Uno studio recente ha rilevato che i manager perdono 683 ore all'anno a causa delle distrazioni, ovvero un terzo delle loro ore lavorative! Il 42% degli intervistati ha affermato di riuscire a malapena a svolgere un'ora di lavoro di alta produttività senza interruzioni e, in media, le persone impiegano quasi 127 ore all'anno per riprendersi dalle distrazioni. Ciò costa all'economia statunitense 468 miliardi di dollari all'anno.
Gli esperti di tutti i settori lavorano costantemente per migliorare la produttività dei dipendenti. Le organizzazioni stanno provando strumenti moderni, automazione, IA generativa, ecc. per fornire supporto ai dipendenti. Tuttavia, aggiungere più tecnologia senza correggere i comportamenti sottostanti può portare a risultati inferiori alla media.
Una delle tattiche comportamentali più comunemente utilizzate per raggiungere il massimo rendimento è quella degli sprint di produttività. Ma cos'è uno sprint di produttività? Come funziona? Come si implementa uno sprint di produttività?
Abbiamo le risposte. Avvia subito il cronometro! ⏱️
Comprendere gli sprint di produttività
Proprio come il modello di sviluppo agile suddivide progetti grandi e complessi in sprint più piccoli, gli sprint di produttività migliorano la concentrazione e l'efficienza suddividendo le attività in brevi e intensi periodi di lavoro, seguiti da brevi pause.
Entriamo nei dettagli.
Cosa sono gli sprint di produttività?
Un sprint di produttività è un breve periodo di lavoro intenso seguito da una pausa ancora più breve. È simile alla tecnica Pomodoro, che consiglia 25 minuti di lavoro seguiti da una pausa di cinque minuti.
L'unica differenza è che, in uno sprint di produttività, sei tu a scegliere per quanto tempo concentrarti e quanto tempo dedicare alle pause in base alla tua capacità di attenzione. A differenza di uno sprint agile, che in genere dura due settimane, uno sprint di produttività può durare quanto vuoi: un'ora, alcuni giorni, una settimana o un mese. Tuttavia, è meglio non rendere gli sprint troppo lunghi, perché potrebbero rivelarsi controproducenti.
Vantaggi degli sprint di produttività
Gli sprint di produttività, proprio come gli sprint programmati negli eventi Scrum, offrono straordinari vantaggi al lavoro da svolgere. Vediamo quelli più significativi.
Focus
Prima dell'inizio dello sprint, i team prendono decisioni collettive sulle attività da svolgere, i risultati attesi, la durata stimata, le dipendenze e così via. Quindi, uno sprint di produttività ben progettato offre un elenco chiaro, piccolo e gestibile di risultati da completare in una Sequenza limitata.
Questa chiarezza crea le condizioni perfette affinché ogni individuo possa concentrarsi su un'attività alla volta. Sia che lavorino individualmente o in collaborazione, sanno quando e dove presentarsi e cosa fare.
Velocità
Uno sprint è in genere un periodo di tempo di produttività senza distrazioni. Ciò significa che non ci sono riunioni, attività di team building, problemi urgenti, ecc. che possono intralciare il programma. Di conseguenza, i team portano a termine le loro attività con maggiore rapidità.
Gestione del tempo
Gli sprint sono, per loro stessa natura, limitati nel tempo. Questa caratteristica crea un senso di urgenza. I membri del team comprendono ciò che devono fare durante le loro ore di lavoro, il che li spinge a gestire le loro giornate in modo efficace.
Utilizzo delle risorse
Come team, uno sprint di produttività consente un migliore utilizzo delle risorse. Aiuta i singoli individui a pianificare il proprio lavoro in base alle dipendenze e alla fase in cui si trovano nel flusso di lavoro.
Ad esempio, un analista della qualità può programmare il proprio lavoro in uno sprint due giorni dopo che lo sviluppatore ha completato il proprio lavoro.
Livelli di energia dei dipendenti
Una parte importante di ogni sprint è la pausa. Al termine di un intenso periodo di lavoro, gli sprint di produttività incoraggiano una pausa, che a volte può durare anche la metà del tempo dello sprint stesso.
