Pieno di (eccessiva) fiducia dopo aver costruito con successo il Canale di Suez, Ferdinand de Lesseps tentò di costruire un canale a livello del mare attraverso l'istmo di Panama. Purtroppo, sottovalutò grossolanamente le difficoltà ingegneristiche del terreno panamense.
A causa delle malattie e della mancanza di esperienza, dovette abbandonare il progetto nel 1889. La sua società fallì dopo aver speso 287 milioni di dollari.
De Lesseps fu vittima di quello che gli psicologi Daniel Kahneman e Amos Tversky chiamano "errore di pianificazione"
Cos'è l'errore di pianificazione? Perché siamo inclini a commetterlo? In che modo i nostri pregiudizi si manifestano nel lavoro e nella vita? E cosa possiamo fare per mitigare l'errore di pianificazione? Continua a leggere per scoprirlo!
Comprendere in dettaglio l'errore di pianificazione
Nel 1979, gli psicologi Kahneman e Tversky definirono l'errore di pianificazione come "la tendenza a sottovalutare il tempo necessario per completare un'attività futura, in parte a causa dell'affidamento a scenari di prestazione eccessivamente ottimistici"
In parole povere, l'errore di pianificazione è un pregiudizio cognitivo che porta a sottovalutare i tempi di completamento delle attività e a sopravvalutare la propria capacità di portarle a termine.
Alcune delle caratteristiche dell'errore di pianificazione sono le seguenti:
- Influisce sulle previsioni delle tue attività (e di quelle del tuo team), ma non su quelle degli altri
- Le tue previsioni si basano principalmente su giudizi intuitivi ma imprecisi
- Gli errori sono il risultato di pregiudizi e desideri piuttosto che casuali
- Si verifica indipendentemente dal fatto che il pianificatore abbia già sperimentato fallimenti simili in passato
- Succede indipendentemente dai tratti della personalità, dalla cultura, dal sesso, dalle dimensioni dell'attività o dal tempo a disposizione
Ma perché succede?
Motivi alla base dell'errore di pianificazione
Gli esseri umani percepiscono gli eventi in modo asimmetrico. Abbiamo un desiderio innato di essere positivi e speranzosi. Vogliamo credere di avere il potere e il controllo per portare a termine un'attività, anche quando tutte le prove indicano il contrario. Ecco perché.
Ci piace vedere il bicchiere mezzo pieno
Quando iniziamo a pianificare un progetto, tendiamo a concentrarci sugli aspetti positivi. Crediamo di aver imparato la lezione dai fallimenti passati e di essere migliori oggi. Vogliamo fare un piano che ci faccia sentire bene.
Quante volte avete sentito uno sviluppatore dire: "È una correzione di bug che richiede cinque minuti"? Lo sviluppatore ritiene di essere abbastanza esperto da risolvere il bug in cinque minuti, ma la realtà è ben diversa.
Siamo restii al cambiamento
Il cambiamento ci impone di modificare la nostra visione iniziale del mondo. Nel bel mezzo di un progetto, se riceviamo nuove informazioni che ci indicano che siamo fuori strada, reagiamo rifiutandole.
I project manager spesso trascurano le grandi deviazioni dallo stato di avanzamento dei lavori, considerandoli piccoli inconvenienti, perché subentra il bias di ancoraggio. Ancorano il loro processo di pensiero al piano iniziale piuttosto che alle nuove informazioni.
Non ci piacciono le informazioni negative
Quando siamo nel bel mezzo di un progetto, soprattutto quando una buona parte del lavoro è già stata completata, non ci piace ricevere cattive notizie. Ignoriamo le informazioni che mettono in discussione la nostra visione ottimistica perché potrebbero compromettere l'intero progetto.
Infatti, consideriamo cinici o pessimisti coloro che prendono sul serio le informazioni negative. Di risultato, la pressione dei pari e il bias di conformità li portano ad abbracciare il sentimento popolare.
Siamo portati ad essere ottimisti
I praticanti del bungee jumping credono di correre meno rischi di infortunio rispetto agli altri saltatori, nonostante non esistano dati a sostegno di questa teoria. Per fare un esempio più concreto, pensiamo che gestire un lavoro a tempo pieno e un'attività secondaria sia facile! Questi sono esempi tipici di ottimismo distorto.
