Pieno di (eccessiva) fiducia dopo aver ottenuto un esito positivo nella costruzione del Canale di Suez, Ferdinand de Lesseps tentò di costruire un canale a livello del mare attraverso l'istmo di Panama. Sfortunatamente, sottovalutò grossolanamente le difficoltà ingegneristiche del terreno panamense.
Afflitto da malattie e mancanza di competenze, dovette abbandonare il progetto nel 1889. La sua azienda fallì dopo aver speso 287 milioni di dollari.
De Lesseps fu vittima di ciò che gli psicologi Daniel Kahneman e Amos Tversky chiamano "errore di piano".
Che cos'è l'errore di pianificazione? Perché siamo inclini a commetterlo? In che modo i nostri pregiudizi si manifestano nel nostro lavoro e nella nostra vita? E cosa possiamo fare per mitigare l'errore di pianificazione? Continua a leggere per scoprirlo!
Comprendere nel dettaglio l'errore di pianificazione del piano
Nel 1979, gli psicologi Kahneman e Tversky definirono l'errore di pianificazione come "la tendenza a sottovalutare il tempo necessario per completare un'attività futura, in parte a causa dell'affidamento a scenari di prestazione eccessivamente ottimistici".
In parole povere, l'errore di pianificazione è un pregiudizio cognitivo che porta a sottovalutare i tempi di completamento di un'attività e a sopravvalutare la propria capacità di portarla a termine.
Alcune delle caratteristiche dell'errore di pianificazione sono le seguenti:
- Influisce sulle previsioni relative alle tue attività (e a quelle del tuo team), ma non su quelle degli altri.
- Le tue previsioni si basano principalmente su giudizi intuitivi ma imprecisi
- Gli errori sono il risultato di pregiudizi e desideri piuttosto che di un risultato casuale
- Ciò si verifica indipendentemente dal fatto che il progettista abbia già sperimentato fallimenti simili in passato.
- Succede indipendentemente dai tratti della personalità, dalla cultura, dal sesso, dalla dimensione dell'attività o dal tempo a disposizione.
Ma perché succede questo?
Motivi dell'errore di piano
Gli esseri umani percepiscono gli eventi in modo asimmetrico. Abbiamo un desiderio innato di essere positivi e speranzosi. Vogliamo credere di avere il potere e il controllo per terminare un’attività, anche quando tutte le prove indicano il contrario. Ecco perché.
Ci piace vedere il bicchiere mezzo pieno
Quando iniziamo a pianificare un progetto, tendiamo a concentrarci sugli aspetti positivi. Crediamo di aver imparato la lezione dai fallimenti passati e di essere migliori oggi. Vogliamo elaborare un piano che ci faccia sentire bene e ci dia soddisfazione.
Quante volte avete sentito uno sviluppatore dire: "È una correzione di bug che richiede cinque minuti"? Lo sviluppatore ritiene di essere abbastanza esperto da risolvere il bug in cinque minuti, ma la realtà è ben diversa.
Siamo restii al cambiamento
Il cambiamento ci impone di modificare la nostra visione iniziale del mondo. Nel bel mezzo di un progetto, se riceviamo nuove informazioni che ci dimostrano che siamo fuori strada, reagiamo rifiutandole.
I project manager spesso trascurano le grandi deviazioni in corso come piccoli inconvenienti perché entra in gioco il bias di ancoraggio. Ancorano il loro processo di pensiero al piano iniziale piuttosto che alle nuove informazioni.
Non ci piacciono le informazioni negative
Quando siamo nel bel mezzo di un progetto, soprattutto quando il lavoro è già stato terminato in buona parte, non ci piace sentire cattive notizie. Ignoriamo le informazioni che mettono in discussione la nostra visione ottimistica perché potrebbero compromettere l'intero progetto.
In realtà, consideriamo coloro che prendono sul serio le informazioni negative come cinici o pessimisti. Il risultato è che la pressione dei pari e il pregiudizio di conformità li portano ad abbracciare il sentimento popolare.
Siamo portati ad essere ottimisti
Chi pratica il bungee jumping ritiene di correre meno rischi di infortunio rispetto ad altri saltatori, nonostante non esistano dati a supporto di questa tesi. In un esempio più concreto, pensiamo che gestire un lavoro a tempo pieno e un'attività secondaria sia facile! Questi sono esempi di ottimismo distorto.
