Siete costantemente bombardati dalle notifiche di posta elettronica? Non importa se è giorno, notte, martedì, sabato o domenica. Ricevete decine, se non centinaia, di messaggi e sentite che i vostri livelli di stress aumentano con ogni nuova aggiunta alla vostra casella di posta.
Chiudete gli occhi e sperate che alcuni di essi spariscano magicamente. Ma non è così: sono ancora lì. E, dal momento che l'e-mail rimane uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati in tutto il mondo, una casella di posta piena sembra essere un male necessario.
Sebbene non si possa smettere di ricevere e-mail, si può fare in modo che non ci sommergano o frustrino implementando un approccio intelligente: il metodo Inbox Zero.
In questo articolo, vi presenteremo questa elegante strategia di gestione delle e-mail, ne discuteremo i vantaggi e vi offriremo consigli su come applicarla per mantenere una o più caselle di posta elettronica libere da ingombri! 📨
Che cos'è il metodo di produttività Inbox Zero?
Inbox Zero è un metodo strategia di gestione della posta elettronica che prevede di mantenere vuota o quasi la casella di posta elettronica. 📥
Questo non significa che dobbiate cancellare tutte le e-mail. L'obiettivo finale di Inbox Zero è quello di migliorare le vostre abitudini di gestione della posta elettronica e di snellire i vostri flussi di lavoro per evitare di ritrovarvi con una casella di posta elettronica stracolma.
L'approccio si basa sulla premessa che uno spazio ordinato migliora la concentrazione, la produttività e l'organizzazione. Vi aiuta a stabilire le priorità e a ridurre i tempi di risposta senza stressarvi per il numero di e-mail che arrivano nella vostra casella di posta.
Vantaggi dell'approccio Inbox Zero
Mantenere la casella di posta elettronica il più vuota possibile può essere impegnativo, ma molti concordano che ne vale la pena. Scoprite i potenziali vantaggi del concetto Inbox Zero:
- Miglioramento della produttività : Una casella di posta elettronica ordinata consente di individuare le e-mail essenziali e urgenti e di ridurre al minimo le distrazioni
- Riduzione dei livelli di stress : Una casella di posta elettronica piena di e-mail può scatenare stress e ansia. Inbox Zero vi aiuta a tenere a bada lo stress mantenendo la vostra casella di posta pulita e ordinata
- Miglioregestione del tempo: Una casella di posta ben organizzata significa che non dovrete più perdere tempo a cercare un'e-mail specifica e potrete concentrarvi su compiti più importanti
- Miglioratocollaborazione in team: Potete trovare e condividere facilmente le informazioni rilevanti con il vostro team e rispondere più velocemente alle e-mail importanti
- Miglioramento della sicurezza: Inbox Zero offre una migliore visibilità di ciò che arriva nella casella di posta, aumentando le possibilità di riconoscere un'e-mail sospetta
Come eliminare la posta in arrivo e aumentare l'organizzazione: 10 semplici consigli
Volete liberarvi dagli artigli di una casella di posta elettronica ingombra? Date un'occhiata ai nostri 10 trucchi collaudati per il decluttering della casella di posta e mettete in pratica quelli che corrispondono al vostro stile di lavoro e alle vostre preferenze personali. 🥰
1. Non abbiate paura di premere unsubscribe
Vi siete iscritti a una serie di newsletter per essere sempre aggiornati su nuovi prodotti, sconti, novità e aggiornamenti. Ma sono passati mesi e avete ignorato ogni singola newsletter a cui vi eravate iscritti. Continuate a ripetervi: "Un giorno potrei averne bisogno", quindi decidete di non cancellarvi, anche se le e-mail in arrivo continuano a distrarvi.
Siamo qui per incoraggiarvi a "premere il pulsante di cancellazione". Ridurrete il numero di e-mail ricevute e potrete concentrarvi su quelle che richiedono la vostra attenzione (immediata). Se vi pentite della vostra decisione, non è la fine del mondo: potete sempre iscrivervi di nuovo.
2. Utilizzare le etichette
L'uso delle etichette è un altro modo eccellente per mantenere la casella di posta in arrivo pulita senza dover cancellare le e-mail. Esse aiutano a categorizzare le e-mail per garantire una facile navigazione e organizzazione.
Il processo esatto di creazione delle etichette dipende dalla piattaforma di posta elettronica in uso, ma in genere è semplice. Ad esempio, nella casella di posta di Gmail, le etichette si trovano nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. È sufficiente premere il segno più, inserire il nome dell'etichetta e selezionare Crea.
Quindi, aprire un'e-mail, premere l'icona Sposta in sopra l'oggetto dell'e-mail e scegliere l'etichetta desiderata. L'e-mail selezionata scomparirà dalla posta in arrivo e sarà possibile accedervi facendo clic sull'etichetta.