La ricerca dimostra che la propensione all'ottimismo è uno dei pregiudizi più diffusi e costanti negli esseri umani. Deriva da due tendenze cognitive: le persone sopravvalutano la probabilità che si verifichino eventi positivi e sottovalutano la possibilità che si verifichino eventi avversi.
La tendenza e la pressione sociale a mantenere una visione irrealisticamente positiva portano a un eccesso di fiducia, a una valutazione errata dei rischi e alla mancanza di piani di emergenza.
La tendenza all'ottimismo alimenta l'errore di pianificazione tra i project manager in alcuni modi chiave.
- Quando pianifichi, tendi a concentrarti sui risultati positivi immaginati e a ignorare le potenziali insidie
- Sopravvaluti le tue capacità
- Non pianifichi ritardi o complicazioni perché pensi che sia improbabile che si verifichino
- Ignori i dati storici e ti affidi agli scenari migliori
- Attribuisci i fallimenti passati a fattori esterni al di fuori del tuo controllo
Il nostro ragionamento è motivato
Il ragionamento motivato è una forma di pregiudizio emotivo in cui si accettano le prove che sono in linea con le proprie convinzioni attuali e si rifiutano tutte le informazioni che contraddicono tale stato d'animo.
Ad esempio, se il tuo client vuole un sito web sviluppato in due settimane, ma sai che l'esecuzione del progetto richiederà più tempo, accetti comunque. Ti convinci che si tratta solo di cinque pagine, che hai già un modello, che il contenuto è pronto, ecc.
Ecco come questo alimenta l'errore di pianificazione:
- Sopravvaluti la probabilità di risultati positivi, il che porta a un bias ottimistico
- È più probabile che ricordiate gli esiti positivi del passato in modo più favorevole a causa del bias di conferma
- L'ancoraggio ti porta a concentrarti su dettagli specifici piuttosto che vedere il quadro generale
- Elaborate le informazioni in modo da supportare ipotesi, convinzioni e atteggiamenti preesistenti
Siamo tutti un po' di parte, fiduciosi, ottimisti e motivati. Ma che male c'è, potresti chiederti.
Effetti negativi dell'errore di pianificazione sulla pianificazione dei progetti
Quando si cade nella trappola dell'errore di pianificazione, è probabile che si commettano diversi errori. Ciò può avere conseguenze estreme.
Incomprensioni sulle sequenze temporali: l'errore di pianificazione induce i team a sottovalutare il tempo necessario per completare progetti innovativi. Potresti essere troppo sicuro di te per lasciare spazio alla sperimentazione, al fallimento e alla rielaborazione. Ciò porta a previsioni temporali eccessivamente ottimistiche che non tengono conto della portata complessiva di un progetto.
Budget ridotto: quando ti convinci che qualcosa può essere fatto rapidamente, sottovaluti anche le risorse necessarie. Potresti quindi assumere un solo scrittore per completare un ebook, che in realtà richiede i servizi di uno scrittore, un editor e un designer.
Ignorare i rischi esterni: l'errore di pianificazione agisce come un paraocchi, spingendo i team a concentrarsi esclusivamente su attività specifiche e a trascurare i rischi esterni, quali il contesto normativo, la concorrenza, le dinamiche di mercato, ecc.
Pressione autoimposta: i team si sentono obbligati a fornire sequenze temporali eccessivamente ottimistiche per ottenere l'approvazione e il finanziamento dei progetti, anche se sanno che le stime non sono realistiche. Questo crea pressione, predisponendo i dipendenti al fallimento e al burnout.
Innovazione soffocata: i progetti innovativi sono complessi e incerti, rendendo difficile stimare con precisione il tempo e le risorse necessarie. In questi casi, la pianificazione del progetto è soggetta a distorsioni. Sottovalutare il tempo necessario per creare qualcosa di completamente nuovo comprometterà l'obiettivo che ti sei prefissato.
Se state ridacchiando pensando che solo i giovani o gli entusiasti siano suscettibili all'errore di pianificazione, ripensateci.
Esempi reali dell'errore di pianificazione
Gli errori di pianificazione non fanno distinzione tra piccoli progetti di sviluppo software e grandi progetti infrastrutturali. Ecco alcuni esempi di come piani irrealistici, pregiudizi, pressioni e aspettative degli azionisti abbiano influito su grandi imprese nel corso della storia.
