Man mano che la tua azienda e i tuoi clienti crescono, come fai a mantenere una stretta collaborazione tra i vari team e i diversi strumenti? Questa è esattamente la sfida che DataAutomation ha affrontato nel 2020 prima di creare una soluzione di lavoro all-in-one per aumentare la produttività con ClickUp!
La storia di DataAutomation
Fondata nel 2016, DataAutomation è una piattaforma SaaS che integra software e effettua l'automazione dei processi per aiutare le aziende a ottimizzare la produzione, risparmiare tempo ed eliminare gli errori umani.
Oggi, DataAutomation è utilizzato da oltre 186 aziende in tutto il mondo ed è diventato leader nella fornitura di soluzioni di automazione di massa e integrazione di app. La sua missione è personalizzare e collegare i software in modo che i clienti possano concentrarsi sulla crescita della loro attività in modo più efficiente.
La sfida
Le soluzioni di DataAutomation richiedono un attento coordinamento tra i team di implementazione, commerciale e marketing.
Per soddisfare le esigenze dei propri clienti e dei propri team in crescita, DataAutomation aveva bisogno di un'unica piattaforma di lavoro condivisa che migliorasse la collaborazione interfunzionale, i processi di lavoro e la visibilità organizzativa.
La soluzione
Crediamo che sostituire i flussi di lavoro tradizionali con processi chiari e automatizzati sia la chiave per l'efficienza aziendale. I nostri clienti si affidano a soluzioni sofisticate che richiedono un'attenta collaborazione tra tutti i nostri team di DataAutomation. Con ClickUp, possiamo finalmente lavorare insieme in un unico posto con una serie di strumenti condivisi, che migliorano i processi interni e fanno progredire la nostra attività. Questa soluzione non solo unisce i nostri team, ma ci ha anche permesso di trovare un partner affidabile che condivide la nostra filosofia di potenziare il lavoro in modo più efficiente!
Crediamo che sostituire i flussi di lavoro tradizionali con processi chiari e automatizzati sia la chiave per l'efficienza aziendale. I nostri clienti si affidano a soluzioni sofisticate che richiedono un'attenta collaborazione tra tutti i nostri team di DataAutomation. Con ClickUp, possiamo finalmente lavorare insieme in un unico posto con una serie di strumenti condivisi, che migliorano i processi interni e fanno progredire la nostra attività. Questa soluzione non solo unisce i nostri team, ma ci ha anche permesso di trovare un partner affidabile che condivide la nostra filosofia di potenziare il lavoro in modo più efficiente!
Riunire tutto in un unico posto
Renee è entrata a far parte di DataAutomation nel 2020 e ha immediatamente assunto un’attività monumentale: verificare gli strumenti e i processi del team di implementazione alla ricerca di inefficienze e quindi creare un sistema per migliorarli.
La visione di Renee per il futuro del lavoro in DataAutomation, quella che lei chiama la Filosofia Ombrello, è che ogni team e il proprio lavoro dovrebbero essere riuniti in un unico posto dove tutti possano coordinarsi insieme, indipendentemente dal proprio ruolo o dallo stack tecnologico.
"I silos di informazioni sono un ostacolo importante al lavoro interfunzionale, soprattutto in un ambiente remoto dove non puoi casualmente scoprire le iniziative di un altro reparto mentre aspetti che il tuo caffè sia pronto", dice Renee.
"Ogni volta che è possibile aprire i propri strumenti nel tentativo di aumentare la visibilità e l'accessibilità delle informazioni, si risparmia tempo e si riducono i costi opportunità".
Consolidamento degli strumenti
Sebbene gli strumenti di DataAutomation fossero sufficienti negli anni precedenti, sono diventati più un peso man mano che i flussi di lavoro scollegati hanno portato a una perdita di produttività e a un aumento dello stress con la crescita di ogni team.