La ricerca dimostra che il bias di ottimismo è uno dei pregiudizi più costanti e diffusi tra gli esseri umani. Deriva da due tendenze cognitive: le persone sopravvalutano la probabilità che accadano loro eventi positivi e sottovalutano la possibilità che si verifichino eventi avversi.
La tendenza e la pressione sociale a mantenere una visione irrealisticamente positiva portano a un eccesso di fiducia, a una valutazione errata dei rischi e alla mancanza di piani di emergenza.
Il bias ottimistico alimenta l'errore di pianificazione tra i project manager in alcuni modi fondamentali.
- Quando pianifichi, tendi a concentrarti sugli esiti positivi immaginari e a ignorare le potenziali insidie
- Sopravvaluti le tue capacità
- Non si pianificano ritardi o complicazioni perché si ritiene che sia improbabile che si verifichino
- Ignori i dati storici e ti affidi agli scenari più ottimistici
- Attribuisci i fallimenti passati a fattori esterni al di fuori del tuo controllo
Il nostro ragionamento è motivato
Il ragionamento motivato è una forma di pregiudizio emotivo in cui si accettano le prove che sono in linea con le proprie convinzioni attuali e si rifiutano tutte le informazioni che contraddicono tale stato d'animo.
Ad esempio, se il tuo client vuole un sito web sviluppato in due settimane, ma tu sai che l'esecuzione del progetto richiederà più tempo, accetti comunque. Ti convinci che si tratta solo di cinque pagine, che hai già un modello, che il contenuto è pronto, ecc.
Ecco come questo alimenta l'errore di piano:
- Sopravvaluti la probabilità di risultati positivi, il che porta a un pregiudizio ottimistico.
- È più probabile che tu ricordi gli esiti positivi passati in modo più favorevole a causa del bias di supporto alla scelta.
- L'ancoraggio ti porta a concentrarti su dettagli specifici piuttosto che vedere il quadro generale
- Elabori le informazioni in modo da fornire supporto ad ipotesi, convinzioni e atteggiamenti preesistenti
Siamo tutti un po' di parte, sicuri di noi stessi, ottimisti e motivati. Quindi, quale sia il problema, potresti chiederti.
Effetti negativi dell'errore di pianificazione sul piano dei progetti
Quando si cade nella trappola dell'errore di pianificazione, è probabile che si commettano diversi errori. Ciò può avere conseguenze estreme.
Incomprensione delle tempistiche: l'errore di pianificazione porta i team a sottovalutare il tempo necessario per completare progetti innovativi. Potresti essere troppo sicuro di te per lasciare spazio alla sperimentazione, al fallimento e alla rielaborazione. Ciò porta a previsioni temporali eccessivamente ottimistiche che non tengono conto dell'intero ambito di un progetto.
Budget ridotti: quando ti convinci che qualcosa può essere terminato rapidamente, sottovaluti anche le risorse necessarie. Quindi, potresti assumere un solo scrittore per completare un ebook, che in realtà richiede i servizi di uno scrittore, un editor e un designer.
Ignorare i rischi esterni: l'errore di pianificazione agisce come un paraocchi, spingendo i team a concentrarsi esclusivamente su attività specifiche e a trascurare i rischi esterni, come il contesto normativo, la concorrenza, le dinamiche di mercato, ecc.
Pressione autoimposta: i team si sentono obbligati a fornire tempistiche eccessivamente ottimistiche per ottenere l'approvazione e il finanziamento dei progetti, anche se sanno che le stime sono irrealistiche. Questo crea pressione, predisponendo i dipendenti al fallimento e al burnout.
Innovazione soffocata: i progetti innovativi sono complessi e incerti, rendendo difficile stimare con precisione il tempo e le risorse necessarie. In questi casi, la pianificazione del progetto è soggetta a pregiudizi. Sottovalutare la durata necessaria per creare qualcosa di completamente nuovo comprometterà l'obiettivo che ti sei prefissato.
Se in questo momento state ridacchiando pensando che solo i giovani o gli entusiasti siano suscettibili alla fallacia del piano, ripensateci.
Esempi reali dell'errore di pianificazione del piano
Gli errori di pianificazione non fanno distinzione tra piccoli progetti di sviluppo software e grandi progetti infrastrutturali. Ecco alcuni esempi di come piani irrealistici, pregiudizi, pressioni e aspettative degli azionisti abbiano influenzato grandi imprese nel corso della storia.
