Gestire un'azienda è come essere sulle montagne russe. È una corsa costante di alti e bassi. È inevitabile affrontare delle sfide, molte delle quali sono dovute all'ambiguità dei processi, alle inefficienze, agli errori di comunicazione e alla confusione dei ruoli.
Fortunatamente, strumenti di mappatura dei processi eliminare queste inefficienze. Uno di questi strumenti è SIPOC.
Che cos'è SIPOC?
SIPOC è l'acronimo di Suppliers Inputs Process Outputs and Customers. Si tratta di uno strumento visivo utilizzato in Sei Sigma per visualizzare e mappare gli elementi chiave di un processo.
Un diagramma SIPOC riepiloga gli input, gli output e i processi critici e di alto livello di tutte le parti interessate per vari progetti, compresi i processi di produzione, transazione, supporto, IT, ecc.
Una volta creato, il diagramma SIPOC costituisce il fulcro per la definizione delle metriche di processo, delle linee di base, degli obiettivi del progetto e dei rischi. Imposta le basi e la vista dettagliata di un progetto di miglioramento.
La creazione di un diagramma SIPOC è semplice, ma richiede tempo, lavoro richiesto e una comprensione completa di tutti i processi aziendali. Fortunatamente, i modelli SIPOC predefiniti rendono tutto più semplice.
Che cosa sono i modelli SIPOC?
I modelli SIPOC sono strumenti visivi standardizzati che aiutano a documentare e analizzare le informazioni chiave relative a input, output, fornitori, processi e clienti coinvolti in un processo aziendale. Offrono un approccio sistematico al miglioramento dei processi.
È possibile utilizzare un diagramma SIPOC personalizzato o ottenerne uno precostituito. Ognuno ha i suoi pro e i suoi contro.
Un diagramma SIPOC personalizzato consente di tenere conto della natura specifica della vostra azienda e dei vostri flussi di lavoro. Tuttavia, la creazione di un diagramma SIPOC personalizzato richiede tempo, in quanto richiede un lavoro richiesto e una buona comprensione di tutti i processi necessari per l'implementazione e l'esecuzione gli oggetti del progetto .
Per risparmiare lavoro e tempo, è possibile utilizzare un modello di diagramma SIPOC precostituito. Molti modelli di diagrammi SIPOC sono disponibili online per progetti e gestione delle operazioni . Si possono utilizzare per comprendere l'ambito di lavoro di progetti complessi.
I modelli SIPOC aiutano a visualizzare il processo necessario per pianificare e lanciare nuovi prodotti o servizi. Oppure si possono usare per identificare le sfide e le lacune di un processo esistente e migliorarlo.
Cosa rende un buon modello SIPOC?
Un buon modello SIPOC è in grado di gestire i nuovi processi e di apportare miglioramenti che contribuiscono a ridurre al minimo gli errori, la confusione e la cattiva comunicazione tra le parti interessate. In definitiva, porta a clienti soddisfatti.
Ecco le qualità di un buon modello SIPOC:
- Visual appeal: Poiché i modelli SIPOC sono rappresentazioni visive dei processi, devono avere una struttura chiara. Devono inoltre utilizzare colori, font e formattare in modo coerente, con sufficiente spazio bianco per facilitare la comprensione.
- **Facilità d'uso: i membri del team devono essere in grado di trovare le informazioni di cui hanno bisogno, i processi da intraprendere, i passaggi chiave e i risultati per portare a termine le attività senza alcun problema
- Clarità: Un buon modello deve presentare le informazioni in modo chiaro e conciso. Tutti gli stakeholder dovrebbero trovarlo facile da capire
- Personalizzabilità: Flussi di lavoro e processi diversi hanno esigenze, complessità e sfumature diverse. Un buon modello SIPOC deve essere personalizzabile e adattabile a tali requisiti
- Completezza: Deve contenere tutte le informazioni rilevanti di cui i membri del team hanno bisogno. Una parola di cautela: evitate di cercare di catturare ogni minimo dettaglio. Mantenete una vista dettagliata per evitare di sovraffollare il modello avanti e indietro
- Accessibilità: Un buon modello di diagramma SIPOC deve essere disponibile e accessibile a tutte le parti interessate
- Aggiornamenti regolari: Un modello SIPOC deve prevedere aggiornamenti regolari in base all'evoluzione dei processi. Questo vi aiuterà a identificare le lacune e le opportunità di miglioramento
Seguendo queste linee guida si otterrà un grafico SIPOC che comunica efficacemente gli elementi chiave di un processo in un diagramma chiaro, logico e personalizzabile.
