Mentre scrivo questo articolo, sto attivando/disattivando sette schede del browser, ClickUp per il monitoraggio del tempo, Slack per la comunicazione e il mio cellulare in carica su una docking station, visibile davanti a me. Se ti sembra che siano troppe app aperte contemporaneamente per un singolo compito, non abbiamo ancora iniziato.
"Per eseguire una singola transazione nella catena di fornitura, ogni persona coinvolta ha effettuato circa 350 passaggi tra 22 diverse applicazioni e siti web specifici", hanno scritto i ricercatori dell'Harvard Business Review [HBR].
Nel loro studio, un utente medio ha alternato diverse app e siti web circa 1200 volte al giorno. Tutte queste distrazioni hanno ovviamente un costo. In questo post del blog, discutiamo il costo del passaggio costante dall'attivazione/disattivazione di un'app all'altra [noto anche come toggle tax] e come è possibile evitarlo.
Che cos'è il toggle tax?
Il toggle tax è la perdita di produttività che si verifica a causa del frequente passaggio da un'attività o da un'app all'altra. L'elemento toggle si riferisce al cambio di contesto nel lavoro. L'elemento tax si riferisce al prezzo che si paga per:
- Passare fisicamente da una scheda all'altra, da un'app all'altra o da un dispositivo all'altro
- Tempo di caricamento aggiuntivo per qualsiasi scheda, app o dispositivo
- Adattarsi alla nuova app, alla sua interfaccia e al suo scopo
- Raccogliere le informazioni o eseguire l'azione nella nuova app prima di passare alla fase successiva del flusso di lavoro
- Distrazioni causate da app che non fanno parte del flusso di lavoro, come un eccesso di notifiche sul cellulare personale.
La toggle tax può influire sulla produttività organizzativa in vari modi.
Qual è l'impatto del toggle tax sulla produttività?
A prima vista, l'utilizzo di più app/schede sembra ovvio, persino necessario. Come potrebbe scrivere uno scrittore senza fare ricerche? Come potrebbe programmare uno sviluppatore senza il proprio toolkit? Come potrebbe un responsabile del servizio clienti accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno senza accedere a più app?
Sebbene alcuni spostamenti tra le app siano inevitabili, attivare/disattivare le app può diventare esponenzialmente elevato quando è eccessivo.
Stress e perdita di concentrazione: un attivare/disattivare eccessivo induce il cervello a produrre cortisolo, l'ormone dello stress, che ha un impatto significativo sul lavoro. Riduce la concentrazione, ritarda anche le attività più semplici e influisce sul benessere del dipendente.
Inefficienza: passare da un'app all'altra richiede ogni volta un riorientamento da parte degli utenti. Le informazioni conservate nella loro memoria a breve termine diminuiscono, perdendo il contesto e rendendo l'intero processo inefficace.
Inefficienza: lo studio HBR ha rilevato che ogni volta che si cambia contesto si perdono poco più di due secondi. Ciò significa che si impiegano fino a quattro ore alla settimana e cinque settimane lavorative all'anno solo per riorientarsi. Ciò causa ritardi inutili e un'inefficienza generale.
Tassi di errore più elevati: il continuo cambiamento di concentrazione può portare a errori e sviste, che poi si aggiungono al costo necessario per correggerli.
Minore qualità del lavoro: il cambio di contesto compromette la concentrazione. L'attenzione dispersiva fa sì che gli impiegati impieghino più tempo e lavoro richiesto per completare il proprio lavoro, senza avere lo spazio mentale per migliorarne la qualità.
Creatività soffocata: quando qualcuno deve passare da una dozzina di app per ogni processo, è guidato da una lista di controllo piuttosto che dalla propria mente creativa. Il cambio di contesto porta a un toggle tax eccessivo frammentando l'attenzione, interrompendo il lavoro profondo e soffocando la creatività e l'innovazione.
Se ti è mai capitato di passare da un'app all'altra con Alt-Tab e di chiederti: "Aspetta, cosa stavo facendo?", allora hai pagato la toggle tax. Una persona che guadagna 100.000 dollari all'anno potrebbe pagare fino a 9.000 dollari [fino a cinque settimane di stipendio] in toggle tax.
Questo aspetto può variare in modo significativo da un settore all'altro. Ecco come.
