Quando si tratta di operazioni complesse come i progetti, è facile perdersi nei dettagli e trascurare il quadro generale. È necessaria una forza per supervisionare, guidare e mantenere i progetti sul monitoraggio. Poiché il project manager è più richiesto sul campo, spesso non ha le risorse disponibili per prendere grandi decisioni. A questo serve il comitato direttivo. ✨
Nonostante le responsabilità cruciali di un comitato direttivo, pochi sanno cosa fanno i suoi membri e perché sono importanti. Questo articolo si propone di cambiare la situazione. Vi illustreremo lo scopo, la struttura e le responsabilità del comitato direttivo. Condivideremo anche i consigli per costruire e gestire un comitato direttivo efficace.
Che cos'è un comitato direttivo?
Un comitato direttivo è un comitato consultivo che prende decisioni a livello macro per progetti o organizzazioni, guidandoli nella giusta direzione strategica. 🧭
Il comitato è solitamente composto da persone diverse che non partecipano alle attività quotidiane ma che hanno un interesse elevato nell'esito positivo del progetto o dell'organizzazione. Tra questi possono esserci manager aziendali, esperti di materia e persino utenti finali.
Esistono molti tipi di comitati direttivi. Alcuni di essi sono:
- Comitati esecutivi
- Comitati di direzione dei progetti
- Comitati per la privacy
- Comitati no-profit
I ruoli e le responsabilità dei comitati direttivi variano a seconda del tipo di progetto programmi che governano . In generale, si riuniscono di tanto in tanto per discutere argomenti cruciali e decidere i passaggi successivi. Collaborano con i project manager, che sono responsabili dell'attuazione delle decisioni del comitato.
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Importanza e scopo dei comitati direttivi nel project management
La presenza di un comitato di autorità e di stakeholder senior per indirizzare il project management nella giusta direzione getta le basi per un esito positivo. Di seguito, scoprirete i principali vantaggi che i comitati direttivi apportano:
- Pianificazione strategica: Seguendo una delle chiavi di lettura del progetto, i comitati direttivi possono essereprincipi del project managementil comitato allinea il progetto agli obiettivi dell'organizzazione. Da fare, contribuisce a un'efficace gestione del progettogestione delle risorse epriorità delle attivitàassicurandosi che lavorino a favore di entrambe le parti
- Processo decisionale informato: Il comitato è composto da persone con competenze, esperienze e prospettive diverse. Questa varietà consente di produrre soluzioni e strategie ottimali a beneficio di tutti
- **Comunicazione migliorata: il ruolo del comitato è quello di garantire che tutte le parti in causaparti interessate siano informati sul piano e sullo stato del progetto. In questo modo, si favorisce una cultura di trasparenza e fiducia
- **Adattabilità ai cambiamenti: i comitati direttivi, grazie alla loro strategia di mitigazione dei rischi e alle loro competenze combinate, sono in grado di risolvere i conflitti. Possono anche prendere decisioni rapide per adeguare il progetto alla luce di nuove informazioni
- Miglioramento delle prestazioni: Governando il progetto e offrendo un supporto esperto nel momento del bisogno, i comitati direttivi aumentano l'efficienza e la qualità del progetto
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Ruoli e responsabilità dei membri del Comitato direttivo
I comitati direttivi variano a seconda della natura dell'organizzazione o dell'iniziativa. Possono includere collaboratori interni ed esterni con funzioni diverse, come ad esempio:
- dirigenti: leader di alto livello che guidano la strategia dell'organizzazione
- Manager di alto livello: Leader che mediano tra i dirigenti e i dipartimenti
- Business manager: Individui che rappresentano gli oggetti aziendali di specifiche unità
- Capi dipartimento: Individui che guidano i dipendenti dei dipartimenti coinvolti nel progetto
- Esperti della materia: Figure autorevoli nella loro area che possiedono conoscenze specialistiche e che forniscono una guidagarantire un processo decisionale basato sui fatti *Fornitori senior: Persone che gestiscono la catena di fornitura e partecipanti esterni
- Investitori: Persone che forniscono assistenza finanziaria all'iniziativa o all'organizzazione
- Rappresentanti dei clienti: Individui che traggono valore dal risultato e sono responsabili dell'articolazione delle esigenze e delle aspettative degli utenti
Il comitato direttivo del progetto è coinvolto a tutti i livelli del progetto. Le sue cinque responsabilità principali comprendono:
1. Definizione dei risultati e dell'ambito
La prima decisione del comitato direttivo riguarda i risultati ideali del progetto. Questa decisione specifica lo scopo dell'intera operazione e guida le decisioni future.