Suggerimento: provate questi le migliori app per l'organizzazione del lavoro insieme ai modelli SIPOC per ottimizzare i lavori richiesti dal project management.
10 modelli SIPOC da usare nel 2024
Ecco un elenco curato di 10 modelli SIPOC da utilizzare per ottimizzare e snellire i processi.
1. Modello SIPOC di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-196.png Mostrare le funzioni dal fornitore alla materia prima utilizzando vari processi attraverso il modello SIPOC di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=t-216263930&\_gl=1\*oagai9\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MDQ3OTQxNDAuQ2p3S0NBaUEtdk9zQmhBQUVpd0FJV1IwVFRGak1GaW9IUWh5S2d6ZWp4NmF5MVZNTldEcnJubUlEWVduVJbGFOblNlR0s3NUhvWTBob0M0LWtRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*Mzc4MjkxNi4xNzAzNTE3MzMx Scarica questo modello /$$$cta/ Modello ClickUp SIPOC vi aiuterà a comprendere visivamente le relazioni tra fornitori, input, processi, output e personalizzati per tutti i vostri progetti. Consultatelo prima di iniziare un progetto o di perfezionare un processo esistente.
Il modello consente di accedere a otto campi personalizzati, dove è possibile aggiungere e salvare attributi importanti come email, indirizzo, prezzo per quantità, SIPOC, contatti e altro ancora.
Presentando i processi in visualizzazioni personalizzate, il modello rende più facile la comprensione anche di progetti complicati e la ricerca di opportunità per migliorare un processo per ottenere rendimenti migliori.
Creare diagrammi SIPOC per raccogliere informazioni su utilizzo delle risorse e contribuisce a migliorare ogni aspetto del flusso di lavoro. Porta tutti i reparti e i team sulla stessa pagina, eliminando la confusione, gli errori e i disguidi.
Utilizzate il modello per collaborare su un'area di lavoro condivisa con altre parti interessate, monitorando lo stato di avanzamento, i tag e le dipendenze.
2. Modello di processo e procedure ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Screenshot-2023-12-01-at-1.16.00-AM.png Esempio di tutti i processi attualmente in varie fasi di analisi del progetto gestiti su ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-228159706 Scarica questo modello /$$$cta/
Avete mai desiderato sapere come lavora un particolare processo della vostra organizzazione? Da fare per reclutare nuovi dipendenti? Come fa l'ufficio acquisti ad assicurarsi di ottenere le migliori offerte? Come avviene il lancio di un prodotto?
Se la vostra organizzazione usasse Il modello di processi e procedure di ClickUp , potete trovare tutto in un unico posto!
Questo modello SIPOC vi aiuta a definire processi e procedure, collegandoli alle parti interessate. Utilizzatelo per centralizzare tutti i vostri processi in un unico luogo per un accesso rapido e per creare un approccio coerente per tutte le attività rilevanti.
È quindi possibile gestire uno o più processi da un'unica dashboard e ottenere tutti i dati del progetto attraverso le utili tavole Kanban.
L'accesso ai dettagli del progetto consente di monitorare le attività ripetitive e di misurare le prestazioni in ogni passaggio. Inoltre, aiuta a trovare potenziali errori per risolverli tempestivamente.
