Come padroneggiare la gestione del ciclo di sprint per i team agili

I cicli di sprint possono far progredire il team o lasciarlo bloccato in un costante gioco di recupero.

La differenza sta nel modo in cui li gestite. Come project manager o professionista Agile, dovete fare di più che rispettare le scadenze. Con ogni sprint, dovete avvicinarvi al raggiungimento degli obiettivi a lungo termine, rimanendo al contempo reattivi ai cambiamenti.

Ma questo non è facile.

Se non riuscite a gestire correttamente un ciclo di sprint, il vostro team potrebbe trovarsi a lottare con priorità poco chiare. Nel peggiore dei casi, ciò potrebbe portare a problemi quali ritardi nel progetto, aumento dei costi, calo del morale del team e perdita di fiducia degli stakeholder.

Per evitare questi inconvenienti, è necessario ottimizzare la gestione del ciclo di sprint. Padroneggiando questa abilità, è possibile promuovere la collaborazione tra team interfunzionali, essere più produttivi durante gli sprint e compiere progressi significativi e incrementali.

Che cosa sono i cicli di sprint nel project management?

Un ciclo di sprint è un periodo definito e limitato nel tempo durante il quale un team completa un'attività specifica e la rende pronta per la revisione. Generalmente da una a quattro settimane, un ciclo di sprint è un componente fondamentale del progetto Scrum, il framework per il project management -una delle metodologie Agile più utilizzate.

All'inizio di ogni sprint, il team di lavoro Team Scrum seleziona una serie di storie utente dal backlog dello sprint. Queste rappresentano piccoli lavori gestibili che contribuiscono al progetto complessivo.

L'obiettivo di un ciclo di sprint è consegnare un incremento di prodotto potenzialmente spedibile entro la fine del ciclo.

Termini di Agile Scrum da conoscere

Prima di passare al processo di gestione di un ciclo di sprint, esaminiamo rapidamente alcuni concetti chiave:

1. Agile: Agile project management è un approccio iterativo al project management e allo sviluppo del software. Questa metodologia è flessibile, collaborativa e incentrata sul cliente. Consente ai team di rispondere rapidamente ai cambiamenti dei requisiti o delle condizioni di mercato, consegnando il lavoro in incrementi piccoli e gestibili.

Agile garantisce un miglioramento continuo attraverso un feedback regolare.

2. Scrum: Struttura popolare nell'ambito dell'Agile, Scrum organizza il lavoro in iterazioni di lunghezza fissa chiamate Sprints. Il framework Scrum si basa su tre principi fondamentali, noti anche come i pilastri di Scrum: trasparenza, ispezione e adattamento.

la trasparenza garantisce che tutti i partecipanti al progetto possano vedere chiaramente il lavoro e lo stato di avanzamento.

L'ispezione comporta il controllo regolare del lavoro per individuare eventuali problemi.

L'adattamento consente ai team di apportare modifiche in base a quanto scoperto durante le ispezioni. Questi principi aiutano i team a gestire efficacemente progetti complessi e a fornire valore in modo incrementale.

3. User story: Una user story è una descrizione semplice e informale di una funzione del software dal punto di vista di un utente finale. Segue il format "In qualità di ´utente tipo´, voglio ´funzionalità´ in modo che ´benefici´"

Ad esempio, una storia dell'utente per un'app di piano di viaggio può essere del tipo: 'In quanto viaggiatore abituale, voglio salvare le mie destinazioni preferite nell'app in modo da potervi accedere rapidamente quando pianifico i miei viaggi.'

Questa struttura aiuta i team di sviluppo software a dare priorità alle funzionalità/funzione in base alle esigenze e alle aspettative dell'utente.

Leggi anche: Che cos'è Agile Scrum? Con le tecniche collaudate di Agile Scrum

L'importanza dei cicli di sprint nello sviluppo software Agile

I cicli di sprint sono fondamentali per Agile perché suddividono il processo di sviluppo del software in parti gestibili, consentendo ai team di:

• Iterare rapidamente: I team possono adattarsi e cambiare idea in base ai feedback, alle condizioni del mercato o alle priorità che cambiano dopo ogni sprint
• Mantenere la concentrazione: Gli sprint mantengono il team concentrato su obiettivi specifici e a breve termine, riducendo al minimo le distrazioni e lo scope creep
• Consegnare il valore prima: Alla fine di ogni sprint, i team consegnano un incremento funzionante del prodotto, assicurando che lo stato sia visibile e utilizzabile
• Incoraggiare il miglioramento continuo: Con ogni retrospettiva di sprint, i team analizzano i loro processi e identificano i modi per migliorare per il ciclo successivo

L'anatomia dei cicli di sprint

Un ciclo di sprint segue un processo predefinito per aiutare il team a passare dal piano alla consegna. Queste sono le fasi di un ciclo di sprint:

1. Pianificazione dello sprint Pianificazione degli sprint è il punto di partenza di ogni ciclo di sprint, in cui il team decide quale lavoro verrà fatto nel prossimo sprint.