Successivamente, il comitato definisce l'ambito del progetto: risorse, risultati, limiti e qualsiasi altro fattore cruciale per il raggiungimento degli obiettivi la pianificazione del progetto . Inoltre, imposta gli obiettivi del progetto, che sono ambiziosi ma anche realistici. Infine, definisce le metriche del progetto che ne indicano l'esito positivo. ⭐
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2. Impostazione o approvazione di Sequenza e budget
Nell'ambito della portata del progetto, il comitato delibera le risorse necessarie per la sua realizzazione, come capitale, personale e tempo. 💰
I project manager di solito propongono il budget iniziale e la sequenza temporale del progetto, ma gli esperti del comitato forniscono consigli e sono responsabili dell'approvazione del budget e della sequenza temporale finali del progetto. Il comitato deve inoltre approvare qualsiasi richiesta di modifica prima che diventi effettiva.
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3. Valutazione e mitigazione del rischio
I comitati direttivi analizzano i piani del progetto per individuare potenziali problemi prima che si verifichino. Creano quindi una piano di emergenza per affrontare questi problemi. ⚠️
Il piano aiuta il team del progetto a prepararsi a situazioni di emergenza o non pianificate. Fornisce inoltre istruzioni su come reagire e affrontare le conseguenze. Oltre a ridurre i rischi per la sicurezza, questo approccio proattivo aiuta a prevenire gravi contrattempi e permette ai progetti di rispettare i tempi previsti.
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4. Monitoraggio dell'esecuzione del progetto
Il gestore del team è responsabile dell'assegnazione delle attività e del monitoraggio dello stato del progetto. A intervalli regolari, fornisce al comitato direttivo regolari aggiornamenti sullo stato del progetto. Il manager non si concentra sui dettagli, ma traccia un quadro generale della situazione del progetto, in particolare del rispetto delle scadenze e del budget. 👀
Il comitato direttivo decide quindi se intervenire e, in caso affermativo, quali passaggi deve compiere il team. Il comitato aggiorna anche le altre parti interessate sulle attività cardine del progetto.
5. Assistenza e supporto
I piccoli problemi quotidiani devono essere risolti dal project manager. Può mediare i conflitti e riallocare le risorse da solo. Nel caso in cui non riesca a identificare una soluzione praticabile o si imbatta in colli di bottiglia più grandi, il project manager può rivolgersi al comitato direttivo.
Comprendendo l'importanza e l'arduità del ruolo del manager, il comitato lo supporta, lo consiglia e lo incoraggia per tutto il ciclo di vita del progetto. 🤝
Creare e gestire un comitato direttivo
Considerando il ruolo cruciale che il comitato direttivo svolgerà all'interno della vostra organizzazione, dovreste investire molto tempo e lavoro richiesto per la sua creazione. Se la vostra prossima attività è quella di formare e gestire un comitato direttivo, leggete le linee guida che seguono e familiarizzate con il processo.
1. Impostazione degli obiettivi e creazione di uno statuto
Il primo passaggio consiste nel definire la missione e l'ambito del comitato direttivo, affrontando informazioni quali:
- Obiettivi e mezzi per raggiungerli
- Ruoli e aspettative
- Limiti
- Standard operativi
L'ambito di applicazione stabilisce una quadro di governance per navigare i prossimi lavori del comitato direttivo e le sfide emergenti. Dovreste inoltre creare una piano di comunicazione del progetto per descrivere come il comitato prenderà le decisioni, come i membri del consiglio riceveranno le informazioni e come si cercheranno i contributi dei collaboratori esterni.
Infine, create uno statuto formale del comitato direttivo per rendere ufficiali queste decisioni. ✒️
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2. Assemblare il team dei sogni
Per determinare chi deve partecipare, considerate l'ambito del comitato direttivo. A seconda delle dimensioni del progetto o dell'organizzazione, selezionate da cinque a otto persone per il gruppo. Assicuratevi che il comitato rappresenti tutti i dipartimenti coinvolti nel progetto e che sia composto da persone con competenze e background diversi. Privilegiate le persone con maggiore esperienza in campo e quelle che sanno lavorare bene in team.