Oltre a tenere libera la casella di posta, le etichette possono aiutare a gestire il vostro tempo in modo più efficiente non faticherete più a trovare un'e-mail specifica.
Diciamo che che lavori nelle vendite . Potreste voler creare etichette per le e-mail come Prospect, Offerte, Follow-up, Contratti, Promozioni o Internal. In questo modo, potrete categorizzare il vostro lavoro, ridurre il disordine digitale e garantire una gestione fluida delle e-mail. ⛵
Potete anche optare per altri metodi di etichettatura. Ad esempio, è possibile ordinare le e-mail in base ai nomi dei clienti, ai mesi dell'anno o a qualsiasi altro criterio che si adatti al proprio flusso di lavoro.
3. Dedicare del tempo al controllo quotidiano delle e-mail
Siete ossessionati dal controllo delle e-mail? Non sei l'unico: molte persone aggiornano costantemente la propria casella di posta per vedere se hanno ricevuto una nuova e-mail. Sebbene questa sia una tattica eccellente per catturare le e-mail non appena arrivano nella casella di posta, è dannosa per la vostra concentrazione. Frequente cambio di contesto riduce la produttività e aumenta lo stress.
Un modo efficace per contrastare questo fenomeno è quello di riservare delle fasce orarie specifiche per il controllo delle e-mail, che diventerebbero un'altra attività da svolgere lista delle cose da fare . A seconda del traffico di e-mail che ricevete, del ruolo lavorativo e dello stile di lavoro, assegnate diverse fasce orarie nel corso della giornata per esaminare le e-mail e stabilire le priorità e gestire ciò che è urgente e importante. Si tratta di una buona strategia per ridurre al minimo le interruzioni del flusso di lavoro. ✅
4. Usate la regola dei tre minuti
Se avete ricevuto un'e-mail e potete rispondere immediatamente in tre minuti o meno, fatelo! In questo modo, eliminerete dalla vostra lista le attività più semplici ma importanti ed eviterete che le e-mail si accumulino.
Questo non significa che dovete ignorare ogni e-mail che richiede più di tre minuti del vostro tempo. In questi casi, determinate l'urgenza per capire come procedere. È possibile che dobbiate occuparvene subito. Oppure, se la situazione del team lo consente, potete lasciarla per un secondo momento o lasciare che se ne occupi un vostro collega.
5. Delegare se possibile
Se siete lavorare in un team si può organizzare la propria posta elettronica con l'opzione con l'aiuto della delega . Ad esempio, se non siete il destinatario principale di un'e-mail, probabilmente potete ignorarla. Naturalmente, verificate due volte con i membri del vostro team per assicurarvi che l'e-mail non vada persa.
La maggior parte dei team ha accordi su come delegare. Se il vostro non lo fa, stabilire alcune regole di base sulla gestione delle e-mail potrebbe essere una buona idea, in quanto potrebbe essere vantaggioso per tutti.
Un'altra considerazione è determinare se siete la persona più adatta a gestire un'e-mail. Prendiamo ad esempio servizio clienti come esempio. Molte aziende dividono il proprio servizio clienti in team: uno si occupa dei problemi di base e delle FAQ, mentre l'altro gestisce i problemi più complessi o i clienti VIP.
Se il vostro team si occupa di questioni di base e ricevete un'e-mail che non è alla vostra portata, la delegherete a un collega che potrà risolverla facilmente.
6. Utilizzare i filtri
Alcune piattaforme di posta elettronica, come Gmail, consentono di utilizzare i filtri per automatizzare la gestione delle e-mail e classificare senza problemi i messaggi non letti.
Supponiamo che riceviate settimanalmente delle newsletter da un'azienda di piattaforma di gestione dei progetti . Volete leggerle prima o poi, ma non volete che ingombrino la vostra casella di posta. È possibile impostare dei filtri per ordinare tutte le newsletter future.
Ecco come appare in Gmail:
- Aprite la newsletter che è arrivata nella vostra casella di posta
- Premere i tre puntini sopra l'oggetto dell'e-mail
- Scegliete Filtra i messaggi come questi
- Compilare i campi richiesti per fornire ulteriori informazioni sulle e-mail che si desidera filtrare automaticamente
- Personalizzare ciò che accade quando un'e-mail soddisfa i criteri delineati nel passaggio precedente. Ad esempio, è possibile archiviare l'e-mail, contrassegnarla come letta o importante, inoltrarla o applicare un'etichetta 🏷️
Torniamo all'esempio della newsletter. Se avete creato un'etichetta Newsletter, potete usare i filtri per assicurarvi che tutte le newsletter ricevute siano immediatamente classificate per facilitare la navigazione e l'organizzazione. In questo modo, Gmail si fa carico di una parte del vostro lavoro e vi aiuta a riordinare la posta in arrivo.
