Man mano che la tua azienda e i tuoi clienti crescono in termini di dimensioni, come fai a mantenere una stretta collaborazione tra i vari team e i diversi strumenti? Questa è esattamente la sfida che DataAutomation ha dovuto affrontare nel 2020 prima di creare una soluzione di lavoro all-in-one per aumentare la produttività con ClickUp!
La storia di DataAutomation
Fondata nel 2016, DataAutomation è una piattaforma SaaS che integra software e automatizza i processi per aiutare le aziende a ottimizzare la produzione, risparmiare tempo ed eliminare gli errori umani.
Oggi, DataAutomation è utilizzato da oltre 186 aziende in tutto il mondo ed è diventato leader nella fornitura di soluzioni di automazione di massa e integrazione di app. La sua missione è personalizzare e connettere il software in modo che i clienti possano concentrarsi sulla crescita della propria attività in modo più efficiente.
La sfida
Le soluzioni di DataAutomation richiedono un attento coordinamento tra i team di implementazione, commerciale e marketing.
Per supportare le esigenze dei propri clienti e dei propri team in crescita, DataAutomation aveva bisogno di un'unica piattaforma di lavoro condivisa che migliorasse la collaborazione interfunzionale, i processi di lavoro e la visibilità organizzativa.
La soluzione
Crediamo che sostituire i flussi di lavoro tradizionali con processi chiari e automatizzati sia la chiave per l'efficienza aziendale. I nostri clienti si affidano a soluzioni sofisticate che richiedono un'attenta collaborazione tra tutti i nostri team di DataAutomation. Con ClickUp, possiamo finalmente lavorare insieme in un unico posto con una serie di strumenti condivisi, che migliorano i processi interni e fanno progredire la nostra attività. Questa soluzione non solo unisce i nostri team, ma ci ha anche permesso di trovare un partner affidabile che condivide la nostra filosofia di potenziare il lavoro in modo più efficiente!
Crediamo che sostituire i flussi di lavoro tradizionali con processi chiari e automatizzati sia la chiave per l'efficienza aziendale. I nostri clienti si affidano a soluzioni sofisticate che richiedono un'attenta collaborazione tra tutti i nostri team di DataAutomation. Con ClickUp, possiamo finalmente lavorare insieme in un unico posto con una serie di strumenti condivisi, che migliorano i processi interni e fanno progredire la nostra attività. Questa soluzione non solo unisce i nostri team, ma ci ha anche permesso di trovare un partner affidabile che condivide la nostra filosofia di potenziare il lavoro in modo più efficiente!
Tutto in un unico posto
Renee è entrata a far parte di DataAutomation nel 2020 e ha immediatamente assunto un'attività monumentale: verificare gli strumenti e i processi del team di implementazione per individuare eventuali inefficienze e quindi creare un sistema per migliorarli.
La visione di Renee per il futuro del lavoro in DataAutomation, quella che lei chiama Umbrella Philosophy, è che ogni team e il proprio lavoro dovrebbero essere riuniti in un unico posto dove tutti possano coordinarsi, indipendentemente dal proprio ruolo o dal proprio stack tecnologico.
"I silos informativi sono un ostacolo importante al lavoro interfunzionale, specialmente in un ambiente remoto dove non è possibile informarsi casualmente sulle iniziative di un altro reparto mentre si aspetta che il caffè sia pronto", afferma Renee.
"Ogni volta che è possibile aprire i propri strumenti con il lavoro richiesto per aumentare la visibilità e l'accessibilità delle informazioni, si risparmia tempo e si riducono i costi opportunità"
Consolidamento degli strumenti
Sebbene gli strumenti di DataAutomation fossero sufficienti negli anni precedenti, sono diventati un peso maggiore poiché i flussi di lavoro scollegati hanno portato a una perdita di produttività e a un aumento dello stress con la crescita di ogni team.
