Uno studio recente ha rilevato che che i manager perdono 683 ore all'anno a causa della distrazione, ovvero 1/3 delle loro ore di lavoro! il 42% dei partecipanti al sondaggio ha dichiarato di riuscire a malapena a portare a termine un'ora di lavoro produttivo senza interruzioni e, in media, le persone passano quasi 127 ore all'anno a riprendersi dalle distrazioni. Questo costa all'economia statunitense 468 miliardi di dollari ogni anno.
Gli esperti di tutti i settori lavorano costantemente per migliorare la produttività dei dipendenti. Le Automazioni stanno provando strumenti moderni, automazione, IA generativa, ecc. per supportare i dipendenti. Tuttavia, l'aggiunta di ulteriori tecnologie senza correggere i comportamenti sottostanti può portare a risultati inferiori alle aspettative.
Una delle tattiche comportamentali più comunemente utilizzate per raggiungere il massimo delle prestazioni sono gli sprint di produttività. Ma cos'è uno sprint di produttività? Cosa lo rende efficace? Da fare per implementare uno sprint di produttività?
Abbiamo le risposte. Avviate subito i vostri orologi! ⏱️
Comprendere gli Sprints della produttività
Proprio come il modello di sviluppo agile suddivide progetti grandi e complessi in sprint più piccoli, gli sprint di produttività migliorano la concentrazione e l'efficienza suddividendo le attività in brevi e intensi momenti di lavoro, seguiti da brevi pause.
Entriamo nei dettagli.
Cosa sono gli sprint di produttività?
Uno sprint di produttività è un breve periodo di lavoro seguito da una pausa più breve. È simile alla tecnica del Pomodoro, che raccomanda 25 minuti di lavoro seguiti da una pausa di cinque minuti.
L'unica differenza è che in uno sprint di produttività si sceglie quanto tempo concentrarsi e quanta pausa fare in base alla propria capacità di attenzione. A differenza di uno sprint agile, che in genere è di due settimane, uno sprint di produttività può durare quanto volete: un'ora, qualche giorno, una settimana o un mese. Tuttavia, è meglio non rendere gli sprint troppo lunghi, perché potrebbero diventare controproducenti.
Vantaggi degli sprint di produttività
Gli sprint di produttività, proprio come gli sprint programmati in Eventi Scrum offrono straordinari vantaggi al lavoro in corso. Vediamo i più significativi.
Focus
Prima dell'inizio dello sprint, i team decidono collettivamente le attività su cui lavorare, i risultati attesi, la durata stimata, le dipendenze e così via. Quindi, uno sprint di produttività ben progettato offre un elenco chiaro, piccolo e gestibile di risultati da completare in una sequenza temporale definita.
Questa chiarezza crea le condizioni perfette perché ogni individuo si concentri su un'attività alla volta. Che lavorino individualmente o in collaborazione, sanno quando e dove presentarsi e Da fare.
Velocità
Uno sprint è in genere un periodo di tempo di produttività senza distrazioni. Ciò significa che non ci sono riunioni, attività di team-building, problemi urgenti e così via, che possono intaccare il programma. Il risultato è che i team portano a termine le attività con maggiore velocità.
Gestione del tempo
Gli sprint sono, per loro stessa natura, legati al tempo. Questa natura crea un senso di urgenza. I membri del team capiscono cosa devono fare durante le loro ore di lavoro, ispirandoli a gestire efficacemente le loro giornate.
Utilizzo delle risorse
Come team, uno sprint di produttività consente un migliore utilizzo delle risorse. Aiuta i singoli a pianificare il proprio lavoro in base alle dipendenze e alla fase del flusso di lavoro.
Per istanza, un analista della qualità può programmare il suo lavoro in uno sprint due giorni dopo che lo sviluppatore ha completato il suo lavoro.
Livelli di energia dei dipendenti
Una parte importante di ogni sprint è la pausa. Al termine di un intenso lavoro, gli sprint di produttività incoraggiano una pausa, a volte di durata pari alla metà dello sprint stesso.
In questo modo ogni membro del team ha il tempo di riprendersi dall'intensità del lavoro svolto. Riconosce il lavoro richiesto e incoraggia il ringiovanimento.