All'epoca, i team di Data Automation si affidavano a più piattaforme per supportare le funzioni del team:
- Trello per il project management
- Tettra per la documentazione dei processi (procedura operativa standard)
- Streak per il CRM commerciale
- Documenti Google per le basi di conoscenza
- Moduli Google per indagini sui progetti e moduli di segnalazione bug
- Fogli Google per database
- ...e altro ancora
Dopo un periodo di ricerca e di confronto tra diverse piattaforme per progetti, Renee, in collaborazione con altri, ha deciso che ClickUp era l'unico strumento che soddisfaceva tutti i criteri, offrendo al contempo un'interfaccia utente intuitiva e personalizzabile, flessibile per le esigenze di tutti, dagli ingegneri ai venditori.
Con ClickUp, i team principali di DataAutomation non sono più separati da strumenti disparati. Ogni backlog, flusso di lavoro e iniziativa di progetto ora risiede in un unico spazio di lavoro.
Creazione di un'infrastruttura per il supporto di tutti i team
Il primo passaggio per creare un'organizzazione del lavoro efficiente è l'infrastruttura. Sebbene i team debbano lavorare insieme, hanno anche bisogno di spazi separati per organizzare il proprio lavoro.
DataAutomation ottiene questo risultato organizzando l'intera azienda utilizzando la gerarchia di ClickUp che comprende spazi, cartelle, elenchi e attività.
I project manager e i team leader possono finalmente vedere come tutto il loro lavoro si collega per contribuire agli obiettivi aziendali.
Questa infrastruttura unica di condivisione contribuisce a diversi importanti vantaggi per DataAutomation:
- L'intera organizzazione è ora chiaramente strutturata in spazi, cartelle ed elenchi.
- I project manager hanno ora la possibilità di visualizzare la situazione a livello aziendale, delle funzioni a livello di team e dei progetti e delle attività specifiche a livello individuale.
- I team possono ora individuare i punti critici e le strozzature, il tempo dedicato alla risoluzione dei bug, agli aggiornamenti e alle attività amministrative, il doppio lavoro, i ritardi nella comunicazione, ecc. con l'aiuto di widget e dashboard.
- I dipendenti godono di una nuova sensazione di tranquillità sapendo che gli elementi di lavoro non vanno più persi e che non è necessario dedicare ore extra ogni giorno all'organizzazione o alla ricerca degli elementi di lavoro.
Creazione di un sistema per organizzare attività e backlog
Prima di ClickUp, i team di marketing e implementazione di DataAutomation si affidavano a Trello come base per ospitare tutte le attività (ticket), i backlog e la collaborazione interfunzionale tra i team.
Sebbene le bacheche Trello fossero ideali in un determinato momento, Renee e Addison Clearwood, suo collega Project Manager presso DataAutomation, hanno riconosciuto che le esigenze di ciascun team avevano da tempo superato le capacità dello strumento:
- Le attività erano soggette a blocchi o perdite nei processi di revisione senza un modo chiaro per dar loro seguito.
- La prioritizzazione del backlog era difficile a causa dei molteplici stati contrastanti utilizzati dai diversi team.
- Gli stati relativi al marketing e all'implementazione non erano allineati con il loro CRM, richiedendo un lavoro aggiuntivo per mappare gli stati su diversi strumenti.
- La mancanza di attività secondarie significava che non era facile suddividere e effettuare la condivisione di progetti più grandi tra i membri del team, il che portava a inefficienze e silos di informazioni.
Con ClickUp, i team di DataAutomation dispongono finalmente di un sistema di project management all-in-one che rende la collaborazione su progetti (sia grandi che piccoli) perfettamente integrata tra tutti i team.
Sebbene le bacheche Kanban siano ottime per visualizzare i flussi di lavoro, esistono altre visualizzazioni che semplificano l'organizzazione dei backlog delle attività lavorative e dei ticket dei clienti.
"In precedenza, organizzavamo il nostro backlog in più sistemi; prima, a livello generale, in fogli di calcolo che effettuavano il monitoraggio del livello di lavoro richiesto rispetto al livello di impatto, e poi li trasferivamo su Trello per suddividerli in azioni più dettagliate. I campi personalizzati di ClickUp ci hanno permesso di trasferire il backlog in un unico luogo."