Il Teatro dell'Opera di Sydney
Una delle strutture più riconoscibili al mondo, la costruzione della Sydney Opera House è stata ritardata di almeno un decennio a causa di errori di pianificazione. La stima originale, riportata nel 1957, era di 7 milioni di dollari, con una durata stimata di sei anni. Una versione ridimensionata dell'originale è stata finalmente inaugurata 16 anni dopo, con un costo di 102 milioni di dollari!
Il Teatro dell'Opera di Sydney ha avuto difficoltà a causa di:
- Un inizio affrettato: Considerando il clima politico e l'opinione pubblica favorevole, il governo australiano voleva che la costruzione iniziasse prima del possibile
- Piani incompleti: l'architetto non aveva ancora definito i piani definitivi, il che ha portato a misure provvisorie e a problemi strutturali imprevisti
- Complessità sottovalutata: le sfide poste dal tetto a forma di conchiglia hanno portato alla sua completa riprogettazione e ricostruzione
La Canadian Pacific Railway
Nel 1871, la colonia della Columbia Britannica accettò di diventare parte del Canada. In cambio, il Canada promise una ferrovia transcontinentale che avrebbe collegato i territori.
Il progetto, che doveva essere completato entro il 1881 con un credito di 25 milioni di dollari, richiese quattro anni in più del previsto e ulteriori 22,5 milioni di dollari in prestiti. Ecco perché.
- Mancanza di una visione esterna: i progettisti non avevano compreso adeguatamente il terreno accidentato attraverso il quale dovevano posare i binari
- Mancanza di manodopera: c'era una grave carenza di lavoratori a causa della paga minima e delle condizioni di lavoro pericolose, che gli appaltatori dovevano compensare con manodopera straniera
- Problemi normativi: pressioni politiche, problemi relativi agli accordi fondiari e il potere del popolo contribuirono a ritardare la costruzione
Sito web Healthcare.gov
Il 20 ottobre 2013, il presidente Barack Obama ha dichiarato: "Non c'è bisogno di indorare la pillola: il sito web è troppo lento, le persone rimangono bloccate durante la procedura di registrazione e penso sia giusto dire che nessuno è più frustrato di me per questo". Si riferiva al tanto atteso sito web healthcare.gov.
Una delle ragioni principali di questo grande fallimento fu l'errore di pianificazione.
- Sottovalutazione dei costi: Le indagini hanno dimostrato che il costo previsto per lo sviluppo del sito web era di 292 milioni di dollari, ma in realtà è costato 2,1 miliardi di dollari
- Inexperienza: I Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) erano inesperti nell'implementazione di progetti software, specialmente di tale complessità
- Limiti di tempo: gli appaltatori ricevettero le specifiche definitive solo pochi mesi prima dell'inizio dei lavori, riducendo notevolmente il tempo a disposizione
L'aspetto positivo di questo disastro è che non sei l'unico ad aver pianificato un progetto di sviluppo software di 12 mesi che sta durando 18 mesi e anche di più.
O forse puoi perdonarti per aver dedicato 15 minuti a riordinare la tua casa, solo per renderti conto che tre ore dopo stavi ancora pulendo?
L'errore di pianificazione ha conseguenze nella nostra vita personale e professionale. Crea pressioni inutili, ci fa rimanere intrappolati nei nostri pregiudizi e provoca un ciclo vizioso di superlavoro o rendimento insufficiente. Per evitarlo, sono necessari dati, strutture di pianificazione e una mente aperta.
Come evitare l'errore di pianificazione
Credere di poter portare a termine qualcosa in meno tempo di quello che occorre realmente è uno degli errori di valutazione più comuni, sia nella vita personale che in quella aziendale.
La soluzione: pratica, pratica, pratica. Ci vuole pratica per rendersi conto di essere caduti nella trappola dell'errore di pianificazione e ancora più pratica per acquisire l'abitudine di costruire strutture che impediscano di soccombere.
Ecco una guida passo passo su come affrontarlo con le giuste intenzioni, i processi e un software di pianificazione strategica come ClickUp.
Fidati dei dati storici
Guarda il tempo impiegato per completare l'attività la volta precedente, dall'inizio alla fine. Utilizza le tecniche di previsione di classe di riferimento, che consistono essenzialmente nel prevedere il futuro sulla base di attività simili, situazioni passate e risultati.
