Vi siete mai chiesti come alcune aziende riescano ad attrarre i migliori talenti mentre altre faticano a coprire le posizioni aperte? O come un team possa sentirsi energico e produttivo mentre altri trascorrono le loro giornate lavorative con fatica? La risposta potrebbe sorprendervi: tutto dipende dall'avere processi HR ben definiti.
I processi delle risorse umane sono i quadri sistematici che garantiscono che la forza lavoro di un'organizzazione sia sana e felice e in linea con la sua missione. Sono la linfa vitale di qualsiasi organizzazione, aiutando i datori di lavoro a gestire tutto, dalla ricerca del talento perfetto al mantenimento del benessere dei dipendenti.
Senza procedure HR adeguate, potreste ritrovarvi con assunzioni non qualificate, dipendenti frustrati a causa di aspettative poco chiare o persino problemi legali nei casi in cui non venga seguito il protocollo corretto per la gestione dei reclami o dei licenziamenti.
Processi di risorse umane solidi garantiscono un funzionamento regolare, un ambiente di lavoro positivo e un team pronto a dare il meglio di sé.
Questo articolo esplora come stabilire processi HR chiari, creare un reparto HR eccellente e utilizzare strumenti per ottimizzare i flussi di lavoro dall'inizio alla fine.
Quali sono i processi chiave delle risorse umane?
I processi HR sono i blocchi fondamentali di un ambiente di lavoro sano e di successo. Coprono tutto, dalla ricerca delle persone giuste (reclutamento) al mantenimento del loro impegno e della loro soddisfazione (gestione delle prestazioni, relazioni con i dipendenti).
Esploriamo i processi chiave delle risorse umane.
1. Reclutamento
Il reclutamento è alla base di una solida pianificazione delle risorse umane e funge da porta d'accesso alla creazione di un team di talento e di successo. È il primo passaggio nel percorso delle risorse umane, in cui si identifica la necessità di talenti all'interno dell'azienda e si cerca la persona perfetta per ricoprire il ruolo.
A questo scopo è possibile utilizzare anche un software per la gestione dei talenti.
Il reclutamento comprende attività quali:
- Creare una descrizione del lavoro: redigere una descrizione chiara e accattivante che delinei le responsabilità del ruolo, le competenze richieste e la cultura aziendale
- Sourcing: Contattare potenziali candidati tramite bacheche, social media o segnalazioni dei dipendenti
- Selezione: Esame dei curriculum e colloqui iniziali per selezionare i candidati qualificati
- Selezione: sottoporre i candidati preselezionati a colloqui approfonditi, valutazioni tecniche o verifiche delle referenze per trovare il candidato più adatto
Un processo di reclutamento ben definito può attrarre i migliori talenti, ridurre i tempi di assunzione e costruire una solida base per il successo della vostra azienda.
ClickUp, un efficace strumento di gestione delle risorse umane, può aiutarti in questi passaggi. Ad esempio, offre una risorsa gratuita che può aiutarti nel processo di reclutamento: il modello ClickUp Implementation Plan for Recruitment(Piano di implementazione ClickUp per il reclutamento).
Hai difficoltà a trovare il candidato perfetto? Per creare un team forte è necessario semplificare il processo di reclutamento.
Ecco come puoi utilizzare il modello al meglio:
- Stati personalizzati delle attività: Stati personalizzati come "Da fare", "In corso", "In attesa di input", "Terminato" e "Completato" consentono di monitorare visivamente lo stato di avanzamento di ciascuna attività all'interno del processo di reclutamento. Grazie alla visibilità immediata degli stati, tutto il team può capire all'istante a che punto del processo si trova ciascun candidato
- Campi personalizzati: Ogni attività può essere integrata con campi personalizzati per contenere informazioni importanti quali "Documenti" (curriculum, lettere di presentazione), "Fase di reclutamento" (selezione, colloquio, ecc.), "Team" (responsabile delle assunzioni, risorse umane), "Stato" (note, feedback sul colloquio) e "Lavoro richiesto" (tempo stimato necessario). Questo approccio personalizzato garantisce che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente accessibili per ogni candidato e posizione
- Visualizzazioni personalizzate: create quattro visualizzazioni distinte per visualizzare il vostro processo di reclutamento: Sequenza di reclutamento: ottenete una sequenza visiva completa dell'intero processo di assunzione, assicurandovi che tutti i passaggi siano completati entro i tempi previsti Valutazione del lavoro richiesto: stimare e monitorare il tempo necessario per ogni attività, facilitando una migliore allocazione delle risorse Guida introduttiva: consolidate tutti i materiali e le risorse per l'inserimento in un'unica posizione facilmente accessibile ai nuovi assunti Stato del reclutamento: monitorate lo stato generale delle attività di reclutamento con una visione chiara dei movimenti dei candidati lungo il percorso
- Sequenza di reclutamento: ottenete una sequenza visiva completa dell'intero processo di assunzione, assicurandovi che tutti i passaggi siano completati entro i tempi previsti
- Valutazione del lavoro richiesto: stimate e monitorate il tempo necessario per ogni attività, facilitando una migliore allocazione delle risorse
- Guida introduttiva: consolidate tutti i materiali e le risorse per l'inserimento dei nuovi assunti in un'unica posizione facilmente accessibile
- Stato del reclutamento: monitorate lo stato generale del lavoro richiesto per il reclutamento con una chiara visualizzazione dei movimenti dei candidati lungo il percorso
- Sequenza di reclutamento: ottenete una sequenza visiva completa dell'intero processo di assunzione, assicurandovi che tutti i passaggi siano completati entro i tempi desiderati
- Valutazione del lavoro richiesto: stimate e monitorate il tempo necessario per ogni attività, facilitando una migliore allocazione delle risorse
- Guida introduttiva: consolidate tutti i materiali e le risorse per l'inserimento dei nuovi assunti in un'unica posizione facilmente accessibile
- Stato del reclutamento: monitorate lo stato generale del lavoro richiesto con una chiara visualizzazione dei movimenti dei candidati lungo il percorso
2. Inserimento
Dopo la fase di reclutamento arriva l'onboarding, il processo delle risorse umane che garantisce una transizione fluida dei nuovi assunti nella cultura e nel ruolo della vostra azienda. Pensate a quando accogliete un nuovo giocatore nella squadra: non lo mettereste in campo senza alcuna spiegazione, giusto? L'onboarding consiste nel fornire ai nuovi assunti le conoscenze, le risorse e il supporto necessari per avere successo fin dal primo giorno.
