Gestire un'azienda è come essere sulle montagne russe. È un continuo alternarsi di alti e bassi. È inevitabile affrontare delle sfide, molte delle quali derivano da ambiguità dei processi, inefficienze, comunicazioni errate e confusione dei ruoli.
Fortunatamente, gli strumenti per mappare i processi eliminano queste inefficienze. Uno di questi strumenti è SIPOC.
Che cos'è SIPOC?
SIPOC è l'acronimo di Suppliers Inputs Process Outputs and Customers (Fornitori, Input, Processi, Output e Clienti). Si tratta di uno strumento visivo utilizzato in Six Sigma per visualizzare e mappare gli elementi chiave rilevanti di un processo.
Un diagramma SIPOC riepiloga gli input, gli output e i processi critici e di alto livello di tutte le parti interessate per vari progetti, inclusi i processi di produzione, di transazione, di supporto, IT, ecc.
Una volta creato, il diagramma SIPOC fornisce il punto di riferimento per definire le metriche di processo, le linee guida, gli obiettivi del progetto e i rischi. Stabilisce le basi e fornisce una vista dettagliata per un progetto di miglioramento.
La creazione di un diagramma SIPOC è semplice, ma richiede tempo, lavoro richiesto e una comprensione approfondita di tutti i processi aziendali. Fortunatamente, i modelli SIPOC predefiniti rendono tutto più facile.
Cosa sono i modelli SIPOC?
I modelli SIPOC sono strumenti visivi standardizzati che aiutano a documentare e analizzare le informazioni chiave relative a input, output, fornitori, processi e clienti coinvolti in un processo aziendale. Offrono un approccio sistematico al miglioramento dei processi.
Puoi utilizzare un diagramma SIPOC personalizzato o procurartene uno già pronto. Ognuno ha i suoi pro e contro.
Un diagramma SIPOC personalizzato ti consente di adattarlo alla natura specifica della tua attività e dei tuoi flussi di lavoro. Tuttavia, crearne uno richiede tempo, poiché richiede lavoro richiesto e una buona comprensione di tutti i processi necessari per implementare e raggiungere gli obiettivi del progetto.
Puoi utilizzare un modello di diagramma SIPOC predefinito per risparmiare tempo e lavoro richiesto. Online sono disponibili molti modelli di diagrammi SIPOC per il project management e le operazioni. Puoi utilizzarli per comprendere l'ambito di lavoro di progetti complessi.
I modelli SIPOC aiutano a visualizzare il processo necessario per pianificare e lanciare nuovi prodotti o servizi. Oppure, puoi usarli per identificare le sfide e le lacune in un processo esistente e migliorarlo.
Cosa rende un modello SIPOC efficace?
Un buon modello SIPOC si adatta ai nuovi processi e apporta miglioramenti che aiutano a ridurre al minimo gli errori, la confusione e le incomprensioni tra le parti interessate. Il risultato finale è la soddisfazione dei clienti.
Ecco le caratteristiche di un buon modello SIPOC:
- Appeal visivo: poiché i modelli SIPOC sono rappresentazioni visive dei processi, devono avere una struttura chiara. Dovrebbero inoltre utilizzare colori, font e formattazione coerenti, insieme a uno spazio bianco sufficiente per facilitare la comprensione.
- Facilità d'uso: i membri del team dovrebbero essere in grado di trovare le informazioni di cui hanno bisogno, i processi da intraprendere, i passaggi chiave e i risultati per portare a termine le attività senza alcuna difficoltà.
- Chiarezza: un buon modello dovrebbe presentare le informazioni in modo chiaro e conciso. Tutti gli stakeholder dovrebbero trovarlo di facile comprensione.
- Personalizzazione: flussi di lavoro e processi diversi hanno esigenze, complessità e sfumature diverse. Un buon modello SIPOC deve essere personalizzabile e adattabile a tali requisiti.
- Completezza: dovrebbe contenere tutte le informazioni rilevanti di cui i membri del team hanno bisogno. Un avvertimento: evita di cercare di catturare ogni minimo dettaglio. Mantieni una vista dettagliata per evitare di sovraccaricare il modello.
- Accessibilità: un buon modello di diagramma SIPOC deve essere disponibile e accessibile a tutte le parti interessate.
- Aggiornamenti regolari: un modello SIPOC deve consentire aggiornamenti regolari man mano che i processi evolvono. Questo vi aiuterà a identificare le lacune e le opportunità di miglioramento.