Come la toggle tax influisce sui diversi settori industriali
L'impatto complessivo di cui abbiamo discusso sopra si applica a tutti i settori. Tuttavia, alcuni sperimentano la toggle tax in modo diverso rispetto ad altri. Ecco come.
Finanza
I team finanziari sono responsabili di calcoli complessi, reportistica, proiezioni e conformità. Per ogni attività, passano da un software all'altro per ERP, pianificazione finanziaria, buste paga, conformità, ecc., oltre al project management, alla email e a innumerevoli fogli di calcolo.
Il toggle tax più rilevante per i dipendenti dei team finanziari è rappresentato dagli errori e dalle imprecisioni derivanti dal trasferimento manuale dei dati tra i sistemi. La mancanza di uno zero in un calcolo può portare a effetti composti eccessivi su tutta la linea!
Marketing
I team di marketing utilizzano diverse app per la pianificazione, la creazione di contenuti, la progettazione creativa, la pubblicazione, la distribuzione, il monitoraggio, l'analisi dei dati, la project management, la gestione delle relazioni con i clienti [CRM] e altro ancora.
Sebbene il marketing sia uno dei reparti più creativi di un'organizzazione, i suoi membri sono continuamente distratti dai loro strumenti di lavoro. Questa distrazione influisce sulla creatività, generando noia all'interno dell'organizzazione.
Risorse umane
Lo stack di strumenti del team HR include app per il reclutamento, l'onboarding, la gestione dei dipendenti, l'amministrazione dei benefit, la gestione delle prestazioni, ecc. Ad esempio, uno specialista nell'acquisizione di talenti elabora un singolo candidato passando da un sistema di tracciamento dei candidati [ATS], all'email, allo strumento di pianificazione dei colloqui, al sistema di gestione dei documenti, a Microsoft Teams, ecc.
Questa frammentazione può rallentare il reclutamento e aumentare il rischio di perdere i migliori talenti a causa dei ritardi.
Prodotto
I team di prodotto sono noti per il loro stack tecnologico. Documenti, roadmap, obiettivi, attività, tracciamento dei bug, integrazioni DevOps, note StandUp, feedback e retrospettive, presentazioni demo, software di fatturazione a tempo e così via. Quasi tutti questi strumenti aziendali sono necessari.
Senza il consolidamento e l'integrazione di questo stack di strumenti, il passaggio da uno all'altro può prolungare inutilmente la durata ciclo, ridurre la qualità e impedire l'innovazione.
Che tu sia un marketer, uno scrittore, un programmatore, un responsabile del servizio clienti o un artista, il toggle tax è superfluo. Sebbene alcuni cambiamenti di contesto siano inevitabili, ecco come puoi ridurre al minimo il tempo dedicato al toggle tax con semplici modifiche ai tuoi flussi di lavoro.
Come ridurre il toggle tax
È importante ricordare che il semplice fatto di avere più app non comporta necessariamente un aumento del toggle tax. Nel moderno lavoro intellettuale, è necessario disporre di una serie di app per portare a termine il lavoro. In molti casi, queste app accelerano anche lo svolgimento delle attività.
Il toggle tax si verifica quando si passa eccessivamente da un'app all'altra in modi inutili e complicati. Ecco come gestire più progetti e attività contemporaneamente, evitando senza sforzo il toggle tax.
Ripensa i tuoi flussi di lavoro
Prenditi del tempo per riflettere sui tuoi attuali flussi di lavoro. Ad esempio, come team di marketing, pensa a tutte le attività che svolgi e a come il lavoro passa da un passaggio all'altro.
Mappa gli strumenti che stai utilizzando nel processo. ClickUp lavagna online offre un ottimo spazio collaborativo per disegnare i flussi di lavoro esistenti.
Identifica i duplicati e le ridondanze. Ad esempio, potresti utilizzare Documenti Google, Microsoft Word e il blocco note per creare contenuti.
Progetta il tuo stato ideale. Usa le mappe mentali di ClickUp per immaginare come potrebbe essere il tuo processo più efficiente. Oppure usa le visualizzazioni di ClickUp per visualizzare il tuo flusso di lavoro in oltre 15 modi personalizzabili.