Ecco alcuni esempi chiave di ciò che può comportare l'onboarding:
- Invio di un'email di benvenuto con informazioni essenziali e impostazione delle aspettative per il primo giorno
- Dare un caloroso benvenuto, presentare i colleghi, allestire l'area di lavoro e fornire una panoramica dell'azienda e del ruolo
- Fornire programmi di formazione completi sulle politiche, gli strumenti e le procedure aziendali specifici per il loro ruolo
- Assegnando loro un mentore che possa rispondere alle domande, offrire guida e aiutarli a orientarsi nella cultura aziendale
- Accompagnandoli attraverso i KPI che devono raggiungere per le prestazioni dei nuovi assunti
Ad esempio, l'esperienza di inserimento in Google è considerata così straordinaria che il 77% dei nuovi assunti dichiara di aver avuto un'esperienza positiva. Google ottiene questo risultato grazie a un processo meticoloso incentrato sul pre-inserimento, sui sistemi di affiancamento e su un programma di orientamento strutturato.
Sundas Khalid, esperta di onboarding di Google, sottolinea l'importanza del pre-boarding.
*"Nel momento in cui ho detto sì, il team di Google mi ha bombardato di email calorose, dai selezionatori ai futuri manager e persino ai colleghi! È stato fantastico", ha condiviso. Questo dà il tono a un'esperienza accogliente e positiva fin dall'inizio.
Google affianca ai nuovi assunti, o Nooglers, dei colleghi che li accompagnano nel processo di inserimento ancora prima del loro primo giorno di lavoro. Questi "amici sul posto di lavoro" offrono un volto amico e una voce familiare in un ambiente nuovo. Il primo giorno, il collega funge da guida, mostrando loro l'ambiente e aiutandoli ad ambientarsi nella cultura aziendale. Dando priorità al pre-inserimento, creando connessioni attraverso i colleghi e offrendo un orientamento completo, Google pone le basi per il successo dei Nooglers.
Se gestire manualmente l'intera gamma di attività di inserimento ti sembra un compito troppo impegnativo, prova a utilizzare modelli HR gratuiti per semplificare il processo.
3. Formazione e sviluppo
La formazione e lo sviluppo (T&D) sono un processo HR essenziale che va oltre la semplice dotazione dei dipendenti delle competenze necessarie per svolgere il loro lavoro attuale. Si tratta di investire nella loro crescita e nel loro potenziale a lungo termine.
Formazione:
- Competenze specifiche per il lavoro: fornire ai nuovi assunti o ai dipendenti esistenti le conoscenze e le competenze specifiche necessarie per svolgere efficacemente il proprio ruolo. Ciò potrebbe comportare formazione sul software, workshop sulla conoscenza dei prodotti o protocolli di sicurezza
- Formazione sulla conformità: istruire i dipendenti sulle politiche aziendali, sulle normative legali e sulle linee guida etiche rilevanti per il loro lavoro
Sviluppo:
- Formazione alla leadership: fornire ai dipendenti ad alto potenziale le competenze necessarie per guidare e ispirare i team
- Sviluppo delle competenze trasversali: aiutare i dipendenti a sviluppare capacità di comunicazione, lavoro di squadra, problem solving e gestione del tempo
- Pianificazione del percorso professionale: lavorare con i dipendenti per identificare i loro obiettivi di carriera e fornire opportunità di avanzamento all'interno dell'azienda
Investendo in un programma completo di formazione e sviluppo, potrete migliorare il morale dei dipendenti, aumentare le prestazioni lavorative, incoraggiare l'innovazione e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.
Unilever si è impegnata a migliorare le competenze di tutti i dipendenti con competenze adeguate al futuro entro il 2025 nell'ambito del programma Unilever Compass. La loro ricerca ha rilevato che i partecipanti al workshop hanno migliorato la produttività complessiva del 41%.
Patrick Hull, vicepresidente di Future of Work Unilever, ha dichiarato:
Abbiamo identificato fin dall'inizio questa esigenza di maggiore mobilità dei talenti, maggiore flessibilità e apprendimento continuo. Tutti parlavano dell'importanza dell'apprendimento permanente, quindi abbiamo deciso che era giunto il momento di esaminare il mercato alla ricerca di strumenti e idee che potessimo implementare per avere un impatto all'interno della nostra organizzazione.
Abbiamo identificato fin dall'inizio questa esigenza di maggiore mobilità dei talenti, maggiore flessibilità e apprendimento continuo. Tutti parlavano dell'importanza dell'apprendimento permanente, quindi abbiamo deciso che era giunto il momento di esaminare il mercato alla ricerca di strumenti e idee che potessimo implementare per avere un impatto all'interno della nostra organizzazione.
Unilever ha creato un programma di lavoro flessibile interno per abbinare le persone alle opportunità di progetto in altre aree aziendali. Questa iniziativa sarà amplificata con una piattaforma di IA per aiutare i leader a reperire rapidamente le risorse per i progetti.
Riconoscendo i diversi modi in cui le persone definiscono un lavoro significativo, Unilever ha dato priorità alla trasparenza sulle opportunità interne. Creando un campo di gioco livellato con uguale visibilità per tutti i membri del team, ha garantito che gli incarichi dei progetti corrispondessero alle aspirazioni e ai punti di forza dei candidati ideali. Questo approccio promuove una cultura in cui i dipendenti possono perseguire attivamente un lavoro in linea con la loro definizione di scopo.
