conDocumenti ClickUp, lo strumento di documentazione collaborativa che consente ai team di lavorare insieme sui documenti. Il rilevamento della collaborazione di ClickUp consente di monitorare automaticamente quando altri commentano, modificano e visualizzano la stessa attività di ClickUp
- Ideate, pianificate ed eseguite il lavoro con virtualLavagne online ClickUp dove i team lavorano insieme indipendentemente dalla loro posizione
- Costruire l'account e la trasparenza all'interno dei team con la definizione degli obiettivi collaborativi utilizzandoObiettivi di ClickUp per mantenere i team allineati nei loro lavori richiesti eClickUp Dashboard per garantire che tutti sappiano come si stanno comportando
- Rendete le informazioni provenienti da ClickUp e dalle app connesse facilmente accessibili a tutti i membri del team conLa ricerca connessa di ClickUp ### Semplificare i processi
Procedure operative standard e processi cancellati per le operazioni quotidiane aiuteranno il vostro ambiente di lavoro collaborativo a prosperare. Aiutate i team a comprendere le regole di base del vostro spazio di lavoro, ad esempio:
- Galateo delle riunioni e del chattare
- Come prenotare e utilizzare le sale riunioni
- Regole sull'uso delle zone silenziose
- Giorni obbligatori in ufficio per i lavoratori ibridi
Redigete rapidamente le vostre procedure operative standard in modo collaborativo su ClickUp Documenti
Inoltre, incoraggiate i team a organizzare standup regolari (di persona o in remoto) in cui condividere gli aggiornamenti, discutere i problemi o i blocchi e aggiornarsi sullo stato degli altri team. Questo aiuta a migliorare la comunicazione tra i team.
Lavorare bene tra team, posizioni e fusi orari richiede piano e coordinamento. Creare calendari condivisi in modo che i team possano vedere gli orari degli altri e pianificare riunioni ed eventi tenendo conto di tutti.
Suggerimento: Il calendario condiviso è un'ottima soluzione Visualizzazione del calendario in ClickUp aiuta i team a sincronizzarsi meglio. Inoltre, si integra con Google Calendar per riunire tutti gli impegni in un'unica schermata e facilitarne la gestione. E, naturalmente, la condivisione è consentita solo a chi si sceglie di
Organizzate le riunioni o i follower con il Calendario di ClickUp
Indipendentemente dal luogo di lavoro, virtuale, fisico o ibrido, tutti amiamo le riunioni che rispettano il tempo di tutti, che terminano e iniziano puntualmente, che raggiungono gli obiettivi prefissati e che costituiscono la fase di collaborazione e di azione futura.
Per ottenere questo risultato, aggiungete il modello qui sotto al vostro kit di strumenti per l'esito positivo per rendere le vostre riunioni il più produttive possibile.
Modello di comunicazione e matrice di riunione del team di ClickUp
vi aiuta a costruire rapidamente un piano di comunicazione dettagliato per il team.
Utilizzate questo modello per creare responsabilità, stabilire linee di comunicazione cancellate tra i membri del team e impostare impostazioni efficaci per le riunioni. Il modello vi aiuta a:
- Definire ruoli e responsabilità per ogni progetto o attività
- Stabilire le linee guida per i check-in o gli stand-up regolari
- Creare una Sequenza per i progetti o le attività imminenti
Leggi anche: Modelli per piani di comunicazione collaborativi
Considerazioni e best practice per mantenere un'area di lavoro collaborativa
Pensare al comfort, alla salute e alla produttività
A John piace una scrivania in piedi, mentre Mariella preferisce una poltrona a sacco? Pedro, dell'account, ha bisogno di un ambiente tranquillo per essere produttivo, a differenza di Katie, del marketing, che vive nel trambusto di un ufficio affollato?
Comprendere e accettare le preferenze di ciascuno vi aiuterà a creare un'area di lavoro confortevole. Anche se non è possibile soddisfare le esigenze individuali di ogni persona, è importante offrire opzioni flessibili.
Un ufficio a pianta aperta con diverse aree che rispondono alle esigenze dei vari stili di lavoro è molto utile. Aree con scrivanie in piedi, baccelli, riunioni giornaliere, sale per la pausa e, sì, anche sacchi di fagioli, consentono alle persone di scegliere le aree in cui sentirsi a proprio agio durante il lavoro.
Offrire spazi che permettano un lavoro profondo in un'impostazione tranquilla [via Unsplash ]
Siate flessibili e inclusivi
Un'area di lavoro collaborativa ha bisogno di qualcosa di più di una caffetteria e di una sala giochi. La vostra organizzazione è inclusiva? Da fare una sala di preghiera? È accessibile alle persone diversamente abili? È possibile modificare la luminosità delle luci in alcune aree per coloro che sono sensibili alla luce?
Oltre alle attrezzature fisiche, potete anche cercare di promuovere una cultura collaborativa attraverso le politiche del luogo di lavoro. Ecco alcuni esempi:
- Offrire la possibilità di scegliere tra lavoro da remoto o ibrido
- Assistenza per orari di lavoro flessibili che si adattino alle esigenze di ciascuno
- Incoraggiare canali basati sugli interessi nella chat del team, come il club di trivia, gli appassionati di giochi e altro ancora
Incoraggiare le conversazioni
Coinvolgete tutto il team nel pianificare e migliorare il vostro spazio d'ufficio collaborativo. Questo contribuisce a creare un maggiore senso di titolarità e appartenenza. Accettate i suggerimenti di tutti mentre pianificate lo spazio; in seguito, create un meccanismo di feedback che permetta ai collaboratori di darvi idee di miglioramento.