Le attività chiave di una riunione di pianificazione dello sprint includono:

• Il titolare del prodotto presenta le storie dell'utente a priorità più alta dalla lista degli utentidel backlog dello sprint* I membri del team discutono queste storie per chiarire i requisiti, stabilire le priorità e concordare l'obiettivo dello sprint
• Il team di sviluppo stima quindi il lavoro richiesto per completare ogni storia e si impegna a realizzare il lavoro che può essere realisticamente completato entro i tempi dello sprint

Leggi anche: 10 modelli di piano di sprint agile in ClickUp ed Excel

2. Standup giornaliero (Scrum giornaliero)

Lo standup giornaliero è una riunione rapida di 15 minuti progettata per mantenere il team allineato e consapevole dei reciproci stati.

Durante questo passaggio, i membri del team rispondono a tre domande chiave:

• Su cosa ho lavorato ieri?
• Su cosa lavorerò oggi?
• Ci sono dei blocchi che mi impediscono di fare progressi?

Questo passaggio migliora la comunicazione del team e aiuta a identificare e risolvere eventuali problemi che possono influire sullo stato. Se si verificano dei blocchi, il master Scrum passa ad aiutare.

Leggi anche: Come condurre riunioni agili per i project manager

3. Revisione dello sprint

Alla fine del ciclo di sprint, il team conduce una riunione di revisione dello sprint per mostrare il lavoro completato al titolare del prodotto e agli stakeholder.

Le attività chiave di questa fase riguardano:

• Il team di sviluppo mostra l'incremento di prodotto funzionante, mettendo in mostra le funzionalità/funzioni completate
• Gli stakeholder e il titolare del prodotto forniscono un feedback sul prodotto e ne discutono le prospettive future
• Il team incorpora un incremento di prodotto revisionato (e potenzialmente spedibile) con il feedback nei futuri cicli di sprint

4. Retrospettiva di sprint

La retrospettiva è un'opportunità per il team di riflettere sullo sprint e identificare le aree di miglioramento.

Le attività chiave includono:

• Lo Scrum master facilita la riunione e incoraggia un feedback onesto
• Il team discute ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene e identifica elementi d'azione specifici da migliorare durante i cicli di sprint futuri

Leggi anche: 10 esempi di retrospettiva di sprint per i team Agile

$$$a Durata di un ciclo di sprint

Uno sprint dura da una a quattro settimane, a seconda della complessità del progetto e delle preferenze del team Scrum.

Gli sprint di due settimane sono un punto di forza, in quanto offrono tempo sufficiente per completare le attività di priorità, pur consentendo feedback e aggiustamenti regolari.

**Se il team di Scrum fatica spesso a consegnare un incremento terminato entro la fine dello sprint, è possibile che lo sprint sia sovraccarico di attività. Per risolvere questo problema, riducete il carico di lavoro per ogni sprint o la durata dello sprint per mantenere la concentrazione del team.

Leggi anche: Padroneggiare l'arte di Scrum: Una guida completa per avviare un flusso di lavoro Scrum

Come gestire i cicli di sprint in modo più efficace: Best Practices e Strategie

Per far sì che ogni sprint sia importante, è necessario un sistema per ottimizzare i cicli di sprint.

Dalla gestione delle date degli sprint, alla prioritizzazione delle attività, all'assegnazione ai membri del team, fino alle modifiche in corso d'opera basate sui feedback, sono molti i pezzi in movimento che dovete gestire.

Da fare diventa opprimente, ma la buona notizia è che con uno strumento per la gestione degli sprint come ClickUp Sprints al vostro fianco, le cose possono andare lisce come l'olio.

Esploriamo alcune delle best practice per eliminare le rughe nei vostri cicli di sprint e come ClickUp può supportarvi in questo percorso.