Questo dà a ogni membro del team il tempo di riprendersi dall'intensità del lavoro svolto. Riconosce il lavoro richiesto e incoraggia il rinnovamento.
Se sei un ingegnere informatico, probabilmente hai familiarità con la pianificazione degli sprint e la metodologia Scrum. Tuttavia, gli sprint non devono necessariamente essere limitati all'agile/Scrum. Possono essere applicati a qualsiasi tipo di ruolo o lavoro. Vediamo come.
Come pianificare ed eseguire uno sprint di produttività
L'idea alla base di uno sprint di produttività non è quella di ottenere risultati irragionevolmente elevati ogni giorno dell'anno. Al contrario, un buon sprint di produttività ti aiuta a pianificare il tuo lavoro nel modo più efficace e senza stress.
Ecco una guida passo passo per iniziare con il supporto di un solido strumento di project management come ClickUp Sprints.
1. Impostazione di obiettivi chiari
Prima di iniziare uno sprint, devi sapere cosa vuoi ottenere. Stabilire gli obiettivi giusti aiuta a indirizzare tutto il lavoro terminato durante lo sprint nella giusta direzione.
Rendi i tuoi obiettivi SMART. Stabilisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo.
Ricorda che, mentre la migliore pratica per fissare gli obiettivi è quella di essere orientati al risultato, per gli sprint di produttività è leggermente diversa. In questo caso, ti concentri sulla definizione degli obiettivi per le attività che devi completare per raggiungere gli obiettivi organizzativi.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è lanciare una campagna di marketing per il lancio di un nuovo prodotto, i tuoi obiettivi SMART potrebbero essere:
- Crea uno slogan per la campagna entro il secondo giorno.
- Scrivi brief creativi per 20 contenuti social entro il terzo giorno.
- Finalizza il budget per la pubblicità digitale entro il quinto giorno.
Questi obiettivi ti consentono di pianificare il tuo lavoro in modo efficace. Ad esempio, potresti pianificare una sessione di brainstorming con il team di marketing il primo giorno, 2-3 ore di tempo dedicato alla stesura di brief il secondo giorno e 2-3 ore di tempo dedicato al budget il quinto giorno. Se hai difficoltà a fissare degli obiettivi, il modello SMART Goals di ClickUp può esserti d'aiuto.
2. Suddividere gli obiettivi in attività specifiche
Una volta definiti i tuoi obiettivi, imposta le attività necessarie per raggiungerli. Non è necessario ricominciare da zero ogni volta. Prova il modello di pianificazione agile degli sprint di ClickUp per preparare il tuo team all’esito positivo.
Sebbene il modello offra una struttura, spetta a te definire le attività e progettare il progetto. Quindi, pensa a come suddividere le tue attività. Ad esempio, le attività coinvolte nella creazione di uno slogan potrebbero essere:
- Brainstorming con il team creativo
- Creazione di un elenco di tutti i possibili slogan
- Selezionare i migliori slogan
- Sperimentare l'applicazione dello slogan su vari canali
- Finalizzazione dello slogan
Fissa le date di scadenza per ciascuna di queste attività. Con ClickUp Tasks, hai la possibilità di impostare attività uniche o sottoattività, se preferisci. Puoi anche aggiungere descrizioni, assegnare utenti, fissare date di scadenza e collaborare con i membri del team coinvolti nei commenti nidificati. Cosa c'è di più? Collega le attività e gestisci le dipendenze, tutto in un unico posto.
Non hai esperienza nella pianificazione degli sprint? Non preoccuparti. Scegli un modello di pianificazione degli sprint adatto alle tue esigenze e personalizzalo in base alle tue necessità!
3. Creare una sequenza realistica
Quando i team parlano di sprint come di un lavoro intenso, spesso pensano che ciò significhi sovraccaricare la settimana con innumerevoli attività. Al contrario, un buon sprint di produttività stabilisce scadenze realistiche.