Programmate riunioni periodiche in municipio in cui la leadership condivida aggiornamenti e idee e possa rispondere alle query e ai dubbi di tutti.
Pro Tip: Noi amiamo Moduli ClickUp per la loro efficacia nella raccolta di feedback. Non solo sono semplici da impostare e da usare, ma permettono anche ai membri meno vocali dei team di esprimere le proprie opinioni. Provateli per il vostro processo di feedback.
Il Modello di comunicazione interna ClickUp vi aiuta a impostare processi di comunicazione trasparenti che coinvolgano tutti i membri del team e le parti interessate. È un ottimo modo per mantenere i team allineati e produttivi.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-447.png Modello per le comunicazioni interne di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-211215717&department=hr-recruiting Scarica questo modello /$$$cta/
Questo modello, pronto all'uso e personalizzabile, è eccellente per i team che puntano sulla titolarità e sulla comunicazione cancellata. Offre un luogo centralizzato per le interazioni del team, tiene traccia degli aggiornamenti e supporta la gestione delle attività.
Da fare:
- Organizzando conversazioni, annunci e documenti in un unico luogo
- Facilitando la comunicazione con tutto il team
- Fornendo trasparenza ai processi e alle iniziative dell'intero team
La comunicazione e il feedback aiutano a migliorare costantemente l'area di lavoro e a influire positivamente sulla produttività e sul coinvolgimento dei dipendenti.
Sfruttate i moduli personalizzabili di ClickUp per creare sondaggi e inchieste
Andare avanti con la tecnologia
La tecnologia usufruisce del potenziale di un'area di lavoro collaborativa, trasformandola in un ambiente digitale senza soluzione di continuità in cui le idee fluiscono liberamente.
Aiutate i team a connettersi tra loro in vari modi, offrendo strumenti di videoconferenza e app per la messaggistica istantanea. Inoltre, assicuratevi di avere a disposizione sia comunicazioni sincrone che asincrone
Utilizzate la vista Team di ClickUp per collaborare meglio con il vostro team
Se siete stanchi di passare da uno strumento all'altro e di avere conversazioni frammentarie, ClickUp Chattare centralizzerà e ottimizzerà le vostre discussioni. Preferite una videochiamata? Avviate una chiamata Zoom direttamente all'interno di ClickUp con l'integrazione Zoom.
Essere all'avanguardia significa anche trovare soluzioni semplici a una confusione infinita. ClickUp Clip vi aiuteranno a registrare la "Guida alla configurazione di un webinar per principianti" o a chiarire ai nuovi assunti come aggiungere immagini ai documenti ClickUp.
E, cosa forse più importante, velocizza il lavoro e riduce il tempo speso in attività routinarie e semplici. Con Automazioni di ClickUp , i team possono automatizzare attività monotone ma essenziali come l'aggiornamento dello stato delle attività, l'invio di promemoria e molto altro.
💡Pro Tip: Ottenere ClickUp Brain , l'assistente IA integrato, per generare automaticamente aggiornamenti sui progetti e promemoria sulle attività e condividerli con i membri del team interessati. Questo aiuta a ridurre il numero di riunioni e di follower sui calendari di tutti, quindi preparatevi a diventare i colleghi preferiti di tutti!
La porta aperta del futuro
È semplice: le aree di lavoro collaborative sono il futuro del lavoro e le aree di lavoro digitali collaborative ci permettono di lavorare da qualsiasi luogo. la parola "la mia porta è sempre aperta" può essere solo un modo di dire oggi, ma le aree di lavoro collaborative sono il modulo più accurato di questa metafora. Permettono ai team, sotto lo stesso tetto o in continenti diversi, di lavorare senza soluzione di continuità e di aiutarsi a vicenda.
Le aree di lavoro collaborative favoriscono la creatività, creano un ambiente favorevole alla crescita e all'innovazione e permettono agli individui di essere la versione migliore di se stessi.
Le soluzioni di collaborazione per la gestione delle attività e dei progetti come ClickUp possono aiutarvi a raggiungere questo obiettivo senza sforzo. Non credeteci sulla parola: procuratevi un account gratuito oggi stesso e verificate di persona. Iscriviti oggi stesso !
Domande frequenti (FAQ)
Qual è un esempio di lavoro collaborativo?
Immaginate che i team di marketing e di brand debbano collaborare a una campagna. Un'area di lavoro collaborativa consentirà loro di ideare, eseguire, implementare e monitorare una nuova campagna senza dover scambiare innumerevoli email o richiedere numerose approvazioni.
Cos'è una piattaforma di lavoro collaborativo?
Una piattaforma di lavoro collaborativo è un software che aiuta i team a risolvere problemi aziendali o a raggiungere obiettivi specifici lavorando insieme. Ciò può avvenire attraverso una combinazione di condivisione di idee, gestione dei documenti e amministrazione delle attività. Una piattaforma di lavoro collaborativo è la spina dorsale di una moderna area di lavoro collaborativa.
Perché è importante mantenere organizzata l'area di lavoro?
Un'area di lavoro organizzata crea un ambiente favorevole alla concentrazione, alla creatività, alla chiarezza di pensiero e alla riduzione delle possibilità di distrazione. Un'area di lavoro organizzata può anche migliorare la produttività, poiché meno distrazioni possono risultare in meno tempo da fare per la stessa attività.