Seguendo queste linee guida otterrai un grafico SIPOC che comunica in modo efficace gli elementi chiave di un processo in un diagramma chiaro, logico e personalizzabile.
Suggerimento professionale: prova queste fantastiche app per la pianificazione del lavoro insieme ai modelli SIPOC per ottimizzare il project management dei tuoi progetti e processi.
10 modelli SIPOC da utilizzare
Ecco un elenco selezionato di 10 modelli SIPOC che dovresti utilizzare per ottimizzare e semplificare i processi.
1. Modello SIPOC ClickUp
Il modello SIPOC di ClickUp ti aiuterà a comprendere visivamente le relazioni tra fornitori, input, processi, output e clienti per tutti i tuoi progetti. Consulta questo modello prima di avviare un progetto o perfezionare un processo esistente.
Il modello ti dà accesso a otto campi personalizzati, in cui puoi aggiungere e salvare attributi importanti come email, indirizzo, prezzo per quantità, SIPOC, contatti e altro ancora.
Presentando i processi in viste personalizzate, il modello rende più facile comprendere anche i progetti complessi e individuare opportunità per migliorare un processo e ottenere rendimenti migliori.
Crea diagrammi SIPOC per raccogliere informazioni sull'utilizzo delle risorse e contribuire a migliorare ogni aspetto di un flusso di lavoro. Permette a tutti i reparti e i team di essere sulla stessa lunghezza d'onda, eliminando confusione, errori e imprecisioni.
Utilizza il modello per collaborare su uno spazio di lavoro condiviso con altre parti interessate, effettuando il monitoraggio dell'andamento, dei tag e delle dipendenze rilevanti.
2. Modello di processi e procedure ClickUp
Hai mai desiderato sapere come funziona un particolare processo nella tua organizzazione? Come recluta i nuovi dipendenti il reparto Risorse umane? Come fa il reparto Approvvigionamenti ad assicurarsi le migliori offerte? Come avviene il lancio di un prodotto?
Se la tua organizzazione ha utilizzato il modello di processi e procedure di ClickUp, potrai trovare tutto ciò che ti serve in un unico posto!
Questo modello SIPOC ti aiuta a definire processi e procedure, collegandoli agli stakeholder pertinenti. Utilizzalo per centralizzare tutti i tuoi processi in un unico posto per un accesso rapido e creare un approccio coerente per tutte le attività pertinenti.
Potrai quindi gestire uno o più processi da un'unica dashboard e ottenere tutti i dati del progetto attraverso utili bacheche Kanban.
Dandoti accesso ai dettagli del progetto, ti consente di effettuare il monitoraggio delle attività ripetitive e misurare le prestazioni in ogni passaggio del processo. Ti aiuta anche a individuare potenziali errori per risolverli tempestivamente.
3. Modello di procedura operativa standard ClickUp
Le procedure operative standard (SOP) sono per le aziende ciò che l'olio è per un motore: garantiscono un funzionamento regolare senza scossoni e strappi. Le SOP stabiliscono linee guida per standardizzare le funzioni di routine, assicurando un'esecuzione coerente delle attività tra i team.
Essi definiscono lo scopo di una procedura, i passaggi necessari per la sua esecuzione, la sua portata e i suoi limiti. Specificano inoltre i ruoli e le responsabilità delle persone coinvolte in tali procedure. In definitiva, garantiscono che il prodotto o servizio finale soddisfi i requisiti del cliente.
Utilizza il modello di procedura operativa standard di ClickUp per creare, organizzare, gestire e ripetere le procedure operative standard per la tua attività aziendale.
Questo modello ti consente di impostare processi e procedure standardizzati nella tua organizzazione per ridurre i costi e massimizzare l'utilizzo delle risorse.
La combinazione delle procedure operative standard con le mappe di processo SIPOC semplifica la gestione congiunta di più progetti e programmi.
Il modello aiuta anche a identificare le aree di miglioramento e le collaborazioni interfunzionali all'interno di un'azienda. Puoi creare i tuoi flussi di lavoro in ClickUp utilizzando viste personalizzate come Carico di lavoro, Calendario e altre.
Stabilisci una comprensione condivisa dell'intero processo utilizzando questo modello per mantenere accuratezza, qualità e coerenza.
4. Modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori ClickUp
Se hai a che fare regolarmente con più fornitori, probabilmente hai bisogno di una soluzione per la gestione dei fornitori.