Rivedi il tuo backlog: utilizza gli elenchi di ClickUp per raccogliere gli elementi del tuo backlog e identificare quelli che possono essere ragionevolmente inseriti nello sprint. Puoi anche personalizzare il modello di backlog dello sprint di ClickUp per rendere questo processo molto più veloce ed efficace.
Stima della durata: all'interno delle attività di ClickUp, puoi aggiungere durate stimate per ogni attività e utilizzarle per pianificare lo sprint.
Considera i carichi di lavoro: tieni conto delle ferie dei membri del tuo team, degli impegni esistenti e della velocità storica degli sprint. La vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo punto di partenza per questo.
Considera le dipendenze: quando stabilisci le scadenze, considera come le attività sono interconnesse tra loro. Esamina il flusso di lavoro agile per vedere quali attività devono essere completate prima di iniziare quelle successive.
Aggiungi un margine di tempo: è facile programmare il lavoro senza pause, ma possono sempre verificarsi degli imprevisti. Quindi, programma un margine di tempo. Questo assicura che il lavoro programmato nello sprint possa essere completato in ogni caso.
💡 Suggerimento professionale: considera l'utilizzo del modello ClickUp Sprints per iniziare.
4. Preparazione dell'area di lavoro
L'obiettivo principale di uno sprint di produttività è ridurre al minimo le distrazioni. Il processo sopra descritto elimina le distrazioni causate dal processo di pianificazione del progetto. Ma altre distrazioni, comprese quelle personali, sono sotto la tua responsabilità.
Riordina il tuo spazio fisico e libera la scrivania dagli elementi inutili. Metti il telefono in modalità silenziosa o concentrazione mentre lavori e disattiva tutte le notifiche che non ti servono. Quindi, prepara il tuo spazio di lavoro per lo sprint.
Scegli una visualizzazione agile della gestione dei progetti che fa al caso tuo. ClickUp per team Agile offre una visualizzazione Home personalizzabile in cui puoi vedere tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare il tuo sprint. Puoi anche scegliere una visualizzazione Calendario o vista Bacheca in base alle tue preferenze.
5. Esecuzione di uno sprint di produttività
Una volta terminata la configurazione, è il momento di eseguire lo sprint di produttività. Ciò significa semplicemente che ora dovrai procedere come previsto nel piano.
- Seleziona le attività pianificate
- Leggi attentamente la descrizione di ogni attività per comprenderne appieno il contesto.
- Lavora in modo approfondito su quell'attività specifica
- Ricordati di registrare il tempo che hai dedicato a questa attività utilizzando il monitoraggio del tempo di ClickUp.
- Fai una pausa alla fine dello sprint
Se ti rendi conto di non essere in grado di completare un'attività entro lo sprint come previsto, pensa a come vorresti procedere. Potresti aggiungerla nuovamente al backlog, riprogrammarla per lo sprint successivo o sostituirla con un'altra attività.
Prendete queste decisioni con attenzione, basandovi sulle informazioni raccolte utilizzando i vostri strumenti di gestione del backlog di prodotto.
6. Utilizzo delle tecniche di gestione del tempo
Per implementare con successo uno sprint di produttività, è consigliabile affidarsi al supporto di alcune best practice collaudate nel tempo. Ecco alcune tecniche di gestione del tempo da prendere in considerazione.
Tecnica Pomodoro: lavora intensamente per 25 minuti, seguiti da una pausa di cinque minuti. Puoi anche lavorare per 50 minuti e fare una pausa di dieci minuti. Rimani in carreggiata con una delle app Pomodoro disponibili oggi.
Time-blocking: dividi la tua giornata in blocchi di tempo, ciascuno dedicato a compiti o attività specifici. Combina compiti simili per evitare il cambio di contesto e migliorare l'efficienza.
Monitoraggio del tempo: controlla come passi il tuo tempo in un giorno o due per capire dove perdi tempo, cosa puoi migliorare e quali sono le tue ore più produttive.