All'epoca, i team di Data Automation si affidavano a più piattaforme per supportare le funzioni del team:
- Trello per il project management
- Tettra per la documentazione dei processi (procedure operative standard)
- Streak per il CRM commerciale
- Documenti Google per le basi di conoscenza
- Moduli Google per indagini sui progetti e moduli per segnalare bug
- Fogli Google per database
- …e molto altro ancora
Dopo un periodo di ricerca e di confronto tra diverse piattaforme di progetto, Renee, in collaborazione con altri, ha deciso che ClickUp era l'unico strumento in grado di soddisfare tutti i criteri, offrendo al contempo un'interfaccia utente intuitiva e personalizzabile, flessibile per le esigenze di tutti, dagli ingegneri ai venditori.
Con ClickUp, i team principali di DataAutomation non sono più separati da strumenti disparati. Ogni backlog, flusso di lavoro e iniziativa di progetto ora risiede in un'unica area di lavoro.
Creazione di un'infrastruttura per supportare tutti i team
Il primo passaggio per creare un'organizzazione del lavoro efficiente è l'infrastruttura. Sebbene i team debbano lavorare insieme, hanno anche bisogno di spazi separati per organizzare il proprio lavoro.
DataAutomation ottiene questo risultato organizzando l'intera azienda utilizzando la gerarchia di ClickUp che comprende spazi, cartelle, elenchi e attività.
I project manager e i team leader possono finalmente vedere come tutto il loro lavoro si collega per contribuire agli obiettivi aziendali.
Questa infrastruttura unica e condivisa contribuisce a diversi importanti vantaggi per DataAutomation:
- L'intera organizzazione è ora chiaramente strutturata in spazi, cartelle ed elenchi
- I project manager ora hanno una visione d'insieme a livello aziendale, delle funzioni a livello di team e dei progetti e delle attività specifici a livello individuale
- I team possono ora individuare i punti critici e i colli di bottiglia, il tempo dedicato a bug, aggiornamenti e lavoro amministrativo, il doppio lavoro, i ritardi nella comunicazione, ecc. con l'aiuto di widget e dashboard
- I dipendenti godono di una nuova sensazione di tranquillità sapendo che gli elementi di lavoro non vanno più persi e non è necessario dedicare ore extra ogni giorno all'organizzazione o alla ricerca degli elementi di lavoro
Creazione di un sistema per organizzare attività e backlog
Prima di ClickUp, i team di marketing e implementazione di DataAutomation si affidavano a Trello come base per ospitare tutte le attività (ticket), i backlog e la collaborazione interfunzionale tra i team.
Sebbene le bacheche Trello fossero ideali in un determinato momento, Renee e Addison Clearwood, sua collega Project Manager presso DataAutomation, hanno riconosciuto che le esigenze di ciascun team avevano da tempo superato le capacità dello strumento
- Le attività erano soggette a blocchi o perdite nei processi di revisione senza un metodo chiaro per il follow-up
- La prioritizzazione del backlog era difficile a causa dei diversi stati utilizzati dai vari team
- Gli stati relativi al marketing e all'implementazione non erano allineati con il CRM, richiedendo un lavoro aggiuntivo per mappare gli stati su diversi strumenti
- La mancanza di attività secondarie rendeva difficile suddividere e condividere i progetti più grandi tra i membri del team, causando inefficienze e silos di informazioni.
Con ClickUp, i team di DataAutomation dispongono finalmente di un sistema di project management all-in-one che rende la collaborazione sui progetti (sia grandi che piccoli) perfettamente integrata tra tutti i team.
Sebbene le bacheche Kanban siano ottime per visualizzare i flussi di lavoro, esistono altre viste che semplificano l'organizzazione dei backlog delle attività di lavoro e dei ticket dei clienti.