3. Modello di procedura operativa standard ClickUp
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Create, organizzate e gestite le procedure operative standard con il modello SOP di ClickUp
https://app.clickup.com/signup?modello=kkmvq-3031728&\_gl=1\*10lhc4f\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MDA4MTc1MTcuQ2p3S0NBaUFzSUdyQmhBQUVpd0FFek1sQzNxdThpWjlsNEpxYk9lUmhlRjlLdUgxLTU4WkNvVl9qTjBGamk0d3Q2djloVEFcVg2WDVob0NiWlRQXZEX0J3RQ..\*\gcl_au\*MTIxOTM3MjExLjE3MDI5ODM4ODk.
Scarica questo modello
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Le procedure operative standard (SOP) sono per l'azienda ciò che l'olio è per il motore: lo fanno funzionare senza intoppi e senza scossoni. Le procedure operative standard stabiliscono linee guida per standardizzare le funzioni di routine, assicurando l'esecuzione coerente delle attività nei vari team.
Definiscono lo scopo di una procedura, i passaggi necessari per eseguirla, la sua portata e i suoi limiti. Specificano anche i ruoli e le responsabilità delle persone coinvolte in queste procedure. In definitiva, assicurano che il prodotto o il servizio finale soddisfi i requisiti del cliente.
Utilizzo Modello della procedura operativa standard di ClickUp per creare, organizzare, gestire e ribadire le procedure operative standard per la vostra azienda.
Questo modello consente di impostare processi e procedure standardizzati nella vostra organizzazione per ridurre i costi e massimizzare l'utilizzo delle risorse.
Combinare le procedure operative standard con il SIPOC mappa dei processi facilita la gestione congiunta di più progetti e programmi.
Il modello aiuta anche a identificare le aree di miglioramento e le collaborazioni interfunzionali all'interno dell'azienda. È possibile costruire i propri flussi di lavoro in ClickUp usando Visualizzazioni personalizzate come Carico di lavoro, Calendario e altre.
Stabilite una comprensione condivisa dell'intero processo utilizzando questo modello per mantenere accuratezza, qualità e coerenza.
4. Modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp
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Valutate i fornitori e monitorate le metriche utilizzando il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp
https://app.clickup.com/signup?modello=t-216263930&\_gl=1\*svbgwv\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MDA4MTc1MTcuQ2p3S0NBaUFzSUdyQmhBQUVpd0FFek1sQzNxdThpWjlsNEpxYk9lUmhlRjldUgxLTU4WkNvVl9qTjBamk0d3Q2djloVEFHcVg2WDVob0NiWVlRQXZEX0J3RQ..\*\gcl_au\*MTIxOTM3MjExLjE3MDI5ODM4ODk.
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Se avete a che fare regolarmente con più fornitori, è probabile che abbiate bisogno di una soluzione di gestione dei fornitori.
La gestione dei fornitori garantisce il controllo dei costi, l'efficienza e gli standard di qualità per prodotti e servizi. Inoltre, aiuta le organizzazioni a gestire i rischi finanziari, della catena di fornitura e legali.
Utilizzo il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp per registrare i passaggi di alto livello per una gestione efficace dei fornitori e per mantenere relazioni solide con i vostri fornitori.
Questo modello SIPOC vi permette di valutare i vari fornitori per i vostri prodotti o servizi, di monitorare le loro prestazioni, di raccogliere feedback e di identificare le aree di miglioramento.
Il modello aiuta a garantire che i fornitori rispettino tutte le norme e i regolamenti richiesti. Utilizzatelo per semplificare il processo di onboarding per i nuovi fornitori e per monitorare tutte le interazioni con i fornitori.
Gli elementi principali di questo gestione dei fornitori la lista di controllo include
- 16 attributi personalizzati per salvare e visualizzare i dettagli vitali del fornitore
- tag, avvisi di dipendenza, email e altro ancora per un monitoraggio efficiente della gestione dei fornitori
- quattro visualizzazioni personalizzate che aiutano a semplificare l'assunzione di nuovi fornitori e a valutarne le prestazioni
5. Modello di contratto con i fornitori di ClickUp
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Semplificate le trattative con i fornitori con un modello di accordo standard
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Il mondo aziendale si basa sui contratti. È necessario disporre di un contratto di fornitura per ogni fornitore con cui si ha a che fare, per garantire che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda i loro diritti e doveri e le conseguenze di una violazione...