7. Usare la regola touch it once (toccalo una volta)
La regola touch-it-once può dare il via agli sforzi di Inbox Zero. Il principio è semplice: se aprite un'e-mail, dovete agire. Potete cancellare, delegare, archiviare o rispondere, ma dovete agire.
Questo approccio può migliorare la vostra efficienza ed è particolarmente vantaggioso per i procrastinatori. Impedisce di rimandare il lavoro e di accumulare compiti.
Vale la pena notare che l'applicazione di questa regola non è sempre la decisione migliore. Potrebbe non funzionare per le e-mail che richiedono maggiore attenzione e che richiedono un po' di tempo per essere affrontate. Inoltre, poiché la regola mette in risalto l'efficienza e la velocità, alcune persone potrebbero trovarla stressante.
8. Creare modelli
Avrete problemi a mantenere la vostra casella di posta elettronica leggera se ricevete centinaia di e-mail al giorno che non potete lasciare per dopo o delegare. In questo caso, potreste trarre vantaggio dai modelli.
I modelli sono strutture con sezioni predefinite per vari scopi, tra cui la gestione delle e-mail. Oltre a farvi risparmiare tempo, i modelli riducono al minimo il rischio di errori. 😊
Supponiamo che lavoriate nelle vendite e che vi occupiate delle richieste delle persone. Potreste rispondere manualmente a ogni singola e-mail che ricevete, ma sarebbe un'enorme perdita di tempo. Invece, potreste darvi una marcia in più creando un modello di offerta o di proposta e copiandolo e incollandolo a ogni richiesta (con qualche modifica).
9. Sfruttare l'opzione _Archivio
Avete un mucchio di e-mail che non sono più rilevanti e non richiedono alcuna azione da parte vostra. Ma non siete sicuri al 100% di non doverci tornare prima o poi. È possibile mantenere queste e-mail nella posta in arrivo, ma potrebbero disturbare la concentrazione se si accumulano.
Una buona alternativa è usare l'opzione Archiviazione di Gmail. Una volta archiviata un'e-mail, questa viene cancellata dalla posta in arrivo ma rimane salvata nel vostro account, in modo da potervi tornare se necessario.
Archiviare un'e-mail è semplice e veloce. È sufficiente aprire un'e-mail e premere l'icona di archiviazione sopra l'oggetto per avere una casella di posta vuota!
Per accedere alle e-mail archiviate, premere Tutta la posta nel menu a sinistra dello schermo e trovare l'e-mail specifica che si sta cercando. È anche possibile utilizzare la ricerca avanzata e personalizzare i criteri per trovare l'e-mail più velocemente.
10. Utilizzare una piattaforma di produttività
Molte piattaforme di produttività offrono fantastiche opzioni di gestione delle e-mail che possono aiutarvi a lasciare le caselle di posta elettronica straripanti nel passato. Una di queste piattaforme è ClickUp -un tutto in uno strumento di produttività con funzioni che possono rivoluzionare il vostro approccio alla gestione della posta elettronica e aumentare la vostra efficienza. Vediamo come ClickUp può semplificare il vostro lavoro e aiutarvi a svuotare la casella di posta. 👇
ClickUp Gestione progetti e-mail
ClickUp offre un intero set di funzionalità dedicate a rendere gestione della posta elettronica il più semplice possibile, il Gestione del progetto ClickUp Email suite!
Inviare e ricevere e-mail in ClickUp, creare attività dalle e-mail, impostare automazioni, allegare e-mail a qualsiasi attività e molto altro ancora
Vi piacerà soprattutto il Email ClickApp consente di inviare e ricevere e-mail direttamente da un'attività ClickUp. Non dovrete più passare da un'app all'altra e da una piattaforma all'altra per gestire le vostre e-mail: potrete fare tutto all'interno della piattaforma, risparmiare tempo e dare l'addio al cambio di contesto. La piattaforma è nativa si integra con Gmail outlook, IMAP e Microsoft 365, in modo da poter collegare senza problemi il vostro account e-mail a ClickUp e iniziare subito a lavorare. 😎
ClickUp colma il divario tra e-mail e gestione delle attività . Consente di collegare le e-mail a elementi di lavoro correlati. Ad esempio, se si scambiano e-mail con un cliente, è possibile allegarle alle attività esistenti associate a quel cliente. È anche possibile notificare al proprio team un'e-mail specifica o assegnare loro il compito risultante per facilitare la delega e il follow-up. In questo modo, tutti contribuiscono al raggiungimento di Inbox Zero.