Il Teatro dell'Opera di Sydney
Una delle strutture più riconoscibili al mondo, la costruzione della Sydney Opera House fu ritardata di almeno un decennio a causa di errori di progettazione. La stima originale, riportata nel 1957, era di 7 milioni di dollari, con una durata stimata di sei anni. Una versione ridimensionata dell'originale fu finalmente inaugurata 16 anni dopo, con un costo di 102 milioni di dollari!
La Sydney Opera House ha avuto difficoltà a causa di:
- Un inizio affrettato: considerando il clima politico e l'opinione pubblica favorevole, il governo australiano voleva che la costruzione iniziasse prima di quanto fosse fattibile.
- Piani incompleti: l'architetto non aveva ancora definito i piani definitivi, il che portò a misure provvisorie e a problemi strutturali imprevisti.
- Complessità sottovalutata: le difficoltà incontrate nella realizzazione del tetto a forma di conchiglia hanno portato alla sua completa riprogettazione e ricostruzione.
La Canadian Pacific Railway
Nel 1871, la colonia della Columbia Britannica accettò di diventare parte del Canada. In cambio, il Canada promise una ferrovia transcontinentale che avrebbe fornito una connessione tra i territori.
Il progetto, che avrebbe dovuto essere completato entro il 1881 con un credito di 25 milioni di dollari, richiese quattro anni in più del piano e ulteriori prestiti per 22,5 milioni di dollari. Ecco perché.
- Mancanza di una visione esterna: i progettisti non compresero adeguatamente il terreno accidentato attraverso il quale dovevano posare i binari.
- Mancanza di manodopera: c'era una grave carenza di lavoratori a causa della paga minima e delle condizioni di lavoro pericolose, che gli appaltatori dovevano compensare con manodopera proveniente dall'estero.
- Problemi normativi: pressioni politiche, problemi relativi agli accordi fondiari e potere popolare contribuirono al ritardo nella costruzione.
Sito web Healthcare.gov
Il 20 ottobre 2013, il presidente Barack Obama ha dichiarato: "Non c'è bisogno di indorare la pillola: il sito web è troppo lento, le persone rimangono bloccate durante il processo di registrazione e penso sia giusto dire che nessuno è più frustrato di me per questo". Si riferiva al tanto atteso sito web healthcare.gov.
Una delle ragioni principali di questo grande fallimento fu l'errore nel piano.
- Sottovalutazione dei costi: le indagini hanno dimostrato che il costo previsto per il progetto di sviluppo del sito web era di 292 milioni di dollari, ma in realtà è costato 2,1 miliardi di dollari.
- Inexperienza: i Centri per i servizi Medicare e Medicaid (CMS) erano inesperti nell'implementazione di progetti software, specialmente di questa complessità.
- Limiti di tempo: gli appaltatori ricevettero le specifiche definitive solo pochi mesi prima del lancio, riducendo notevolmente il tempo a disposizione.
L'aspetto positivo di questo fallimento è che non sei l'unico ad aver pianificato un progetto di sviluppo software di 12 mesi che sta durando 18 mesi e oltre.
O forse puoi perdonarti per aver dedicato 15 minuti a riordinare la tua Home, solo per renderti conto che tre ore dopo stavi ancora pulendo?
L'errore di pianificazione ha conseguenze sulla nostra vita personale e professionale. Crea pressioni inutili, ci tiene sommersi dai nostri pregiudizi e provoca un ciclo vizioso di superlavoro o scarso rendimento. Per evitarlo, sono necessari dati, strutture di pianificazione e una mente aperta.
Modi per evitare l'errore di pianificazione del piano
Credere di poter realizzare qualcosa in meno tempo di quello che occorre realmente è uno degli errori di valutazione più comuni, sia nella vita personale che in quella aziendale.
La soluzione: esercitarsi, esercitarsi, esercitarsi. Ci vuole pratica per rendersi conto di essere caduti nella trappola dell'errore di pianificazione e ancora più pratica per acquisire l'abitudine di costruire strutture che impediscano di soccombere.
Ecco una guida passo passo su come affrontarlo con le giuste intenzioni, i processi e un software di pianificazione strategica come ClickUp.