Un contratto ben documentato protegge sia i fornitori che i clienti da potenziali rischi.
L'accordo descrive in dettaglio le responsabilità di ciascuna parte e imposta le aspettative in termini di durata, prezzi, consegne e altre condizioni.
Poiché un contratto di fornitura è un documento legale, la sua stesura può essere impegnativa. Modello di contratto con il venditore di ClickUp semplifica il processo di inserimento dei fornitori nella vostra azienda.
Utilizzate i campi personalizzati di ClickUp per gestire i dettagli dei fornitori e gli stati personalizzati per tenere traccia degli stati di onboarding.
Altre funzionalità/funzione sono il monitoraggio dei contratti migliorato con IA e automazione e le visualizzazioni personalizzate per i collaboratori.
6. Modello di ClickUp per creare processi in modo efficiente
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Create flussi di lavoro coerenti con il modello Create Process Efficiently di ClickUp
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Che si tratti di migliorare un processo esistente o di crearne uno nuovo ed efficiente, Modello di creazione di processi efficienti di ClickUp è utile. Permette di stabilire processi, responsabilità e scadenze e di visualizzarli in modo chiaro.
È uno dei migliori modelli di processo gratis per standardizzare i processi tra i vari reparti e creare un'immagine chiara flussi di lavoro coerenti . In questo modo si risparmia tempo prezioso altrimenti impiegato per creare manualmente i processi.
Creare flussi di lavoro standardizzati utilizzando questo modello è relativamente facile:
- Analizzare il processo attuale e scoprire dove manca
- È possibile aggiungere i propri compagni di squadra come collaboratori e usareLavagne online di ClickUp per fare un brainstorming di idee di miglioramento.
- Quindi, è possibile progettare un nuovo processo e suddividerlo in passaggi utilizzando i seguenti strumentiAttività di ClickUp* Mentre lo implementate e monitorate il suo stato,Automazioni in ClickUp vi aiuteranno a mantenere il monitoraggio
7. Modello di elenco fornitori ClickUp
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Tenete traccia di tutti i vostri fornitori attuali e potenziali utilizzando il modello di elenco fornitori di ClickUp
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Scarica questo modello
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Un'azienda ha spesso a che fare con più venditori e fornitori, come freelance, appaltatori indipendenti, provider di servizi tecnologici, partner logistici e pianificatori della produttività . La gestione di tutti questi elementi può essere complicata.
Se non li monitorate, la vostra azienda potrebbe trovarsi ad affrontare sfide impreviste negli acquisti, nelle forniture e nelle consegne o nelle finanze. In ultima analisi, questo mette in pericolo i clienti. Modello di elenco fornitori di ClickUp consente a ogni azienda di monitorare i fornitori esistenti e potenziali. Si tratta di un elenco centralizzato di fornitori, completato da informazioni sui fornitori, compresi indirizzi, accordi, finanze, orari e indicatori di prestazione chiave (KPI).
Vi aiuta a trovare i fornitori in base al settore o alla tipologia, a semplificare la gestione dei fornitori, a selezionare nuovi fornitori in base alle necessità e a garantire che tutte le parti rispettino i contratti firmati.
Inoltre, impedisce alle aziende di spendere troppo e le protegge da potenziali rischi legali, finanziari o di conformità. Inoltre, il monitoraggio dei dati relativi alle prestazioni dei fornitori con questo modello SIPOC garantisce una visibilità sufficiente per prendere decisioni corrette.
È possibile utilizzare il modello Vista Tabella in ClickUp per creare un foglio di calcolo personalizzato con i dettagli dei fornitori, per poi monitorare i dati chiave di ciascun fornitore con l'aiuto dei campi personalizzati. Suggerimento: non dimenticate di impostare un valore di attività ricorrenti in ClickUp di rivedere e aggiornare regolarmente l'elenco dei fornitori.
8. Modello di gestione del servizio clienti ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-198.png Create un processo efficiente che soddisfi le esigenze dei clienti utilizzando il modello di gestione del servizio clienti di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-102451746 Scarica questo modello /$$$cta/
Da fare per dare priorità a un servizio clienti eccezionale? Identificando e riunendo i requisiti dei clienti. E... utilizzando Il modello di gestione del servizio clienti di ClickUp .