"In precedenza, organizzavamo il nostro backlog in più sistemi; prima, a livello generale, in fogli di calcolo che monitoravano il livello di lavoro richiesto rispetto al livello di impatto, e poi li trasferivamo su Trello per suddividerli in azioni più dettagliate. I campi personalizzati di ClickUp ci hanno permesso di spostare il backlog in un'unica posizione. "
"In precedenza, organizzavamo il nostro backlog in più sistemi; prima, a livello generale, in fogli di calcolo che monitoravano il livello di lavoro richiesto rispetto al livello di impatto, e poi li trasferivamo su Trello per suddividerli in azioni più dettagliate. I campi personalizzati di ClickUp ci hanno permesso di spostare il backlog in un'unica posizione. "
I team di DataAutomation possono ora visualizzare e organizzare i backlog con le viste Elenco, Tabella e Calendario di ClickUp.
Ogni visualizzazione è altamente personalizzabile e può mostrare informazioni rilevanti (come i campi personalizzati ) su un'unica schermata, rendendo più facile comprendere e dare priorità a qualsiasi tipo di backlog a colpo d'occhio.
Creazione di titolarità e trasparenza
Con più assegnatari, ogni persona in DataAutomation può riconoscere immediatamente chi è responsabile di quale attività. E quell'attività può essere condivisa con un numero qualsiasi di persone utilizzando gli osservatori, che consentono a chiunque di ricevere notifiche sulle attività.
Autorizzazioni e visualizzazioni granulari consentono a ogni team di organizzare il lavoro in cartelle separate, garantendo comunque a tutti la visibilità in più luoghi e contribuendo a creare trasparenza nei progetti di ogni team.
Mantenere fluida la comunicazione tra i team
Inoltre, ogni progetto dispone ora di una comunicazione chiara e di aggiornamenti sullo stato di avanzamento grazie ai commenti e ai commenti assegnati.
Chiunque può aggiornare i propri progressi aggiungendo commenti (o assegnandoli in modo che non vadano persi) per far avanzare le attività e le conversazioni di lavoro. E quando le attività avanzano, tutti rimangono sincronizzati con lo stesso stato all'interno di ogni livello dello spazio, offrendo a tutti una panoramica coerente senza confusione dovuta a troppi stati.
"La filosofia ombrello consente a ogni individuo di vedere il flusso di lavoro alla distanza che gli è più congeniale: gli amministratori possono vedere solo ciò che è in corso in tutte le divisioni, mentre gli sviluppatori possono eseguire il drill-down sulle attività specifiche associate al proprio dominio e il supporto clienti può eseguire il drill-down ancora più in profondità per visualizzare solo i rapporti sui bug", spiega Renee.
"Il ridimensionamento delle informazioni rende più facile identificare i modelli e individuare i colli di bottiglia o quando determinati team sono sovraccarichi di lavoro"
Automazione dei flussi di lavoro con modelli e automazioni
DataAutomation conosce in prima persona la potenza dei processi automatizzati; è una soluzione che fornisce ai propri clienti ed è anche il cuore della propria organizzazione. Essendo un team piccolo ma altamente efficiente che lavora su molti flussi di lavoro diversi, i processi basati su modelli sono indispensabili per ridurre il lavoro manuale e risparmiare tempo.
Sfruttando i modelli di lavoro per viste, elenchi, attività e documenti
DataAutomation dispone ora di modelli per viste, elenchi, attività e documenti: un enorme risparmio di tempo che riduce le incongruenze e gli errori a tutti i livelli dell'area di lavoro.
"I modelli per attività ripetitive, come quelle relative al CRM, sono stati preziosi per velocizzare e organizzare i dati rilevanti. Il semplice fatto di creare modelli aiuta a identificare quali sono le informazioni davvero essenziali e quali invece creano confusione", afferma Renee.
Con i modelli di attività di ClickUp, Renee e i suoi team dispongono di modelli per progetti di lavoro ripetitivi o simili che possono creare in pochi secondi. Tutto, dagli assegnatari e le descrizioni alle attività secondarie e le dipendenze, può essere modellato, riducendo il lavoro necessario per registrare un nuovo progetto.
Ogni volta che emerge un'idea o una richiesta di un client, chiunque può creare un'attività tracciabile in pochi secondi.