"In precedenza, organizzavamo il nostro backlog in più sistemi; prima, a livello generale, in fogli di calcolo che effettuavano il monitoraggio del livello di lavoro richiesto rispetto al livello di impatto, e poi li trasferivamo in Trello per suddividerli in azioni più dettagliate. I campi personalizzati di ClickUp ci hanno permesso di trasferire il backlog in un unico luogo."
I team di DataAutomation possono ora visualizzare e organizzare i backlog con le viste Elenco, Tabella e Calendario di ClickUp.
Ogni visualizzazione è altamente personalizzabile e può mostrare informazioni rilevanti (come i campi personalizzati ) su un unico schermo, rendendo più facile capire e dare priorità a qualsiasi tipo di lavoro arretrato a colpo d'occhio.
Creare titolarità e trasparenza
Grazie alla funzione " Assegnatari multipli", ogni persona in DataAutomation può immediatamente riconoscere chi è responsabile di quale attività. E quell'attività può essere condivisa con un numero illimitato di persone utilizzando la funzione "Osservatori", che consente a chiunque di ricevere notifiche sulle attività.
Autorizzazioni e visualizzazioni granulari consentono a ciascun team di organizzare il lavoro in cartelle separate, garantendo comunque a tutti la visibilità in più luoghi e contribuendo a creare trasparenza nei progetti di ogni team.
Mantenere fluida la comunicazione tra i team
Inoltre, ogni progetto dispone ora di una comunicazione chiara e di aggiornamenti sullo stato grazie ai commenti e ai commenti assegnati.
Chiunque può aggiornare i propri progressi aggiungendo commenti (o assegnandoli in modo che non vadano persi) per far avanzare le attività e le conversazioni di lavoro. E quando le attività avanzano, tutti rimangono sincronizzati con lo stesso stato all'interno di ogni livello dello spazio, offrendo a tutti una panoramica coerente senza confusione dovuta a troppi stati.
"La filosofia generale consente a ogni individuo di vedere il flusso di lavoro dalla distanza che gli è più congeniale: gli amministratori possono vedere solo ciò che è in corso in tutte le divisioni, mentre gli sviluppatori possono eseguire il drill-down sulle attività specifiche associate al loro dominio e al supporto clienti possono eseguire il drill-down ulteriormente solo sui rapporti sui bug", spiega Renee.
"Il ridimensionamento delle informazioni rende più facile identificare i modelli e individuare i colli di bottiglia o quando determinati team sono sovraccarichi di lavoro".
Automatizzazione dei flussi di lavoro con modelli e automazioni
DataAutomation conosce in prima persona la potenza dei processi di automazione: è una soluzione che fornisce ai clienti ed è anche al centro della propria organizzazione. Essendo un team piccolo ma altamente efficiente che lavora su molti flussi di lavoro diversi, i processi basati su modelli sono indispensabili per ridurre il lavoro manuale e risparmiare tempo.
Sfruttando i modelli di lavoro per visualizzazioni, elenchi, attività e documenti
DataAutomation ora dispone di modelli per visualizzazioni, elenchi, attività e documenti, consentendo un notevole risparmio di tempo e riducendo le incongruenze e gli errori in ogni livello delle proprie aree di lavoro.
"I modelli per i tipi di attività ripetitive, come le attività CRM, sono stati preziosi per avviare e organizzare rapidamente i dati rilevanti. La creazione dei modelli stessi può aiutare a identificare quali sono le informazioni veramente essenziali e quali invece creano confusione", afferma Renee.
Grazie ai modelli di attività di ClickUp, Renee e i suoi team dispongono di modelli per progetti di lavoro ripetitivi o simili che possono creare in pochi secondi. Tutto, dagli assegnatari e dalle descrizioni alle attività secondarie e alle dipendenze, può essere modellato, riducendo il lavoro necessario per registrare un nuovo progetto.
Ogni volta che nasce un'idea o emerge un'esigenza del client, chiunque può creare un'attività tracciabile in pochi secondi.