Fidati dei dati storici
Esamina il tempo impiegato per completare l'attività la volta precedente, dall'inizio alla fine. Utilizza le tecniche di previsione di classe di riferimento, ovvero il processo di previsione del futuro basato su attività simili, situazioni passate e risultati.
Analizzando l'andamento di progetti simili in passato, è possibile fare previsioni accurate basate su modelli di ritardi, sfide e rischi legati ai costi del progetto.
- Identificare una classe di riferimento pertinente di dati provenienti da progetti simili realizzati in passato
- Consolida questi dati in base alla durata di questi progetti, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione.
- Utilizza questi dati per definire aspettative più realistiche per il progetto attuale, piuttosto che affidarti a stime basate sul tuo intuito.
- Elaborare piani di emergenza per affrontare i vincoli di tempo, le strozzature e altri potenziali ostacoli
La raccolta e la conservazione dei dati storici è la parte più complessa per la maggior parte delle aziende. Gli strumenti di pianificazione dei progetti di ClickUp sono progettati per raccogliere e curare le informazioni sull'andamento del vostro lavoro.
ClickUp Time Tracking consente di monitorare il tempo necessario per svolgere un'attività. La vista Carico di lavoro di ClickUp consente ai team di registrare la loro disponibilità e ai project manager di allocare le risorse di conseguenza. ClickUp Obiettivi consente di impostare traguardi e monitorare i progressi in tempo reale.
Se stai realizzando un prodotto, ClickUp for Product Planning ha tutto ciò che ti serve per evitare errori di pianificazione, inclusi preventivi, monitoraggio del tempo e dashboard personalizzabili. Non lascia nulla al caso o al tuo ottimismo sfrenato!
Stabilire intenzioni di attuazione
Le intenzioni di implementazione sono strategie "se-questo-allora-quello" utilizzate per regolare il proprio comportamento o creare abitudini. Sono modi semplici, realistici e attuabili per lavorare verso gli obiettivi di project management.
Stabilisci intenzioni di attuazione specifiche su come e quando completerai il lavoro. Usa affermazioni del tipo "se-allora", come ad esempio:
- Orientato alle attività: se devo rispettare la scadenza, finirò il codice entro x-2 giorni.
- Orientato agli ostacoli: se mi ammalo, modificherò la mia strategia di gestione delle capacità e attingerò al tempo di John Doe per sostituirmi.
- Orientato ai risultati: se il lavoro subisce ritardi, rivaluterò le tempistiche e informerò il client in anticipo.
- Orientato al processo: se c'è una dipendenza, presterò particolare attenzione a rendere più fluido il flusso di lavoro.
L'utilizzo di uno strumento di project management come ClickUp offre un modo semplice e visivo per gestire le dipendenze. Le attività di ClickUp consentono di collegare gli elementi e aggiungere dipendenze in modo da non perderne mai nessuna. Utilizza la vista Gantt per visualizzare l'impatto dei ritardi e implementare le procedure correttive di conseguenza.
Se necessario, esegui un'analisi SOAR approfondita per identificare i tuoi punti di forza, le opportunità, le aspirazioni e i risultati.
Affrontare il progetto in questo modo consente di superare il bias ottimistico, considerando deliberatamente le situazioni avverse.
Prova l'effetto di segmentazione
Nel campo dell'istruzione, l'effetto di segmentazione mira a migliorare i risultati dell'apprendimento suddividendo le lezioni in piccoli segmenti anziché in elementi continui.
Nel project management, significa semplicemente suddividere un progetto di grandi dimensioni in parti più piccole, rendendolo così più gestibile. Nel farlo, occorre tenere presente quanto segue.
- Lavoro non lavorativo: rendiconta il tempo dedicato a ciascuna parte dell'attività, comprese la ricerca, la sperimentazione, le conversazioni, ecc.
- Coerenza: suddividete il progetto in modo simile al vostro piano abituale. Questo aiuta a esaminare dati storici equivalenti per fare previsioni.
- Pianificazione di contingenza: pianificare il completamento di ogni singola parte piuttosto che dell'intero progetto aiuta anche a considerare i potenziali ostacoli e a lavorare per incrementi.
Utilizza il metodo di stima a tre punti
Utilizza il metodo di stima a tre punti per contrastare l'errore di pianificazione e sviluppare una sequenza di progetto più realistica. Il metodo prevede tre diversi scenari per la stima della durata delle attività.