È importante individuare una persona che funga da presidente del gruppo. Questa persona guiderà il comitato direttivo, assicurandosi che operi in modo equo, armonioso e in linea con lo statuto, nonostante qualsiasi sfide del project management che possono sorgere. Il loro compito sarà anche quello di accelerare il processo decisionale senza affrettarlo. ⏩
Quando riunite il team, informate tutti i membri dello scopo e della portata del comitato. Tutti devono capire cosa comporta il loro ruolo e cosa ci si aspetta da loro. Educate i membri all'importanza di impegnarsi nel proprio ruolo, di partecipare regolarmente alle riunioni e di comunicare apertamente. Nel caso in cui alcuni membri non abbiano mai fatto parte di un comitato direttivo prima d'ora, è opportuno fornire una formazione adeguata.
Pro tip: L'assemblaggio e la regolamentazione di un comitato direttivo sono più semplici con il Modello di lista del comitato direttivo di ClickUp . Questo pratico strumento consente di tenere traccia dei membri del consiglio, delle loro informazioni di contatto e delle riunioni.
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3. Conduzione di riunioni regolari
I comitati direttivi dovrebbero riunirsi regolarmente per affrontare tempestivamente eventuali problemi e mantenere i progetti in linea con la tabella di marcia. Quando tutto procede secondo i piani, le riunioni frequenti potrebbero non essere necessarie. È importante riconoscere quando c'è bisogno di discutere e quando i membri possono dedicare il loro tempo a problemi più urgenti.
Ad esempio, si possono tenere riunioni regolari quando il progetto raggiunge le sue attività cardine. Se sorge un problema, si può organizzare una riunione ad hoc.
Ogni sessione del comitato direttivo deve avere uno scopo e un programma chiari. Può includere aggiornamenti sullo stato di avanzamento, sessioni di brainstorming, pianificazione dei lavori futuri e qualsiasi altra discussione necessaria per il momento. Le riunioni devono coinvolgere anche il project manager, che informerà il comitato sugli sviluppi più recenti e degni di nota del progetto. 📢
Suggerimento: Sia che si tratti di una riunione iniziale del progetto o di una riunione d'emergenza, pianificatela con il responsabile del progetto Modello per le riunioni ClickUp . Questo modello completo consente di programmare riunioni, invitare membri del comitato e creare programmi con facilità.
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Suggerimenti per gestire in modo efficiente le riunioni del comitato direttivo
Sebbene i comitati direttivi siano di piccole dimensioni, i loro membri hanno un'agenda fitta di impegni, per cui coordinarli è spesso un'impresa difficile. È necessario trovare un orario che vada bene per tutti. È inoltre necessario gestire le riunioni in modo efficiente, per non perdere tempo. Soprattutto, per raggiungere lo scopo del comitato, dovete implementare le sue decisioni nel flusso di lavoro del progetto.
Fortunatamente, la tecnologia può rendere il vostro lavoro più semplice. A strumento di project management come ClickUp può facilitare la collaborazione tra il comitato direttivo e il team del progetto. La suite di project management di ClickUp consente di creare una gerarchia per organizzare tutti i lavori e la documentazione sotto un unico tetto. Create uno Spazio separato per il comitato direttivo e impostate le autorizzazioni in modo che solo i membri possano visualizzarlo. È inoltre possibile gestire le riunioni nell'area di lavoro di ClickUp con facilità.
Che si tratti di una riunione o di un elemento di lavoro, è possibile aggiungerlo come attività e delegarlo ai membri. All'interno di ogni attività visualizzata, è possibile includere:
- Una descrizione
- File
- Liste di controllo
- Commenti etichettabili
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Task-View-Checklist.png Attività di ClickUp Visualizzare attività di ClickUp /$$$img/
Quando si assegnano attività di ClickUp, includere descrizioni, file e liste di controllo per aiutare i membri a eseguirle in modo efficiente ClickUp viene fornito con più di 15 visualizzazioni che permettono di visualizzare e comprendere qualsiasi aspetto del progetto. Il La vista Gantt di ClickUp è ideale per visualizzare la Sequenza dei progetti, mentre la vista Visualizzazione del calendario di ClickUp consente di monitorare e programmare le riunioni. La piattaforma consente anche si integra con Zoom e molte altre piattaforme di videoconferenza. È possibile avviare le chiamate direttamente dalle attività della riunione!