Se siete un ingegnere informatico, probabilmente siete abituati a al piano di sprint e la metodologia Scrum. Tuttavia, gli sprint non devono essere limitati ad Agile/Scrum. Possono essere applicati a qualsiasi ruolo o lavoro. Vediamo come.
Come pianificare ed eseguire uno sprint di produttività
L'idea di uno sprint di produttività non è quella di ottenere risultati irragionevolmente elevati per ogni giorno dell'anno. Al contrario, un buon sprint di produttività vi aiuta a pianificare il vostro lavoro nel modo più efficace e privo di burnout.
Ecco una guida di passaggio per iniziare con il supporto di un solido strumento di project management come ClickUp Sprints .
1. Impostazione di oggetti chiari
Prima di iniziare uno sprint, è necessario sapere cosa si vuole ottenere. L'impostazione degli obiettivi giusti aiuta a guidare tutto il lavoro terminato durante lo sprint nella giusta direzione.
Gli oggetti devono essere SMART. Impostate obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo.
Ricordate che, mentre la prassi migliore per l'impostazione degli obiettivi è quella di essere orientati al risultato, è leggermente diversa per gli sprint di produttività. In questo caso, ci si concentra sull'impostazione degli obiettivi per le attività da completare per raggiungere gli obiettivi organizzativi.
Per esempio, se l'obiettivo è lanciare una campagna di marketing per il lancio di un nuovo prodotto, gli obiettivi SMART potrebbero essere:
- Creare una tagline per la campagna entro il secondo giorno
- Scrivere i brief creativi per i contenuti dei 20 social media entro il giorno 3
- Finalizzare il budget per la pubblicità digitale entro il giorno 5
Questi obiettivi consentono di programmare il lavoro in modo efficace. Per istanza, potreste pianificare una sessione di brainstorming con il team di marketing il primo giorno, 2-3 ore di concentrazione per scrivere i brief il secondo giorno e 2-3 ore di budgeting il quinto giorno. Se avete difficoltà nell'impostazione degli obiettivi, Modello di obiettivi SMART di ClickUp può essere d'aiuto.
2. Suddivisione degli obiettivi in attività specifiche
Una volta stabiliti gli obiettivi, si devono impostare le attività necessarie per raggiungerli. Non è necessario iniziare ogni volta con una tabula rasa. Provate a Modello di piano di sprint agile di ClickUp per preparare il team all'esito positivo.
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Agile-Sprint-Planning-Template.png
Modello di piano di sprint agile di ClickUp
https://app.clickup.com/signup?modello=t-900200039582&dipartimento=ingegneria-product&\_gl=1\*1jbl49b\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MjEyMjA4NTIuQ2p3S0NBancxOTIwQmhBM0Vpd0FKVDNsU1RvWWZsRVpyWnd4cjdTUGxBSU0ySEJ0LXJqNXdKX0FrUGxKWTU1alBwWGxhSmJVRk9OUFRSb0NLYXdRQXZEX0J3RQ..\*\gcl_au\*NTgwMDg3NjQ3LjE3MjAwOTQ1MDM.
Scarica questo modello
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Sebbene il modello offra una struttura, la definizione delle attività e la progettazione del progetto spettano a voi. Pensate quindi a come suddividere le attività. Per istanza, le attività da svolgere per creare una tagline potrebbero essere:
- Brainstorming con il team creativo
- Creazione di un elenco di tutti i possibili tagline
- Selezionare le migliori tagline
- Sperimentare l'applicazione della tagline su vari canali
- Finalizzazione della tagline
Programmare le date di scadenza per ciascuna di queste attività. Con Attività di ClickUp è possibile impostare attività uniche o sottoattività, se si preferisce. È inoltre possibile aggiungere descrizioni, assegnare utenti, impostare scadenze e collaborare con i membri del team coinvolti nei commenti annidati. Cosa c'è di più? Collegare le attività e gestire le dipendenze, tutto in un unico posto.
Gestione di progetti complessi con ClickUp Tasks
Siete nuovi al piano di sprint? Non c'è da preoccuparsi. Scegliete una modello per il piano di sprint che lavora per voi e personalizzatelo secondo le vostre esigenze!
3. Creare una Sequenza realistica
Quando i team parlano di sprint come di un lavoro intenso, spesso pensano che significhi sovraccaricare la settimana con innumerevoli attività. Al contrario, un buon sprint di produttività imposta delle scadenze realistiche.
