Ogni volta che partecipi a una riunione strategica, sia a livello aziendale che all'interno del tuo team, probabilmente ti sei imbattuto in slide che documentano gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) e gli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Le aziende si affidano a loro per una buona ragione: forniscono un approccio quantitativo e basato sui dati al processo di gestione delle prestazioni.
Il 79% delle aziende progetta e implementa i KPI su base annuale.
Ma ecco la domanda fondamentale: quando è opportuno utilizzare gli OKR e quando i KPI?
In questo blog analizzeremo le loro differenze principali (con esempi reali) e vi mostreremo come integrarli entrambi nei vostri processi per ottenere il massimo impatto.
Che cos'è un OKR?
OKR (Objectives and Key Results) si riferisce a un modello di definizione degli obiettivi utilizzato dalle organizzazioni (e dai team) per definire gli obiettivi e misurare le prestazioni.
In generale, un OKR ha tre componenti:
- Obiettivo: una dichiarazione qualitativa che descrive ciò che si desidera ottenere.
- Risultati chiave: metriche quantitative che misurano lo stato dei progressi verso il tuo obiettivo
- Iniziativa: la strategia (progetti o attività specifici) che contribuirà al raggiungimento dei risultati chiave.
Gli OKR forniscono un senso di scopo, direzione e titolarità. Spingono i team a concentrarsi su ciò che conta di più senza essere distratti dalle decine di attività a bassa priorità e a basso impatto presenti nell'elenco delle attività da fare.
Alcuni scenari in cui gli OKR funzionano bene sono:
- Pianificazione trimestrale: aiutano i team a stabilire le priorità e a concentrarsi sulle iniziative più importanti all'interno di un determinato trimestre.
- Iniziative strategiche: l'utilizzo degli OKR quando si lanciano nuovi progetti o iniziative può aiutarti a definire obiettivi chiari, migliorare la trasparenza tra i team interfunzionali e garantire che tutti lavorino per ottenere lo stesso risultato finale.
- Valutazioni delle prestazioni: forniscono dati misurabili per le valutazioni delle prestazioni, consentendo un feedback più obiettivo e approfondito, privo di pregiudizi personali.
E ora vediamo come impostare e effettuare il monitoraggio degli OKR:
- Inizia con una chiara comprensione della visione e degli obiettivi strategici della tua organizzazione, collegando i tuoi OKR alla tua missione generale.
- Definisci da 2 a 4 obiettivi ambiziosi e raggiungibili che riflettono ciò che desideri ottenere entro un determinato periodo di tempo (in genere trimestrale).
- Per ogni obiettivo, stabilisci da 3 a 5 risultati chiave misurabili (metriche) che consentiranno di effettuare il monitoraggio dello stato.
- Crea un piano attuabile in modo che tutti i membri del team comprendano come gli OKR si allineano alle responsabilità individuali.
- Verifica regolarmente lo stato verso i risultati chiave attraverso riunioni settimanali o bisettimanali.
- Discuti cosa ha funzionato e cosa no; usa queste informazioni per perfezionare gli OKR futuri.
Esempi di OKR
Ora che abbiamo discusso degli OKR e dei vantaggi che possono apportare alla tua organizzazione, esaminiamo alcuni esempi specifici di OKR.
⚒️ Esempio 1: Project management
- Obiettivo: migliorare l'efficienza nella realizzazione dei progetti Risultato chiave 1: ridurre i tempi di completamento dei progetti del 20% Risultato chiave 2: ottenere una variazione del budget di progetto inferiore al 5% Risultato chiave 3: aumentare il punteggio di soddisfazione degli stakeholder ad almeno il 90% Iniziativa: Utilizzare un software di project management per effettuare il monitoraggio in tempo reale delle attività, delle scadenze e dello stato dei progetti Iniziativa: Creare modelli riutilizzabili per i piani di progetto, le valutazioni dei rischi e i piani di comunicazione per ridurre il lavoro manuale
- Risultato chiave 1: Ridurre del 20% i tempi di completamento dei progetti
- Risultato chiave 2: Raggiungere una variazione del budget del progetto inferiore al 5%.
- Risultato chiave 3: aumentare il punteggio di soddisfazione degli stakeholder ad almeno il 90%.
- Iniziativa: utilizza un software di project management per effettuare il monitoraggio in tempo reale delle attività, delle scadenze e dello stato dei progetti.