4. Fidelizzazione
I dipendenti coinvolti sono in gioco per il gusto di giocare; credono nella causa dell'organizzazione. *
I dipendenti coinvolti sono in gioco per il gusto di giocare; credono nella causa dell'organizzazione. *
La fidelizzazione è un processo HR che mira a mantenere i dipendenti di talento soddisfatti e coinvolti e, in ultima analisi, a incoraggiarli a rimanere nell'azienda.
Ecco come le risorse umane utilizzano le strategie di fidelizzazione a vantaggio sia dell'organizzazione che dei dipendenti:
- Retribuzione e benefit competitivi: offrire stipendi competitivi, bonus, assicurazione sanitaria e altri vantaggi per dimostrare il valore del contributo dei dipendenti
- Equilibrio tra vita lavorativa e vita privata : promuovere modalità di lavoro flessibili, politiche di ferie e iniziative per aiutare i dipendenti a gestire efficacemente la loro vita personale e professionale
- Riconoscimento delle prestazioni: riconoscere e premiare pubblicamente e privatamente i risultati dei dipendenti per aumentare il morale e il senso di realizzazione
- Opportunità di sviluppo professionale: Offrire formazione continua, programmi di mentoring e opportunità di crescita interna per mantenere i dipendenti motivati e coinvolti
- Cultura del lavoro positiva: incoraggiare una cultura della collaborazione, della comunicazione aperta, del rispetto e della sicurezza psicologica in cui i dipendenti si sentono valorizzati e supportati
ConocoPhillips vanta un'anzianità media dei dipendenti di 10,6 anni, resa possibile dai vantaggi e dai benefici impeccabili offerti dall'azienda. Alcuni dei vantaggi sono bonus annuali in denaro, assicurazione sanitaria, assicurazione sulla vita e un contributo aziendale pari al 6% dello stipendio, che a volte viene aumentato oltre il 6%.
5. Relazioni con i dipendenti
Le relazioni con i dipendenti, pietra angolare di solide pratiche HR, si concentrano sulla coltivazione di relazioni positive e produttive tra datori di lavoro e dipendenti.
Ecco come i professionisti delle risorse umane gestiscono questo importante processo:
- Canali di comunicazione: stabilire canali di comunicazione chiari e coerenti in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nell'esprimere preoccupazioni, offrire suggerimenti o chiedere indicazioni
- Risoluzione dei conflitti: facilitare la risoluzione equa ed efficace dei conflitti sul posto di lavoro, sia tra colleghi, manager o team
- Coinvolgimento dei dipendenti: implementare iniziative che incoraggino la partecipazione dei dipendenti, la titolarità e il senso di appartenenza alla cultura aziendale
- Gestione delle prestazioni: fornire feedback continui, valutazioni delle prestazioni e opportunità di crescita per mantenere i dipendenti motivati e allineati agli obiettivi aziendali
- Procedure di reclamo: Stabilire procedure chiare e accessibili affinché i dipendenti possano segnalare eventuali reclami o preoccupazioni, garantendo un processo equo e rispettoso
6. Richieste dei dipendenti
Le richieste dei dipendenti sono un processo HR fondamentale ma spesso trascurato che facilita le richieste, le domande e i cambiamenti dei dipendenti relativi al loro impiego.
Ecco come funzionano le richieste dei dipendenti in un processo HR ben definito:
- Sistema centralizzato: implementazione di un sistema di facile utilizzo (portale online, indirizzo email, modulo dedicato) che consenta ai dipendenti di inviare richieste
- Chiarità nella categorizzazione: stabilire categorie chiare per le richieste più comuni, come ferie, permessi, cambi di attrezzature o aggiornamenti sui benefit
- Processi di approvazione definiti: delineare processi di approvazione chiari per diversi tipi di richieste
- Comunicazione e monitoraggio: fornire comunicazioni chiare sullo stato delle richieste dei dipendenti, tenendoli informati durante tutto il processo
7. Gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni, un processo HR fondamentale, è il modo sistematico con cui valutiamo, sviluppiamo e motiviamo i dipendenti affinché raggiungano il loro pieno potenziale e contribuiscano agli obiettivi dell'azienda.
Si tratta di un ciclo di feedback continuo, una strada a doppio senso in cui i dipendenti ricevono aspettative chiare, assistenza continua e opportunità di crescita, mentre il loro contributo viene riconosciuto e allineato alla direzione strategica dell'azienda.
Ecco come i professionisti delle risorse umane sfruttano la gestione delle prestazioni per ottenere risultati ottimali:
- Definizione degli obiettivi: definizione collaborativa degli obiettivi delle risorse umane tra dipendenti e manager, garantendo che gli obiettivi individuali siano allineati con quelli di reparto e aziendali
- Feedback regolare: fornire un feedback continuo sulle prestazioni, sia positivo che costruttivo, durante tutto l'anno
- Valutazioni delle prestazioni: Condurre valutazioni periodiche delle prestazioni in linea con i KPI delle risorse umane per valutare formalmente lo stato di avanzamento dei dipendenti rispetto agli obiettivi concordati
- Opportunità di sviluppo: identificare i punti di forza e di debolezza individuali e creare opportunità di crescita attraverso programmi di formazione, mentoring o sviluppo delle competenze
- Riconoscimento delle prestazioni: riconoscere e premiare pubblicamente e privatamente le prestazioni eccezionali
8. Amministrazione delle retribuzioni e dei benefit
La retribuzione e i benefit, un processo fondamentale delle risorse umane, aiutano ad attrarre, trattenere e motivare una forza lavoro di talento. Sono il pacchetto completo che offrite ai dipendenti, che comprende sia ricompense finanziarie che vantaggi preziosi.