7. Monitoraggio dello stato e riflessione
Durante lo sprint, effettua un attento monitoraggio dei tuoi progressi. Alla fine dello sprint, prenditi del tempo per riflettere. Ecco alcuni modi per farlo.
StandUp
Utilizza le riunioni quotidiane per condividere gli aggiornamenti sullo stato del tuo team, discutere le attività completate e identificare gli ostacoli. Alcuni team lavorano da remoto? Nessun problema! Utilizza la vista Chat di ClickUp per una riunione asincrona.
Puoi anche automatizzare le note StandUp utilizzando ClickUp Brain, che raccoglierà tutti gli aggiornamenti effettuati sulla piattaforma il giorno precedente.
Rapporti
Crea i report di cui hai bisogno con i dashboard di ClickUp. Personalizza le schede e scegli i numeri che desideri visualizzare in un unico posto. Puoi anche utilizzare report specifici come grafici burn up/burn down, report sulla produttività individuale, attività per stato, ecc. nelle tue riunioni di revisione degli sprint.
Retrospettive
Infine, alla fine di ogni sprint, conduci delle retrospettive con il team. Apprezza il lavoro ben fatto, festeggia i successi e analizza le sfide che hai affrontato durante lo sprint. Il modello di brainstorming per retrospettive sprint di ClickUp offre un framework visivo e interattivo per condurre le tue retrospettive.
Organizzare una riunione retrospettiva può essere difficile. Questo perché comporta discutere degli aspetti emotivi del lavoro oltre che di quelli professionali, e non tutti questi aspetti possono essere positivi. Organizzare queste riunioni può essere difficile per i project manager all'inizio della loro carriera, ma ClickUp è qui per aiutarti:
Questi esempi di retrospettive degli sprint offrono qualche spunto di ispirazione. E quando ti sentirai pronto a gestire autonomamente le tue riunioni, prova questi modelli di retrospettive degli sprint per guidare il tuo percorso. E per finire, ecco un approfondimento bonus su come le revisioni degli sprint differiscono dalle retrospettive.
Se l'implementazione di uno sprint di produttività ti sembra ancora troppo complicata, utilizza uno di questi modelli agili per impostare le basi.
Best practice per un sprint con esito positivo
È possibile vedere lontano stando sulle spalle dei giganti. Ecco quindi alcuni saggi consigli sotto forma di best practice collaudate per facilitare la pianificazione dei tuoi sprint di produttività.
Fai delle pause: allontanati dalla scrivania, fai stretching o vai a fare una passeggiata. Evita gli schermi o i social media durante le pause per ottenere un impatto migliore. Per gli sprint più lunghi, prenditi un giorno libero per rinfrescare la mente.
Festeggia: non lasciare che l’esito positivo passi inosservato. Festeggia i risultati raggiunti con il tuo team.
Dai priorità alla cura di te stesso: mantieni abitudini sane come dormire a sufficienza, mangiare pasti nutrienti e fare esercizio fisico regolarmente.
Comunicare: chiedi supporto se hai difficoltà o ti senti sopraffatto. Approfitta di tutti i vantaggi e le opzioni a tua disposizione.
Rifletti e impara: utilizza la reportistica e le retrospettive per riflettere. Pensa a cosa potresti migliorare personalmente. Simula ottimizzazioni dei processi per ottenere risultati migliori.
Ai vostri posti, pronti, via, ClickUp!
È ormai opinione comune che sia meglio lavorare per brevi periodi di tempo con grande concentrazione, intervallati da pause, piuttosto che lavorare per lunghi periodi con concentrazione parziale. Che tu lavori individualmente o in team, gli sprint sono un ottimo modo per portare a termine il lavoro.
Tuttavia, l'implementazione di uno sprint di successo richiede più di buone intenzioni. Implica una pianificazione chiara, una programmazione accurata, una previsione, stime e una gestione continua.
È qui che uno strumento di pianificazione degli sprint come ClickUp può aiutarti, con funzionalità per ogni aspetto della gestione degli sprint, inclusi compiti, tempistiche, dashboard, comunicazione, automazioni e altro ancora.
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