La gestione dei fornitori garantisce il controllo dei costi, l'efficienza e gli standard di qualità per prodotti e servizi. Aiuta inoltre le organizzazioni a gestire i rischi finanziari, legali e relativi alla catena di fornitura.
Utilizza il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp per registrare i passaggi di alto livello per una gestione efficace dei fornitori e mantenere solide relazioni con i tuoi fornitori.
Questo modello SIPOC ti consente di valutare vari fornitori per i tuoi prodotti o servizi, monitorare le prestazioni dei fornitori, raccogliere feedback e identificare le aree di miglioramento.
Il modello ti aiuta a garantire che i fornitori rispettino tutte le norme e i regolamenti richiesti. Utilizzalo per semplificare il processo di onboarding dei nuovi fornitori e effettuare il monitoraggio di tutte le interazioni con i fornitori.
Gli elementi principali di questo modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori includono
- 16 attributi personalizzati per salvare e visualizzare i dettagli essenziali dei fornitori
- tag, avvisi dipendenza, email e altro ancora per un monitoraggio efficiente della gestione dei fornitori
- Quattro visualizzazioni personalizzate per aiutarti a semplificare i rapporti con i nuovi fornitori e valutare le loro prestazioni
5. Modello di contratto con fornitori ClickUp
Il mondo degli affari funziona sulla base di contratti. È necessario stipulare un accordo con ciascun fornitore con cui si lavora, per garantire che tutti siano allineati sui propri diritti e doveri e sulle conseguenze di una violazione.
Un accordo ben documentato protegge sia i fornitori che i clienti da potenziali rischi.
L'accordo specifica le responsabilità di ciascuna parte e definisce le aspettative in materia di durata, prezzi, consegna e altre condizioni.
Poiché un contratto con un fornitore è un documento legale, redigerlo può essere faticoso.
Il modello di contratto con i fornitori di ClickUp semplifica il processo di inserimento dei fornitori nella tua attività.
Utilizza i campi personalizzati in ClickUp per gestire i dettagli dei fornitori e gli stati personalizzati per tenere traccia dei progressi dell'onboarding.
Altre funzionalità includono un monitoraggio dei contratti migliorato grazie all'IA e all'automazione, nonché visualizzazioni personalizzate per i collaboratori.
6. ClickUp Modello per creare processi in modo efficiente
Che tu stia migliorando un processo esistente o creandone uno nuovo ed efficiente, il modello Create Process Efficiently di ClickUp ti sarà utile. Ti consente di stabilire processi, responsabilità e scadenze e di visualizzarli chiaramente.
Si tratta di uno dei migliori modelli gratis per standardizzare i processi in vari reparti e creare flussi di lavoro coerenti. Ti fa risparmiare tempo prezioso che altrimenti dovresti dedicare alla creazione manuale dei processi.
Creare flussi di lavoro standardizzati utilizzando questo modello è relativamente facile:
- Analizza il processo attuale e scopri dove presenta delle lacune
- Puoi aggiungere i tuoi colleghi come collaboratori e utilizzare le lavagne online di ClickUp per raccogliere idee di miglioramento.
- Quindi, puoi progettare un nuovo processo e suddividerlo in passaggi utilizzando le attività di ClickUp.
- Man mano che lo implementi e ne monitori lo stato, le automazioni in ClickUp ti aiuteranno a rimanere in carreggiata.
7. Modello di elenco fornitori ClickUp
Un'azienda spesso ha a che fare con più fornitori e collaboratori, come liberi professionisti, appaltatori indipendenti, provider di servizi tecnologici, partner logistici e pianificatori di produzione. Gestirli tutti può diventare complicato.
Se non effettui il monitoraggio, la tua azienda potrebbe trovarsi ad affrontare sfide impreviste in materia di approvvigionamenti, forniture e consegne o finanze. In definitiva, ciò mette a rischio i clienti.
Il modello di elenco fornitori di ClickUp consente a ogni azienda di tenere traccia dei fornitori esistenti e potenziali. Consideralo come una directory centralizzata dei fornitori, completa di informazioni sui fornitori, inclusi indirizzi, accordi, dati finanziari, programmi e indicatori chiave di prestazione (KPI).
Ti aiuta a trovare fornitori per settore o tipo, a semplificare la gestione dei fornitori, a selezionare nuovi fornitori in base alle esigenze e a garantire che tutte le parti rispettino i contratti firmati con i fornitori.