Prendiamo in considerazione una startup di software in crescita. I responsabili delle risorse umane potrebbero offrire stipendi competitivi, piani assicurativi sanitari completi con franchigie basse, ferie retribuite generose e permessi per motivi di salute mentale, nonché orari di lavoro flessibili per attrarre e trattenere i giovani talenti in un mercato tecnologico competitivo. Potrebbero implementare piani di stock option per incentivare i dipendenti e incoraggiare un senso di titolarità nei confronti dell'esito positivo dell'azienda.
9. Conformità normativa
La conformità normativa garantisce che la vostra organizzazione rispetti tutte le leggi e i regolamenti in materia di lavoro. Pensatela come un campo di forza invisibile che protegge la vostra azienda dalle ripercussioni legali.
Ad esempio, se un'azienda non rispetta le norme sul salario minimo sottopagando i propri dipendenti, l'ufficio risorse umane potrebbe ricevere reclami da lavoratori scontenti, potenziali multe da parte delle agenzie governative e persino danni alla reputazione.
Dando priorità alla conformità normativa, le risorse umane proteggono l'organizzazione da problemi legali, facilitano un ambiente di lavoro equo ed etico e creano fiducia con i dipendenti.
10. Offboarding
Sebbene spesso oscurato dal reclutamento e dall'inserimento, l'offboarding è un processo HR fondamentale che garantisce una separazione fluida e professionale tra un dipendente e l'azienda.
Supponiamo che Sarah, responsabile marketing di una startup tecnologica, abbia deciso di cogliere una nuova opportunità. Ecco come potrebbe svolgersi per lei un processo di offboarding ben definito:
- Due settimane prima dell'ultimo giorno: David, il manager di Sarah, programma una riunione per discutere della sua partenza. Esaminano le attività e i progetti imminenti, identificando ciò che deve essere completato o trasferito in via prioritaria
- Una settimana prima dell'ultimo giorno: l'ufficio risorse umane incontra Sarah per avviare il processo di uscita dall'azienda. Ciò include la raccolta dei beni aziendali come il suo laptop e il badge, la revisione delle sue opzioni di benefit ai sensi del Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA, un programma statunitense di continuazione dell'assicurazione sanitaria) e l'impostazione del bonifico bancario per l'ultima busta paga
- Ultimo giorno: Sarah trascorre la mattinata finalizzando attività urgenti e tenendo riunioni di passaggio delle consegne con i colleghi per garantire una transizione fluida delle sue responsabilità. Partecipa anche a un pranzo di addio organizzato dal team, un'occasione per salutarsi in modo informale e scambiarsi gli auguri
- Una settimana dopo l'ultimo giorno: l'ufficio risorse umane conduce un colloquio di uscita con Sarah. In questa occasione, lei può condividere il suo feedback sincero sull'esperienza vissuta in azienda, sia positivo che negativo
- Un mese dopo l'ultimo giorno: Sarah riceve la sua ultima busta paga e tutti i benefici dovuti, come concordato durante la riunione con le risorse umane. L'azienda le invia anche una lettera di referenze formale, su sua richiesta, che mette in evidenza le sue competenze e il suo contributo
Questo esempio mostra un processo di offboarding fluido che avvantaggia sia Sarah che l'azienda.
11. Pianificazione delle risorse umane
La pianificazione delle risorse umane è il processo strategico che consiste nell'anticipare le esigenze future in termini di forza lavoro e nello sviluppare iniziative per soddisfarle. Pensate a una roadmap: le risorse umane analizzano i talenti attuali, prevedono le esigenze future sulla base degli obiettivi aziendali e creano piani per colmare eventuali lacune. Ciò potrebbe comportare un reclutamento mirato, programmi di formazione o la pianificazione della successione per ruoli chiave.
Ad esempio, un'azienda tecnologica in crescita potrebbe utilizzare un software HR per pianificare l'identificazione della necessità di ulteriori sviluppatori software nel prossimo anno. I responsabili delle risorse umane svilupperebbero quindi una strategia di reclutamento per attrarre i migliori talenti, esplorando al contempo programmi di formazione interna per migliorare le competenze dei dipendenti esistenti.
Ora che conosci la lista di controllo per un processo HR completo, esaminiamo la sua importanza.
L'importanza dei processi HR
Un'organizzazione senza processi HR ben gestiti è solo un insieme di individui di talento che lottano per raggiungere un obiettivo comune.
Processi HR efficaci garantiscono che tutti contribuiscano alla creazione di un'azienda fiorente. Esploriamo i modi specifici in cui processi HR solidi orchestrano un'organizzazione davvero eccezionale.
Processi HR e aziende moderne
I processi HR sono la spina dorsale di qualsiasi azienda moderna. Garantiscono un flusso regolare di talenti, dall'attrazione dei migliori candidati al mantenimento della soddisfazione e dell'impegno dei dipendenti. Considerateli come una ricetta per creare un team altamente performante. Un solido sistema di gestione delle risorse umane porta a:
- Assunzioni migliori: trovare i talenti giusti per il lavoro
- Riduzione del turnover: mantenere i migliori dipendenti
- Aumento della produttività: Coinvolgere i dipendenti per migliorare le loro prestazioni
- Cultura del lavoro positiva: incoraggiare l'innovazione attraverso un ambiente di lavoro sereno
In che modo i processi HR influiscono sulla fidelizzazione dei dipendenti, sulla soddisfazione sul lavoro e sulla produttività
Processi HR semplificati sono il blocco di base per una forte esperienza dei dipendenti. Hanno un impatto diretto sulla fidelizzazione, la soddisfazione e la produttività in una catena logica:
- Processi HR efficaci (reclutamento, inserimento, formazione) portano a decisioni di assunzione migliori e forniscono ai dipendenti le competenze necessarie per avere successo
- I dipendenti che si sentono apprezzati e preparati sono più propensi ad essere soddisfatti del proprio lavoro
- I dipendenti soddisfatti sono più coinvolti e produttivi e danno il meglio di sé nel lavoro
- Un'elevata produttività porta a risultati aziendali positivi, rafforzando il valore di processi HR solidi.