Analizzando l'andamento di progetti simili in passato, è possibile fare previsioni accurate basate su modelli di ritardi, sfide e rischi di costo del progetto.
- Identificare una classe di riferimento pertinente di dati provenienti da progetti simili realizzati in passato
- Consolidare questi dati in base alla durata dei progetti, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione
- Utilizza questi dati per impostare aspettative più realistiche per il progetto attuale, piuttosto che affidarti a stime basate sul tuo intuito
- Elaborare piani di emergenza per affrontare i vincoli di tempo, le strozzature e altri potenziali ostacoli
Acquisire e conservare i dati storici è la parte più difficile per la maggior parte delle aziende. Gli strumenti di pianificazione dei progetti di ClickUp sono progettati per raccogliere e curare le informazioni sull'andamento del tuo lavoro.
Il monitoraggio del tempo di ClickUp ti consente di monitorare il tempo impiegato per un'attività. La vista Carico di lavoro di ClickUp consente ai team di registrare la loro disponibilità e ai project manager di allocare le risorse di conseguenza. Obiettivi di ClickUp ti consente di impostare obiettivi e monitorarne lo stato in tempo reale.
Se stai realizzando un prodotto, ClickUp per la pianificazione dei prodotti ha tutto ciò che ti serve per evitare errori di pianificazione, inclusi preventivi, monitoraggio del tempo e dashboard personalizzabili. Non lascia nulla al caso o al tuo ottimismo sfrenato!
Impostare le intenzioni di attuazione
Le intenzioni di attuazione sono strategie "se-questo-allora-quello" utilizzate per regolare il proprio comportamento o creare abitudini. Sono modi semplici, realistici e attuabili per lavorare verso gli obiettivi di project management.
Stabilisci intenzioni di attuazione specifiche su come e quando completerai il lavoro. Usa affermazioni del tipo "se-allora", come ad esempio:
- Orientato alle attività: se devo rispettare la scadenza, finirò di scrivere il codice entro x-2 giorni
- Orientato agli ostacoli: se mi ammalo, adatterò la mia strategia di gestione delle capacità e chiederò a John Doe di sostituirmi
- Orientato ai risultati: se il lavoro subisce ritardi, rivaluto le sequenze e informo il client in anticipo
- Orientato al processo: se c'è una dipendenza, presterò particolare attenzione a rendere fluido il flusso di lavoro
L'utilizzo di uno strumento di project management come ClickUp offre un modo semplice e visivo per gestire le dipendenze. Le attività di ClickUp consentono di collegare elementi e aggiungere dipendenze in modo da non perderne mai nessuna. Utilizza la vista grafico Gantt per visualizzare l'impatto dei ritardi e implementare le procedure correttive di conseguenza.
Se necessario, esegui un'analisi SOAR approfondita per identificare i tuoi punti di forza, le opportunità, le aspirazioni e i risultati.
Affrontare il progetto in questo modo consente di superare la tendenza all'ottimismo considerando deliberatamente le situazioni avverse.
Prova l'effetto segmentazione
Nel campo dell'istruzione, l'effetto di segmentazione mira a migliorare i risultati dell'apprendimento suddividendo le lezioni in piccoli segmenti anziché in elementi continui.
Nel project management, significa semplicemente suddividere un progetto di grandi dimensioni in parti più piccole, rendendolo così più gestibile. Nel farlo, tenere presente quanto segue.
- Lavoro non lavorativo: account del tempo dedicato a ciascuna parte dell'attività, comprese ricerca, sperimentazione, conversazioni, ecc.
- Coerenza: suddividi il progetto in modo simile al tuo piano abituale. Questo ti aiuterà a esaminare dati storici equivalenti per fare previsioni
- Piano di emergenza: pianificare il completamento di ogni parte piuttosto che dell'intero progetto aiuta anche a considerare i potenziali ostacoli e a lavorare per incrementi
Utilizza il metodo di stima a tre punti
Utilizza il metodo di stima a tre punti per contrastare l'errore di pianificazione e sviluppare una sequenza più realistica del progetto. Prevede tre diversi scenari per stimare la durata delle attività.