1. Allineare gli obiettivi dello sprint con gli oggetti del client

Il primo passaggio di ogni sprint consiste nell'assicurarsi che gli obiettivi siano chiari e allineati con i desideri del client/stakeholder. Obiettivi di ClickUp semplifica il processo di impostazione degli obiettivi. Lo strumento consente di definire obiettivi misurabili e di monitorarne lo stato in tempo reale.

È possibile suddividere i grandi obiettivi in traguardi più piccoli e gestibili e collegarli direttamente alle attività.

Ad esempio, supponiamo che l'obiettivo dello sprint sia aumentare il coinvolgimento degli utenti del 20% per un'app di shopping entro la fine dello sprint. Potete suddividere questo obiettivo in traguardi più piccoli, come ad esempio:

• Creare wireframe per la schermata iniziale riprogettata
• Sviluppare e testare la funzionalità/funzione "salva per dopo"
• Ottimizzare i tempi di caricamento

Potete convertire questi traguardi in attività tracciabili in ClickUp e mantenere il team concentrato.

In questo modo, ogni attività completata dal team è direttamente legata a un valore aggiunto per gli stakeholder. Poiché lo stato di avanzamento degli obiettivi è visibile durante tutto lo sprint, tutti sono sulla stessa pagina.

Semplificate l'impostazione e il monitoraggio degli obiettivi di sprint con ClickUp Obiettivi

2. Pianificare e gestire le attività con uno strumento di collaborazione

Ora che gli obiettivi e i traguardi sono stati fissati, avete bisogno di un piano solido per collaborare con il vostro team e raggiungere questi traguardi.

Destreggiarsi tra più attività durante i cicli di sprint e coordinarsi con il team Agile interfunzionale può essere impegnativo. Ma con uno strumento di gestione delle attività come ClickUp, potete gestire flussi di lavoro complessi con facilità.

Ecco come fare:

• Suddividete il vostro lavoro in elementi attuabili usandoAttività di ClickUp* Create attività secondarie, assegnatele ai membri del team e impostate le date di scadenza
• Organizzate le attività in elenchi o bacheche che si adattano al vostro flusso di lavoro

Oltre alla gestione del lavoro, gli strumenti di collaborazione di ClickUp rendono la comunicazione un gioco da ragazzi. Vediamo come:

• Commenti e menzioni: All'interno di ogni attività, è possibilelasciare commentitaggare i compagni di squadra, impostare le dipendenze e collegare le attività collegate. È possibile ottenere chiarimenti rapidi sulle query relative alle attività senza intasare la finestra In arrivo

Semplificare la comunicazione asincrona utilizzando i commenti alle attività di ClickUp

• Chattare: Avete bisogno di un brainstorming in tempo reale? UtilizzareClickUp Chat per far fluire le conversazioni e mantenere tutti in contatto con il pubblico

Connettetevi con i membri remoti del team in tempo reale con ClickUp Chattare

• Clip: Per aggiornamenti più complessi, utilizzareClip di ClickUp per catturare registrazioni dello schermo, registrare le vostre idee e condividere una spiegazione audiovisiva senza dover partecipare alle riunioni

Condividere idee e chiarire dubbi con ClickUp Clip

Questi strumenti vi aiutano a ridurre le email e a tenere tutte le discussioni sul progetto in un unico posto. Il risultato è che si risparmia tempo e si evita la confusione.

3. Coinvolgere l'intero team per migliorare la trasparenza

Per mantenere un ciclo di sprint efficiente, abbattete i silos e coinvolgete tutti i membri del team negli sprint.

Con questa pratica è possibile:

• Apportare punti di vista diversi ai membri di un team interfunzionale
• **Accelerare il processo decisionale riducendo la comunicazione "to-and-fro"
• Mantenere trasparenza con i processi, le modifiche in corso e gli stati di sprint

Con ClickUp Strumento di Agile Project Management teams è in grado di offrire al team visibilità sui progetti e sugli sprint attraverso l'intera pipeline.

Grazie a dashboard automatizzate, voi (e il vostro team Agile) sarete sempre aggiornati con informazioni in tempo reale sullo stato del team, sulle modifiche dell'ambito e sulle valutazioni delle attività, e potrete semplificare il lavoro del team Pianificazione della capacità Agile e di individuare più rapidamente eventuali ostacoli.

In ClickUp Dashboards, è possibile aggiungere Schede dashboard di Sprint per creare grafici personalizzati e consentire ai team di visualizzare gli sprint nel modo che desiderano.