Ogni team può ora capire chi lavora su cosa, chi è responsabile della revisione e cosa deve essere fatto prima che un'attività venga contrassegnata come completata.
Inoltre, il team di Renee può ora utilizzare i modelli anche per i documenti, semplificando la creazione di knowledge base interne e documenti di procedura operativa standard.
Risparmiare tempo per concentrarsi su ciò che conta con le automazioni
Come suggerisce il nome, DataAutomation sfrutta appieno le automazioni di ClickUp per liberare quanto più tempo possibile per ogni dipendente.
Ora, la modifica dello stato, dell'assegnatario o della data di scadenza può essere eseguita automaticamente in base a qualsiasi numero di trigger in ClickUp.
Monitoraggio tramite dashboard e monitoraggio del tempo
Il monitoraggio dello stato di avanzamento del lavoro e delle prestazioni del team è essenziale per il successo di DataAutomation come azienda.
Prima di ClickUp, era difficile tenere traccia del lavoro perché era frammentato tra una miriade di strumenti di progetto diversi. Ora che il lavoro di ogni team è per lo più concentrato all'interno di ClickUp, è possibile creare dashboard per monitorare lo stato di avanzamento di quasi tutto.
Ogni team ha una propria dashboard dove può controllare da quanto tempo i ticket sono aperti, lo stato dei bug, i colli di bottiglia nel flusso di lavoro e altro ancora, tutto in un unico posto.
La gestione delle risorse temporali è un'altra funzione importante per Renee e ogni team.
Con Time Tracking, ogni dipendente (e collaboratore esterno) può monitorare automaticamente il tempo necessario per completare qualsiasi attività, ovunque si trovi, grazie al monitoraggio globale del tempo di ClickUp. Le durate stimate vengono utilizzate anche per definire parametri di riferimento per i nuovi lavori, in modo da aiutare a definire le aspettative e creare parametri di riferimento chiari per lavori simili di cui è stato monitorato il tempo.
Grazie all'implementazione dei dashboard e del monitoraggio del tempo nei flussi di lavoro quotidiani, DataAutomation ha ora una visibilità completa sull'avanzamento del lavoro in ogni momento e la possibilità di gestire le risorse del team in modo più efficiente rispetto al passato.
Risultati e prossimi passaggi
Adottando ClickUp nei team di marketing, implementazione e commerciale, DataAutomation è passata dall'utilizzo di strumenti scollegati tra i diversi reparti a un'unica piattaforma in cui i team possono lavorare insieme in un unico posto.
Da quando, alla fine del 2020, hanno iniziato ad adottare ClickUp in modo graduale in tutti i team, i team di DataAutomation hanno ottenuto i seguenti vantaggi:
- Tempi di risposta più rapidi e comunicazione migliorata all'interno del team
- Maggiore visibilità sui progetti interfunzionali e su come questi si relazionano agli obiettivi aziendali
- Capacità di identificare rapidamente i colli di bottiglia nei flussi di lavoro e ottimizzarli
- Meno stress e una condivisione del senso di calma
Il futuro di DataAutomation
Nel giro di pochi mesi, Renee e il suo team hanno aiutato DataAutomation a passare da piattaforme multiple e scollegate tra loro a un'unica piattaforma di lavoro condivisa che ha già prodotto grandi risultati in termini di collaborazione, produttività e qualità della vita lavorativa.
"Ora abbiamo riunito tutti i team nell'area di lavoro di ClickUp, compreso quello commerciale. Abbiamo creato un CRM all'interno di ClickUp che riunisce tutto il lavoro proveniente dai diversi spazi. Per ora è alla sua prima iterazione, ma stiamo aggiungendo automazioni e perfezionamenti a un ritmo sostenuto", spiega Renee.
"Con ClickUp, abbiamo riscontrato miglioramenti nella visibilità e nei tempi di risposta. Abbiamo registrato una chiara tendenza al ribasso negli strumenti di monitoraggio del tempo 'time in status', il che è un chiaro indicatore del fatto che le attività sono meno soggette a rimanere bloccate".
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