- Stima ottimistica: scenario migliore in cui tutto procede senza intoppi
- Stima più probabile: risultati ragionevoli che ci si può aspettare sulla base dell'esperienza e dei dati disponibili
- Stima pessimistica: scenario peggiore, con ritardi significativi e insorgere di problemi
La media ponderata di questi tre valori fornisce la stima più probabile per l'attività. Prova a creare la tua stima in tre punti per il tempo necessario per ciascuna attività con le stime di durata di ClickUp.
Non reinventare la ruota
I project manager spesso si affidano all'intuito per stimare il tempo necessario per portare a termine un progetto. Questo porta a ripetere calcoli inutili più e più volte. Evita tutto questo con modelli personalizzati in base alle tue esigenze.
Modelli gratuiti e personalizzabili di ClickUp
Piano preliminare del progetto: il modello di documento di pianificazione di ClickUp aiuta a preparare il team di progetto per un esito positivo, definendo obiettivi, traguardi e azioni da intraprendere. Aiuta inoltre a suddividere le attività in parti più gestibili per una consegna più rapida.
Pianificazione del progetto: il modello di pianificazione di un progetto di ClickUp è un framework intuitivo per pianificare istantaneamente le attività future. Ti offre la struttura necessaria per sviluppare un piano, organizzare le attività, dare priorità alle attività ad alto impatto e allineare i membri del team, il tutto in un unico posto.
Processo decisionale: il modello di documento "Decision Making Framework" di ClickUp ti aiuta a valutare in modo rapido e accurato i pro e i contro di qualsiasi decisione:
- Analizzare ogni possibile scelta
- Identificare le idee con la massima priorità per andare avanti
- Allineare i team su ciò che è più importante per il successo collettivo
Non trovi quello che cerchi? Dai un'occhiata a questi dieci modelli gratuiti di pianificazione strategica per creare un quadro di riferimento da utilizzare per qualsiasi decisione tu debba prendere.
Sii pessimista
Secondo la saggezza popolare, i pessimisti hanno maggiori probabilità di sopravvivere a un'apocalisse zombie perché stanno sempre in guardia, pianificano gli scenari peggiori, prendono decisioni difficili e abbandonano i preconcetti.
Sebbene il project management non sia sempre un'apocalisse zombie, un po' di pessimismo aiuta.
Una prospettiva pessimistica porta a valutazioni più realistiche, creando margini di sicurezza e contingenze. Ti spingerà a esaminare i dati passati e a identificare tutto ciò che può andare storto, dandoti una comprensione più razionale dei tuoi punti di forza e delle tue debolezze.
Cosa c'è di meglio di un pessimista? Un pessimista con gli strumenti giusti per visualizzare i piani di progetto e valutarli.
Tutto tranne il pregiudizio: evita l'errore di pianificazione con ClickUp
Daniel Kahneman, nel suo libro " Pensieri, veloci e lenti ", ha affermato: "La maggior parte di noi visualizza il mondo come più benigno di quanto non sia in realtà, i nostri attributi come più favorevoli di quanto non siano in realtà e gli obiettivi che adottiamo come più raggiungibili di quanto non siano in realtà. "
Ciò che Ferdinand de Lesseps non riuscì a fare, gli Stati Uniti d'America lo realizzarono con il Canale di Panama. Seguirono alla lettera il manuale, utilizzando con diligenza i dati storici per fare stime realistiche, pianificando ogni possibile risultato, conducendo un sondaggio approfondito e allineando tutte le parti interessate al progetto. Completarono il progetto in dieci anni.
Nonostante gli innumerevoli esempi che mettono in guardia contro di essa, la fallacia della pianificazione è un pregiudizio cognitivo diffuso che induce le persone e i team a sottovalutare i tempi, i costi e i rischi delle attività e dei progetti futuri.
Sebbene tu possa usare tutta la tua forza di volontà per evitarlo, impostare i sistemi giusti potrebbe aiutarti di più.
I software di problem solving e gestione dei rischi come ClickUp sono uno degli strumenti più efficaci per prendere decisioni realistiche e basate sui dati. Con funzionalità/funzioni di project management, focus sui dati, modelli intuitivi e IA appositamente progettata, ClickUp struttura i tuoi pensieri e chiarisce il tuo processo decisionale. Prova ClickUp. Prova ClickUp gratis oggi stesso.