Ecco alcuni grafici che vi aiuteranno a gestire gli sprint in modo più efficace:

• Grafico di riduzione: Traccia lo stato di avanzamento dello sprint rispetto ai risultati proiettati
• Grafico di burnup: Vedere l'entità del lavoro rimanente e le attività completate
• Grafico di flusso cumulativo: Monitora l'avanzamento dello sprint in base allo stato delle attività, codifica con i colori i lavori in corso (WIP) ed evidenzia i colli di bottiglia
• Grafico della velocità: Anticipa il tasso di completamento delle attività da una settimana all'altra e visualizza le prestazioni su intervalli mensili

Tracciate lo stato di avanzamento del progetto confrontando i lavori completati con lo scopo totale grazie alla Burnup Card in ClickUp Dashboard: aiutate i team a valutare il loro ritmo e a prevedere il completamento del progetto in modo più efficace

Quando tutti sono a conoscenza dello stato dello sprint e delle loro responsabilità individuali, ci sono meno possibilità di conflitti. I membri del team rimangono motivati perché possono vedere come il loro lavoro si sposta e il progetto si svolge senza intoppi.

4. Implementare il feedback e il miglioramento continuo

Nessuno sprint è perfetto, ma è qui che entra in gioco il miglioramento continuo. I cicli di feedback regolari, come le riunioni di revisione dello sprint e le retrospettive, aiutano il team a identificare ciò che funziona e ciò che deve essere cambiato.

È possibile utilizzare Documenti ClickUp , un documento virtuale collaborativo, per annotare i suggerimenti degli stakeholder, le lezioni apprese e i piani futuri relativi al prodotto sviluppato.

Collaborate con il vostro team Agile in tempo reale utilizzando ClickUp Docs, annotate i feedback sugli sprint e pianificate il miglioramento dei vostri processi ClickUp Blocco note è un altro strumento utile per creare liste di controllo per i punti di feedback importanti da applicare allo sprint in corso o ai progetti futuri. È anche possibile trasformare le note o le liste di controllo in attività di ClickUp.

Creare una lista di controllo di elementi importanti utilizzando ClickUp Notepad

Con questo approccio, il team rispetterà il principio Agile di fare progressi incrementali nel tempo e ogni nuovo sprint si svolgerà in modo più fluido del precedente.

5. Preparatevi ad affrontare attività e sfide inaspettate

È quasi certo che durante lo sprint si verificherà un imprevisto. Ma non lasciatevi scoraggiare da questi imprevisti: rimanete flessibili e gestiteli da professionisti.

Ecco alcune strategie che vi aiuteranno ad affrontare sfide inedite:

• Abbracciare una mentalità di crescita e considerare le sfide come opportunità di miglioramento
• Usare una matrice di priorità per valutare l'urgenza e l'importanza dell'attività inaspettata e se è in linea con gli obiettivi dello sprint
• Mantenere linee aperte di comunicazione con gli stakeholder sui cambiamenti di priorità/sequenza dovuti ad attività inattese
• Aggiungere un tempo di riserva in ogni sprint, in modo da non essere sotto pressione in termini di Sequenza Le priorità delle attività di ClickUp rendono più facile la gestione di questi imprevisti. È possibile contrassegnare le attività con priorità Urgente, Alta, Normale o Bassa (e modificarle a seconda delle necessità), regolare le date di scadenza e aiutare il team a fare chiarezza su cosa fare e quando.

Organizzate il vostro backlog per priorità utilizzando le attività di ClickUp

6. Ottimizzare i cicli di sprint con l'automazione e i modelli

Impostare i compiti, assegnarli ai membri del team, cambiare lo stato delle attività: c'è una buona dose di lavoro ripetitivo che occupa la vostra agenda durante un ciclo di sprint. Se volete eliminare il lavoro manuale, l'automazione è un'ottima soluzione.