- Iniziativa: crea modelli riutilizzabili per piani di progetto, valutazioni dei rischi e piani di comunicazione per ridurre il lavoro manuale.
- Risultato chiave 1: Ridurre del 20% i tempi di completamento dei progetti
- Risultato chiave 2: Raggiungere una variazione del budget del progetto inferiore al 5%.
- Risultato chiave 3: aumentare il punteggio di soddisfazione degli stakeholder ad almeno il 90%.
- Iniziativa: utilizza un software di project management per effettuare il monitoraggio in tempo reale delle attività, delle scadenze e dello stato dei progetti.
- Iniziativa: crea modelli riutilizzabili per piani di progetto, valutazioni dei rischi e piani di comunicazione per ridurre il lavoro manuale.
🔮 Esempio 2: Pianificazione strategica
- Obiettivo: espandere la presenza sul mercato asiatico Risultato chiave 1: Raggiungere una quota di mercato del 15% in Asia entro un anno Risultato chiave 2: Lanciare tre nuovi prodotti personalizzati per i mercati asiatici Risultato chiave 3: Stabilire partnership con cinque distributori locali Iniziativa: Lanciare campagne di marketing localizzate nei principali mercati asiatici con messaggi culturalmente rilevanti Iniziativa: Analizzare i prezzi della concorrenza e sviluppare una strategia di prezzi competitiva per attirare nuovi clienti
- Risultato chiave 1: raggiungere una quota di mercato del 15% in Asia entro un anno.
- Risultato chiave 2: lanciare tre nuovi prodotti su misura per i mercati asiatici.
- Risultato chiave 3: Stabilire partnership con cinque distributori locali
- Iniziativa: Lanciare campagne di marketing localizzate nei principali mercati asiatici con messaggi culturalmente rilevanti.
- Iniziativa: analizza i prezzi della concorrenza e sviluppa una strategia di prezzi competitiva per attirare nuovi clienti.
- Risultato chiave 1: raggiungere una quota di mercato del 15% in Asia entro un anno.
- Risultato chiave 2: lanciare tre nuovi prodotti su misura per i mercati asiatici.
- Risultato chiave 3: Stabilire partnership con cinque distributori locali
- Iniziativa: Lanciare campagne di marketing localizzate nei principali mercati asiatici con messaggi culturalmente rilevanti.
- Iniziativa: analizza i prezzi della concorrenza e sviluppa una strategia di prezzi competitiva per attirare nuovi clienti.
🎧 Esempio 3: Performance del supporto clienti
- Obiettivo: Migliorare l'esperienza del supporto clienti Risultato chiave 1: Ridurre del 30% il tempo medio di risposta alle richieste dei clienti Risultato chiave 2: Aumentare le valutazioni dei clienti dai sondaggi a oltre l'85% Risultato chiave 3: Risolvere almeno il 90% dei ticket di assistenza al primo contatto Iniziativa: integrare un chatbot basato sull'IA nel tuo sito web per fornire risposte immediate alle domande di routine Iniziativa: garantire livelli adeguati di personale durante le ore di punta e implementare un sistema di supporto multilivello per gestire diversi livelli di richieste dei clienti
- Risultato chiave 1: Ridurre del 30% il tempo medio di risposta alle richieste dei clienti.
- Risultato chiave 2: aumentare le valutazioni dei clienti rilevate dai sondaggi a oltre l'85%.
- Risultato chiave 3: risolvere almeno il 90% dei ticket di supporto al primo contatto.
- Iniziativa: integra un chatbot basato sull'IA nel tuo sito web per fornire risposte immediate alle query di routine.
- Iniziativa: garantire livelli adeguati di personale durante le ore di punta e implementare un sistema di assistenza multilivello per gestire diversi livelli di richieste dei clienti.
- Risultato chiave 1: Ridurre del 30% il tempo medio di risposta alle richieste dei clienti.
- Risultato chiave 2: aumentare le valutazioni dei clienti rilevate dai sondaggi a oltre l'85%.
- Risultato chiave 3: risolvere almeno il 90% dei ticket di supporto al primo contatto.
- Iniziativa: integra un chatbot basato sull'IA nel tuo sito web per fornire risposte immediate alle query di routine.
- Iniziativa: garantire livelli adeguati di personale durante le ore di punta e implementare un sistema di assistenza multilivello per gestire diversi livelli di richieste dei clienti.