Ogni team può ora capire chi lavora su cosa, chi è responsabile della revisione e cosa deve essere fatto prima che un'attività venga contrassegnata come completata.
Inoltre, il team di Renee può ora utilizzare i modelli anche per i documenti, semplificando la creazione di basi di conoscenza interne e documenti di procedure operative standard.
Risparmiare tempo per concentrarsi su ciò che conta con le automazioni
Come suggerisce il nome, DataAutomation sfrutta appieno le Automazioni di ClickUp per liberare quanto più tempo possibile per ogni dipendente.
Ora, la modifica di uno stato, di un assegnatario o di una data di scadenza può essere eseguita automaticamente in base a un numero qualsiasi di trigger in ClickUp.
Monitoraggio con dashboard e monitoraggio del tempo
Il monitoraggio dello stato di avanzamento del lavoro e delle prestazioni del team è essenziale per il successo di DataAutomation come azienda.
Prima di ClickUp, era difficile tenere traccia del lavoro perché era disconnesso tra una miriade di strumenti di progetto diversi. Ora che il lavoro di ogni team è per lo più situato all'interno di ClickUp, è possibile creare dashboard per monitorare lo stato di avanzamento di quasi tutto.
Ogni team ha il proprio dashboard dove può controllare da quanto tempo i ticket sono aperti, lo stato dei bug, i colli di bottiglia nel flusso di lavoro e molto altro, tutto in un unico posto.
La gestione delle risorse di tempo è un'altra funzione importante per Renee e per ogni team.
Con il monitoraggio del tempo, ogni dipendente (e collaboratore esterno) può monitorare automaticamente il tempo necessario per completare qualsiasi attività, ovunque si trovi, grazie al monitoraggio globale del tempo di ClickUp. Le stime di durata vengono utilizzate anche per impostare parametri di riferimento per i nuovi lavori, in modo da definire le aspettative e creare parametri di riferimento chiari per lavori simili che sono stati monitorati in precedenza.
Con le dashboard e il monitoraggio del tempo implementati nei flussi di lavoro quotidiani, DataAutomation ha ora piena visibilità sullo stato di avanzamento del lavoro in ogni momento e la possibilità di gestire le risorse del team meglio di prima.
Risultati e passaggi successivi
Adottando ClickUp nei team di marketing, implementazione e commerciale, DataAutomation è passata dall'affidarsi a strumenti scollegati tra i diversi reparti a una piattaforma unica in cui i team possono lavorare insieme in un unico posto.
Da quando hanno iniziato ad adottare ClickUp in modo graduale in tutti i team alla fine del 2020, i team di DataAutomation hanno ottenuto i seguenti vantaggi:
- Tempi di risposta più rapidi e comunicazione migliorata all'interno del team
- Maggiore visibilità sui progetti interfunzionali e su come questi si collegano agli obiettivi aziendali
- Capacità di identificare rapidamente i colli di bottiglia nei flussi di lavoro e ottimizzarli
- Meno stress e un senso di calma condiviso
Cosa riserva il futuro a DataAutomation
Nel giro di pochi mesi, Renee e il suo team hanno aiutato DataAutomation a passare da piattaforme multiple e scollegate a un'unica piattaforma di lavoro condivisa che ha già prodotto grandi vantaggi in termini di collaborazione, produttività e qualità della vita lavorativa del team.
"Ora abbiamo riunito tutti i team nell'area di lavoro di ClickUp, compreso il reparto commerciale. Abbiamo creato un CRM all'interno di ClickUp che riunisce tutto il lavoro proveniente dai diversi spazi. Per ora è solo la prima versione, ma stiamo aggiungendo automazioni e perfezionamenti a un ritmo sostenuto", spiega Renee.
"Con ClickUp, abbiamo riscontrato miglioramenti nella visibilità e nei tempi di risposta. Abbiamo una chiara tendenza al ribasso nei tracker 'tempo in stato', il che è un chiaro indicatore del fatto che le attività sono meno soggette a rimanere bloccate"
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