Per istanza, Automazione sprint di ClickUp consente di accelerare i processi e di eseguire attività ricorrenti con il pilota automatico. È possibile automatizzare le seguenti attività:

• Contrassegnare lo sprint come terminato quando si conclude
• Creare uno o più nuovi sprint quando uno sprint in corso viene terminato
• Spostare le attività incompiute da uno sprint terminato allo sprint successivo
• Archiviare i vecchi sprint (il numero di sprint da archiviare è personalizzabile)

Risparmiate tempo sulle attività di amministratore con le Sprint Automations di ClickUp e rendete più efficienti i vostri sprint

Seguite questi passaggi per abilitare le Sprint Automations nella vostra area di lavoro di ClickUp:

• Fare clic sull'ellissi (...) accanto alla cartella Sprint
• Selezionate Impostazioni cartella, quindi Impostazioni cartella Sprint
• Se si utilizzano Sprints con durata personalizzata, fare clic sulla scheda Automazioni
• Attivare/disattivare gli interruttori per abilitare le Automazioni sprint
• Fare clic su Da fare

Suggerimento: Se non si ha voglia di iniziare la gestione degli sprint da zero, provare i modelli di sprint già pronti:

Modello di piano di sprint Scrum di ClickUp Se avete appena iniziato a pianificare gli sprint o state cercando un modo per gestire gli sprint senza problemi, il modello di pianificazione degli sprint di ClickUp è un ottimo punto di partenza.

Utilizzate questo framework personalizzabile per pianificare, eseguire e monitorare gli sprint da una piattaforma unificata. Gli stati personalizzati come Backlog, Da fare, In corso e Da fare aiutano a monitorare ogni passaggio dello sprint, mentre campi personalizzati come Punti dello sprint, Stato di sviluppo, Obiettivo dello sprint, Categoria ed Epica offrono visibilità su importanti informazioni specifiche dell'attività.

Con queste visualizzazioni integrate è possibile visualizzare meglio gli sprint:

Il modello rende più facile per i membri del team conoscere la situazione dello sprint, comunicare e collaborare tra loro e garantire che i processi si svolgano senza intoppi.

Inoltre, consente di documentare l'intero ciclo di sprint, che può essere utilizzato come punto di riferimento per gli sprint futuri.

Modello di retrospettiva dello sprint di ClickUp Fase chiave del ciclo di sprint, la riunione di retrospettiva dello sprint offre l'opportunità di trarre lezioni dallo sprint in corso. Questa riflessione aiuta a fare progressi incrementali negli sprint futuri: ripetere ciò che ha funzionato bene e correggere ciò che non ha funzionato.

Ma quando sono coinvolti più membri del team e stakeholder, può essere difficile raccogliere i contributi di tutti in un unico documento. È qui che si rivela utile il modello di Sprint Retrospective Brainstorm di ClickUp.

Questo schema pronto all'uso vi aiuta a:

• Avviare un dialogo aperto tra i membri del team
• Acquisire le idee di tutti e organizzarle in un documento centralizzato
• Analizzare le informazioni raccolte per usufruire dei modelli e dei problemi sottostanti

Il modello consente di suddividere la sessione di brainstorming in quattro colonne: Cosa è andato bene, Cosa potrebbe essere migliorato, Elementi d'azione e Obiettivi retrospettivi.

Una volta terminata la retrospettiva, otterrete indicazioni su come rendere più efficienti i prossimi sprint ed elaborare un piano d'azione.

Ecco altri modelli di sprint che potrebbero esservi utili:

• 10 modelli gratuiti di retrospettiva di sprint in ClickUp, Excel e Word
• Modello di Sprint Backlog di ClickUp
• Modello di riunione Scrum di ClickUp
• Modello di piano di sprint agile di ClickUp

Ruoli dei membri del team in un ciclo di sprint

In un ciclo di sprint, ogni membro del team interfunzionale svolge un ruolo unico nel portare avanti il progetto. Ecco una suddivisione dei ruoli e delle loro responsabilità:

Essere responsabili dei vostri Sprints con ClickUp

Un'efficace gestione del ciclo di sprint aumenta la produttività, migliora i risultati del progetto, favorisce la collaborazione e promuove la crescita e l'apprendimento.

Gli sprint possono essere di breve durata, ma sono carichi di processi, attività e requisiti mutevoli. Tuttavia, per quanto sia complicato gestire gli sprint, non ci si può permettere di lasciare che si interrompano o che falliscano, perché è un affare costoso.

Invece di affidarvi a più strumenti che non fanno altro che ingombrare il vostro flusso di lavoro, usate uno strumento di Agile project management come ClickUp per semplificare l'intero ciclo di sprint. Potete delineare i vostri obiettivi di sprint, collegarli alle azioni, assegnare attività, apportare modifiche al flusso di lavoro, monitorare lo stato e ottenere informazioni dagli sprint precedenti, il tutto all'interno di un'unica piattaforma. Iniziare a lavorare con ClickUp e gestite ogni sprint senza problemi.