Rivedere il backlog: Utilizzate Elenchi di ClickUp per raccogliere gli elementi del backlog e identificare quelli che possono essere ragionevolmente inseriti nello sprint. È anche possibile personalizzare Il modello di Sprint Backlog di ClickUp per rendere questo processo molto più veloce ed efficace.
Stimare le durate: All'interno delle attività di ClickUp Tasks, è possibile aggiungere stime di durata per ogni attività e utilizzarle per pianificare lo sprint.
Considerare i carichi di lavoro: Tenete conto delle ferie dei membri del team, dei commit esistenti e della velocità storica dello sprint. Vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo punto di partenza.
la vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo modo per garantire un'allocazione efficace delle risorse_
Osservate le dipendenze: Quando si impostano le scadenze, è bene considerare come le attività siano collegate tra loro. Guardate le flusso di lavoro agile per vedere quali attività devono essere completate prima che inizi la successiva.
utilizzare la vista Gantt di ClickUp per gestire le dipendenze in un progetto_
Aggiungere tempo cuscinetto: È facile programmare i lavori in successione, ma le cose possono andare storte e da fare. Quindi, programmate un tempo cuscinetto. In questo modo si garantisce che il lavoro programmato nello sprint possa essere completato in qualsiasi caso.
💡 Pro Tip: Considerare l'utilizzo del metodo Modello di ClickUp Sprints per iniziare.
4. Preparazione dell'area di lavoro
L'obiettivo principale di uno sprint di produttività è ridurre al minimo le distrazioni. Il processo descritto sopra elimina le distrazioni causate dal processo di pianificazione del progetto. Ma le altre distrazioni, comprese quelle personali, sono una vostra responsabilità.
Declutterate il vostro spazio fisico e cancellate gli elementi non necessari dalla vostra scrivania. Mettete il telefono in modalità silenziosa o di messa a fuoco mentre lavorate e disattivate le notifiche che non vi servono. Quindi, preparate l'area di lavoro per lo sprint.
Scegliete un agile project management visualizzazione che funziona per voi. ClickUp per i team Agile offre una vista Home personalizzabile in cui è possibile visualizzare tutto ciò che serve per iniziare lo sprint. È inoltre possibile scegliere la visualizzazione Calendario o Bacheca in base alle proprie preferenze.
Provate la vista Bacheca per gestire le attività in corso
5. Esecuzione di uno sprint di produttività
Terminata la configurazione, è il momento di eseguire lo sprint di produttività. Ciò significa che ora Da fare come previsto.
- Raccogliere le attività programmate
- Esaminate il brief o la descrizione di ogni attività per completarne il contesto
- Da fare un lavoro approfondito su quell'attività specifica
- Ricordate di registrare il tempo trascorso su di esso usandoMonitoraggio del tempo con ClickUp* Fare una pausa alla fine dello sprint
Se non riuscite a completare un'attività all'interno dello sprint come previsto, pensate a come procedere. Potreste aggiungerla nuovamente al backlog, riprogrammarla per lo sprint successivo o spostare un'altra attività al suo posto.
Prendete queste decisioni in modo ponderato, basandovi sulle intuizioni che avete raccolto utilizzando il vostro strumenti di gestione del backlog di prodotto .
6. Utilizzare le tecniche di gestione del tempo
Per realizzare con successo uno sprint di produttività, è saggio affidarsi al supporto di alcune best practice collaudate nel tempo. Ecco alcune tecniche di gestione del tempo da prendere in considerazione. Tecnica del Pomodoro : Da fare un lavoro intenso per 25 minuti, seguito da una pausa di cinque minuti. Si può anche lavorare per 50 minuti e fare una pausa di dieci minuti. Mantenetevi in carreggiata con uno qualsiasi dei seguenti metodi App per il Pomodoro disponibili oggi. Blocco del tempo : Dividete la vostra giornata in blocchi di tempo, ciascuno dedicato ad attività specifiche. Combinate attività simili per evitare di cambiare contesto e migliorare l'efficienza. Monitoraggio del tempo : Monitorate il modo in cui impiegate il vostro tempo nell'arco di uno o due giorni per identificare le perdite di tempo, le aree da migliorare e le ore di maggiore produttività.