📚 Leggi anche: Il miglior software OKR (recensioni e prezzi)
Che cos'è un KPI?
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono metriche autonome e quantificabili che dimostrano l'efficacia con cui un'organizzazione sta raggiungendo un determinato obiettivo aziendale. Esempi di KPI includono il fatturato, il tasso di abbandono dei clienti, il traffico sul sito web e il turnover dei dipendenti.
Esistono due tipi di indicatori chiave di prestazione (KPI): indicatori anticipatori (metriche predittive) e indicatori ritardati (metriche riflettenti).
Gli indicatori anticipatori possono aiutare le organizzazioni a prevedere le prestazioni future, mentre gli indicatori ritardati forniscono informazioni basate sui risultati passati (dati storici).
Troverai organizzazioni che utilizzano i KPI in diverse impostazioni:
- KPI finanziari: misurano le prestazioni finanziarie, come la crescita dei ricavi o i margini di profitto.
- KPI operativi: valutano l'efficienza operativa, come i costi di produzione o la durata ciclo.
- KPI relativi ai clienti: valuta la soddisfazione e il coinvolgimento dei clienti, ad esempio tramite il Net Promoter Score (NPS) o i tassi di fidelizzazione dei clienti.
- KPI dei dipendenti: monitora il coinvolgimento dei dipendenti e valuta le loro prestazioni, compresi i tassi di turnover o le valutazioni di soddisfazione dei dipendenti.
Ecco una guida rapida all'implementazione dei KPI:
- Identifica gli obiettivi: determina cosa vuoi ottenere a livello organizzativo, dipartimentale o individuale.
- Seleziona i KPI pertinenti: scegli i KPI in linea con i tuoi obiettivi e fornisci informazioni utili.
- Fissare i traguardi: stabilire traguardi chiari per ogni KPI per definire e misurare l'esito positivo.
- Raccogli i dati: implementa sistemi per la raccolta e l'analisi dei dati relativi ai KPI selezionati durante la selezione.
- Monitorare lo stato: rivedere regolarmente le prestazioni dei KPI per valutare lo stato e apportare le modifiche necessarie.
- Comunicare i risultati: effettua la condivisione dei risultati dei KPI con le parti interessate per promuovere la trasparenza e la responsabilità.
👀 Lo sapevi? L'80% dei tuoi risultati deriva dal 20% del lavoro richiesto. Concentrati quindi su un numero limitato di KPI critici che generano l'impatto più significativo.
Esempi di KPI
📌 Metriche di valutazione delle prestazioni
- Ricavi commerciali: misura il totale delle transazioni chiuse e dei ricavi generati da un dipendente.
- Soddisfazione del cliente: misura il livello di soddisfazione dei clienti nei confronti del servizio offerto da un dipendente, ovvero il loro punteggio CSAT.
- Partecipazione alle riunioni: misura la partecipazione dei dipendenti alle riunioni e alle sessioni di formazione.
📌 Metriche di performance aziendale
- Crescita dei ricavi: misura l'aumento percentuale dei ricavi in un determinato periodo.
- Tasso di abbandono dei clienti: misura la percentuale di clienti che interrompono il rapporto commerciale con un'azienda.
- Quota di mercato: misura la percentuale di mercato servita da un'azienda.
- Ritorno sull'investimento (ROI): misura la redditività di un investimento.
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La differenza tra OKR e KPI
Ora che abbiamo visto come gli OKR e i KPI possono apportare benefici individuali alla tua organizzazione e come è possibile impostarli, approfondiamo i dettagli per esplorarne gli scopi distintivi.
| Aspetto | OKR | KPI |
| Definizione degli obiettivi | Obiettivi ambiziosi e qualitativi con supporto di risultati chiave quantitativi | Metriche specifiche, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitate nel tempo (SMART) |
| Scopo | Definisci la direzione strategica e ispira all'azione | Monitora lo stato dei progressi verso obiettivi specifici |
| Ambito | Obiettivi generali | Metriche specifiche e circoscritte |
| Tempistica | In genere trimestrale | Può essere applicato a diversi intervalli di tempo: giornaliero, settimanale, mensile e altri. |
| Flessibilità | Più flessibili e adattabili alle circostanze mutevoli, spesso stabiliti per periodi più lunghi. | Meno flessibile |
Definizione degli obiettivi
Gli OKR enfatizzano obiettivi qualitativi, ambiziosi e a lungo termine che ispirano e stimolano l'organizzazione. Si concentrano su "ciò che l'organizzazione mira a raggiungere", come "Aumentare la quota di mercato" o "Diventare leader del settore nella soddisfazione dei clienti".