Inoltre, protegge le aziende da spese eccessive e da potenziali rischi legali, finanziari o di conformità. Inoltre, il monitoraggio dei dati sulle prestazioni dei fornitori con questo modello SIPOC garantisce una visibilità sufficiente per prendere decisioni oculate.
Puoi utilizzare la vista Tabella in ClickUp per creare un foglio di calcolo personalizzato con i dettagli dei fornitori, quindi tenere traccia dei dati chiave per ciascun fornitore con l'aiuto dei campi personalizzati. Suggerimento da esperto: non dimenticare di impostare un'attività ricorrente in ClickUp per rivedere e aggiornare regolarmente l'elenco dei fornitori.
8. Modello di gestione del servizio clienti ClickUp
Come dare priorità a un servizio clienti eccezionale? Identificando e soddisfacendo le esigenze dei clienti. E... utilizzando il modello di gestione del servizio clienti di ClickUp.
Utilizza questo potente modello per fare tutto: organizzare i clienti in base alle caratteristiche, raccogliere i loro feedback, accedere alle loro recensioni e valutazioni, dare priorità ai commenti e semplificare l'assistenza tramite ticket, chat e interazioni.
Si tratta di un modello ben progettato che puoi utilizzare immediatamente. Ti aiuta ad aggiungere informazioni rilevanti sui tuoi clienti che vengono utilizzate per interagire con loro e fornire il miglior servizio clienti possibile.
Ti consente inoltre di interagire con ticket e soluzioni tra team e reparti. Con questo modello a disposizione, non avrai alcuna difficoltà a convertirli in clienti fedeli e abituali!
Dai un'occhiata al modello, che offre diverse visualizzazioni di configurazione, automazione, ticketing e funzionalità di assegnazione, solo per citarne alcune. Ha tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per fornire un servizio clienti eccellente, il tutto su un'unica dashboard.
9. Modello SIPOC Excel di Systems2Win
Il modello SIPOC per Excel di Systems2win è un modello facile da comprendere e da utilizzare che definisce fornitori, input, processi, output e clienti dall'inizio alla fine.
Il modello aiuta a chiarire le relazioni tra ciascuna parte interessata per eliminare imprecisioni, incongruenze, inefficienze e sprechi in tutti i tipi di processi.
Puoi scaricare il modello e importarlo in Excel tramite Excel Ribbon > Systems2win > Apri un foglio vuoto oppure inserire questo foglio nella tua cartella di lavoro Excel.
10. Modello Excel Touch Base Tracker
Cerchi una soluzione semplice per gestire i tuoi contatti mentre fai networking? Il modello Touch Base Tracker per Excel è un modello di tracciamento del networking che ti consentirà di organizzare i tuoi contatti e ti aiuterà a pianificare quando è il momento di ricontattarli.
Puoi classificare i tuoi contatti in tre gruppi:
- Frequentatori abituali: persone con cui desideri rimanere regolarmente in contatto
- Conoscenti occasionali: persone con cui vorresti rimanere in contatto alcune volte all'anno
- Potenziali clienti: persone/aziende di cui desideri tenere a portata di mano i dettagli per il momento opportuno.
Il modello include anche sezioni per pianificare le attività di networking e la strategia di outreach per ogni trimestre. Usalo per ottimizzare il tuo processo di networking dall'inizio alla fine e non perdere mai potenziali amicizie e relazioni aziendali.
Scegli i tuoi modelli per mappare e migliorare i processi
In fin dei conti, un processo è efficace solo quanto la sua progettazione.
Gli strumenti visivi come i modelli SIPOC ti offrono la visione d'insieme necessaria per progettare processi fluidi ed efficaci. La mappatura visiva di ogni elemento in movimento favorisce la comprensione e l'allineamento di tutti i membri del team.
Che tu gestisca i flussi di lavoro dei clienti o le operazioni interne, prova i diagrammi SIPOC per risparmiare tempo e denaro. La parte migliore? Con ClickUp, hai tutti gli strumenti necessari per iniziare, in un unico posto.
Scegli tra i numerosi modelli SIPOC disponibili in ClickUp, coinvolgi il tuo team, avvia un documento ClickUp collaborativo o abbozza i tuoi passaggi end-to-end su una lavagna online all'interno di ClickUp e individua le inefficienze o le lacune da correggere.
Rimarrai sorpreso da quanto una semplice immagine di una pagina possa stimolare il miglioramento dei processi. E i clienti ne noteranno i vantaggi.
Iscriviti a ClickUp per scoprire una gestione dei processi di livello mondiale!