Pratiche HR ben gestite creano una forza lavoro felice e produttiva, che alimenta il successo dell'organizzazione. Un rapporto del 2024 di McKinsey afferma che l'eliminazione delle sovrapposizioni, la riduzione del numero di livelli gerarchici e l'adeguamento degli ambiti di controllo possono avere un impatto dal 5 al 10% nella creazione di efficienze che influiscono direttamente sulla produttività dei dipendenti.
L'effetto dei processi HR sul lavoro da remoto, sul coinvolgimento dei dipendenti e sulle dinamiche di team
Nell'ambiente di lavoro da remoto post-pandemia, i processi HR sono più cruciali che mai. Fungono da ponte tra le distanze fisiche, influenzando il coinvolgimento dei dipendenti e le dinamiche del team. Ecco come:
- Onboarding strutturato: immaginate un nuovo assunto inserito in un team virtuale senza adeguate presentazioni o formazione. Un processo di onboarding ben definito (pensate a moduli di formazione online, incontri virtuali di benvenuto) aiuta i dipendenti remoti a sentirsi benvenuti, preparati e connessi al team fin dal primo giorno
- Canali di comunicazione chiari: il lavoro da remoto può far sentire isolati. Le risorse umane favoriscono il coinvolgimento stabilendo canali di comunicazione chiari (ad esempio canali Slack dedicati, videochiamate regolari) in cui i dipendenti si sentono a proprio agio nell'esprimere idee o preoccupazioni
- Gestione delle prestazioni: Le valutazioni delle prestazioni non possono essere un ripensamento annuale. Le risorse umane promuovono una forte dinamica di team incoraggiando sessioni di feedback regolari, come i check-in video tra manager e dipendenti remoti. Questo mantiene tutti allineati e motivati
Si tratta di creare un ambiente virtuale in cui tutti si sentano apprezzati, connessi e pronti a dare il meglio di sé.
L'influenza dei processi HR sulla "guerra dei talenti"
McKinsey ha coniato l'espressione "guerra dei talenti" nel 1997 per descrivere le difficoltà che le aziende incontrano nel trovare e assumere lavoratori qualificati. Con un numero limitato di candidati qualificati, le aziende sono impegnate in una feroce battaglia per attrarre e trattenere i migliori talenti.
Non si tratta di una tendenza temporanea, ma della nuova normalità. E in questa guerra, i processi HR inefficienti sono il vostro nemico. Fanno sprecare tempo prezioso, risorse e, in ultima analisi, la vostra possibilità di assicurarvi i talenti necessari per vincere.
I processi HR svolgono un ruolo fondamentale in questa guerra:
- Vincere la battaglia del reclutamento: Processi di reclutamento solidi con descrizioni chiare delle mansioni, un outreach mirato e un'esperienza di assunzione fluida possono attrarre i migliori talenti
- Costruire la fedeltà dei dipendenti: Investire nel coinvolgimento dei dipendenti, nella formazione e nei programmi di sviluppo crea un senso di valore e mantiene i dipendenti motivati a rimanere
- Responsabilizzazione dei manager: le risorse umane forniscono ai manager le competenze e le risorse necessarie per creare una cultura del lavoro positiva, fornire un feedback efficace e rispondere alle preoccupazioni dei dipendenti
Applicando solidi processi HR, le aziende possono trasformarsi da campo di battaglia a calamita, attirando e trattenendo i migliori talenti nella guerra per il futuro.
Gestione end-to-end dei processi HR
La gestione end-to-end dei processi HR (E2E HRM) consiste nella gestione dell'intero ciclo di vita dei dipendenti, dal momento in cui un potenziale candidato entra nel vostro radar fino alla sua eventuale uscita.
Aiuta a creare un percorso strategico e senza soluzione di continuità a vantaggio sia dei dipendenti che dell'organizzazione. Alcuni dei suoi vantaggi sono:
- Migliore esperienza dei candidati: un processo di reclutamento fluido ed efficiente attira i migliori talenti e costruisce un'immagine positiva del datore di lavoro, anche nei casi in cui il candidato non viene assunto
Un utente di Reddit ha descritto la sua esperienza di rifiuto *: "Un manager di KPMG mi ha chiamato dopo un colloquio, durante il quale avevamo avuto un ottimo feeling. Si è scusato per non avermi offerto la posizione e mi ha spiegato perché ero stato scartato (GPA). Ho apprezzato la chiamata e resteremo in contatto a livello professionale"
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: un inserimento semplificato, opportunità di sviluppo continuo e una gestione chiara delle prestazioni creano un senso di valore e motivazione nei dipendenti
- Maggiore fidelizzazione: un'esperienza positiva dei dipendenti riduce il turnover e mantiene i migliori collaboratori all'interno dell'azienda
- Processo decisionale migliore: le informazioni basate sui dati provenienti dai processi E2E informano le decisioni strategiche in materia di risorse umane
- Riduzione dei costi: l'automazione e la semplificazione dei processi consentono ai team HR di risparmiare tempo e risorse. Secondo un rapporto di Gartner, il 38% dei responsabili HR ha valutato o implementato soluzioni di IA per migliorare l'efficienza dei processi all'interno della propria organizzazione
Processi HR efficaci vanno oltre il semplice completamento delle attività. Contribuiscono all'esito positivo dell'organizzazione nel suo complesso.