- Stima ottimistica: scenario migliore in cui tutto procede senza intoppi
- Stima più probabile: risultati ragionevoli che ci si aspetta sulla base dell'esperienza e dei dati disponibili.
- Stima pessimistica: scenario peggiore, in cui si verificano ritardi significativi dovuti a problemi
La media ponderata di questi tre valori fornisce la stima più probabile per l'attività. Prova a creare la tua stima in tre punti per la durata stimata per ciascuna attività con ClickUp Time Estimates.
Non reinventare la ruota
I project manager spesso si affidano all'intuito per stimare il tempo necessario per portare a termine un progetto. Questo porta a ripetere più volte calcoli non necessari. Evita tutto ciò con modelli personalizzati in base alle tue esigenze.
Modelli gratuiti e personalizzabili di ClickUp
Pianificazione preliminare del progetto: il modello di documento di pianificazione di ClickUp aiuta a preparare il team di progetto al successo, definendo obiettivi, traguardi e azioni da intraprendere. Aiuta anche a suddividere le attività in parti più gestibili per una consegna più rapida.
Pianificazione del progetto: il modello di pianificazione di un progetto di ClickUp è un framework intuitivo per pianificare istantaneamente le attività future. Ti fornisce la struttura necessaria per sviluppare un piano, organizzare le attività, dare priorità alle attività ad alto impatto e allineare i membri del team, il tutto in un unico posto.
Processo decisionale: il modello di documento "Decision Making Framework" di ClickUp ti aiuta a valutare in modo rapido e accurato i pro e i contro di qualsiasi decisione:
- Analizzare ogni potenziale scelta
- Identificare le idee con la massima priorità per andare avanti
- Allineare i team su ciò che è più importante per un esito positivo collettivo
Non trovi quello che cerchi? Dai un'occhiata a questi dieci modelli gratuiti di pianificazione strategica per creare un quadro di riferimento da utilizzare per qualsiasi decisione tu debba prendere.
Sii pessimista
Secondo la saggezza popolare, i pessimisti hanno maggiori possibilità di sopravvivere a un'apocalisse zombie perché mantengono alta la guardia, pianificano gli scenari peggiori, prendono decisioni difficili e abbandonano i preconcetti.
Sebbene il project management non sia sempre un'apocalisse zombie, un po' di pessimismo aiuta.
Una prospettiva pessimistica porta a valutazioni più realistiche, creando margini di sicurezza e contingenze. Ti spingerà a esaminare i dati passati e a identificare tutto ciò che può andare storto, dandoti una comprensione più razionale dei tuoi punti di forza e delle tue debolezze.
Cosa c'è di meglio di un pessimista? Un pessimista con gli strumenti giusti per visualizzare i piani dei progetti e valutarli.
Tutto tranne il pregiudizio: evita l'errore di piano con ClickUp
Daniel Kahneman, nel suo libro " Pensieri, veloci e lenti ", ha affermato: "La maggior parte di noi visualizza il mondo come più benigno di quanto non sia in realtà, le nostre caratteristiche come più favorevoli di quanto non siano in realtà e gli obiettivi che ci prefiggiamo come più raggiungibili di quanto non siano in realtà".
Ciò che Ferdinand de Lesseps non riuscì a fare, gli Stati Uniti d'America riuscirono a realizzarlo con il Canale di Panama. Seguirono alla lettera i manuali, utilizzando diligentemente i dati storici per fare stime realistiche, pianificando ogni possibile risultato, conducendo un sondaggio approfondito e allineando tutte le parti interessate al progetto. Il progetto fu completato in dieci anni.
Nonostante gli innumerevoli esempi che forniscono un avviso contro di essa, la fallacia della pianificazione è un pregiudizio cognitivo diffuso che induce le persone e i team a sottovalutare i tempi, i costi e i rischi delle attività e dei progetti futuri.
Sebbene tu possa usare tutta la tua forza di volontà per evitarlo, l'impostazione dei sistemi giusti potrebbe aiutarti di più.
I software per la risoluzione dei problemi e la gestione dei rischi come ClickUp sono uno degli strumenti più efficaci per prendere decisioni realistiche e basate sui dati. Con funzionalità di project management, attenzione ai dati, modelli intuitivi e IA appositamente progettata, ClickUp struttura i tuoi pensieri e chiarisce il tuo processo decisionale. Prova ClickUp. Prova ClickUp gratis oggi stesso.