Collegate la vostra e-mail a ClickUp per ordinare facilmente i messaggi in un elenco di attività e assegnare i messaggi ai membri del vostro team
Un'altra preziosa opzione nel repository di ClickUp è Automazioni di ClickUp . Utilizzateli per semplificare la gestione della posta elettronica -creare elementi di azione in base alle e-mail dei clienti e impostare i trigger per l'invio automatico delle e-mail. Questo vi farà risparmiare tempo e manterrà la vostra casella di posta in ordine!
ClickUp AI
Utilizzate ClickUp AI per scrivere più velocemente e migliorare i vostri testi, le risposte alle e-mail e molto altro ancora
ClickUp è dotato di un'esclusiva Assistente di scrittura dotato di intelligenza artificiale che può assumere diversi ruoli per aumentare la produttività e l'efficienza. Oltre ad aiutarvi a fare brainstorming, riassumere, formattare e modificare i contenuti, ClickUp AI è un valido alleato per semplificare la gestione della posta elettronica.
È possibile utilizzarlo per scrivere e-mail in un batter d'occhio: basta fornire i punti chiave e qualche altro dettaglio e ClickUp AI personalizzerà l'e-mail perfetta, con il tono e la struttura che corrispondono alle vostre intenzioni e ai destinatari.
Apprezzerete la possibilità di selezionare il contenuto di un'e-mail e di generare elementi di azione basati su di esso. In questo modo potrete affrontare più rapidamente le vostre responsabilità, riducendo il numero di messaggi e ottenendo la casella di posta elettronica zero.
Estensione ClickUp per Chrome
ClickUp funziona su telefoni cellulari, dispositivi Windows, Mac e Linux. Ha anche un proprio Estensione per Chrome che può aiutare a mantenere ben organizzata la casella di posta elettronica.
Ecco come utilizzare l'estensione ClickUp per Chrome per ottenere Inbox Zero:
- Installate l'estensione e collegatela al vostro spazio di lavoro
- Andate su Gmail, aprite un'e-mail qualsiasi e controllate se vedete l'icona ClickUp al suo interno per verificare se la connessione è avvenuta con successo
- Aprire un'e-mail che si desidera aggiungere a ClickUp e premere l'icona ClickUp. Scegliere se aggiungere l'e-mail a un'attività esistente (Attacca all'attività) o se crearne una nuova (Nuova attività)
- Scegliere una destinazione (verificare che siano selezionati l'area di lavoro e l'elenco corretti)
- Aggiungere un titolo, una descrizione e dei destinatari, impostare una data di scadenza e creare l'attività
- Ripetere la procedura per le altre e-mail presenti nella casella di posta
Suggerimento: Create un elenco di attività e-mail designate in ClickUp per mantenere tutte le vostre e-mail centralizzate, in modo che la comunicazione sia facile da gestire e da assegnare alle priorità.
Modelli di ClickUp
Creare modelli in ClickUp per un'efficace automazione delle e-mail, per ridurre le attività manuali e risparmiare tempo
ClickUp consente a voi e al vostro team di personalizzare modelli di e-mail in un batter d'occhio per standardizzare la comunicazione risparmiare tempo e ridurre al minimo il rischio di errori.
Ecco come creare un in ClickUp :
- Abilitare la funzione Email ClickApp e collegare il proprio account e-mail a ClickUp (se non lo si è già fatto)
- Aprire un'attività in ClickUp
- Cliccare sulla casella Nuovo commento (in basso a destra dello schermo)
- Premere l'icona _Invia e-mail
- Selezionare l'icona Modelli e-mail (la bacchetta magica)
- Scegliere _Aggiungi un modello di e-mail
- Inserite il nome del modello e il contenuto desiderato
- Scegliete le persone che possono utilizzare il modello e fate clic su Crea
Se si desidera utilizzare il modello, è sufficiente fare clic sull'icona Modelli e-mail, selezionare il modello desiderato, aggiungere il destinatario e inviare l'e-mail direttamente da ClickUp!
La creazione di questi modelli può richiedere un po' di tempo, ma alla lunga ripaga: voi e il vostro team sarete in grado di lavorare più velocemente gestire le e-mail alla velocità della luce e aumentare la soddisfazione dei clienti. 🤩
ClickUp: La vostra scorciatoia verso la casella di posta elettronica zero
Il raggiungimento della casella di posta zero richiede tempo, organizzazione e impegno, ma può fare miracoli per la concentrazione, la produttività e la collaborazione. Se volete accelerare il processo e renderlo il più efficiente possibile, utilizzate ClickUp le sue opzioni di gestione della posta elettronica vi aiutano a "svuotare" la vostra casella di posta elettronica e a rimanere in cima ai vostri compiti con il minimo rischio di errori. 📨 Iscriviti a ClickUp e reinventa i tuoi flussi di lavoro per aumentare la produttività!