Ecco alcune metriche chiave per valutare l'efficacia dei vostri processi HR:
- Tempo di assunzione: misura il tempo necessario per ricoprire una posizione aperta. Un tempo di assunzione più breve indica un processo di reclutamento efficiente
- Tasso di fidelizzazione dei nuovi assunti: tiene traccia della percentuale di nuovi assunti che rimangono in azienda dopo un periodo specifico (ad esempio, un anno). Un tasso di fidelizzazione elevato indica un programma di inserimento e sviluppo efficace
- Soddisfazione dei dipendenti: i sondaggi e i meccanismi di feedback possono rivelare il sentiment dei dipendenti riguardo alla loro esperienza. Un alto livello di soddisfazione indica una cultura del lavoro positiva e pratiche HR efficaci
- ROI della formazione (ritorno sull'investimento): misura i vantaggi finanziari dei programmi di formazione rispetto ai loro costi. Dimostra il valore dell'investimento nello sviluppo dei dipendenti
- Tasso di assenteismo: tiene traccia della frequenza delle assenze dei dipendenti. Un basso tasso di assenteismo indica una forza lavoro sana e motivata
Hai difficoltà a stabilire processi HR end-to-end o non sai da dove iniziare? Lascia che la piattaforma di gestione delle risorse umane di ClickUp ti guidi e ti aiuti.
Questa piattaforma completa offre tantissimi strumenti e modelli per aiutarti in ogni passaggio della gestione end-to-end dei processi HR:
Gestione delle attività
Le attività di ClickUp, combinate con oltre 15 viste flessibili di ClickUp, consentono al tuo team HR di creare diverse viste delle attività su misura per le loro esigenze.
È possibile creare una pipeline visiva per il processo di reclutamento, completa di funzionalità drag-and-drop per spostare i candidati attraverso le diverse fasi (ad esempio, ricerca, selezione, colloqui).
Sviluppate liste di controllo per l'inserimento dei nuovi assunti, garantendo una transizione fluida nei loro ruoli. Impostate attività ricorrenti e promemoria per le valutazioni delle prestazioni, mantenendo i manager sulla strada giusta e fornendo feedback tempestivi ai dipendenti.
Collaborazione in tempo reale
Centralizza tutti i documenti dei dipendenti con ClickUp Docs , creando un repository sicuro e facilmente accessibile.
Archivia curriculum, valutazioni delle prestazioni, materiali di formazione e altri documenti rilevanti in cartelle o aree di lavoro designate. Facilita la collaborazione senza soluzione di continuità sui documenti con funzionalità di co-modifica in tempo reale e commenti in thread, assicurando che tutti rimangano sulla stessa pagina.
Puoi anche utilizzare il modello di knowledge base HR di ClickUp per semplificare l'archiviazione delle informazioni relative alle risorse umane.
I vostri dipendenti possono accedere facilmente alle informazioni essenziali utilizzando la Knowledge Base HR di ClickUp. Questo repository centralizzato garantisce che il vostro personale HR dedichi meno tempo a rispondere alle richieste e più tempo a concentrarsi su attività strategiche.
Ecco come il modello può essere utile al tuo team:
- Create una base di conoscenze completa e facile da consultare
- Organizza e archivia i documenti HR critici in un'unica posizione comoda
- Tieni traccia delle modifiche alle politiche e degli aggiornamenti dei documenti nel tempo
Comunicazione di follow-up
Utilizza i moduli ClickUp per semplificare la raccolta dei dati e i flussi di lavoro. Crea moduli online per vari processi HR, tra cui l'inserimento dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni, i colloqui di fine rapporto o le richieste di ferie.
Progetta moduli con un'interfaccia intuitiva per raccogliere le informazioni necessarie in modo efficiente. ClickUp compila automaticamente i dati nei campi pertinenti, riducendo l'inserimento manuale e facendo risparmiare tempo prezioso ai team delle risorse umane.
Ad esempio, puoi utilizzare il modello di modulo di feedback ClickUp per ottenere un vantaggio iniziale sul feedback dei dipendenti.
Questo modello può essere estremamente utile per raccogliere e gestire il feedback dei dipendenti. Ecco come alcune funzionalità/funzioni chiave possono essere applicate ai processi HR:
- Personalizza il modello per semplificare il processo di raccolta dei feedback dei dipendenti. Progetta domande su misura per esigenze specifiche, come esperienze di inserimento, valutazioni delle prestazioni o cultura aziendale
- Traccia in modo efficiente il feedback dei dipendenti con stati personalizzati come "Da risolvere" o "Implementato". Utilizza campi personalizzati per classificare il feedback per reparto, gruppo di dipendenti o tipo (ad es. suggerimento, preoccupazione)
- Organizza il feedback dei dipendenti per facilitarne l'analisi. Crea visualizzazioni dedicate, come "Suggerimenti attuabili" o "Problemi di reparto", per identificare le tendenze e dare priorità al lavoro richiesto per migliorare.
- Sfrutta gli strumenti di gestione dei progetti di ClickUp per monitorare lo stato di implementazione dei feedback. Assegna le attività ai team competenti, imposta scadenze per risolvere i problemi e utilizza funzionalità/funzioni come le notifiche via email e gli avvisi di dipendenza per garantire la responsabilità e l'adozione di misure tempestive
Accelerazione dei processi HR ripetitivi
Utilizza modelli HR gratuiti per ottenere un vantaggio competitivo nei tuoi processi di gestione delle risorse umane.
Ad esempio, i team di onboarding possono utilizzare il modello ClickUp Employee Onboarding per completare rapidamente i vari passaggi di questa fase.