Monitoraggio delle riunioni del comitato direttivo e degli impegni di lavoro con la visualizzazione del calendario di ClickUp
Ora che avete tutto ciò che vi serve per pianificare le riunioni del comitato, seguite i suggerimenti riportati di seguito per fruttarle al meglio. 🙌
Preparare un programma
Per garantire la massima produttività durante una riunione del comitato direttivo, creare un programma per la riunione in anticipo. La discussione deve concentrarsi sul quadro generale e sui problemi ad alto impatto. I dettagli del progetto devono essere affrontati solo in circostanze specifiche, ad esempio quando il project manager solleva una preoccupazione. In tutti gli altri casi, sono distrazioni inutili.
È possibile utilizzare Documenti ClickUp per redigere il programma e i punti di discussione. Per risparmiare tempo, sfruttate il motore IA della piattaforma, ClickUp Brain . È in grado di correggere i testi o di generare schemi per le riunioni al posto vostro.
Inviare il programma prima della riunione
Le riunioni del comitato direttivo si svolgono più agevolmente quando i partecipanti sono a conoscenza degli argomenti trattati. Per questo motivo è consigliabile condividere in anticipo il programma della riunione. In questo modo i membri del comitato possono pensare all'argomento e preparare le domande. 🤔
In ClickUp, è possibile inoltrare l'ordine del giorno tramite la condivisione del documento ClickUp o riassumendo i punti principali nella descrizione dell'attività di riunione designata. Consultate il Modello di Programma per riunione Bacheca di ClickUp per vedere come è terminato. Vi fornirà una struttura già pronta su cui basarvi e idee su cosa includere. 💬
Rendete efficienti le riunioni del vostro comitato direttivo con il modello di Programma per riunioni del consiglio di amministrazione di ClickUp
Guarda l'orologio
Sebbene sia necessario allocare tempo sufficiente per coprire ogni elemento del Programma, la riunione non deve divagare, trascinarsi e influenzare gli altri commit dei membri. Dovete trovare il perfetto equilibrio tra completezza e concisione. ⚖️
Comunicare apertamente
I membri del comitato direttivo devono ascoltare attivamente, fare domande e spiegare le ragioni dei loro suggerimenti e delle loro scelte. Il presidente deve incoraggiare i partecipanti a esprimere le loro opinioni oneste. 📞
Prendere nota
Quando si tratta di argomenti importanti, i membri del comitato direttivo non devono affidarsi alla memoria. È qui che entrano in gioco i verbali delle riunioni. I partecipanti dovrebbero prendere note personali durante le riunioni, ma dovreste anche assegnare a una persona il compito di registrare i verbali ufficiali delle riunioni per l'intero comitato.
È possibile utilizzare il ClickUp Blocco note per annotare i punti salienti e creare attività tracciabili. ClickUp Brain è in grado di trascrivere le riunioni, generare note e riassumere i verbali delle riunioni, consentendovi di prestare la massima attenzione alla discussione e al processo decisionale.
ClickUp Brain è in grado di riepilogare/riassumere le note delle riunioni del comitato direttivo in pochi secondi
Gestire efficacemente un comitato direttivo con ClickUp
Senza un comitato direttivo, un progetto è come una nave dispersa in mare. L'equipaggio della nave può essere in grado di trovare la terraferma con l'aiuto di oggetti celesti e modelli di vento, ma avere una bussola garantisce una navigazione più precisa e affidabile. 🚢
Con una piattaforma di project management come ClickUp, i comitati direttivi possono pianificare il loro lavoro e le loro riunioni senza sforzo. Possono lasciare che ClickUp si occupi dei lavori più banali mentre loro affrontano le questioni chiave del progetto. Iscriviti a ClickUp e raggiungete il massimo della produttività, sia che siate membri di un comitato, project manager o persone impegnate a gestire attività personali.