I KPI, invece, si concentrano su metriche SMART e su come è possibile raggiungere un obiettivo super specifico come "aumentare le visite al sito web del 15% entro il mese prossimo".
🧠 Curiosità: alcuni esperti definiscono gli OKR "KPI con un'anima" perché aggiungono contesto e scopo alle metriche, collegando i risultati direttamente alla missione di un'organizzazione.
Scopo
Gli OKR sono uno strumento potente per definire la direzione strategica, ispirare l'azione e allineare i team all'interno dell'organizzazione. Forniscono una comprensione condivisa degli obiettivi organizzativi, motivano i dipendenti e promuovono una cultura della responsabilità.
I KPI sono più orientati alle decisioni. Il loro scopo principale è quello di effettuare il monitoraggio dei progressi, misurare le prestazioni e identificare le aree di miglioramento all'interno di un particolare processo o aspetto dell'attività, nonché fornire supporto al processo decisionale basato sui dati.
Ambito
Gli OKR forniscono in genere un quadro di riferimento di alto livello che guida la visione strategica complessiva dell'organizzazione, del team o del progetto.
👉🏼 Ad esempio, un OKR potrebbe essere "Aumentare la quota di mercato nella regione europea" o "Lanciare un nuovo prodotto che raggiunga 10.000 download entro il primo trimestre".
I KPI forniscono informazioni dettagliate su specifiche aree di business, come commerciale, marketing, ricavi o prestazioni dei dipendenti. Si concentrano su metriche più ristrette e specifiche che forniscono una visione granulare delle prestazioni.
👉🏼 Ad esempio, per un team commerciale, i KPI relativi all'OKR "Aumentare la quota di mercato nella regione europea" potrebbero includere "Aumentare il fatturato in Europa del 15%" o "Espandere i canali di distribuzione in tre nuovi paesi europei".
Tempistica
Gli OKR funzionano meglio se pianificati a lungo termine, in genere almeno un trimestre. Questo lasso di tempo consente di trovare un equilibrio tra l'attenzione al breve termine e la direzione strategica a lungo termine, consentendo revisioni e adeguamenti regolari per mantenere l'organizzazione sulla strada giusta e adattabile al cambiamento.
I KPI, invece, sono più flessibili. Richiedono semplicemente un arco temporale e possono essere sottoposti a monitoraggio su giorni, settimane o persino anni, come la metrica Annual Recurring Revenue (ARR) ampiamente utilizzata nella maggior parte delle organizzazioni.
👉🏼 Ad esempio, il traffico giornaliero del sito web aiuta a monitorare le tendenze a breve termine, mentre il tasso di abbandono dei clienti viene solitamente misurato su base mensile o annuale. Questa flessibilità consente alle aziende di effettuare il monitoraggio delle prestazioni a diversi livelli di dettaglio, ottenendo informazioni sia sull'attuale stato che sulle tendenze a lungo termine.
Flessibilità
Gli OKR sono intrinsecamente flessibili e adattabili alle esigenze e alle circostanze specifiche di ciascuna organizzazione. Si basano sugli obiettivi, sulla missione e sulla visione dell'azienda. Questa flessibilità consente di apportare modifiche per riflettere le mutevoli condizioni di mercato, le opportunità emergenti e le sfide impreviste.
👉🏼 Ad esempio, se un concorrente lancia un nuovo prodotto dirompente, un'organizzazione può adeguare rapidamente i propri OKR per affrontare l'ultima minaccia e mantenere il proprio vantaggio competitivo.
D'altra parte, i KPI dovrebbero generalmente rimanere coerenti nel tempo per garantire confronti significativi delle tendenze delle prestazioni e identificare le aree di miglioramento. Modifiche frequenti ai KPI possono rendere difficile il monitoraggio preciso dei progressi, identificare le cause alla radice dei problemi di prestazione e dimostrare l'impatto delle iniziative di miglioramento.