Utilizzate questo potente modello per Da fare: organizzate i clienti in base agli attributi, raccogliete i loro feedback, accedete alle loro recensioni e valutazioni, date priorità ai commenti e ottimizzate l'assistenza tramite ticket, chat e interazioni.
Si tratta di un modello ben progettato che si può collegare e utilizzare. Vi aiuta ad aggiungere informazioni rilevanti sui vostri clienti, che vengono utilizzate per interagire con loro e fornire il miglior servizio clienti.
Consente inoltre di interagire con i ticket e le soluzioni dei vari team e reparti. Con questo modello nelle vostre mani, non avrete problemi a convertirli in clienti fedeli e di ritorno!
Il modello offre molteplici visualizzazioni configurabili, Automazioni, ticket e funzioni di assegnazione, solo per citarne alcune. Ha tutto ciò di cui il vostro provider ha bisogno per fornire un servizio clienti A+, e questo in un'unica dashboard.
9. Modello SIPOC in Excel di Systems2Win
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-200.png Modello SIPOC di Excel di Systems2Win /$$$img/
via Sistemi2Win Il modello SIPOC per Excel di Systems2win è un modello di facile comprensione e utilizzo che definisce fornitori, input, processi, output e clienti dall'inizio alla fine.
Il modello aiuta a chiarire le relazioni tra ogni stakeholder per eliminare imprecisioni, incoerenze, inefficienze e sprechi in tutti i tipi di processi.
È possibile scaricare il modello e importarlo in Excel tramite la barra multifunzione di Excel > Systems2win > Apri un foglio vuoto o inserire questo foglio nella cartella di lavoro di Excel.
10. Modello di tracciatura della base di contatto di Excel
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/excel_touch_base_tracker.png Il Touch Base Tracker di Excel come modello personalizzabile al 100% per la reportistica e il networking /$$$img/
via Microsoft Cercate una soluzione semplice per gestire i vostri contatti in rete? Il Modello di Touch Base Tracker per Excel è uno strumento di monitoraggio del tempo per tenere organizzati i contatti e aiutarvi a pianificare quando è il momento di contattarli.
È possibile suddividere i contatti in tre gruppi:
- Clienti abituali: persone con cui volete essere in contatto regolarmente
- Conoscenti occasionali: persone con cui si desidera avere contatti qualche volta all'anno
- Potenziali potenziali clienti: persone/aziende di cui volete tenere i dati a portata di mano al momento giusto
Il modello contiene anche sezioni per pianificare le attività di networking e la strategia di outreach per ogni trimestre. Utilizzatelo per ottimizzare il vostro processo di networking dall'inizio alla fine e non lasciatevi sfuggire potenziali amicizie e relazioni aziendali.
Scegliete i vostri modelli per mappare e migliorare i processi
In fin dei conti, un processo è forte quanto la sua progettazione.
Strumenti visivi come i modelli SIPOC consentono di visualizzare a volo d'uccello i processi più efficaci. Mappare visivamente ogni pezzo in movimento crea comprensione e allineamento per tutti i membri del team.
Sia che gestite i flussi di lavoro dei clienti o le operazioni interne, provate i diagrammi SIPOC per risparmiare tempo e denaro. La parte migliore? Con ClickUp avete a disposizione tutti gli strumenti necessari per iniziare, in un unico posto.
Scegliete tra i numerosi modelli di SIPOC presenti in ClickUp, prendete il vostro team e iniziate un'attività di collaborativo del documento ClickUp oppure disegnate i vostri passaggi da un capo all'altro su un file lavagna online all'interno di ClickUp e vedere quali sono le inefficienze o le lacune da correggere.
Sarete sorpresi di quanto una semplice immagine di una pagina possa fare per migliorare i processi. E i clienti ne noteranno i benefici.
Solo iscriversi a ClickUp per salutare una gestione dei processi di livello mondiale!