Consolida strumenti e informazioni
Affinché il lavoro proceda senza intoppi, è necessario consolidare le informazioni e consentirne l'accesso a tutti i membri del team. Ad esempio, come professionista delle risorse umane, se hai le informazioni sui candidati nell'ATS, la lettera di offerta su Documenti Google e la conversazione di negoziazione via email, il toggle tax che paghi tra questi tre elementi è superfluo.
Cerca di impostare l'intero flusso di lavoro in un unico strumento. I moduli ClickUp aiutano a raccogliere le informazioni dei candidati in un unico posto. Puoi caricare la lettera di offerta in formato PDF nella loro attività di candidatura e gestire la discussione sulla negoziazione nei commenti. Questo aiuta a gestire il ciclo di vita dei candidati senza dover attivare/disattivare diverse app.
Trova il modo di integrare i tuoi strumenti. Quando devi utilizzare diversi software, fai in modo che le informazioni entrino ed escano dal tuo strumento principale. ClickUp offre oltre 1000 integrazioni per diventare il tuo unico punto di riferimento per tutti i flussi di lavoro.
Sviluppa capacità di reportistica. Grazie a queste integrazioni, ClickUp Dashboard ti consente di visualizzare tutti i report di cui hai bisogno in un unico posto. Visualizza le metriche relative all'acquisizione dei talenti, come i tassi di accettazione, i tempi di risposta, l'esperienza dei candidati, ecc. Utilizza queste informazioni per ottimizzare i flussi di lavoro ed evitare di pagare la toggle tax.
Crea un ambiente di lavoro completo con la funzione di ricerca
Il consolidamento delle informazioni consente l'accesso. Ma questo da solo non basta. Immagina di far parte di un team di sviluppo software in cui devi dedicare tempo alla ricerca dei criteri di accettazione per la funzionalità/funzione che stai programmando.
Per essere efficaci, i team devono essere in grado di trovare le informazioni senza pagare un costo aggiuntivo. La Ricerca universale di ClickUp è progettata proprio per evitare questo.
- Trova rapidamente qualsiasi file, sia che si trovi in ClickUp, in un'app collegata o sul tuo disco locale.
- Aggiungi comandi di ricerca personalizzati come scorciatoie ai link, archiviazione di testo per un uso successivo e altro ancora per cercare qualsiasi cosa in un unico posto.
- Estendi la ricerca alle tue app preferite e cerca tutto in un unico posto
- Effettua ricerche praticamente da qualsiasi luogo, inclusi il Centro di comando, la barra di azione globale o il desktop.
Automatizza
I team attivano/disattivano un'app per svolgere piccole attività, come aggiornare lo stato o spuntare un'attività, molte delle quali possono essere facilmente automatizzate. L'automazione semplifica i flussi di lavoro, gestisce le attività ripetitive e riduce al minimo il lavoro richiesto.
Automazioni ClickUp
Con oltre 100 automazioni ClickUp, elimina le attività ripetitive, come l'assegnazione di attività, la pubblicazione di commenti, la modifica degli stati, la notifica dei ritardi, ecc.
Ad esempio, le informazioni di un cliente inserite nel software di gestione degli ordini possono essere aggiornate automaticamente su ClickUp, consentendo un unico flusso di lavoro condiviso ed eliminando la necessità di inserire manualmente gli stessi dati in più luoghi.
ClickUp Brain
Utilizza l'IA per svolgere le tue attività ed eliminare il toggle tax. Dal riepilogare gli appunti delle riunioni al fornirti risposte, ClickUp Brain può essere il tuo assistente personale per le tue esigenze specifiche.
Risparmia sulla toggle tax con ClickUp
La maggior parte del lavoro nel mondo digitale dipende dai dati provenienti da varie fonti. Il valore fornito da questi dati è spesso il principale elemento di differenziazione di un'organizzazione. Tuttavia, il prezzo da pagare per questo, ovvero la toggle tax, può spesso essere eccessivo e nessuna tecnica di gestione del tempo può impedirlo.
ClickUp è qui per aiutarti. Con un gran numero di funzionalità/funzioni, visualizzazioni, integrazioni e una Ricerca universale basata sull'IA, ClickUp è progettato per essere la tua area di lavoro all-in-one.
Rendi il tuo lavoro più efficiente. Prova ClickUp oggi stesso gratis!