OKR vs KPI vs KRA
Un altro modello che viene spesso confuso con OKR e KPI è il KRA (Key Result Areas, aree di risultato chiave). I KRA sono obiettivi SMART che le organizzazioni definiscono per effettuare il monitoraggio dei progressi e dell’esito positivo in vari ruoli. Elencano le principali responsabilità associate a un determinato lavoro o ruolo.
Riassumendo:
- I KRA definiscono le aree chiave in cui un'organizzazione deve eccellere.
- Gli OKR fissano obiettivi ambiziosi in quelle aree chiave.
- I KPI monitorano lo stato dei progressi compiuti nel raggiungimento di tali obiettivi.
OKR, KPI e MBO
Allo stesso modo, l'MBO (Management by Objectives) è un modello spesso utilizzato con i KPI e gli OKR per il monitoraggio delle prestazioni. L'MBO è un processo in cui i manager e i singoli membri del team stabiliscono collaborativamente gli obiettivi, allineando gli obiettivi individuali con quelli più ampi dell'organizzazione.
👉🏼 Supponiamo che un team di marketing miri ad aumentare la notorietà del marchio per una nuova linea di abbigliamento sportivo ecologico:
- L'OKR sarebbe quello di diventare il marchio leader di abbigliamento sportivo ecologico al raggiungimento del traguardo.
- Il KPI misurerebbe il traffico totale del sito web proveniente da tutte le fonti.
- L'MBO sarebbe l'obiettivo individuale per ciascun membro del team di marketing, come aumentare il traffico del 25% entro il prossimo trimestre utilizzando annunci a pagamento.
📚 Leggi anche: OKR e MBO
Integrazione di OKR e KPI nel project management
Inserendo OKR e KPI nel tuo sistema di project management, potrai collegare ciascuno dei tuoi singoli progetti al tuo obiettivo principale e generale. Allo stesso tempo, i dati raccolti tramite i KPI consentono un processo decisionale basato sui dati durante l'intero ciclo di vita del progetto.
ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, riunisce in un unico posto tutte le tue esigenze di definizione degli obiettivi, monitoraggio e project management, rendendo il monitoraggio delle prestazioni semplicissimo.
📮 ClickUp Insight: Pensi che l'elenco delle attività da fare funzioni? Ripensaci. Il nostro sondaggio mostra che il 76% dei professionisti utilizza un proprio sistema di prioritizzazione per la gestione delle attività. Tuttavia, una recente ricerca conferma che il 65% dei lavoratori si concentra su risultati facili da ottenere piuttosto che su attività di alto valore senza un'efficace prioritizzazione.
Le priorità delle attività di ClickUp trasformano il modo in cui visualizzi e affronti progetti complessi, evidenziando facilmente le attività critiche. Con i flussi di lavoro basati sull'IA e i flag di priorità personalizzati di ClickUp, saprai sempre cosa affrontare per primo.
Vediamo come è possibile implementare OKR e KPI nel tuo sistema di project management.
1. Definisci gli OKR a livello di progetto
Inizia esaminando gli obiettivi strategici generali della tua organizzazione e gli OKR rilevanti a livello aziendale. Quindi, chiediti in che modo un determinato progetto può contribuire al raggiungimento di questi obiettivi di livello superiore.
Puoi anche organizzare una sessione di brainstorming con il tuo team dirigenziale per raccogliere suggerimenti sui potenziali OKR a livello di progetto. Ricorda, l'obiettivo è quello di fissare obiettivi "ambiziosi" e incentrati sui risultati.
Utilizzando ClickUp Docs, puoi centralizzare la documentazione importante relativa al processo di definizione degli obiettivi, mentre ClickUp Brain, l'intelligenza artificiale proprietaria di ClickUp, ti aiuta a raccogliere idee e a individuare obiettivi rilevanti da perseguire. Può anche riepilogare/riassumere le decisioni relative a obiettivi e traguardi, mantenendo tutti allineati.
Basta chiedere a ClickUp Brain di esaminare i tuoi vari documenti e suggerirti degli OKR che creino una connessione tra il tuo obiettivo più ampio e un progetto specifico. Et voilà! Otterrai suggerimenti contestualizzati che potrai perfezionare ulteriormente utilizzando dei prompt.
Una volta stabiliti i tuoi obiettivi, chiedi all'IA di creare un documento pronto per la stampa che spieghi i tuoi obiettivi e i risultati chiave da condividere con il resto del tuo team.