7. Monitoraggio dello stato e riflessione
Nel corso dello sprint, monitorate diligentemente il vostro stato. Alla fine dello sprint, prendetevi del tempo per riflettere. Ecco alcuni modi per farlo.
StandUp
Utilizzate le riunioni di standup quotidiane per condividere gli aggiornamenti sullo stato del team, discutere delle attività completate e identificare i blocchi. Alcuni team lavorano da remoto? Nessun problema! Utilizzate Visualizzazione di ClickUp Chat per una StandUp asincrona.
È anche possibile automatizzare le note di standup usando ClickUp Brain che raccoglie tutti gli aggiornamenti effettuati sulla piattaforma il giorno precedente.
Provate ClickUp Brain per un riepilogo/riassunto
Reportistica
Create la reportistica di cui avete bisogno con ClickUp Dashboard . Personalizzate le schede e scegliete i numeri che volete vedere in un unico posto. È inoltre possibile utilizzare reportistica specifica come grafici di burn up/burn down, report sulla produttività individuale, attività per stato, ecc riunioni di revisione dello sprint .
creazione di dashboard completamente personalizzabili su ClickUp
Retrospettive
Infine, alla fine di ogni sprint, conducete delle retrospettive con il team. Apprezzate il buon lavoro svolto, celebrate le vittorie ed esplorate le sfide affrontate durante lo sprint. Il Modello di retrospettiva dello sprint ClickUp offre un quadro visivo e interattivo per la gestione delle retrospettive.
Modello di retrospettiva degli sprint di ClickUp
Gestire una riunione retrospettiva può essere difficile. Perché comporta la discussione degli aspetti emotivi del lavoro, oltre che di quelli professionali, e non tutti possono essere positivi. La gestione di queste riunioni può essere un problema per i project manager alle prime armi, ma ClickUp è qui per aiutarli:
Questi esempi di retrospettiva sprint offrono un po' di ispirazione. Una volta che vi sentite pronti a gestire da soli le vostre riunioni, provate questi esempi modelli di retrospettiva sprint per guidare il vostro viaggio. E per finire, ecco una lettura supplementare su come le revisioni di sprint differiscono dalle retrospettive .
Con tutto ciò, se l'implementazione di uno sprint di produttività vi sembra ancora difficile, utilizzate uno dei seguenti metodi modelli agili per impostare le basi.
Best Practices per Sprints di esito positivo
Si può vedere lontano stando sulle spalle dei giganti. Ecco quindi un po' di saggezza, sotto forma di best practice collaudate, per facilitare il piano degli sprint di produttività.
Fate le vostre pause: Passate dalla scrivania, fate stretching o fate una passeggiata. Evitate gli schermi o i social media durante le pause per avere un impatto migliore. Per gli sprint più lunghi, prendetevi un giorno di pausa per rinfrescare la mente.
Celebrare: Non lasciate che gli esiti positivi non vengano apprezzati. Festeggiate i risultati con il vostro team.
Privilegiare la cura di sé: Mantenere abitudini sane come dormire a sufficienza, mangiare pasti nutrienti e fare esercizio fisico regolarmente.
Comunicare: Cercate supporto se avete difficoltà o vi sentite sopraffatti. Approfittate di tutti i benefici e le opzioni a vostra disposizione.
Riflettere e imparare: Utilizzate le reportistiche e le retrospettive per riflettere. Pensate a ciò che potreste migliorare personalmente. Simulare ottimizzazioni dei processi per ottenere risultati migliori.
In marcia, Pronti, Partenza, ClickUp
Ora è accettata come saggezza convenzionale che è meglio avere brevi periodi di lavoro altamente focalizzati, con pause intermedie, che essere parzialmente concentrati per lunghi periodi di tempo. Sia che si lavori individualmente o come parte di un team, gli sprint sono un ottimo modo per terminare il lavoro.
Tuttavia, per realizzare uno sprint positivo non bastano le buone intenzioni. Comporta un piano chiaro, una previsione, una stima e una gestione continua.
È qui che un team di lavoro strumento di pianificazione dello sprint come ClickUp può aiutare, con funzionalità/funzione per ogni aspetto della gestione degli sprint, tra cui attività, Sequenza, dashboard, comunicazione, automazione e altro ancora.
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