La prima impressione è importante, soprattutto quando si tratta di dare il benvenuto ai nuovi dipendenti. Questo modello consente di creare un'esperienza di inserimento fluida e coinvolgente che pone le basi per un esito positivo. Utilizza questo modello per:
- Sviluppate una lista di controllo passo dopo passo che garantisca che ogni aspetto dell'inserimento sia coperto, dalle pratiche burocratiche pre-assunzione alle presentazioni e alle sessioni di formazione. Mantenete tutto organizzato e in linea con gli obiettivi, eliminando lo stress delle attività non completate
- Pianificate le riunioni e le attività essenziali all'interno del modello, assicurandovi che tutte le parti coinvolte (nuovi assunti, manager, membri del team) siano informate e preparate. Ciò garantisce una comunicazione chiara e una transizione fluida per il nuovo dipendente
- Facilita la collaborazione tra i nuovi assunti e i colleghi. Organizza pranzi di gruppo o pause caffè, incoraggiando le connessioni iniziali e creando un senso di appartenenza alla cultura aziendale
Ora, se sei bloccato nel processo di onboarding, il modello di lista di controllo per l'onboarding di ClickUp può darti una mano.
Inserisci i nuovi assunti nei loro ruoli e fornisci loro gli strumenti necessari per avere successo. Questo modello trasforma l'inserimento dei nuovi assunti da un compito noioso a un vantaggio strategico.
Ecco come questo approccio favorisce un'esperienza di inserimento più rapida e di maggiore impatto:
- Crea liste di controllo personalizzate su misura per ogni posizione. Ciò garantisce un'esperienza di inserimento mirata e pertinente, fornendo ai nuovi assunti le conoscenze e gli strumenti specifici di cui hanno bisogno per eccellere
- Suddividete le attività di inserimento in passaggi chiari e concreti. I nuovi assunti ricevono istruzioni semplici, riducendo al minimo la confusione e massimizzando la loro produttività fin dal primo giorno
- Monitorate lo stato di avanzamento dell'onboarding in tempo reale. ClickUp offre una chiara visibilità sul completamento delle attività, garantendo che tutti gli aspetti dell'onboarding siano in linea con gli obiettivi. Ciò consente ai manager di identificare potenziali ostacoli e intervenire in modo proattivo
Processi HR e sistemi HR
I processi HR guidano e coordinano le attività, mentre i sistemi HR o i software HRMS danno vita a tali processi.
Esploriamo le differenze chiave tra questi due elementi cruciali nella costruzione di una strategia HR di successo:
| Funzionalità/funzione | Processi HR | Sistemi HR |
| Definizione | I passaggi, le attività e le metodologie definiti utilizzati per gestire il ciclo di vita dei dipendenti, dall'assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro | Applicazioni software e piattaforme tecnologiche che automatizzano, semplificano e supportano i processi HR |
| Focus | Strategico: definire il "cosa" e il "perché" delle attività HR | Operativo: fornire gli strumenti e la tecnologia per eseguire i processi HR in modo efficiente |
| Flessibilità | Può essere adattato e personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda | Meno flessibili, con funzionalità/funzioni predefinite |
| Esempi | – Processo di reclutamento (selezione, colloquio) – Gestione delle prestazioni (impostazione degli obiettivi, feedback) – Programmi di formazione e sviluppo | – Sistema di monitoraggio dei candidati (ATS) – Sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) – Software per la gestione delle retribuzioni e dei benefit |
| Evoluzione | Possono evolversi e cambiare nel tempo in base alle esigenze aziendali | Richiede aggiornamenti e aggiornamenti per rimanere al passo con i progressi tecnologici |
I processi HR e i sistemi HR lavorano in sinergia. Processi ben definiti garantiscono una roadmap chiara per la gestione della forza lavoro, mentre i sistemi HR forniscono la tecnologia per eseguire tali processi in modo efficiente ed efficace.
Esploriamo i ruoli chiave che i sistemi HR svolgono nella gestione dei processi HR:
- Semplificazione dei flussi di lavoro: i processi HR possono comportare attività ripetitive come la pianificazione dei colloqui, l'invio delle lettere di offerta o la gestione dei materiali di formazione. I sistemi HR automatizzano queste attività, liberando i professionisti delle risorse umane che possono così concentrarsi su iniziative più strategiche
- Maggiore accuratezza: l'inserimento manuale dei dati può causare errori. I sistemi HR riducono al minimo questo rischio fornendo uno spazio di archiviazione centralizzato e il trasferimento automatico dei dati tra diverse funzionalità
- Migliorare la comunicazione: i sistemi HR facilitano la comunicazione all'interno dell'organizzazione. I dipendenti possono accedere alle buste paga, richiedere permessi o inviare feedback elettronicamente, mentre i manager possono fornire feedback e monitorare le metriche delle prestazioni
- Migliorare il self-service dei dipendenti: i sistemi HR consentono ai dipendenti di gestire autonomamente alcuni aspetti della propria esperienza HR. Possono aggiornare le informazioni personali, iscriversi a programmi di benefit o accedere a moduli di formazione in modo indipendente
- Processo decisionale basato sui dati: i sistemi HR raccolgono e analizzano grandi quantità di dati su reclutamento, prestazioni, fidelizzazione e altre aree chiave. Questi dati forniscono informazioni preziose che i professionisti delle risorse umane possono sfruttare per prendere decisioni informate e ottimizzare le strategie HR
Kara Smith, Operations Program Manager presso Instant Teams, apprezza ClickUp per la sua capacità di creare efficienza in ogni reparto:
La piattaforma ci ha fornito un'unica posizione per creare efficienze di processo. Il team di ClickUp è composto da membri eccellenti, sempre aperti al feedback e che lavorano duramente per implementare i cambiamenti sulla base di tale feedback. È un sistema di supporto come non ho mai visto prima. Tutti i team possono trarre vantaggio dall'automazione e ClickUp l'ha offerta letteralmente per ogni scenario che ho incontrato, tuttavia, il GRANDE vantaggio di ClickUp è la semplificazione dei processi e degli strumenti in un'unica zona di lavoro. "