📚 Leggi anche: Modelli gratuiti per la definizione degli obiettivi e il monitoraggio dei progressi per Excel e ClickUp
2. Identifica i KPI rilevanti
Il passaggio successivo consiste nello scegliere i KPI che calcolano i progressi verso i risultati chiave che hai fissato per i tuoi obiettivi. Questo ti fornirà preziose informazioni sulle prestazioni del progetto, ti aiuterà a identificare le aree di miglioramento e, infine, a prendere decisioni basate sui dati per garantire il successo del progetto.
💡 Suggerimento professionale: chiediti: "Questo KPI mostra davvero se ci stiamo avvicinando al raggiungimento del nostro obiettivo?" Un altro suggerimento è quello di evitare KPI eccessivamente complessi o difficili da misurare. Scegli invece metriche facili da comprendere, da monitorare e da interpretare.
3. Integra i tuoi OKR e KPI con il tuo strumento di project management
Una volta stabiliti i tuoi KPI e verificata l'accuratezza della loro origine dati, puoi includerli nelle tue attività e nei tuoi progetti. Ad esempio, puoi utilizzare gli stati personalizzati delle attività di ClickUp, come "In linea", "Ritardato", "Fuori linea" e altri ancora, per monitorare i tuoi KPI.
ClickUp offre anche modelli gratis che semplificano questo processo, come il modello OKR di ClickUp. Questo strumento di pianificazione super intuitivo è progettato per aiutare i team a impostare, monitorare e raggiungere in modo efficace i propri OKR.
Ecco cosa include questo modello OKR:
- Cadenza di pianificazione: delinea la struttura di base e la tempistica per la pianificazione degli OKR, ad esempio cicli trimestrali o semestrali, garantendo una definizione degli obiettivi coerente e tempestiva.
- Elenchi OKR: questi elenchi consentono ai team di suddividere obiettivi di ampio respiro in obiettivi specifici e misurabili e di effettuare il monitoraggio dello stato dei progressi compiuti verso ciascun risultato chiave.
Il modello dispone anche di diversi campi personalizzati che ti aiutano a classificare e organizzare i tuoi OKR. Per ogni attività, puoi aggiungere un tag come Obiettivo, Risultato chiave, Pianificazione e Esecuzione.
Allo stesso modo, puoi anche raggruppare le attività in una specifica "Iniziativa". Ancora meglio, una barra di avanzamento tiene traccia del tasso di completamento in base al numero di azioni che hai spuntato.
Una volta creato il tuo sistema OKR, il passaggio successivo è aggiungere i tuoi KPI. Puoi farlo aggiungendo alcuni campi personalizzati alle tue attività:
- Valore target: campo numerico in cui annotare il valore target del KPI.
- Valore effettivo: campo numerico per annotare il valore effettivo dell'attuale KPI.
- Differenza: campo della formula per indicare la differenza tra il valore del traguardo e quello effettivo.
- Stato (%): un altro campo formula per calcolare la percentuale del valore del traguardo raggiunto.
In ClickUp, puoi utilizzare i codici riportati di seguito per impostare questi campi formula:
- Differenza: (campo("Valore target") – (campo("Valore effettivo")
- Stato: CONCATENATE((campo("Valore effettivo") / campo("Valore target")) * 100, "%")
Naturalmente, puoi utilizzare il modello KPI di ClickUp per impostare, monitorare e analizzare senza difficoltà gli indicatori chiave di prestazione, assicurandoti che il tuo team rimanga in linea con gli obiettivi aziendali. Personalizzalo in base al tuo settore e ottieni informazioni in tempo reale sulle tendenze delle prestazioni.
Ecco cosa può fare questo modello per te:
- Dashboard KPI personalizzate: visualizza i progressi con grafici e report dinamici.
- Monitoraggio automatizzato: imposta i traguardi e monitora le prestazioni senza alcuno sforzo.
- Collaborazione e avvisi: assegna i titolari dei KPI e ricevi aggiornamenti in tempo reale.
💡Suggerimento professionale: abbina il tuo modello di monitoraggio KPI al modello di obiettivi SMART di ClickUp per definire obiettivi chiari e realizzabili in linea con i tuoi indicatori chiave di prestazione, assicurandoti che ogni obiettivo sia specifico, misurabile e di grande impatto!
4. Imposta dei dashboard per il monitoraggio dei progressi
Ora che hai effettuato l'impostazione dei tuoi OKR e KPI, il passaggio successivo è il monitoraggio. Il modo migliore per farlo è utilizzare i dashboard OKR e i grafici di avanzamento KPI.