La piattaforma ci ha offerto un'unica posizione per creare efficienze di processo. Il team di ClickUp è composto da membri eccellenti, sempre aperti al feedback e che lavorano duramente per implementare i cambiamenti sulla base di tale feedback. È un sistema di supporto come non ho mai visto prima. Tutti i team possono trarre vantaggio dall'automazione e ClickUp l'ha offerta letteralmente per ogni scenario che ho incontrato, tuttavia, il GRANDE vantaggio di ClickUp è la semplificazione dei processi e degli strumenti in un'unica zona di lavoro. "
Automazione dei processi HR
I team HR ricoprono molti ruoli. Immaginate di dover gestire il reclutamento, l'inserimento, la formazione e molto altro, garantendo al contempo accuratezza ed efficienza. L'automazione dei processi HR entra in gioco come il vostro supereroe, offrendo una serie di vantaggi:
- Aumentare l'efficienza: l'automazione consente di risparmiare tempo sulle attività ripetitive, liberando le risorse umane per il lavoro strategico
- Precisione e velocità: i processi automatizzati garantiscono l'accuratezza dei dati e semplificano i flussi di lavoro
- Dipendenti responsabilizzati: le opzioni self-service migliorano l'esperienza dei dipendenti
- Decisioni basate sui dati: l'automazione delle risorse umane fornisce informazioni utili per ottimizzare le strategie HR
- Risparmio sui costi: l'automazione riduce il lavoro manuale e gli oneri amministrativi
- Conformità e coinvolgimento: i flussi di lavoro automatizzati garantiscono la conformità e liberano le risorse umane, che possono così concentrarsi sul coinvolgimento dei dipendenti
La relazione tra automazione delle risorse umane, innovazione e gestione dei processi aziendali
L'automazione dei processi HR collega l'innovazione e la gestione dei processi aziendali (BPM):
Innovazione
- Frees HR per la creatività e l'innovazione basata sui dati
- Sperimenta nuove tecnologie, aprendo la strada a un'innovazione più ampia
BPM
- Semplifica i flussi di lavoro e migliora l'integrazione dei dati, allineandosi agli obiettivi BPM
- Standardizza le pratiche HR per un BPM efficace
Il ruolo dell'automazione nella riduzione del turnover
Il turnover dei dipendenti è un peso per le aziende. L'automazione delle risorse umane combatte questo fenomeno con un approccio su più fronti:
- L'automazione semplifica il reclutamento, l'inserimento e la formazione, creando esperienze positive per i dipendenti fin dal primo giorno
- L'apprendimento automatizzato mantiene i dipendenti coinvolti e sviluppa le loro competenze
- Feedback regolari e riconoscimenti attraverso l'automazione fanno sentire i dipendenti apprezzati
- L'automazione delle risorse umane libera il reparto HR, consentendogli di connettersi con i dipendenti e rispondere alle loro esigenze
Utilizzo di ClickUp Automazioni
Puoi combinare le automazioni di ClickUp all'interno della piattaforma di project management. Scegli tra oltre 100 automazioni e personalizzale in base ai tuoi processi HR unici con campi personalizzati e stati per le attività.
Collega ClickUp ad altri strumenti e piattaforme HR per automatizzare il trasferimento dei dati e semplificare ulteriormente i flussi di lavoro. Attiva sondaggi e controlli Pulse a intervalli regolari per raccogliere il feedback dei dipendenti.
Invia automaticamente messaggi di auguri per compleanni o anniversari di lavoro ai dipendenti. Tieni traccia dei programmi di riconoscimento dei dipendenti con punti o badge automatici. Imposta attività ricorrenti per le valutazioni delle prestazioni e le sessioni di feedback.
Notifica automaticamente ai manager quando è il momento delle valutazioni. Tieni traccia dello stato di avanzamento degli obiettivi e dei traguardi di performance con report automatizzati. Utilizzando l'automazione in modo creativo, i team HR possono trasformare attività noiose in processi HR senza soluzione di continuità.
Sviluppi chiave e tendenze future nei processi HR
Ecco una panoramica delle tendenze chiave nell'automazione delle risorse umane che incorporano l'analisi aumentata:
- Strumenti di IA per le risorse umane: automatizzano lo screening, offrono esperienze personalizzate (chatbot), suggeriscono corsi di formazione (consigli sui percorsi di apprendimento) e assistono nei processi decisionali complessi (ad es. selezione dei candidati)
- Automazione dei processi robotici: gestisce le attività ripetitive (inserimento dati, pianificazione), migliora la precisione e garantisce la conformità
- Self-service: consente ai dipendenti di accedere a portali self-service e dispositivi mobili (buste paga, iscrizione ai benefit, richieste di ferie)
- Decisioni basate sui dati (con analisi avanzata): fornisce dati e analisi in un formato facilmente comprensibile (visualizzazioni, report) per scelte HR informate. L'analisi avanzata utilizza l'IA per scoprire informazioni più approfondite e automatizzare la reportistica, consentendo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi sulle iniziative strategiche
- Tocco umano: sposta l'attenzione delle risorse umane sulla strategia, sulle relazioni e sulla cultura del lavoro, utilizzando i dati e l'automazione per liberare tempo da dedicare a queste aree cruciali
Migliorate i processi HR per aumentare la fidelizzazione dei dipendenti
I processi fondamentali delle risorse umane non si limitano a ricoprire ruoli, ma creano una forte cultura aziendale, stimolano il coinvolgimento dei dipendenti, promuovono gli obiettivi organizzativi e, in ultima analisi, alimentano il successo.
Per stare al passo con i tempi occorrono gli strumenti giusti. Prendete in considerazione ClickUp, una potente piattaforma che si integra perfettamente con i vostri processi HR. Semplifica l'onboarding con liste di controllo personalizzabili, automatizza le attività con promemoria e sfrutta l'analisi dei dati per monitorare il coinvolgimento dei dipendenti, il tutto all'interno di un'unica piattaforma intuitiva.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp per consentire ai tuoi professionisti delle risorse umane di diventare partner strategici e concentrarsi su ciò che conta di più: creare una forza lavoro felice, produttiva e a prova di futuro!