Questi consolidano le metriche chiave e gli aggiornamenti sullo stato in un unico luogo facilmente accessibile, così non dovrai setacciare vari fogli di calcolo, report e origini dati.
In ClickUp, hai a disposizione una funzionalità integrata per la definizione e il monitoraggio degli obiettivi, ClickUp Goals, che ti consente di monitorare i progressi verso i tuoi obiettivi in tempo reale utilizzando dashboard personalizzabili e barre di avanzamento. Ti offre anche diverse opzioni per organizzare i tuoi dati, tra cui:
- Aggiornamento sui progressi: per monitorare i progressi verso i risultati chiave e il completamento complessivo del progetto.
- Grafici Gantt: per visualizzare le sequenze dei progetti e identificare potenziali colli di bottiglia.
- Grafici a torta: per illustrare la suddivisione delle attività di progetto o l'allocazione delle risorse
- Widget numerici: per visualizzare KPI quali budget speso, punteggi di soddisfazione dei clienti e percentuali di completamento delle attività.
Questi report visivi possono aiutarti a identificare i punti di forza e di debolezza, individuare i potenziali rischi e prendere decisioni informate su vari aspetti del tuo progetto, assicurandoti che tutto proceda secondo i piani.
📚 Leggi anche: Come effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti con le schede di valutazione KPI
5. Verifica periodicamente lo stato dei progressi compiuti
Il passaggio finale consiste nel programmare controlli regolari (ad esempio settimanali o bisettimanali) per verificare lo stato dei progressi compiuti. Durante questi controlli, puoi analizzare i dati raccolti tramite i KPI per adeguare i risultati chiave, rivedere le sequenze o riassegnare le risorse.
Migliori pratiche OKR e KPI
Infine, ecco alcune best practice per l'impostazione e la gestione degli OKR:
- Fissa obiettivi ambiziosi ma realizzabili. Dovrebbero ispirare e motivare i dipendenti a raggiungere i risultati desiderati, senza sopraffarli e finire per esaurirli.
- Concentrati su un numero limitato di OKR (in genere 2-4 obiettivi con 3-5 risultati chiave ciascuno) per mantenere chiarezza e focalizzazione.
- Incoraggia il feedback continuo tra i membri del team riguardo allo stato dei loro obiettivi sugli OKR. Questo può aiutare a identificare tempestivamente gli ostacoli e consentire la risoluzione collaborativa dei problemi.
Allo stesso modo, quando si impostano i KPI, assicurarsi di:
- Seleziona metriche che abbiano origini dati chiare e affidabili e che possano essere quantificate e monitorate nel tempo.
- Effettua l'automazione del monitoraggio dei KPI per risparmiare tempo e ottenere risultati accurati.
- Utilizza dashboard e grafici per visualizzare i dati KPI e identificare tendenze e modelli.
Infine, assicurati che i KPI supportino il raggiungimento degli OKR selezionando metriche che misurino direttamente i progressi verso i risultati chiave. Questo allineamento crea la perfetta armonia tra l'allineamento organizzativo e la crescita accelerata.
Configura sistemi OKR e KPI basati sull'IA con ClickUp.
In sintesi, gli OKR si concentrano su "cosa" vuoi ottenere e "perché" è importante. Forniscono un quadro di riferimento per la definizione di obiettivi ambiziosi e la direzione strategica.
I KPI si concentrano sul "come" stai progredendo verso i tuoi obiettivi. Forniscono dati per il monitoraggio delle misure di performance e per l'identificazione delle aree di miglioramento. In genere, avrai bisogno di alcuni KPI relativi a ciascun risultato chiave per misurare lo stato e massimizzare il lavoro richiesto per i tuoi obiettivi OKR.
Sebbene ciò possa essere fatto manualmente, automatizzare molti di questi processi utilizzando uno strumento di project management come ClickUp può aumentare significativamente l'efficienza e semplificare l'intero processo OKR.
Ad esempio, puoi attivare aggiornamenti delle attività in base allo stato dei KPI, visualizzare le prestazioni in tempo reale con grafici intuitivi e sfruttare ClickUp Brain per il brainstorming e il lavoro intenso, due attività che spesso richiedono più lavoro richiesto. Il risultato: meno lavoro richiesto e più impatto!
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